ビジネスメールや文書でよく見かける「と存じます」は、最も丁寧な謙譲表現の一つですが、使い方を誤ると不自然な印象を与えかねません。
フォーマルなビジネスシーンでの正しい使い方から、適切な代替表現まで、実例を交えて解説します。
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「と存じます」の基本的な意味と特徴
謙譲語「と存じます」は、ビジネス文書で頻出する表現ですが、相手や場面によって使い分けが重要です。
まずは基本的な使い方から、具体例と共に確認していきましょう。
謙譲語としての正しい意味
「と存じます」は「と思います」の謙譲語で、自分の考えや認識を控えめに表現する際に使用します。
特に目上の方やお客様に対して用いる最も丁寧な表現の一つです。
- 「明日の午後がよろしいかと存じます」
- 「ご多忙中かと存じます」
- 「お返事が遅くなり申し訳ないと存じます」
特に初めての取引先や重要な案件では、この表現で丁寧さを示すことができます。
使用する際の注意点
「と存じます」は謙譲表現であり、相手の動作や状態を表現する場合は不適切です。
TPOに応じた正しい使用が重要です。
- 「お客様はご不在と存じます」→「お客様はご不在でいらっしゃいます」
- 「部長は外出中と存じます」→「部長は外出されております」
- 「社長は既にご存知と存じます」→「社長は既にご存知でいらっしゃいます」
特に相手の状態や行動を推測する際は、必ず尊敬語を使用するようにしましょう。
ビジネスシーンでの実践的な使い方
ビジネスの場面では、目的や状況に応じて「と存じます」の使い方を変える必要があります。
ここでは具体的なシーンごとの使用例をご紹介します。
基本的なビジネスメールでの使用例
メールでは特に、依頼や確認の場面で多用される表現です。
状況に応じて適切な表現を選択しましょう。
- 「ご確認いただけますと幸いに存じます」
- 「添付資料をご参照いただければと存じます」
- 「早急にご連絡させていただきたく存じます」
これらは定型的ではありますが、十分な敬意を示せる表現として有効です。
フォーマルな文書での効果的な使い方
公式文書や重要案件では、より慎重な表現選びが必要です。
- 「貴社のご期待に添えず申し訳なく存じます」
- 「早急な対応が必要かと存じます」
特に重要な案件では、「と存じます」を過度に使用せず、一文に一回程度を心がけましょう。
シーン別の適切な使用例と代替表現
ビジネスシーンでは、状況に応じて「と存じます」の使い方を変える必要があります。
特に謝罪、依頼、報告など、重要なコミュニケーションでは適切な使用が不可欠です。
代表的な場面ごとの使用例を見ていきましょう。
お詫びの場面での使用例(5選)
ビジネスでの謝罪は、相手への配慮と誠意を示すことが重要です。
「と存じます」を使うことで、より丁寧な謝罪の意を示すことができます。
特に重大な案件での謝罪時には不可欠な表現です。
- 「大変ご迷惑をおかけし、申し訳なく存じます」
- 「確認不足であったこと、深くお詫び申し上げたく存じます」
- 「今後このようなことのないよう努めてまいりたく存じます」
- 「至急対応させていただきたく存じます」
- 「ご指摘の点について、真摯に受け止めさせていただきたく存じます」
謝罪文では「存じます」を「存じております」と変更することで、より一層の誠意を示すことができます。
特に文書での謝罪時は、この形を推奨します。
依頼の場面での使用例(5選)
相手に負担をかける依頼の場面では、特に丁寧な表現が求められます。
「と存じます」を使うことで、押しつけがましさを軽減し、相手への配慮を示すことができます。
- 「ご検討いただきたく存じます」
- 「ご都合をお知らせいただければ幸いに存じます」
- 「ご確認のほど、よろしくお願い申し上げたく存じます」
- 「書類の送付をお願いできればと存じます」
- 「ご指導ご鞭撻を賜りたく存じます」
依頼文では、「と存じます」の前に「幸いに」「できれば」などの緩衝表現を加えることで、より柔らかな印象を与えることができます。
報告・連絡の場面での使用例(5選)
上司や取引先への報告・連絡では、正確さと丁寧さの両立が求められます。
「と存じます」を使用することで、相手への敬意を示しながら、確実な情報伝達が可能になります。
特に重要な報告ほど丁寧な表現が適切です。
- 「下記の通りご報告申し上げたく存じます」
- 「進捗状況をお知らせしたく存じます」
- 「結果について、ご連絡させていただきたく存じます」
- 「詳細を別途ご説明させていただきたく存じます」
- 「来週までに完了の見込みと存じます」
報告・連絡の文書では、「と存じます」を多用せず、要点を明確に伝えることが重要です。
特に進捗報告では、具体的な数値や期日と組み合わせることで、より正確な情報共有が可能になります。
改まった場面での代替表現(5選)
公式文書や重要な案件では、より格式の高い表現が求められます。
「と存じます」の代替表現を適切に使い分けることで、状況に応じた丁寧さと誠意を示すことができます。
特に取引先や上級管理職とのやり取りでは重要です。
- 「と存じます」→「と存じております」（「弊社の対応について、ご報告させていただきたく存じております」）
- 「かと存じます」→「かと拝察いたします」（「ご多忙中のところ、恐縮かと拝察いたします」）
- 「と存じます」→「と認識しております」（「納期については来週までと認識しております」）
- 「と存じます」→「と存じあげております」（「貴社のご意向は十分に存じあげております」）
- 「かと存じます」→「かと推察申し上げます」（「早急な対応が必要かと推察申し上げます」）
これらの表現は使用頻度を控えめにすることが重要です。
一つの文書で複数の格式高い表現を使用する場合は、同じ表現の繰り返しを避け、文脈に応じて使い分けることでより自然な文章になります。
業界別の使用例
業界やポジションによって、「と存じます」の使用頻度や適切な表現方法は異なります。
以下では、主要な業界別の具体例を紹介し、それぞれの特徴的な使用方法を解説します。
営業・販売での使用例(5選)
顧客とのコミュニケーションにおいて、商品提案や価格交渉の場面では特に丁寧な表現が重要です。
「と存じます」を適切に使用することで、セールストークに説得力と誠実さを加えることができます。
商談の成功率向上にもつながります。
- 「商品のご提案をさせていただきたく存じます」
- 「価格改定のご案内をさせていただきたく存じます」
- 「サンプルをお送りさせていただきたく存じます」
- 「ご商談の機会を頂戴できればと存じます」
- 「年内納品が可能かと存じます」
営業文書では、「と存じます」を使用する際は具体的な数値や提案内容と組み合わせることが効果的です。
ただし、過度な使用は押しつけがましい印象を与える可能性があるため、要所での使用を心がけましょう。
人事・総務での使用例(5選)
社内外への通達や規定変更の連絡など、公式性の高い文書作成の機会が多い部署です。
「と存じます」を用いることで、組織としての意思決定や方針を適切に伝えることができます。
特に全社への周知事項では重要です。
- 「社内で検討させていただきたく存じます」
- 「研修のご案内をさせていただきたく存じます」
- 「来月より実施させていただきたく存じます」
- 「規定の変更についてご説明申し上げたく存じます」
- 「書類の提出期限は今週末までかと存じます」
人事・総務の文書では、「と存じます」を含む敬語表現と、明確な期限や手順の提示を両立させることが重要です。
特に規定変更や期限設定の際は、丁寧さを保ちながら明確な指示を出すようにしましょう。
カスタマーサポートでの使用例(5選)
顧客からの問い合わせやクレーム対応では、特に慎重な言葉選びが必要です。
「と存じます」を効果的に使用することで、顧客の不満や要望に対する真摯な姿勢を示すことができます。
信頼関係の構築に重要です。
- 「ご不便をおかけしており、申し訳なく存じます」
- 「早急に調査させていただきたく存じます」
- 「代替案をご提案させていただきたく存じます」
- 「改善に向けて取り組ませていただきたく存じます」
- 「ご要望に沿えるよう努めさせていただきたく存じます」
顧客対応では、「と存じます」を謝罪や改善提案と組み合わせることで、より誠実な印象を与えられます。
ただし、同じフレーズの繰り返しは避け、状況に応じて使い分けることが重要です。
経理・財務での使用例(5選)
決算報告や予算に関する連絡など、正確性と慎重さが求められる場面が多い部署です。
「と存じます」を用いることで、数値情報の伝達に適切な丁寧さを加えることができます。
特に重要な財務情報の共有時には不可欠です。
- 「ご確認とご承認を賜りたく存じます」
- 「予算の見直しをお願いしたく存じます」
- 「決算資料を添付させていただきたく存じます」
- 「今期の見通しについてご報告申し上げたく存じます」
- 「費用精算の締切を延長させていただきたく存じます」
経理・財務文書では、「と存じます」を使用する際も、数値や期限は明確に提示することが重要です。
特に金額や締切に関する情報は、丁寧さを保ちながらも明瞭な表現を心がけましょう。
まとめ
「と存じます」は、最も丁寧な謙譲表現の一つで、自分の考えを控えめに述べる際に適しています。
ただし、適切な使用場面を選ぶことが重要です。
- 自分の考えや認識を控えめに表現する場合に使用
- 相手の状態や動作には使用しない
- 文書の性質や相手との関係性に応じて代替表現を検討
「と存じます」は、主にフォーマルな文書や対外的なやり取りで使われます。
ただし、硬すぎる印象を与える場合もあるため、日常的な場面では「と思います」など柔らかい表現が適することもあります。
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よくある質問(Q＆A)
丁寧なビジネス表現についての疑問や使い分けに関する質問をまとめました。
適切な場面で正しい言葉遣いを選ぶために、ぜひ参考にしてください。
「と存じます」と「と思います」の違いは何ですか？
A.「と存じます」は「と思います」の謙譲語で、より丁寧な表現です。
目上の方やお客様に対して使用するのが適切です。
メールの結びに「よろしくお願い申し上げます」と一緒に使えますか？
A.はい、使用できます。
ただし、「と存じます」を重ねすぎると冗長になるため、1通のメールでの使用は1-2回程度に抑えることをお勧めします。
