社内イベントへの参加を断る時、どのような表現が適切か悩むことはありませんか？
本記事では、BBQ、忘年会、社員旅行などの社内イベントを欠席する際の丁寧な断り方と例文を紹介します。
状況別のテンプレートを活用して、円滑なコミュニケーションを保ちながら欠席の意思を伝えましょう。
この記事でわかること
- 社内BBQ、忘年会、社員旅行の欠席メール例文
- 研修・セミナー欠席の適切な連絡方法
- 状況別（体調不良・家庭の事情など）の断り方
- 上司・同僚への効果的な断り方の違い
- 欠席連絡後のフォローアップ方法
さっそく、すぐに使える社内イベント欠席の例文とポイントを見ていきましょう。
すぐに使える社内イベント欠席の例文テンプレート
社内イベントの欠席連絡は、シンプルながらも丁寧さが求められます。
以下の例文をそのまま使用するか、状況に合わせてアレンジしてください。
BBQ欠席の例文
敬語表現（上司向け）:
件名：社内BBQ欠席のご連絡
○○部 部長 △△様
お世話になっております。○○部の□□です。
来週土曜日に予定されている社内BBQについて、誠に恐縮ですが、急な家族の用事が入ってしまい、参加できなくなりました。楽しみにしていただけに大変残念です。
既に参加費は支払済みですので、そのままイベント費用に充てていただければと思います。
ご迷惑をおかけして申し訳ございませんが、何卒ご理解いただけますようお願い申し上げます。
以上、よろしくお願いいたします。
○○部 □□
ビジネスシーン（同僚・幹事向け）:
件名：社内BBQ不参加の連絡
BBQ幹事の○○さん
お疲れ様です。□□です。
来週予定されている社内BBQについて連絡です。
当日、以前から計画していた家族との予定が入っており、参加できなくなりました。
準備を進めている中での連絡となり申し訳ありません。
参加費については既に支払い済みですので、返金は不要です。
みなさんで楽しんでください。
何かあればいつでも連絡ください。
□□
忘年会欠席の例文
敬語表現（上司向け）:
件名：忘年会欠席のご連絡
○○部 部長 △△様
お世話になっております。○○部の□□です。
12月15日に予定されている部署の忘年会について、誠に恐縮ですが、体調不良のため欠席させていただきたく存じます。
皆様との親睦を深める貴重な機会でしたので、参加できないことを大変残念に思っております。
参加費につきましては、既にお支払い済みですので、そのままご使用ください。
ご理解いただけますと幸いです。
以上、よろしくお願いいたします。
○○部 □□
ビジネスシーン（同僚・幹事向け）:
件名：忘年会欠席のお知らせ
忘年会幹事の○○さん
お疲れ様です。□□です。
来週の忘年会について、風邪をひいてしまい、完治の見込みが立たないため欠席させてください。
せっかく準備していただいたのに申し訳ありません。
参加費は既に支払っていますので、返金不要です。
皆さんの様子は後日ぜひ教えてください。
よろしくお願いします。
□□
社員旅行欠席の例文
敬語表現（上司向け）:
件名：社員旅行欠席のご連絡
人事部 △△様
お世話になっております。営業部の□□です。
来月予定されている社員旅行について、大変申し訳ございませんが、家庭の事情により参加を辞退させていただきたく存じます。
既に手配が進んでいる中での連絡となり大変恐縮です。キャンセル料等が発生する場合は、全額負担させていただきますので、必要な手続きをご教示いただけますと幸いです。
楽しみにしていただけに残念ですが、何卒ご理解いただけますようお願い申し上げます。
以上、よろしくお願いいたします。
営業部 □□
ビジネスシーン（同僚・幹事向け）:
件名：社員旅行不参加の連絡
旅行幹事の○○さん
お疲れ様です。□□です。
来月の社員旅行について連絡です。
親族の結婚式と日程が重なってしまい、参加できなくなりました。
準備を進めている中での連絡となり、大変申し訳ありません。
キャンセル料が発生する場合は負担しますので、金額と支払方法を教えていただけますか。
ご迷惑をおかけして申し訳ありません。
よろしくお願いします。
□□
研修・セミナー欠席の例文
敬語表現（上司・人事向け）:
件名：○月○日研修欠席のご連絡
研修担当 △△様
お世話になっております。○○部の□□です。
来週予定されている「リーダーシップ研修」について、急遽、重要顧客との商談が入ってしまい、参加できなくなりました。
大変申し訳ございませんが、今回は欠席させていただきたく存じます。
次回同様の研修がございましたら、必ず参加させていただきます。
ご迷惑をおかけして申し訳ございませんが、何卒ご理解いただけますようお願い申し上げます。
以上、よろしくお願いいたします。
○○部 □□
ビジネスシーン（同僚・研修担当向け）:
件名：明日の社内セミナー欠席について
セミナー担当の○○さん
お疲れ様です。□□です。
明日予定されている「Excel応用セミナー」について、発熱のため欠席させていただきたく連絡しました。
楽しみにしていたのですが、体調を優先させていただきます。
資料などがありましたら、後日共有いただけますと助かります。
次回同様のセミナーがあれば参加したいと思いますので、ぜひご連絡ください。
よろしくお願いします。
□□
シーン別の欠席連絡のポイント
社内イベントの種類によって、欠席連絡のポイントが異なります。
適切な対応を心がけましょう。
BBQなどのカジュアルイベントの場合
BBQなどのカジュアルなイベントは、比較的欠席の連絡がしやすいですが、いくつか押さえるべきポイントがあります。
- 連絡タイミング: 少なくとも1週間前には連絡する
- 参加費について: 既に支払済みの場合は返金不要と伝える
- 理由の明示: あまり詳細に理由を述べる必要はないが、簡潔な理由は伝える
- 感謝の言葉: 準備してくれている幹事への感謝を伝える
間違いやすいポイント
「急に行けなくなった」と当日連絡するのは極めて失礼です。
できるだけ早めに連絡しましょう。
忘年会・新年会の欠席
忘年会や新年会は、1年の締めくくりや始まりを祝う重要なイベントです。
欠席する場合は次のポイントに注意しましょう。
- 早めの連絡: 会場予約の関係もあるため、できるだけ早く連絡する
- 参加費の取り扱い: 会費制の場合は、不参加でも会費を支払う意思を示す
- 次回参加の意思: 「次の機会には必ず参加したい」という意思を伝える
- 挨拶メッセージ: 全員に向けた簡単な挨拶メッセージを預ける
具体例
「皆様、本日は申し訳ありませんが欠席させていただきます。日頃のご支援に感謝申し上げます。来年もどうぞよろしくお願いいたします。」というメッセージを幹事に預けておく方法があります。
社員旅行欠席時の配慮
社員旅行は、準備や予約に時間とコストがかかるため、欠席する場合は特に配慮が必要です。
- 早期連絡: 旅行は予約が必要なため、できるだけ早く連絡する
- キャンセル料: キャンセル料の負担について明確に伝える
- 代替案の提案: 可能であれば代替案を提案する
- お土産の準備: 参加者へのお土産を準備するなど、誠意を示す
間違いやすいポイント
キャンセル料が発生する期間に入ってからの連絡は、会社や幹事に迷惑をかけます。
やむを得ない場合でも、キャンセル料は自己負担する意思を示しましょう。
研修・セミナー欠席の場合
研修やセミナーは業務に直結するため、欠席する場合は特に丁寧な対応が求められます。
- 代替案の提示: 次回の参加意思や資料の共有依頼など、学びを得る方法を提案
- 上司への報告: 直属の上司にも必ず報告する
- 理由の明確化: 業務上のやむを得ない理由や体調不良など、明確な理由を伝える
- フォローアップ: 後日、参加者から内容を聞くなど、フォローアップを行う
具体例
「資料だけでも共有いただけませんか」「次回同様の研修があれば必ず参加します」といった前向きな姿勢を示しましょう。
欠席理由別の適切な伝え方
欠席理由によって、伝え方を工夫することが大切です。
状況に応じた適切な表現を選びましょう。
体調不良の場合
体調不良は最も一般的な欠席理由ですが、表現方法によって印象が変わります。
- 具体的すぎない説明: 「風邪気味で」「体調を崩してしまい」など、詳細に症状を説明する必要はない
- 回復の見込み: 「回復次第、出社します」など、今後の予定を伝える
- 感染予防への配慮: 「感染の可能性もあるため」と、他の社員への配慮を示す
間違いやすいポイント
「少し頭痛がある」など、軽微な症状を理由にすると、言い訳に聞こえることがあります。
体調不良を理由にする場合は、休養が必要な状態であることを適切に伝えましょう。
家庭の事情による欠席
家庭の事情は、プライバシーに関わる部分もあるため、伝え方に注意が必要です。
- 必要最低限の説明: 「家庭の事情により」「家族の用事で」など、詳細は伝えなくてもよい
- 事前計画の有無: 突発的な事情か、予定されていたものかを伝える
- 代替案の提案: 可能であれば「次回は必ず参加します」など前向きな姿勢を示す
具体例
「子どもの学校行事と重なってしまい」「親族の冠婚葬祭があり」など、一般的な理由であれば簡潔に伝えても問題ありません。
業務上の理由による欠席
業務上の理由で欠席する場合は、業務を優先する理由を明確に伝えることが重要です。
- 具体的な業務内容: 「重要顧客との商談」「納期の迫った案件対応」など、優先すべき理由を示す
- 上司の了解: 「上司にも相談済み」と伝えることで信頼性を高める
- 代替案の提示: 「次回は必ず参加します」など、前向きな姿勢を示す
間違いやすいポイント
単に「仕事が忙しい」では、優先順位の問題に見えてしまいます。
具体的にどのような業務があり、なぜそれを優先する必要があるのかを簡潔に説明しましょう。
予定の重複による欠席
予定の重複は事前に調整できることも多いため、やむを得ない理由であることを伝えましょう。
- 事前に把握できなかった理由: 「後から予定が判明し」「急遽入ってしまい」など、調整できなかった理由を伝える
- 優先順位の説明: 特に重要な予定である場合は、その理由を簡潔に説明する
- 謝罪の言葉: 調整できなかったことへの謝罪を伝える
具体例
「以前から予定していた家族旅行と重なってしまい」「別部署との重要な打ち合わせが入り」など、具体的な理由を簡潔に伝えましょう。
欠席連絡の適切なタイミングと方法
欠席連絡のタイミングと方法も、円滑なコミュニケーションには重要です。
適切な対応を心がけましょう。
連絡のタイミング
イベントの種類によって、適切な連絡タイミングが異なります。
以下の基準を参考にしましょう。
- BBQ・忘年会: 少なくとも1週間前までに連絡
- 社員旅行: 予約状況にもよるが、最低でも2週間前、できれば1ヶ月前に連絡
- 研修・セミナー: 3日前までに連絡（業務上の緊急事態を除く）
- 突発的な事情: 判明次第、すぐに連絡
間違いやすいポイント
「忙しくて連絡するのを忘れていた」というのは、非常に失礼な対応です。
予定が合わないと分かった時点で、すぐに連絡しましょう。
連絡方法の選択
状況に応じて、適切な連絡方法を選びましょう。
- メール: 正式な連絡として記録に残す場合や、詳細を伝える場合
- チャットツール: カジュアルなイベントで、即時の返信が必要ない場合
- 電話: 緊急性が高い場合や、直前の欠席連絡の場合
- 対面: 重要なイベントの場合、可能であれば直接会って伝える
具体例
「明日の研修を欠席」のような直前の連絡は、メールだけでなく電話やチャットも併用して確実に伝えましょう。
欠席後のフォローアップ方法
欠席した後のフォローアップも、良好な人間関係を維持するために重要です。
イベント後の声かけ
イベント後、参加者への声かけを行うことで、欠席したことへの配慮を示せます。
- 感想を尋ねる: 「楽しかった？」「どんな内容だった？」など関心を示す
- 次回の意欲: 「次回は必ず参加したい」という意思を伝える
- 写真の共有: 「写真見せてもらえる？」と関心を示す
間違いやすいポイント
何も言わないで済ませてしまうと、無関心と捉えられることがあります。
簡単な一言でも声をかけることが大切です。
幹事へのお礼
特に幹事を務めた人には、個別にお礼を伝えると良いでしょう。
- 労いの言葉: 「準備お疲れ様でした」「大変だったと思います」など
- 感謝の気持ち: 「次回は私も協力します」など前向きな姿勢を示す
- 小さな気遣い: お菓子など小さなプレゼントを渡すのも効果的
具体例
「お土産買ってきたよ」と言って、小さなお菓子を渡すなど、気持ちを形にして伝えるのも良いでしょう。
欠席連絡時の注意点とマナー
欠席連絡をする際は、いくつかの注意点とマナーを守ることが大切です。
避けるべき表現
以下のような表現は、誤解を招いたり、印象を悪くしたりする可能性があります。
- 「どうしても」の乱用: 単なる言い訳に聞こえることがある
- あいまいな言い回し: 「たぶん行けないと思います」など、決定していない表現
- 他の予定の軽視: 「もっと楽しそうな予定ができたので」など、比較する表現
- 義務感の表現: 「仕方なく参加するつもりでした」など、消極的な姿勢
間違いやすいポイント
「実は行きたくなかった」という本音が伝わるような表現は避けましょう。
社内の人間関係に影響を与える可能性があります。
欠席が続く場合の対応
何度も続けて欠席する場合は、特に配慮が必要です。
- 率直な説明: 継続的な理由がある場合は、率直に説明する
- 個別のフォロー: 幹事や上司には個別に詳しく説明する
- 代替案の提案: 「次回は企画から協力します」など、前向きな姿勢を示す
具体例
「子どもが小さいため、しばらく夜の飲み会は参加しづらい状況です」と、率直に伝えることで理解を得やすくなります。
まとめ
社内イベントの欠席連絡は、ビジネスマナーの基本であり、円滑な人間関係を維持するために重要です。
- 適切な例文の活用: 状況に応じた丁寧な例文を使い分ける
- 連絡のタイミング: できるだけ早めに連絡し、迷惑を最小限に抑える
- 理由の伝え方: 簡潔かつ誠実に理由を伝える
- フォローアップ: イベント後の声かけやお礼で配慮を示す
- 代替案の提示: 次回参加の意思や協力姿勢を示す
社内イベントは、業務外でのコミュニケーションを深める貴重な機会です。
欠席する場合でも、適切な対応をすることで、信頼関係を維持し、より良い職場環境づくりに貢献できます。
FAQ
Q1: 欠席連絡をした後、予定が変わって参加できるようになった場合はどうすればよいですか？
A1: できるだけ早く「参加できるようになった」と連絡しましょう。
ただし、人数確定後や食事の手配後など、変更が難しい場合は、無理に参加を申し出るのではなく、「次回は必ず参加します」という姿勢を示すのが良いでしょう。
Q2: 当日になって急に参加できなくなった場合の連絡方法は？
A2: 電話やチャットなど、即時に確認できる手段で連絡しましょう。
特に幹事や上司には確実に伝わるよう、複数の連絡手段を使うことをおすすめします。
また、「当日欠席となり大変申し訳ありません」と、特に丁寧に謝罪の言葉を伝えましょう。
Q3: 参加費を支払った後で欠席する場合、返金を求めるのはマナー違反ですか？
A3: 基本的には返金を求めないのがマナーです。
特に食事の予約や会場の手配が済んでいる場合は、不参加でも費用は発生しています。
ただし、高額な社員旅行などの場合は、幹事に確認してみても良いでしょう。
その際も「返金は不要ですが」と前置きするのがマナーです。
Q4: 上司から強く参加を促されているイベントを欠席する場合の対応は？
A4: 上司に直接、欠席理由を丁寧に説明し、理解を求めましょう。
メールだけでなく、可能であれば対面で説明するのが効果的です。
また、「次回は必ず参加します」という前向きな姿勢を示し、代替案（例：別の形での貢献）を提案すると良いでしょう。
Q5: 研修を欠席した場合、その内容をどのようにフォローアップすれば良いですか？
A5: まず、研修資料を共有してもらえるよう依頼しましょう。
また、参加した同僚から内容を教えてもらったり、録画がある場合は視聴させてもらうなど、積極的に学びの機会を求める姿勢を示しましょう。
必要に応じて、上司や研修担当者に個別のフォローアップを相談するのも良い方法です。
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