ビジネス文書における「には」「では」の使い分け｜例文30選と実践テクニック

ビジネス文書で「には」と「では」、どちらを使うべきか迷ったことはありませんか？

「社内会議では検討します」「社内会議には検討します」——どちらが正しいのでしょうか。

実は、これらの助詞の使い分けが適切にできるかどうかで、文書の品質は大きく変わってきます。

本記事では、ビジネスシーンで頻出する「には」「では」の使い分けについて、具体的な例文とともに解説します。

苦手意識のある方でも、基本から応用まで段階的に理解を深められる内容となっています。

この記事でわかること

「には」と「では」の基本的な違いと使い分けのルール
ビジネス文書における正しい使用方法と実践例
シーン別の適切な使い分けポイント
よくある間違いとその修正方法
品格のある文章作成のためのテクニック

ビジネス文書で必要不可欠な「には」「では」の使い分けを、具体例を通じてマスターし、洗練された日本語表現を身につけましょう。

「には」「では」の基本的な違いと使い分けのルール
ビジネス文書における正しい使用法
シーン別対応と実践例
具体的な例文とテンプレート30選
よくある間違いと修正ポイント
応用テクニックと表現の幅を広げる方法
文章の品格を高める使い分けの実践ポイント
まとめ
よくある質問（FAQ）

「には」「では」の基本的な違いと使い分けのルール

ビジネス文書において、「には」と「では」の使い分けは重要なポイントです。

まずは基本的な違いと、正しい使い分けのルールについて解説していきます。

これらを理解することで、より適切な文書作成が可能になります。

「には」「では」の基本的な意味の違い

「には」は対象を特定し、それに対して何かを述べる場合に使用します。

一方、「では」は場面や状況を設定して、その中での出来事や状態を述べる際に使用します。

この違いを理解することが使い分けの第一歩です。

対象の特定：「には」は特定の対象を強調する
状況の設定：「では」は場面や状況を示す
時間の表現：「には」は期限や時点を示す
場所の表現：「では」は場所における状況を示す
比較の表現：「には」は比較対象を明確にする

基本的な意味の違いを押さえることで、おのずと使い分けの基準が見えてきます。

ただし、これはあくまでも基本原則であり、実際のビジネス文書では状況に応じて使い分ける必要があります。

ビジネス文書における使い分けの基本ルール

ビジネス文書では、「には」「では」の使い分けが文章の印象を大きく左右します。

基本的なルールを理解することで、より適切で明確な文章を作成できます。

特に公式文書では、この使い分けが重要になってきます。

主題提示：「には」で重要な論点を示す
状況説明：「では」で文脈を設定する
期限明示：「には」で締切や期日を強調
場面設定：「では」で会議や打ち合わせの場を示す
対比表現：「には」で比較対象を明確化する

これらのルールは、特に報告書やビジネスメールで重要です。

ただし、文脈によって例外もあるため、次のセクションで詳しく説明する具体例を参考に、適切な使い分けを習得しましょう。

表現の強さと丁寧さの違い

「には」は「では」と比べて、より強い意図や主張を込める表現になります。

一方、「では」は若干控えめな印象を与えます。この違いは、特にビジネス文書での丁寧さや強調の度合いに影響します。

強調度：「には」はより強い意図を示す
丁寧さ：「では」は控えめな印象を与える
明確性：「には」は意図を明確に伝える
柔軟性：「では」は余地を残した表現
格式性：両者で文章の格式が変化する

状況や相手との関係性によって、適切な表現の強さは変化します。

特に目上の方への文書では、過度な強調を避けるため、使い分けに注意が必要です。

ビジネス文書における正しい使用法

ビジネス文書では、場面や状況に応じて適切な表現を選ぶことが重要です。

ここでは、具体的な文書の種類や目的に応じた「には」「では」の正しい使用法を解説します。

社内文書での使用法

社内文書では、明確さと適度な丁寧さのバランスが重要です。

部署間のコミュニケーションや報告書など、文書の性質に応じて適切な表現を選択する必要があります。

決裁文書：「には」で重要事項を明確に示す
部署間連絡：「では」で柔軟な印象を与える
議事録作成：「では」で客観的な記録を残す
社内報告：「には」で責任の所在を明確に
業務連絡：「では」で円滑な情報共有を図る

社内文書であっても、上司宛ての報告書など、相手や状況によって表現を使い分けることが重要です。

特に部署を跨ぐ連絡では、より丁寧な表現を心がけましょう。

社外向け文書での適切な表現

取引先や顧客向けの文書では、より慎重な表現の選択が求められます。

「には」「では」の使い分けは、企業としての信頼性や専門性を示す重要な要素となります。

契約書類：「においては」で形式的な表現
提案書類：「では」で柔軟な印象を示す
お詫び状：「には」で誠意ある対応を示す
依頼文書：「では」で協力的な姿勢を表現
報告文書：「には」で確実な実行を約束

社外文書では、必要に応じて「においては」などの形式的な表現も使用します。

ただし、使いすぎると硬い印象を与えるため、文書全体のトーンに注意が必要です。

メールでの効果的な使用法

ビジネスメールは、書面とは異なり、より機動的なコミュニケーションが求められます。

「には」「では」の使用は、メールの目的や緊急性に応じて適切に選択する必要があります。

件名設定：「では」で内容を簡潔に示す
本文冒頭：「には」で要件を明確に伝える
経過報告：「では」で状況を順序立てて説明
依頼事項：「には」で期限や条件を強調
確認事項：「では」で柔軟な回答を促す

メールでは、読み手の立場や急ぎの度合いによって表現を使い分けます。

特に複数の関係者へのCCメールでは、より丁寧な表現を心がけましょう。

シーン別対応と実践例

実際のビジネスシーンでは、様々な状況で「には」「では」の使い分けが必要になります。

ここでは、具体的なシーンごとの適切な使用例を紹介します。

会議・打ち合わせでの使用例

会議や打ち合わせの場面では、議題の提示や決定事項の確認など、様々な場面で「には」「では」を使用します。

適切な使い分けで、より効果的なコミュニケーションが可能になります。

議題提示：「本日の会議では」を基本とする
決定事項：「には」で確定事項を明確に示す
保留事項：「では」で継続検討を示唆する
次回予定：「には」で期日を明確に設定
役割分担：「では」で担当範囲を示す

会議の性質（定例会議か臨時会議か）や参加者の立場によって、使用する表現を変えることで、より適切なコミュニケーションが可能になります。

報告・連絡における使い分け

報告や連絡の場面では、内容の重要度や緊急性に応じて表現を使い分ける必要があります。

「には」は確定事項や重要事項、「では」は経過報告や一般的な状況説明に適しています。

進捗報告：「では」で現状を客観的に説明
問題提起：「には」で課題を明確に示す
対策提案：「では」で柔軟な対応を示す
結果報告：「には」で成果を明確に伝える
今後の予定：「では」で計画を示す

報告内容の性質によって使い分けることで、受け手に適切な印象を与えることができます。

特に問題報告の場合は、より慎重な表現選択が必要です。

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クレーム対応での効果的な使用法

クレーム対応では、お客様への誠意ある対応と、問題解決への明確な姿勢を示す必要があります。

「には」「では」の適切な使用が、信頼回復の鍵となります。

状況説明：「では」で経緯を丁寧に説明
対応方針：「には」で具体的対策を明示
謝罪表現：「には」で誠意を示す
改善案：「では」で具体策を提示する
再発防止：「には」で確実な実行を約束

クレーム対応では、特に「には」を使用して誠意ある対応を示しつつ、「では」で柔軟な解決策を提示するバランスが重要です。

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具体的な例文とテンプレート30選

実践で即活用できる例文とテンプレートを、ビジネスシーン別に紹介します。

これらの例文は、状況に応じてカスタマイズして使用することができます。表現の使い分けのポイントも併せて解説します。

社内コミュニケーション例文（10例）

部署間や上司・部下間のコミュニケーションで使用する例文です。

適切な「には」「では」の使用で、より円滑な情報共有と意思疎通が可能になります。

「には」の例文（5例）

「来週の会議には、全員の出席をお願いいたします」
「予算案には、以下の項目を含めております」
「研修には、新入社員全員の参加が必須となります」
「緊急対応には、必ず上長の承認が必要です」
「会議室の予約には、新システムをご利用ください」

「では」の例文（5例）

「本部署では、以下の方針で進めております」
「新システムの導入では、段階的に実施いたします」
「部内での検討では、次の課題が挙がりました」
「今回のプロジェクトでは、3チーム体制で進めます」
「日常業務では、以下の点にご注意ください」

状況や相手との関係性に応じて、より丁寧な表現や略式の表現を選択してください。

特に部署間の連絡では、より丁寧な表現を心がけましょう。

社外向けビジネスメール例文（10例）

取引先や顧客とのメールコミュニケーションで使用する例文です。

「には」「では」の適切な使用により、プロフェッショナルな印象と明確な意思伝達を両立させることができます。

「には」の例文（5例）

「ご提案には、下記の内容を含めさせていただきました」
「納期には、万全を期して対応させていただきます」
「お見積りには、保守費用も含まれております」
「貴社のご要望には、誠心誠意対応いたします」
「お支払いには、複数の方法をご用意しております」

「では」の例文（5例）

「弊社製品では、以下の特長を備えております」
「今回のお取引では、特別価格を設定いたします」
「サービス内容では、カスタマイズも承ります」
「契約更新では、新たな特典をご用意しました」
「不具合の対応では、優先対応させていただきます」

初めての取引先や重要顧客への連絡では、より丁寧な「においては」などの表現も適宜使用します。

ただし、使いすぎると硬くなりすぎる点に注意が必要です。

文書・報告書の定型表現（10例）

公式文書や報告書で使用する定型表現です。

文書の種類や目的に応じて、適切な「には」「では」の使い分けが重要になります。

フォーマルな印象を与える表現を中心に紹介します。

「には」の例文（5例）

「当案件には、下記のリスクが想定されます」
「予算配分には、以下の優先順位を設定します」
「本提案には、御社の要望を反映いたしました」
「システム開発には、最新技術を採用します」
「成果目標には、具体的な数値を設定します」

「では」の例文（5例）

「本報告書では、以下の内容についてご報告いたします」
「施策の実施では、段階的なアプローチを採用します」
「品質管理では、新基準を適用します」
「今期の方針では、3つの重点施策を掲げます」
「実施スケジュールでは、余裕を持った設定とします」

文書の格式や重要度に応じて、「においては」などのより形式的な表現も使用します。

ただし、文書全体の一貫性を保ちながら、適度な印象を維持することが重要です。

よくある間違いと修正ポイント

「には」「では」の使用において、多くのビジネスパーソンが陥りやすい間違いがあります。

ここでは、具体的な事例とその修正方法を解説し、より適切な文書作成のためのポイントを押さえていきます。

基本的な誤用パターンとその修正

「には」と「では」の誤用は、文章の意図を正確に伝えられないだけでなく、ビジネス文書としての品格も損なう可能性があります。

まずは、基本的な誤用パターンとその修正方法を理解しましょう。

時間表現：「今日では」を「今日には」に修正
場所表現：「会議室には」を「会議室では」に修正
対象特定：「資料では」を「資料には」に修正
状況説明：「締切には」を「締切では」に修正
比較表現：「他社では」を「他社には」に修正

これらの誤用は、文脈によって正しい使用が変わる場合もあります。

単純な言い換えではなく、文章全体の意図を考慮して適切な表現を選択することが重要です。

文脈による使い分けの誤り

同じ表現でも、文脈によって「には」「では」の適切な使用が変わってきます。

状況や意図を正確に理解し、適切な助詞を選択することで、より明確なコミュニケーションが可能になります。

報告内容：状況説明か結果強調かで使い分け
期限設定：確定期限か目安かで選択を変更
会議形式：公式会議か非公式かで表現を変更
責任所在：明確化か一般論かで使い分ける
方針説明：確定事項か検討中かで区別する

文脈による使い分けは、単純なルールだけでは判断できません。

文書の目的や、伝えたい意図を考慮しながら、適切な表現を選択することが重要です。

形式的な過ちと改善方法

形式的な文書での「には」「では」の使用には、特に注意が必要です。

過度に形式的な表現や、逆に略式すぎる表現を避け、適切なバランスを保つことが重要です。

過剰使用：「においては」の乱用を避ける
省略不足：「では」の略式使用を改める
混在表記：文書内での表現統一を図る
形式不適：相手に応じた形式選択を行う
重複使用：同一文での重複を整理する

形式的な表現は、文書の性質や相手との関係性に応じて適切に選択します。

特に公式文書では、一貫性のある表現使用を心がけましょう。

応用テクニックと表現の幅を広げる方法

基本的な使い分けを理解した上で、さらに表現の幅を広げるテクニックを習得しましょう。

ここでは、より洗練された文章作成のための応用的な使用法を解説します。

場面に応じた表現のバリエーション

「には」「では」の基本的な使い分けを踏まえた上で、より状況に応じた適切な表現を選択することで、文章の説得力と品格が向上します。

ここでは、場面別の効果的な表現バリエーションを紹介します。

フォーマル：「においては」で格式を高める
柔軟対応：「では」で余地を残した表現
確定事項：「には」で決定事項を明確化
提案場面：「では」で選択肢を示唆する
緊急対応：「には」で即時性を強調する

表現のバリエーションは、相手との関係性や文書の目的に応じて使い分けることが重要です。

過度な使用は避け、適度なバランスを保ちながら活用しましょう。

文章の流れを整える高度なテクニック

複数の「には」「では」を同一文書内で使用する際は、文章の流れを意識した配置が重要です。

適切な使用順序と組み合わせにより、より説得力のある文章を作成できます。

段階的説明：「では」から「には」へ展開
比較表現：「では」と「には」の対比活用
結論導出：「には」で締めくくる構成
並列表現：同じ助詞での統一感維持
展開構成：助詞の変化で強調を付ける

文章全体の構成を意識しながら、適切なタイミングで異なる助詞を使用することで、より説得力のある文章を作成することができます。

効果的な強調と緩和の使い分け

「には」「では」の使い分けにより、文章の強調度や緩和度を調整することができます。

状況や目的に応じて、適切な表現強度を選択することで、より効果的なコミュニケーションが可能になります。

重要事項：「には」で明確な強調を行う
配慮表現：「では」で柔らかな印象に
緊急性：「には」で即時性を強調する
選択肢：「では」で可能性を示唆する
結論部：「には」で決定を明確化する

強調と緩和の使い分けは、文書の目的や相手との関係性を考慮して行います。

過度な強調や緩和は避け、適度なバランスを保つことが重要です。

文章の品格を高める使い分けの実践ポイント

ビジネス文書の品格は、適切な助詞の使用によって大きく向上します。

ここでは、「には」「では」の使い分けを通じて、より格調高い文章を作成するためのポイントを解説します。

格調高い表現のための基本原則

ビジネス文書において格調高い表現を実現するには、「には」「では」の使用が重要な役割を果たします。切な使い分けにより、文書全体の品格を向上させ、より説得力のある内容を実現できます。

公式文書：「においては」を効果的に活用
丁寧表現：「では」で謙虚な姿勢を示す
確約表現：「には」で責任ある態度を表明
方針説明：「では」で慎重な姿勢を示す
結論提示：「には」で明確な意思を伝える

格調高い表現は、過度な使用を避け、文書の性質や相手との関係性に応じて適切に選択することが重要です。

特に公式文書では、一貫性のある表現使用を心がけましょう。

シーンに応じた品格ある表現方法

ビジネスシーンごとに求められる品格のレベルは異なります。

状況や相手に応じて適切な表現を選択し、より効果的なコミュニケーションを実現することが重要です。

役員会議：最高度の形式性を維持する
取引交渉：信頼感のある表現を選択する
社内報告：適度な格式を保持する
顧客対応：丁寧さと誠実さを表現する
部門間連絡：協調性と明確さを両立する

場面に応じた品格ある表現は、相手との関係性や文書の目的を考慮して選択します。

過度な形式張った表現は避け、自然な品格を維持することを心がけましょう。

品格を損なう表現とその改善方法

不適切な「には」「では」の使用は、文書の品格を著しく損なう可能性があります。

よくある問題表現を理解し、適切な改善方法を身につけることで、より質の高い文書作成が可能になります。

不適切省略：完全な形での表記を心がける
過剰装飾：不要な形式表現を避ける
表現混在：一貫性のある使用を維持する
形式崩壊：基本ルールの遵守を徹底
誤用連鎖：正しい用法の確認を徹底

品格を損なう表現の改善には、基本に立ち返ることが重要です。

特に公式文書では、細心の注意を払い、適切な表現選択を心がけましょう。

まとめ

ビジネス文書における「には」「では」の使い分けは、専門的なコミュニケーションの基本となります。

本記事で解説した通り、これらの助詞の適切な使用は、文書の品質と説得力を大きく左右します。

基本的な使い分けのルールを理解し、シーンに応じた適切な表現を選択することで、より効果的なビジネスコミュニケーションが実現できます。

特に重要なポイントは以下の通りです。

対象の特定と状況説明の使い分け
文書の性質に応じた適切な表現選択
相手との関係性を考慮した品格ある表現
文脈に応じた強調と緩和の使い分け
一貫性のある表現使用の維持

これらのポイントを意識しながら、日々の実践を通じて適切な使い分けを身につけることで、より洗練された文書作成が可能になります。

ビジネスパーソンとして、この基本スキルを確実に習得し、効果的なコミュニケーションを実現しましょう。

よくある質問（FAQ）

「には」「では」の使い分けについて、ビジネスパーソンから多く寄せられる質問をまとめました。

これらの疑問は、特にビジネス文書作成時に頻繁に発生するものです。

以下の回答を参考に、適切な使い分けを身につけていきましょう。

Q1：「報告書には」と「報告書では」はどう使い分ける？

A：「報告書には」は報告書の内容を強調する場合、「報告書では」は報告書という手段や媒体を示す場合に使用します。

例えば「報告書には重要な指摘が含まれています」「報告書で説明させていただきます」という使い分けになります。

Q2：「資料には」と「資料では」はどちらが正しい？

A：状況によって使い分けます。

資料の内容を強調する場合は「資料には」、資料の中での説明や記載を示す場合は「資料では」を使用します。

Q3：「取引先との打ち合わせでは」と「取引先との打ち合わせには」の使い分けは？

A：「打ち合わせでは」は一般的な内容や決定事項を述べる場合、「打ち合わせには」は特定の重要事項や期限を強調する場合に使用します。