「会社の新年会に参加できないとき、上司には何と伝えればよい？」
「年末に出席と回答したけれど、仕事始めにキャンセルしても大丈夫？」
「新年会を欠席する場合も、会費を支払う必要がある？」
年が明けると、職場や取引先で新年会が開かれることがあります。
新しい一年の始まりに交流を深める機会ですが、家庭の予定や体調、仕事始めの業務などの事情で参加できないこともあるでしょう。
特に新年会は、年末に出欠を回答し、年末年始休業を挟んでから開催されることがあります。
そのため、欠席連絡のタイミングや幹事への伝え方に注意が必要です。
結論から言うと、通常の任意参加の新年会なら、欠席すること自体が必ずしも失礼になるわけではありません。
大切なのは、誘ってくれたことへの感謝を伝え、欠席する意思を明確にし、必要な相手へ早めに連絡することです。
例えば、上司への基本的な欠席メールは、次のように書けます。
件名：新年会の出欠について
山田部長
お疲れさまです。佐藤です。
新年会にお声がけいただき、ありがとうございます。
申し訳ございませんが、当日は以前から予定が入っているため、今回は欠席させていただきます。
せっかくのお誘いをいただいたところ恐縮ですが、よろしくお願いいたします。
佐藤
この記事では、新年会の欠席連絡に使える完成文例20選を紹介します。
上司・先輩・幹事・同僚・取引先への連絡に加え、年末年始休業中に予定が変わった場合、仕事始め直後のキャンセル、当日の欠席、会費・キャンセル料の確認方法まで解説します。
- 新年会は欠席しても大丈夫？まず確認したいこと
- 新年会の欠席連絡はいつする？年末年始ならではの注意点
- 新年会を欠席するときの連絡方法と書き方
- 【上司・先輩向け】新年会の欠席連絡文例5選
- 【幹事・同僚向け】新年会の欠席連絡文例4選
- 【年始特有の事情】新年会を欠席する文例4選
- 【直前・当日キャンセル】新年会の欠席連絡文例4選
- 【取引先・再勧誘・欠席後】新年会の文例3選
- 新年会を欠席した場合の会費・キャンセル料はどうなる？
- 新年会を欠席した後のフォローは必要？
- 新年会の欠席連絡で避けたいNG対応
- 新年会の欠席連絡チェックリスト
- 新年会の欠席連絡に関するよくある質問
- Q. 新年会を欠席するのは失礼ですか？
- Q. 上司から誘われた新年会も断れますか？
- Q. 新年会の欠席には上司の了承が必須ですか？
- Q. 欠席理由は詳しく説明した方がよいですか？
- Q. 理由を言わずに欠席してもよいですか？
- Q. 新年会の欠席連絡は何日前までですか？
- Q. 年末に出席と回答し、年明けにキャンセルしてもよいですか？
- Q. 年末年始休業中に欠席が決まった場合はどうしますか？
- Q. 仕事始めの日に欠席連絡をしても大丈夫ですか？
- Q. 新年会の当日キャンセルは失礼ですか？
- Q. 新年会を欠席した場合、会費は必要ですか？
- Q. 欠席連絡はLINEやTeamsでもよいですか？
- Q. 上司から何度も誘われる場合はどうしますか？
- Q. 取引先の新年会も欠席できますか？
- Q. 毎年新年会を欠席してもよいですか？
- Q. 新年会に欠席したら次回の参加を約束すべきですか？
- Q. 新年会と忘年会で断り方は違いますか？
- まとめ｜新年会の欠席連絡は年末年始の予定と幹事への配慮が大切
- 関連記事｜新年会・忘年会・社内イベントの欠席連絡
新年会は欠席しても大丈夫？まず確認したいこと
新年会の出欠を判断する前に、その会がどのような位置付けで開催されているか確認しましょう。
すべての新年会に、同じ参加ルールが適用されるわけではありません。
任意参加の新年会は欠席を選べる
通常の任意参加の新年会であれば、参加しないという選択ができます。
家庭の予定、体調、金銭面、プライベートの時間など、参加を見送る理由はさまざまです。
また、欠席の理由を詳しく説明しなくてもよい場合があります。
「都合により今回は欠席させていただきます」
と伝えるだけでも、出欠の意思は明確です。
業務上の行事を兼ねる場合は内容を確認する
新年会の名称で開催されていても、実際には会社の方針説明会や表彰式、研修などを含んでいる場合があります。
そのような場合は、通常の任意参加の懇親会と扱いが異なる可能性があります。
案内に業務上の参加指示がある場合は、実施内容、勤務時間の扱い、欠席時の手続きなどを確認しましょう。
「新年会」という名前だけで、参加義務の有無を一律に判断することはできません。
欠席理由を詳しく伝える必要はない
欠席の理由は、必要な範囲で簡潔に説明すれば十分な場合があります。
例えば、
- 家庭の都合により
- 以前から予定が入っているため
- 体調面を考慮して
- 私用のため
- 都合がつかないため
などの表現が使えます。
家庭事情や病歴、個人的な予定の詳細まで説明する必要はありません。
ただし、実際にはない病気や仕事を欠席理由として作ることは避けましょう。
新年会の欠席連絡はいつする？年末年始ならではの注意点
新年会は、開催までの間に年末年始休業を挟む場合があります。
そのため、幹事の回答期限と、会場の人数変更期限を確認することが重要です。
年末に出欠を聞かれたら指定期限までに回答する
12月中に新年会の案内が届いた場合は、幹事が示した期限までに回答しましょう。
欠席が決まっているなら、期限より前に連絡しても構いません。
ただし、必ず開催10日前までに欠席を申し出るといった全国共通のルールはありません。
会場の予約条件や出欠確認の締め切りは、それぞれ異なります。
年末年始休業中に予定が変わったらどうする？
休業中に予定が変わり、新年会へ参加できなくなる場合もあります。
その際は、指定された出欠フォームや連絡手段が利用できるなら、早めに変更を知らせましょう。
ただし、社内の通常業務が休みの間に、幹事へ私的な連絡先を使って連絡する必要があるとは限りません。
緊急の連絡先が指定されていなければ、社内で定められた方法に従い、営業再開後に速やかに確認する方法があります。
予約変更の期限が迫っている場合は、案内に記載された正式な連絡先を確認してください。
仕事始め直後の欠席はできるだけ早く知らせる
年明けの仕事始めに、急な業務や体調の変化で参加できなくなることがあります。
この場合は、欠席が決まった時点で幹事に知らせましょう。
出席から欠席への変更であれば、予約の人数調整が必要になる可能性もあります。
出欠フォームを変更するだけでなく、幹事への個別連絡が必要か確認すると安心です。
当日の欠席はすぐ伝わる連絡手段を選ぶ
新年会当日の欠席は、幹事が会場への連絡や人数確認を行う必要があるかもしれません。
そのため、電話や指定された社内チャットなど、相手が確認しやすい方法を選びましょう。
メールで連絡した場合も、必要に応じて伝わったか確認してください。
新年会を欠席するときの連絡方法と書き方
新年会の欠席連絡では、丁寧な言葉を使いながらも、用件を簡潔にまとめましょう。
基本構成は「お礼・欠席・必要なお詫び」
欠席連絡は、次の順番にすると自然です。
- 新年会に誘ってくれたことへのお礼
- 欠席するという結論
- 必要に応じた簡潔な理由
- 直前変更の場合のお詫び
- 結びの言葉
例えば、
「新年会にお誘いいただき、ありがとうございます。申し訳ありませんが、当日は都合がつかないため、今回は欠席させていただきます。」
という文章で十分です。
件名は出欠や変更の内容を明確にする
メールでは、件名を見ただけで内容が分かるようにしましょう。
| 連絡内容 | 件名の例 |
|---|---|
| 通常の欠席回答 | 新年会の出欠について |
| 案内への返信 | Re: 新年会のご案内 |
| 出席から欠席への変更 | 【出欠変更のお願い】新年会について |
| 前日の欠席 | 【欠席のご連絡】明日の新年会について |
| 当日の欠席 | 【本日の欠席連絡】新年会について |
| 取引先からの招待への返信 | Re: 新年会のご招待 |
新年会の出欠連絡では、形式的な新年の挨拶よりも、必要な情報を分かりやすく示すことが大切です。
幹事への出欠回答を忘れない
上司や先輩に欠席を伝えたとしても、幹事が指定した回答方法が別にある場合は、そちらでも連絡しましょう。
出欠フォーム、メール、社内チャットなど、実際の運用に合わせてください。
欠席の理由をグループ全員へ詳しく共有する必要はありません。
LINEや社内チャットでも問題ない場合がある
普段からLINEやTeams、Slackなどで出欠確認をしている職場なら、その方法で欠席を伝えても構いません。
ただし、社外の取引先や役員などには、関係性に合わせて丁寧な文体を選びましょう。
当日キャンセルでは、相手がすぐ確認できる連絡手段かどうかも重要です。
【上司・先輩向け】新年会の欠席連絡文例5選
ここからは、相手別の完成文例を紹介します。
メール例は件名と本文を含めているので、氏名などを変更して使えます。
文例1：直属の上司へ基本的な欠席メールを送る
件名：新年会の出欠について
山田部長
お疲れさまです。佐藤です。
新年会にお声がけいただき、ありがとうございます。
大変恐縮ですが、当日は先約があるため、今回は欠席させていただきます。
せっかくのお誘いをいただいたところ、申し訳ありません。
本年もどうぞよろしくお願いいたします。
佐藤
文例2：上司へ口頭で欠席を伝える
「新年会にお誘いいただき、ありがとうございます。
申し訳ありませんが、当日は都合がつかないため、今回は欠席させていただきます。
せっかくお声がけいただいたのに申し訳ありません。
本年もよろしくお願いいたします。」
文例3：先輩社員へ丁寧に断る
件名：Re: 新年会のお誘い
山田さん
お疲れさまです。佐藤です。
新年会のお誘い、ありがとうございます。
あいにく当日は家庭の予定があるため、参加が難しい状況です。
今回は欠席させていただきます。
準備を進めていただいているところ恐縮ですが、よろしくお願いします。
佐藤
文例4：役員・部門責任者から個別に誘われた場合
件名：Re: 新年会のご案内
〇〇本部長
お疲れさまです。営業部の佐藤です。
このたびは新年会にお声がけいただき、誠にありがとうございます。
大変恐縮ではございますが、当日は以前から予定が入っているため、出席が難しい状況です。
貴重な機会にお誘いいただきながら、申し訳ございません。
ご案内いただきましたことに、改めて御礼申し上げます。
本年も引き続き、よろしくお願い申し上げます。
営業部 佐藤太郎
文例5：上司に理由を詳しく説明せず断る
件名：新年会の出欠について
山田部長
お疲れさまです。佐藤です。
新年会のご案内をいただき、ありがとうございます。
申し訳ありませんが、私用のため、今回は欠席させていただきます。
せっかくお誘いいただいたところ恐縮ですが、よろしくお願いいたします。
佐藤
【幹事・同僚向け】新年会の欠席連絡文例4選
幹事には出欠が分かる文章を、同僚には普段の関係に合った自然な言葉を使いましょう。
文例6：幹事へ基本的な欠席メールを送る
件名：新年会の出欠回答について
幹事 山田さん
お疲れさまです。佐藤です。
新年会のご案内と準備をありがとうございます。
申し訳ありませんが、当日は予定があるため、欠席でお願いします。
人数の取りまとめなどでお手数をお掛けしますが、よろしくお願いします。
佐藤
文例7：Teams・Slackなどの社内チャットで断る
「山田さん、新年会の準備ありがとうございます。
当日は都合がつかないため、今回は欠席でお願いします。
出欠フォームも欠席で回答しておきます。
よろしくお願いします。」
※指定されたフォームなどがある場合は、実際に回答したうえで使用してください。
文例8：LINEで短く欠席を伝える
「新年会のお誘いありがとう！
その日は先約があるので、今回は欠席します。
準備してくれてありがとう。
みんなで楽しんできてね！」
親しい同僚向けの文章です。上司や取引先には、もう少し丁寧に調整しましょう。
文例9：同僚から個別に誘われた場合
「誘ってくれてありがとう。
今回は都合が合わないので、参加を見送るね。
声を掛けてもらえてうれしかったです。
また仕事でもよろしくね！」
【年始特有の事情】新年会を欠席する文例4選
新年会では、年末年始休業や仕事始めの予定など、忘年会とは異なる理由で参加できなくなることがあります。
文例10：年末に出欠を回答する場合
件名：Re: 新年会の出欠確認
幹事 山田さん
お疲れさまです。佐藤です。
年明けの新年会について、ご案内ありがとうございます。
予定を確認しましたが、当日は都合がつかないため、欠席でお願いいたします。
年末のお忙しい時期に準備いただき、ありがとうございます。
引き続きよろしくお願いします。
佐藤
文例11：仕事始め直後の業務都合で欠席する場合
件名：【欠席のご連絡】新年会について
山田さん
お疲れさまです。佐藤です。
新年会について、ご連絡します。
年始から対応している業務の都合により、当日は参加が難しい状況です。
今回は欠席させていただきます。
ご準備いただいているところ申し訳ありませんが、よろしくお願いします。
佐藤
※実際に業務上の対応がある場合に使用してください。
文例12：家庭・育児・介護などの都合で欠席する場合
件名：新年会の出欠について
山田さん
お疲れさまです。佐藤です。
新年会のご案内、ありがとうございます。
当日は家庭の都合により、参加が難しいため、今回は欠席させていただきます。
せっかくお誘いいただいたところ恐縮ですが、よろしくお願いいたします。
佐藤
家庭事情の詳細まで説明する必要はありません。
文例13：体調面を考慮して新年会を欠席する場合
件名：新年会欠席のご連絡
山田さん
お疲れさまです。佐藤です。
新年会の準備、ありがとうございます。
体調面を考慮し、今回は参加を見送らせていただきます。
ご心配をお掛けすることもあるかと思いますが、通常の業務については必要に応じて連絡いたします。
どうぞよろしくお願いします。
佐藤
※健康状態について説明する必要がない場合は、「都合により欠席します」と簡潔にしても構いません。
【直前・当日キャンセル】新年会の欠席連絡文例4選
出席と回答した後に欠席する場合は、幹事への早めの連絡と、予約への影響確認が必要です。
文例14：出席から欠席へ変更する場合
件名：【出欠変更のお願い】新年会について
幹事 山田さん
お疲れさまです。佐藤です。
新年会について、出席と回答しておりましたが、予定が変更となり、参加できなくなりました。
すでに準備を進めていただいているところ、申し訳ありません。
お手数ですが、出欠を欠席へ変更していただけますでしょうか。
会場のキャンセル料などが発生する場合は、金額と精算方法を教えてください。
よろしくお願いします。
佐藤
文例15：開催前日に欠席を伝える場合
件名：【欠席のご連絡】明日の新年会について
山田さん
お疲れさまです。佐藤です。
明日の新年会について、急な事情により参加できなくなりました。
直前のご連絡となり、申し訳ありません。
会場への人数変更が可能か、ご確認いただけますでしょうか。
キャンセル料などが必要な場合は、扱いについてお知らせください。
ご迷惑をお掛けしますが、よろしくお願いいたします。
佐藤
文例16：当日の体調不良で欠席する場合
電話・チャットでの伝え方
「山田さん、お疲れさまです。佐藤です。
今日の新年会ですが、体調が優れないため、参加できなくなりました。
当日の連絡となってしまい、申し訳ありません。
会場の予約に影響するかもしれませんので、人数変更やキャンセル料について必要なことがあれば教えてください。
準備をしていただいたのに、すみません。
よろしくお願いします。」
文例17：年始の交通事情で当日参加できない場合
件名：【本日の欠席連絡】新年会について
山田さん
お疲れさまです。佐藤です。
本日の新年会について、利用予定の交通機関の運行状況により、会場へ向かうことが難しくなりました。
直前のご連絡となり、申し訳ありません。
今回は欠席させていただきたく、ご連絡いたしました。
人数変更や費用について確認が必要でしたら、お知らせください。
よろしくお願いいたします。
佐藤
※実際に交通機関の運休・遅延などが発生している場合に使用してください。
【取引先・再勧誘・欠席後】新年会の文例3選
社外から招待された場合や、一度断った後の対応についても確認しましょう。
文例18：取引先主催の新年会を欠席する
件名：Re: 新年会のご案内
株式会社〇〇
営業部 山田様
いつも大変お世話になっております。
株式会社△△の佐藤です。
このたびは新年会にお招きいただき、誠にありがとうございます。
大変恐縮ではございますが、当日は先約があるため、出席が難しい状況です。
せっかくの機会にお声がけいただきながら、申し訳ございません。
ご案内いただきましたことに、心より御礼申し上げます。
本年も変わらぬお付き合いのほど、よろしくお願い申し上げます。
株式会社△△
営業部 佐藤太郎
文例19：再び誘われても参加が難しい場合
口頭・チャットでの伝え方
「お気遣いいただき、ありがとうございます。
ただ、当日は都合がつかないため、今回は欠席でお願いいたします。
せっかく何度もお声がけいただいて恐縮ですが、予定を変更することが難しい状況です。
よろしくお願いいたします。」
欠席の意思が変わらない場合は、理由を追加して説得しようとする必要はありません。
文例20：欠席後に幹事へお礼を伝える
件名：新年会のご準備のお礼
山田さん
お疲れさまです。佐藤です。
先日の新年会では、事前準備や当日の進行など、お疲れさまでした。
今回は参加できませんでしたが、ご案内や人数調整などにご対応いただき、ありがとうございました。
本年もどうぞよろしくお願いします。
佐藤
※欠席後のお礼メールは必須ではありません。必要に応じて、口頭で簡単に伝えるだけでも十分です。
新年会を欠席した場合の会費・キャンセル料はどうなる？
新年会の欠席で気になるのが、会費やキャンセル料です。
特に年末に出席と回答し、年明けにキャンセルした場合は、予約条件によって費用が発生する可能性があります。
最初から欠席と回答していた場合
出欠確認の段階で欠席と回答していた場合は、通常、参加者として料理や席を予約していないことが多いでしょう。
ただし、会社が一律に会費を集める運用など、個別の取り決めがある場合は確認が必要です。
欠席なら必ず無料、欠席しても必ず全額支払う、という一律のルールはありません。
出席回答後にキャンセルした場合
一度出席と回答し、会場へ人数を確定した後でキャンセルすると、予約条件によって費用が発生する場合があります。
例えば、コース料理の手配や貸切予約などでは、キャンセル時期が費用に影響することがあります。
まず、幹事へ会場の人数変更が可能か確認しましょう。
会費とキャンセル料を分けて確認する
会費は、新年会の参加費用として集められるお金です。
一方、キャンセル料は、予約の取り消しなどに伴って発生する費用です。
両者は必ずしも同じ金額ではありません。
欠席時の負担について確認するときは、
「キャンセル料が発生する場合は、金額と精算方法を教えてください。」
と伝えると自然です。
費用負担に疑問がある場合
欠席後に費用の支払いを求められた場合は、予約条件や事前の案内、会社の運用を確認しましょう。
確認したいのは、次のような項目です。
- 参加費とキャンセル料の区別
- 実際に発生した費用
- 出欠変更を知らせた日
- 会場のキャンセル規定
- 会社の費用負担ルール
- 精算方法と期限
不明な点があれば、幹事や社内の担当部署に確認してください。
新年会を欠席した後のフォローは必要？
新年会に参加しなかったことだけを理由に、特別なフォローをする必要はありません。
ただし、事前準備への影響があった場合などは、必要な対応を行いましょう。
通常の欠席なら普段どおり仕事を続ける
任意参加の新年会を欠席した場合は、翌営業日も普段どおり挨拶し、業務を進めれば十分です。
欠席したことについて、何度も謝る必要はありません。
新年会へ参加した人も、参加しなかった人も、互いの選択を尊重することが大切です。
幹事に負担を掛けた場合は簡単にお礼を伝える
出席から欠席への変更で人数調整をしてもらった場合などは、
「急な変更に対応してくれてありがとうございました。」
と一言伝えると丁寧です。
ただし、特別なお礼の品物や別の食事会を用意する必要はありません。
次回の出席を約束する必要はない
「今回は欠席するので、次回は必ず参加します。」
と約束する必要はありません。
次の機会に参加できるかは、そのときの予定や気持ちによって決めればよいでしょう。
無理に新しい約束をするより、今回の出欠を明確にすることが大切です。
執拗に参加を求められる場合は相談も検討する
一度断ったにもかかわらず、何度も参加を強く求められる場合があります。
その際は、
「お誘いありがとうございます。ただ、今回は参加できません。」
と意思を繰り返して構いません。
執拗な強要や、欠席を理由とする不利益な扱いがある場合は、人事担当者や社内相談窓口などに相談する方法もあります。
新年会の欠席連絡で避けたいNG対応
相手に配慮しつつ、無理のない欠席連絡をするために、次の点に注意しましょう。
NG1：回答期限を無視する
避けたい対応
欠席すると決めているのに、幹事の出欠確認へ回答しない。
改善例
「ご案内ありがとうございます。今回は欠席でお願いします。」
と、指定された方法で回答しましょう。
NG2：上司への了承が必ず必要だと思い込む
避けたい考え方
「新年会を欠席するには、必ず上司の許可が必要だ。」
適切な考え方
通常の任意参加の懇親会なら、出欠を幹事へ回答することで足りる場合もあります。
業務上の行事を兼ねている場合は、会社のルールを確認しましょう。
NG3：詳細な理由を作って説明する
避けたい対応
欠席するために、事実と異なる出張や病気を理由として伝える。
改善例
「都合により、今回は参加を見送らせていただきます。」
など、必要な範囲で簡潔に説明しましょう。
NG4：年末年始休業中に無断で私的な連絡先を使う
避けたい対応
幹事の個人携帯番号や私的なSNSアカウントを、許可なく調べて連絡する。
適切な対応
案内で指定された連絡先や出欠フォームなどを使用しましょう。
緊急の連絡方法が指定されている場合は、その運用に従います。
NG5：出席から欠席への変更を黙っている
避けたい対応
出席すると回答した後に行けなくなっても、幹事へ知らせない。
改善例
「出席と回答しておりましたが、予定変更により欠席させていただきます。」
と早めに連絡しましょう。
NG6：欠席者は必ず会費を全額支払うと決めつける
避けたい考え方
「出席と答えた以上、いつキャンセルしても全額支払いが必要。」
適切な考え方
会場の規定や会社の運用、事前案内を確認して判断しましょう。
NG7：埋め合わせとして別の飲み会を約束する
避けたい表現
「今回は欠席するので、次は必ず食事会を企画します。」
改善例
「今回は欠席させていただきます。ご準備いただきありがとうございます。」
通常の任意参加の新年会なら、特別な埋め合わせは必要ありません。
NG8：業務の欠席と新年会の欠席を混同する
避けたい対応
新年会を欠席することを理由に、同日に予定された業務連絡や会議まで行わない。
適切な対応
新年会と業務上の予定を区別し、必要な仕事は別途対応しましょう。
新年会の欠席連絡チェックリスト
欠席連絡を送る前後に、次の点を確認しましょう。
- 新年会が任意参加か、業務上の行事を兼ねるか確認した
- 出欠回答の期限を確認した
- 年末年始休業を挟む場合は連絡方法を確認した
- 誘ってくれたことへのお礼を伝えた
- 欠席の意思を明確に伝えた
- 欠席理由を必要以上に詳しく説明していない
- 事実と異なる理由を書いていない
- 幹事が指定した方法で回答した
- 必要な相手だけに連絡した
- 出席から欠席への変更なら早めに知らせた
- 直前の変更ではすぐ伝わる方法を選んだ
- 人数変更・予約への影響を確認した
- 会費とキャンセル料を混同していない
- 必要な業務上の引き継ぎがあれば対応した
- 次回参加を無理に約束していない
新年会の欠席連絡に関するよくある質問
Q. 新年会を欠席するのは失礼ですか？
通常の任意参加の新年会であれば、欠席すること自体が必ずしも失礼になるわけではありません。
ただし、幹事の出欠確認には、期限内に回答しましょう。
Q. 上司から誘われた新年会も断れますか？
通常の任意参加の会であれば、断ることができます。
お誘いへの感謝と欠席の意思を、丁寧に伝えましょう。
Q. 新年会の欠席には上司の了承が必須ですか？
一律に必須とはいえません。
通常の任意参加の懇親会なら、幹事への出欠回答で足りる場合があります。
業務上の行事を兼ねる場合は、会社の運用を確認しましょう。
Q. 欠席理由は詳しく説明した方がよいですか？
必要な範囲で十分です。
「家庭の都合により」「私用のため」「都合がつかないため」などが使えます。
Q. 理由を言わずに欠席してもよいですか？
通常の任意参加の新年会なら、詳しい理由を説明する必要がない場合もあります。
「今回は欠席します」と明確に伝えましょう。
Q. 新年会の欠席連絡は何日前までですか？
全国共通の決まりはありません。
幹事の回答期限や、会場の人数変更期限を確認しましょう。
Q. 年末に出席と回答し、年明けにキャンセルしてもよいですか？
予定が変わることはあります。
ただし、予約の人数変更やキャンセル料への影響があるため、できるだけ早く幹事に伝えましょう。
Q. 年末年始休業中に欠席が決まった場合はどうしますか？
指定された出欠フォームや連絡先が利用できる場合は、早めに知らせましょう。
通常業務が休みの間は、社内の連絡ルールに従ってください。
Q. 仕事始めの日に欠席連絡をしても大丈夫ですか？
必要な場合は連絡しましょう。
開催日が近いときは、幹事が人数変更に対応できるか確認することが大切です。
Q. 新年会の当日キャンセルは失礼ですか？
急な体調不良などで参加できなくなる場合があります。
無断欠席を避け、速やかに連絡しましょう。
予約条件によっては、キャンセル料が発生する可能性があります。
Q. 新年会を欠席した場合、会費は必要ですか？
一律には決まりません。
参加費の運用、実際の予約条件、キャンセル料、会社の費用負担ルールなどによって異なります。
Q. 欠席連絡はLINEやTeamsでもよいですか？
はい。
幹事が指定した連絡手段や、普段の職場で使用している方法に合わせて構いません。
Q. 上司から何度も誘われる場合はどうしますか？
「お誘いありがとうございます。ただ、今回は参加できません。」
と、欠席の意思を繰り返して構いません。
執拗な強要などがある場合は、社内相談窓口などへ相談する方法もあります。
Q. 取引先の新年会も欠席できますか？
参加が難しい場合は、早めに丁寧な欠席連絡をしましょう。
招待へのお礼と、参加できないことへのお詫びを簡潔に伝えます。
Q. 毎年新年会を欠席してもよいですか？
通常の任意参加の会であれば、毎年必ず出席しなければならないわけではありません。
ただし、業務として実施される行事は別途確認が必要です。
Q. 新年会に欠席したら次回の参加を約束すべきですか？
必要ありません。
次回参加できるか分からない場合は、無理に約束しなくても構いません。
Q. 新年会と忘年会で断り方は違いますか？
基本的な断り方は共通しています。
ただし、新年会では年末年始休業を挟むことがあるため、出欠変更の連絡時期や仕事始めの予定に特に注意が必要です。
忘年会については、忘年会の欠席連絡・断り方文例20選をご覧ください。
まとめ｜新年会の欠席連絡は年末年始の予定と幹事への配慮が大切
新年会を欠席する場合は、まず、その会が任意参加なのか、業務上の行事を兼ねているのかを確認しましょう。
通常の任意参加の新年会であれば、欠席すること自体が必ずしも失礼になるわけではありません。
重要なのは、誘ってくれたことへのお礼と、欠席する意思を明確に伝えることです。
特に新年会では、年末年始休業を挟むことによる連絡の行き違いに注意してください。
覚えておきたいポイントは、次の5つです。
- 指定された期限までに出欠を回答する
- 欠席理由は必要な範囲で簡潔に伝える
- 年末年始休業中は正式な連絡方法を確認する
- 直前のキャンセルは幹事へ速やかに知らせる
- 会費やキャンセル料は実際の条件で判断する
迷った場合は、次の文章を基本にすると使いやすいでしょう。
件名：新年会の出欠について
山田さん
お疲れさまです。佐藤です。
新年会のご案内と準備をありがとうございます。
申し訳ありませんが、当日は都合がつかないため、今回は欠席させていただきます。
せっかくお誘いいただいたところ恐縮ですが、よろしくお願いいたします。
佐藤
新年会の欠席連絡では、無理に参加理由や不参加理由を作るのではなく、相手の準備に配慮しながら、必要な情報を早めに伝えることが大切です。
新年会への欠席連絡では、年末年始休業を挟む場合の連絡時期と、出席回答後の変更に注意しましょう。
新年会の案内を送る幹事の方は、新年会の案内メール文例18選をご覧ください。
出欠確認や未回答者へのリマインド、日時変更の文例も紹介しています。
忘年会の場合は、忘年会の欠席連絡・断り方文例20選をご覧ください。
関連記事｜新年会・忘年会・社内イベントの欠席連絡
- 忘年会の欠席連絡・断り方文例20選｜上司・幹事・当日キャンセル
- 新年会の案内メール｜幹事向けの書き方と文例
- 社内イベントの欠席連絡｜状況別の伝え方
- 仕事始めの挨拶例文20選｜朝礼・上司・取引先
- 年始最初の業務メール文例20選｜依頼・報告の書き方
参考資料
- 厚生労働省「あかるい職場応援団」
https://www.no-harassment.mhlw.go.jp/ - 厚生労働省「総合労働相談コーナー」
https://www.mhlw.go.jp/general/seido/chihou/kaiketu/soudan.html
※文例は一般的な職場で使用しやすい表現をもとに作成したオリジナルです。行事の参加区分、会費、予約条件、社内の連絡方法などは、実際の案内に従って確認してください。
