請求書の送付案内は、取引先との信頼関係に大きく影響する重要なビジネス文書です。
この記事では、実際の現場で参考にできる請求書送付案内文30例を、相手別・状況別に整理しました。
すべてアレンジ可能な実用的な文例ばかりです。
この記事を読めば、どんな場面でも適切な請求書送付案内が書けるようになります。
- ⚠️ 重要な注意事項
- 【基本】初回取引での請求書送付案内文例
- 【継続取引】定期的な請求書送付案内文例
- 【電子送付】メール・PDF送付時の案内文例
- 【郵送】書面での請求書送付案内文例
- 【金額別】高額・少額請求時の案内文例
- 【特殊状況】修正・再送・督促前の案内文例
- 【業界別】業種に応じた専門的な案内文例
- 【フォーマル】正式な取引での格式高い案内文例
- 【カジュアル】親しい取引先向けの親近感ある案内文例
- 【緊急・督促前】支払期限が近い場合の案内文例
- 【年末年始・期末】特定時期の請求書送付案内文例
- 【システム・自動送信】自動化対応の案内文例
- 【国際取引】海外取引先向けの案内文例
- 【クレーム対応】問題発生時の案内文例
- 【感謝・継続関係】良好な関係維持の案内文例
- 【重要】請求書送付案内のマナーとコツ
- FAQ｜請求書送付案内でよくある質問
- まとめ
- 関連記事
⚠️ 重要な注意事項
- 本記事は一般的な文例を提供するものです
- 実際の運用前には必ず税理士・会計士などの専門家にご相談ください
- 個別の法的判断は行っておりません
- 消費税法や会計基準の確認が必須です
- 契約書や取引条件の確認が必要です
【基本】初回取引での請求書送付案内文例
例文1：新規取引先への丁寧な案内
件名： 請求書送付のご案内（○月分）
宛名： ○○会社 ○○様
本文：
いつもお世話になっております。
株式会社○○の[氏名]です。○月分のご請求書を送付させていただきます。
【請求書詳細】 ・請求書番号：INV-2024-001 ・請求金額：￥○○○,○○○（税込） ・お支払期限：○年○月○日
ご査収のほど、よろしくお願いいたします。 何かご不明な点がございましたら、お気軽にお声かけください。
署名： [氏名・連絡先]
⚠️ 注意： この文例を参考に、貴社の状況に合わせてアレンジし、会計専門家の確認を得てからご使用ください。
ポイント： 支払いが困難な取引先には事前に相談の機会を提供し、良好な関係を維持
例文2：サービス提供後の請求書送付
件名： ○○サービス請求書送付のご案内
宛名： ○○様
本文：
○○様
いつもお世話になっております。 ○○の[氏名]です。
○月○日〜○月○日に実施いたしました○○サービスの請求書を 送付させていただきました。
【サービス内容】 ・期間：○年○月○日〜○年○月○日 ・内容：○○サービス一式 ・金額：￥○○○,○○○（税込）
お忙しい中恐縮ですが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。
署名： [氏名]
⚠️ 注意： この文例を参考に、貴社の状況に合わせてアレンジし、会計専門家の確認を得てからご使用ください。
ポイント： サービス期間と内容を明確にし、相手が内容を思い出しやすくする
【継続取引】定期的な請求書送付案内文例
例文3：月次定期請求の簡潔な案内
件名： 【○月分】請求書送付のご案内
宛名： ○○会社 経理部御中
本文：
いつもお世話になっております。
○月分の請求書を送付いたします。
・請求書番号：○○○ ・請求金額：￥○○○,○○○ ・支払期限：○月○日
ご査収のほど、よろしくお願いいたします。
署名： [氏名]
⚠️ 注意： この文例を参考に、貴社の状況に合わせてアレンジし、会計専門家の確認を得てからご使用ください。
ポイント： 継続取引では簡潔で要点を押さえた内容にする
例文4：四半期まとめ請求の案内
件名： 第○四半期 請求書送付のご案内
宛名： ○○株式会社 ○○部長
本文：
○○部長
いつもお世話になっております。 ○○の[氏名]です。
第○四半期（○月〜○月）分の請求書を送付させていただきます。
【請求概要】 ・対象期間：○年○月〜○年○月 ・請求項目：○○サービス利用料 ・請求金額：￥○,○○○,○○○（税込） ・支払期限：○年○月○日
詳細は添付の請求書をご確認ください。 ご質問等ございましたら、いつでもお声かけください。
署名： [氏名・部署]
⚠️ 注意： この文例を参考に、貴社の状況に合わせてアレンジし、会計専門家の確認を得てからご使用ください。
ポイント： 期間をまとめた請求では、対象期間を明確にし、高額になりがちなので丁寧な説明を心がける
【電子送付】メール・PDF送付時の案内文例
例文5：PDF請求書のメール送付
件名： 請求書PDF送付【○月分】
宛名： ○○様
本文：
○○様
お疲れ様です。 ○○の[氏名]です。
○月分の請求書をPDFにて送付いたします。
【添付ファイル】 ・請求書_○年○月分.pdf
【請求内容】 ・請求書番号：○○○-○○○ ・請求金額：￥○○○,○○○（税込） ・お支払期限：○年○月○日
ファイルが開けない等の不具合がございましたら、 お知らせください。
よろしくお願いいたします。
署名： [氏名・連絡先]
⚠️ 注意： この文例を参考に、貴社の状況に合わせてアレンジし、会計専門家の確認を得てからご使用ください。
ポイント： 電子送付では添付ファイル名を明記し、技術的な問題への対応窓口を示す
例文6：電子請求システム経由の通知
件名： 電子請求書発行のお知らせ
宛名： ○○会社 経理部様
本文：
いつもお世話になっております。
○月分の請求書を電子請求システムにて発行いたしました。
【アクセス情報】 ・システム名：○○電子請求システム ・請求書番号：○○○○○○ ・発行日：○年○月○日
システムへのログイン方法やご不明な点がございましたら、 下記までお問い合わせください。
お忙しい中恐縮ですが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。
署名： [氏名・問い合わせ先]
⚠️ 注意： この文例を参考に、貴社の状況に合わせてアレンジし、会計専門家の確認を得てからご使用ください。
ポイント： 電子システム利用時は、アクセス方法やサポート体制を明記する
【郵送】書面での請求書送付案内文例
例文7：郵送での正式な請求書送付
件名： 請求書郵送のご案内
宛名： ○○株式会社 ○○様
本文：
○○様
いつもお世話になっております。 株式会社○○の[氏名]です。
○月分の請求書を本日付で郵送いたします。
【郵送内容】 ・請求書（原本） ・明細書 ・返信用封筒
【到着予定】 ○月○日頃のお届け予定です。
万一、○月○日を過ぎても届かない場合は、 お手数ですがご連絡ください。
ご査収のほど、よろしくお願いいたします。
署名： [氏名・連絡先]
⚠️ 注意： この文例を参考に、貴社の状況に合わせてアレンジし、会計専門家の確認を得てからご使用ください。
ポイント： 郵送では内容物と到着予定日を明記し、未着時の対応も示す
例文8：速達・書留での重要書類送付
件名： 請求書（速達）送付のご案内
宛名： ○○様
本文：
○○様
お疲れ様です。 ○○の[氏名]です。
急ぎの件につき、○月分請求書を速達にて送付いたします。
【送付方法】速達・書留 【発送日】○月○日 【到着予定】○月○日 【請求金額】￥○○○,○○○ 【支払期限】○月○日
お急ぎのところ恐縮ですが、 ご確認のほどよろしくお願いいたします。
署名： [氏名]
⚠️ 注意： この文例を参考に、貴社の状況に合わせてアレンジし、会計専門家の確認を得てからご使用ください。
ポイント： 急ぎの場合は送付方法と緊急性の理由を明確にする
【金額別】高額・少額請求時の案内文例
例文9：高額請求書の丁寧な案内
件名： 【重要】高額請求書送付のご案内
宛名： ○○会社 代表取締役 ○○様
本文：
○○代表取締役
いつも格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。 株式会社○○の[氏名]です。
○○プロジェクトに関する請求書を送付させていただきます。
【請求詳細】 ・プロジェクト名：○○システム構築 ・期間：○年○月〜○年○月 ・請求金額：￥○,○○○,○○○（税込） ・支払期限：○年○月○日
高額となりますため、ご質問やご相談がございましたら、 いつでもお申し付けください。
何卒よろしくお願い申し上げます。
署名： [氏名・役職・連絡先]
⚠️ 注意： この文例を参考に、貴社の状況に合わせてアレンジし、会計専門家の確認を得てからご使用ください。
ポイント： 高額請求では特に丁寧な敬語を使い、相談窓口を明確にする
例文10：少額請求の簡潔な案内
件名： 請求書送付（○月分交通費等）
宛名： ○○様
本文：
○○様
お疲れ様です。
○月分の交通費等請求書を送付いたします。
・請求金額：￥○,○○○ ・内訳：交通費、資料代等 ・支払期限：○月○日
よろしくお願いいたします。
署名： [氏名]
⚠️ 注意： この文例を参考に、貴社の状況に合わせてアレンジし、会計専門家の確認を得てからご使用ください。
ポイント： 少額の場合は簡潔に要点をまとめ、相手の負担を軽減する
【特殊状況】修正・再送・督促前の案内文例
例文11：請求書修正版の送付
件名： 【修正版】請求書再送付のお詫び
宛名： ○○様
本文：
○○様
いつもお世話になっております。 ○○の[氏名]です。
先日送付いたしました○月分請求書に記載誤りがございました。 心よりお詫び申し上げます。
【修正内容】 ・誤：○○○ ・正：○○○
修正版の請求書を送付いたしますので、 お手数ですが先日の請求書は破棄していただき、 修正版をご利用ください。
ご迷惑をおかけし、申し訳ございませんでした。
署名： [氏名]
⚠️ 注意： この文例を参考に、貴社の状況に合わせてアレンジし、会計専門家の確認を得てからご使用ください。
ポイント： 修正時は明確なお詫びと、修正内容の詳細を示す
例文12：請求書再送の案内
件名： 請求書再送付のご案内
宛名： ○○様
本文：
○○様
いつもお世話になっております。
○月○日にお送りしました○月分請求書について、 「届いていない」とのご連絡をいただきました。
つきましては、請求書を再送付いたします。
【再送内容】 ・請求書番号：○○○○○ ・請求金額：￥○○○,○○○ ・支払期限：○月○日（変更なし）
今後このようなことがないよう、 発送方法を見直してまいります。
ご迷惑をおかけし、申し訳ございませんでした。
署名： [氏名]
⚠️ 注意： この文例を参考に、貴社の状況に合わせてアレンジし、会計専門家の確認を得てからご使用ください。
ポイント： 再送時は謝罪と改善策を示し、支払期限に変更がないことを明記
【業界別】業種に応じた専門的な案内文例
例文13：建設業での工事完了請求
件名： 工事完了に伴う請求書送付
宛名： ○○建設株式会社 ○○様
本文：
○○様
いつもお世話になっております。 ○○工業の[氏名]です。
○○工事が完了いたしましたので、 請求書を送付させていただきます。
【工事詳細】 ・工事名：○○工事 ・工期：○年○月○日〜○年○月○日 ・請求金額：￥○,○○○,○○○（税込） ・完成検査日：○年○月○日
完成検査報告書も併せて送付いたします。 ご査収のほど、よろしくお願いいたします。
署名： [氏名・会社名]
⚠️ 注意： この文例を参考に、貴社の状況に合わせてアレンジし、建設業会計の専門家の確認を得てからご使用ください。
ポイント： 建設業では工事完了日と検査日を明記し、関連書類も一緒に送付
例文14：IT業でのシステム開発請求
件名： システム開発完了請求書送付
宛名： ○○システムズ ○○様
本文：
○○様
お疲れ様です。 ○○テクノロジーの[氏名]です。
○○システム開発プロジェクトが完了いたしましたので、 最終請求書を送付いたします。
【開発内容】 ・プロジェクト名：○○システム開発 ・開発期間：○年○月〜○年○月 ・最終納品日：○年○月○日 ・請求金額：￥○,○○○,○○○（税込）
システムの操作マニュアルと保守契約書も 併せて送付いたします。
今後ともよろしくお願いいたします。
署名： [氏名・部署]
⚠️ 注意： この文例を参考に、貴社の状況に合わせてアレンジし、IT業界の会計専門家の確認を得てからご使用ください。
ポイント： IT業界では納品日と関連資料を明記し、継続関係への配慮も示す
例文15：医療・介護業でのサービス請求
件名： ○月分サービス利用料請求書送付
宛名： ○○様
本文：
○○様
いつもお世話になっております。 ○○介護サービスの[氏名]です。
○月分のサービス利用料請求書を送付いたします。
【サービス詳細】 ・利用期間：○年○月○日〜○年○月○日 ・サービス内容：○○サービス ・利用回数：○回 ・請求金額：￥○○,○○○（税込）
利用明細書も同封しております。 ご不明な点がございましたら、お気軽にお声かけください。
今後ともよろしくお願いいたします。
署名： [氏名・事業所名]
⚠️ 注意： この文例を参考に、貴社の状況に合わせてアレンジし、医療・介護業界の専門家の確認を得てからご使用ください。
ポイント： 医療・介護業界では利用回数と明細を明確にし、親しみやすい対応を心がける
【フォーマル】正式な取引での格式高い案内文例
例文16：大企業向けの格式高い案内
件名： 請求書送付のご案内
宛名： ○○株式会社 代表取締役社長 ○○様
本文：
拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。 平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
さて、○○に関する請求書を送付させていただきましたので、 ご査収賜りますようお願い申し上げます。
【請求内容】 ・件名：○○業務委託料 ・期間：○年○月○日〜○年○月○日 ・金額：￥○,○○○,○○○（税込） ・支払期限：○年○月○日
何かご不明な点がございましたら、 ご遠慮なくお申し付けください。
今後ともご指導ご鞭撻のほど、よろしくお願い申し上げます。
敬具
署名： [会社名・役職・氏名]
⚠️ 注意： この文例を参考に、貴社の状況に合わせてアレンジし、会計専門家の確認を得てからご使用ください。
ポイント： 大企業や重要取引先には格式高い文章で敬意を表現
例文17：官公庁向けの正式な案内
件名： 請求書送付について
宛名： ○○市役所 ○○課 ○○様
本文：
○○市役所 ○○課 ○○様
いつもお世話になっております。 株式会社○○の[氏名]です。
○○業務委託に関する請求書を送付いたします。
【委託業務詳細】 ・契約番号：○○○○○号 ・業務名：○○業務委託 ・履行期間：○年○月○日〜○年○月○日 ・請求金額：￥○,○○○,○○○（税込） ・支払期限：○年○月○日
業務完了報告書も併せて送付いたします。 ご確認のほど、よろしくお願いいたします。
署名： [会社名・部署・氏名・連絡先]
⚠️ 注意： この文例を参考に、貴社の状況に合わせてアレンジし、官公庁取引の専門家の確認を得てからご使用ください。
ポイント： 官公庁向けには契約番号と関連書類を明記し、正確性を重視
【カジュアル】親しい取引先向けの親近感ある案内文例
例文18：長期取引先への親しみやすい案内
件名： ○月分請求書お送りします
宛名： ○○さん
本文：
○○さん
いつもありがとうございます。 ○○です。
○月分の請求書をお送りしました。
・請求金額：￥○○○,○○○ ・支払期限：○月○日
いつものとおりで変更はありません。
何かありましたら、お気軽にお声かけください。 よろしくお願いします。
署名： [氏名]
⚠️ 注意： この文例を参考に、貴社の状況に合わせてアレンジし、会計専門家の確認を得てからご使用ください。
ポイント： 長期取引先には親しみやすい表現を使い、継続的な関係を重視
例文19：個人事業主向けの気軽な案内
件名： 請求書です
宛名： ○○さん
本文：
○○さん
お疲れ様です。
○月分の請求書をお送りします。
今月は○○の案件でした。 金額は￥○○,○○○です。
いつもの○月○日払いでお願いします。
よろしくお願いします。
署名： [氏名]
⚠️ 注意： この文例を参考に、貴社の状況に合わせてアレンジし、会計専門家の確認を得てからご使用ください。
ポイント： 個人事業主同士では気軽な表現で、案件内容を思い出しやすくする
【緊急・督促前】支払期限が近い場合の案内文例
例文20：支払期限間近の丁寧な確認
件名： 【確認】請求書支払期限のご案内
宛名： ○○様
本文：
○○様
いつもお世話になっております。 ○○の[氏名]です。
○月○日にお送りしました請求書について、 支払期限が○月○日と近づいております。
【請求内容】 ・請求書番号：○○○○○ ・請求金額：￥○○○,○○○ ・支払期限：○月○日
既にお手続きいただいている場合は、 本メールは無視していただいて結構です。
ご不明な点がございましたら、 お気軽にお声かけください。
署名： [氏名・連絡先]
⚠️ 注意： この文例を参考に、貴社の状況に合わせてアレンジし、債権管理の専門家の確認を得てからご使用ください。
ポイント： 支払済みの可能性も考慮し、丁寧な確認として対応
例文21：支払期限延長の相談案内
件名： 支払期限に関するご相談
宛名： ○○様
本文：
○○様
いつもお世話になっております。
○月分請求書の支払期限（○月○日）について、 ご都合が悪い場合はご相談ください。
【請求詳細】 ・請求書番号：○○○○○ ・請求金額：￥○○○,○○○ ・当初支払期限：○月○日
柔軟に対応いたしますので、 お気軽にお声かけください。
よろしくお願いいたします。
署名： [氏名]
⚠️ 注意： この文例を参考に、貴社の状況に合わせてアレンジし、債権管理の専門家の確認を得てからご使用ください。
ポイント：支払期限延長の柔軟性を示し、取引先との良好な関係を優先する姿勢を表現
【年末年始・期末】特定時期の請求書送付案内文例
例文22：年末調整時期の請求書送付
件名： 【年末調整対応】○月分請求書送付
宛名： ○○会社 経理部様
本文：
いつもお世話になっております。 ○○の[氏名]です。
年末調整の時期となりましたので、 ○月分請求書を送付いたします。
【請求詳細】 ・請求書番号：○○○○○ ・請求金額：￥○○○,○○○（税込） ・支払期限：○年○月○日
年末のお忙しい時期で恐縮ですが、 ご確認のほどよろしくお願いいたします。
署名： [氏名・会社名]
⚠️ 注意： この文例を参考に、貴社の状況に合わせてアレンジし、会計専門家の確認を得てからご使用ください。
ポイント： 年末の忙しさに配慮した表現で、相手への気遣いを示す
例文23：期末決算時期の請求書送付
件名： 期末決算対応｜○月分請求書送付
宛名： ○○株式会社 経理部様
本文：
いつもお世話になっております。
期末決算のお忙しい時期となりましたので、 ○月分請求書を早めに送付いたします。
【請求詳細】 ・請求書番号：○○○○○ ・請求金額：￥○○○,○○○（税込） ・支払期限：○年○月○日
決算業務でご多忙とは存じますが、 ご査収のほどよろしくお願いいたします。
署名： [氏名]
⚠️ 注意： この文例を参考に、貴社の状況に合わせてアレンジし、会計専門家の確認を得てからご使用ください。
ポイント： 決算時期の忙しさを理解していることを示し、配慮ある対応をアピール
【システム・自動送信】自動化対応の案内文例
例文24：自動送信システムからの案内
件名： 【自動送信】○月分請求書送付のお知らせ
宛名： ○○様
本文：
いつもお世話になっております。
こちらは自動送信メールです。 ○月分の請求書を送付いたします。
【請求詳細】 ・請求書番号：○○○○○ ・請求金額：￥○○○,○○○（税込） ・支払期限：○年○月○日
このメールは自動送信のため、 ご質問は下記までお願いいたします。
【お問い合わせ先】 TEL：○○-○○○○-○○○○ Email：○○○@○○○.co.jp
署名： [会社名・担当部署]
⚠️ 注意： この文例を参考に、貴社の状況に合わせてアレンジし、会計専門家の確認を得てからご使用ください。
ポイント： 自動送信であることを明記し、問い合わせ先を明確にする
例文25：システム障害復旧後の案内
件名： 【復旧済み】請求書再送付のお知らせ
宛名： ○○様
本文：
○○様
いつもお世話になっております。 ○○の[氏名]です。
先日のシステム障害により、 請求書送付に遅れが生じておりましたが、 復旧いたしましたので再送付いたします。
【請求詳細】 ・請求書番号：○○○○○ ・請求金額：￥○○○,○○○（税込） ・支払期限：○年○月○日（変更なし）
ご迷惑をおかけし、申し訳ございませんでした。
署名： [氏名・システム担当部署]
⚠️ 注意： この文例を参考に、貴社の状況に合わせてアレンジし、システム運用の専門家の確認を得てからご使用ください。
ポイント： 障害の説明と謝罪、支払期限に変更がないことを明記
【国際取引】海外取引先向けの案内文例
例文26：英語併記の丁寧な案内
件名： Invoice Submission Notice｜請求書送付のご案内
宛名： ○○ Corporation ○○様
本文：
Dear ○○-san,
いつもお世話になっております。 Thank you for your continued business.
○月分の請求書を送付いたします。 Please find attached our invoice for ○○ month.
【Invoice Details｜請求詳細】 ・Invoice No：○○○○○ ・Amount：￥○○○,○○○（tax included） ・Payment Due：○○/○○/○○○○
ご不明な点がございましたら、お気軽にお声かけください。 Please don’t hesitate to contact us if you have any questions.
署名： [氏名・International Sales]
⚠️ 注意： この文例を参考に、貴社の状況に合わせてアレンジし、国際税務の専門家の確認を得てからご使用ください。
ポイント： 日英併記で配慮を示し、国際取引の丁寧さを表現
例文27：時差を考慮した案内
件名： Invoice Notification – Considering Time Difference
宛名： ○○ Inc. ○○様
本文：
Dear ○○,
Hope this email finds you well.
We are sending our invoice for the month of ○○. Considering the time difference, we’re sending this earlier than usual to ensure smooth processing.
【Invoice Details】 ・Invoice No：○○○○○ ・Amount：USD ○,○○○.○○ ・Payment Due：○○/○○/○○○○
Thank you for your understanding and cooperation.
署名： [Name・International Business Division]
⚠️ 注意： この文例を参考に、貴社の状況に合わせてアレンジし、国際税務の専門家の確認を得てからご使用ください。
ポイント： 時差への配慮を示し、早めの送付理由を説明
【クレーム対応】問題発生時の案内文例
例文28：請求内容の不備に関するお詫び
件名： 【お詫び】請求書訂正版送付について
宛名： ○○様
本文：
○○様
いつもお世話になっております。 ○○の[氏名]です。
先日送付いたしました請求書について、 ご指摘いただいた内容に不備がございました。
心よりお詫び申し上げます。
【訂正内容】 ・誤：○○○○○ ・正：○○○○○
訂正版の請求書を送付いたしますので、 先日の請求書は破棄していただき、 こちらをご利用ください。
今後このようなことがないよう、 チェック体制を強化してまいります。
署名： [氏名・責任者名]
⚠️ 注意： この文例を参考に、貴社の状況に合わせてアレンジし、顧客対応の専門家の確認を得てからご使用ください。
ポイント： 明確な謝罪と改善策を示し、信頼回復を図る
例文29：支払い遅延に関する相談案内
件名： お支払いに関するご相談
宛名： ○○様
本文：
○○様
いつもお世話になっております。
○月○日が支払期限でした請求書について、 まだご入金を確認できておりません。
何らかのご事情がおありかと存じますので、 お忙しい中恐縮ですが、ご連絡いただけますでしょうか。
【該当請求書】 ・請求書番号：○○○○○ ・請求金額：￥○○○,○○○ ・支払期限：○年○月○日
お支払いスケジュールなど、 ご相談に応じますので、 お気軽にお声かけください。
署名： [氏名・営業担当]
⚠️ 注意： この文例を参考に、貴社の状況に合わせてアレンジし、債権管理の専門家の確認を得てからご使用ください。
ポイント： 相手の事情に配慮し、相談しやすい雰囲気を作る
【感謝・継続関係】良好な関係維持の案内文例
例文30：年間取引への感謝を込めた案内
件名： 【今年最後】12月分請求書送付のご案内
宛名： ○○株式会社 ○○様
本文：
○○様
いつも格別のご愛顧を賜り、 心より御礼申し上げます。
12月分の請求書を送付いたします。
【請求詳細】 ・請求書番号：○○○○○ ・請求金額：￥○○○,○○○（税込） ・支払期限：○年○月○日
今年一年間、たくさんのお取引をいただき、 誠にありがとうございました。
来年もより一層のサービス向上に努めてまいりますので、 変わらぬご愛顧のほど、よろしくお願い申し上げます。
署名： [氏名・代表取締役・営業部長]
⚠️ 注意： この文例を参考に、貴社の状況に合わせてアレンジし、会計専門家の確認を得てからご使用ください。
ポイント： 年間の感謝を表現し、継続的な関係への意欲を示す
【重要】請求書送付案内のマナーとコツ
基本マナー
件名の書き方
件名は「○月分請求書送付のご案内」など、メールを開かなくても内容がわかるように記載
本文の構成
- 挨拶・会社名・氏名
- 請求書送付の旨
- 請求内容（金額・支払期限等）
- 添付ファイルの説明
- 締めの挨拶
添付ファイルの注意点
PDFファイルにパスワードを設定し、別メールでパスワードを送付
効果的なコツ
相手に応じた文体選択
- 大企業・官公庁：格式高い敬語
- 中小企業：丁寧でわかりやすい表現
- 個人事業主：親しみやすい文体
緊急性の表現
- 通常：「ご確認のほどよろしくお願いいたします」
- 急ぎ：「お忙しい中恐縮ですが」を追加
- 督促：「支払期限が近づいております」
季節性への配慮
- 年末年始：「お忙しい時期で恐縮ですが」
- 決算期：「決算業務でご多忙とは存じますが」
- 夏季休暇前：「休暇前のお忙しい中」
FAQ｜請求書送付案内でよくある質問
Q1. メールと郵送、どちらが良いですか？
A. 取引先の希望に合わせることが最も重要です。事前に確認を取りましょう。
メールの方が迅速で効率的ですが、企業によっては原本が必要な場合もあります。
Q2. 請求書が届いていないと言われました
A. まず送信済みボックスを確認し、再送が必要な場合は例文12を参考に対応してください。
今後は送信確認を徹底しましょう。
Q3. 支払期限を過ぎても入金がありません
A. まずは例文20のような丁寧な確認メールを送付し、相手の事情を聞いてから対応を検討しましょう。
Q4. 請求書に印鑑は必要ですか？
A. 法的には印鑑は不要ですが、取引先の会社ルールで必要な場合があります。
事前確認をお勧めします。
Q5. 自動送信システムを使う場合の注意点は？
A. 例文24のように自動送信であることを明記し、問い合わせ先を明確にすることが重要です。
まとめ
請求書送付案内は、取引先との信頼関係を築く重要なコミュニケーションツールです。相手の状況や関係性に応じて適切な文例を選択し、丁寧で分かりやすい案内を心がけましょう。
重要なポイント：
- 事前に送付方法の確認を取る
- 件名と本文で請求書であることを明確にする
- セキュリティに配慮した送付方法を選択する
- 相手の立場や忙しさに配慮した表現を使う
- 継続的な関係維持を意識した対応をする
これらの文例を参考に、貴社の状況に合わせてアレンジしてご活用ください。
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