年末は業務が立て込み、ミスや連携不足によるトラブルがもっとも発生しやすい時期です。
そのため、
- ミスの謝罪
- 対応状況の報告
- 再発防止策の提示
- 年内のフォロー体制の説明
などを丁寧に伝えるフォローメールが非常に重要になります。
本記事では、
「取引先向け」「顧客向け」「社内向け」別に使えるフォローメール文例20選 をまとめました。
そのままコピペして使える形式です。
年末トラブル後フォローメールの基本構成
フォローメールは、次の順に書くと整います。
✔ ① 謝罪（最優先）
✔ ② トラブルの概要
✔ ③ 対応状況の報告
✔ ④ 再発防止策
✔ ⑤ 今後の連絡体制
✔ ⑥ 結び（感謝・年末の挨拶）
必ず記載すべき項目
- ミスの事実を認める文
- 誤解のない事実説明
- 対応状況
- 担当者（責任を明確に）
- 年末・休業期間のフォロー体制
- 再発防止策
特に年末は「連絡が取れない期間」が発生するため、“いつ・誰が対応できるか” を明記することが重要です。
取引先向け 年末フォローメール文例
（1）正式・丁寧な謝罪メール
平素より格別のご高配を賜り、誠にありがとうございます。
この度は、弊社の不手際によりご迷惑をおかけしましたこと、
深くお詫び申し上げます。
当件につきましては、原因を調査のうえ、
以下の通り対応を進めております。
【対応状況】
・○月○日：一次対応として＊＊を実施
・○月○日：再発防止策として＊＊を導入
また、年末の休業期間中も、担当の＊＊（連絡先：○○）が
緊急対応にあたれる体制を整えております。
本年も残りわずかではございますが、
引き続きご指導賜りますようお願い申し上げます。（2）対応中の状況報告（追加フォロー）
先日のトラブルにつきまして、現在の状況をご報告いたします。
本日、問題箇所の修正を完了し、動作確認も実施いたしました。
念のため、年末期間中も監視体制を強化いたします。
何かお気づきの点がございましたら、
お気軽にご連絡くださいませ。（3）原因の共有と改善策の説明
当件の原因は、弊社内部の確認工程に不備があったためと判明いたしました。
今後は三重チェック体制を導入し、再発防止に努めてまいります。
改めまして、ご迷惑をおかけしましたこと、
心よりお詫び申し上げます。顧客向けフォローメール文例
（1）個人顧客向け（優しいトーン）
この度は、ご不便をおかけしましたこと、
心よりお詫び申し上げます。
問題は現在解消し、通常通りご利用いただける状態となっております。
年末のお忙しい時期にご迷惑をおかけし、
大変申し訳ございませんでした。（2）EC・サービス利用者向け
ご迷惑をおかけしておりました件につきまして、
復旧が完了しましたことをご報告いたします。
発送の遅延が発生したお客様には、
個別にご案内をお送りしております。
今後は再発防止に努めてまいります。社内向けフォロー・報告メール
（1）管理職向け報告書スタイル
本日発生したトラブルについて、以下の通りご報告いたします。
【概要】
【原因】
【対応状況】
【再発防止策】
年末につき、お客様対応が重なる時期ではございますが、
全員で情報を共有し、同様の事象を防止してまいります。（2）関係部署への情報共有
先ほど共有した案件につき、続報です。
修正は完了しましたが、念のため本日中は監視を継続します。
不具合が再度発生した場合は、速やかにご連絡いたします。年末特有の書き方と注意点
✔ 年末の多忙に「ご多用の折」など配慮語を入れる
✔ 休業期間中のフォロー体制を必ず記載
✔ 「再発防止策」を具体化
✔ 「責任転嫁」に見える表現は避ける
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