年度末（2〜3月）は、契約更新の案内・お願いメールが一気に増える時期です。
ただし契約更新は、
- お願い色が強すぎると重い
- 事務的すぎると冷たい
- 催促に見えると印象が悪い
という、さじ加減が難しいメールでもあります。
この記事では、社外向けの契約更新お願いメールを【そのまま使える文例】で、状況別にまとめます。
契約更新メールで必ず押さえる5点
まずは基本構成です。
以下の5点が入っていれば、失礼になることはほぼありません。
- 契約更新の対象（契約名・サービス名）
- 契約満了日・更新時期
- 更新の意思確認または手続き案内
- 期限（回答・手続き）
- お礼・今後のお願い
「お願い」「ご案内」「ご連絡」の使い分けで迷う方には、こちらも参考になります。
→ 「お知らせ」「ご案内」の違いと使い分け方【ビジネス文書での実例付き】
→ 「ご連絡」「ご報告」「ご案内」の違いと使い分け【情報伝達の適切な表現】
件名の例（社外向け・無難）
- 契約更新のご案内（〇〇サービスについて）
- 契約更新のお願い（〇年〇月満了分）
- ご契約更新に関するご連絡
満了日・有効期限の言い分けで迷う方には、こちらも参考になります。
→ 「有効期限」「満了日」「終了日」の違い｜契約・サービスでの正しい使い分け
→ 「付き」「付」の違いと正しい使い分け｜例文62選で徹底解説
【基本】契約更新のお願いメール（社外向けテンプレ）
件名： 契約更新のご案内
株式会社〇〇
〇〇様いつも大変お世話になっております。
株式会社△△の□□でございます。さて、現在ご契約いただいております〇〇につきまして、
〇年〇月〇日をもって契約期間満了となります。引き続きご利用をご検討いただけましたら幸いです。
ご不明点等がございましたら、お気軽にお知らせください。何卒よろしくお願い申し上げます。
―――――――――
株式会社△△
署名
「幸いです／お願い申し上げます」のニュアンスが気になる方には、こちらも参考になります。
→ 「お願い申し上げます」「お願いいたします」の違いと使い分け【敬意レベルの使い分け】
【期限明記】更新手続きの期限を伝える場合
期限を伝えるときは、事実ベース＋やわらかいお願いが基本です。
恐れ入りますが、更新手続きにつきましては、
〇月〇日までにご連絡いただけますと幸いです。
「恐れ入りますが／恐縮ですが」の使い分けで迷う方には、こちらも参考になります。
→ 「恐れ入ります」「恐縮ですが」の違い｜意味・丁寧度・使い分けと例文【ビジネス完全版】
日付・時点表現はこちらも参考になります。
→ 「〇年〇月〇日現在」「時点」の違い｜報告書・資料での正しい使い分け
【年度末】忙しい時期に配慮を入れた文例（2〜3月）
年度末は、冒頭に一言クッションを入れるだけで印象が和らぎます。
年度末のお忙しいところ恐れ入りますが、
ご契約更新の件につき、ご連絡申し上げます。
この表現で迷う人は多く、こちらも参考になります。
→ 「ご多忙の折」「お忙しいところ」の違いと使い方【状況別ビジネス敬語フレーズ集】
→ 「お忙しいところ恐縮ですが」「お手数をおかけしますが」の違いと使い分け【ビジネスメール定番フレーズ解説】
【簡潔】関係性ができている取引先向け
いつもお世話になっております。
ご契約更新の時期となりましたので、ご連絡いたしました。
ご確認のほどよろしくお願いいたします。
「ご確認お願いします」が雑に見えるか不安な方には、こちらも参考になります。
→ 「ご確認お願いします」は失礼？上司・取引先で使ってよいかの判断基準
【更新しない可能性】判断を委ねる言い方
相手の判断を尊重する場合は、押しつけない表現が重要です。
継続の可否につきましては、
ご検討のうえご判断いただけましたら幸いです。
「検討／考える」の使い分けに迷う方には、こちらも参考になります。
→ 「検討」「考える」の違いと使い分け【ビジネスシーン実例付き】
NG例（関係が悪くなりやすい）
- 「更新いただけない場合は終了となります」だけ
- 期限だけを強調する
- いきなり契約書を添付する
- 催促と更新案内を同時に書く
※ 期限超過後は「催促」ではなく 再案内・確認メールに切り分けるのが安全です。
→ 年度末の催促メール｜急ぎでも失礼にならない文例（準備中）
まとめ｜契約更新メールは「事実＋選択肢＋配慮」
契約更新のお願いメールは、
- 満了という事実
- 更新という選択肢
- 相手への配慮
この3点が伝われば十分です。
強く迫らず、判断しやすい材料を静かに提示することが、長期的な関係維持につながります。
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