取引先や顧客と打ち合わせをしたいとき、
お打ち合わせをお願いできますでしょうか。
だけでは、相手が次に何をすればよいのか分かりにくいことがあります。
打ち合わせ依頼メールでは、
何について話したいのか
どのくらい時間が必要か
いつを希望しているのか
対面かオンラインか
を簡潔に伝えることが大切です。
基本形は次のようになります。
件名：〇〇に関するお打ち合わせのお願い
株式会社〇〇
〇〇部 〇〇様いつもお世話になっております。
株式会社△△の△△です。〇〇についてご相談したく、一度お打ち合わせのお時間をいただければと存じます。
下記日程のうち、ご都合のよい日時はございますでしょうか。
・〇月〇日（〇）10:00〜11:00
・〇月〇日（〇）14:00〜15:00
・〇月〇日（〇）16:00〜17:00オンラインで30〜60分程度を予定しております。
上記日程が難しい場合は、ご都合のよい日時をお知らせいただけますと幸いです。
お忙しいところ恐れ入りますが、よろしくお願いいたします。
この記事では、取引先への打ち合わせ依頼を中心に、初回連絡、日程候補、オンライン、訪問、急ぎの場合などの例文を紹介します。
- 打ち合わせ依頼メールに入れる内容
- 打ち合わせ依頼メールの件名
- 取引先への打ち合わせ依頼メール基本例文
- 初めての取引先へ打ち合わせをお願いするメール
- 打ち合わせの日程候補はいくつ出す？
- 「ご都合のよい日時をお知らせください」の丁寧な言い方
- 「お打ち合わせさせていただきたい」は正しい？
- 「お打ち合わせをお願いしたくご連絡しました」の例文
- オンライン打ち合わせを依頼するメール
- 訪問して打ち合わせしたい場合
- 相手に来社してもらう場合
- 商談・提案のための打ち合わせ依頼
- 打ち合わせの目的をどう書く？
- 急ぎで打ち合わせをお願いするとき
- 相手の都合を最優先したい場合
- 「お時間をいただけますでしょうか」は使える？
- 打ち合わせ時間は書いた方がいい？
- 日程が決まった後の返信メール
- 相手から別日を提案された場合
- 候補日がすべて合わない場合
- 確定後に日程変更をお願いする場合
- 打ち合わせを断られた場合の返信
- 打ち合わせ依頼メールの短いテンプレート
- 打ち合わせ依頼メールで避けたい書き方
- よくある質問
- まとめ｜打ち合わせ依頼は「目的・候補日時・時間・方法」を書く
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打ち合わせ依頼メールに入れる内容
基本的には次の項目を入れます。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 件名 | 打ち合わせ依頼だと分かる内容 |
| 宛名 | 会社名・部署・氏名 |
| 挨拶 | いつもお世話になっております等 |
| 打ち合わせの目的 | 何について話したいか |
| 希望日時 | 複数候補があると調整しやすい |
| 所要時間 | 30分・1時間など |
| 方法 | 対面・オンライン・電話等 |
| 場所 | 訪問の場合 |
| 返信依頼 | 都合のよい日時を知らせてもらう |
| 結び | 丁寧な依頼表現 |
特に重要なのは、「打ち合わせしたいです」だけで終わらせないことです。
相手がメールを読んだ時点で、そのまま日程を回答できるようにします。
打ち合わせ依頼メールの件名
件名は簡潔にします。
基本
〇〇に関するお打ち合わせのお願い
【打ち合わせのお願い】〇〇について
〇〇のお打ち合わせ日程について
初めての相手
【お打ち合わせのお願い】〇〇について／株式会社△△
日程調整を中心にする場合
〇〇打ち合わせの日程調整のお願い
単に、
打ち合わせについて
だけでは内容が分かりにくいため、テーマを加えると親切です。
取引先への打ち合わせ依頼メール基本例文
例文
件名：新サービス導入に関するお打ち合わせのお願い
株式会社〇〇
営業部 〇〇様いつもお世話になっております。
株式会社△△の△△です。現在進めております〇〇につきまして、今後の進行についてご相談したく、一度お打ち合わせのお時間をいただければと存じます。
下記日程のうち、ご都合のよい日時はございますでしょうか。
・〇月〇日（火）10:00〜11:00
・〇月〇日（水）13:00〜14:00
・〇月〇日（金）15:00〜16:00オンラインで60分程度を予定しております。
上記日程が難しい場合は、ご都合のよい日時をいくつかお知らせいただけますと幸いです。
お忙しいところ恐れ入りますが、何卒よろしくお願いいたします。
初めての取引先へ打ち合わせをお願いするメール
初めて連絡する場合は、
- 自分が誰か
- なぜ連絡したか
- 何について話したいか
を先に説明します。
例文
件名：〇〇に関するお打ち合わせのお願い／株式会社△△
株式会社〇〇
ご担当者様突然のご連絡失礼いたします。
株式会社△△の△△と申します。貴社Webサイトを拝見し、〇〇について一度詳しくお話を伺いたく、ご連絡いたしました。
可能でしたら、30分ほどオンラインでお打ち合わせのお時間をいただけないでしょうか。
当方の希望日時は以下のとおりです。
・〇月〇日（火）10:00〜12:00
・〇月〇日（水）14:00〜17:00
・〇月〇日（金）13:00〜16:00上記の時間帯でご都合のよい時間がございましたら、お知らせいただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。
打ち合わせの日程候補はいくつ出す？
一般的には、2〜3候補程度あると調整しやすいでしょう。
1つしか候補がないと、その日時が合わなかった場合に再度メールが必要になります。
具体的な時間を出す形
・〇月5日（火）10:00〜11:00
・〇月6日（水）14:00〜15:00
・〇月8日（金）16:00〜17:00
時間帯で出す形
・〇月5日（火）10:00〜12:00
・〇月6日（水）13:00〜17:00
・〇月8日（金）終日
相手に時間を選んでもらう場合は、後者も使いやすいです。
「ご都合のよい日時をお知らせください」の丁寧な言い方
基本
ご都合のよい日時をお知らせいただけますでしょうか。
柔らかい
ご都合のよい日時をお知らせいただけますと幸いです。
候補を尋ねる
ご都合のよい日時をいくつかお知らせいただけますでしょうか。
こちらの候補が合わない場合
上記日程が難しい場合は、ご都合のよい日時をお知らせいただけますと幸いです。
「お打ち合わせさせていただきたい」は正しい？
意味は伝わりますが、必ずしも「させていただく」を使う必要はありません。
たとえば、
お打ち合わせさせていただきたく存じます。
よりも、
お打ち合わせのお時間をいただければと存じます。
一度お打ち合わせをお願いできればと存じます。
の方が簡潔な場合があります。
「させていただく」を使えば必ず丁寧になるわけではありません。
「お打ち合わせをお願いしたくご連絡しました」の例文
自然に使えます。
例
〇〇についてお打ち合わせをお願いしたく、ご連絡いたしました。
今後の進め方についてお打ち合わせをお願いしたく、ご連絡しております。
新商品のご提案について、一度お打ち合わせをお願いできればと思い、ご連絡いたしました。
オンライン打ち合わせを依頼するメール
オンライン会議なら、
- 使用ツール
- 所要時間
- URLを誰が用意するか
を明記するとスムーズです。
例文
件名：オンライン打ち合わせのお願い／〇〇について
株式会社〇〇
〇〇様いつもお世話になっております。
〇〇について確認・ご相談したい事項があり、オンラインでお打ち合わせのお時間をいただければと存じます。
下記日程でご都合はいかがでしょうか。
・〇月〇日 10:00〜10:30
・〇月〇日 14:00〜14:30
・〇月〇日 16:00〜16:30Zoomを利用し、30分程度を予定しております。
日時確定後、こちらから参加URLをお送りいたします。ご検討のほど、よろしくお願いいたします。
オンライン会議そのものの案内については、【例文付き】オンライン会議の案内メール作成ガイド｜接続トラブル防止のポイントも参考になります。
訪問して打ち合わせしたい場合
こちらから相手の会社へ伺う場合です。
例文
件名：〇〇に関するお打ち合わせのお願い
株式会社〇〇
〇〇様いつもお世話になっております。
〇〇について詳しくご相談したく、可能でしたら一度貴社へお伺いできればと存じます。
当方では、下記日程を希望しております。
・〇月〇日（火）午後
・〇月〇日（水）10:00〜12:00
・〇月〇日（金）午後所要時間は1時間程度を予定しております。
ご都合のよい日時がございましたら、お知らせいただけますと幸いです。
よろしくお願いいたします。
相手に来社してもらう場合
こちらへ来てもらう場合は、場所を明確にします。
例文
可能でしたら、弊社にてお打ち合わせのお時間をいただければと存じます。
所在地：東京都〇〇区〇〇
所要時間：60分程度ご来社が難しい場合は、オンラインでの実施も可能です。
相手に移動をお願いするため、オンラインという代替案を添えるのもよいでしょう。
商談・提案のための打ち合わせ依頼
例文
先日お話しいたしました〇〇について、具体的なご提案内容をご説明する機会をいただければと存じます。
30分ほどお時間を頂戴できれば幸いです。
営業目的の場合は、「打ち合わせしたい」だけでなく、
相手にとって何を説明する時間なのか
を明確にした方がよいでしょう。
打ち合わせの目的をどう書く？
目的は1〜2文で十分です。
進捗確認
現在進行中の〇〇について、進捗状況と今後のスケジュールを確認したく存じます。
仕様確認
〇〇の仕様について確認したい事項があり、一度お打ち合わせをお願いできればと存じます。
提案
〇〇について新たなご提案があり、ご説明のお時間を頂戴できれば幸いです。
課題相談
現在の課題と今後の対応について、一度ご相談させていただければと存じます。
急ぎで打ち合わせをお願いするとき
急ぎの場合は、相手に配慮しながら理由を伝えます。
例文
急なお願いで恐縮ですが、〇〇の対応について早急に確認したい事項がございます。
可能でしたら、本日または明日のいずれかで30分ほどお打ち合わせのお時間をいただけないでしょうか。
ご都合が難しい場合は、別の日時でも問題ございません。
お忙しいところ恐れ入りますが、ご確認のほどよろしくお願いいたします。
「至急打ち合わせをお願いします」だけでは、相手に強い印象を与えることがあります。
相手の都合を最優先したい場合
役職者や重要な取引先など、こちらから候補日を決めにくいケースです。
例文
〇〇についてご相談したく、一度お打ち合わせのお時間を頂戴できればと存じます。
恐れ入りますが、〇〇様のご都合のよい日時をいくつかお知らせいただけますでしょうか。
当方にて可能な限り調整いたします。
「お時間をいただけますでしょうか」は使える？
使えます。
例
30分ほどお時間をいただけますでしょうか。
一度お打ち合わせのお時間をいただけますでしょうか。
より柔らかくするなら、
お時間をいただけますと幸いです。
も使えます。
打ち合わせ時間は書いた方がいい？
書くのがおすすめです。
相手は、
15分なのか
30分なのか
2時間なのか
が分からなければ、予定を入れにくくなります。
例
30分程度を予定しております。
所要時間は1時間程度を予定しております。
時間が延びる可能性がある場合でも、目安を示しましょう。
日程が決まった後の返信メール
例文
ご返信ありがとうございます。
それでは、下記日時にてお願いいたします。
日時：〇月〇日（火）14:00〜15:00
方法：Zoom当日の参加URLは以下です。
〇〇お時間をいただきありがとうございます。
当日はよろしくお願いいたします。
相手から別日を提案された場合
例文
日程をご調整いただきありがとうございます。
ご提案いただきました〇月〇日（火）14時で問題ございません。
それでは、上記日時にてお願いいたします。
候補日がすべて合わない場合
例文
日程をご提示いただきありがとうございます。
大変恐縮ですが、いただいた候補日は予定が重なっており、調整が難しい状況です。
以下の日程ではいかがでしょうか。
・〇月〇日 10:00〜
・〇月〇日 15:00〜
・〇月〇日 終日再度のお願いとなり恐れ入りますが、ご確認いただけますと幸いです。
日程調整そのものについては、「日程調整をお願いしたい」丁寧な依頼表現と例文【ビジネスメール】も参考になります。
確定後に日程変更をお願いする場合
一度決めた日程を変更する場合は、理由を簡潔に伝え、代替候補を提示します。
例文
大変申し訳ございませんが、〇月〇日に予定しておりますお打ち合わせについて、日程を変更していただくことは可能でしょうか。
当方の都合で恐縮ですが、下記日程で再調整いただけますと幸いです。
日程変更についてはこちらも参考になります。
打ち合わせを断られた場合の返信
相手が忙しく、打ち合わせが難しいこともあります。
例文
ご返信いただきありがとうございます。
承知いたしました。
ご多忙のところご検討いただき、ありがとうございました。必要事項につきましては、メールにてお送りいたします。
引き続きよろしくお願いいたします。
無理に再度依頼するのではなく、メール・電話など別の方法を提案できる場合は切り替えます。
打ち合わせ依頼メールの短いテンプレート
基本
〇〇についてご相談したく、一度お打ち合わせのお時間をいただければと存じます。
下記日程のうち、ご都合のよい日時はございますでしょうか。
・〇月〇日
・〇月〇日
・〇月〇日30分程度を予定しております。
ご確認のほどよろしくお願いいたします。
オンライン
〇〇について、オンラインで30分ほどお打ち合わせをお願いできればと存じます。
下記日程でご都合はいかがでしょうか。
日時確定後、こちらからZoomのURLをお送りいたします。
訪問
〇〇について詳しくご相談したく、一度貴社へお伺いできればと存じます。
ご都合のよい日時をお知らせいただけますと幸いです。
打ち合わせ依頼メールで避けたい書き方
「いつ空いていますか？」だけを書く
相手にすべての調整を任せる形になります。
できれば、
当方では〇日・〇日・〇日が可能です。
と候補を示します。
目的を書かない
一度打ち合わせをお願いします。
だけでは、何の話なのか分かりません。
〇〇の仕様について確認したく
など目的を明示します。
所要時間を書かない
予定を確保しにくくなります。
30分程度
1時間程度
など目安を示します。
一方的に日時を指定する
〇月〇日14時に伺います。
では、相手が了承していないのに予定が決まった印象になります。
確定前なら、
〇月〇日14時はいかがでしょうか。
と確認します。
よくある質問
Q1．「打ち合わせをお願いします」は失礼ですか？
失礼とまではいえません。
ただ、社外メールなら、
お打ち合わせをお願いできればと存じます。
お打ち合わせのお時間をいただけますでしょうか。
などが丁寧です。
Q2．「お打ち合わせ」は正しい？
使われる表現です。
ただし、必ず「お」を付けなければならないわけではなく、「打ち合わせ」でも文章は成立します。
Q3．候補日は何日分出せばよい？
2〜3候補程度あると調整しやすいでしょう。
Q4．候補日時はこちらから出すべき？
基本的には、依頼する側から候補を提示すると相手の負担を減らせます。
Q5．オンラインか対面か書くべき？
書いた方が親切です。
特に移動が必要な対面打ち合わせでは重要です。
Q6．打ち合わせ時間はどのくらいと書く？
実際に必要な時間に合わせます。
30分、45分、1時間など目安を示しましょう。
Q7．初めての相手にいきなり打ち合わせをお願いしていい？
依頼自体は可能ですが、まず自分が誰か、なぜ連絡したのか、打ち合わせの目的を説明します。
Q8．急ぎで打ち合わせしたいときは？
理由と希望期限を伝えたうえで、
急なお願いで恐縮ですが
などを添えます。
Q9．日程が合わなかったら？
別の候補を提示して再調整します。
Q10．打ち合わせ依頼と会議招集は同じ？
完全には同じではありません。
「打ち合わせ依頼」は、まず相手に面談・打ち合わせの時間をお願いする意味合いが強い表現です。
一方、会議招集は、すでに会議を行う前提で参加者へ日時・場所・議題などを案内する場面で使われます。
まとめ｜打ち合わせ依頼は「目的・候補日時・時間・方法」を書く
取引先へ打ち合わせをお願いするときは、
打ち合わせの目的
候補日時
所要時間
対面・オンラインなどの方法
を明確にします。
基本形は、
〇〇についてご相談したく、一度お打ち合わせのお時間をいただければと存じます。
下記日程のうち、ご都合のよい日時はございますでしょうか。
で十分です。
こちらから複数の候補を出し、
上記日程が難しい場合は、ご都合のよい日時をお知らせいただけますと幸いです。
と添えておけば、相手も返信しやすくなります。
打ち合わせ依頼メールで大切なのは、過度に丁寧な表現を重ねることではなく、相手がメールを読んですぐ予定を判断できる情報をそろえることです。
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打ち合わせを受ける側が参加できない場合の断り方につなげられます。
