ビジネスチャットは、手軽で便利なコミュニケーションツールとして広く普及しています。
しかし、対面での会話と異なり、文字だけでのやり取りは誤解を招きやすいという特徴があります。
特に、何気なく使ってしまう表現が、思わぬトラブルやストレスの原因となることも。
本記事では、ビジネスチャットでよく見かけるNG表現と、スムーズなコミュニケーションを実現する適切な言い換え例を紹介します。
すぐに使える実践的な例文と共に、効果的な表現方法をマスターしましょう。
この記事でわかること
- ビジネスチャットでよく見かけるNG表現とその改善例
- シーン別の適切な表現方法と使い分け
- 誤解を防ぐための具体的な言い換え技術
- チャットツール特有の注意点と対策
- 円滑なコミュニケーションのためのポイント
ビジネスチャットで使える具体的な言い換え例文を40個ご紹介します。
これらを活用すれば、スムーズで効果的なコミュニケーションが実現できます。
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すぐに使える！NG表現の言い換え例文40選
ビジネスチャットでは、何気ない一言が思わぬトラブルを招くことがあります。
特に文字だけのコミュニケーションでは、自分の意図が正確に伝わらないことも。
以下では、実際によくある失敗例40個を、改善例とともにご紹介します。
すぐに使える言い換え表現で、スムーズなコミュニケーションを実現しましょう。
よくある失敗例と正しい表現集（例文10個）
ビジネスチャットでよく見かける失敗表現とその改善例を紹介します。
特に第一印象を左右する表現や、相手との関係性を損なう可能性のある言葉遣いに注目し、適切な言い換え方を解説します。
- NG：「了解」
OK：「承知いたしました」 - NG：「分かりました」
OK：「ご指示の内容を理解いたしました」 - NG：「急いでください」
OK：「●月●日●時までにご対応いただけますと幸いです」 - NG：「それは違います」
OK：「申し訳ございません。●●の認識でよろしいでしょうか」 - NG：「手が空いたらお願いします」
OK：「ご都合の良いタイミングで、目安として●月●日までにお願いできますでしょうか」 - NG：「きついです」
OK：「現状のスケジュールでは対応が難しい状況です」 - NG：「無理です」
OK：「申し訳ございませんが、●●の理由により対応が困難です」 - NG：「後で」
OK：「●時頃を目安にご連絡させていただきます」 - NG：「やっておきます」
OK：「承知いたしました。●時までに対応させていただきます」 - NG：「すみません」（単独使用）
OK：「申し訳ございません。具体的には●●の状況です」
ポイントはこちら
- 具体的な時間や期限を明示する
- 代替案や解決策を併せて提示する
- 自身の理解状況を明確に伝える
- 感情的な表現を避け、事実ベースで記述する
- 単語だけの返信を避け、文章で説明する
言い換えの際は、単に丁寧な表現にするだけでなく、具体的でわかりやすい表現を心がけましょう。
また、組織や部署の文化に合わせて、適切な形式を選択することも重要です。
感情的な表現の言い換え方（例文10個）
感情的な表現は、文字コミュニケーションではより大きな誤解を招く可能性があります。
ここでは、感情的になりがちな場面での適切な表現方法と、相手の気持ちに配慮した言い換え例を紹介します。
- NG：「いつまでに終わるんですか？」
OK：「現在の進捗状況と完了予定日を教えていただけますでしょうか」 - NG：「なぜできないんですか？」
OK：「課題となっている点を具体的に教えていただけますでしょうか」 - NG：「早くしてください！」
OK：「恐れ入りますが、●時までにご対応いただくことは可能でしょうか」 - NG：「それは違うと思います」
OK：「●●の観点から、別の方法も検討してはいかがでしょうか」 - NG：「忙しいのでムリです」
OK：「申し訳ございませんが、現在●●の対応を優先させていただいております」 - NG：「どうしてそうなったんですか？」
OK：「状況の経緯について、ご説明いただけますでしょうか」 - NG：「そんなの知りません」
OK：「申し訳ございません。担当部署に確認させていただきます」 - NG：「もう終わってますよ」
OK：「●月●日に完了し、●●様にご報告済みです」 - NG：「誰が担当なの？」
OK：「本件の担当者をご教示いただけますでしょうか」 - NG：「それは違います！」
OK：「恐れ入りますが、●●の認識に相違がございます」
ポイントはこちら
- クエスチョンマークの連続使用を避ける
- 感嘆符の使用を控える
- 事実確認を優先する表現を使う
- 相手の立場に立った質問方法を選ぶ
- 解決志向の表現を心がける
感情的な表現を避けつつも、適切な緊急性や重要性は伝える必要があります。
その場合は、具体的な期限や影響を明記し、冷静な表現を心がけることで、効果的なコミュニケーションが可能になります。
曖昧な表現の具体的な書き方（例文10個）
曖昧な表現は、相手の解釈によって認識の違いが生まれやすく、後々のトラブルにつながります。
ここでは、よくある曖昧な表現を、具体的でわかりやすい表現に言い換える例を紹介します。
- NG：「そのうち連絡します」
OK：「本日17時までにメールにてご連絡させていただきます」 - NG：「できるだけ早く」
OK：「明日15時までには必ず完了させます」 - NG：「たぶん間に合います」
OK：「95%の確率で納期に間に合う見込みです。懸念点として●●があります」 - NG：「検討しておきます」
OK：「木曜日までに結論を出し、ご報告いたします」 - NG：「少し遅れそう」
OK：「当初予定より2時間遅れの16時完了となる見込みです」 - NG：「もう少しかかります」
OK：「完了まで、あと約30分必要です」 - NG：「近いうちに」
OK：「来週火曜日までには」 - NG：「準備はだいたいできてます」
OK：「全10項目中8項目が完了、残り2項目は明日中に完了予定です」 - NG：「いろいろ問題があって」
OK：「①納期遅延 ②コスト超過 の2点の問題が発生しており」 - NG：「それなりに進んでいます」
OK：「全工程の60%が完了し、予定通り進捗しています」
ポイントはこちら
- 具体的な数値を明記する
- 完了時刻を明確に示す
- 進捗状況を段階的に説明する
- 問題点を箇条書きで列挙する
- 確度を具体的に伝える
曖昧な表現を避けることで、認識の齟齬を防ぎ、プロジェクトの遅延リスクを軽減できます。
特に重要な案件では、数値や時間を含めた具体的な表現を心がけ、必要に応じて図表も活用しましょう。
指示・依頼の適切な伝え方（例文10個）
指示や依頼の場面では、相手に正確に意図を伝え、スムーズな協力を得ることが重要です。
ここでは、相手の立場に配慮しつつ、明確に要件を伝える表現方法を紹介します。
- NG：「資料作っておいて」
OK：「●●会議用の資料を、以下の3点を含めて作成をお願いできますでしょうか」 - NG：「急いでやっといて」
OK：「大変恐縮ですが、本日15時までにご対応いただくことは可能でしょうか」 - NG：「これ、直しといて」
OK：「添付資料の●ページ目の●●について、△△の観点で修正をお願いいたします」 - NG：「確認お願い」
OK：「添付資料の内容について、特に●●の箇所のご確認をお願いできますでしょうか」 - NG：「早めに返信して」
OK：「恐れ入りますが、明日正午までにご返信いただけますと幸いです」 - NG：「メール送っといて」
OK：「●●様宛に、△△の件について、添付のフォーマットでメール送信をお願いいたします」 - NG：「データちょうだい」
OK：「●●のデータを、エクセル形式でご提供いただけますでしょうか」 - NG：「予定入れといて」
OK：「来週月曜日15時から17時で、●●会議の日程調整をお願いいたします」 - NG：「誰かやって」
OK：「本件について、●●チームの中でご対応可能な方がいらっしゃいましたら、ご助力をお願いいたします」 - NG：「上司に報告しておいて」
OK：「本件について、●●部長様へ、以下の3点をご報告いただけますでしょうか」
ポイントはこちら
- 依頼内容を箇条書きで明示する
- 期限を具体的に設定する
- 必要なフォーマットや形式を明記する
- 相手の状況を考慮した表現を使う
- 優先順位を明確に伝える
指示・依頼の際は、「何を」「いつまでに」「どのように」の3点を必ず明記します。
また、相手の負担を考慮し、必要に応じて理由や背景も説明することで、より協力的な対応を引き出すことができます。
シーン別NG表現と対応例
ビジネスチャットでは、相手や状況によって適切な表現が異なります。
上司、同僚、取引先など、相手との関係性や立場によって使い分けるべき表現をシーン別に解説します。
具体的な例を交えながら、状況に応じた適切なコミュニケーション方法を学びましょう。
上司との会話での注意点
上司とのチャットコミュニケーションでは、特に報告・連絡・相談の基本を意識することが重要です。
タイミングや表現方法に配慮し、簡潔かつ正確な情報伝達を心がけましょう。
- 用件の優先順位を明確に示す
- 結論から先に伝える構成を徹底する
- 自分の判断と根拠を明示する
- 代替案を必ず用意して報告する
- 要点を箇条書きで簡潔に示す
緊急性の高い報告は、チャットと共に電話やオフラインでの報告も検討します。
また、重要な指示を受けた際は、必ず復唱して認識の齟齬がないことを確認しましょう。
同僚とのやり取りでの工夫
同僚との日常的なコミュニケーションでも、ビジネスチャットである以上、基本的な礼儀は必要です。
しかし、過度に形式的になりすぎると、スピーディーな情報共有の妨げになる可能性があります。
- 簡潔さと丁寧さのバランスを保つ
- タスクの進捗状況を定期的に共有する
- 質問・依頼は具体的に一問一答形式で行う
- 感謝の言葉を適切に入れる
- 誤解を招きやすい冗談は避ける
同僚間でも、重要な確認事項は必ず文字で記録に残すようにします。
また、込み入った話は対面やオンライン会議での確認を提案するなど、状況に応じた使い分けを心がけましょう。
取引先への連絡時の表現
取引先とのチャットでは、メールと同様の慎重さが求められます。
特に初めてのやり取りでは、より丁寧な表現を心がけ、誤解を招かないよう細心の注意を払う必要があります。
- 件名・宛名を適切に記載する
- 敬語を正しく使用する
- 文章の結びに注意を払う
- 添付資料の説明を明確にする
- 返信期限を明示する
取引先との重要な確認事項は、チャットでの会話後に必ずメールで内容をまとめて送付します。
また、機密情報のやり取りには特に注意を払い、適切なツールを選択しましょう。
緊急時のコミュニケーション
緊急事態が発生した際のチャットコミュニケーションでは、状況の正確な伝達と迅速な対応が求められます。
パニックを避け、冷静に必要な情報を共有することが重要です。
- 発生した事象を客観的に説明する
- 現在の状況と今後の見通しを明示する
- 対応策の選択肢を提示する
- 関係者への連絡状況を共有する
- 時系列での記録を残す
緊急時こそ、感情的な表現を避け、事実ベースの冷静なコミュニケーションを心がけます。
状況が落ち着いた後の振り返りのためにも、やり取りの記録を残すことが重要です。
ビジネスチャットの基本的な書き方
ビジネスチャットでは、メールとは異なる独自のコミュニケーションルールがあります。
即時性を活かしながらも、ビジネスツールとしての適切な使い方を理解し、効果的なコミュニケーションを実現しましょう。
メッセージの基本構成
ビジネスチャットでも、基本的な文章構成は重要です。
特に第一報では、相手が状況を正確に理解できるよう、必要な情報を漏れなく含める必要があります。
- 用件の主題を冒頭に明記する
- 背景情報を簡潔に説明する
- 依頼内容を具体的に示す
- 期限や条件を明確にする
- 期待するアクションを明示する
長文になる場合は、適切に段落分けを行い、箇条書きを活用します。
また、複数の案件が混在しないよう、話題ごとに会話を分けることを推奨します。
読みやすい文章の作り方
チャットは画面上で読まれることを前提に、視認性の高い文章を作成する必要があります。
適切な改行や記号の使用、文章量のコントロールが重要なポイントとなります。
- 一文を40文字以内に抑える
- 重要なポイントを太字で強調する
- 箇条書きを効果的に使用する
- 適度な空白行を入れる
- 図表や画像を補助的に活用する
スマートフォンでの閲覧も考慮し、横スクロールが発生しないよう注意します。
また、絵文字やスタンプは組織の文化に応じて適切に使用しましょう。
適切な言葉遣いのポイント
ビジネスチャットでは、カジュアルすぎず、かつ堅苦しすぎない適度な丁寧さが求められます。
相手との関係性や状況に応じて、適切な言葉遣いを選択することが重要です。
- 基本的な敬語を正しく使用する
- 若者言葉や略語を避ける
- 二重敬語に注意する
- 断定的な表現を和らげる
- 感情的な表現を控える
普段から正しい敬語表現を意識し、必要に応じて社内の文書作法ガイドラインなども参照しましょう。
不適切な表現に気付いた場合は、すぐに訂正することも重要です。
返信時の注意事項
返信の速さと内容の正確さのバランスが重要です。
特に複数の質問や依頼が含まれているメッセージへの返信では、すべての項目に漏れなく対応することを心がけましょう。
- 受信確認は速やかに行う
- 質問には番号を付けて回答する
- 未確認事項は明確に示す
- 対応予定時間を明示する
- 関連する情報も併せて共有する
即時の詳細な返信が難しい場合は、まず受信確認と対応予定時間を伝えます。
また、複数人が関係する案件では、関係者全員が共通認識を持てるよう配慮が必要です。
誤解を招きやすい表現と対策
チャットでのコミュニケーションでは、文字情報だけで意図を正確に伝える必要があります。
ここでは、特に誤解を招きやすい表現とその対策について解説します。
感情的に受け取られる表現
チャットでは、送り手の意図と受け手の解釈に大きなズレが生じやすいものです。
特に否定的な感情を想起させる表現は、文字だけのコミュニケーションではより大きな誤解を招く可能性があります。
- 命令形や断定的な表現を避ける
- クエスチョンマークの多用に注意する
- 「なぜ」「どうして」から始まる質問を控える
- 短い否定文を避ける
- 感嘆符の使用を最小限にする
感情的な表現を避けつつも、適切な緊急性や重要性は伝える必要があります。
客観的な事実や数値を示しながら、建設的な表現を心がけることで、効果的なコミュニケーションが可能になります。
責任の所在が不明確な表現
「誰が」「いつまでに」「何を」するのかが不明確な表現は、後々のトラブルの原因となります。
特にプロジェクトの進行や重要な意思決定に関わる場面では、責任の所在を明確にする必要があります。
- 主語を明確に示す
- 担当者を具体的に指定する
- 期限を明確な日時で示す
- 承認者と実行者を区別する
- 進捗報告の基準を定める
責任の所在を明確にする際は、単に担当者を決めるだけでなく、その決定に至った経緯や理由も併せて記録することが重要です。
後から確認できる形で情報を残すよう心がけましょう。
期限や条件が曖昧な表現
「なるべく早く」「できるだけ」といった曖昧な表現は、受け手によって解釈が大きく異なります。
具体的な数値や期限を示すことで、認識の齟齬を防ぎ、円滑なプロジェクト進行が可能になります。
- 完了期限を年月日時で明示する
- 中間報告のタイミングを設定する
- 条件や制約を箇条書きで示す
- 優先順位を数値で表現する
- 許容される範囲を明確にする
期限や条件を明確にする際は、相手の状況も考慮する必要があります。
無理のない範囲で設定し、変更が必要な場合は早めに相談できる関係性を構築することが重要です。
指示が不明確な表現
「適当に」「いい感じで」といった主観的な表現は、受け手の経験や理解度によって解釈が異なります。
具体的な基準や例を示すことで、期待する成果物のイメージを正確に共有することが重要です。
- 具体的な数値目標を設定する
- 参考となる事例を提示する
- NGパターンも併せて説明する
- チェックポイントを明示する
- 成果物のイメージを共有する
指示を出す際は、相手の経験レベルや知識を考慮し、必要に応じて詳細な説明を追加します。
また、質問や確認がしやすい雰囲気づくりも大切です。
効果的なビジネスチャットの組み立て方
情報の正確な伝達と円滑なコミュニケーションのために、メッセージの構成方法を工夫することが重要です。
ここでは、効果的なメッセージの組み立て方について解説します。
要件の明確な伝え方
ビジネスチャットでは、相手が一読で要件を理解できることが重要です。
PREP法（結論→理由→具体例→まとめ）を活用し、論理的で分かりやすい文章構成を心がけましょう。
- 結論から先に記載する
- 背景情報を簡潔に説明する
- 具体的な数値を活用する
- 参考資料を適切に添付する
- アクションアイテムを明示する
特に重要な要件は、相手の理解度を確認するためのフォローアップも必要です。
また、複数の要件がある場合は、優先順位を付けて個別に送信することをお勧めします。
確実な情報共有の方法
情報共有の際は、必要な情報が漏れなく伝わり、かつ受信者が適切に理解できることが重要です。
5W1Hを意識しながら、共有すべき情報を整理して伝えましょう。
- 共有範囲を適切に設定する
- 時系列で情報を整理する
- 重要度を明確に示す
- 添付資料の要点を説明する
- 必要なアクションを明示する
情報の更新や変更がある場合は、変更箇所を明確にし、以前の情報との違いが分かるようにします。
また、重要な情報は既読確認を行うことをお勧めします。
スムーズな進行の技術
プロジェクトや業務をスムーズに進めるためには、適切なフォローアップとタイムリーな情報共有が欠かせません。
状況に応じて、チャットと他のコミュニケーション手段を効果的に組み合わせましょう。
- 定期的な進捗報告を行う
- 課題は早期に共有する
- 決定事項を都度記録する
- 次のアクションを明確にする
- マイルストーンを設定する
進捗状況の共有は、定型フォーマットを活用することで効率化できます。
また、重要な局面では対面やオンライン会議を組み合わせ、認識の齟齬を防ぎましょう。
適切なフォローアップ
フォローアップは、業務の確実な遂行と良好な人間関係の維持の両面で重要です。
状況に応じて適切なタイミングと方法を選択し、効果的なフォローアップを心がけましょう。
- 期限前の確認を行う
- 進捗状況を定期的に確認する
- 障害発生時の報告を迅速に行う
- 完了報告を確実に実施する
- 必要に応じて経過報告を入れる
フォローアップの頻度は、案件の重要度や相手の経験レベルに応じて調整します。
また、問題が発生した際は、早期に関係者へ共有し、対策を講じることが重要です。
チャットツール特有の注意点
ビジネスチャットツールには、既読機能やリアクション機能など、独自の特徴があります。
これらの機能を適切に活用することで、より効果的なコミュニケーションが可能になります。
既読機能の扱い方
既読機能は便利な一方で、プレッシャーを生む原因にもなります。
この機能の特性を理解し、適切な使い方を心がけることで、ストレスのないコミュニケーションを実現できます。
- 既読後の初動レスポンスを迅速に行う
- 詳細な返信が必要な場合は時間を明示する
- 急ぎではない旨を明記する習慣をつける
- 時間外の既読は気にしない文化を作る
- 既読無視は避け、最低限の応答をする
既読機能に過度に縛られすぎると、業務効率の低下を招く可能性があります。
組織内で適切なルールを設定し、柔軟な運用を心がけることが重要です。
返信タイミングの考え方
ビジネスチャットは即時性が特徴ですが、常に即座の返信が求められるわけではありません。
状況や優先度に応じた適切な返信タイミングを考慮することが重要です。
- 優先度に応じて返信順序を決める
- 集中作業中は状態表示を活用する
- 営業時間外の対応ルールを明確にする
- 長期不在時は自動応答を設定する
- 遅延理由を適切に説明する
返信が遅れる場合は、一旦受信確認だけでも行うことをお勧めします。
また、緊急度の高い連絡については、別途電話やメールなども活用することを検討しましょう。
絵文字・スタンプの使用基準
絵文字やスタンプは、文字だけでは伝わりにくい感情やニュアンスを補完する役割があります。
しかし、使用過多や不適切な使用は、ビジネスの場にそぐわない印象を与える可能性があります。
- 組織の文化に合わせて使用を判断する
- 取引先との会話では原則使用しない
- 感謝や謝罪の表現を補完する程度にとどめる
- 重要な報告では使用を控える
- 相手の使用頻度に合わせる
絵文字やスタンプの使用は、相手との関係性や状況によって適切に判断することが重要です。
特に公式な場面や重要な業務連絡では、使用を控えめにすることをお勧めします。
グループチャットでの配慮
グループチャットでは、多人数でのコミュニケーションとなるため、より慎重な配慮が必要です。
情報の整理や発言のタイミング、通知への配慮など、様々な点に注意を払う必要があります。
- 宛先を明確にする（@機能の活用）
- 話題の混在を避ける
- 必要最小限のメンバーで構成する
- 通知設定への配慮を行う
- 結論や決定事項を明確に記録する
グループチャットでは、必要な情報が埋もれてしまう可能性があります。
重要な情報は適宜まとめ直すなど、情報の整理と共有を意識的に行うことが重要です。
まとめ：円滑なコミュニケーションのために
ビジネスチャットは、適切に活用することで業務効率を大きく向上させるツールです。
しかし、その手軽さゆえに、誤解やトラブルを招くリスクも存在します。
本記事で紹介した40個のNG表現とその言い換え例を参考に、状況や相手に応じた適切な表現を選択することで、より円滑なコミュニケーションが実現できます。
特に重要なポイントは以下の3点です
- 具体的な表現を心がけ、曖昧な表現を避ける
- 相手の立場に配慮した丁寧な言葉遣いを意識する
- 必要に応じて他のコミュニケーション手段と組み合わせる
これらの点を意識しながら、ビジネスチャットを効果的に活用し、より良いコミュニケーション環境を築いていきましょう。
よくある質問（FAQ）
ビジネスチャットでよく寄せられる疑問とその回答をまとめました。
特に初めてビジネスチャットを使用する方や、より効果的な活用方法を模索している方に役立つ情報を厳選しています。
Q1：ビジネスチャットとメールの使い分けはどうすればよいですか？
A：緊急性や即時性が求められる連絡はチャット、正式な承認や記録が必要な事項はメールが適しています。
特に社外との重要なやり取りや、後日の参照が必要な内容はメールを使用することをお勧めします。
Q2：既読がついているのに返信がない場合、どうすればよいですか？
A：まず、返信の緊急性を判断します。
緊急性が高い場合は、電話や直接の声がけで確認します。
緊急性が低い場合は、相手の業務状況を考慮し、適切な時間を置いてフォローアップを行います。
Q3：長文になってしまう場合、どうすればよいですか？
A：重要なポイントを箇条書きで先に示し、詳細は後から説明する構成が効果的です。
また、資料添付やオンライン会議の提案など、別の手段との組み合わせも検討しましょう。
Q4：チャットの通知が多すぎて業務に集中できません。どうすればよいですか？
A：優先度の低いグループはミュート設定を活用し、集中作業中はステータス表示で周知します。
また、特定の時間帯をチャットチェック用に設定するなど、ルーティンを作ることも効果的です。
Q5：上司や取引先との会話で、フランクすぎる表現を使ってしまいました。どうすればよいですか？
A：速やかに謝罪し、改めて適切な表現で言い直します。
継続的なやり取りがある場合は、以降の会話で特に丁寧な表現を心がけ、信頼回復に努めましょう。
Q6：グループチャットで情報が埋もれてしまいます。どう管理すればよいですか？
A：重要な情報はピン留め機能を活用し、定期的に決定事項をまとめ直します。
また、話題ごとにチャットを分けるなど、情報の整理を意識した運用を心がけましょう。
Q7：チャットでの報告や相談が不十分な内容になりがちです。どう改善すればよいですか？
A：5W1Hを意識したテンプレートを作成し、活用することをお勧めします。
また、重要な報告は事前に内容を整理し、必要に応じて上司や同僚にレビューを依頼することも効果的です。
Q8：休日や時間外のチャットについて、どのようなルールを設けるべきですか？
A：原則として業務時間内の利用とし、緊急時の連絡手段は別途定めておくことをお勧めします。
また、休日・時間外の既読や返信に関する明確なルールを組織で共有しましょう。
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