ビジネス文書を作成する際には、終わり方が全体の印象に大きな影響を与えるため、非常に重要です。
日本語のビジネス文書では、「記」や「以上」といった特有のフレーズがしばしば用いられます。
これらの表現は文書の種類やその目的に応じて使い分けられるべきです。
本記事では、これらのフレーズの正確な使用法と、他の締めくくり方について解説します。
「記」の活用法
「記」という表現は、情報をリスト形式で提示する際に主に用いられます。
「以下に記す」の意味を持ち、読者の注意を引くために使われます。
使用される典型的な文書には以下のものがあります。
- 通知文書や案内文書
- 報告書や議事録
- 申請書や届出書
「記」の使用時の標準的な構造は以下の通りです。
（前文）
記
１．（項目1）
２．（項目2）
３．（項目3）
「記」を用いた箇条書きでは、最初の項目の前に1行空けるのが一般的です。
また、項目の始めには漢数字（１、２、３…）を使うことが多いですが、文書の形式に応じて丸数字（①、②、③…）やアラビア数字（1、2、3…）を使うこともあります。
箇条書きの最終項目に「以上」と付け足す必要はありません。
なぜなら、「記」で始めたリストの終わりがそのまま文書の終わりとみなされるためです。
「以上」という締めくくりの技術
「以上」というフレーズは、報告書やその他の文書の終わりを明示するために使用されます。
この表現は「報告の内容はここまでです」と解釈され、公式文書の終結部分で広く採用されています。
「以上」が用いられる典型的な文書
- ビジネス関連の手紙や電子メール
- 企画書やプレゼンテーション資料
- 箇条書き形式でない報告書
「以上」の使用における一般的なフォーマットは以下の通りです。
（本文）
以上
通常、「以上」の前には一行空けることが多く、この語句の後には句点を付けないのが標準です。
「以上」を使う際の留意点
「以上」は箇条書きを含む文書や、「記」で始まる文書では用いられないことが一般的です。
さらに、文書が非常に短い、または電子メールで署名がすぐに続く場合など、文書の終わりが明確な場合には、「以上」という表現を省略することもあります。
「記」と「以上」の効果的な使い分け
「記」と「以上」はビジネス文書において使い分けが必要な表現です。
それぞれの用途と特徴を以下に説明します。
「記」の使用シーン
- リスト形式で情報を詳細に挙げる場合
- 正式な通知文書や報告書で利用
- 内容が長めで、複数の議題を含む文書に適している
「以上」の使用シーン
- 文章が連続した形式の文書を終える際に用いる
- よりカジュアルな報告や簡潔な文書で活用
- 内容が短く、一つのトピックだけを扱っている場合に適している
これらの使用用途を理解し、文書の目的や形式に合わせて最も適した表現を選ぶことが、効果的なコミュニケーションにつながります。
ビジネス文書の「記」や「以上」以外の終わり方
「記」や「以上」だけではなく、ビジネス文書を終える方法は様々です。
文書の内容や状況に応じて適切な表現を選ぶことが、効果的なコミュニケーションを実現します。
「敬具」
これは主にビジネスレターで用いられる終わりの言葉で、文書の末尾に配置し、その後に署名や日付を添えます。
「よろしくお願いいたします」
依頼や提案を伴う文書を締めくくる際に使用します。
この表現は、相手に協力や理解を求めるニュアンスを含みます。
「ご検討のほど、よろしくお願いいたします」
提案書や申請書を終えるときに使われるフレーズで、相手に積極的な検討を促す意味があります。
「ご不明な点がございましたら、お問い合わせください」
案内や説明の文書の最後に用いられ、質問や確認を促す開かれた姿勢を示します。
これらの表現を選ぶ際は、文書の目的や内容、さらには相手との関係性を考慮に入れることが重要です。
適切な終わりの言葉を選ぶことで、文書の印象を向上させ、コミュニケーションの効果を高めることができます。
文書締めくくりの選び方におけるポイント
文書を締めくくる際に適切な方法を選ぶための重要なポイントを以下にまとめます。
文書の種類と目的を理解する
文書が正式な通知か、それとも簡単な報告かによって適切な締めくくりを選びます。
文書の性質に合わせた表現を選択することが重要です。
相手との関係性を考慮する
文書が取引先、上司、同僚、または部下宛てかによって、使うべき言葉が変わってきます。
それぞれの関係性に応じた締めくくりを選ぶことが大切です。
文書の長さと形式を検討する
文書が箇条書きで構成された長文か、それとも短いメモ形式かによって、締めくくりの表現を変えるべきです。
組織や業界の慣習に敏感である
所属する会社や業界に特有の慣習がある場合は、それに従った締めくくりを採用することが望ましいです。
文書全体のトーンと一致させる
締めくくりが文書の本文と調和しているか、文体やトーンが一貫しているかを確認することが必要です。
これらのポイントを押さえることで、より適切で効果的な文書の完成を目指すことができます。
まとめ
この記事では、ビジネス文書を締めくくる際の「記」と「以上」の使い方に焦点を当てて解説しました。
これらの語句は日本語のビジネス文書において中心的な役割を担っており、それぞれの表現が適切に使われることで、文書がよりプロフェッショナルに、そして洗練されたものになります。
文書の形式や目的、受け手との関係、または所属する組織や業界の特性に適した締めくくりの選択は非常に重要です。
これらの要因を踏まえたうえで最適な終わり方を選ぶことが、効果的なビジネスコミュニケーションを実現する鍵となります。
適切な締めくくりは文書の全体的な印象に大きく影響します。
今回提供した情報を活かし、優れたビジネス文書作成を目指してください。
