ビジネスメールで迷う「と思います/考えます/存じます」の正しい使い分け方

ビジネスメールで「と思います」「と考えます」「と存じます」の使い分けに悩んだことはありませんか。

実は、これらの表現の使い方一つで、ビジネス文書の印象が大きく変わります。

特に取引先とのやり取りや企画書の提出など、重要な場面では適切な表現の選択が成否を分けることも。

この記事では、シーン別の具体例と実践的なテンプレートで、迷わない使い分け方をご紹介します。

この記事でわかること

基本的な「と思います/考えます/存じます」表現の使い分けルール
シーン別の適切な表現選択方法
上司・クライアント別の使用例
よくある失敗パターンと対処法
実務で即使えるテンプレート集

メールや文書で適切な表現が選べないと、ビジネスでの印象が大きく下がってしまいます。

この記事で、状況に応じた正しい使い分けを身につけましょう。

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すぐに使える「と思います・考えます・存じます」例文集
シーン別「と思います・考えます・存じます」の使い方
基本的な使い分けの3つのルール
「と思います・考えます・存じます」の使い分けポイント
見落としがちな使い分けのコツ
状況別NG例と対処法
まとめ：「と思います・考えます・存じます」使い分けの基本ポイント
よくある質問（FAQ）

すぐに使える「と思います・考えます・存じます」例文集

ビジネスシーンで即活用できる例文をご用意しました。

相手や状況に応じた使い分けのポイントも解説していますので、自分のケースに近い例文を参考に、適切な表現を選択してください。

社内メール向け例文

社内メールでは、相手との関係性や案件の重要度によって使い分けが必要です。

特に上司や他部署とのやり取りでは、適度な丁寧さを保ちながら、明確な意思表示が求められます。

■一般社員同士の場合
「企画書の修正が必要だと思います」
「来週の会議は15時からが良いと思います」

■上司・先輩向け
「ご提案の件について、以下の方法が効果的かと考えます」
「スケジュールの見直しが必要かと存じます」

■他部署向け
「データの共有方法について、以下の形式が最適かと考えております」
「予算の再検討が必要かと思われます」

社内といえども、公式な文書や重要な提案の場合は、「と考えます」を基本とし、状況に応じて「と存じます」を使用するのがベストです。

社外メール向け例文

取引先や顧客とのメールでは、適切な敬語と丁寧な表現が不可欠です。

特にクライアントとの初回のやり取りや重要な提案の際は、より丁寧な表現を選択する必要があります。

■新規取引先向け
「ご提案書の内容について、以下の通りかと存じます」
「納期は来週末までが可能かと存じております」

■既存クライアント向け
「修正案について、このような形でいかがかと存じます」
「追加予算は〇〇円程度必要かと考えております」

■謝罪時の表現
「ご迷惑をおかけし、大変申し訳なく存じます」
「今後このようなことのないよう、改善策を検討させていただきたく存じます」

社外向けでは「と思います」は避け、基本的に「と存じます」を使用します。

ただし、長期取引のクライアントには状況に応じて「と考えております」も使用可能です。

上司・先輩向け例文

上司や先輩への報告・提案では、適度な敬意を示しながら、自分の意見をしっかりと伝えることが重要です。

過度に謙虚すぎる表現は避け、建設的な提案を心がけます。

■企画提案時
「本件について、次のような対応が効果的かと考えております」
「予算配分は以下の通りが最適かと存じます」

■報告・相談時
「進捗について、以下の課題があるかと考えます」
「スケジュールの見直しが必要かと存じております」

■改善提案時
「既存の方法について、このような改善案はいかがかと考えております」
「新しいアプローチを検討させていただきたく存じます」

部長以上の役職者には「と存じます」を基本とし、課長級には「と考えております」を使用するのが一般的です。

ただし、日常的なやり取りでは「と考えます」も適切です。

シーン別「と思います・考えます・存じます」の使い方

ビジネスシーンによって求められる丁寧さのレベルは異なります。

以下、具体的な場面ごとの適切な使い分けを解説します。

社内会議・打ち合わせでの使い分け

会議や打ち合わせでは、参加者の役職や会議の性質に応じた使い分けが必要です。

特に複数の部署が参加する会議では、より丁寧な表現を意識します。

■部内会議
「次の施策について説明したいと思います」
「コスト削減が必要だと考えています」

■役員会議
「第3四半期の見通しについてご説明させていただきたく存じます」
「新規事業の展開について、以下のように考えております」

会議の冒頭や結論部分では、より丁寧な表現を使用し、議論の途中ではやや砕けた表現も可能です。

クライアントとの商談での使い分け

商談では、提案内容の確実性や自信の程度によって表現を使い分けます。

特に初回商談や重要な契約交渉では、より慎重な表現選択が求められます。

■初回商談・提案時
「弊社のサービスについて、ご説明させていただきたく存じます」
「貴社のご要望に、このような形で対応可能かと存じます」

■価格交渉時
「コストについて、以下の範囲で調整可能かと考えております」
「追加対応は別途費用が発生するかと存じます」

■契約条件の確認時
「契約書の内容について、以下の修正をご提案させていただきたく存じます」
「納期については、このようなスケジュールを想定しております」

商談では基本的に「と思います」は使用を避け、「と存じます」「と考えております」を基本とします。

フォーマルな文書での使い分け

企画書や報告書など、正式な文書では一貫した表現の使用が重要です。

特に社外向け文書では、適切な敬意を示す表現を選択します。

■企画書・提案書
「本企画により、以下の効果が期待できるものと存じます」
「投資対効果について、下記の通り試算させていただいております」

■報告書
「調査結果から、以下の課題が明らかになったと考えております」
「改善に向けて、次の施策を実施したく存じます」

■稟議書
「本件の必要性について、下記の通りまとめさせていただきました」
「予算執行について、ご承認いただきたく存じます」

フォーマルな文書では、文末表現を統一し、「と存じます」「と考えております」を基本とします。

基本的な使い分けの3つのルール

形式的な使い分けだけでなく、本質的な違いを理解することで、より適切な表現選択が可能になります。

丁寧さのレベルによる使い分け

3つの表現には明確な丁寧さの段階があります。

「と思います」が最も基本的で、「と考えます」は知的な印象を与え、「と存じます」は最も丁寧な表現となります。

■丁寧さレベル別の特徴
【と思います】
・カジュアルな印象
・日常的なコミュニケーション向け

【と考えます】
・ビジネスライクな印象
・提案や報告での標準的表現

【と存じます】
・最も丁寧な印象
・公式な場面での使用に適切

基本は場面に応じて上記の使い分けですが、同一文書内では表現を統一することも重要です。

相手の立場による使い分け

相手の役職や関係性によって適切な表現は変化します。

社内外の関係性を正しく把握し、適切な敬意を示す表現を選びましょう。

■社内での使い分け
同僚・後輩：「と思います」
上司（課長級）：「と考えます」
役員：「と存じます」

■社外での使い分け
既存取引先：「と考えております」
新規取引先：「と存じます」
公的機関：「と存じます」

長期的な取引関係がある場合でも、公式な文書や重要な提案時は「と存じます」を使用します。

文章の種類による使い分け

文書の性質や目的によって、適切な表現は異なります。

フォーマルな文書ほど丁寧な表現を選択します。

■基本方針
メール・チャット：目的に応じて使い分け
企画書・提案書：「と考えております」基本
契約関連文書：「と存じます」必須

■具体的な使い分け例
依頼文書：「ご検討いただきたく存じます」
謝罪文書：「申し訳なく存じます」
報告文書：「以下の通りかと存じます」

緊急性の高い連絡や簡易な報告では、過度に丁寧な表現を避け、明快さを優先します。

「と思います・考えます・存じます」の使い分けポイント

それぞれの表現には、使用すべき場面と避けるべき場面があります。

基本ルールを押さえることで、適切な使い分けが可能になります。

「と思います」使用の基本ルール

最も基本的な表現である「と思います」は、使用を誤ると不適切な印象を与える可能性があります。

■適切な使用場面
・社内の日常的な会話
・同僚間の軽微な報告
・個人的な意見表明時

■避けるべき場面
・重要な企画提案時
・クライアントとの商談
・正式な文書作成時

「と思います」は気軽さを表現できる反面、不確実性や準備不足の印象も与えかねません。

「と考えます」使用の基本ルール

「と考えます」は、ビジネスの標準的な表現として広く使用されます。

論理的で、かつ適度な丁寧さを示せる表現です。

■最適な使用場面
・企画書での提案内容
・部門間の正式な連絡
・社内プレゼンテーション

■使用時の注意点
・「と考えております」でより丁寧に
・重要度に応じて使い分け
・文末は「～たく考えております」も有効

「と考えます」は、「と思います」より公式で、「と存じます」より親しみやすい中間的な表現として活用できます。

「と存じます」使用の基本ルール

最も丁寧な表現である「と存じます」は、使用場面を適切に選ぶことが重要です。

使いすぎると堅苦しい印象を与える可能性があります。

■必須の使用場面
・役員への報告書
・新規取引先との商談
・謝罪文書作成時
・公的機関への提出書類

■表現のバリエーション
・「～させていただきたく存じます」
・「～かと存じております」
・「～と存じ上げます」（最高位の敬意）

「と存じます」は最も丁寧ですが、使用過多は逆効果です。

重要度の高い場面に限定して使用しましょう。

見落としがちな使い分けのコツ

表現の使い分けには、文脈や組み合わせの観点も重要です。

文末表現の組み合わせ方

敬語レベルに合わせた文末表現の組み合わせが、文章の一貫性を保ちます。

■基本パターン
と思います → 「検討します」「確認します」
と考えます → 「検討させていただきます」
と存じます → 「検討させていただきたく存じます」

■避けるべき組み合わせ
×「拝見させていただきたいと思います」
○「拝見させていただきたく存じます」

文末表現は前後の敬語レベルと統一します。

敬語レベルとの整合性

敬語のレベルと文末表現は一貫させる必要があります。

不適切な組み合わせは、文章全体の印象を損ねます。

■適切な組み合わせ例
通常：「確認したいと思います」
丁寧：「確認させていただきたく考えております」
最高：「確認させていただきたく存じます」

■表現の統一化
・同一文書内では敬語レベルを統一
・段落ごとの一貫性を保持
・文書の性質に応じたレベル選択

特に社外向け文書では、一貫した敬語レベルの維持が重要です。

NG例と改善ポイント

適切な表現の使い分けができていないケースを確認し、改善方法を理解しましょう。

■NG例と修正案
NG:「ご確認いただけたらと思います」
○：「ご確認いただけますと幸甚に存じます」

NG:「検討させていただきたいと思います」
○：「検討させていただきたく存じます」

NG:「承知いたしましたと存じます」
○：「承知いたしました」

特に謝罪や依頼の場面では、敬語と文末表現の不適切な組み合わせに注意が必要です。

状況別NG例と対処法

典型的な失敗例を状況別に確認し、適切な対応方法を学びます。

社内コミュニケーションでの失敗例

社内でも立場や状況に応じた使い分けが必要です。

■役員会議での失敗
NG:「次の戦略について説明したいと思います」
○：「次の戦略についてご説明させていただきたく存じます」

■部長への報告
NG:「結果は良好だと思います」
○：「結果は良好であると考えております」

重要な会議や上位者への報告では、より丁寧な表現を選択します。

取引先とのやり取りでの失敗例

取引先との信頼関係を損なわないよう、適切な敬意を示す表現が不可欠です。

■新規取引先への提案時
NG:「こちらの商品が良いと考えます」
○：「こちらの商品がご要望に適していると存じます」

■価格交渉時
NG:「値引きは難しいと思います」
○：「誠に恐縮ではございますが、現状の価格にてご検討いただきたく存じます」

■契約更新時
NG:「継続をお願いしたいと思います」
○：「お取引の継続をお願い申し上げたく存じます」

特に重要な商談や契約関連では、慎重な表現選択が必要です。

公式文書での失敗例

公式文書では表現の一貫性と適切な敬意レベルの維持が必須です。

■企画書での失敗
NG:「市場規模は拡大すると思います」
○：「市場規模は今後も拡大するものと考えております」

■稟議書での失敗
NG:「予算の承認をお願いしたいと考えます」
○：「予算のご承認をいただきたく存じます」

■報告書での失敗
NG:「以下の通りだと思います」
○：「以下の通りとなっております」

公式文書では、「と思います」は使用を避け、文書全体で一貫した丁寧さを保ちます。