「できません」とストレートに伝えることに抵抗を感じる方は多いのではないでしょうか。
特にビジネスシーンでは、相手との関係性を損なわないよう配慮しながら断ることが求められます。
本記事では、シチュエーション別の「できません」の伝え方から、断る際の心構えまで、ビジネスパーソン必見の内容をお届けします。
この記事でわかること
- ビジネスシーンで使える「できません」の丁寧な言い換え表現
- 上司・同僚・取引先など相手別の適切な断り方
- 「できません」と伝える際の5つの基本マナー
- 断りメールの書き方と即使えるテンプレート例
- 断った後のフォローアップ方法とコミュニケーション術
まずは「できません」を丁寧に伝えるための基本を押さえた上で、具体的なシーンごとの例文やテンプレートを見ていきましょう。
すぐに使える「できません」の丁寧な言い換え表現36選
ビジネスシーンでは「できません」というストレートな表現を避け、より丁寧な言い回しを使用することが重要です。
相手に不快感を与えず、かつ自分の意思をしっかり伝える表現を36選でご紹介します。
ビジネスですぐに使える丁寧な断り表現12選
「できません」の代わりに使える丁寧な表現には以下のようなものがあります。
- 「誠に恐れ入りますが、ご期待に添えない状況でございます」
- 「申し訳ございませんが、現時点では対応が難しい状況です」
- 「検討いたしましたが、諸事情により承ることができません」
- 「大変恐縮ではございますが、お引き受けすることができかねます」
- 「残念ながら、ご要望にお応えできる状況ではございません」
- 「あいにく、ご希望に沿えない状況となっております」
- 「社内で検討しましたが、現状では実現が困難です」
- 「ご期待に沿いたいところですが、現在の状況では難しいと判断いたしました」
- 「諸般の事情により、お引き受けすることができかねます」
- 「現時点では、リソースの制約によりご協力が難しい状況です」
- 「慎重に検討した結果、対応が難しいという結論に至りました」
- 「現在の体制では、十分な対応ができないと判断いたしました」
具体例：会議参加の断り方
間違いやすいポイント
❌「明日の会議には参加できません」→ 理由が説明されておらず、そっけない印象を与えます。
改善例
✅「明日の会議ですが、既に別件の打ち合わせが入っており、大変申し訳ございませんが参加することができません。議事録の共有をいただければ、後ほど内容を確認させていただきます。」
敬語表現での「できません」の言い換え12選
より丁寧な印象を与える敬語表現での言い換え例をご紹介します。
- 「恐縮ではございますが、当社の事情により対応いたしかねます」
- 「誠に心苦しいのですが、ご要望に沿うことができかねる状況でございます」
- 「慎重に検討いたしましたが、ご期待に添えず申し訳ございません」
- 「あいにく現状では実現が難しく、大変恐れ入ります」
- 「社内で協議いたしましたが、現時点ではお受けする体制が整っておりません」
- 「誠に遺憾ではございますが、諸事情によりご要望を承ることができかねます」
- 「弊社の状況を鑑みますと、ご期待に沿うことが困難でございます」
- 「真摯に検討いたしましたが、現状ではお引き受けいたしかねる次第でございます」
- 「社内規定により、ご要望通りの対応は難しい状況でございます」
- 「当社のリソース状況を考慮した結果、お力添えできかねる状況でございます」
- 「ご期待に添いたく存じますが、現時点では実現が難しい状況にございます」
- 「何卒ご理解を賜りたく存じますが、現在の体制では対応いたしかねます」
ビジネスシーン別：納期変更の断り例
お客様からの納期短縮依頼を断る場合
✅「ご依頼いただいた納期の短縮について社内で検討いたしましたが、品質保証の観点から当初の納期からの変更は難しい状況です。何卒ご理解いただきますようお願い申し上げます。」
シチュエーション別「できません」の言い換え12選
さまざまなビジネスシーンで使える、状況に応じた断り表現です。
- 予算オーバーの依頼を断る場合：「ご提案内容を拝見し、大変魅力的と感じておりますが、現在の予算枠では対応が難しい状況です」
- スケジュール的に厳しい場合：「ご指定の納期に間に合わせるため検討いたしましたが、品質を担保するには時間が不足しております」
- 社内規定に反する依頼：「社内のコンプライアンス方針により、このようなケースでは例外的な対応ができない規定となっております」
- リソース不足の場合：「現在、複数プロジェクトが並行しており、新規案件にリソースを配分することが困難な状況です」
- 技術的に困難な場合：「技術的な制約により、ご要望通りの実装は現状では難しいと判断いたしました」
- 品質基準を満たせない場合：「お求めの品質レベルを満たすには、より多くの時間と工程が必要となります」
- 取引条件が折り合わない場合：「ご提示いただいた条件では、弊社のサービス品質を維持することが難しい状況です」
- 法的・規制上の制約がある場合：「関連法規制により、ご希望の対応は現行の制度上実施できない状況です」
- 担当者不在の場合：「担当者が長期出張中のため、ご希望の期日までに確実な回答ができかねます」
- 前例がない依頼の場合：「前例のないご依頼のため、社内での審査・承認プロセスを経る必要があり、即時の対応は難しい状況です」
- 他部署との調整が必要な場合：「複数部署との調整が必要なため、ご希望のタイミングでの対応が難しいと判断いたしました」
- 代替案を示しながらの断り：「ご要望通りの対応は難しいですが、代替案として○○のようなアプローチは可能です」
「できません」と伝える際の基本マナーと心構え
断りを伝える際には、単に「できない」と伝えるだけでなく、相手への配慮と適切な代替案の提示が重要です。
ここでは基本的なマナーと心構えについて解説します。
断る際の5つの基本マナー
以下の5つのポイントを押さえることで、相手に不快感を与えずに断ることが可能になります。
- 誠意を持って対応する：まずは相手の要望をしっかり聞き、検討する姿勢を示す
- 理由を簡潔に説明する：長すぎる言い訳は避け、核心を簡潔に伝える
- 代替案を提示する：可能であれば別の解決策や妥協点を提案する
- 感謝の意を示す：依頼してくれたことへの感謝を忘れない
- 前向きな姿勢を維持する：今後の関係性も考慮した前向きな表現を心がける
具体例：追加業務の依頼を断る場合
間違いやすいポイント
❌「今、手一杯なのでできません」→ 単に断るだけで、解決策を示していない。
改善例
✅「ご依頼いただきありがとうございます。現在進行中のプロジェクトの対応で手一杯の状況です。来週以降であれば対応可能ですが、もし緊急であれば田中さんに相談していただくことは可能でしょうか。」
断る理由の伝え方と注意点
断る理由を伝える際には、以下の点に注意しましょう。
- 具体的かつ簡潔に：あまりに詳細すぎる説明は不要
- 嘘をつかない：後々トラブルの原因になるため、誠実に対応する
- 個人的な事情よりも客観的な理由を優先：「会社の方針」「スケジュール」など
- 相手を否定する表現を避ける：相手の提案自体を否定するのではなく、対応できない状況を説明する
ビジネスシーン別：価格交渉の断り例
クライアントからの値引き要請を断る場合
✅「ご予算の件、ご相談いただきありがとうございます。弊社の価格設定は品質保証とサポート体制を維持するために必要な金額となっております。値引きは難しい状況ですが、お支払いスケジュールの調整や、サービス内容の一部見直しなど、別の方法でご予算に合わせる方法を検討することは可能です。」
相手別・シチュエーション別の断り方
相手との関係性や立場によって、断り方は変える必要があります。
ここでは相手別、シチュエーション別の断り方をご紹介します。
上司からの依頼を断る場合
上司からの依頼は単純に断ることが難しいケースが多いですが、以下のようなアプローチが効果的です。
- 現状の業務状況を具体的に説明する
- 優先順位の確認を行う
- 代替案や延期の可能性を提案する
具体例：上司からの急な業務依頼を断る
間違いやすいポイント
❌「今日中の対応は無理です」→ 単に否定するだけでなく、建設的な代替案を示すべきです。
改善例
✅「申し訳ございません。現在、明日締切のA案件の資料作成を進めております。こちらの新規依頼も承りたいのですが、どちらを優先すべきでしょうか。もし可能であれば、A案件提出後の明日午後から着手させていただけないでしょうか。」
取引先・クライアントの要望を断る場合
取引先やクライアントの要望を断る際には、特に丁寧な対応と代替案の提示が重要です。
- 感謝の意を表明する
- 断る理由を明確に伝える
- 代替案を提案する
- 今後の協力姿勢を示す
ビジネスシーン別：無理な仕様変更を断る例
納品直前での大幅な仕様変更依頼を断る場合
✅「ご依頼いただいた仕様変更について、真摯に検討いたしました。しかしながら、既に最終テスト段階に入っており、ご要望の変更を納期内に対応することが困難な状況です。現段階での変更は品質にも影響する可能性があるため、まずは現行仕様での納品を完了させ、次期アップデートでのご要望反映をご検討いただけないでしょうか。追加費用なしで次回アップデート時に優先的に対応させていただきます。」
同僚・部下からの相談を断る場合
同僚や部下からの相談を断る際には、相手の成長を促す視点も大切です。
- 理由を率直に伝える
- 可能な範囲でのサポートを提案する
- 別のリソースや解決方法を示す
具体例：同僚からの作業代行依頼を断る
間違いやすいポイント
❌「私も忙しいのでできません」→ 単に自分の状況だけを伝えるのではなく、建設的な提案を行いましょう。
改善例
✅「申し訳ないけど、今週は四半期報告書の作成で手一杯なんだ。全部を引き受けるのは難しいけど、資料のフォーマットを共有したり、15分程度であればポイントを解説することはできるよ。もしくは、このタスクに詳しい鈴木さんに相談してみるのも良いかもしれないね。」
断りメールの基本構成と書き方のポイント
メールでの断りは特に言葉選びが重要です。
ここでは、断りメールの基本構成と、効果的な書き方のポイントを解説します。
断りメールの基本5ステップ
効果的な断りメールは以下の5つの要素で構成されています。
- 件名：簡潔で明確な内容を示す
- 冒頭の挨拶：感謝の意を表明する
- 本文前半：断りの理由を簡潔に説明
- 本文後半：代替案や今後の対応を提案
- 結びの言葉：今後の協力関係への前向きな姿勢を示す
具体例：イベント参加依頼を断るメール
間違いやすいポイント
❌「参加できません」だけの簡素な返信→ 理由の説明や代替案の提示が不足しています。
改善例
件名：【ご回答】〇月〇日開催イベントの登壇依頼について
〇〇様
いつもお世話になっております。△△株式会社の山田太郎です。
先日はイベントへの登壇のお誘いをいただき、誠にありがとうございます。
大変恐縮ではございますが、ご連絡いただいた日程は、海外出張と重なっており
登壇を承ることができない状況でございます。
弊社からの登壇者をご希望であれば、同じ部署の佐藤または鈴木をご紹介
させていただくことも可能です。あるいは、翌月以降であれば私自身の
スケジュール調整も可能ですので、ご検討いただければ幸いです。
今回お力になれず申し訳ございませんが、今後ともどうぞよろしくお願い
いたします。
山田太郎
△△株式会社 マーケティング部
敬語表現での断りメールテンプレート
より丁寧な印象を与える敬語表現を用いたメールテンプレートです。
件名：【ご回答】〇〇のご依頼について
〇〇様
平素より大変お世話になっております。
△△株式会社の山田太郎でございます。
先日いただきました〇〇のご依頼につきまして、
社内で検討させていただきました。
誠に恐縮ではございますが、現在弊社では〇〇の理由により、
ご期待に添うことができない状況でございます。
つきましては、代替案といたしまして、以下のような対応は
可能でございますが、いかがでしょうか。
1. 〇〇の時期を△△に変更する
2. 〇〇の内容を△△に変更する
3. 〇〇の代わりに△△で対応する
何卒ご理解を賜りますようお願い申し上げます。
引き続きよろしくお願い申し上げます。
株式会社〇〇
山田太郎
ビジネスシーン別：納期延長依頼を断るメール例
クライアントからの納期延長依頼を断る場
件名：【ご回答】プロジェクト納期延長のご相談について
〇〇株式会社
〇〇様
平素より大変お世話になっております。
△△株式会社の山田太郎でございます。
先日ご相談いただきましたプロジェクト納期の延長につきまして、
社内で検討いたしました結果、誠に恐縮ではございますが、
当初の契約通りの納期でのご提出が必要な状況でございます。
理由といたしましては、弊社リソースの配分計画や、
後続案件のスケジュールが確定しているためでございます。
ただし、納期を守りつつも、以下の対応は可能でございます。
1. 成果物の一部を先行納品し、残りを当初予定通りに納品する方法
2. 必須機能と追加機能を分け、必須機能を優先的に納品する方法
ご状況をお伺いした上で、最適な方法をご提案させていただきたく
存じますので、ご検討いただけますと幸いです。
何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。
山田太郎
△△株式会社 プロジェクト管理部
電話：03-XXXX-XXXX
「できません」の後に提案するフォローアップ例
「できません」と伝えた後は、相手との関係性を維持するためのフォローアップが重要です。
ここでは効果的なフォローアップの方法をご紹介します。
代替案を提案する際のポイント
断った後の代替案提案は、以下のポイントを押さえると効果的です。
- 現実的で実行可能な提案をする
- 相手のニーズを満たす要素を含める
- 複数の選択肢を用意する
- メリットを明確に伝える
具体例：予算オーバーの提案を断る場合のフォローアップ
間違いやすいポイント
❌「予算オーバーなのでこの企画はできません」→ 単に断るだけでなく、予算内で実現可能な代替案を提示しましょう。
改善例
✅「ご提案いただいた企画は非常に魅力的ですが、現状の予算では実施が難しい状況です。代替案として、(1)企画の規模を縮小して同様のコンセプトで実施する方法、(2)実施時期を次期予算に組み込む方法、(3)複数の部署で予算を分担して実施する方法が考えられます。それぞれのメリット・デメリットをまとめましたので、ご検討いただければ幸いです。」
将来的な対応可能性を示す伝え方
現時点では「できない」場合でも、将来的な可能性を示すことで前向きな印象を与えることができます。
- 具体的な時期や条件を提示する
- 実現に向けた準備やステップを示す
- 定期的な状況のアップデートを約束する
ビジネスシーン別：新規事業提案を保留する例
社内での新規事業提案を保留する場合
✅「提案いただいた新規事業案は大変興味深く、将来性を感じます。しかしながら、現在進行中のプロジェクトXが第2四半期まで最優先事項となっているため、すぐに着手することが難しい状況です。プロジェクトXが完了する7月以降に改めて検討の場を設けたいと思います。それまでの間、市場調査や競合分析を進めておくことで、7月の検討をより具体的なものにできると考えています。月次の経営会議で進捗状況を共有させていただきますので、ぜひアイデアをブラッシュアップしていただければ幸いです。」
NGな断り方と改善例
効果的な断り方を身につけるためには、避けるべき表現やアプローチを理解することも重要です。
ここではNGな断り方とその改善例を解説します。
避けるべき5つの断り方
以下のような断り方は相手に不快感を与える可能性が高いため、避けるべきです。
- 一方的な断り: 理由や代替案の提示がない
- 責任転嫁: 他部署や他者のせいにする
- 曖昧な返答: はっきりと断らず先延ばしにする
- 感情的な反応: イライラや不満をにじませる
- 過度な謝罪: 必要以上に謝り続ける
具体例：無理な残業依頼を断る場合
間違いやすいポイント
❌「私には家庭があるので、残業はできません」→ 個人的な理由だけを述べているため、拒否感が強く出ています。
改善例
✅「本日の残業依頼について、あいにく18時からの重要な予定があり対応できない状況です。ただ、明日の朝早く来て作業を進めることは可能です。また、今日中に着手すべき部分があれば、どの部分を優先すべきかご指示いただければ、退社前に対応いたします。」
言い訳と建設的な説明の違い
効果的な断りのためには、単なる言い訳ではなく建設的な説明が重要です。
| 言い訳 | 建設的な説明 |
|---|---|
| 「忙しいのでできません」 | 「現在〇〇プロジェクトの締切対応中のため、△△日以降であれば対応可能です」 |
| 「それは無理です」 | 「ご要望の△△については、□□の理由により難しい状況ですが、代わりに〇〇のような対応は可能です」 |
| 「前例がないのでできません」 | 「これまでの事例と異なるアプローチのため、社内規定の確認と承認が必要となります。代替案として〇〇はいかがでしょうか」 |
ビジネスシーン別：無理な値下げ要請への対応例
クライアントからの大幅値下げ要請を断る場合
間違いやすい言い訳
❌「そこまでの値下げはできません」
建設的な説明
✅「ご予算のご相談ありがとうございます。ご希望の30%値下げにつきましては、当社の品質基準を維持するコスト構造上、難しい状況です。ただし、納品スケジュールを柔軟に調整することで10%の値引きが可能です。また、機能を段階的に分けて導入するプランもご用意できますが、いかがでしょうか？」
断る際によくある質問とその対処法
ビジネスシーンで断りを入れる際には、よくある質問や反応に適切に対処することも重要です。
ここでは代表的な質問とその対処法をご紹介します。
「なぜできないのか」と理由を問われた場合
より詳細な説明を求められた場合の対応方法です。
- 具体的かつ簡潔に説明する
- 会社のポリシーや客観的な制約を示す
- 個人的な問題ではなく、状況的な問題であることを伝える
具体例：スケジュール変更の断りを詳しく問われた場合
間違いやすいポイント
❌「スケジュールが合わないので無理です」→ 漠然とした理由では相手を納得させられません。
改善例
✅「ご指定の日程については、すでに確定している〇〇プロジェクトのマイルストーン会議と重なっており、そちらは複数の海外拠点も参加するため変更が難しい状況です。また、その前後3日間も関連する準備と対応が集中しているため、十分なお時間を確保できず、中途半端な対応になってしまうことを懸念しております。」
「他の人はできるのに」と比較された場合
他者と比較される状況での対応方法です
- 個別の状況や役割の違いを説明する
- 自分の現在の状況や制約を客観的に伝える
- 相手のニーズに応える別の方法を提案する
ビジネスシーン別：特別対応を断る場合
顧客から「他社はこのような対応をしてくれる」と言われた場合
✅「他社様での対応状況についてご共有いただきありがとうございます。弊社では品質管理と公平性の観点から、特定の標準プロセスを全てのお客様に対して一貫して適用しております。ご要望の内容に最も近い形で対応できる方法として、〇〇のカスタマイズプランをご用意しておりますが、こちらはいかがでしょうか。」
「前はできたのに」と過去と比較された場合
過去の対応と現在の対応の違いを問われた場合の説明方法です。
- 状況の変化を具体的に説明する
- 会社のポリシー変更や環境の変化を伝える
- 現状でできる最善の対応を提案する
具体例：以前は対応したサービスを断る場合
間違いやすいポイント
❌「以前とは状況が変わったのでできません」→ 漠然とした説明では不信感を招きます。
改善例
✅「以前は対応させていただいておりましたが、昨年の組織再編により担当部署が明確化され、〇〇に関するご依頼は△△部が専門的に対応することになりました。これにより、より専門的なサービスを提供できる体制となっております。今回のご依頼については、△△部の担当者をご紹介させていただきますので、詳細なご要望をお伝えいただければと存じます。」
まとめ：円滑なコミュニケーションのために
ビジネスシーンでの「できません」の伝え方について、様々な視点から解説してきました。
最後に重要なポイントをまとめます。
断りの伝え方の5つのポイント
- 丁寧な言葉遣いで誠意を示す：相手を尊重する言葉選びを心がける
- 理由を明確かつ簡潔に説明する：長すぎる言い訳は避け、本質を伝える
- 代替案や別の解決策を提案する：単に断るだけでなく建設的な提案を行う
- 感謝の気持ちを伝える：依頼してくれたことへの感謝を表明する
- 将来的な可能性を示す：現時点での断りが永続的な拒否ではないことを伝える
丁寧に断ることは、ビジネスパーソンとしての誠実さと問題解決能力を示す重要なスキルです。
本記事でご紹介した表現やアプローチを実践することで、相手との信頼関係を損なうことなく、自分の立場や状況を適切に伝えることができるでしょう。
実践のためのチェックリスト
✅ 相手の立場や感情に配慮した言葉選びをしているか
✅ 断る理由を適切に説明しているか
✅ 代替案や他の解決策を提示しているか
✅ 感謝の気持ちを伝えているか
✅ 前向きな姿勢を示しているか
これらのポイントを意識することで、「できません」という言葉が関係性を損なうものではなく、むしろ誠実なコミュニケーションの一部として相手に伝わるでしょう。
よくある質問（FAQ）
Q1: 上司からの無理な依頼を断る際のベストな方法は？
A1: 上司からの無理な依頼を断る際は、まず現在抱えている業務の状況を具体的に説明し、新たな依頼を受けた場合のリスクや影響を客観的に伝えましょう。
その上で「どの業務を優先すべきか」と確認したり、代替案（「〇日以降なら対応可能」「△△さんと分担できないか」など）を提案するのが効果的です。
ただし「できません」という直接的な表現は避け、「〇〇の理由により難しい状況です」という表現を使うと印象が和らぎます。
Q2: クライアントからの値下げ要請を断る効果的な方法は？
A2: クライアントからの値下げ要請を断る際は、まず「ご相談いただきありがとうございます」と感謝の言葉から始め、価格設定の根拠（品質保証、サポート体制、原材料コストなど）を簡潔に説明します。
その後、代替案として「支払い条件の柔軟化」「サービス内容の一部調整」「数量や期間によるディスカウント」など、クライアントのニーズに応える別の方法を提案すると良いでしょう。
価格以外の付加価値を示すことで、関係性を維持しながら断ることができます。
Q3: 同僚からの個人的な相談や依頼を断るコツは？
A3: 同僚との関係性を損なわずに断るには、率直さとサポートの姿勢のバランスが重要です。
「今はこの業務で手一杯なんだ」と正直に状況を伝えた上で、「〇〇までなら協力できる」「△△の部分ならサポートできる」など、部分的な協力の可能性を示しましょう。
また、「別の人を紹介する」「役立つ資料を共有する」といった間接的なサポート方法を提案すると、断りつつも協力的な印象を与えられます。
Q4: メールで断る場合と対面で断る場合の違いは？
A4: メールでの断りは言葉選びが特に重要で、誤解を避けるために丁寧な表現と明確な理由説明が必須です。
また文書として記録に残るため、約束や代替案は確実に実行できるものにしましょう。
対面での断りは、表情や声のトーンも含めた誠意の伝達が可能です。
相手の反応を見ながら説明を調整できる利点もあります。
重要な案件や上司・重要クライアントへの断りは、可能であれば対面（またはビデオ通話）で行うと誠意が伝わりやすくなります。
Q5: 「できません」と言わずに断る表現にはどのようなものがありますか？
A5: 「できません」を直接言わずに断る表現としては、「現状では対応が難しい状況です」「別の方法での解決を検討させていただけないでしょうか」「〇〇の事情により、ご期待に添えない状況でございます」「△△のような代替案ではいかがでしょうか」などがあります。
これらの表現は拒否感を和らげつつ、状況を説明し、前向きな印象を与えることができます。
