会社や部署、友人グループなどで集めた香典を代表者が持参するときは、香典袋の表書きや受付での伝え方に迷うことがあります。
「代表者の名前だけで出してよい？」
「外一同と外5名は、どう使い分ける？」
「芳名帳には代表者だけを書けばよい？」
「香典を預かって代理で参列するとき、受付で何と言えばよい？」
と悩む方も多いでしょう。
複数人分の香典を代表者が持参する場合は、香典袋に代表者名と「外一同」または「外〇名」を記載し、参加者全員の氏名・住所・金額をまとめた別紙を同封する方法があります。
この記事では、代表者名で香典を出す際の表書き、受付での言葉、芳名帳への記帳、社内への報告まで、すぐに使える記入例と文例を紹介します。
会社名、部署名、氏名、人数などを実際の内容に書き換えてお使いください。
- 香典を代表者名で出すときの基本的な書き方
- 「外一同」と「外〇名」の使い分け
- 代表者名ではなく「一同」「有志」と書く場合
- 会社名・部署名・代表者名の配置
- 会社代表者名で香典を出す場合
- 代表者が受付で香典を渡すときの文例
- 友人・同期を代表して香典を渡す文例
- 芳名帳・受付名簿への記帳方法
- 代理で参列して香典を渡す場合
- 芳名帳に代理であることを書く例
- 代表者が持参できない場合の引き継ぎ文例
- 代表者へ香典を引き渡す確認メモ
- 香典を渡した後の社内報告メール
- Teams・Slackで完了報告する短文例
- ご遺族からお礼を受けたときの社内共有文例
- 香典返しが代表者へ届いたときの連絡文例
- 香典返しを辞退していた場合の連絡文例
- 代表者名で香典を出すときの注意点
- よくある質問
- まとめ
- 関連記事
香典を代表者名で出すときの基本的な書き方
複数人で集めた香典を代表者が持参する場合は、香典袋の表面に代表者名を記載し、そのほかにも参加者がいることを示します。
代表者以外の氏名は、別紙に記載して香典袋の中へ入れます。
代表者名と「外一同」を書く場合
参加人数を表面に明記しない場合は、代表者名の左側または左下に「外一同」と記載します。
縦書きの記入例：
株式会社〇〇
営業部
山田太郎
外一同
横書きで表すと、次の形です。
株式会社〇〇 営業部
山田太郎 外一同
「外一同」は、表書きに記載した代表者以外にも、複数の参加者がいることを表します。
具体的な参加人数は分からないため、参加者全員を記載した別紙を必ず添えてください。
関連記事：香典を連名で出すときの書き方例｜2人・3人・4人以上の表書きテンプレ
→ 参加人数別の表書きや、「一同」「有志」「外一同」の使い分けを紹介しています。
代表者名と「外〇名」を書く場合
代表者以外の人数を明確にしたい場合は、「外5名」のように記載します。
記入例：
株式会社〇〇
営業部
山田太郎
外5名
この場合、代表者の山田太郎さんに加えて、ほかに5名が参加しているため、参加者は合計6名です。
「外5名」を参加者全体が5名という意味にしないよう注意してください。
「外一同」と「外〇名」の使い分け
「外一同」と「外〇名」は、どちらも代表者以外に参加者がいることを示す表現です。
人数を表面で明らかにするかどうかによって使い分けます。
参加人数を省略するなら「外一同」
参加者が多い場合や、香典袋の表面を簡潔にしたい場合は「外一同」を使用します。
記入例：
株式会社〇〇
総務部
山田太郎
外一同
参加者の人数や内訳は、同封する別紙で確認できるようにします。
部署内の一部の社員が参加した場合は、会社名と部署名を添えると、どのグループからの香典か分かりやすくなります。
参加人数を明示するなら「外〇名」
参加人数を明確に伝えたい場合は、「外〇名」を使用します。
記入例：
株式会社〇〇
企画部
山田太郎
外7名
この場合の参加人数は、代表者を含めて8名です。
別紙の参加人数も8名になっているか確認してください。
代表者名ではなく「一同」「有志」と書く場合
代表者個人の名前を表書きに出さず、部署やグループ名で香典を出すこともできます。
参加者全員が同じ部署やグループに所属している場合に使いやすい方法です。
部署全員が参加する場合
部署の全員が香典に参加している場合は、「〇〇部一同」と記載します。
記入例：
株式会社〇〇
営業部一同
株式会社〇〇
総務課一同
「一同」は、その部署やグループの全員が参加していることを表します。
部署の希望者だけが参加する場合
部署の一部の希望者だけで香典を集めた場合は、「有志」を使用します。
記入例：
株式会社〇〇
営業部有志
株式会社〇〇
営業部有志一同
参加していない人がいる場合は、「営業部一同」と書くよりも「営業部有志」としたほうが正確です。
代表者が受付で香典を渡す場合は、自分が有志を代表していることを伝えます。
会社名・部署名・代表者名の配置
会社関係の香典では、ご遺族が故人との関係を把握できるよう、会社名と部署名を添えます。
会社名や部署名は、代表者名より小さめに記載します。
会社名と部署名を入れる基本例
縦書きの配置イメージ：
株式会社〇〇
営業部
山田太郎
外5名
会社名を最も右側に小さめに書き、その左に部署名、中央付近に代表者名を書きます。
代表者名の左側または左下に、「外一同」「外5名」などを記載します。
役職名も記載する場合
代表者の役職を明確にしたい場合は、氏名の上または右側に小さく記載します。
記入例：
株式会社〇〇
営業部
営業部長
山田太郎
外5名
役職名は必須ではありません。
故人との関係や会社内での立場を明確にする必要がある場合に記載してください。
会社代表者名で香典を出す場合
会社として正式に香典を出す場合は、会社名と代表者の役職・氏名を記載します。
社員有志の香典とは別に扱います。
会社名義で出す表書き例
株式会社〇〇
代表取締役 山田太郎
または、
株式会社〇〇
取締役社長 山田太郎
会社名義の香典では、「営業部有志」などの表記を併記しないのが一般的です。
会社として出す香典と、社員有志で集めた香典の両方がある場合は、香典袋を分けてください。
支店・営業所名義で出す例
株式会社〇〇
東京支店
支店長 山田太郎
株式会社〇〇
大阪営業所
所長 鈴木一郎
支店や営業所を代表して出す場合は、会社名・拠点名・代表者名を順に記載します。
代表者が受付で香典を渡すときの文例
受付では、香典を両手で差し出し、会社や部署を代表して持参したことを簡潔に伝えます。
長い説明は避け、別紙を同封している場合は一言添えると分かりやすくなります。
会社や部署を代表して渡す基本文例
このたびはご愁傷さまでございます。
株式会社〇〇営業部を代表して参りました。
部署有志〇名分の香典をお持ちしております。
参加者名簿を中に同封しておりますので、よろしくお願いいたします。
短く伝える文例
このたびはご愁傷さまでございます。
株式会社〇〇営業部有志を代表して参りました。
参加者名簿を同封しております。
代表者名と外一同で持参する場合
このたびはご愁傷さまでございます。
株式会社〇〇の山田と申します。
部署有志を代表して、〇名分の香典をお持ちしました。
参加者全員の名簿を同封しております。
友人・同期を代表して香典を渡す文例
会社ではなく、友人や同期を代表して香典を持参する場合は、故人との関係が伝わるように説明します。
学校名、卒業年度、会社の同期などを簡潔に伝えます。
友人を代表して渡す場合
このたびはご愁傷さまでございます。
故人の大学時代の友人を代表して参りました。
友人有志〇名分の香典と参加者名簿をお持ちしております。
会社の同期を代表して渡す場合
このたびはご愁傷さまでございます。
株式会社〇〇の同期を代表して参りました。
令和〇年度入社の同期有志〇名分の香典です。
参加者名簿を同封しておりますので、よろしくお願いいたします。
芳名帳・受付名簿への記帳方法
代表者が複数人分の香典を持参した場合でも、芳名帳には代表者の氏名を記帳する方法が一般的です。
必要に応じて、会社名、部署名、「外〇名」などを添えます。
代表者名と外〇名を記帳する例
株式会社〇〇 営業部
山田太郎 外5名
住所：
〒000-0000
〇〇県〇〇市〇〇町0-0-0
株式会社〇〇 営業部
芳名帳の記入欄が狭い場合は、代表者名と会社名を記帳し、受付担当者へ参加者名簿を同封していることを伝えます。
「営業部有志」と記帳する例
株式会社〇〇
営業部有志
代表者：山田太郎
住所：
〒000-0000
〇〇県〇〇市〇〇町0-0-0
株式会社〇〇 営業部
代表者名を書く欄がある場合は、山田太郎と記載します。
参加者全員の情報は、香典袋に入れた別紙で確認してもらいます。
代理で参列して香典を渡す場合
本人が参列できず、代理人が香典を預かって持参する場合は、香典袋には香典を出した本人の名前を書きます。
受付では、代理で持参したことを伝えます。
上司の代理で参列する場合
香典袋の表書き：
株式会社〇〇
営業部長 山田太郎
受付での一言：
このたびはご愁傷さまでございます。
株式会社〇〇の鈴木と申します。
本日は、営業部長の山田の代理で参りました。
山田よりお預かりした香典をお持ちしております。
部署代表者の代理で持参する場合
このたびはご愁傷さまでございます。
株式会社〇〇営業部の鈴木と申します。
本来参列予定だった山田に代わり、部署有志の香典をお持ちしました。
参加者名簿を同封しておりますので、よろしくお願いいたします。
芳名帳に代理であることを書く例
代理で参列した場合、芳名帳には香典を出した本人の氏名を書き、代理であることを示します。
妻が夫の代理で参列する場合
山田太郎
内
「内」は、妻が夫の代理で参列したことを示す表記として用いられます。
香典袋の表書きは、夫の氏名にします。
会社関係者が代理で参列する場合
株式会社〇〇
営業部長 山田太郎
代理 鈴木一郎
記入欄が狭い場合は、本人の氏名を記帳し、受付で代理であることを口頭で伝えます。
代表者が持参できない場合の引き継ぎ文例
香典を持参する予定だった代表者が参列できなくなった場合は、別の社員へ香典袋と名簿を引き継ぎます。
金額、参加人数、表書き、名簿の有無を明確に伝えます。
代理持参を依頼するメール文例
件名：香典持参のお願い
〇〇さん
お疲れさまです。
〇〇です。
急なお願いで申し訳ありません。
本日予定していた〇〇様のお通夜へ参列できなくなったため、部署有志の香典を代理でお持ちいただけないでしょうか。
お渡しするものは以下のとおりです。
・香典袋
・香典総額：〇〇円
・参加人数：〇名
・参加者名簿：中袋へ同封済み
・表書き：株式会社〇〇 営業部有志
受付では、部署有志を代表して持参した旨をお伝えいただければ問題ありません。
お手数をおかけいたしますが、よろしくお願いいたします。
チャットで依頼する短文例
お疲れさまです。
本日、〇〇様のお通夜へ参列できなくなってしまいました。
恐れ入りますが、部署有志の香典を代理で持参してもらえないでしょうか。
香典袋と参加者名簿は準備済みです。
詳細は直接お渡しする際に説明します。
関連記事：会社・部署で香典を集める案内文例｜有志募集・集金メールテンプレ
→ 部署内で香典を集める際の募集、締切、集金完了、代表者への引き渡し文例を掲載しています。
代表者へ香典を引き渡す確認メモ
集金担当者から参列する代表者へ香典を渡すときは、確認メモを添えると受け渡し間違いを防げます。
そのまま使える確認メモ
〇〇様への香典 引き渡し確認
香典の名義：
株式会社〇〇
営業部有志
代表者：
〇〇 〇〇
参加人数：
〇名
香典総額：
金〇〇,〇〇〇円
参加者名簿：
中袋へ同封済み
持参日：
令和〇年〇月〇日
持参者：
〇〇 〇〇
受付での説明：
「株式会社〇〇営業部有志を代表して参りました。参加者名簿を同封しております」
集金担当者：
〇〇 〇〇
受領確認：
香典を渡した後の社内報告メール
代表者が香典を渡したあとは、参加者へ簡潔に報告します。
ご遺族の個人的な様子や葬儀の詳細を必要以上に書く必要はありません。
基本の社内報告文例
件名：香典お渡しのご報告
各位
お疲れさまです。
〇〇です。
本日、部署有志を代表し、〇〇様のご遺族へ香典をお渡しいたしました。
皆さまからお預かりした香典は、参加者名簿を添えてお渡ししております。
このたびはご協力いただき、ありがとうございました。
以上、ご報告申し上げます。
通夜で渡したことを報告する文例
件名：〇〇様への香典お渡し完了のご報告
各位
お疲れさまです。
本日、〇〇様のお通夜に参列し、部署有志の香典をご遺族へお渡しいたしました。
香典袋には参加者名簿を同封しております。
皆さまには取りまとめにご協力いただき、ありがとうございました。
取り急ぎ、ご報告申し上げます。
Teams・Slackで完了報告する短文例
社内チャットでは、完了したことと、協力へのお礼を簡潔に伝えます。
基本の短文例
お疲れさまです。
本日、〇〇様のご遺族へ、部署有志の香典をお渡ししました。
参加者名簿も同封しております。
ご協力いただき、ありがとうございました。
代理の社員が渡した場合
お疲れさまです。
本日、〇〇さんに代理でご参列いただき、部署有志の香典をご遺族へお渡しいただきました。
参加者名簿も同封済みです。
ご対応、ご協力いただきありがとうございました。
ご遺族からお礼を受けたときの社内共有文例
代表者がご遺族からお礼の言葉を受けた場合は、参加者へ簡潔に共有できます。
ご遺族の発言を細かく書きすぎず、感謝の意向だけを伝えます。
お礼の言葉を共有するメール文例
件名：〇〇様ご遺族からのお礼について
各位
お疲れさまです。
〇〇です。
先日お渡ししました部署有志の香典について、〇〇様のご遺族より、お礼のお言葉を頂戴しました。
皆さまへもよろしくお伝えくださいとのことでしたので、共有いたします。
改めまして、ご協力いただきありがとうございました。
チャットで共有する短文例
お疲れさまです。
先日お渡しした香典について、ご遺族より皆さまへお礼のお言葉をいただきました。
取りまとめにご協力いただき、ありがとうございました。
香典返しが代表者へ届いたときの連絡文例
連名で出した香典への返礼品が、代表者宛てにまとめて届くことがあります。
参加者へ配布する場合は、届いたことと受け取り方法を案内します。
香典返しの到着を知らせるメール文例
件名：香典返し受け取りのご連絡
各位
お疲れさまです。
〇〇です。
先日、部署有志でお渡しした香典について、ご遺族より香典返しを頂戴しました。
参加者の皆さまへお渡ししますので、お手すきの際に〇〇までお越しください。
受取場所：〇〇部 〇〇
受取期限：〇月〇日
なお、ご遺族から皆さまへお礼のお言葉も頂戴しております。
よろしくお願いいたします。
参加者全員で分ける場合の文例
お疲れさまです。
部署有志の香典に対する返礼品が届きました。
参加者の皆さまで分けたいと思いますので、〇月〇日に配布いたします。
ご遺族からのお心遣いに感謝し、ありがたく頂戴したいと思います。
よろしくお願いいたします。
香典返しを辞退していた場合の連絡文例
辞退の意向を伝えていても、ご遺族の判断で香典返しが届くことがあります。
その場合は返送を急がず、参加者へ届いたことを共有します。
香典返しが届いたことを伝える文例
件名：香典返しについてのご連絡
各位
お疲れさまです。
〇〇です。
部署有志の香典について、香典返しを辞退する旨をお伝えしておりましたが、このたびご遺族より返礼品を頂戴しました。
ご遺族のお心遣いとして、ありがたく受け取らせていただきたいと考えております。
返礼品は参加者の皆さまへお配りします。
受け取り方法については、改めてご案内いたします。
よろしくお願いいたします。
チャットで伝える短文例
お疲れさまです。
香典返しは辞退しておりましたが、ご遺族より返礼品を頂戴しました。
お心遣いとしてありがたく受け取り、参加者の皆さまへお配りします。
詳細は改めてご案内します。
代表者名で香典を出すときの注意点
代表者名で出す場合は、表書きと別紙の人数が一致しているか確認します。
また、会社として出す香典と社員有志の香典を混同しないようにしてください。
「外〇名」の人数を間違えない
「山田太郎 外5名」と記載した場合は、代表者を含めて6名です。
確認例：
代表者：山田太郎
代表者以外：5名
参加者合計：6名
別紙に6名全員が記載されていることを確認します。
参加者全員を別紙に記載する
代表者以外の参加者を「外一同」と省略した場合でも、別紙では全員の氏名を省略しません。
別紙に記載する項目：
・参加者全員の氏名
・参加者の住所
・参加者ごとの金額
・会社名、部署名
・代表者の氏名と連絡先
・参加人数
・香典総額
詳しい書式は、香典の別紙テンプレート記事を参考にしてください。
関連記事：香典の別紙の書き方例10選｜氏名・住所・金額のコピペ用テンプレート
→ 全員同額、個人別金額、会社住所共通、複数部署など、ケース別の完成記入例を紹介しています。
：香典の有志一同リスト無料テンプレート｜別紙名簿の基本的な書き方
→ 代表者名で出す香典に同封する、参加者全員の氏名・住所・金額を記載した名簿を作成できます。
よくある質問
Q1．代表者の名前だけで香典を出してもよいですか？
代表者個人だけが香典を出す場合は、代表者名のみで問題ありません。
複数人で出した香典を代表者名だけで出す場合は、「外一同」「外〇名」などを添え、参加者全員の名簿を別紙で同封します。
Q2．「外一同」は代表者の右と左のどちらに書きますか？
縦書きでは、代表者名の左側または左下に、代表者名より小さく記載します。
会社名や部署名は、代表者名の右上へ小さめに書きます。
Q3．「山田太郎 外5名」は全部で何人ですか？
代表者の山田太郎さんに加えて、ほかに5名がいるため、合計6名です。
「外5名」を合計5名と数えないよう注意してください。
Q4．芳名帳には参加者全員の名前を書きますか？
参加者が多い場合は、代表者名、会社名、部署名、「外〇名」などを記帳し、参加者全員の情報は同封した別紙で確認してもらう方法があります。
受付の案内に従い、必要であれば参加者名簿を提示してください。
Q5．代表者が参列できなくなった場合はどうしますか？
別の社員や参加者へ、香典袋と参加者名簿を引き継ぎます。
代理で持参する人は、受付で、
「本来参列予定だった〇〇に代わり、部署有志の香典を持参しました」
と伝えます。
Q6．会社名義と社員有志の香典を一緒にしてもよいですか？
会社名義の香典と社員有志の香典は、名義や会計上の扱いが異なるため、別の香典袋に分けるのが分かりやすい方法です。
会社名義は会社代表者名、社員有志は「〇〇部有志」などと記載します。
Q7．受付で参加人数まで伝える必要がありますか？
必須ではありませんが、
「部署有志〇名分です」
と伝えると、受付担当者が連名の香典であることを把握しやすくなります。
参加者名簿を同封している場合は、その旨も一言添えてください。
まとめ
会社や部署の香典を代表者名で出す場合は、次のように記載します。
人数を省略する場合：
株式会社〇〇
営業部
山田太郎
外一同
人数を明示する場合：
株式会社〇〇
営業部
山田太郎
外5名
「外5名」は、代表者以外に5名いることを表すため、参加者は合計6名です。
代表者以外の参加者については、氏名・住所・金額をまとめた別紙を香典袋の中へ入れます。
受付では、
「株式会社〇〇営業部を代表して参りました。部署有志〇名分の香典です。参加者名簿を同封しております」
と簡潔に伝えます。
香典を渡したあとは、参加者へ完了報告を行うと安心です。
表書きや社内報告に迷った場合は、この記事の記入例と文例をコピーし、会社名・部署名・氏名・人数を実際の内容に変更してお使いください。
関連記事
・香典の有志一同リスト無料テンプレート｜別紙名簿の基本的な書き方
→ 代表者名で出す香典に同封する、参加者全員の氏名・住所・金額を記載した名簿を作成できます。
・香典を連名で出すときの書き方例｜2人・3人・4人以上の表書きテンプレ
→ 参加人数別の表書きや、「一同」「有志」「外一同」の使い分けを紹介しています。
・会社・部署で香典を集める案内文例｜有志募集・集金メールテンプレ
→ 部署内で香典を集める際の募集、締切、集金完了、代表者への引き渡し文例を掲載しています。
・香典の別紙の書き方例10選｜氏名・住所・金額のコピペ用テンプレート
→ 全員同額、個人別金額、会社住所共通、複数部署など、ケース別の完成記入例を紹介しています。
