会社や部署の同僚に不幸があり、有志で香典を出すことになったときは、社内への案内文が必要です。
しかし、香典は弔事に関するものであり、
「参加を強制しているように見えないか」
「金額をいくらと案内すればよいか」
「訃報をどこまで書いてよいか」
「香典辞退の場合はどう連絡するか」
と迷うことも多いでしょう。
会社や部署で香典を集める場合は、参加が任意であること、集金額、締切、提出先を簡潔に案内することが大切です。
この記事では、有志募集、集金案内、締切前の連絡、香典辞退、集金完了報告など、会社で香典を取りまとめるときに使える文例を紹介します。
例文はそのままコピーし、氏名・日付・金額・提出先などを実際の内容に書き換えてお使いください。
香典の有志を募集する基本メール文例
香典の参加者を募集するときは、参加が任意であることを明記します。
全員に一律の参加を求めるような表現は避け、賛同する人だけが申し込める文面にしましょう。
部署内で有志を募集する基本文例
件名：〇〇様への香典について
各位
お疲れさまです。
〇〇部の〇〇です。
このたび、〇〇部の〇〇様のご家族がご逝去されたとの連絡を受けました。
謹んでお悔やみ申し上げます。
つきましては、部署有志で香典をお渡ししたく、参加される方を募ります。
ご賛同いただける方は、以下の内容をご確認のうえ、〇月〇日までに〇〇へお申し出ください。
金額：一口〇〇円
申込期限：〇月〇日
提出先：〇〇部 〇〇
お渡し予定日：〇月〇日
なお、ご参加は任意です。
ご無理のない範囲でお願いいたします。
何卒よろしくお願いいたします。
詳細を伏せて案内する文例
件名：香典有志募集のご案内
各位
お疲れさまです。
〇〇です。
このたび、社内関係者のご家族にご不幸があり、部署有志で香典をお渡しすることとなりました。
ご賛同いただける方は、〇月〇日までに〇〇へお申し出ください。
金額：一口〇〇円
申込期限：〇月〇日
提出先：〇〇
参加は任意となります。
詳細については、必要に応じて〇〇までお問い合わせください。
ご配慮のほど、よろしくお願いいたします。
香典の金額を案内するメール文例
部署有志で香典を出す場合は、集金しやすいように一口あたりの金額を決める方法があります。
有志でまとめる場合は1人あたり1,000～2,000円程度とする例もありますが、会社の慶弔規程や職場内の慣例がある場合は、そちらを優先してください。
一口1,000円で募集する文例
件名：〇〇様への香典有志募集について
各位
お疲れさまです。
〇〇です。
先日お知らせしました〇〇様への香典について、部署有志で取りまとめることとなりました。
ご賛同いただける方は、一口1,000円を〇月〇日までに〇〇へお預けください。
金額：一口1,000円
締切：〇月〇日
提出先：〇〇部 〇〇
参加は任意です。
ご無理のない範囲でお願いいたします。
お預かりした香典は、参加者名簿を添えて、ご遺族へお渡しいたします。
よろしくお願いいたします。
金額を固定せず任意とする文例
件名：香典取りまとめのご案内
各位
お疲れさまです。
〇〇です。
〇〇様への香典について、部署有志で取りまとめます。
ご賛同いただける方は、〇月〇日までに〇〇へお預けください。
金額については、各自のご判断にお任せいたします。
締切：〇月〇日
提出先：〇〇部 〇〇
なお、参加は任意です。
お預かりした金額や氏名については、取りまとめ担当者が適切に管理いたします。
よろしくお願いいたします。
香典への参加が任意であることを伝える文例
香典は個人の考え方や故人との関係によって判断が異なります。
社内案内では、「全員」「必ず」「徴収します」などの強制的に見える表現を避けましょう。
柔らかく任意参加を伝える文例
本件へのご参加は任意です。
ご賛同いただける方のみ、ご無理のない範囲でお願いいたします。
参加されない場合のご連絡は不要です。
参加しない人への返信を不要にする文例
ご参加いただける方のみ、〇月〇日までにお申し出ください。
参加を見送られる場合は、ご返信いただく必要はございません。
それぞれのご事情もあるかと存じますので、ご無理のない範囲でお願いいたします。
社内チャットで香典の有志を募集する短文例
Teams、Slack、Chatworkなどで募集する場合は、詳細を簡潔にまとめます。
チャットでは情報が流れやすいため、金額・締切・提出先を箇条書きにすると分かりやすくなります。
Teams・Slack向けの基本例文
お疲れさまです。
〇〇様への香典について、部署有志で取りまとめます。
ご賛同いただける方は、以下の内容で〇〇までお願いいたします。
・金額：一口1,000円
・締切：〇月〇日
・提出先：〇〇
参加は任意です。
ご無理のない範囲でお願いいたします。
少人数の部署向け短文例
お疲れさまです。
〇〇様への香典を有志でお渡ししたいと思います。
参加される方は、〇月〇日までに一口〇〇円を〇〇へお預けください。
参加は任意ですので、ご無理のない範囲でお願いいたします。
香典を現金で集めるときの案内文例
現金で集める場合は、提出場所と受け渡し方法を明確にします。
デスク上へ置いてもらう方法は、紛失や氏名の確認漏れにつながるため、できるだけ担当者が直接受け取る形にします。
担当者へ直接渡してもらう文例
件名：香典の提出方法について
各位
お疲れさまです。
〇〇です。
〇〇様への香典にご賛同いただいた皆さまへ、提出方法をご案内いたします。
金額：一口〇〇円
提出期限：〇月〇日〇時まで
提出先：〇〇部 〇〇
恐れ入りますが、確認のため、現金は〇〇へ直接お渡しください。
お預かりした際に、参加者名簿へお名前を記載いたします。
よろしくお願いいたします。
封筒へ氏名を書いて提出してもらう文例
件名：香典の提出について
各位
お疲れさまです。
香典へご参加いただける方は、〇月〇日までに〇〇へご提出ください。
金額：〇〇円
提出先：〇〇部 〇〇
集金時の確認漏れを防ぐため、現金は小封筒に入れ、表面に所属部署と氏名をご記入ください。
例：
営業部
山田太郎
お手数をおかけいたしますが、ご協力をお願いいたします。
香典をキャッシュレスで集める場合の案内文例
会社の規程で認められている場合は、社内送金や指定の決済方法を使うこともあります。
ただし、個人間送金の可否や経理上の扱いは会社によって異なるため、事前に社内規程を確認してください。
社内送金を利用する場合の文例
件名：香典の集金方法について
各位
お疲れさまです。
〇〇です。
〇〇様への香典について、以下の方法で取りまとめます。
金額：一口〇〇円
締切：〇月〇日
送金先：〇〇
送金時の記載：部署名・氏名
送金後、確認のため〇〇までご連絡ください。
なお、参加は任意です。
よろしくお願いいたします。
現金と送金の両方を受け付ける文例
お疲れさまです。
〇〇様への香典について、ご参加いただける方は、以下のいずれかの方法でお願いいたします。
・現金：〇〇へ直接提出
・社内送金：〇〇宛て
・金額：一口〇〇円
・締切：〇月〇日
送金の場合は、確認のため部署名と氏名をご記載ください。
参加は任意です。
よろしくお願いいたします。
香典の参加希望を確認するメール文例
人数を先に確認してから金額を決める場合は、参加希望だけを募ります。
金額の案内と集金を同時に行うよりも、参加人数を把握してから合計額を調整したい場合に使えます。
参加希望のみを確認する文例
件名：〇〇様への香典参加確認
各位
お疲れさまです。
〇〇です。
〇〇様への香典について、部署有志でのお渡しを検討しております。
参加を希望される方は、〇月〇日までに本メールへご返信ください。
参加人数を確認後、金額や提出方法を改めてご案内いたします。
なお、参加は任意です。
参加を見送られる場合は、ご返信いただく必要はございません。
よろしくお願いいたします。
フォームで参加を確認する文例
件名：香典有志参加確認のお願い
各位
お疲れさまです。
〇〇様への香典について、参加人数を確認するため、以下のフォームへの回答をお願いいたします。
回答期限：〇月〇日
回答フォーム：〇〇
回答項目：
・参加する
・参加しない
・検討中
参加は任意です。
回答内容は、香典の取りまとめ以外の目的には使用いたしません。
よろしくお願いいたします。
香典の締切を知らせるメール文例
締切前に再度連絡する場合は、未提出者を名指しせず、全体へ簡潔に案内します。
すでに提出した人にも届くため、「行き違いの場合はご容赦ください」と添えると丁寧です。
締切前日のリマインド文例
件名：【明日締切】〇〇様への香典について
各位
お疲れさまです。
〇〇です。
先日ご案内しました〇〇様への香典について、提出期限が明日となりましたのでお知らせいたします。
金額：一口〇〇円
締切：〇月〇日〇時
提出先：〇〇部 〇〇
ご参加いただける方で、まだ提出されていない場合は、期限までにお願いいたします。
なお、参加は任意です。
すでにご提出いただいている場合は、行き違いにつきご容赦ください。
よろしくお願いいたします。
当日の最終案内文例
件名：【本日締切】香典取りまとめのご案内
各位
お疲れさまです。
〇〇様への香典は、本日〇時をもって取りまとめます。
ご参加いただける方は、〇時までに〇〇へご提出ください。
金額：〇〇円
提出先：〇〇
お預かりした香典は、参加者名簿を添えて代表者よりお渡しいたします。
よろしくお願いいたします。
未提出者へ個別に確認する文例
参加すると連絡した人から、締切までに提出がない場合は、個別に確認します。
催促と受け取られないよう、「行き違い」「予定変更の場合は連絡不要」などの配慮を加えます。
メールで個別確認する文例
件名：香典のご提出について
〇〇さん
お疲れさまです。
〇〇です。
先日、〇〇様への香典にご参加いただける旨をご連絡いただいておりましたので、念のため確認させていただきました。
本日〇時に取りまとめる予定です。
引き続きご参加いただける場合は、〇時までに〇〇へお願いいたします。
すでにご提出いただいている場合や、ご予定が変わった場合は、どうぞお気になさらないでください。
よろしくお願いいたします。
チャットで個別確認する短文例
お疲れさまです。
〇〇様への香典について、参加のご連絡をいただいていたため、念のため確認です。
本日〇時に取りまとめる予定です。
行き違い、または予定変更の場合はお気になさらないでください。
香典を集めない場合の社内案内文例
会社の慶弔規程に基づいて会社名義の香典を出す場合や、各自で対応する場合は、有志の集金を行わないことを明確に伝えます。
二重に香典を出すことを避けるためにも、会社側の対応を共有しておくと安心です。
会社名義で香典を出す場合の文例
件名：〇〇様への香典の対応について
各位
お疲れさまです。
〇〇です。
〇〇様への香典については、会社の慶弔規程に基づき、会社名義でお渡しする予定です。
このため、部署での有志集金は行いません。
個人での対応を希望される場合は、それぞれのご判断でお願いいたします。
なお、ご遺族より香典辞退の申し出がある場合は、その意向を優先してください。
よろしくお願いいたします。
各自の判断に任せる場合の文例
件名：〇〇様への香典について
各位
お疲れさまです。
〇〇様への香典について、部署での一括した取りまとめは行わないこととなりました。
香典をお渡しする場合は、各自のご判断でお願いいたします。
通夜・葬儀の日時や香典辞退の有無については、別途ご案内した内容をご確認ください。
よろしくお願いいたします。
香典辞退を社内へ伝える文例
ご遺族から香典辞退の申し出がある場合は、その意向を尊重し、有志募集や集金を行わないことを明確にします。
家族葬であることだけでは、香典も辞退しているとは限りません。香典・供花・参列のうち、何を辞退しているのかを確認して伝えます。
香典辞退を簡潔に伝える文例
件名：〇〇様ご葬儀に関するご連絡
各位
お疲れさまです。
〇〇です。
先ほどご案内しました〇〇様のご葬儀について、ご遺族より香典辞退の申し出がございました。
ご遺族の意向を尊重し、香典の持参および部署での集金は行わないようお願いいたします。
なお、すでに準備されている場合も、お渡しはお控えください。
ご理解のほど、よろしくお願いいたします。
香典・供花・弔電を辞退する場合の文例
件名：〇〇様ご葬儀についての追加連絡
各位
お疲れさまです。
〇〇様のご葬儀について、ご遺族より以下を辞退される旨の連絡がありました。
・香典
・供花
・供物
・弔電
ご遺族の意向を尊重し、個人または部署からの手配はお控えください。
何卒ご理解くださいますよう、お願いいたします。
集めた香典の金額を確認する文例
集金が終わったら、参加人数と合計額を確認します。
参加者全員に個人別金額を公開する必要はありませんが、取りまとめ担当者と確認者の2人で計算すると、間違いを防ぎやすくなります。
確認担当者へ依頼する文例
件名：香典集計内容の確認依頼
〇〇さん
お疲れさまです。
〇〇です。
〇〇様への香典について、集金が完了しました。
恐れ入りますが、以下の内容をご確認いただけますでしょうか。
参加人数：〇名
合計金額：〇〇円
参加者名簿：添付のとおり
現金と名簿の金額が一致していることを、念のため一緒に確認させてください。
お手数をおかけいたしますが、よろしくお願いいたします。
集計結果を幹事間で共有する文例
お疲れさまです。
香典の集計結果を共有します。
・参加人数：〇名
・合計金額：〇〇円
・代表者：〇〇さん
・お渡し予定日：〇月〇日
参加者名簿と現金の照合は完了しています。
ご確認をお願いいたします。
4人以上で香典を出す際に同封する、氏名・住所・金額入りの別紙テンプレートをこちらで掲載しています。→ 香典の有志一同リスト無料テンプレート｜別紙名簿の書き方・記入例
香典の集金完了を参加者へ報告する文例
香典を取りまとめたら、参加者へ集金完了を報告します。
合計金額の公開は社内方針によりますが、参加人数や今後の予定を伝えておくと安心です。
集金完了を伝えるメール文例
件名：香典取りまとめ完了のご報告
各位
お疲れさまです。
〇〇です。
〇〇様への香典について、取りまとめが完了しました。
ご参加いただいた皆さまには、ご協力いただきありがとうございました。
お預かりした香典は、参加者名簿を添え、〇月〇日に〇〇が代表してご遺族へお渡しする予定です。
取り急ぎ、集金完了のご報告を申し上げます。
よろしくお願いいたします。
人数と合計額も報告する文例
件名：香典集金結果のご報告
各位
お疲れさまです。
〇〇様への香典について、以下のとおり取りまとめました。
参加人数：〇名
合計金額：〇〇円
お渡し予定日：〇月〇日
代表者：〇〇
ご協力いただき、ありがとうございました。
参加者名簿を添えて、ご遺族へお渡しいたします。
以上、ご報告申し上げます。
香典を代表者へ引き渡すときの文例
集金担当者と、実際に通夜・葬儀へ参列する代表者が異なる場合は、現金・香典袋・参加者名簿をまとめて引き渡します。
代表者へ依頼するメール文例
件名：香典お渡しのお願い
〇〇さん
お疲れさまです。
〇〇です。
〇〇様への香典の取りまとめが完了しました。
恐れ入りますが、通夜へ参列される際に、部署を代表してご遺族へお渡しいただけますでしょうか。
お渡しするもの：
・香典袋
・参加者名簿
・香典総額：〇〇円
香典袋の表書きは「株式会社〇〇 〇〇部有志」としております。
参加者名簿は中袋へ同封済みです。
お手数をおかけいたしますが、よろしくお願いいたします。
直接引き渡すときの確認メモ
〇〇様への香典
・香典総額：〇〇円
・参加人数：〇名
・表書き：株式会社〇〇 〇〇部有志
・参加者名簿：中袋へ同封済み
・お渡し日：〇月〇日
・代表者：〇〇
受領確認：________________
代表者が香典を持参する場合の表書き、受付での伝え方、参加者への報告文例をこちらで掲載しています。→ 香典を代表者名で出す書き方例｜外一同・受付・社内報告の文例（準備中）
香典を渡したあとの社内報告文例
代表者がご遺族へ香典を渡したら、参加者へ簡潔に報告します。
詳しい葬儀の様子やご遺族の個人的な情報を必要以上に共有することは避けます。
メールで報告する文例
件名：香典お渡しのご報告
各位
お疲れさまです。
〇〇です。
本日、〇〇様のご遺族へ、部署有志の香典をお渡しいたしました。
参加者名簿も併せてお渡ししております。
このたびは、取りまとめにご協力いただきありがとうございました。
以上、ご報告申し上げます。
社内チャットで報告する短文例
お疲れさまです。
本日、〇〇様のご遺族へ、部署有志の香典をお渡ししました。
参加者名簿も同封しております。
ご協力いただき、ありがとうございました。
香典返しを辞退する場合の社内文例
参加者全員で香典返しを辞退する場合は、ご遺族へ渡す別紙や手紙に一文を添えます。
参加者へも、香典返しを辞退する方針を事前に共有しておきます。
参加者へ確認する文例
件名：香典返し辞退についての確認
各位
お疲れさまです。
〇〇です。
〇〇様への香典について、ご遺族へのご負担を考慮し、香典返しを辞退する旨を参加者名簿へ添えたいと考えております。
記載予定の文面：
「誠に勝手ながら、香典返しにつきましては辞退申し上げます」
ご意見がある場合は、〇月〇日までに〇〇へご連絡ください。
特にご意見がない場合は、上記の文面を添えてお渡しいたします。
よろしくお願いいたします。
ご遺族へ添える辞退文例
誠に勝手ながら、香典返しにつきましては辞退申し上げます。
故人のご冥福を心よりお祈り申し上げます。
株式会社〇〇
〇〇部有志一同
会社で香典を集めるときの注意点
会社で香典を取りまとめる場合は、弔事マナーだけでなく、個人情報や現金の管理にも注意が必要です。
社内の慶弔規程や過去の運用を確認してから案内しましょう。
社内規程と過去の慣例を先に確認する
有志を募集する前に、次の点を確認します。
・会社から弔慰金や香典が支給されるか
・部署での有志集金が認められているか
・過去に同様の対応をしているか
・ご遺族が香典を辞退していないか
・通夜や葬儀へ参列する代表者がいるか
・社内への訃報共有が許可されているか
会社名義の香典と、社員有志の香典を両方出す場合は、香典袋を分けてください。
参加を強制する表現を使わない
避けたい表現：
・一人1,000円を徴収します
・全員〇日までに提出してください
・部署で香典を出すため必ず参加してください
・不参加の場合は理由を連絡してください
おすすめの表現：
・ご賛同いただける方を募ります
・参加は任意です
・ご無理のない範囲でお願いいたします
・参加を見送られる場合のご連絡は不要です
集金した現金と個人情報を適切に管理する
集金担当者は、次の項目を記録します。
・参加者の氏名
・所属部署
・預かった金額
・受領日
・香典袋へ入れた金額
・代表者への引き渡し日
住所や個人別金額を記載した名簿は、香典の取りまとめ以外の目的で使用しないようにします。
集金が完了したら、現金を長期間デスクやロッカーへ保管せず、速やかに代表者へ引き渡してください。
部署有志で香典を出す場合の表書きや、「一同」「有志」「外一同」の使い分けをこちらで解説しています。→ 香典を連名で出すときの書き方例｜2人・3人・4人以上の表書きテンプレ
よくある質問
Q1．会社で香典を集める場合、一人いくらがよいですか？
会社や部署の有志でまとめる場合は、一人あたり1,000～2,000円程度とする例があります。
ただし、故人との関係、参加人数、会社の慶弔規程、過去の慣例によって異なります。
まずは社内規程を確認し、同じ部署で過去に香典を集めた際の金額があれば、それに合わせるとよいでしょう。
Q2．香典への参加を断りにくくならない案内方法はありますか？
参加が任意であることを明記し、不参加の場合の返信を求めない方法がおすすめです。
例：
「ご参加は任意です。ご賛同いただける方のみ、ご無理のない範囲でお願いいたします。参加を見送られる場合のご連絡は不要です」
このように記載すると、参加しない人が理由を説明する必要がなくなります。
Q3．香典を集める際に訃報の詳細を書いてもよいですか？
ご本人やご家族から社内共有の了承を得た範囲だけを記載します。
故人名、続柄、通夜・葬儀の日程など、必要以上の個人情報を共有しないよう注意してください。
詳細を広く共有できない場合は、「社内関係者のご家族にご不幸がありました」などと記載し、問い合わせ先だけを案内します。
Q4．家族葬の場合も香典を集めてよいですか？
家族葬であることだけでは、必ずしも香典辞退を意味しません。
参列のみを辞退している場合と、香典・供花・弔電もすべて辞退している場合があります。
ご遺族の意向を確認したうえで、香典辞退の申し出がある場合は集金を行わないでください。
Q5．会社から香典が出る場合も有志で集めてよいですか？
会社名義の香典と社員有志の香典は、別のものとして扱えます。
ただし、社内規程で有志集金を行わない方針になっている場合もあるため、総務や人事へ確認してください。
両方出す場合は、会社名義と社員有志で香典袋を分けます。
Q6．参加者によって金額が違ってもよいですか？
金額を任意として募集した場合は、参加者ごとに金額が異なることがあります。
その場合は、取りまとめ用の名簿へ個人別金額を正確に記録します。
全員を同額にしたい場合は、「一口1,000円」のように募集時点で金額を明示してください。
Q7．香典を集めたあと、参加者へ報告は必要ですか？
必須ではありませんが、集金完了やご遺族へ渡したことを簡潔に報告すると、参加者が安心できます。
報告内容は、次の程度で十分です。
・取りまとめが完了したこと
・代表者から渡したこと
・参加者名簿を添えたこと
・協力へのお礼
葬儀やご遺族の詳細を必要以上に共有する必要はありません。
まとめ
会社や部署で香典を集める場合は、次の内容を案内します。
・香典を有志で取りまとめること
・参加は任意であること
・一口あたりの金額
・申込または提出の締切
・現金の提出先
・ご遺族へ渡す予定日
・取りまとめ担当者
案内文では、
「ご賛同いただける方を募ります」
「参加は任意です」
「ご無理のない範囲でお願いいたします」
といった表現を使い、参加を強制しているように見えないよう配慮します。
香典辞退の申し出がある場合は、ご遺族の意向を尊重し、有志集金を行いません。
取りまとめ後は、参加者名簿と現金の合計を確認し、代表者からご遺族へお渡しします。
社内への案内文に迷った場合は、この記事の文例をコピーし、氏名・日付・金額・提出先を実際の内容に変更してお使いください。
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→ 代表者が香典を持参する場合の表書き、受付での伝え方、参加者への報告文例を掲載しています。
