地震や台風、豪雨などの災害が発生したとき、企業には社員や取引先、顧客へ速やかに連絡することが求められます。
しかし、緊急時には、
「社員への安否確認はどのように書けばよい？」
「取引先に被害状況を聞いても失礼にならない？」
「臨時休業や納期遅延をどう伝えればよい？」
と、文章に迷う担当者も少なくありません。
この記事では、災害時にそのまま使えるビジネスメール・お知らせ文例を、送る相手や状況別に紹介します。
地震だけでなく、台風、大雨、大雪、停電、断水、交通機関の停止、設備被害などにも応用できる内容です。
すべてコピーして使える形式にしているので、会社名、日付、被害状況などを置き換えてご利用ください。
この記事でわかること
・災害時に最初に送るべき連絡
・社員への安否確認と自宅待機の文例
・取引先や顧客へのお見舞い・状況確認メール
・臨時休業、納期遅延、配送遅延のお知らせ
・営業再開・復旧を知らせるテンプレート
・災害時の連絡で避けるべき表現
※人命や安全に関わる場面では、メール作成よりも避難、救助要請、安全確保を優先してください。
今すぐ使える災害時の連絡テンプレート
急いで連絡する必要がある方に向けて、まずは短く使える基本テンプレートを紹介します。
状況がまだ確認できていない段階では、断定的な情報を記載せず、「現時点で確認できている内容」と「次回の連絡予定」を伝えることが重要です。
社員への安否確認メール
件名：安否状況確認のお願い
社員各位
本日発生した地震を受け、社員およびご家族の安否状況を確認しています。
ご自身とご家族の安全を確保したうえで、以下の内容をご返信ください。
・本人の安否
・ご家族の安否
・現在地
・出社の可否
・支援が必要な場合はその内容
通信状況が不安定な場合は、返信可能になってからで構いません。まずは安全を最優先に行動してください。
今後の勤務対応については、状況を確認のうえ改めて連絡します。
株式会社〇〇
災害対策担当
社員への詳しい連絡例は、以下の記事で状況別に紹介しています。
→「災害時の安否確認メール例文30選｜社員・従業員への連絡テンプレート（準備中）」
取引先への安否確認メール
件名：地震発生に伴う安否のお伺い
株式会社〇〇
〇〇部 〇〇様
平素より大変お世話になっております。
このたびの地震を受け、貴社の皆様のご無事を案じております。
まずは安全を最優先になさってください。ご返信につきましては、状況が落ち着かれてからで差し支えございません。
弊社でお手伝いできることがございましたら、可能な範囲で対応いたしますのでお申し付けください。
皆様のご無事を心よりお祈り申し上げます。
株式会社〇〇
〇〇部 〇〇
取引先への連絡では、被害の有無を決めつけず、返信を急かさない配慮が必要です。
→「地震後の安否確認メール例文20選｜取引先への失礼のない連絡（準備中）」
臨時休業のお知らせ
件名：災害発生に伴う臨時休業のお知らせ
お客様各位
平素より〇〇をご利用いただき、誠にありがとうございます。
本日発生した地震の影響により、お客様および従業員の安全確保と施設点検のため、下記の期間を臨時休業とさせていただきます。
【休業期間】
〇月〇日（〇）から当面の間
営業再開時期につきましては、安全が確認でき次第、当社ホームページおよび公式SNSでお知らせいたします。
お客様にはご不便をおかけしますが、何卒ご理解を賜りますようお願い申し上げます。
株式会社〇〇
店舗、会社、施設、サロンなどの文例は、以下の記事にまとめています。
→「災害による臨時休業のお知らせ文例20選｜地震・台風・停電対応（準備中）」
災害時に企業が連絡すべき相手と優先順位
災害発生直後は、すべての相手へ一斉に詳しい説明をする必要はありません。
まず人命と安全を確認し、その後、業務への影響を整理して関係者へ伝えます。
内閣府の事業継続に関する案内でも、企業には生命の安全確保と安否確認に加え、対外的な情報発信や情報共有が求められるとされています。
最優先は社員と施設利用者の安全確認
最初に確認するのは、社員、来店客、施設利用者など、その時点で自社の管理下にいる人の安全です。
確認する内容は次のとおりです。
・本人と家族の安否
・負傷の有無
・現在地
・避難状況
・帰宅または出社の可否
・緊急支援の必要性
社員に連絡するときは、業務報告よりも安全確保を優先するよう明記します。
また、全員に長文の回答を求めると通信や集計の負担が増えるため、「無事・負傷・連絡困難」など、回答形式を決めておくと確認しやすくなります。
次に取引先・顧客へ業務への影響を伝える
社員と設備の状況を確認した後は、取引先や顧客へ次の内容を伝えます。
・営業の継続または休止
・納品や配送への影響
・問い合わせ対応の可否
・代替連絡先
・次回の情報更新予定
すべての情報が判明するまで連絡を待つのではなく、まず「現在確認中」であることを知らせる方法もあります。
連絡がない状態が続くと、顧客や取引先は通常営業していると誤認する可能性があるためです。
状況が変わったら続報を出す
災害時の情報は短時間で変化します。
最初のお知らせには、可能であれば次回の更新予定を入れましょう。
記載例
現在、詳しい状況を確認しております。今後の営業については、本日〇時をめどに改めてお知らせいたします。
更新予定を示せない場合は、情報を掲載する媒体を伝えます。
記載例
最新情報は、当社ホームページおよび公式SNSで随時お知らせいたします。
地震情報についても、新しいデータが入るにつれて順次更新されます。企業が地震の規模や被害を記載する場合は、古い情報や未確認情報をそのまま掲載せず、気象庁や自治体などの公式発表を確認してください。
社員・従業員への災害連絡文例
社員への連絡では、「安全確認」「出社判断」「勤務方法」の3点を明確にします。
本人が被災している可能性を考え、即時の返信や無理な出社を求めない文章にしましょう。
社員への安否確認メール
件名：災害発生に伴う安否確認
社員各位
〇月〇日〇時頃に発生した地震を受け、社員の安否確認を行っています。
ご自身とご家族の安全を確保した後、可能な方は以下の内容をご返信ください。
1．本人の安否
2．家族の安否
3．現在地
4．自宅および周辺の被害状況
5．出社の可否
6．会社による支援の必要性
返信が難しい場合は、安全が確保できてからで構いません。
交通機関や道路の状況が確認できるまでは、無理に移動せず、安全な場所で待機してください。
今後の対応は、〇時をめどに改めて連絡します。
株式会社〇〇
災害対策本部
自宅待機を指示するメール
件名：本日の自宅待機について
社員各位
本日発生した地震の影響により、交通機関の乱れと事業所内の安全確認が続いています。
社員の安全を最優先とし、本日は原則として自宅待機とします。
出社途中の方は、無理に会社へ向かわず、ご自身の安全を確保したうえで帰宅または安全な場所へ移動してください。
業務上の緊急連絡がある場合は、所属長または下記連絡先へご連絡ください。
【緊急連絡先】
電話：〇〇
メール：〇〇
明日以降の勤務については、本日〇時までに改めて連絡します。
株式会社〇〇
人事部
出社停止を伝えるメール
件名：【重要】事業所への出社停止のお知らせ
社員各位
現在、〇〇事業所では地震による建物および設備の安全点検を実施しています。
安全が確認できるまで、同事業所への出社を停止します。
許可なく事業所へ立ち入らないようお願いいたします。
在宅勤務が可能な方には、所属長から別途業務内容を連絡します。勤務が難しい場合は、無理をせず所属長へ状況をお知らせください。
出社再開については、安全確認後に改めてご案内します。
株式会社〇〇
総務部
自宅待機、出社禁止、在宅勤務への切り替えなど、社員向けの詳しい例文はこちらで紹介しています。
→「災害時の自宅待機・出社停止メール例文｜社員への連絡テンプレート（準備中）」
取引先への安否確認・お見舞いメール文例
取引先が被災した可能性がある場合、通常の商談や納期確認を先に書くのは避けましょう。
まず相手の安全を気遣い、返信を急がせない姿勢を示します。
被害状況が分からない取引先へのメール
件名：地震発生に伴うご無事のお伺い
株式会社〇〇
〇〇様
いつも大変お世話になっております。
本日発生した地震を受け、貴社の皆様のご無事を案じております。
被害状況が分からないなかでのご連絡となり恐縮ですが、まずは皆様の安全が確保されていることを願っております。
ご返信は状況が落ち着かれてからで差し支えございません。
弊社で対応可能なことがございましたら、遠慮なくお申し付けください。
株式会社〇〇
〇〇部 〇〇
被災したことが分かっている取引先へのメール
件名：地震被害へのお見舞い
株式会社〇〇
〇〇様
平素より大変お世話になっております。
このたびの地震により被害を受けられたことを伺い、心よりお見舞い申し上げます。
皆様のご心労はいかばかりかと拝察いたします。
現在進行中のお取引や納期につきましては、貴社の安全確保と復旧を最優先としていただき、必要に応じて調整いたします。
弊社でお力になれることがございましたら、担当の〇〇までお知らせください。
一日も早く平穏な状況に戻られますことを、心よりお祈り申し上げます。
株式会社〇〇
〇〇部 〇〇
返信不要と伝えるお見舞いメール
件名：このたびの地震へのお見舞い
株式会社〇〇
〇〇様
このたびの地震を受け、皆様のご無事を心より案じております。
ご多用のところと存じますので、本メールへのご返信には及びません。
まずはご自身と皆様の安全を最優先になさってください。
状況が落ち着かれましたら、今後のお取引について改めてご相談できればと存じます。
皆様のご無事と、一日も早い復旧をお祈り申し上げます。
株式会社〇〇
〇〇部 〇〇
災害のお見舞いに使える表現は、こちらの記事で相手別に紹介しています。
→「災害のお見舞いメール例文30選｜取引先・顧客へのビジネス文例（準備中）」
災害による臨時休業・営業時間変更のお知らせ文例
店舗や施設が休業する場合は、休業理由だけでなく、「いつから」「いつまで」「再開情報をどこで知らせるか」を記載します。
休業期間が決まっていない場合は、無理に再開日を示さず、「当面の間」「安全確認が完了するまで」と記載します。
会社の臨時休業を知らせる文例
件名：地震発生に伴う臨時休業のお知らせ
お取引先各位
平素より格別のお引き立てを賜り、誠にありがとうございます。
このたびの地震発生に伴い、従業員の安全確保および事業所の設備点検を行うため、下記の期間を臨時休業とさせていただきます。
【臨時休業日】
〇月〇日（〇）
休業期間中にいただいたお問い合わせにつきましては、営業再開後、順次対応いたします。
今後の状況により休業期間を変更する場合は、当社ホームページでお知らせいたします。
皆様にはご不便とご迷惑をおかけしますが、何卒ご理解を賜りますようお願い申し上げます。
株式会社〇〇
店舗の営業時間短縮を知らせる文例
件名：災害の影響による営業時間変更のお知らせ
お客様各位
いつも〇〇店をご利用いただき、誠にありがとうございます。
地震の影響による交通事情および従業員の安全確保のため、〇月〇日の営業時間を下記のとおり変更いたします。
【変更前】〇時から〇時
【変更後】〇時から〇時
翌日以降の営業につきましては、安全状況を確認したうえで改めてお知らせします。
お客様にはご不便をおかけしますが、ご理解のほどよろしくお願い申し上げます。
〇〇店
店長 〇〇
営業再開日が未定の場合の文例
件名：臨時休業および営業再開時期について
お客様各位
現在、地震による店舗設備への影響を確認しております。
お客様と従業員の安全確保を優先し、安全が確認できるまで臨時休業といたします。
現時点では営業再開日は未定です。
再開の見通しが立ち次第、当店ホームページおよび公式SNSでお知らせいたします。
ご利用を予定されていたお客様には、ご不便をおかけしますことをお詫び申し上げます。
〇〇店
より多くの業種別テンプレートは、以下の記事をご覧ください。
→「災害による臨時休業のお知らせ文例20選｜地震・台風・停電対応（準備中）」
→「災害による営業時間変更のお知らせ文例｜店舗・施設向けテンプレート（準備中）」
災害による納期・配送遅延のお知らせ文例
災害で納品や配送が遅れる場合は、確定していない納期を約束しないことが重要です。
現時点で分かっている影響、対象商品、代替案、次回連絡日を伝えます。
取引先への納期遅延メール
件名：災害の影響による納期遅延のお詫び
株式会社〇〇
〇〇様
平素より大変お世話になっております。
このたびの地震により、弊社〇〇工場の操業および物流に影響が生じております。
そのため、〇月〇日に納品を予定しておりました下記商品につきまして、納期が遅れる見込みとなりました。
【対象商品】〇〇
【当初納期】〇月〇日
【変更後納期】現在確認中
貴社には多大なるご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございません。
現在、安全確認と出荷体制の復旧を進めております。新たな納期の見通しについては、〇月〇日までに改めてご連絡いたします。
何卒ご理解を賜りますようお願い申し上げます。
株式会社〇〇
〇〇部 〇〇
顧客への配送遅延のお知らせ
件名：災害の影響による商品配送遅延のお知らせ
お客様各位
平素より当店をご利用いただき、誠にありがとうございます。
地震による交通規制および配送会社の集配停止に伴い、一部地域への商品配送に遅れが発生しています。
【配送遅延の対象】
〇〇県、〇〇県の一部地域
すでに発送済みの商品についても、通常より到着までに時間がかかる場合がございます。
お客様にはご不便をおかけし、深くお詫び申し上げます。
配送状況が改善しましたら、当店ホームページで改めてお知らせいたします。
株式会社〇〇
カスタマーサポート
納期を回答できない場合の文例
件名：ご注文商品の納期に関するお知らせ
〇〇様
このたびは弊社商品をご注文いただき、誠にありがとうございます。
現在、災害による物流網への影響が続いており、ご注文商品の発送日を確定できない状況です。
正確な発送時期が分かり次第、改めてメールでご案内いたします。
お急ぎのところ、ご迷惑をおかけし申し訳ございません。
ご注文のキャンセルや変更をご希望の場合は、下記窓口までご連絡ください。
【お問い合わせ先】
電話：〇〇
メール：〇〇
何卒ご理解のほどよろしくお願い申し上げます。
納期遅延と配送遅延では、相手と検索目的が異なります。法人間の納品連絡と、通販顧客への配送案内を分けて確認してください。
→「災害による納期遅延のお知らせ文例20選｜取引先へのメールテンプレート（準備中）」
→「災害による配送遅延のお知らせ文例｜顧客・取引先向けテンプレート（準備中）」
問い合わせ・返信対応が遅れる場合のお詫び文例
災害時は、社員の欠勤、停電、通信障害などにより、電話やメールへの対応が遅れることがあります。
「対応できません」とだけ書くのではなく、代替窓口や再開見込みを示すと、顧客の不安を軽減できます。
問い合わせ対応遅延のお知らせ
件名：災害の影響によるお問い合わせ対応遅延のお知らせ
お客様各位
平素より弊社サービスをご利用いただき、誠にありがとうございます。
このたびの地震の影響により、カスタマーサポート窓口の人員および通信環境に制限が生じています。
そのため、電話およびメールへの回答に通常よりお時間をいただく場合がございます。
順次対応しておりますが、お急ぎでないお問い合わせにつきましては、復旧後にご連絡いただけますと幸いです。
お客様にはご不便をおかけし、誠に申し訳ございません。
株式会社〇〇
カスタマーサポート
電話がつながらない場合のお知らせ
件名：電話窓口の一時停止について
お客様各位
現在、災害による通信障害のため、代表電話およびお問い合わせ窓口がつながりにくい状態となっています。
お急ぎの場合は、下記メールフォームをご利用ください。
【お問い合わせフォーム】
〇〇
復旧状況は当社ホームページで随時お知らせします。
ご迷惑をおかけしますが、ご理解のほどよろしくお願い申し上げます。
個別対応が遅れる場合のお詫びメール
件名：ご返信遅延のお詫び
〇〇様
平素より大変お世話になっております。
災害の影響により社内の対応体制が限られており、ご連絡への返信が遅くなりましたことをお詫び申し上げます。
お問い合わせいただいた〇〇につきましては、現在確認を進めております。
〇月〇日までに、改めて状況をご連絡いたします。
お待たせして誠に申し訳ございませんが、何卒ご理解を賜りますようお願い申し上げます。
→「災害による返信・対応遅延のお詫びメール例文｜顧客・取引先向け（準備中）」
災害後の営業再開・復旧のお知らせ文例
営業再開のお知らせでは、「再開した」という事実だけでなく、営業時間や提供できないサービスを明確にします。
完全復旧していない場合は、「通常営業を再開」と書かず、制限内容を具体的に伝えましょう。
通常営業再開のお知らせ
件名：営業再開のお知らせ
お客様各位
平素より〇〇をご利用いただき、誠にありがとうございます。
災害の影響により臨時休業しておりましたが、施設および設備の安全確認が完了したため、〇月〇日より通常営業を再開いたします。
休業期間中は、多くの皆様から温かいお言葉をいただき、心より御礼申し上げます。
今後もお客様と従業員の安全を第一に営業してまいります。
皆様のご来店を心よりお待ちしております。
〇〇店
店長 〇〇
一部サービスのみ再開する場合
件名：一部営業再開のお知らせ
お客様各位
災害の影響により営業を休止しておりましたが、〇月〇日より一部サービスを再開いたします。
【再開するサービス】
・〇〇
・〇〇
【引き続き休止するサービス】
・〇〇
・〇〇
【営業時間】
〇時から〇時まで
全面再開の時期につきましては、決まり次第お知らせいたします。
お客様には引き続きご不便をおかけしますが、ご理解のほどよろしくお願い申し上げます。
株式会社〇〇
システム復旧のお知らせ
件名：システム復旧のお知らせ
お客様各位
災害の影響により停止しておりました〇〇システムは、〇月〇日〇時に復旧いたしました。
現在は通常どおりご利用いただけます。
停止期間中、ご利用の皆様には多大なるご不便とご迷惑をおかけしましたことを、深くお詫び申し上げます。
今後は再発防止と安定運用に努めてまいります。
株式会社〇〇
内閣府は、災害などで事業が中断した場合にも、重要業務をできるだけ短期間で再開するため、事前に事業継続計画を整備することを案内しています。営業再開のお知らせは、復旧状況を社外へ伝える事業継続上の重要な連絡です。
→「災害後の営業再開のお知らせ文例20選｜店舗・会社向けテンプレート（準備中）」
→「システム・設備・通信障害の復旧お知らせ文例（準備中）」
災害によるイベント中止・延期のお知らせ文例
イベントを中止または延期する場合は、参加者の安全を優先した判断であることを伝えます。
返金、振替、チケットの取り扱いが決まっている場合は、同じお知らせに記載しましょう。
イベント中止のお知らせ
件名：〇〇イベント中止のお知らせ
参加者各位
〇月〇日に開催を予定しておりました「〇〇」につきまして、地震の影響と参加者の皆様の安全を考慮し、中止することを決定いたしました。
開催を楽しみにしてくださっていた皆様には、深くお詫び申し上げます。
参加費の返金方法につきましては、〇月〇日までにメールでご案内いたします。
何卒ご理解を賜りますようお願い申し上げます。
〇〇実行委員会
イベント延期のお知らせ
件名：〇〇開催延期のお知らせ
参加者各位
〇月〇日に予定しておりました「〇〇」は、災害の影響により開催を延期いたします。
延期後の日程は現在調整中です。
新しい開催日および参加方法が決まり次第、公式ホームページとメールでお知らせします。
現在お持ちのチケットは、延期後の日程でもご利用いただける予定です。払い戻しをご希望の方への対応についても、詳細が決まり次第ご案内いたします。
皆様にはご迷惑をおかけしますが、ご理解のほどよろしくお願い申し上げます。
〇〇実行委員会
→「災害によるイベント中止・延期のお知らせ文例｜メール・Web掲載用（準備中）」
災害時のビジネスメールの基本構成
災害時の連絡は、通常のビジネスメールよりも簡潔さが求められます。
長い前置きや形式的な挨拶を減らし、安全や業務への影響を先に伝えましょう。
社内向けメールの基本構成
社員への連絡は、次の順序で書くと伝わりやすくなります。
1．何が発生したか
2．安全確保の指示
3．確認・返信してほしい内容
4．出社や勤務に関する指示
5．次回の連絡予定
6．緊急連絡先
安否確認では、質問項目を増やしすぎないことも大切です。
必要な情報をあらかじめ決めておけば、回答を集計しやすくなります。
中小企業庁のBCP資料でも、災害時の緊急連絡先を複数決め、緊急連絡網を作成することが示されています。
社外向けメールの基本構成
取引先や顧客への連絡は、次の順序でまとめます。
1．日頃の取引への感謝
2．災害による影響
3．営業・納品・対応の状況
4．相手へのお詫びまたは気遣い
5．今後の見通し
6．次回連絡日または情報掲載先
7．問い合わせ先
社外向けでは、確認できていない内容を断定しないよう注意します。
原因や復旧時期が分からない場合は、「現在確認中」「判明次第ご案内」と明記してください。
ホームページ・SNS掲載文の基本構成
ホームページやSNSでは、冒頭に結論を置きます。
掲載例
地震の影響により、〇月〇日は臨時休業いたします。
その後に、対象店舗、期間、問い合わせ先、更新予定を記載します。
SNSでは文字数が限られますが、重要な情報を画像だけに掲載すると、検索や音声読み上げで内容が伝わりにくくなることがあります。
本文にも最低限の情報を入れましょう。
災害時の連絡で押さえる7つのポイント
災害時の文章では、丁寧さ以上に正確さと分かりやすさが重要です。
次の7点を確認してから送信・公開しましょう。
安全を最優先すると明記する
社員への連絡では、「出社してください」より先に「安全を確保してください」と伝えます。
取引先への連絡でも、納期や商談より相手の安全への配慮を先に書きましょう。
事実と推測を分ける
確認できていない被害や復旧予定を、確定事項のように書いてはいけません。
適切な表現
現在、設備への影響を確認しています。
避けたい表現
設備に問題はないと思われます。
安全確認が完了していない段階では、「問題はない」と推測で案内しないようにします。
返信を急かさない
被災している相手に即時返信を求めると、負担を与える可能性があります。
安否確認が必要な社員には回答方法を簡潔に示し、取引先には「ご返信は落ち着かれてからで構いません」と添えましょう。
日時を具体的に書く
「本日」「明日」だけでは、後から読んだときに日付が分かりません。
ホームページのお知らせでは、次のように具体的に書きます。
〇月〇日（〇）午後〇時現在
情報を更新した場合は、更新日時も記載してください。
次回の連絡予定を示す
復旧時期が決まっていなくても、次にいつ連絡するかは示せる場合があります。
今後の営業については、本日午後6時までに改めてお知らせします。
次回連絡の予定があるだけでも、取引先や顧客は状況を把握しやすくなります。
連絡窓口を一本化する
担当者によって回答が異なると、混乱や誤情報につながります。
災害対策本部、総務部、広報担当など、社内外の問い合わせ窓口を決めておきましょう。
一度送って終わりにしない
災害発生直後、被害確認後、復旧見込み判明後、営業再開時など、状況に応じて情報を更新します。
最初の情報が不完全でも、続報を出すことで関係者の不安を軽減できます。
災害時のビジネスメールで避けたいNG表現
緊急時は、普段なら問題にならない表現でも、相手に負担や不信感を与えることがあります。
送信前に、次の表現が入っていないか確認してください。
被害を決めつける表現
NG例
大きな被害はなかったとのことで安心しました。
一部の人から無事を聞いていても、会社全体や家族まで被害がないとは限りません。
言い換え例
皆様の安全が確保されていることを願っております。
返信を強制する表現
NG例
至急、全員返信してください。
社員の安否確認など緊急性がある場合でも、返信できない状況を考慮します。
言い換え例
安全を確保したうえで、返信可能になり次第ご連絡ください。
根拠のない復旧予定
NG例
明日には通常営業できると思います。
言い換え例
営業再開時期は現在確認中です。見通しが立ち次第お知らせします。
業務を優先しすぎる表現
NG例
被害状況より、まず納期を回答してください。
言い換え例
まずは皆様の安全を最優先になさってください。状況が落ち着かれましたら、今後の納期についてご相談できればと存じます。
漠然とした支援の申し出
NG例
何でもしますので言ってください。
実行できる範囲が不明確な申し出は、相手を困らせることがあります。
言い換え例
納期調整や一時的な発注変更など、弊社で対応可能なことがございましたらお知らせください。
災害の種類別に文章を調整するポイント
基本テンプレートは共通して使えますが、災害の種類によって伝えるべき情報が異なります。
原因や影響に合わせて文章を調整しましょう。
地震の場合
地震では、建物、設備、交通機関、通信、電気、ガスなどへの影響を確認します。
大きな地震の後は、引き続く地震活動に注意が必要な場合があります。企業が営業再開や出社を判断する際は、独自の予測ではなく、気象庁や自治体の最新情報を確認してください。
記載する内容の例は次のとおりです。
・建物と設備の安全確認状況
・従業員の安否
・交通機関への影響
・出社または自宅待機の判断
・営業再開の条件
台風・豪雨の場合
台風や豪雨では、事前に接近が予測されることがあります。
災害発生後だけでなく、接近前の段階で営業時間変更や出社方針を伝えましょう。
記載する内容の例は次のとおりです。
・臨時休業または営業時間短縮
・早期退勤や在宅勤務
・イベントの中止・延期
・配送遅延の可能性
・翌日の営業判断時刻
大雪の場合
大雪では、交通障害や配送遅延の影響が中心となります。
すべての地域で同じ対応をするとは限らないため、対象地域を明記します。
記載する内容の例は次のとおりです。
・出社時間の変更
・在宅勤務への切り替え
・配送遅延地域
・店舗の営業時間変更
・翌日以降の対応
停電・断水の場合
停電や断水では、営業できないサービスを具体的に伝えます。
記載する内容の例は次のとおりです。
・電話やメールの利用可否
・決済システムの利用可否
・トイレや給水設備の利用可否
・営業停止中の問い合わせ先
・復旧後の案内方法
災害時の連絡文を事前に準備する方法
災害が発生してから文章をゼロから作ると、確認や承認に時間がかかります。
平常時にテンプレートと連絡体制を準備しておきましょう。
よく使うテンプレートを保存する
最低限、次のテンプレートを社内で共有しておくと便利です。
・社員への安否確認
・自宅待機、出社停止
・取引先への安否確認
・臨時休業
・営業時間変更
・納期、配送遅延
・問い合わせ対応遅延
・営業再開
・システム復旧
文章には会社名や連絡先をあらかじめ入れ、日付や状況だけを変更できるようにします。
発信担当者と承認者を決める
災害時に誰が文章を作成し、誰が内容を確認し、誰が公開するかを決めておきます。
担当者が不在の場合の代理者も必要です。
役割分担例
・情報収集：総務部
・社員連絡：人事部
・取引先連絡：営業部
・顧客向け発信：広報部
・最終承認：災害対策責任者
発信媒体を複数用意する
災害時には、電話や社内システムが使えない可能性があります。
次のように複数の連絡手段を準備します。
・メール
・安否確認システム
・ビジネスチャット
・電話、SMS
・会社ホームページ
・公式SNS
・災害用伝言サービス
どの媒体を正式情報として扱うかも、事前に社内で共有しましょう。
よくある質問
災害時のビジネスメールやお知らせに関する、よくある疑問に回答します。
Q1．災害発生直後は、何から連絡すればよいですか？
最初に社員、来店客、施設利用者などの安全を確認します。
その後、取引先や顧客へ営業、納品、配送、問い合わせ対応への影響を伝えます。
すべての状況が判明していなくても、「現在確認中」であることと、次回の更新予定を伝える方法があります。
Q2．社員への安否確認で家族の状況も聞いてよいですか？
業務継続や支援の判断に必要な範囲で確認します。
ただし、詳しい個人情報を必要以上に求めないようにしましょう。
「本人と家族の安否」「出社の可否」「支援の必要性」など、目的を明確にして確認します。
Q3．取引先へ安否確認メールを送るタイミングはいつですか？
発生直後は通信が集中し、相手も避難や安全確認を行っている可能性があります。
緊急の取引上の必要がない場合は、相手の状況を考慮して送信します。
メールには「返信は落ち着いてからで構いません」と添えるとよいでしょう。
Q4．臨時休業の終了日が決まっていない場合はどう書きますか？
「当面の間」「安全確認が完了するまで」と記載します。
営業再開日を推測で書かず、情報を更新するホームページやSNSを案内してください。
Q5．納期が分からないときは、どのように伝えますか？
確定していない日付を約束せず、「現在確認中」と伝えます。
可能であれば、新しい納期ではなく「次に状況を連絡する日」を示します。
新たな納期の見通しについては、〇月〇日までに改めてご連絡します。
Q6．メールとホームページのどちらで知らせるべきですか？
特定の社員や取引先にはメール、広く顧客へ伝える場合はホームページやSNSが適しています。
重要な取引先には、メールに加えて電話など別の手段でも連絡すると確実です。
Q7．「お見舞い申し上げます」は取引先に使えますか？
災害による被害を受けた取引先への丁寧な表現として使えます。
ただし、被害が確認できていない場合は、被災したと決めつけず、「皆様のご無事を案じております」などの表現が適しています。
Q8．お見舞いメールと業務連絡を一緒に書いてもよいですか？
一緒に書くことはできますが、お見舞いと安全への配慮を先に記載します。
納期や契約の話を急いで求めず、「状況が落ち着いてから相談したい」と伝えましょう。
Q9．SNSのお知らせには何を書けばよいですか？
臨時休業、対象店舗、期間、営業再開情報の掲載先を簡潔に記載します。
被害写真や未確認情報を安易に掲載せず、公式に確認できた事実だけを発信してください。
Q10．災害名を件名に入れた方がよいですか？
「地震発生に伴う臨時休業のお知らせ」など、何に関する連絡か分かる件名が適しています。
ただし、正式名称が決まっていない段階で独自の災害名を付けるのは避けましょう。
まとめ
災害時のビジネスメールやお知らせでは、丁寧な表現だけでなく、正確で迅速な情報発信が求められます。
重要なポイントは次のとおりです。
・人命と安全確認を最優先する
・確認できた事実だけを書く
・被災した相手に返信を強制しない
・営業、納期、配送への影響を明確にする
・復旧時期を推測で断定しない
・次回の連絡予定や情報掲載先を示す
・状況が変わったら続報を出す
緊急時に慌てないよう、平常時から用途別のテンプレートを用意し、発信担当者や承認手順を決めておきましょう。
災害時の状況別テンプレート
必要な文例を、目的別に確認できます。
・社員の安全を確認したい
→「災害時の安否確認メール例文30選｜社員・従業員への連絡テンプレート（準備中）」
・取引先の安否を確認したい
→「地震後の安否確認メール例文20選｜取引先への失礼のない連絡（準備中）」
・社員へ自宅待機を伝えたい
→「災害時の自宅待機・出社停止メール例文（準備中）」
・会社や店舗を休業したい
→「災害による臨時休業のお知らせ文例20選（準備中）」
・取引先へ納期遅延を知らせたい
→「災害による納期遅延のお知らせ文例20選（準備中）」
・顧客へ配送遅延を知らせたい
→「災害による配送遅延のお知らせ文例（準備中）」
・取引先へお見舞いを伝えたい
→「災害のお見舞いメール例文30選（準備中）」
・営業再開を知らせたい
→「災害後の営業再開のお知らせ文例20選（準備中）」
・イベントの中止や延期を知らせたい
→「災害によるイベント中止・延期のお知らせ文例（準備中）」
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災害時以外の緊急連絡やお詫びに使える文例も紹介しています。
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