働き方の多様化やグローバル化に伴い、日本企業でも外国人社員と一緒に働く機会が増えています。
言語の壁を乗り越え、スムーズなコミュニケーションを実現するには「やさしい日本語」の活用が効果的です。
本記事では、外国人社員とのコミュニケーションを円滑にするための「やさしい日本語」の基本ルールと実践例文を詳しく解説します。
この記事でわかること
- やさしい日本語とは何か、その基本的な考え方
- 外国人社員とのコミュニケーションに役立つ具体的な表現方法
- 業務シーン別のやさしい日本語の例文とテンプレート
- やさしい日本語を使う際の注意点と効果的な伝え方
- 文化的背景を考慮したコミュニケーション方法
実際の職場で使える例文も多数紹介していますので、明日からすぐに実践できます。
この記事を読めば、外国人社員とのコミュニケーションがぐっとスムーズになるでしょう。
やさしい日本語とは｜基本的な考え方と特徴
やさしい日本語は、日本語を母語としない人にもわかりやすく伝えるための言語表現です。
通常の日本語を簡略化し、基本的な語彙や文法を使って伝える方法で、災害時の情報提供から、多文化共生社会の実現まで幅広く活用されています。
やさしい日本語の歴史と背景
やさしい日本語は1995年の阪神・淡路大震災をきっかけに開発されました。
当時、多くの外国人が情報不足により適切な避難行動がとれなかったという教訓から、誰にでも伝わる日本語の必要性が認識されるようになりました。
現在では災害時だけでなく、行政サービスや企業内コミュニケーションなど、さまざまな場面で活用されています。
特に職場環境では、外国人社員との円滑なコミュニケーションツールとして注目されています。
間違いやすいポイント
やさしい日本語は「幼児語」や「乱暴な日本語」ではありません。
相手を尊重する気持ちを持ちながら、理解しやすい表現を選ぶことが大切です。
敬語をすべて省くのではなく、基本的な敬語は使いながら、複雑な表現を避ける工夫が必要です。
一般的な日本語とやさしい日本語の違い
一般的な日本語とやさしい日本語には、以下のような違いがあります。
| 一般的な日本語 | やさしい日本語 |
|---|---|
| 複雑な敬語表現を使う | 基本的な敬語にとどめる |
| 専門用語・業界用語を多用 | 一般的な言葉に言い換える |
| 長文・複文が多い | 短い文に分ける |
| 省略表現がある | 主語や目的語を明確にする |
| 曖昧な表現を好む | 具体的に表現する |
具体例
一般的な日本語： 「本件につきましては、弊社規定に基づき対応させていただきますので、今しばらくお待ちいただけますと幸いです。」
やさしい日本語： 「この問題については、会社のルールに沿って対応します。少し時間がかかります。お待ちください。」
外国人社員とのコミュニケーションで使えるやさしい日本語の基本ルール
外国人社員とスムーズにコミュニケーションをとるためには、いくつかの基本ルールを押さえておくことが重要です。
ここでは、実践的な7つのルールを紹介します。
短い文で伝える
一文は24字以内を目安にし、一つの文で一つの情報を伝えるようにしましょう。
複数の内容を含む長文は、理解するのが難しくなります。
具体例
改善前： 「明日の会議で前回の議事録を確認した後、新規プロジェクトの説明をしますので、必要な資料を準備しておいてください。」
改善後： 「明日、会議があります。前回の議事録を確認します。そして、新しいプロジェクトの説明をします。必要な資料を準備してください。」
間違いやすいポイント
文を短くするあまり、無機質で冷たい印象になることがあります。
「お願いします」「ありがとうございます」などの丁寧な表現は残しましょう。
簡単な語彙を使う
日常的によく使われる基本的な語彙を選びましょう。
専門用語や難しい漢語は避け、必要な場合は説明を加えます。
具体例
改善前： 「決算資料の作成に着手してください。」
改善後： 「会社のお金の報告書（決算資料）を作り始めてください。」
間違いやすいポイント
業務上必要な専門用語をすべて言い換えると、かえってわかりにくくなることがあります。
相手のレベルに合わせて、必要な専門用語は()内に簡単な説明を加えるなどの工夫をしましょう。
抽象的な表現を避ける
曖昧な表現や比喩を避け、具体的に伝えることが重要です。
特に日本語特有の「察する文化」に基づく表現は誤解の元になります。
具体例
改善前： 「その件については、臨機応変に対応してください。」
改善後： 「その問題は、状況に合わせて対応してください。問題があれば、すぐに私に連絡してください。」
間違いやすいポイント
日本人同士のコミュニケーションでは「空気を読む」ことが求められますが、外国人社員にそれを期待するのは難しいでしょう。
遠回しな表現ではなく、明確に伝えることを心がけましょう。
視覚情報を活用する
言葉だけでなく、図や表、ジェスチャーなどを併用すると理解度が高まります。
特に抽象的な概念や複雑な手順を説明する際に効果的です。
具体例
- 作業手順を説明する際は、番号付きリストや図解を用意する
- スケジュールを共有する際は、カレンダー形式で視覚化する
- 位置関係を説明する際は、簡単な地図やイラストを使う
間違いやすいポイント
視覚情報に頼りすぎると、重要な説明が省略されてしまうことがあります。
視覚情報は補助的なものとして使い、基本的な説明は言葉でもしっかり伝えましょう。
文化的背景を考慮する
言葉の背景には文化があります。
日本特有の考え方や慣習に基づく表現は、外国人には伝わりにくいことを理解しておきましょう。
具体例
改善前： 「報告書は空気を読んで修正してください。」
改善後： 「報告書は以下の3点を確認して修正してください。1. 数字は正確か、2. 文法は正しいか、3. お客様の名前に間違いはないか。」
間違いやすいポイント
「当然知っているはず」という前提で説明を省略すると、コミュニケーションギャップが生じます。
基本的なことでも、丁寧に説明する姿勢が大切です。
フィードバックを確認する
相手が理解できているかどうかを確認するため、定期的にフィードバックを求めましょう。
ただし、「わかりましたか？」という質問だけでは十分ではありません。
具体例
- 「今の説明を、あなたの言葉で教えてください」
- 「次にどんな作業をするか、確認してください」
- 「何か質問はありますか？質問があれば、いつでも聞いてください」
間違いやすいポイント
日本文化では「理解できていなくても、とりあえず頷く」ことがありますが、多くの外国文化ではそうではありません。
理解度を確認するためには、具体的な質問を投げかけましょう。
敬意を持った対応を心がける
やさしい日本語を使うことで、子ども扱いしているような印象を与えないように注意が必要です。
相手を尊重する姿勢は言葉遣い以上に重要です。
具体例
- 相手の名前を正確に呼ぶ
- 話をさえぎらず、最後まで聞く
- わからないことがあれば、恥ずかしがらずに質問する
間違いやすいポイント
外国人だからといって、過度に簡略化した言葉で話すと失礼に当たることがあります。
相手の日本語レベルに合わせて適切な表現を選びましょう。
すぐに使えるやさしい日本語の例文・テンプレート
ここでは、職場ですぐに使えるやさしい日本語の例文とテンプレートを紹介します。
状況別に活用できる表現をまとめました。
指示・依頼の例文
ビジネスシーンで最も頻繁に使われる指示や依頼の表現です。
明確で具体的な表現を心がけましょう。
敬語表現パターン
- 「〇〇をお願いできますか？」
- 例：「この書類を明日までに確認をお願いできますか？」
- 「〇〇していただけますか？」
- 例：「会議の前に資料を5部コピーしていただけますか？」
- 「〇〇をお願いします。」
- 例：「月曜日までにレポートの提出をお願いします。」
ビジネスシーン別パターン
- 締切がある依頼
- 「これは急ぎです。今日の午後3時までにお願いします。」
- 「これは優先度が高くありません。来週の金曜日までに終わらせてください。」
- 複数のステップがある作業
- 「最初に、このデータを入力してください。次に、グラフを作ってください。最後に、私にメールで送ってください。」
- 条件付きの依頼
- 「もし時間があれば、このファイルもチェックしてください。ない場合は、明日でも大丈夫です。」
間違いやすいポイント
遠回しな表現（「できれば〜」「よろしければ〜」など）は誤解を招くことがあります。緊急性や重要度は明確に伝えましょう。
説明・報告の例文
情報を伝える際の表現です。
論理的で分かりやすい説明を心がけましょう。
敬語表現パターン
- 「〇〇についてご説明します。」
- 例：「新しいシステムについてご説明します。」
- 「結果をお伝えします。」
- 例：「先週のイベントの結果をお伝えします。来場者は100人でした。」
- 「〇〇がわかりました。」
- 例：「調査の結果、原因がわかりました。」
ビジネスシーン別パターン
- 進捗報告
- 「プロジェクトは予定通り進んでいます。現在、全体の60%が完了しています。」
- 「スケジュールに遅れがあります。完成は来週になりそうです。」
- 問題報告
- 「問題が発生しました。サーバーが動いていません。IT部門に連絡しました。」
- 「お客様からクレームがありました。商品が壊れていたそうです。」
- 結果報告
- 「テストの結果、問題はありませんでした。」
- 「会議の結果、新しいプロジェクトを始めることになりました。」
間違いやすいポイント
報告の際、結論を最後に持ってくると、要点が伝わりにくくなります。
最初に結論を述べ、その後で詳細を説明する「PREP法」（Point-Reason-Example-Point）を意識しましょう。
質問・確認の例文
情報を収集したり、理解度を確かめたりする際の表現です。
敬語表現パターン
- 「〇〇を教えていただけますか？」
- 例：「会議の場所を教えていただけますか？」
- 「〇〇で合っていますか？」
- 例：「納期は今月末で合っていますか？」
- 「〇〇を確認させてください。」
- 例：「もう一度、締切日を確認させてください。」
ビジネスシーン別パターン
- スケジュール確認
- 「この会議は何時から何時までですか？」
- 「このプロジェクトの締切はいつですか？」
- 理解度確認
- 「説明は分かりましたか？もう一度説明しましょうか？」
- 「何か質問はありますか？」
- 意見収集
- 「このアイデアについて、どう思いますか？」
- 「他に良い方法はありますか？」
間違いやすいポイント
「分かりましたか？」だけで理解度を確認するのは十分ではありません。
具体的な内容について質問し、相手の理解度を確認しましょう。
業務シーン別のやさしい日本語表現
職場での代表的なシーンごとに、実践的なやさしい日本語の表現方法を解説します。
それぞれのシーンに合わせた効果的なコミュニケーション方法を身につけましょう。
会議・打ち合わせでの表現
会議や打ち合わせは、理解が難しい場面の一つです。
多くの情報が短時間でやり取りされるため、外国人社員にとっては特に負担が大きいでしょう。
会議の開始・終了
- 「今から会議を始めます。今日は3つのテーマについて話し合います。」
- 「次に、2つ目のテーマに移ります。」
- 「これで会議を終わります。次回は来週の水曜日、同じ時間です。」
意見を求める
- 「〇〇さんは、どう思いますか？」
- 「この提案について、質問はありますか？」
- 「他に意見はありますか？」
間違いやすいポイント
会議では、複数の人が同時に話したり、話題が急に変わったりすることがあります。
定期的に「今は〇〇について話しています」と整理すると良いでしょう。
メールやチャットでの表現
書面でのコミュニケーションは、読み返しができる利点がありますが、表情やトーンが伝わらない難しさもあります。
メールの基本構成
- 件名：内容が明確に分かるものにする
- 例：「【重要】明日の会議の時間変更について」
- 冒頭：簡潔な挨拶と目的
- 例：「おはようございます。明日の会議について連絡します。」
- 本文：要点を箇条書きで
- 例：
- 「会議の時間が変わりました。」
- 「新しい時間：午後2時〜3時」
- 「場所は同じです：会議室A」
- 例：
- 結び：必要なアクションと締めの挨拶
- 例：「ご確認ください。よろしくお願いします。」
緊急度の表現
- 緊急：「【緊急】すぐに返信してください。」
- 重要だが緊急ではない：「【重要】今週中に返信してください。」
- 一般情報：「【お知らせ】参考までに。」
間違いやすいポイント
日本語のメールは前置きが長くなりがちです。
要件を先に述べ、詳細は後から説明するスタイルが外国人社員には分かりやすいでしょう。
フィードバックや評価の表現
評価やフィードバックは、文化的な違いが顕著に表れる場面です。
日本的な遠回しな表現は避け、具体的で建設的なフィードバックを心がけましょう。
ポジティブなフィードバック
- 「このレポートは分かりやすいです。特に、データの分析が詳しくて良いです。」
- 「プレゼンテーションは上手でした。話し方がゆっくりで、とても分かりやすかったです。」
改善が必要なフィードバック
- 「このレポートは良いですが、もう少し改善できる点があります。グラフに日本語の説明を加えると、さらに分かりやすくなります。」
- 「プレゼンテーションの内容は良かったです。次回は、もう少しゆっくり話すと、もっと良くなります。」
間違いやすいポイント
日本では否定的なフィードバックを直接伝えることを避ける傾向がありますが、それが外国人社員には「問題がない」と誤解される可能性があります。
問題点は明確に伝えつつ、改善策も一緒に提案するとよいでしょう。
やさしい日本語を使う際の注意点
やさしい日本語を効果的に活用するためには、いくつかの注意点に気をつける必要があります。
ここでは、よくある失敗例と対策を解説します。
相手の日本語レベルに合わせる
相手の日本語能力は千差万別です。
日本語能力試験（JLPT）のN1（最上級）レベルの人もいれば、来日したばかりでN5レベルの人もいます。
相手のレベルを見極め、適切なやさしい日本語を選びましょう。
具体例
N1-N2レベル
ある程度の敬語や専門用語も理解できるため、通常の日本語に近い形で、やや複雑な表現も使用可能。
- 「この資料は今週中に確認していただけますか？何か不明点があれば、いつでもご質問ください。」
N3-N4レベル
基本的な日常会話はできるが、業務用語や複雑な表現は難しい。
- 「この書類を見てください。今週の金曜日までに確認してください。分からないことがあれば、いつでも質問してください。」
N5レベル
非常に基本的な日本語のみ理解可能。
- 「これを見てください。金曜日までにOKかNGか教えてください。分からないとき、質問してください。」
間違いやすいポイント
日本語レベルが高い相手に対して過度に簡略化した言葉遣いをすると、子ども扱いしているように受け取られる可能性があります。
敬意を持ちながら、相手のレベルに合わせた表現を選びましょう。
カタカナ語の使用に注意する
日本人にとっては馴染みのあるカタカナ語（外来語）も、外国人にとっては難しい場合があります。
特に、日本独自の意味で使われるカタカナ語（和製英語）は誤解の元になりやすいです。
具体例
誤解されやすいカタカナ語と言い換え例：
- 「アポイント」→「打ち合わせの予定」
- 「サービス残業」→「無給の残業」
- 「ノルマ」→「販売目標」
- 「マンション」→「集合住宅」
- 「バイト」→「アルバイト」「短時間の仕事」
間違いやすいポイント
英語圏出身者でも、日本独自のカタカナ英語は理解できないことが多いです。
また、英語以外の言語を母語とする人にとっては、さらに難しい場合があります。
基本的には和語や漢語を使い、必要に応じて説明を加えましょう。
非言語コミュニケーションの活用
言葉だけでなく、表情やジェスチャー、視覚資料などを活用することで、コミュニケーションの質が高まります。
特に抽象的な概念や感情を伝える際に効果的です。
具体例
効果的な非言語コミュニケーション：
- 重要なポイントを話すときは、指で数を示す
- 説明に合わせて、簡単な図や表を描く
- 「大きい」「小さい」などのサイズを表すときは、手で大きさを示す
- 方向を説明するときは、手で指し示す
間違いやすいポイント
非言語コミュニケーションの解釈は文化によって異なる場合があります。
例えば、頷きの意味や、OKサインの解釈は国によって違います。
基本的なジェスチャーを使いつつ、誤解がないか確認しながら進めましょう。
文化的背景を考慮したコミュニケーション方法
言語の違いだけでなく、文化的な背景の違いも理解することで、より効果的なコミュニケーションが可能になります。
ここでは、異文化コミュニケーションのポイントを解説します。
文化による考え方の違いを理解する
コミュニケーションスタイルや価値観は文化によって大きく異なります。
主な違いを理解しておくことで、誤解を減らせます。
具体例
高コンテキスト文化と低コンテキスト文化：
- 日本（高コンテキスト）：言葉にしなくても察することを重視
- 欧米諸国（低コンテキスト）：明示的に言葉で伝えることを重視
集団主義と個人主義：
- 日本（集団主義）：チームの調和を重視、自己主張は控えめ
- 欧米諸国（個人主義）：個人の意見や権利を重視、自己主張を評価
間違いやすいポイント
日本的な「察する」文化を前提にしたコミュニケーションは、外国人社員には通じないことが多いです。
特に重要な情報は、明確に言葉で伝えることを心がけましょう。
異文化理解のための基本姿勢
異文化コミュニケーションの基本は、相互理解と尊重です。
以下の姿勢を持つことで、円滑なコミュニケーションが可能になります。
具体例
- オープンマインド：自分の文化が「正しい」という前提を持たない
- 「日本ではこうしますが、あなたの国ではどうですか？」
- 積極的傾聴：相手の言葉に耳を傾け、理解しようとする姿勢
- 「もう少し詳しく教えてください。興味があります。」
- 双方向の学び：お互いの文化から学ぶ姿勢
- 「その考え方は面白いですね。日本のビジネスにも取り入れられそうです。」
間違いやすいポイント
外国人社員に対して「日本のやり方に合わせるべき」という一方的な姿勢ではなく、相互に学び合う関係を築くことが重要です。
異なる考え方や習慣を「間違い」ではなく「違い」として受け入れる柔軟性を持ちましょう。
文化によって異なるビジネス習慣
ビジネス習慣は国や地域によって大きく異なります。
主な違いを理解しておくことで、スムーズな業務が可能になります。
具体例
時間感覚：
- 「会議は9時に始まります」という場合、日本では数分前に集まることが一般的ですが、国によっては10分程度の遅れは許容される場合もあります。
仕事の進め方：
- 日本：集団での意思決定、根回し文化
- 欧米：個人の責任と権限が明確
ミーティングの進行：
- 日本：上司の発言が中心、意見は控えめに
- 欧米：活発な議論、意見交換が重視される
間違いやすいポイント
相手の文化的背景を理解せずに、日本のビジネス習慣を押し付けると、外国人社員のモチベーション低下や誤解を招く可能性があります。
お互いの文化を尊重しながら、適切なコミュニケーション方法を見つけましょう。
やさしい日本語の効果的な学習方法
社内でやさしい日本語を浸透させるためには、継続的な学習と実践が重要です。
ここでは、組織全体で取り組める効果的な学習方法を紹介します。
研修プログラムの実施
外国人社員と接する機会の多い社員向けに、やさしい日本語の研修プログラムを実施することが効果的です。
具体例
研修内容の例：
- やさしい日本語の基本原則の説明
- 一般的な日本語とやさしい日本語の言い換え演習
- ロールプレイによる実践練習
- 異文化コミュニケーションの基本知識
間違いやすいポイント
一度の研修だけでは定着しません。
定期的な研修や、日常業務の中でのフォローアップが必要です。
また、外国人社員自身にもフィードバックを求め、よりよいコミュニケーション方法を一緒に考える姿勢が大切です。
社内リソースの整備
業務に必要な情報やマニュアルを、やさしい日本語版で用意することで、外国人社員の業務効率が向上します。
具体例
整備すべき社内リソース：
- 業務マニュアルのやさしい日本語版
- 社内規則のやさしい日本語版
- よく使うビジネス用語集（日本語・英語・その他言語）
- やさしい日本語の例文集・テンプレート集
間違いやすいポイント
日本語・英語の2言語だけでは不十分な場合もあります。
社内の外国人社員の構成に応じて、必要な言語を検討しましょう。
また、単に翻訳するだけでなく、文化的な背景も考慮した説明を加えることが重要です。
日常的な実践とフィードバック
研修やマニュアルだけでなく、日常的な業務の中での実践とフィードバックが最も効果的です。
具体例
実践方法：
- 朝礼やミーティングでやさしい日本語を意識して話す
- メールやチャットでやさしい日本語を使う
- 定期的に外国人社員からフィードバックを得る
- 「今の説明は分かりましたか？」と確認する習慣をつける
間違いやすいポイント
やさしい日本語の使用が特別なことではなく、日常的な習慣となるよう意識することが大切です。
また、外国人社員だけでなく、日本人社員同士のコミュニケーションでも、分かりやすい日本語を心がけるとよいでしょう。
まとめ：外国人社員との円滑なコミュニケーションのために
外国人社員とのコミュニケーションを円滑にするためには、言語の壁を低くする「やさしい日本語」の活用が効果的です。
本記事では、その基本的な考え方から実践的な例文、文化的背景の理解まで幅広く解説しました。
やさしい日本語の核心は、相手を尊重する気持ちと、伝わりやすさへの配慮です。
短い文、基本的な語彙、具体的な表現を心がけることで、外国人社員にも理解しやすいコミュニケーションが可能になります。
同時に、言語だけでなく文化的な背景の違いも理解することが重要です。
お互いの文化を尊重し、学び合う姿勢を持つことで、多様性を活かした職場環境を作ることができます。
やさしい日本語は、外国人社員だけでなく、日本人社員にとっても分かりやすいコミュニケーションツールです。
組織全体で取り組むことで、より効率的で働きやすい職場環境を実現できるでしょう。
明日から早速、この記事で紹介した例文やテンプレートを活用して、外国人社員とのコミュニケーションを改善してみてください。
小さな一歩が、大きな変化を生み出します。
よくある質問（FAQ）
Q1: やさしい日本語を使うと、失礼にならないでしょうか？
A1: やさしい日本語は、相手を尊重する気持ちを持って使えば失礼にはなりません。
単に言葉を簡単にするだけでなく、相手の理解度に合わせて適切な表現を選ぶことが重要です。
過度に簡略化すると子ども扱いしているように受け取られる可能性があるため、相手の日本語レベルを見極めて調整しましょう。
Q2: 外国人社員の日本語レベルはどのように判断すればよいですか？
A2: まずは簡単な会話から始め、反応を見ながら徐々に判断するとよいでしょう。
また、直接「日本語のレベルはどのくらいですか？」と尋ねたり、「JLPT（日本語能力試験）のレベルは？」と聞いたりするのも一つの方法です。
ただし、相手のプライドを傷つけないよう配慮が必要です。
Q3: 専門用語はどのように説明すればよいですか？
A3: 専門用語を使う際は、以下の方法で説明を加えるとよいでしょう。
- 括弧内に簡単な説明を加える：「減価償却（モノの価値が時間とともに減ること）」
- 具体例を示す：「在庫管理、例えば倉庫にある商品の数を把握することです」
- 図や表で視覚的に説明する
Q4: 翻訳アプリやツールを使うべきでしょうか？
A4: 翻訳アプリやツールは補助的に活用するとよいでしょう。
ただし、自動翻訳には限界があり、特にビジネス用語や専門用語の翻訳は正確でないことも多いです。
重要な情報を伝える際は、やさしい日本語で直接伝えるか、プロの通訳者を介することをおすすめします。
Q5: 外国人社員が日本語での会議についていけない場合、どうすればよいですか？
A5: 以下の対策が効果的です。
- 事前に会議の議題や資料を共有する
- 会議中はゆっくり、はっきり話す
- 重要なポイントは板書や図示する
- 会議後に要点をまとめた議事録を共有する
- 必要に応じて、会議後に個別にフォローアップする
Q6: やさしい日本語を社内に浸透させるには、どうすればよいですか？
A6: 以下の方法が効果的です。
- 経営層からのメッセージとして発信する
- 社内研修を実施する
- 社内資料にやさしい日本語版を用意する
- やさしい日本語の例文集やガイドラインを共有する
- 成功事例を社内で共有し、効果を実感してもらう
Q7: 外国人社員への評価面談ではどのように伝えればよいですか？
A7: 評価面談では、以下の点に気をつけるとよいでしょう。
- ポジティブな点は具体的に伝える
- 改善点も具体的かつ建設的に伝える
- 曖昧な表現を避け、明確に伝える
- 必要に応じて文書でも伝える
- 相手の理解度を確認しながら進める
「やさしい日本語」を活用した「外国人社員とのビジネスコミュニケーション研修」を実施している会社もあります。
外部講師を招いて研修を行うことで、より体系的に学ぶことができます。
