ビジネスシーンで「都合がつかない」と伝えなければならない場面は誰にでもあります。
特に上司や取引先など目上の方に対しては、適切な敬語と丁寧な表現で断ることが重要です。
しかし、どのような言葉を選べば失礼にならず、かつ明確に「都合がつかない」という意思を伝えられるのでしょうか。
本記事では、ビジネスにおいて「都合がつかない」と丁寧に伝えるための表現方法や言い換えの例文を多数紹介します。
状況別の対応方法や相手との関係性に合わせた表現の使い分けなど、実践的なアドバイスも含めています。
この記事でわかること
- 「都合がつかない」と丁寧に伝えるための基本的な敬語表現
- 目上の人や取引先に対する断り方の具体的な例文とテンプレート
- シーン別（会議、締め切り、訪問など）の適切な断り方
- 「都合がつかない」と伝える際に避けるべき表現と注意点
- フォローアップの方法と代替案の提示の仕方
それでは、ビジネスシーンで使える「都合がつかない」の丁寧な断り方を具体的に見ていきましょう。
すぐに使える「都合がつかない」の丁寧な例文・テンプレート
ビジネスシーンですぐに活用できる「都合がつかない」の丁寧な伝え方を、具体的な例文とテンプレートでご紹介します。
状況や相手に応じて使い分けられるよう、バリエーション豊かに用意しました。
上司・目上の方への丁寧な断り方
「都合がつかない」ことを上司や目上の方に伝える時は、敬意を示しつつも明確に意思を伝えることが重要です。
基本例文
- 「誠に恐れ入りますが、当日は別件の予定が入っており、参加することができかねます。」
- 「大変申し訳ございませんが、ご指定の日時は先約がございまして、お伺いすることが難しい状況でございます。」
- 「恐縮ではございますが、その日程ではスケジュールの都合がつきかねます。」
間違いやすいポイント
「都合がつかない」だけでは投げやりな印象を与えることがあります。
理由を簡潔に添えることで、誠意が伝わりやすくなります。
ただし、あまりにプライベートな理由は避け、業務上の理由を優先しましょう。
取引先・クライアントへの丁寧な断り方
取引先やクライアントに対しては、ビジネス関係の維持を考慮した丁寧な断り方が求められます。
基本例文
- 「誠に恐縮ではございますが、ご希望の日程ではあいにく予定が入っており、対応いたしかねる状況でございます。」
- 「大変申し訳ございませんが、当該日時は社内会議が予定されており、ご提案いただいた日程での打ち合わせが難しい状況です。」
- 「心苦しい限りではございますが、その期日までに納品することは現状のリソースでは困難でございます。」
間違いやすいポイント
取引先への断りは、特に代替案の提示が重要です。
単に「できない」と伝えるだけでなく、「〇月〇日であれば対応可能です」など、建設的な提案を含めるようにしましょう。
会議・打ち合わせの日程調整での断り方
会議や打ち合わせの日程調整では、明確に都合がつかないことを伝えつつ、代替案を提示することが望ましいです。
基本例文
- 「ご連絡いただきありがとうございます。誠に申し訳ございませんが、10月15日(火)の午後は別件の会議が入っており、参加が困難です。もし可能であれば、同日午前または翌日の午後はスケジュールの調整が可能ですが、いかがでしょうか。」
- 「ご提案いただいた日程ですが、あいにく社外での打ち合わせが入っており、参加することができません。代わりに、〇月〇日または〇月〇日であれば出席可能ですが、ご検討いただけますでしょうか。」
間違いやすいポイント
日程調整の際は、単に「参加できない」と伝えるだけでなく、具体的にいつなら参加できるかを明示すると、調整がスムーズに進みます。
シーン別の「都合がつかない」時の対応例
様々なビジネスシーンにおける「都合がつかない」時の対応例をご紹介します。
シーン別の適切な断り方を身につけることで、ビジネスコミュニケーションがより円滑になります。
急な会議やプロジェクトの依頼を断る場合
急な依頼を断る際は、現在の業務状況を簡潔に説明し、誠意を持って断ることが大切です。
例文
- 「ご依頼いただきありがとうございます。現在、月末の決算資料作成に注力しており、新たなプロジェクトに着手することが難しい状況です。来月初旬であれば対応可能となりますが、いかがでしょうか。」
- 「急なご依頼にも関わらず申し訳ございませんが、本日午後は終日クライアントとの打ち合わせが入っており、会議に参加することができません。会議の内容について、後ほど議事録や資料を共有いただければ幸いです。」
具体例
上司：「今日の午後2時から急遽プロジェクトミーティングを入れたいんだが、参加できるか？」
あなた：「申し訳ございません。午後は顧客先での製品説明会に参加する予定になっており、社内を離れております。明日の午前中であれば時間を作ることが可能ですが、いかがでしょうか。」
納期や締め切りに間に合わない場合
納期や締め切りに間に合わない場合は、現状を正直に伝え、いつまでなら対応可能かを明確にすることが重要です。
例文
- 「誠に申し訳ございませんが、ご指定の納期までに完了することが困難な状況です。現在のプロジェクト進捗状況を考慮しますと、〇日程度の延長をいただければ、より品質の高い成果物をご提供できると考えております。ご検討いただけますと幸いです。」
- 「大変心苦しいのですが、システムの不具合により、当初予定していた〇月〇日までの資料提出が難しくなりました。〇月〇日までであれば確実にご提出できますが、スケジュールの調整は可能でしょうか。」
間違いやすいポイント
締め切りに間に合わない理由が自己都合である場合、言い訳めいた表現は避け、代わりにどうするかという解決策を中心に伝えましょう。
出張や外出が必要な依頼を断る場合
出張や外出を伴う依頼を断る際は、既存の予定や業務上の理由を簡潔に説明します。
例文
- 「ご指名いただき誠にありがとうございます。大変恐縮ではございますが、ご提案いただいた日程では既に社内での重要会議が予定されており、出張に伺うことができません。翌週以降であれば調整可能ですが、ご検討いただけますでしょうか。」
- 「お声がけいただき光栄です。誠に申し訳ございませんが、その週は四半期報告書の作成期間と重なっており、外出することが難しい状況です。代わりに、ウェブ会議での参加であれば対応可能ですが、いかがでしょうか。」
具体例
クライアント：「来週の水曜日に大阪オフィスで打ち合わせしたいのですが、来ていただけますか？」
あなた：「お声がけいただきありがとうございます。誠に申し訳ございませんが、来週の水曜日は東京本社での経営会議に出席する必要があり、大阪に伺うことができません。代わりに木曜日または金曜日であれば調整可能ですが、ご都合いかがでしょうか。あるいは、オンラインでの打ち合わせであれば水曜日でも対応可能です。」
「都合がつかない」の丁寧な伝え方のポイント
「都合がつかない」ことを丁寧に伝えるためのポイントについて解説します。
適切な表現方法を身につけることで、相手に不快感を与えることなく断ることができます。
基本となる敬語表現と言い回し
ビジネスシーンで「都合がつかない」と伝える際の基本的な敬語表現と言い回しをご紹介します。
丁寧な言い換え表現
- 「都合がつきかねます」
- 「スケジュールの調整が難しい状況です」
- 「予定が重複しており、対応いたしかねます」
- 「あいにく予定が入っております」
- 「日程の都合がつきません」
具体例
✓ 「都合がつかない」→「誠に恐縮ではございますが、その日は既に予定が入っており、スケジュールの調整が困難でございます」
✓ 「行けない」→「あいにく当日は社内会議が予定されており、お伺いすることができない状況でございます」
間違いやすいポイント
「都合がつかない」を直接的に言うのではなく、クッション言葉を使って和らげることが大切です。
「申し訳ございませんが」「恐縮ではございますが」といった前置きを添えましょう。
断る理由の伝え方と代替案の提示
断る際は、適切な理由の伝え方と建設的な代替案の提示が重要です。
理由を伝える際のポイント
- 具体的すぎず、かつ曖昧すぎない理由を簡潔に伝える
- 業務上の理由を中心に説明する（個人的な理由は避ける）
- 言い訳に聞こえないよう、事実ベースで説明する
代替案の提示例
- 「〇月〇日であれば参加可能です」
- 「代わりにウェブ会議での参加はいかがでしょうか」
- 「担当者の〇〇がご対応させていただくことは可能です」
- 「資料のみの共有であれば、本日中に準備できます」
具体例
✗ 「その日は都合が悪いです」（理由が不明確）
✓ 「その日は四半期報告のプレゼンテーションが予定されており、参加が難しい状況です。翌日であれば時間を確保できますが、いかがでしょうか」
メールでの「都合がつかない」の伝え方
メールで「都合がつかない」と伝える場合の書き方のポイントを解説します。
メール文例
件名：【ご回答】〇月〇日の会議出席について
〇〇様
お世話になっております。△△株式会社の□□です。
〇月〇日の会議へのご招待をいただき、誠にありがとうございます。
大変恐縮ではございますが、当日は社外での商談が既に予定されており、
会議に参加することができない状況でございます。
もし可能であれば、翌日の〇月〇日の午後であれば時間の調整が可能です。
あるいは、代理として同部署の◇◇が出席することも可能ですが、
いかがでしょうか。
ご検討のほど、よろしくお願い申し上げます。
-----------------------
□□ ◇◇（名前）
△△株式会社 営業部
TEL: 03-xxxx-xxxx
Email: xxx@example.com
-----------------------
間違いやすいポイント
メールでは特に、単刀直入に断るのではなく、冒頭に感謝の言葉を入れ、結びには丁寧な依頼表現を使うことで、全体の印象が柔らかくなります。
状況別の「都合がつかない」の使い分け
状況に応じた「都合がつかない」の適切な使い分け方について解説します。
相手との関係性や状況によって、最適な表現方法は異なります。
社内における使い分け（上司・同僚・部下）
社内での「都合がつかない」の伝え方は、相手との関係性によって表現を使い分けることが重要です。
社内メールでは、相手との関係性に応じた適切な表現を選ぶことが重要です。
上司への断り方
- 「誠に恐縮ではございますが、ご指定の日時は〇〇部との定例会議が入っており、参加することができません。可能であれば日程の再調整をお願いできますでしょうか。」
- 「申し訳ございませんが、その時間帯は〇〇クライアントとの打ち合わせが予定されており、スケジュールを変更することが難しい状況です。」
同僚への断り方
- 「申し訳ないのですが、その日はプロジェクトの締め切りと重なっていて、参加が難しいです。別の日程であれば調整できますので、またご相談ください。」
- 「すみません、その時間は〇〇さんとの打ち合わせが入っていて、都合がつきません。前後の時間帯であれば対応できますが、いかがでしょうか。」
部下への断り方
- 「提案してくれてありがとう。残念ながら、その日は経営会議が入っていて参加できないんだ。別の日に設定し直してもらえるかな？」
- 「その時間は外部との打ち合わせが入っていて都合がつかないんだ。午前中か翌日であれば時間が取れるけど、どうかな？」
間違いやすいポイント
社内であっても、特に上司に対しては敬語を適切に使用することが大切です。
一方、部下に対しては親しみやすい表現を使いつつも、断る理由は明確に伝えましょう。
社外における使い分け（取引先・顧客・パートナー）
社外関係者への「都合がつかない」の伝え方は、より高いレベルの丁寧さが求められます。
取引先企業への断り方
- 「誠に恐縮ではございますが、ご希望の日程では弊社の役員会が予定されており、対応いたしかねる状況でございます。翌週以降であれば、調整可能な日がございますが、ご検討いただけますでしょうか。」
- 「大変申し訳ございませんが、その期日までには社内の承認プロセスの関係上、ご対応が難しい状況です。〇月〇日までであれば確実にご提出できますが、いかがでしょうか。」
重要顧客への断り方
- 「いつもお世話になっております。誠に心苦しいのですが、ご提案いただいた日程では、年度末の決算業務と重なっており、十分なお時間をご提供することができません。〇週間後であれば、じっくりとご対応させていただくことが可能です。ご都合いかがでしょうか。」
- 「日頃よりご愛顧いただき誠にありがとうございます。大変恐縮ではございますが、ご指定の納期では品質を十分に確保できない恐れがございます。〇日程度の延長をいただければ、御社のご期待に沿える成果物をご提供できると存じますが、ご検討いただけますでしょうか。」
具体例
✗ 「その日は予定が入っているので無理です」（ビジネス敬語として不適切）
✓ 「誠に申し訳ございませんが、ご提案いただいた日程では既に社内会議が予定されており、対応することができません。翌週であれば時間を確保できますが、ご検討いただけますでしょうか」
「都合がつかない」を伝える際の注意点
「都合がつかない」ことを伝える際の注意点について解説します。
相手に不快感を与えない丁寧な断り方のコツを身につけましょう。
避けるべき表現と言い回し
ビジネスシーンで避けるべき「都合がつかない」の伝え方と、代わりに使うべき丁寧な表現をご紹介します。
避けるべき表現
- 「無理です」「できません」（断定的すぎる）
- 「予定があります」（具体性に欠ける）
- 「都合が悪いです」（丁寧さに欠ける）
- 「忙しいです」（言い訳に聞こえる）
- 「考えておきます」（曖昧で誠意が感じられない）
代わりに使うべき表現
- 「誠に恐縮ではございますが、対応いたしかねます」
- 「申し訳ございませんが、先約がございまして」
- 「大変心苦しいのですが、スケジュールの都合上」
- 「あいにく予定が重複しており」
- 「慎重に検討させていただきましたが、難しい状況です」
間違いやすいポイント
単に「できない」と伝えるだけでなく、「なぜできないのか」と「どうするのか」を簡潔に説明することで、相手の理解を得やすくなります。
断りを伝えた後のフォローアップ
断りを伝えた後のフォローアップは、ビジネス関係を良好に保つために重要です。
フォローアップの例
- 「ご提案いただいた件について、日程の都合がつかず申し訳ございませんでした。代わりに〇月〇日であれば対応可能ですが、改めてご検討いただけますでしょうか。」
- 「先日はご希望に添えず申し訳ございませんでした。代替案として、◇◇のプランをご用意いたしましたので、ご参考までにお送りいたします。」
具体例： 取引先からの依頼を断った後のフォローアップメール
件名：先日のご依頼に関する代替案のご提案
〇〇様
お世話になっております。△△株式会社の□□です。
先日は〇月〇日の納品についてご希望に添えず、誠に申し訳ございませんでした。
改めて社内でスケジュールを調整した結果、以下の2つの選択肢をご提案させていただきます。
1. 〇月〇日に全体の80%を納品し、残りを〇月〇日に納品する
2. 〇月〇日に全体を一括納品する
いずれの選択肢でも対応可能ですので、御社のご都合に合わせてお選びいただければ幸いです。
ご検討のほど、よろしくお願い申し上げます。
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□□ ◇◇（名前）
△△株式会社 営業部
TEL: 03-xxxx-xxxx
Email: xxx@example.com
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間違いやすいポイント
断りを伝えた後も関係性を維持するため、代替案や次回の提案など、前向きな姿勢を示すことが大切です。
まとめ
ビジネスシーンで「都合がつかない」と丁寧に伝えることは、プロフェッショナルとしての重要なスキルです。
この記事では、様々なシーンや相手との関係性に応じた「都合がつかない」の丁寧な伝え方について解説しました。
ポイントをまとめると
- 敬語と丁寧な言い回しを使う：「都合がつきかねます」「対応いたしかねます」など、丁寧な表現を使いましょう。
- 理由は簡潔に説明する：過度に詳しすぎず、かつ曖昧すぎない程度に理由を説明します。業務上の理由を中心に伝えましょう。
- 代替案を提示する：単に断るだけでなく、「いつならできるか」「どうすれば対応可能か」という建設的な提案を添えましょう。
- 感謝と丁寧な表現でサンドイッチする：冒頭に感謝の言葉、断りの理由、結びに丁寧な依頼表現を使うことで、全体の印象が柔らかくなります。
- フォローアップを忘れない：断った後も関係性を維持するため、代替案や次回の提案など、前向きな姿勢を示すことが大切です。
適切な表現方法を身につけることで、相手に不快感を与えることなく断ることができます。
「都合がつかない」を伝える際も、プロフェッショナルとしての印象を大切にしましょう。
よくある質問（FAQ）
「都合がつかない」の丁寧な伝え方に関するよくある質問にお答えします。
Q1：「都合がつかない」と言わずに断る方法はありますか？
A1：「都合がつかない」と直接言わなくても、「スケジュールを確認したところ、当日は既に予定が入っております」「現在の業務状況を考慮すると、その期間での対応が困難です」などの表現で断ることができます。
状況を説明した上で、いつなら対応可能かを伝えると丁寧です。
Q2：どうしても断れない場合はどうすればいいですか？
A2：どうしても断れない場合は、優先順位を再検討するか、周囲のサポートを得る方法を考えましょう。
「部分的な対応」「期限の延長交渉」「業務の一部委託」など、完全に引き受けられなくても部分的に対応できる方法を提案することも一つの選択肢です。
Q3：メールと口頭、どちらで断るのが適切ですか？
A3：状況によって異なりますが、重要な案件や影響の大きい断りは、まず口頭（対面または電話）で伝え、その後メールで確認するのが丁寧です。
急を要しない場合や記録として残しておきたい場合は、丁寧な言葉遣いでメールを送ることも適切です。
Q4：断った後の関係性を良好に保つコツは？
A4：断った後も関係性を良好に保つためには、①代替案の提示、②次回は積極的に協力する姿勢を示す、③その後のフォローアップを丁寧に行うことが重要です。
「今回は対応できませんでしたが、次回はぜひご協力させてください」という前向きな姿勢を示すことで、関係性を損なわずに断ることができます。
Q5：理由を詳しく説明すべきですか？
A5：詳しすぎる説明は避け、業務上の理由を簡潔に伝えるのが適切です。
「社内会議が予定されている」「別件の打ち合わせがある」など、具体的でありながらも簡潔な理由を伝えましょう。
プライベートな理由は極力避け、業務上の理由を優先して伝えることをおすすめします。
Q6：断ると印象が悪くなりませんか？
A6：丁寧な言葉遣いと代替案の提示によって、断ること自体の印象は大きく変わります。
単に「できない」と伝えるのではなく、「いつならできるか」「どうすれば対応可能か」という建設的な提案を添えることで、誠意が伝わりやすくなります。
Q7：上司からの依頼を断っても大丈夫ですか？
A7：上司からの依頼でも、客観的に対応が難しい場合は適切に断ることが必要です。
ただし、単に断るだけでなく「いつまでなら対応可能か」「誰なら対応できるか」など、解決策を提案することが重要です。
また、なぜ対応できないのかを具体的に説明し、理解を求めることも大切です。
Q8：急な依頼を断る適切な表現は？
A8：急な依頼を断る場合は、「申し訳ございませんが、現在◯◯の業務に集中している最中であり、すぐに対応することが難しい状況です。◯時間後/◯日後であれば対応可能ですが、いかがでしょうか」といった表現が適切です。
時間的な制約を明確にし、いつなら対応可能かを伝えることで、相手も計画を立てやすくなります。
