「忘年会の案内メールは、どんな文章で送ればよい？」
「社内向けと取引先向けでは、書き方を変えた方がよい？」
「会費や出欠確認の締め切りは、どう書けば分かりやすい？」
年末が近づくと、社内や取引先との忘年会の幹事を任されることがあります。
幹事の仕事は、会場を予約するだけではありません。参加者への案内、出欠確認、人数調整、開催前の連絡など、準備することが多くあります。
特に案内メールは、参加者が予定を確認し、参加するかどうかを判断するための大切な連絡です。
結論から言うと、忘年会の案内メールでは「日時・会場・会費・出欠回答期限・回答方法・連絡先」を明確にすることが重要です。
これらを最初の案内で伝えておくと、参加者からの問い合わせや、幹事による再確認を減らしやすくなります。
例えば、社内向けの基本的な案内は次のとおりです。
件名：【出欠回答〇月〇日まで】〇〇部 忘年会のご案内
〇〇部の皆さん
お疲れさまです。幹事の佐藤です。
今年も一年間お疲れさまでした。
日頃の労をねぎらい、部署内の交流を深める機会として、忘年会を開催します。
【日時】12月〇日（〇）19:00～21:00
【会場】〇〇
【住所】〇〇
【会費】〇〇円
【出欠回答期限】12月〇日（〇）
【回答方法】このメールに出席・欠席を返信
【連絡先】幹事・佐藤
参加は任意ですので、ご都合に合わせてお知らせください。
人数確認のため、出席・欠席のどちらの場合も、期限までにご回答いただけますと助かります。
よろしくお願いします。
幹事 佐藤
この記事では、忘年会の案内メール文例18選を、社内・取引先・上司・幹事向けに紹介します。
さらに、送信時期、出欠確認、未回答者へのリマインド、会場・日時の変更、キャンセル料のお知らせ、開催後のお礼まで解説します。
- 忘年会の案内メールに必要な6つの項目
- 忘年会の案内メールはいつ送る？幹事のスケジュール
- 【社内向け】忘年会の案内メール文例6選
- 【上司・取引先向け】忘年会の案内メール文例4選
- 【出欠確認・リマインド】幹事のメール文例4選
- 【変更・キャンセル・お礼】忘年会の連絡文例4選
- 忘年会の案内メールを分かりやすくするコツ
- 忘年会の案内で避けたいNG対応
- 忘年会の幹事向けチェックリスト
- 忘年会の案内メールに関するよくある質問
- Q. 忘年会の案内メールには何を書けばよいですか？
- Q. 忘年会の案内メールはいつ送るのがよいですか？
- Q. 忘年会の案内は何週間前に送るべきですか？
- Q. 忘年会の案内メールの件名は何がよいですか？
- Q. 出欠回答は欠席者にも求めてよいですか？
- Q. 忘年会の案内メールに「参加は任意」と書いてよいですか？
- Q. 会費が決まっていない場合はどう書けばよいですか？
- Q. 上司や役員には個別に案内した方がよいですか？
- Q. 取引先へ忘年会の案内メールを送ってもよいですか？
- Q. 未回答者への催促メールは送ってもよいですか？
- Q. 当日の案内を再送する必要はありますか？
- Q. 忘年会の日時を変更する場合はどう知らせますか？
- Q. 会場変更の連絡では何を伝えますか？
- Q. キャンセル料の案内は必須ですか？
- Q. 出欠をLINEやTeamsで集めてもよいですか？
- Q. 忘年会の案内に時候の挨拶は必要ですか？
- Q. 欠席すると連絡が来たら幹事はどう返信しますか？
- Q. 忘年会を欠席する本人向けの文例はありますか？
- まとめ｜忘年会の案内メールは参加者が回答しやすい内容にする
- 関連記事｜忘年会・新年会の案内と欠席連絡
忘年会の案内メールに必要な6つの項目
忘年会の案内メールでは、参加者が必要な情報を一目で確認できることが大切です。
長い挨拶文を書くより、開催概要を整理しましょう。
1. 開催目的と参加対象
まず、どのような忘年会なのかを簡潔に伝えます。
書き方の例
「今年一年の労をねぎらい、部署内の交流を深めるため、忘年会を開催します。」
「日頃お世話になっている皆さまへの感謝を込め、忘年会を企画いたしました。」
部署限定なのか、全社員が対象なのか、社外の関係者も参加するのかを明確にしましょう。
また、任意参加の会であれば、その旨を記載すると参加者が判断しやすくなります。
2. 開催日時と終了予定時刻
開催日は、月日・曜日・開始時刻を記載します。
終了予定時刻や受付開始時刻も決まっていれば記載しましょう。
記載例
【日時】12月〇日（〇）19:00～21:00
【受付開始】18:45
曜日や時刻の間違いは、参加者に大きな影響を与えます。
送信前にカレンダーと照合してください。
3. 会場名・住所・アクセス
会場の情報は、名称だけでなく住所も記載すると親切です。
記載例
【会場】レストラン〇〇
【住所】東京都〇〇区〇〇
【最寄り駅】〇〇駅
【会場URL】〇〇
会場が未定の場合は、未確定であることを明記し、決定後に改めて案内しましょう。
4. 会費と支払い方法
会費は、参加するかどうかを判断する重要な情報です。
記載例
【会費】5,000円
【支払い方法】当日、受付で集金
会社が全額を負担する場合は、
「会費：無料（会社負担）」
などと書けます。
会費が未定なら、見込み額であることを明確にしてください。
5. 出欠回答期限と回答方法
幹事が特に注意したい項目です。
記載例
【出欠回答期限】12月〇日（〇）
【回答方法】このメールに出席・欠席を返信
出欠フォームを使う場合は、フォームのURLを案内します。
欠席する人にも回答してほしい場合は、
「参加・不参加のどちらの場合もご回答ください。」
と明記しましょう。
6. 変更時の連絡先
一度出席と回答した後に、予定が変わることもあります。
そのため、幹事の連絡先も記載しておくと安心です。
記載例
【変更連絡先】幹事・佐藤
【メール】sato@example.com
【社内チャット】〇〇
会場のキャンセル条件が分かっている場合は、必要に応じて案内に含めましょう。
忘年会の案内メールはいつ送る？幹事のスケジュール
忘年会の案内時期に全国共通の決まりはありません。
開催日や予約条件、参加人数によって調整しましょう。
最初の案内は予定を調整できる時期に送る
忘年会は、仕事納めや年末の業務調整、家庭の予定などが重なりやすい時期に開催されます。
そのため、参加者が予定を確認できるよう、余裕を持って案内することが望ましいでしょう。
ただし、「必ず1か月前までに送る」といった固定のルールはありません。
早い段階で日程が決まっている場合は、まず開催日だけを知らせ、詳細を後から共有する方法もあります。
出欠回答期限は会場の人数確定日から決める
出欠回答期限を決める前に、会場の予約条件を確認しましょう。
確認しておきたいのは、人数変更の期限や、コース料理などの手配条件です。
会場へ人数を確定する日よりも前に社内の回答を集めれば、調整しやすくなります。
ただし、予約内容によって条件は異なるため、実際の契約や案内に従ってください。
回答が集まらない場合はリマインドする
出欠の回答期限が近づいても、未回答の人がいる場合があります。
その際は、回答をお願いするメールやチャットを送りましょう。
ただし、出欠の回答を求めることと、忘年会への参加を強制することは別です。
「出席・欠席のどちらでも構いませんので、ご回答をお願いします。」
など、相手が答えやすい文章にしましょう。
開催直前は日時・場所を再案内する
開催日が近づいたら、出席予定者へ最終案内を送ると便利です。
特に、会場の場所や集合時間、会費の支払い方法などは再確認しやすいよう整理しましょう。
ただし、何度も同じ内容のメールを送る必要はありません。
会場変更などの重要事項がある場合は、別途明確に知らせます。
【社内向け】忘年会の案内メール文例6選
ここからは、そのまま使える完成文例を紹介します。
日時・場所・会費・連絡先などは実際の情報に置き換えてください。
文例1：社内向けの基本的な忘年会案内
件名：【忘年会のご案内】12月〇日開催・出欠回答のお願い
社員各位
お疲れさまです。忘年会幹事の佐藤です。
今年も残すところわずかとなりました。
日頃の労をねぎらい、社員同士の交流を深める機会として、忘年会を開催します。
【日時】12月〇日（〇）19:00～21:00
【会場】〇〇
【住所】〇〇
【会費】〇〇円
【回答期限】12月〇日（〇）
【回答方法】このメールに出席・欠席を返信
【問い合わせ先】幹事・佐藤
参加は任意ですので、ご都合に合わせてお知らせください。
人数確認のため、出席・欠席のどちらの場合も期限までにご回答をお願いします。
よろしくお願いいたします。
幹事 佐藤
文例2：部署内の少人数の忘年会を案内する
件名：【〇〇部 忘年会】出欠確認のお願い
〇〇部の皆さん
お疲れさまです。幹事の佐藤です。
今年一年の締めくくりとして、部署の忘年会を企画しました。
普段の業務ではなかなか話せないメンバーとも、交流できる機会になればと思っています。
【日時】12月〇日（〇）19:00から
【会場】〇〇
【会費】〇〇円
【回答期限】12月〇日（〇）
【回答先】佐藤まで社内チャットで連絡
参加できる方も、難しい方も、期限までに教えてください。
参加は任意ですので、無理のない範囲でご検討ください。
よろしくお願いします。
佐藤
文例3：全社員向けの正式な忘年会案内
件名：【ご案内】全社忘年会の開催について
社員各位
お疲れさまです。総務部の佐藤です。
本年も各部署での業務にご尽力いただき、ありがとうございました。
このたび、社員間の交流を目的として、全社忘年会を開催いたします。
開催概要は下記のとおりです。
【開催日】12月〇日（〇）
【開催時間】18:30～20:30
【会場】〇〇ホテル 〇階〇〇会場
【住所】〇〇
【会費】〇〇円
【出欠回答期限】12月〇日（〇）
【回答方法】社内フォームより回答
【担当窓口】総務部・佐藤
参加は任意です。
人数確認のため、出席・欠席のいずれの場合も、期限までに回答にご協力いただけますと幸いです。
よろしくお願いいたします。
総務部 佐藤太郎
文例4：会費無料・会社負担の忘年会を案内する
件名：【参加費無料】忘年会開催のお知らせ
〇〇部の皆さん
お疲れさまです。幹事の佐藤です。
今年一年の労をねぎらう機会として、忘年会を開催します。
開催概要は以下のとおりです。
【日時】12月〇日（〇）19:00～21:00
【会場】〇〇
【住所】〇〇
【参加費】無料（会社負担）
【回答期限】12月〇日（〇）
【回答方法】指定フォームより回答
参加は任意となります。
参加・不参加のどちらの場合も、人数確認のため回答をお願いします。
どうぞよろしくお願いいたします。
幹事 佐藤
文例5：カジュアルなチーム向けの忘年会案内
件名：〇〇チーム忘年会のお知らせ
チームの皆さん
お疲れさまです。佐藤です。
今年も一年、お疲れさまでした。
日頃の感謝を込めて、チームで忘年会を開きたいと思います。
【日時】12月〇日（〇）19:00～21:00
【場所】〇〇
【会費】〇〇円
【回答期限】12月〇日（〇）
【回答方法】社内チャットで佐藤へ連絡
参加は自由ですので、予定が合う方はぜひご検討ください。
欠席の場合も、人数確認のため一言知らせてもらえると助かります。
よろしくお願いします。
佐藤
文例6：開催日だけ先に知らせる仮案内
件名：【日程のご案内】〇〇部忘年会について
〇〇部の皆さん
お疲れさまです。幹事の佐藤です。
今年の忘年会について、開催候補日が決まりましたのでお知らせします。
【開催候補日】12月〇日（〇）
【開始予定時刻】19:00頃
【会場】現在調整中
【会費】未定
現時点では日時・会場ともに確定前のため、詳細は決まり次第改めてご案内します。
参加を希望される方の予定を確認したいため、〇月〇日までに、候補日のご都合をお知らせいただけますと助かります。
正式な出欠確認は、開催内容が確定した後に行います。
よろしくお願いします。
幹事 佐藤
【上司・取引先向け】忘年会の案内メール文例4選
上司や取引先を招く場合は、丁寧な言葉を使いながら、相手が参加の可否を判断できる内容にします。
文例7：上司へ忘年会の出欠を確認する
件名：【ご出欠確認】〇〇部 忘年会について
山田部長
お疲れさまです。幹事の佐藤です。
今年の〇〇部忘年会を、下記の日程で予定しております。
ご都合がよろしければ、ご参加いただけますと幸いです。
【日時】12月〇日（〇）19:00～21:00
【会場】〇〇
【住所】〇〇
【会費】〇〇円
【回答期限】12月〇日（〇）
お忙しいところ恐れ入りますが、ご出欠をお知らせいただけますでしょうか。
どうぞよろしくお願いいたします。
佐藤
文例8：役員を正式に招待する
件名：【ご案内】弊社忘年会へのご出席について
〇〇本部長
お疲れさまです。総務部の佐藤です。
本年も残り少なくなってまいりました。
このたび、社員間の交流と一年間の労をねぎらう機会として、忘年会を開催いたします。
ご都合がよろしければ、ご出席賜れますと幸いです。
【日時】12月〇日（〇）18:30～20:30
【会場】〇〇ホテル 〇階〇〇会場
【所在地】〇〇
【会費】〇〇円
【ご回答期限】12月〇日（〇）
ご多忙のところ恐縮ですが、ご検討のほどよろしくお願い申し上げます。
総務部 佐藤太郎
文例9：取引先を忘年会に招待する
件名：【ご招待】弊社忘年会のご案内
株式会社〇〇
営業部 山田様
いつも大変お世話になっております。
株式会社△△の佐藤です。
本年も格別のお力添えを賜り、誠にありがとうございました。
このたび、日頃お世話になっている皆さまとの交流の機会として、弊社忘年会を開催することとなりました。
ご都合がよろしければ、ご参加いただけますと幸いです。
【日時】12月〇日（〇）18:30～20:30
【会場】〇〇
【住所】〇〇
【会費】〇〇
【ご回答期限】12月〇日（〇）
【回答先】佐藤（sato@example.com）
ご多忙の時期と存じますので、ご無理のない範囲でご検討ください。
ご出席・ご欠席のいずれの場合も、ご一報いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。
株式会社△△
営業部 佐藤太郎
※社外の方をご招待する際は、飲食費の負担や贈答・接待に関する双方の社内規程を確認してください。
文例10：複数の取引先が参加する交流会を案内する
件名：【開催のご案内】年末交流会・忘年会について
関係各社ご担当者様
平素より大変お世話になっております。
株式会社△△の佐藤です。
本年も多大なるご協力を賜り、誠にありがとうございました。
このたび、関係各社の皆さまとの交流を目的として、年末交流会を開催いたします。
開催概要は下記のとおりです。
【日時】12月〇日（〇）18:30～20:30
【会場】〇〇
【所在地】〇〇
【参加対象】ご案内をお送りした関係企業の皆さま
【参加費】〇〇円
【出欠回答期限】12月〇日（〇）
【回答方法】指定フォームより回答
【お問い合わせ先】株式会社△△ 佐藤
ご参加は任意となります。
ご都合がよろしければ、ご参加いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。
株式会社△△
佐藤太郎
※複数の社外宛先へ送信する際は、参加企業や担当者のメールアドレスが意図せず共有されないよう注意しましょう。
【出欠確認・リマインド】幹事のメール文例4選
忘年会の案内を送った後は、出欠の回収や人数確定が必要です。
そのときに使える文例を紹介します。
文例11：出欠回答期限が近づいた場合
件名：【出欠回答のお願い】忘年会の締め切りについて
〇〇部の皆さん
お疲れさまです。幹事の佐藤です。
先日ご案内した忘年会について、出欠回答の期限が近づいておりますので、お知らせします。
【開催日】12月〇日（〇）
【回答期限】12月〇日（〇）
【回答方法】指定フォームより回答
まだ回答していない方は、期限までにご登録をお願いします。
出席・欠席のどちらでも構いません。
すでに回答済みの方は、再度の対応は不要です。
ご協力ありがとうございます。
幹事 佐藤
文例12：未回答者へ個別に出欠を確認する
件名：【ご確認】忘年会の出欠について
山田さん
お疲れさまです。幹事の佐藤です。
忘年会の出欠について、現時点で回答を確認できていないため、ご連絡しました。
【開催日】12月〇日（〇）
【回答希望日】12月〇日（〇）
出席・欠席のどちらでも構いませんので、ご都合をお知らせください。
すでに回答済みでしたら、行き違いとなり失礼しました。
よろしくお願いします。
佐藤
文例13：出席者へ開催直前の最終案内を送る
件名：【参加者向け】忘年会の当日案内（12月〇日）
忘年会にご参加予定の皆さん
お疲れさまです。幹事の佐藤です。
忘年会の開催日が近づきましたので、当日の詳細を改めてご案内します。
【日時】12月〇日（〇）19:00～21:00
【受付開始】18:45
【会場】〇〇
【住所】〇〇
【会費】〇〇円
【支払い方法】当日受付で集金
【当日の連絡先】幹事・佐藤（〇〇）
ご都合が変わった場合は、できるだけ早めにお知らせください。
当日はどうぞよろしくお願いします。
幹事 佐藤
文例14：参加人数を最終確定する
件名：【最終確認】忘年会の参加予定について
忘年会に出席予定の皆さん
お疲れさまです。幹事の佐藤です。
会場への人数確定に向けて、参加予定の最終確認を行います。
【開催日】12月〇日（〇）
【現在の登録】出席
【変更連絡期限】12月〇日（〇）
【変更連絡先】幹事・佐藤
出席予定に変更がない場合は、返信不要です。
変更がある方のみ、上記の期限までにご連絡ください。
よろしくお願いします。
佐藤
※最終変更期限は、実際の会場の予約条件を確認したうえで設定してください。
【変更・キャンセル・お礼】忘年会の連絡文例4選
開催準備の途中で日程や会場が変わった場合は、重要な変更内容を明確に知らせましょう。
文例15：忘年会の開催日時を変更する
件名：【重要・日時変更】忘年会の開催について
忘年会の参加予定者各位
お疲れさまです。幹事の佐藤です。
先日ご案内しておりました忘年会について、開催日時を変更することとなりました。
【変更前】12月〇日（〇）19:00～21:00
【変更後】12月〇日（〇）19:00～21:00
【会場】〇〇（変更なし）
【会費】〇〇円（変更なし）
すでに予定を調整いただいていたところ、申し訳ありません。
日時変更に伴い出欠が変わる方は、12月〇日（〇）までにご連絡ください。
お手数をお掛けしますが、よろしくお願いします。
幹事 佐藤
文例16：忘年会の会場を変更する
件名：【重要・会場変更】忘年会の開催場所について
忘年会の参加予定者各位
お疲れさまです。幹事の佐藤です。
12月〇日開催の忘年会について、会場が変更となりましたのでお知らせします。
【変更前の会場】〇〇
【変更後の会場】△△
【新住所】〇〇
【最寄り駅】〇〇駅
【開催日時】12月〇日（〇）19:00～21:00（変更なし）
【会費】〇〇円（変更なし）
以前の案内と会場が異なりますので、お間違えのないようご確認ください。
ご不明な点がありましたら、幹事までご連絡ください。
よろしくお願いします。
幹事 佐藤
文例17：欠席・キャンセル料の取り扱いを案内する
件名：【ご確認】忘年会の出欠変更・キャンセルについて
忘年会の参加予定者各位
お疲れさまです。幹事の佐藤です。
忘年会の出欠変更について、会場から確認した内容をご案内します。
【開催日】12月〇日（〇）
【人数変更の連絡期限】12月〇日（〇）
【会場のキャンセル規定】〇〇
【変更連絡先】幹事・佐藤
期限後に欠席へ変更する場合は、予約条件に応じてキャンセル料が発生する可能性があります。
予定が変わった場合は、できるだけ早めにご連絡ください。
費用の扱いについて不明な点がありましたら、個別にお問い合わせください。
よろしくお願いします。
幹事 佐藤
※キャンセル規定と費用負担の方法を確認したうえで使用してください。実際に決まっていない金額や条件を記載しないようにします。
文例18：忘年会開催後のお礼メール
件名：【御礼】忘年会へのご参加ありがとうございました
忘年会にご参加いただいた皆さん
お疲れさまです。幹事の佐藤です。
先日は忘年会にご参加いただき、ありがとうございました。
皆さんのご協力のおかげで、無事に開催することができました。
準備や当日の進行に協力してくださった方にも、改めてお礼申し上げます。
今年も残りわずかとなりましたが、引き続きよろしくお願いします。
幹事 佐藤
※お礼メールは必須ではありません。開催後の時期に合わせて「今年も」「来年も」などの表現を調整してください。
忘年会の案内メールを分かりやすくするコツ
幹事が送る案内では、読みやすさと回答のしやすさが重要です。
件名に開催日と回答期限を入れる
件名例
「【12月〇日開催】忘年会のご案内・出欠回答12月〇日まで」
開催日と回答期限を件名に入れると、受信者が重要な情報を把握しやすくなります。
ただし、長すぎる件名は避け、必要な情報に絞りましょう。
開催概要は箇条書きで整理する
開催日時、会場、会費などを長い文章で説明すると、重要な情報を見落とされる可能性があります。
項目を分けて整理すると、スマートフォンでも確認しやすくなります。
また、変更が発生した場合は、変更前と変更後を並べると分かりやすくなります。
返信方法は一つにまとめる
メール・チャット・フォームなど複数の方法で回答を受け付けると、管理が難しくなる場合があります。
可能であれば、出欠回答の方法を統一しましょう。
フォームを使用する場合は、回答リンクに誤りがないか、送信前に確認してください。
欠席回答をしやすい文章にする
任意参加の忘年会なら、
「出席・欠席のどちらでも構いませんので、ご回答ください。」
と書くと自然です。
参加率を上げるために、欠席しにくい雰囲気をつくる必要はありません。
飲酒しない人や食事に配慮が必要な人を考える
忘年会に参加する人の中には、飲酒しない人や、食事の選択肢に配慮が必要な人もいます。
会場で対応できる範囲を確認し、必要な場合は案内に記載しましょう。
ただし、個人的な健康状態や事情を、全員に公開する形で回答させないように注意してください。
忘年会の案内で避けたいNG対応
案内メールの内容によっては、参加者に誤解や負担を与える可能性があります。
幹事として注意したい点を確認しましょう。
NG1：開催情報が決まっていないのに確定と書く
避けたい表現
「12月〇日に忘年会を開催します。」
※日時がまだ仮の段階の場合。
改善例
「12月〇日を候補日として、忘年会の開催を検討しています。」
開催情報が未確定なら、その旨を明記しましょう。
NG2：会費が不明なまま回答を求める
避けたい対応
会費の情報がないまま、参加・不参加の回答を求める。
改善例
「会費は〇〇円程度を予定しています。確定後、改めてご案内します。」
参加判断に関係する情報は、できるだけ早く共有しましょう。
NG3：「全員参加」を当然のように求める
避けたい表現
「忘年会には必ず全員参加してください。」
改善例
「参加は任意ですので、ご都合に合わせてご回答ください。」
実際に任意参加の会であれば、参加を強制するような案内は避けましょう。
ただし、勤務時間内に業務として実施する行事の場合は、その位置付けや会社のルールを確認する必要があります。
NG4：欠席理由を必要以上に尋ねる
避けたい対応
出欠フォームで、家庭の事情や病歴などを詳しく記入するよう求める。
改善例
出欠管理に必要な情報を中心に集め、不要な個人情報の取得を避けましょう。
NG5：キャンセル料を確認せず案内する
避けたい表現
「欠席した人は必ず会費を全額負担してください。」
改善例
「予約条件によりキャンセル料が発生する場合があります。詳細は幹事までお問い合わせください。」
費用については、実際の規定と会社の運用を確認しましょう。
NG6：返信がない人を出席扱いにする
避けたい対応
出欠未回答者を、自動的に出席として人数に含める。
改善例
未回答者には確認を行い、回答状況を管理しましょう。
事前に明確な運用が決まっていない限り、無回答を出席の意思表示とみなさないことが大切です。
NG7：社外宛先を不用意に一斉公開する
避けたい対応
関係のない複数の取引先へ、担当者全員のメールアドレスが見える形で一斉送信する。
改善例
個別送信や適切な宛先設定を使い、メールアドレスの取り扱いに注意しましょう。
NG8：会場や日時の変更を件名で知らせない
避けたい件名
「忘年会について」
改善例
「【重要・会場変更】忘年会の開催場所について」
変更内容が分かる件名にして、参加者が見落としにくいようにしましょう。
忘年会の幹事向けチェックリスト
案内メールを送る前後に、次の項目を確認しましょう。
- 忘年会の開催目的が明確になっている
- 参加対象者を確認した
- 日付・曜日・開始時刻に誤りがない
- 終了予定時刻が分かる
- 会場の予約状況を確認した
- 会場名・住所・アクセスが正しい
- 会費と支払い方法を記載した
- 任意参加かどうか適切に説明した
- 出欠回答期限を記載した
- 回答方法・フォームURLを確認した
- 出欠変更の連絡先を明記した
- 人数変更・キャンセルの条件を確認した
- 必要な食事や飲み物の配慮を検討した
- 参加者の個人情報の管理方法を確認した
- 未回答者への確認方法を決めた
- 出席者向けの最終案内を準備した
- 変更が生じた場合の連絡方法を決めた
- 会計や精算の担当者を確認した
忘年会の案内メールに関するよくある質問
Q. 忘年会の案内メールには何を書けばよいですか？
開催目的、日時、会場、会費、出欠回答期限、回答方法、連絡先を記載しましょう。
必要な情報を項目別に整理すると、参加者が確認しやすくなります。
Q. 忘年会の案内メールはいつ送るのがよいですか？
開催日や会場の予約条件によって異なります。
年末は予定が重なりやすいため、参加者が予定を調整できる余裕を持って案内しましょう。
Q. 忘年会の案内は何週間前に送るべきですか？
全国共通の決まりはありません。
会場の人数確定期限や社内の予定を確認し、適切な時期を設定してください。
Q. 忘年会の案内メールの件名は何がよいですか？
「【12月〇日開催】忘年会のご案内・出欠回答12月〇日まで」
など、開催日と回答期限が分かる件名が使いやすいでしょう。
Q. 出欠回答は欠席者にも求めてよいですか？
はい。
人数を正確に把握するため、参加・不参加の両方を回答してもらう方法があります。
ただし、参加の強制と混同しないようにしましょう。
Q. 忘年会の案内メールに「参加は任意」と書いてよいですか？
実際に任意参加の会であれば、明記すると参加者が判断しやすくなります。
業務上の行事を兼ねる場合は、会社の運用に合わせて案内してください。
Q. 会費が決まっていない場合はどう書けばよいですか？
「会費は〇〇円程度を予定しています。確定次第お知らせします。」
など、未確定であることを示しましょう。
Q. 上司や役員には個別に案内した方がよいですか？
会の規模や社内の慣習によります。
来賓として参加する場合など、必要に応じて個別に予定を確認しましょう。
Q. 取引先へ忘年会の案内メールを送ってもよいですか？
はい。
招待の目的や参加費用を明確にし、相手の負担にならないよう丁寧に案内しましょう。
接待・贈答に関する規程がある場合は、双方のルールを確認してください。
Q. 未回答者への催促メールは送ってもよいですか？
はい。
出欠管理のため、簡潔に回答をお願いできます。
ただし、参加を強く求めるのではなく、出席・欠席の意思を確認する文章にしましょう。
Q. 当日の案内を再送する必要はありますか？
必須ではありません。
ただし、開催日が近づいた段階で、会場・時間・会費などを再確認できるようにすると便利です。
Q. 忘年会の日時を変更する場合はどう知らせますか？
件名に「日時変更」と明記し、変更前と変更後を並べて記載しましょう。
参加者が予定を変更する必要がある場合は、出欠の再確認も行います。
Q. 会場変更の連絡では何を伝えますか？
新しい会場名、住所、アクセス、開催日時を伝えます。
以前の案内と異なる点を明確にしましょう。
Q. キャンセル料の案内は必須ですか？
費用負担に関わる条件がある場合は、事前に案内しておくと行き違いを減らせます。
実際の予約条件と会社のルールに沿って説明しましょう。
Q. 出欠をLINEやTeamsで集めてもよいですか？
社内で利用されている連絡手段であれば可能です。
ただし、情報が流れてしまわないよう、回答方法と期限を明確にし、出欠の記録を管理しましょう。
Q. 忘年会の案内に時候の挨拶は必要ですか？
社内向けの案内メールでは必須ではありません。
「お疲れさまです。幹事の佐藤です。」
など、普段の社内メールに合った書き出しで構いません。
社外向けには、前年のお礼や丁寧な挨拶を添えると自然です。
Q. 欠席すると連絡が来たら幹事はどう返信しますか？
「ご連絡ありがとうございます。欠席で承知しました。ご回答いただき、ありがとうございました。」
と簡潔に伝えられます。
出席から欠席への変更なら、必要に応じて人数調整やキャンセル料を確認しましょう。
Q. 忘年会を欠席する本人向けの文例はありますか？
はい。
欠席する本人が上司・幹事・取引先へ送る文章は、忘年会の欠席連絡・断り方文例20選をご覧ください。
新年会の場合は、新年会の欠席連絡・断り方文例20選も参考になります。
まとめ｜忘年会の案内メールは参加者が回答しやすい内容にする
忘年会の案内メールでは、丁寧な挨拶だけでなく、必要な開催情報を正確に伝えることが大切です。
特に、日時・会場・会費・出欠回答期限・回答方法・連絡先を明確にしましょう。
また、年末は多くの人が忙しい時期です。
参加者が予定を確認できる時期に案内し、未回答者には必要に応じてリマインドを送ると、人数管理がしやすくなります。
覚えておきたいポイントは、次の5点です。
- 件名で開催日と回答期限を分かりやすく示す
- 開催概要を箇条書きで整理する
- 出席・欠席のどちらも回答しやすい案内にする
- 会費やキャンセル条件を事実に基づいて知らせる
- 変更が生じたら早めに明確な連絡をする
迷った場合は、次の基本テンプレートを使用してください。
件名：【出欠回答〇月〇日まで】忘年会のご案内
〇〇部の皆さん
お疲れさまです。幹事の佐藤です。
今年一年の労をねぎらい、忘年会を開催します。
【日時】12月〇日（〇）19:00～21:00
【会場】〇〇
【住所】〇〇
【会費】〇〇円
【回答期限】12月〇日（〇）
【回答方法】このメールへ返信
【連絡先】幹事・佐藤
参加は任意ですので、ご都合に合わせてお知らせください。
人数確認のため、出席・欠席のどちらの場合も回答をお願いします。
よろしくお願いいたします。
幹事 佐藤
忘年会の案内メールでは、参加を強く促すことより、参加者が安心して出欠を判断できる情報をそろえることが重要です。
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※文例中の日時・曜日・会場・会費・連絡先は記入例です。実際の開催条件に合わせて修正してください。
