ビジネスの場面で「分かりません」と直接的な表現を使ってしまい、後で後悔した経験はありませんか。
特に上司や取引先とのやり取りでは、婉曲的で丁寧な表現を使うことが重要です。
しかし、適切な言い換え表現が思いつかず、コミュニケーションに支障をきたすケースも少なくありません。
本記事では、ビジネスシーンで使える「分かりません」の丁寧な言い換え表現を、具体的な例文とともに40パターンご紹介します。シ
ーンや相手に応じた使い分けのポイントも詳しく解説しますので、ぜひ実践にお役立てください。
この記事でわかること
- 「分かりません」の丁寧な40種類の言い換え表現
- 上司・取引先それぞれに適した表現の使い分け方
- 社内・社外での適切な謝罪の仕方
- 状況別の具体的な返答例とメール文例
- 「分からない」と伝える際の印象を良くするコツ
ビジネスでの「分かりません」の適切な言い換え方を例文付きで完全マスター。
相手との関係性を損なわない、丁寧な伝え方が身につきます。
すぐに使える「分かりません」の言い換え例文集
「分かりません」という表現を、状況に応じて適切に言い換えることは、ビジネスコミュニケーションの基本スキルです。
ここでは、すぐに使える実用的な例文を場面別にご紹介します。
基本的な「分かりません」の言い換え表現10選
ビジネスの基本的なシーンで使える「分かりません」の言い換え表現をご紹介します。
これらは汎用性が高く、多くの場面で活用できる表現です。
状況に応じて言葉を選び、より丁寧な印象を与えることができます。
例文・テンプレート
- 「申し訳ございませんが、ただいま確認いたしかねます」
- 「恐れ入りますが、現時点では把握しておりません」
- 「申し訳ございません。詳細を確認させていただけますでしょうか」
- 「誠に恐縮ですが、正確な情報を持ち合わせておりません」
- 「大変申し訳ございませんが、ただいま不明確な状況でございます」
- 「申し訳ございません。確認の上、改めてご回答させていただきます」
- 「恐れ入りますが、ただいま判断が難しい状況でございます」
- 「申し訳ございませんが、現状では明確なお答えができかねます」
- 「誠に恐縮ですが、詳しい内容を理解しておりません」
- 「申し訳ございません。確認が必要な状況でございます」
これらの表現を使用する際は、必ず後続の対応（確認する、調べる、上司に相談するなど）を付け加えることで、より誠実な印象を与えることができます。
謝罪を含めた丁寧な言い換え表現10選
より丁寧さが求められる場面や、重要な案件での「分かりません」の言い換え表現です。
謝罪の意を込めつつ、相手への配慮を示す表現を含めることで、より丁寧な印象を与えることができます。
例文・テンプレート
- 「大変申し訳ございません。ただいま即答できる状況にございません」
- 「誠に恐縮でございますが、私の理解が及びませんでした」
- 「申し訳ございません。ただいま確実な情報をお持ちしておりません」
- 「大変失礼ながら、私の認識が不足しておりました」
- 「誠に申し訳ございませんが、詳細を把握しきれておりません」
- 「深くお詫び申し上げます。正確な情報を確認させていただきたく存じます」
- 「誠に恐れ入りますが、現時点では確実なお答えができかねます」
- 「申し訳ございません。ただいま判断材料が不足しております」
- 「大変恐縮ではございますが、なお確認が必要な状況でございます」
- 「誠に申し訳ございませんが、即座の回答が難しい状況でございます」
謝罪表現を使用する際は、声のトーンや表情にも気を配り、誠意を持って対応することが重要です。
また、必要以上に謝罪を重ねすぎないよう注意が必要です。
前向きな対応を示す言い換え表現10選
「分かりません」と伝えつつも、積極的な解決姿勢を示す表現をご紹介します。
これらの表現を使うことで、問題解決に向けた前向きな態度を示すことができ、相手に安心感を与えることができます。
例文・テンプレート
- 「確認の上、できるだけ早くご回答させていただきます」
- 「ただいま調査中でございますので、少々お時間をいただけますでしょうか」
- 「本件について上司に確認の上、改めてご連絡させていただきます」
- 「詳細を調べまして、本日中にご回答させていただきます」
- 「担当部署に確認を取り、正確な情報をお伝えいたします」
- 「至急確認の上、遅くとも明日までにはご連絡させていただきます」
- 「関係部署と協議の上、適切な対応をご提案させていただきます」
- 「専門家に確認を取り、確実な情報をお届けいたします」
- 「社内で検討の上、最適な解決策をご提示させていただきます」
- 「調査完了次第、詳細なご報告をさせていただきます」
具体的な期限や対応方法を示すことで、相手に安心感を与えることができます。
ただし、約束した期限は必ず守るよう、慎重に設定することが重要です。
質問を交えた確認の言い換え表現10選
単に「分かりません」と伝えるのではなく、相手に質問を投げかけることで、より正確な理解に近づける表現をご紹介します。
これにより、コミュニケーションを円滑に進めることができます。
例文・テンプレート
- 「申し訳ございません。もう少し詳しくご説明いただけますでしょうか」
- 「恐れ入りますが、具体的な事例をお示しいただけませんでしょうか」
- 「申し訳ございません。ご要望の趣旨を改めて確認させていただけますか」
- 「恐縮ですが、もう一度ポイントを整理させていただいてもよろしいでしょうか」
- 「申し訳ございません。図やイメージでご説明いただくことは可能でしょうか」
- 「理解を深めたく存じますが、補足説明をいただけますでしょうか」
- 「恐れ入りますが、どの部分を特に重視されているか教えていただけませんか」
- 「申し訳ございません。具体的なゴールイメージをお聞かせいただけますか」
- 「確認させていただきたいのですが、期待される成果をご教示いただけますか」
- 「恐縮ですが、優先順位についてもう一度ご説明いただけますでしょうか」
質問する際は、相手の話を否定するのではなく、より良い理解を目指す姿勢を示すことが重要です。
また、質問の数は1〜2個に留め、簡潔に行うようにします。
上司への「分かりません」の伝え方
上司に対して「分かりません」と伝える際は、特に慎重な表現選びが必要です。
適切な言い換え表現を使うことで、誠実な印象を与えることができます。
上司への報告時の基本的な伝え方
上司への報告場面での「分かりません」の適切な伝え方について解説します。
上司との良好な関係を維持しながら、正直に状況を伝えるためのポイントをご紹介します。
- 先に謝罪の言葉を述べる：「申し訳ございません」から始める
- 現状を具体的に説明：何が分からないのかを明確に伝える
- 対応予定を示す：今後の行動計画を簡潔に説明
- 指導を仰ぐ姿勢：上司のアドバイスを求める態度を示す
- フォローアップを約束：結果報告の時期を明確に伝える
上司への報告は、問題点の把握と解決に向けた建設的な対話となるよう心がけましょう。
必要以上に謝罪を繰り返さず、解決志向の姿勢を示すことが重要です。
上司からの質問への対応方法
上司からの質問に即答できない場合の対応方法をご紹介します。
誠実さを示しながら、適切に時間を確保する方法と、その後のフォローアップまでの流れを説明します。
- 即答の困難さを伝える：状況を簡潔に説明
- 確認時間の要請：必要な時間を具体的に示す
- 確認方法の提案：どのように調べるかを説明
- 報告タイミングの設定：いつまでに回答するかを明示
- 途中経過の共有：進捗状況を適宜報告する約束
上司への対応は、単に「分かりません」で終わらせず、必ず解決に向けた道筋を示すことが重要です。
また、約束した期限は必ず守るよう心がけましょう。
指示内容が不明確な場合の確認方法
上司からの指示が不明確で理解できない場合の確認方法について説明します。
失礼にならない質問の仕方と、建設的な対話を生み出すためのテクニックをご紹介します。
- 理解度の明示：現時点で把握している内容を確認
- 具体例の要請：実例を交えた説明を依頼
- 目的の確認：最終的なゴールの確認を行う
- 優先順位の把握：重要度の高い項目を特定
- 期限の明確化：納期や中間報告の時期を確認
指示内容の確認は、必要以上に遠慮せず、適切に行うことが重要です。
ただし、確認の際は必ず現時点での理解内容を示してから質問するようにしましょう。
進捗報告での状況説明方法
プロジェクトや業務の進捗報告時に、不明確な点がある場合の説明方法をご紹介します。
上司に適切に状況を伝え、必要なサポートを得るためのコミュニケーション方法を解説します。
- 全体の進捗状況：達成率や残作業を明示
- 課題点の特定：不明確な箇所を具体的に説明
- 原因の分析：なぜ理解できないかの要因を示す
- 対応案の提示：解決に向けた具体的なプラン説明
- 支援要請の明確化：必要なサポート内容を具体的に提示
進捗報告では、問題点だけでなく、現在の成果や次のアクションプランも併せて報告することで、建設的な対話につながります。
定期的な状況共有も重要なポイントです。
取引先への「分かりません」の伝え方
取引先とのコミュニケーションでは、特に丁寧な対応が求められます。
ここでは、取引先に対する適切な伝え方をご紹介します。
取引先との面談での対応方法
取引先との対面でのコミュニケーションにおいて、即答できない場合の対応方法を解説します。
ビジネスマナーを踏まえた丁寧な応対と、信頼関係を損なわない伝え方のポイントをご紹介します。
- 謝罪の適切な表現：状況に応じた丁寧な謝罪を行う
- 理由の明確な説明：回答できない理由を簡潔に述べる
- 確認プロセスの提示：情報収集の方法を説明する
- 回答期限の設定：具体的な期日を明確に伝える
- フォロー方法の提案：連絡手段と頻度を確認する
取引先との面談では、表情や態度にも十分注意を払い、誠実な対応を心がけましょう。
また、その場での即答は避け、確実な情報提供を優先することが重要です。
取引先へのメール対応技法
メールでの「分かりません」の伝え方について解説します。
文面での丁寧さを保ちながら、確実な情報提供を約束する方法と、適切な文章表現のポイントをお伝えします。
- 件名の工夫：対応状況が分かる適切な件名設定
- 冒頭の挨拶：状況に応じた丁寧な書き出し
- 本文の構成：現状説明と対応予定の明確な記載
- 締めくくり方：誠意ある謝罪と今後の対応提示
- 文面のチェック：敬語と文章の正確性の確認
メール対応では、文章校正を必ず行い、誤字脱字や不適切な表現がないよう注意します。
また、重要な案件の場合は、上司に確認を依頼することも検討しましょう。
見積・納期に関する不明点の伝え方
見積もりや納期について即答できない場合の対応方法を説明します。
取引先との信頼関係を維持しながら、正確な情報提供を行うためのコミュニケーション方法をご紹介します。
- 現状説明：検討必要項目の明確な提示
- 確認事項：必要な情報の具体的な確認
- 回答時期：見積・納期回答の具体的な期日
- 代替案：可能な範囲での暫定的な提案
- 進捗報告：中間報告のタイミング設定
見積・納期に関する回答は、取引における重要な要素です。
慎重に確認を行い、確実な情報のみを提供するよう心がけましょう。
判断に迷う場合は、必ず社内で協議します。
仕様・要件に関する確認方法
製品やサービスの仕様・要件について不明な点がある場合の確認方法を解説します。
取引先のニーズを正確に把握し、適切な提案につなげるためのコミュニケーション方法を説明します。
- 要件の整理：現時点での理解内容の確認
- 不明点の列挙：確認が必要な項目の明示
- 優先順位：重要度の高い項目の特定
- 確認方法：効率的な情報収集の提案
- スケジュール：確認完了までの工程提示
仕様・要件の確認は、プロジェクトの成否を左右する重要な過程です。
曖昧な理解のまま進めることは避け、必要に応じて図表や資料を用いた確認を行いましょう。
社内の同僚・部下への「分かりません」の伝え方
社内でのコミュニケーションでも、適切な言い換え表現を使うことで、より良好な関係を築くことができます。
同僚との日常的なコミュニケーション方法
社内の同僚との日常的なやり取りにおいて、「分かりません」をより適切に伝える方法を解説します。
円滑なチームワークを維持しながら、誠実に状況を伝えるためのポイントをご紹介します。
- 率直な姿勢：オープンな対話を心がける
- 協力の要請：具体的な支援内容を明確に伝える
- 情報共有：現状での理解度を正直に説明
- 解決策の提案：共同での問題解決を提案
- フォロー体制：相互支援の仕組みを構築
同僚との関係では、適度な距離感を保ちながら、互いに助け合える関係性を築くことが重要です。
必要以上に遠慮せず、率直なコミュニケーションを心がけましょう。
部下からの質問への対応方法
部下からの質問に対して「分かりません」と応える場合の適切な対応方法を説明します。
教育的な観点を踏まえながら、部下の成長を促す効果的なコミュニケーション方法をご紹介します。
- 学習機会の創出：共に調べる姿勢を示す
- 思考プロセス：考え方の指針を提示する
- 情報源の共有：参考となる資料を紹介
- 相談先の提案：適切な相談相手を推薦
- フォローアップ：理解度の確認と支援
部下への対応では、単に「分かりません」で終わらせず、成長の機会として活用することが重要です。
必要に応じて、上位者への相談も検討しましょう。
チーム内での情報共有方法
チーム内で不明点がある場合の情報共有方法について解説します。
チーム全体の業務効率を向上させながら、適切に状況を共有するためのコミュニケーション方法を説明します。
- 状況の可視化：現状を図表等で明確に示す
- 課題の整理：不明点を具体的に列挙する
- 役割分担：確認作業の効率的な分担
- 進捗管理：情報収集の状況を共有
- 成果の共有：得られた知見の展開方法
チーム内での情報共有は、重複作業を防ぎ、効率的な問題解決につながります。
定期的なミーティングなどを活用し、積極的な情報交換を心がけましょう。
プロジェクトでの状況報告方法
プロジェクト進行中に不明点が発生した場合の報告方法について説明します。
チームの進捗に影響を与えないよう、適切なタイミングと方法で状況を共有する方法をご紹介します。
- 影響範囲：他メンバーへの影響を評価
- 対応優先度：緊急度に応じた報告順序
- 解決方針：想定される対応策の提示
- リソース確保：必要な支援体制の確認
- スケジュール：解決までの工程表作成
プロジェクトでの報告は、問題の早期発見と迅速な対応につながります。
定期的な状況確認と、必要に応じた臨時報告を使い分けることが重要です。
ビジネスメールでの「分かりません」の書き方
ビジネスメールでは、特に文章表現に注意が必要です。
適切な言い換えと丁寧な表現を用いることで、プロフェッショナルな印象を与えることができます。
メールの基本構成と表現方法
ビジネスメールにおける「分かりません」の適切な表現方法と、メール全体の構成について解説します。
読み手に誠実な印象を与える文章の書き方のポイントをご紹介します。
- 件名の設定：状況が分かる適切な件名
- 導入部分：丁寧な挨拶と経緯説明
- 本文構成：現状と対応予定の明示
- 結びの文：誠意ある謝罪と今後の約束
- 署名情報：必要な連絡先情報の記載
メールは記録として残るため、特に表現には注意が必要です。
必要に応じて下書きを作成し、上司や同僚にチェックを依頼することも検討しましょう。
状況別のメール文例集
様々な状況における「分かりません」のメール文例をご紹介します。
シーンに応じた適切な表現方法と、効果的な文章構成のポイントを具体的な例文とともに解説します。
■確認が必要な場合の例文
件名：ご質問いただいた件の確認につきまして
○○様
いつもお世話になっております。
××株式会社の△△でございます。
先ほどご質問いただきました件につきまして、申し訳ございませんが、
現時点で正確な情報を把握しておりません。
確認の上、本日中に改めてご連絡させていただきます。
何卒よろしくお願い申し上げます。■即答できない場合の例文
件名：ご依頼内容の詳細確認のお願い
○○様
お世話になっております。
△△でございます。
ご依頼いただいた件について、確実なお答えをさせていただくため、
以下の点について確認させていただけますでしょうか。
1. ○○に関する具体的な要件
2. △△の希望仕様
3. ××の対応範囲
ご多用のところ恐縮ではございますが、
ご教示いただけますと幸いです。メール文例は、基本フォーマットとして活用し、具体的な状況に応じて適切にカスタマイズすることが重要です。
また、送信前の再確認を忘れずに行いましょう。
社内外での使い分けポイント
社内と社外でのメールにおける「分かりません」の表現の使い分け方について解説します。
相手との関係性や案件の重要度に応じた、適切な表現選択のポイントをご紹介します。
- 表現の丁寧度：相手に応じた敬語レベルの調整
- 文章の長さ：状況に応じた簡潔さと詳細さ
- 返信時間：優先度に基づく対応スピード
- 共有範囲：CCやBCCの適切な使用方法
- フォロー方法：確認完了後の報告形式
社内メールでは簡潔さを重視し、社外メールでは丁寧さを優先します。
ただし、どちらの場合も正確な情報伝達を第一に考えることが重要です。
効果的なフォローアップメール
「分かりません」と回答した後のフォローアップメールの書き方について解説します。
相手に安心感を与え、信頼関係を維持するための効果的なフォローアップ方法をご紹介します。
- 進捗報告：調査状況の定期的な共有
- 経過説明：実施した確認作業の報告
- 今後の予定：残作業と完了見込みの提示
- 代替案：暫定的な対応策の提案
- 謝意表現：相手の理解への感謝
フォローアップメールは、約束した期限内に必ず送信することが重要です。
期限に間に合わない場合は、事前に状況説明と期限の再設定を行いましょう。
「分かりません」を伝える際の注意点
コミュニケーションにおける重要なポイントと、避けるべき表現について解説します。
言葉遣いとマナーの基本
「分かりません」と伝える際の基本的な言葉遣いとビジネスマナーについて解説します。
相手に不快感を与えない、プロフェッショナルなコミュニケーションの取り方のポイントをご紹介します。
- 声のトーン：謝意を込めた適切な口調
- 表情管理：誠実さを示す表情と態度
- 姿勢制御：前向きな印象を与える立ち振る舞い
- 言葉選び：クッション言葉の効果的な使用
- 間の取り方：適切な応答タイミングの選択
基本的なマナーを守りながらも、過度に謝罪したり萎縮したりせず、専門家としての自信を持った対応を心がけることが重要です。
避けるべき表現と対応
「分かりません」を伝える際に避けるべき表現と、それに代わる適切な言い回しについて解説します。
ネガティブな印象を与えない、建設的なコミュニケーションの方法を説明します。
- 断定的な否定：「全く分かりません」は使用しない
- 投げやりな態度：「さっぱり」等の言葉は避ける
- 責任転嫁：他者や環境への批判は控える
- 言い訳：不適切な弁解は避ける
- 曖昧な回答：具体性のない返答は控える
避けるべき表現を知ることで、より適切なコミュニケーションが可能になります。
代替となる前向きな表現を常に意識し、実践することが重要です。
タイミングと場所への配慮
「分かりません」を伝えるタイミングと場所の選択について解説します。
状況に応じた適切な対応方法と、周囲への配慮を含めたコミュニケーションの取り方をご紹介します。
- 場所選択：プライバシーへの配慮
- 時間配分：十分な説明時間の確保
- 状況判断：周囲の環境への配慮
- 優先順位：緊急度に応じた対応順序
- 事前準備：説明に必要な資料の用意
適切なタイミングと場所を選ぶことで、より効果的なコミュニケーションが可能になります。
特に重要な案件の場合は、個室での対応を検討しましょう。
フォローアップの重要性
「分かりません」と伝えた後のフォローアップの重要性について解説します。
信頼関係を維持・強化するための具体的な行動と、効果的なフォローアップ方法をご紹介します。
- 進捗確認：定期的な状況報告の実施
- 情報収集：必要な情報の確実な把握
- 期限管理：約束した期限の厳守
- 解決提案：具体的な対応策の提示
- 再発防止：同様の事態を防ぐ対策
フォローアップは、単なる報告ではなく、より良い関係構築の機会として捉えることが重要です。
確実な実行と誠実な対応を心がけましょう。
「分かりません」への対応の良い例・悪い例
様々なシーンでの具体的な対応例を通じて、効果的なコミュニケーション方法を学びます。
対面での会話における例
対面でのコミュニケーションにおける「分かりません」の良い対応例と悪い対応例を具体的に解説します。
実際の会話シーンを想定し、効果的な対応方法について説明します。
■良い例
上司：「この案件の進捗状況はどうなっている？」
社員：「申し訳ございません。一部確認が必要な点がございまして、現時点で詳細をお答えできない状況です。本日中に担当部署に確認の上、夕方までにご報告させていただきます」
■悪い例
上司：「この案件の進捗状況はどうなっている？」
社員：「すみません、よく分かりません…」
良い例では、①現状説明、②確認方法、③報告時期を明確に示しています。
単に「分かりません」で終わらせず、具体的な対応を示すことが重要です。
メールでのやり取りにおける例
ビジネスメールにおける「分かりません」の適切な表現方法と不適切な例を対比して解説します。
文書でのコミュニケーションにおける効果的な伝え方のポイントを説明します。
例文・テンプレート
■良い例
ご質問いただいた件につきまして、現時点では正確な情報を把握いたしておりません。
確認の上、本日15時までには必ずご回答させていただきます。
なお、急ぎの場合は、以下の代替案についてもご検討いただければ幸いです。■悪い例
すみません、分かりません。
確認してみます。良い例では、①丁寧な言葉遣い、②具体的な回答期限、③代替案の提示を行っています。
これにより、相手に安心感と誠実さを伝えることができます。
会議での質疑応答における例
会議中に質問を受けた際の「分かりません」の対応方法について、適切な例と不適切な例を解説します。
複数人の前での効果的なコミュニケーション方法をご紹介します。
例文・テンプレート
■良い例
「ご質問ありがとうございます。その点については、現時点で確実な情報を持ち合わせておりません。会議終了後、直ちに担当部署に確認の上、本日中にメールにて回答させていただきます。なお、現時点での関連情報として…」
■悪い例
「すみません、分かりません。誰か他の人が答えられますか？」
良い例では、①質問への謝意、②現状説明、③具体的な対応方法、④関連情報の提供を行っています。
会議の流れを妨げない配慮も重要です。
電話対応における例
電話での「分かりません」の対応方法について、適切な例と不適切な例を解説します。
声のみでのコミュニケーションにおける効果的な伝え方のポイントを説明します。
- 声のトーン：落ち着いた丁寧な口調を維持
- 復唱確認：質問内容の正確な理解を示す
- 対応手順：具体的な確認方法の説明
- 時間設定：回答期限の明確な提示
- 代替連絡：適切な連絡手段の提案
電話では表情が見えないため、特に声のトーンと言葉選びに注意が必要です。
必要に応じてメールでの詳細な回答を提案するなど、適切な対応を心がけましょう。
まとめ
ビジネスシーンにおいて「分かりません」という表現を適切に言い換えることは、プロフェッショナルとして重要なスキルです。
本記事で紹介した40の例文と、状況別の対応方法を参考に、円滑なコミュニケーションを心がけましょう。
特に重要なポイントは以下の3つです。
- 必ず代替となる対応方法を提示すること
- 具体的な期限を示して確実にフォローアップすること
- 相手との関係性に応じて適切な表現を選ぶこと
これらの点に注意を払いながら、状況に応じた適切なコミュニケーションを実践してください。
よくある質問（FAQ）
「分かりません」の言い換え表現に関して、よくある疑問とその回答をまとめました。
実務で特に判断に迷いやすい状況について、具体的な対応方法を解説します。ぜひ実践の参考にしてください。
Q1：上司への「分かりません」は完全に避けるべきですか？
A：完全に避ける必要はありません。
むしろ、不確かな情報を伝えることの方が問題です。
ただし、「申し訳ございませんが、確認の上でご報告させていただきます」など、より丁寧な表現を使用しましょう。
Q2：取引先との商談で即答できない場合、どう対応すべきですか？
A：「大変恐れ入りますが、ただいま即答できかねます。
本日中に社内で確認の上、必ずご連絡させていただきます」など、具体的な対応予定を示しましょう。
重要な判断が必要な場合は、安易な回答を避けることが信頼関係の維持につながります。
Q3：メールで「分かりません」を伝える際の注意点は？
A：必ず①現状説明、②確認方法、③回答予定時期を明記します。
「申し訳ございませんが、現時点では確実な回答を差し上げられない状況です。本日中に担当部署へ確認の上、明日正午までにご回答させていただきます」といった具体的な表現を使用してください。
Q4：新入社員ですが、「分かりません」と正直に言うべきですか？
A：正直に伝えること自体は良いですが、表現を工夫しましょう。
「申し訳ございません。ただいま勉強中の部分でして、上司に確認の上、改めてご報告させていただきます」など、前向きな姿勢を示す表現を心がけてください。
Q5：チーム内での「分かりません」の適切な伝え方は？
A：「この点について、まだ理解が不十分です。○○さん、アドバイスをいただけませんでしょうか」など、協力を求める前向きな表現を使用します。
チーム内では、率直でありながらも建設的なコミュニケーションを心がけましょう。
Q6：電話での「分かりません」は特に難しいのですが？
A：「申し訳ございません。ただいま手元に資料がございませんので、確認の上、本日中にメールにて詳しいご報告をさせていただきます」など、具体的な対応方法を提案してください。
必要に応じて、メールなど記録の残る形での回答に切り替えることも検討しましょう。
Q7：「分かりません」の後のフォローアップは、いつまでに行うべきですか？
A：原則として、約束した期限内に必ず行います。
期限を明示していない場合は、遅くとも24時間以内の対応を心がけましょう。
期限に間に合わない場合は、必ず事前に状況を説明し、新たな期限を設定してください。
Q8：社内文書で「分かりません」を使うのは避けるべきですか？
A：完全に避ける必要はありませんが、「確認中」「調査中」など、より具体的な状況を示す表現を使用することをお勧めします。
また、いつまでに、どのように確認するかという対応計画も併せて記載しましょう。
