ビジネスシーンでは、作業や対応に時間がかかることを伝える場面が多々あります。
しかし、「時間がかかる」とストレートに伝えるだけでは、相手に不信感や不安を与えてしまう可能性があります。
特に目上の方や取引先に対して丁寧に伝えるためには、適切な言い換え表現を知っておくことが重要です。
この記事でわかること
- 「時間がかかる」の丁寧なビジネス表現バリエーション
- 相手や状況に応じた最適な言い回しの選び方
- すぐに使える例文とメールテンプレート
- 言い換え表現を使う際の注意点とマナー
- 時間がかかることを伝えた後のフォローアップ方法
それでは、ビジネスシーンで役立つ「時間がかかる」の丁寧な伝え方について詳しく見ていきましょう。
すぐに使える「時間がかかる」の丁寧な表現集
ビジネスシーンですぐに使える「時間がかかる」の丁寧な言い換え表現を紹介します。
状況や相手との関係性に応じて最適な表現を選びましょう。
敬語表現パターン
- 「お時間を頂戴いたします」
- 「少々お時間をいただく場合がございます」
- 「作業完了まで今しばらくお待ちいただければ幸いです」
- 「ご提出までにお時間を要します」
- 「処理に日数を要する見込みでございます」
- 「標準的な処理時間より長くかかる可能性がございます」
具体例
メール例文
株式会社〇〇
田中様
お世話になっております。株式会社△△の佐藤です。
ご依頼いただいた資料の作成につきまして、データの収集・分析に一定のお時間を頂戴いたします。
誠に恐れ入りますが、ご提出は来週水曜日とさせていただければ幸いです。
何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。
間違いやすいポイント
単に「時間がかかります」と伝えるのではなく、なぜ時間がかかるのか、いつまでに完了する見込みなのかも併せて伝えることが重要です。
期限だけを延ばすような表現は避け、責任ある対応を示しましょう。
ビジネスシーン別パターン
- 「慎重に検討する必要があるため」
- 「より精度の高い分析のため」
- 「品質確保のための工程を追加するため」
- 「関係部署との調整が必要なため」
- 「システム上の処理に時間を要するため」
- 「詳細な確認作業が入るため」
具体例
報告時の例文
「このプロジェクトは通常より複雑な要素が含まれているため、品質を確保するための詳細な検証プロセスを追加いたします。そのため、完了までには通常より2営業日ほど余分にお時間をいただく見込みです。進捗状況は随時ご報告いたします。」
間違いやすいポイント
単に遅延する理由だけを説明するのではなく、その先にあるメリット（品質向上など）も伝えることで、相手の理解を得やすくなります。
ただし、現実的に達成できない約束はしないよう注意しましょう。
シーン別・関係性別の使い分け例
「時間がかかる」という伝え方は、相手との関係性やビジネスシーンによって適切な表現が異なります。
ここでは代表的なシーンごとの使い分け例を紹介します。
上司・先輩への報告時
上司や先輩に対しては、明確な理由と進捗報告の姿勢を示すことが重要です。
- 「〇〇の確認に想定より時間を要しておりまして、完了は明日の午前中になる見込みです。途中経過は本日夕方にご報告いたします」
- 「データ量が当初の想定より多く、分析に時間を要しております。明日の午前中までには必ず完了させます」
具体例
口頭での報告例
「部長、報告書の作成についてですが、先日入手した市場データに不整合が見つかり、再検証に時間を要しております。正確性を期すため、提出は明日の午後にさせていただきたいのですが、よろしいでしょうか。本日夕方までの進捗状況はメールでご報告いたします。」
間違いやすいポイント
言い訳じみた表現は避け、「いつまでに」「どのように」対応するかを明確に伝えることが大切です。
また、必要に応じて途中経過の報告タイミングも提案しましょう。
取引先・顧客への連絡時
取引先や顧客に対しては、より丁寧な表現と代替案の提示が求められます。
- 「より精度の高い分析をご提供するため、追加の検証時間をいただければ幸いです」
- 「ご期待に沿える品質を確保するため、納品は〇月〇日とさせていただきたく存じます」
- 「詳細な確認作業のため、ご回答までに通常より若干お時間をいただく形となります」
具体例
メール例文
株式会社〇〇
鈴木様
いつもお世話になっております。株式会社△△の山本でございます。
先日ご依頼いただきましたサービス導入プランにつきまして、
貴社の業務フローに最適なカスタマイズを検討するため、
通常より詳細な内部検証が必要となっております。
つきましては、プランのご提案を当初予定の今週金曜日から
来週火曜日に変更させていただきたく存じます。
ご期待に沿える最適なプランをご提案するためでございますので、
何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。
なお、途中経過につきましては、金曜日にご連絡させていただきます。
ご不明点がございましたら、いつでもお問い合わせください。
間違いやすいポイント
単に遅延を伝えるだけでなく、「なぜ時間がかかるのか」「それによってどのような価値が提供できるのか」を明確に伝えることが重要です。
また、代替案や進捗報告のタイミングも併せて提案しましょう。
同僚・チームメンバーへの共有時
同僚やチームメンバーには、率直さと協力を求める姿勢が大切です。
- 「この部分は想定より複雑なので、あと2時間ほど時間がかかりそうです」
- 「思ったより調査に時間がかかっているので、明日の午前中までかかる見込みです」
- 「今の作業が15時までかかる見込みなので、次の打ち合わせは16時からでもよいでしょうか」
具体例
チャットでの共有例
「皆さん、WEBサイトの不具合調査について報告します。原因特定に想定より時間がかかっており、本日中の修正完了が難しい状況です。現在、外部サーバーとの連携部分を重点的に調査中で、明日の午前中までには対応完了させる予定です。今日のうちに暫定対応が必要な部分があれば教えてください。また、明日9時に簡単な進捗共有のミーティングを入れたいと思います。」
間違いやすいポイント
曖昧な言い方や言い訳は避け、現状と今後の見通しを具体的に伝えましょう。
また、協力が必要な場合は遠慮なく伝え、チーム全体での問題解決を目指しましょう。
「時間がかかる」を伝える際の基本ポイント
「時間がかかる」ことを伝える際には、いくつかの基本的なポイントを押さえることで、相手に誠実さと責任感を伝えることができます。
ここでは、効果的な伝え方の基本ポイントを解説します。
理由を明確に伝える
時間がかかる理由を具体的に説明することで、相手の理解を得やすくなります。
- 「追加のデータ分析が必要なため」
- 「システムの仕様上、一括処理に時間を要するため」
- 「関係部署との調整が必要なため」
具体例
良い例
「ご依頼いただいた市場調査レポートですが、最新の業界動向を反映させるため、先週発表された第3四半期の統計データも含めた分析を行っております。そのため、レポート完成までにあと2営業日ほどお時間をいただきたく存じます。」
悪い例
「レポート作成に時間がかかっているので、もう少し待ってください。」
間違いやすいポイント
「忙しい」「人手が足りない」などの社内事情は極力伝えず、相手にとってのメリットや価値につながる理由を説明しましょう。
具体的な完了時期を提示する
いつまでに完了するかの見通しを具体的に伝えることで、相手の不安を軽減できます。
- 「〇月〇日の17時までには必ずご提出いたします」
- 「来週火曜日の午前中に完了する見込みです」
- 「通常より2営業日ほど余分にお時間をいただきたく存じます」
具体例
良い例
「詳細な検証作業のため、回答は明日の14時頃となる見込みです。急ぎの場合は優先対応も検討いたしますので、お申し付けください。」
悪い例
「少し時間がかかりそうなので、もう少々お待ちください。」
間違いやすいポイント
あいまいな表現（「そのうち」「近日中」など）は避け、できるだけ具体的な日時を示しましょう。
また、約束した期日は必ず守ることが信頼関係の維持に重要です。
途中経過の報告を約束する
長時間かかる場合は、途中経過の報告タイミングも伝えることで安心感を与えられます。
- 「進捗状況は明日の午前中にメールでご報告いたします」
- 「3日ごとに状況をお知らせいたします」
- 「金曜日までの進捗を週明けにご報告いたします」
具体例
良い例
「プロジェクト全体の完了は来月15日を予定しておりますが、各フェーズの完了後（今週金曜日と来週水曜日）に中間報告をさせていただきます。」
悪い例
「完了までしばらくかかるので、終わり次第連絡します。」
間違いやすいポイント
途中経過の報告を約束した場合は、たとえ大きな進展がなくても、約束したタイミングで必ず連絡することが重要です。
「報告するほどの進展がない」と判断して連絡を怠ると、相手の不信感につながります。
状況別の最適な伝え方
ビジネスシーンでは、さまざまな状況で「時間がかかる」ことを伝える必要があります。
ここでは、代表的な状況別の最適な伝え方をご紹介します。
納期が延びる場合
納期の延長は顧客との信頼関係に関わる重要な問題です。
誠実かつ具体的な説明が求められます。
- 「より高品質な成果物をお届けするため、納期を〇日間延長させていただきたく存じます」
- 「想定外の技術的課題が発生したため、納品は当初予定より1週間後の〇月〇日となる見込みです」
- 「安全性テストに追加時間を要するため、リリースは来月初旬とさせていただきます」
具体例
メール例文
株式会社〇〇
山田様
平素より大変お世話になっております。株式会社△△の佐藤でございます。
現在進行中のシステム開発案件につきまして、重要なご報告がございます。
先週の打ち合わせ後に実施した総合テストにおいて、特定の条件下でデータの
不整合が発生する可能性が見つかりました。この問題を完全に解決し、
貴社の業務に支障をきたさないシステムをお届けするためには、
追加の検証・修正時間が必要となります。
つきましては、当初5月15日としておりました納品日を、5月25日に
変更させていただきたく、ご相談申し上げます。
この期間を活用し、通常のテスト項目に加え、実際の業務データを用いた
拡張テストも実施することで、より安定したシステムをご提供できると考えております。
なお、進捗状況は週2回（火・金）に書面にてご報告させていただきます。
また、この納期変更による追加費用は一切発生いたしません。
何卒ご理解を賜りますようお願い申し上げます。
ご不明点やご懸念事項がございましたら、お気軽にお申し付けください。
間違いやすいポイント
納期遅延を伝える際は、できるだけ早い段階で連絡することが重要です。
問題が発生した時点ですぐに連絡し、対策と新たな納期を提案しましょう。
また、代替案や部分納品などの選択肢も用意できると良いでしょう。
返信・回答に時間がかかる場合
質問や問い合わせへの返信が遅れる場合は、まず受け取った旨を伝え、回答までの見通しを示すことが大切です。
- 「ご質問の件、確認に時間を要するため、明日午後にご回答いたします」
- 「詳細な調査が必要なため、回答まで2〜3営業日ほどお時間をいただきたく存じます」
- 「関係部署への確認が必要なため、来週月曜日に改めてご連絡いたします」
具体例
自動返信メール例文
件名：【自動返信】お問い合わせありがとうございます
〇〇様
この度はお問い合わせいただき、誠にありがとうございます。
担当者が内容を確認次第、3営業日以内にご回答いたします。
なお、複雑な内容の場合や社内での確認が必要な事項につきましては、
回答までに更にお時間をいただく場合がございます。
その際は、改めて進捗状況をご連絡いたします。
急を要する案件の場合は、件名に【至急】と記載の上、
再度ご連絡いただきますようお願い申し上げます。
株式会社△△
カスタマーサポート
間違いやすいポイント
返信が遅れる場合でも、まずは「お問い合わせを受け取った」という初期応答は速やかに行うことが重要です。
また、約束した回答期限は必ず守り、更に遅れる場合は事前に連絡しましょう。
会議・打ち合わせが長引く場合
会議や打ち合わせが予定より長引きそうな場合は、参加者の予定を尊重した伝え方が必要です。
- 「重要な議題がまだ残っているため、予定より15分ほど延長させていただけないでしょうか」
- 「議論を深めるために、会議時間を30分延長したいと思いますが、ご都合はいかがでしょうか」
- 「予定していた議題をすべて扱うには時間が足りないため、次回に持ち越すか、本日延長するかをご相談したいと思います」
具体例
会議中の発言例
「皆様、予定していた終了時間が近づいておりますが、重要な議題がまだ2つ残っております。このまま続けると15分程度の延長になる見込みです。次の予定がある方は退席していただいても構いませんが、可能であれば全員でこのまま結論まで議論したいと思います。いかがでしょうか。」
間違いやすいポイント
会議の延長を一方的に決めるのではなく、参加者の意向を確認することが重要です。
特に外部の方が参加している場合は、次の予定に影響する可能性があるため、早めに延長の可能性を伝え、選択肢を提示しましょう。
印象を良くするアレンジテクニック
「時間がかかる」ことを伝える際に、相手に好印象を与えるアレンジテクニックを紹介します。
これらのテクニックを活用することで、時間がかかることへの理解を得やすくなります。
付加価値の提示
時間がかかる代わりに提供できる付加価値を伝えることで、相手の理解を得やすくなります。
- 「時間をかける分、より詳細な分析結果をご提供いたします」
- 「通常より時間はかかりますが、カスタマイズされた提案書をお作りします」
- 「丁寧に確認することで、よりエラーの少ない成果物をお届けします」
具体例
クライアントへの説明例
「追加の検証に2日ほどお時間をいただきますが、その分、他社と比較した場合の貴社の強みを数値化したデータも追加し、より説得力のある提案資料に仕上げます。これにより、社内稟議の際にもより具体的な判断材料としてご活用いただけると考えております。」
間違いやすいポイント
実現不可能な付加価値は約束せず、確実に提供できる価値に焦点を当てましょう。
また、「時間をかける=高品質」という前提は必ずしも成り立たないため、具体的にどのような付加価値が生まれるのかを説明することが重要です。
中間成果物の提供
全体の完了までに時間がかかる場合は、中間成果物を提供することで相手の不安を軽減できます。
- 「全体の完成は来週になりますが、概要部分を先行してお送りします」
- 「詳細分析には時間がかかりますので、まずは速報値をお知らせします」
- 「最終版の前に、ドラフト版を明日中にお送りしますので、ご確認いただければ幸いです」
具体例
メール例文
株式会社〇〇
田中様
お世話になっております。株式会社△△の佐藤です。
ご依頼いただきました市場調査レポートにつきまして、
完成までにはあと1週間ほどお時間をいただく見込みです。
つきましては、現時点での主要な発見事項をまとめた「速報版」を
添付ファイルにてお送りいたします。最終的なデータ検証は
これからとなりますが、概観をつかむための参考資料として
ご活用いただければ幸いです。
最終版では、この速報版の内容に加え、競合分析や将来予測などの
詳細情報も盛り込む予定です。
何かご質問やご要望がございましたら、お気軽にお申し付けください。
間違いやすいポイント
中間成果物を提供する際は、それが最終版ではないことを明確に伝え、どの部分が暫定的な情報であるかを示すことが重要です。
また、中間成果物の品質も一定水準を保つよう心がけましょう。
選択肢の提示
相手に選択肢を提示することで、主体性を尊重する姿勢を示せます。
- 「品質重視で時間をかける方法と、簡易版を速やかに提供する方法がございますが、いかがいたしましょうか」
- 「来週月曜の完成版をお待ちいただくか、今週金曜に簡易版をお届けするか、ご希望をお聞かせください」
- 「全体を一括で時間をかけて納品するか、完成した部分から順次納品するか、ご指示ください」
具体例
打ち合わせでの提案例
「プロジェクト全体の完了には3週間ほどかかる見込みですが、2つの選択肢をご提案します。1つ目は予定通り全体の完成を待っていただく方法、2つ目は機能を3つのフェーズに分け、完成した機能から2〜3日ごとに順次リリースしていく方法です。後者の場合、最初の機能は来週初めからご利用いただけますが、一部機能に制限がございます。貴社のご都合に合わせて選択いただければと思います。」
間違いやすいポイント
選択肢を提示する際は、それぞれのメリット・デメリットを明確に説明し、相手が適切な判断ができるよう配慮しましょう。
また、実現可能な選択肢のみを提示することが重要です。
時間がかかることを伝える際の注意点
「時間がかかる」ことを伝える際には、避けるべき表現や心がけるべきマナーがあります。
ここでは、伝え方の注意点を解説します。
避けるべき表現と言い回し
信頼関係を損なう可能性のある表現は避けましょう。
- 「想定外の事態が発生して…」（言い訳に聞こえる）
- 「人手が足りなくて…」（社内事情の押し付け）
- 「忙しくて手が回らなくて…」（優先順位が低いと感じさせる）
- 「すぐにはできません」（否定的な印象を与える）
具体例
避けるべき例
「最近とても忙しくて手が回っていないので、来週まで待ってもらえますか？」
改善例
「より精度の高い分析結果をご提供するため、来週水曜日までお時間をいただけますと幸いです。」
間違いやすいポイント
社内の人手不足や業務過多などの内部事情は、できるだけ伝えないようにしましょう。
代わりに、相手にとってのメリットや価値を中心に説明することが大切です。
フォローアップの重要性
時間がかかることを伝えた後のフォローアップは、信頼関係維持に非常に重要です。
- 約束した中間報告は必ず行う
- 進捗状況に変化があれば速やかに連絡する
- 予定より早く完了した場合はすぐに報告する
- 更に遅れる場合は、早めに相談する
具体例
フォローアップメール例
株式会社〇〇
高橋様
お世話になっております。株式会社△△の鈴木です。
先日ご連絡いたしました資料作成の進捗状況についてご報告申し上げます。
現在、データ分析が80%完了し、報告書の骨子部分の作成に入っております。
当初の予定通り、来週月曜日の納品に向けて順調に進んでおります。
なお、分析の過程で興味深い傾向が見られましたので、最終報告書では
この点についても詳しく触れる予定です。
引き続き、納期に向けて作業を進めてまいります。
ご不明点がございましたら、お気軽にお申し付けください。
間違いやすいポイント
「報告するほどの進展がない」と判断して連絡を怠ると、相手は「何も進んでいないのではないか」と不安になります。
たとえ大きな進展がなくても、現状を正直に伝え、今後の見通しを示すことが重要です。
誠実さとプロフェッショナリズムの表現
時間がかかることを伝える場合でも、誠実さとプロフェッショナリズムを示す表現を心がけましょう。
- 「より良い成果をお届けするために」（目的の明確化）
- 「品質を最優先に考えております」（価値観の共有）
- 「確実な対応のために」（責任ある姿勢）
- 「正確性を期すために」（プロフェッショナルとしての姿勢）
具体例
プロフェッショナルな表現例
「お客様の経営課題を根本的に解決するソリューションをご提案するため、業界標準を超える詳細分析に時間を要しております。これにより、一時的な対策ではなく、長期的な成果につながるプランをご提示できると確信しております。」
間違いやすいポイント
単に時間をかけることを美徳のように表現するのではなく、その時間がどのように価値につながるのかを具体的に説明することが重要です。
また、過度に格式ばった表現や堅苦しい言い回しは避け、誠実さが伝わる自然な表現を心がけましょう。
まとめ
ビジネスシーンで「時間がかかる」ことを伝える際は、単に遅延を告げるだけでなく、適切な言い換え表現を用いて丁寧に伝えることが重要です。
本記事では、さまざまなシーンに応じた言い換え表現や伝え方のポイントを紹介しました。
「時間がかかる」ことを伝える際の基本ポイントをおさらいしましょう
- 理由を明確に伝える：なぜ時間がかかるのかを具体的に説明しましょう
- 完了時期を明示する：いつまでに完了するかの見通しを示しましょう
- 途中経過を報告する：長時間かかる場合は中間報告のタイミングも伝えましょう
- 付加価値を提示する：時間をかける分のメリットを伝えましょう
- 選択肢を用意する：可能であれば、相手に選択肢を提示しましょう
- フォローアップを徹底する：約束した報告は必ず実行しましょう
適切な言い換え表現を用いることで、「時間がかかる」という本来ネガティブに受け取られがちな内容でも、誠実さと信頼感を伝えることができます。
状況に応じた最適な表現を選び、ビジネスコミュニケーションをより円滑に進めましょう。
よくある質問（FAQ）
Q1: 「時間がかかる」ことを伝えるタイミングはいつが最適ですか？
A1: できるだけ早い段階で伝えることが重要です。
問題に気づいた時点ですぐに連絡し、対応策と新たな完了予定日を提案しましょう。
早期に伝えることで、相手側も対応策を講じる時間的余裕が生まれます。
Q2: 上司や重要な取引先に「時間がかかる」と伝えるのが怖いです。どうすれば良いでしょうか？
A2: 恐れずに事実を伝えることが大切です。
ただし、「なぜ時間がかかるのか」「それによってどのような価値が生まれるのか」「いつまでに完了するのか」を明確に説明し、解決策も併せて提案しましょう。
問題の早期発見・早期報告は、むしろプロフェッショナルとして評価されることが多いです。
Q3: 予想以上に時間がかかることがわかった場合、一度伝えた完了予定日をさらに延期する必要があります。どう伝えれば良いですか？
A3: まずは現状を正直に説明し、遅延の理由と新たな完了予定日を具体的に伝えましょう。
また、再度の遅延を防ぐための対策も説明すると信頼感が増します。
可能であれば、部分的な納品や中間成果物の提供など、相手の負担を軽減する代替案も提示すると良いでしょう。
Q4: 「時間がかかる」と伝えた後、予想より早く完了した場合はどうすれば良いですか？
A4: すぐに連絡し、予定より早く完了したことを伝えましょう。
「品質を確保しつつ、効率的に進めることができました」などとポジティブな説明を添えると良いでしょう。
ただし、当初から過度に余裕を持った予定を伝えることは避け、常に現実的な見積もりを心がけましょう。
Q5: チームメンバーが「時間がかかる」と報告してきた場合、リーダーとしてどう対応すべきですか？
A5: まずは状況を詳しく聞き、必要なサポートを提供しましょう。
「なぜ時間がかかるのか」「どのような障害があるのか」を理解し、リソースの再配分や優先順位の調整などの対策を検討します。
また、チームメンバーが早期に報告してくれたことに感謝し、問題解決に向けて協力的な姿勢を示すことが重要です。
