職場や様々な場面で、メンタルヘルスの不調を抱える方々とのコミュニケーションは増えています。
適切な表現を選ぶことは、相手を尊重するだけでなく、関係性の維持や業務効率にも大きく影響します。
本記事では、メンタルヘルスに配慮した文書作成のポイントを、具体例とともに解説します。
この記事でわかること
- メンタルヘルスに配慮した文書作成の基本原則
- 避けるべき表現と推奨される代替表現の具体例
- 状況別の適切なコミュニケーション方法
- すぐに使えるテンプレート文例
- メンタルヘルスに配慮した文書作成の重要性と効果
ビジネスシーンでの適切なコミュニケーションを身につけ、職場の心理的安全性を高めましょう。
メンタルヘルスに配慮した文書作成の基本
メンタルヘルスに配慮した文書作成では、相手の状況を尊重しながら明確なコミュニケーションを行うことが重要です。
基本原則を理解しましょう。
尊重と共感を基本姿勢にする
メンタルヘルスの不調は誰にでも起こりうることであり、個人の弱さではありません。
相手の状況や感情に敬意を払い、共感的な姿勢で文書を作成することが基本です。
具体例
- 「気分の浮き沈みは誰にでもあることです」と認識を示す
- 「あなたの状況を理解したいと思っています」と共感を表現する
間違いやすいポイント
メンタルヘルスの不調を「気の持ちよう」や「努力不足」とみなす表現は避けましょう。
「もっと前向きに考えれば」といった安易な励ましは、相手の状況を理解していないと捉えられる可能性があります。
明確でシンプルな表現を心がける
メンタルヘルスの不調がある方は、複雑な情報の処理が一時的に困難な場合があります。
重要なポイントを簡潔に伝え、解釈の余地が少ない表現を選びましょう。
具体例
- 「以下の3点について確認させてください」と箇条書きで要点を示す
- 「○月○日までに、可能な範囲でご回答いただけますか？」と具体的な期限と柔軟性を示す
間違いやすいポイント
あいまいな表現や、一度に多くの情報を詰め込みすぎると、相手に不必要なストレスを与える可能性があります。
「できるだけ早く」といった曖昧な期限設定も避けましょう。
プライバシーと機密性に配慮する
メンタルヘルスに関する情報は極めてプライベートな内容です。
文書のやり取りにおいても、相手のプライバシーを最大限に尊重する必要があります。
具体例
- 「このメールの内容は、ご本人の同意なく共有しません」と明記する
- 「お話しいただいた内容については、人事部内でのみ共有させていただきます」と情報の取り扱い範囲を明確にする
間違いやすいポイント
メンタルヘルスに関する内容をCC・BCCに多くの人を入れて共有したり、オープンなチャットで言及したりすることは避けるべきです。
また、「みんなに知られてしまう」といった不安を煽る表現も使用しないよう注意しましょう。
避けるべき表現と推奨される代替表現
メンタルヘルスに配慮した文書作成では、言葉選びが非常に重要です。
ここでは、避けるべき表現と、代わりに使用できる配慮ある表現を紹介します。
スティグマを強化する表現を避ける
メンタルヘルスに関するスティグマ（偏見）を強化するような表現は、相手を傷つけ、回復の妨げになることがあります。
避けるべき表現と代替表現の例
| 避けるべき表現 | 推奨される代替表現 |
|---|---|
| 「精神的に弱い」 | 「一時的に調子を崩している」 |
| 「うつ病患者」 | 「うつ病と診断された方」 |
| 「精神病」 | 「メンタルヘルスの課題」「精神疾患」 |
| 「正常に戻る」 | 「回復する」「状態が改善する」 |
間違いやすいポイント
医学的に古い用語や一般的に使われていても差別的な含意を持つ言葉（「ノイローゼ」「精神異常」など）は専門用語であっても避けるべきです。
プレッシャーを与える表現を控える
回復のプロセスを急かしたり、過度なプレッシャーを与える表現は、相手の状態を悪化させる可能性があります。
避けるべき表現と代替表現の例
| 避けるべき表現 | 推奨される代替表現 |
|---|---|
| 「早く良くなって」 | 「回復のペースを大切にしてください」 |
| 「みんなが待っている」 | 「あなたの健康が最優先です」 |
| 「頑張れ」 | 「必要なサポートがあれば遠慮なく伝えてください」 |
| 「期限までに完了して」 | 「可能な範囲で進めていただければと思います」 |
間違いやすいポイント
善意から発せられる励ましの言葉でも、相手にプレッシャーを与えることがあります。
「頑張って」「乗り越えて」といった表現は、相手が既に精一杯努力していることを考慮せず、さらなる努力を要求しているように受け取られる可能性があります。
過度な同情や軽視を避ける
過度な同情や問題の軽視は、相手の尊厳を損なう可能性があります。
適切な距離感を保ちながら、相手の状況を尊重する表現を選びましょう。
避けるべき表現と代替表現の例
| 避けるべき表現 | 推奨される代替表現 |
|---|---|
| 「かわいそうに」 | 「大変な状況ですね」 |
| 「気にしすぎ」 | 「そのように感じることは自然なことです」 |
| 「誰にでもある」 | 「そのような経験は珍しくありません」 |
| 「時間が解決する」 | 「回復には時間がかかることもあります」 |
間違いやすいポイント
問題を過度に単純化したり、「私も似たような経験がある」と安易に自分の経験と比較したりすることは、相手の固有の経験を軽視することになります。
各人のメンタルヘルスの経験は異なることを念頭に置きましょう。
状況別の配慮あるコミュニケーション方法
メンタルヘルスへの配慮は、状況によって適切なアプローチが異なります。
ここでは、職場でよくある状況別の配慮あるコミュニケーション方法を解説します。
休職中の従業員とのやり取り
休職中の従業員との連絡は、回復を支援する重要な要素です。
プライバシーと回復のペースを尊重しながら、適切なコミュニケーションを心がけましょう。
具体例
- 「ご都合のよい時間帯や連絡方法があれば教えてください」
- 「必要な情報のみをお伝えしますので、ご安心ください」
間違いやすいポイント
「職場の状況を知らせる」という名目で、実際には仕事の圧力をかけるような内容の連絡は避けるべきです。
また、連絡の頻度も適切に保ち、過度に頻繁な連絡は控えましょう。
復職支援のコミュニケーション
復職は段階的なプロセスであり、適切なサポートと明確なコミュニケーションが重要です。
具体例
- 「復職初期は週3日、1日6時間からスタートすることも可能です」
- 「業務内容や量について、一緒に調整していきましょう」
間違いやすいポイント
「以前と同じように」「通常業務に早く戻れるよう」といった表現は、不必要なプレッシャーになります。
復職は段階的なプロセスであることを理解し、柔軟性を持った表現を心がけましょう。
チーム内での情報共有
メンタルヘルスの問題を抱える従業員のプライバシーを守りながら、チームに必要な情報を提供することは、管理職の重要な役割です。
具体例
- 「〇〇さんは一時的に別のプロジェクトに携わることになりました」
- 「当面の間、〇〇さんの業務は△△さんとわたしで対応します」
間違いやすいポイント
本人の同意なく健康状態について詳細を共有することは避けましょう。
「メンタルヘルスの問題で」「うつ病のため」といった具体的な情報は、本人の同意がない限り共有すべきではありません。
具体的なテンプレートと文例
実際のビジネスシーンで使用できる、メンタルヘルスに配慮した文書のテンプレートを紹介します。
状況に応じてカスタマイズしてご活用ください。
休職中の従業員への連絡テンプレート
休職中の従業員への連絡は、回復を支援する意図を明確に示し、不必要なプレッシャーを与えないことが重要です。
敬語表現例
件名：ご連絡とご様子の確認
〇〇様
お世話になっております。人事部の△△です。
ご体調はいかがでしょうか。無理のない範囲でお返事いただければ幸いです。
当社としては、〇〇様の回復を第一に考えております。復職については、
〇〇様のペースを最優先いたしますので、どうぞご安心ください。
また、会社からの連絡の頻度や方法についても、〇〇様のご希望があれば
お聞かせいただければと思います。
何かご不明な点やご質問がございましたら、いつでもご連絡ください。
今後ともよろしくお願いいたします。
△△
ビジネスシーン別例（上司から部下への連絡）
件名：お元気ですか？
〇〇さん
△△です。お元気にしていますか？
チームのみんなは元気にしています。あなたの回復を心から願っています。
業務のことは心配しないでください。しっかりとカバーしていますので安心してください。
何か必要なことがあればいつでも連絡してください。
返信は必要ありませんので、ご自身の回復に専念してください。
△△
間違いやすいポイント
「業務の引継ぎについて」「復職の予定について」など、業務に関する具体的な質問から始めると、プレッシャーになる可能性があります。
まずは相手の状態を気遣う言葉から始め、業務関連の内容は必要最小限にとどめましょう。
復職支援のための面談案内
復職に向けた面談は、従業員の不安を軽減し、スムーズな職場復帰を支援するために重要です。
敬語表現例
件名：復職支援面談のご案内
〇〇様
お世話になっております。人事部の△△です。
この度は復職に向けてのお気持ちをお聞かせいただき、ありがとうございます。
〇〇様の職場復帰をサポートするために、復職支援面談を設定させていただければと思います。
面談では、以下のような点についてお話しさせていただければと考えております。
1. 復職後の業務内容や勤務時間について
2. 必要なサポートや配慮について
3. 段階的な復帰プランの検討
面談は、〇〇様のご都合に合わせて設定いたします。
対面での面談が難しい場合は、オンラインや電話でも対応可能です。
可能な日時を複数いただければ、調整させていただきます。
無理のない範囲でご回答いただければ幸いです。
何かご不明な点やご質問がございましたら、いつでもご連絡ください。
今後ともよろしくお願いいたします。
△△
ビジネスシーン別例（上司から部下への面談案内）
件名：復帰に向けての相談
〇〇さん
△△です。復帰に向けての準備を一緒に考えられればと思っています。
あなたが無理なく仕事に戻れるよう、どのようなサポートが必要か話し合いたいと思います。
もし良ければ、来週以降で30分程度、オンラインでお話しする時間を作れないでしょうか。
日時は完全にあなたの都合に合わせます。可能な日時をいくつか教えてもらえると助かります。
もし面談自体が負担に感じられるようであれば、別の方法でも構いません。
復帰については焦る必要はありません。あなたのペースを尊重します。
△△
間違いやすいポイント
「早期復職に向けて」「通常業務への復帰を目指して」といった表現は、回復のプロセスを急かしているような印象を与えます。
復職は段階的なプロセスであることを示し、本人のペースを尊重する姿勢を示しましょう。
職場での実践例と効果
メンタルヘルスに配慮したコミュニケーションを職場で実践した例と、その効果について紹介します。
実際の事例から学ぶことで、より効果的な文書作成が可能になります。
業務負荷の調整に関するコミュニケーション事例
業務量の調整は、メンタルヘルスの維持・回復において重要な要素です。
適切なコミュニケーションにより、効果的な業務調整が可能になります。
実践例
〇〇さん
先日のミーティングで話し合った業務分担について、改めて確認させてください。
現在のプロジェクトについては、以下のように調整したいと思います。
1. 週次レポートの作成 → △△さんが担当
2. クライアントとの定例ミーティング → わたしが出席
3. データ分析 → 〇〇さんが可能な範囲で担当
特に3については、無理のないペースで進めていただければと思います。
期限についても柔軟に対応しますので、進捗状況を適宜共有いただければ幸いです。
業務量や内容について、調整が必要な点があればいつでもご相談ください。
一緒に最適な方法を考えていきましょう。
効果
- 明確な業務分担により、不安と責任の範囲が明確になりました
- 「可能な範囲で」という表現により、プレッシャーが軽減されました
- 定期的なコミュニケーションが促進され、早期の問題発見につながりました
間違いやすいポイント
業務量を減らす際に「簡単な業務だけ」「負担の少ない仕事」といった表現は、相手のプライドを傷つける可能性があります。
業務の重要性は維持しながら、量や期限を調整する表現を心がけましょう。
チーム内での情報共有事例
メンタルヘルスの問題を抱える従業員がいる場合、チーム内での適切な情報共有が重要です。
プライバシーを守りながら、チームの協力を得る方法を紹介します。
実践例
チームのみなさん
お世話になっております。
今後のプロジェクト体制について、お知らせいたします。
〇〇さんは、しばらくの間、時短勤務となります。
それに伴い、以下のように業務を再分担したいと思います。
（業務分担の詳細）
〇〇さんのプライバシーを尊重しつつ、チーム全体でサポートしていきたいと
考えておりますので、ご協力をお願いいたします。
何かご質問や懸念点がありましたら、個別にご連絡ください。
効果
- 本人のプライバシーを守りながら、必要な情報のみを共有できました
- チームメンバーの理解と協力を得ることができました
- オープンなコミュニケーションにより、噂や憶測を防止できました
間違いやすいポイント
「病気療養中」「メンタルヘルスの問題で」など、具体的な健康状態に言及することは避けましょう。
また、「特別扱い」「例外的な措置」といった表現も、当事者や他のチームメンバーに不必要な感情を抱かせる可能性があります。
メンタルヘルス配慮の応用テクニック
基本的な配慮に加えて、より効果的なコミュニケーションを実現するための応用テクニックを紹介します。
非言語的要素の活用
文書でのコミュニケーションでは、言葉だけでなく、レイアウトや視覚的要素も重要です。
具体例
- 重要なポイントを箇条書きにして視認性を高める
- 段落を短くし、読みやすさを確保する
- 強調したい部分に太字やハイライトを適切に使用する
間違いやすいポイント
過度に装飾された文書は、逆に読みにくさや疲労感を与える可能性があります。
シンプルで読みやすいデザインを心がけましょう。
フィードバックの仕方
メンタルヘルスに配慮したフィードバックは、相手の成長を支援しながら、不必要なストレスを避けるバランスが重要です。
具体例
- サンドイッチ法（肯定的なコメント→改善点→肯定的なコメント）を活用する
- 「〜すべき」ではなく「〜するとより効果的」という表現を使う
- 具体的な行動に焦点を当て、人格を批判しない
間違いやすいポイント
「いつも」「絶対に」などの極端な言葉や、「なぜできないのか」といった質問形式の指摘は避けましょう。
また、複数の改善点を一度に指摘するのではなく、優先順位をつけて段階的に伝えることも重要です。
リモートワーク環境での配慮
リモートワークでは、対面でのコミュニケーションに比べて誤解が生じやすくなります。
より丁寧なコミュニケーションが求められます。
具体例
- メッセージの冒頭で用件の概要を明確に示す
- 「急ぎではありません」「お時間があるときで構いません」など、プレッシャーを軽減する一言を添える
- 定期的なビデオ通話で表情や声のトーンを含めたコミュニケーションの機会を設ける
間違いやすいポイント
短すぎるメッセージや絵文字のみの返信は、解釈の余地が大きく、相手に不安を与える可能性があります。
また、「既読」機能がある場合は、読んだらなるべく早く何らかの反応を返すことが望ましいでしょう。
配慮ある表現を使う際の注意点
メンタルヘルスに配慮した表現を使用する際の注意点や、避けるべき落とし穴について解説します。
過度な遠慮や曖昧さを避ける
配慮するあまり、必要な情報や重要なフィードバックが伝わらないことは、相手のためにもなりません。
具体例と対策
- 「可能であれば」という表現を多用せず、「○月○日までに必要です」と期限を明確に伝える
- 「少し気になる点があります」ではなく「○○について改善が必要です」と具体的に伝える
間違いやすいポイント
配慮するあまり重要な情報を伏せたり、必要なフィードバックを控えたりすることは、長期的には相手の成長や状況改善の妨げになる可能性があります。
個人差への配慮
メンタルヘルスの状態や反応は個人によって大きく異なります。
一人ひとりに合わせたコミュニケーションが理想的です。
具体例と対策
- 「こちらの方法が良いでしょうか、それとも別の方法が良いですか？」と選択肢を提示する
- 「このようなフィードバックの方法は適切ですか？」と相手の希望を確認する
間違いやすいポイント
すべての人に同じアプローチが効果的だと考えないことが重要です。
特に、メンタルヘルスの状態は変動することも多いため、定期的に相手の状況や希望を確認する姿勢が大切です。
一貫性と継続性の維持
メンタルヘルスに配慮したコミュニケーションは、一時的なものではなく、継続的に実践することが重要です。
具体例と対策
- 定期的なチェックインの機会を設け、相手の状態や希望の変化を把握する
- チーム全体でのコミュニケーションガイドラインを作成し、共有する
間違いやすいポイント
回復初期や復職直後のみ配慮し、時間の経過とともに配慮が薄れることは避けるべきです。
メンタルヘルスの回復は直線的ではなく、波があることを理解しましょう。
まとめ：心理的安全性を高める文書作成
メンタルヘルスに配慮した文書作成は、単に言葉選びの問題ではなく、組織の心理的安全性を高め、すべての従業員が最大限のパフォーマンスを発揮できる環境を作る重要な要素です。
本記事で解説した主なポイントは以下の通りです。
- 尊重と共感を基本姿勢にする：相手の状況や感情に敬意を払い、共感的な姿勢で文書を作成する
- 明確でシンプルな表現を心がける：重要なポイントを簡潔に伝え、解釈の余地が少ない表現を選ぶ
- スティグマを強化する表現を避ける：メンタルヘルスに関する偏見を強化するような表現を避ける
- プレッシャーを与える表現を控える：回復のプロセスを急かしたり、過度なプレッシャーを与える表現を避ける
- 状況に応じた適切なコミュニケーション：休職中、復職支援、チーム内での情報共有など、状況に応じた配慮を行う
メンタルヘルスに配慮した文書作成のスキルは、今後のビジネス環境においてますます重要になるでしょう。
心理的安全性の高い職場は、従業員のウェルビーイングだけでなく、創造性やパフォーマンスの向上にもつながります。
一人ひとりが配慮あるコミュニケーションを心がけることで、誰もが安心して働ける職場環境の構築に貢献しましょう。
よくある質問（FAQ）
Q1: メンタルヘルスに関する話題を避けるべきでしょうか？
メンタルヘルスの話題そのものを避けるのではなく、スティグマを強化するような表現や、相手を傷つける可能性のある表現を避けることが重要です。
オープンで健全な対話は、むしろメンタルヘルスの理解促進と支援環境の構築に役立ちます。
ただし、プライバシーに配慮し、公の場での発言には十分注意しましょう。
Q2: 具体的な病名を文書内で使用しても良いのでしょうか？
原則として、具体的な診断名や病名は、本人が自ら開示している場合を除き、文書内で使用することは避けるべきです。
代わりに「体調不良」「健康上の理由」などの一般的な表現を使用し、プライバシーを尊重しましょう。
本人が自ら病名を開示している場合でも、必要な文脈でのみ言及するようにしてください。
Q3: 同僚のメンタルヘルス不調にどう対応すべきですか？
同僚のメンタルヘルス不調に気づいた場合は、プライバシーを尊重しながら、支援の意思を示すことが重要です。
「何か手伝えることがあれば言ってね」といった一般的な声かけよりも、「ランチに行かない？」「この資料の確認を手伝おうか？」など、具体的な提案をすると受け入れやすいでしょう。
ただし、医療的なアドバイスや個人的な判断は避け、必要に応じて専門家のサポートを勧めることも大切です。
Q4: リモートワーク環境でのメンタルヘルス配慮はどうするべきですか？
リモートワーク環境では、非言語コミュニケーションが制限されるため、より明確で思いやりのある文書コミュニケーションが重要です。
定期的なチェックイン、ビデオ通話の活用、業務外の雑談の時間を設けるなどの工夫が効果的です。
また、「すぐに返信が必要ではありません」「営業時間外の対応は不要です」など、ワークライフバランスを尊重するメッセージを明示的に伝えることも大切です。
Q5: メンタルヘルスに配慮した表現を学ぶためのリソースはありますか？
メンタルヘルスに配慮した表現を学ぶためのリソースとして、以下のようなものがあります。
- 厚生労働省「職場におけるメンタルヘルス対策」のガイドライン
- 日本産業精神保健学会の発行する資料
- メンタルヘルス・ファーストエイドの研修プログラム
- 各企業の人事部や健康管理部門が提供する研修や資料
これらのリソースを活用し、継続的に学びを深めることをお勧めします。
