原材料不足や供給制約、物流の混乱、生産調整などにより、企業が出荷制限を実施せざるを得ない場面は珍しくありません。
ただし、出荷制限の案内は、単に「出荷できません」と伝えればよいものではありません。
理由の説明が不十分だったり、配慮のない書き方になったりすると、顧客の不信感やクレームにつながることがあります。
とくにBtoB取引では、出荷制限が相手の販売計画や生産計画に直接影響するため、誠実でわかりやすい案内が欠かせません。
この記事では、そのまま使える完成メール形式の出荷制限のお知らせ文例20選を紹介します。
あわせて、書き方のポイント、避けたい表現、納期遅延や価格改定につなげる際の伝え方も解説します。
この記事でわかること
- 出荷制限のお知らせ文例20選
- 供給不足や原材料不足を失礼なく伝える方法
- 取引先や顧客の理解を得るための書き方
- 納期遅延や価格改定を併せて伝えるときの注意点
関連記事
- 納期への影響も伝えたい方はこちら
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→ 価格改定のお知らせ文例15選
出荷制限のお知らせ文例20選
基本的な出荷制限のお知らせ文例
文例1：取引先向けの基本文例
件名：出荷制限に関するお知らせ
○○様
平素より格別のお引き立てを賜り、誠にありがとうございます。
株式会社○○の△△でございます。
このたび、原材料の供給不足により、弊社一部製品につきまして出荷制限を実施させていただくこととなりました。
【出荷制限内容】
・対象製品：○○シリーズ
・制限開始日：令和○年○月○日
・制限内容：ご注文数量の一部調整
お客様にはご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございません。
安定供給に向けて全力で対応してまいりますので、何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。
今後ともよろしくお願いいたします。
文例2：謝罪を重視した丁寧な文例
件名：出荷制限実施のお詫びとお願い
お客様各位
平素より弊社製品をご愛顧いただき、誠にありがとうございます。
このたび、原材料調達の遅れにより、一部製品について十分な供給体制を維持することが難しい状況となりました。
そのため、やむを得ず出荷制限を実施させていただきます。
お客様には多大なるご不便とご迷惑をおかけいたしますこと、心よりお詫び申し上げます。
弊社といたしましても調達先の確保や生産体制の見直しを進めておりますので、何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。
文例3：簡潔に伝える文例
件名：出荷制限のご案内
○○様
平素よりお世話になっております。
現在、供給不足の影響により、一部製品の出荷を制限させていただいております。
対象製品や対応方法の詳細につきましては、担当より順次ご案内申し上げます。
ご迷惑をおかけし誠に恐縮ではございますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
文例4：理由を明確に説明する文例
件名：出荷制限のお知らせ
○○様
平素より格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
現在、主要原材料の供給逼迫により、生産に必要な数量の確保が困難な状況となっております。
この影響を受け、弊社では一部製品の出荷制限を実施することとなりました。
急なご案内となり申し訳ございません。
お客様への影響を最小限に抑えられるよう努めてまいりますので、何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。
文例5：企業努力を添える文例
件名：出荷制限のお願い
○○様
平素より大変お世話になっております。
弊社では、仕入先の追加確保や在庫調整、生産効率の改善などを進め、可能な限り安定供給に努めてまいりました。
しかしながら、原材料不足の影響が大きく、現時点では通常どおりの出荷が難しい状況となっております。
そのため、誠に不本意ではございますが、一部製品の出荷制限をお願い申し上げます。
お客様にはご不便をおかけいたしますが、何卒事情ご賢察のうえご理解賜りますようお願い申し上げます。
条件別の出荷制限お知らせ文例
文例6：数量制限を明記する文例
件名：出荷数量制限のご案内
○○様
平素よりお引き立てを賜り、誠にありがとうございます。
現在の供給状況を踏まえ、当面の間、対象製品の出荷数量を従来の約50％を目安として調整させていただきます。
【対象製品】
・○○
・△△
お客様にはご不便をおかけし申し訳ございません。
限られた供給量の中で、できる限り公平に対応してまいりますので、何卒ご理解くださいますようお願い申し上げます。
文例7：期間を明示する文例
件名：出荷制限期間に関するお知らせ
○○様
平素より格別のご高配を賜り、誠にありがとうございます。
現在、原材料の供給不足により、一部製品の出荷制限を実施しております。
本制限につきましては、現時点では令和○年○月○日まで継続する見込みです。
今後、供給状況に改善が見られた場合には、速やかに通常出荷へ戻せるよう対応してまいります。
ご迷惑をおかけし誠に申し訳ございませんが、何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。
文例8：解除見込みを伝える文例
件名：出荷制限および今後の見通しについて
○○様
平素よりお世話になっております。
現在実施しております出荷制限につきまして、原材料の入荷状況は徐々に改善しており、令和○年○月頃には通常出荷へ戻れる見込みとなっております。
なお、それまでの間は出荷数量の調整をお願いする場合がございます。
お客様にはご不便をおかけいたしますが、安定供給の回復に向けて努めてまいりますので、何卒よろしくお願い申し上げます。
文例9：解除時期が未定の文例
件名：出荷制限継続のお知らせ
○○様
平素より格別のお引き立てを賜り、誠にありがとうございます。
現在の供給状況を踏まえ、弊社では引き続き出荷制限を継続させていただいております。
誠に恐縮ではございますが、現時点では解除時期を明確にご案内できない状況です。
進展があり次第、速やかにご報告申し上げます。
ご不便をおかけし大変申し訳ございませんが、何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。
文例10：対象製品を限定して案内する文例
件名：出荷制限対象製品のご案内
○○様
平素よりお世話になっております。
今回の出荷制限は、下記製品を対象として実施いたします。
【対象製品】
・○○シリーズ
・△△型番
・□□仕様品
なお、上記以外の製品につきましては、現時点では通常どおり出荷を行っております。
対象製品をご利用のお客様にはご迷惑をおかけいたしますが、何卒ご理解くださいますようお願い申し上げます。
提案を添えた出荷制限のお知らせ文例
文例11：代替品を提案する文例
件名：出荷制限に伴う代替製品のご提案
○○様
平素より格別のご高配を賜り、誠にありがとうございます。
現在、ご注文いただいております○○につきまして、供給不足により出荷制限を実施しております。
そのため、ご希望のお客様には代替製品として△△のご提案が可能です。
代替品の仕様や納期につきましては、担当より個別にご案内申し上げます。
お客様の業務への影響を少しでも軽減できるよう努めてまいりますので、ご検討のほどよろしくお願い申し上げます。
文例12：分割出荷を提案する文例
件名：出荷制限に伴う分割出荷のご提案
○○様
平素よりお世話になっております。
現在、対象製品の供給量に限りがあるため、ご注文分の一括出荷が難しい状況です。
そのため、可能な範囲で分割出荷にて対応させていただきたく存じます。
【ご提案内容】
・第一便：○月○日予定
・第二便：○月○日予定
できる限りお客様のご計画に支障が出ないよう調整いたしますので、ご確認のほどよろしくお願いいたします。
文例13：優先出荷に触れる文例
件名：出荷制限下での対応について
○○様
平素より格別のお引き立てを賜り、誠にありがとうございます。
現在、供給不足により一部製品の出荷制限を実施しておりますが、重要案件や緊急案件につきましては、可能な限り優先的に出荷対応を進めてまいります。
対象案件がございましたら、担当までご相談ください。
限られた供給量の中での対応となりますが、誠意をもって調整いたします。
何卒よろしくお願い申し上げます。
文例14：個別相談を促す文例
件名：出荷制限に関する個別ご相談のお願い
○○様
平素よりお世話になっております。
一部製品の出荷制限に伴い、お客様ごとに必要数量やご使用時期が異なることから、対応方法について個別にご相談させていただきたく存じます。
ご希望数量、使用予定日、代替対応の可否などを確認のうえ、可能な限り柔軟に調整いたします。
お手数をおかけいたしますが、ご都合のよい日時をお知らせいただけますと幸いです。
文例15：納期遅延の可能性も伝える文例
件名：出荷制限および納期への影響について
○○様
平素より格別のご高配を賜り、誠にありがとうございます。
このたびの出荷制限に伴い、一部ご注文分につきましては納期遅延が発生する可能性がございます。
現在、影響範囲を確認のうえ、順次ご案内を進めております。
納期遅延のお詫びや伝え方については、下記の記事もご参照ください。
→ 納期遅延のお詫びメール文例60選
お客様にはご迷惑をおかけし誠に申し訳ございません。
何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。
状況別の出荷制限お知らせ文例
文例16：物流混乱が理由の文例
件名：物流混乱に伴う出荷制限のお知らせ
○○様
平素よりお世話になっております。
現在、物流網の混乱により、一部地域および一部製品の出荷体制に支障が生じております。
そのため、当面の間、出荷制限を実施させていただきます。
配送状況の改善に向けて各所と連携を進めておりますが、通常どおりの対応まで今しばらく時間を要する見込みです。
ご不便をおかけし誠に申し訳ございませんが、何卒ご理解のほどお願い申し上げます。
文例17：生産調整が理由の文例
件名：生産調整に伴う出荷制限のお知らせ
○○様
平素より格別のお引き立てを賜り、誠にありがとうございます。
現在、原材料不足および生産設備の調整により、生産数量に制約が生じております。
そのため、一部製品につきまして出荷制限を実施させていただくこととなりました。
お客様への影響を最小限に抑えられるよう、生産計画の見直しを進めております。
ご不便をおかけいたしますが、何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。
文例18：業界全体の供給不足に触れる文例
件名：業界全体の供給不足に伴う出荷制限のご案内
○○様
平素よりお世話になっております。
現在、業界全体で原材料および関連部材の供給不足が発生しており、弊社におきましても安定供給に影響が出ております。
そのため、一部製品について出荷制限を実施させていただきます。
弊社都合のみならず市況全体の影響によるものではございますが、お客様にはご迷惑をおかけすることに変わりなく、深くお詫び申し上げます。
何卒事情ご賢察のうえ、ご理解賜りますようお願い申し上げます。
文例19：長年の取引先向けの文例
件名：出荷制限に関するお願い
○○様
平素より長年にわたり格別のご愛顧を賜り、心より御礼申し上げます。
このたび、供給不足の影響により、一部製品の出荷制限をお願いせざるを得ない状況となりました。
日頃よりお力添えをいただいている○○様には、できる限りご不便をおかけしないよう調整を進めております。
今後も安定供給の回復に全力を尽くしてまいりますので、何卒ご理解とご協力を賜りますようお願い申し上げます。
文例20：価格改定の可能性にも触れる文例
件名：出荷制限および今後の供給体制について
○○様
平素より格別のお引き立てを賜り、誠にありがとうございます。
現在、原材料不足により一部製品の出荷制限を実施しておりますが、今後の調達状況やコスト動向によっては、供給体制の見直しに加え、価格改定をお願いする可能性もございます。
現時点で確定事項ではございませんが、今後変更が生じる場合には、あらためてご案内申し上げます。
価格改定の伝え方については、下記の記事もご参照ください。
→ 価格改定のお知らせ文例15選
お客様にはご心配をおかけいたしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
出荷制限のお知らせの基本構成と書き方
出荷制限のお知らせでは、次の流れで書くと伝わりやすくなります。
1. 冒頭の挨拶と感謝
まずは日頃の取引や利用への感謝を伝えます。
いきなり本題に入るよりも、印象がやわらかくなります。
2. 出荷制限の事実を明確に伝える
「一部製品の出荷制限を実施する」
「数量を調整する」
など、何が起きるのかを曖昧にせず書きます。
3. 理由を具体的に説明する
「事情により」だけでは不十分です。
「原材料不足」「供給逼迫」「物流混乱」「生産調整」など、できる範囲で具体的に記載します。
4. 影響範囲を示す
対象製品、期間、数量、納期への影響などを入れると、相手が判断しやすくなります。
5. 謝罪と今後の対応を添える
迷惑をかけることへの謝罪と、改善に向けて対応している姿勢を必ず示します。
顧客理解を得やすい表現のポイント
具体的で誠実な理由を書く
曖昧な表現よりも、現状が伝わる言い回しのほうが納得感があります。
例
- 原材料の供給不足により
- 調達の遅れにより
- 物流網の混乱により
- 生産数量の調整が必要となり
「お願い」と「説明」をセットにする
ただ制限を通知するだけでなく、なぜ必要なのかを添えると受け入れられやすくなります。
必要なら代替案を示す
代替品、分割出荷、個別調整など、次の手を示せると印象が大きく変わります。
出荷制限のお知らせで避けたいNG表現
「事情により」だけで済ませる
理由が見えず、不信感につながりやすくなります。
「ご了承願います」だけで終わる
一方的に感じられやすいため、謝罪や今後の対応も入れたほうがよいです。
責任転嫁に見える書き方
「仕入先の都合で」
「物流会社の問題で」
など、他社のせいに見える表現は避けたほうが無難です。
まとめ
出荷制限のお知らせは、単なる通知ではなく、顧客との信頼関係を維持するための重要なコミュニケーションです。
大切なのは、
- 出荷制限の内容を明確に伝えること
- 理由を具体的に説明すること
- 謝罪と今後の対応を添えること
の3つです。
今回紹介した文例は、どれもそのまま使える完成メール形式です。
自社の状況に合わせて製品名や時期、影響範囲を調整し、顧客理解を得られる案内文に仕上げてください。
あわせて読みたい
- 納期に影響が出る場合
→ 納期遅延のお詫びメール文例60選 - 値上げも必要になる場合
→ 価格改定のお知らせ文例15選
FAQ（よくある質問）
Q1：出荷制限のお知らせはいつ出すべきですか？
出荷制限が発生する可能性がある時点で、できるだけ早く通知することが重要です。
実際に出荷できなくなってから連絡するのではなく、
- 供給不足の兆候が出た段階
- 納期に影響が出そうな段階
で事前に案内することで、顧客の信頼を維持しやすくなります。
Q2：出荷制限の理由はどこまで詳しく書くべきですか？
基本的には、顧客が納得できるレベルで具体的に書くことが重要です。
例えば
- 原材料不足
- 物流の混乱
- 生産調整
など、可能な範囲で明確に記載します。
ただし、機密情報や取引条件に関わる内容は無理に詳細を書く必要はありません。
Q3：「出荷できません」とストレートに書いても問題ありませんか？
避けたほうが無難です。
「出荷できません」だけでは一方的で冷たい印象になりやすいため、
- 理由
- 謝罪
- 今後の対応
をセットで伝えることが大切です。
Q4：納期遅延と出荷制限は同時に伝えるべきですか？
影響がある場合は、同時に伝えるのが望ましいです。
後から納期遅延だけ追加で連絡すると、
「最初に言ってほしかった」と不信感につながる可能性があります。
納期遅延の伝え方は、以下も参考になります。
→ 納期遅延のお詫びメール文例60選
Q5：出荷制限の期間は必ず書くべきですか？
可能であれば書くべきです。
期間があることで、顧客は
- 在庫調整
- 発注計画
を立てやすくなります。
もし未定の場合は
「現時点では未定」＋「分かり次第連絡」
と書くのが適切です。
Q6：クレームを防ぐために最も重要なポイントは何ですか？
以下の3点が特に重要です。
- 理由を具体的に説明する
- 早めに連絡する
- 代替案や対応策を提示する
単なる通知ではなく、顧客の立場を考えた説明があるかどうかが大きな差になります。
Q7：出荷制限と同時に価格改定を伝えてもよいですか？
可能ですが、慎重な表現が必要です。
いきなり同時に伝えると、
「都合よく値上げしている」と受け取られる可能性があります。
そのため
- まず出荷制限の理由を説明
- その上で今後の可能性として触れる
という順序が望ましいです。
価格改定の具体的な書き方はこちら
→ 価格改定のお知らせ文例15選
Q8：BtoCとBtoBで書き方は変えるべきですか？
はい、変えるべきです。
- BtoB：理由・数値・影響範囲をしっかり書く
- BtoC：簡潔でわかりやすく、感情面に配慮
特にBtoBでは、相手の業務に影響するため、情報量が重要になります。
Q9：出荷制限を解除したときも連絡は必要ですか？
必要です。
解除連絡を行うことで、
- 信頼回復
- 取引再活性化
につながります。
また、「改善された企業」という印象を持ってもらいやすくなります。
Q10：出荷制限のお知らせはメールと書面どちらがよいですか？
重要な取引先には、メール＋書面の併用が理想です。
- 緊急性が高い → メール・電話
- 正式通知 → 書面
と使い分けると効果的です。
