会議や打ち合わせの後に議事録を作成したら、参加者へ共有します。
その際、
議事録を送ります。
ご確認ください。
だけでも意味は伝わりますが、実務では、
どの会議の議事録なのか
確認が必要なのか
修正があればいつまでに連絡するのか
次の対応事項は何か
まで伝えると、議事録が実際の業務に活かしやすくなります。
基本形は次のとおりです。
件名：【議事録共有】〇月〇日 〇〇会議
株式会社〇〇
〇〇様いつもお世話になっております。
株式会社△△の△△です。本日はお打ち合わせのお時間をいただき、ありがとうございました。
本日の議事録を添付にてお送りいたします。
【添付資料】
・〇月〇日_〇〇会議議事録.pdfお手数ですが、内容をご確認いただき、認識に相違や修正点がございましたら〇月〇日までにお知らせいただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。
- 議事録送付メールに入れる基本項目
- 議事録送付メールの件名
- 取引先への議事録送付メール基本例文
- 社内向けの議事録共有メール
- 議事録を本文に直接書く場合
- 「議事録を共有します」の丁寧な言い方
- 議事録に確認をお願いする場合
- 「認識に相違がございましたら」の使い方
- 修正期限を設ける場合
- 決定事項をメール本文にも書く場合
- 宿題・対応事項を明確にする場合
- 次回会議の日程も共有する場合
- オンライン会議の議事録を送る場合
- プロジェクト会議の議事録を共有する場合
- 経営会議の議事録を共有する場合
- 議事録をクラウドで共有する場合
- 議事録を添付する場合
- 議事録送付後に誤りが見つかった場合
- 相手から議事録の修正依頼が来た場合
- 議事録に問題がないと返信する場合
- 「議事録確認しました」の丁寧な言い方
- 返信不要にする場合
- 「確認期限までに連絡がなければ了承」としてよい？
- 議事録の共有は誰に送る？
- CCを使う場合
- 議事録送付メールは長くしすぎない
- 議事録送付メールの短いテンプレート
- 議事録送付メールで避けたい書き方
- よくある質問
- まとめ｜議事録送付メールは「決定事項・担当・期限」を動かすメール
- 関連記事
議事録送付メールに入れる基本項目
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 件名 | 会議名・日付・議事録共有 |
| 宛名 | 会社名・部署・氏名 |
| 挨拶 | 社外なら通常の挨拶 |
| 会議へのお礼 | 必要に応じて |
| 議事録送付 | 添付・URLなど |
| 議事録名 | ファイル名 |
| 確認依頼 | 必要な場合 |
| 修正期限 | 必要な場合 |
| 決定事項 | 重要なら本文にも記載 |
| 次の対応 | 担当・期限など |
| 結び | 問い合わせ・修正連絡 |
議事録送付メールの件名
基本
【議事録共有】〇月〇日 〇〇会議
〇〇会議 議事録送付のご連絡
【議事録送付】〇〇打ち合わせについて
確認をお願いする場合
【ご確認のお願い】〇〇会議議事録
社内向け
〇〇会議 議事録共有
件名には、日付と会議名を入れると後から検索しやすくなります。
取引先への議事録送付メール基本例文
件名：【議事録共有】〇月〇日 〇〇打ち合わせ
株式会社〇〇
〇〇様いつもお世話になっております。
株式会社△△の△△です。本日はお忙しい中、お打ち合わせのお時間をいただきありがとうございました。
本日の議事録を添付にてお送りいたします。
【添付資料】
・〇月〇日_〇〇打ち合わせ議事録.pdfお手数ですが、内容をご確認いただき、認識に相違や修正点がございましたらお知らせください。
引き続きよろしくお願いいたします。
社内向けの議事録共有メール
社内なら簡潔で構いません。
例文
件名：〇〇会議 議事録共有
お疲れさまです。
本日の〇〇会議の議事録を共有します。
【議事録】
・〇月〇日_〇〇会議.pdf決定事項と各担当の対応期限を記載していますので、ご確認をお願いします。
修正点があれば〇月〇日までにご連絡ください。
よろしくお願いします。
議事録を本文に直接書く場合
短い会議なら、添付せず本文にまとめる方法もあります。
例文
本日の〇〇会議の内容を下記のとおり共有します。
日時
〇月〇日 14:00〜15:00参加者
〇〇、〇〇、〇〇決定事項
・〇〇を〇月〇日より開始
・△△は次回会議までに確認対応事項
・〇〇：担当A／期限〇月〇日
・△△：担当B／期限〇月〇日認識に相違がございましたら、お知らせください。
「議事録を共有します」の丁寧な言い方
社内
議事録を共有します。
社外
議事録を共有いたします。
添付
本日の議事録を添付にてお送りいたします。
確認を求める
議事録をお送りしますので、ご確認いただけますと幸いです。
「共有させていただきます」とする必要はありません。
共有いたします。
で簡潔です。
議事録に確認をお願いする場合
基本
お手数ですが、内容をご確認ください。
丁寧
内容をご確認いただけますと幸いです。
修正がある場合
認識に相違や修正点がございましたら、お知らせいただけますでしょうか。
期限付き
恐れ入りますが、〇月〇日までにご確認いただけますと幸いです。
「認識に相違がございましたら」の使い方
議事録では非常に使いやすい表現です。
例
当方の認識に相違がございましたら、ご指摘ください。
記載内容に認識違いや不足がございましたら、お知らせいただけますと幸いです。
議事録は、話した内容を一字一句再現するものではなく、決定事項や重要な内容を共有するための記録です。
そのため、認識違いがあれば修正できる余地を残します。
修正期限を設ける場合
業務上必要なら期限を示します。
例文
お手数ですが、修正点がございましたら〇月〇日までにお知らせください。
柔らかい
恐れ入りますが、修正が必要な箇所がございましたら、〇月〇日頃までにご連絡いただけますと幸いです。
ただし、期限を設けるかどうかは会議の性質や社内ルールによります。
決定事項をメール本文にも書く場合
重要な内容は、議事録を開かなくても分かるように本文へ書けます。
例文
本日の主な決定事項は以下のとおりです。
・サービス開始日：〇月〇日
・担当：株式会社△△ 〇〇
・次回確認日：〇月〇日詳細は添付の議事録をご確認ください。
宿題・対応事項を明確にする場合
議事録共有で特に重要です。
例文
あわせて、次回までの対応事項を共有します。
株式会社〇〇様
・〇〇について社内確認／〇月〇日まで株式会社△△
・修正版資料を作成／〇月〇日までご認識に相違がございましたら、お知らせください。
次回会議の日程も共有する場合
例文
次回のお打ち合わせは、下記日時を予定しております。
日時：〇月〇日 14:00〜15:00
方法：Zoom当日のURLは改めてお送りします。
【例文あり】会議招集メールの書き方完全ガイド｜3つの定番テンプレート付きも参考になります。
オンライン会議の議事録を送る場合
例文
件名：【議事録共有】本日のオンライン会議について
本日はオンライン会議にご参加いただき、ありがとうございました。
本日の議事録を添付にてお送りします。
主な決定事項は以下の3点です。
・〇〇
・〇〇
・〇〇詳細は添付資料をご確認ください。
修正点がございましたら、お知らせいただけますと幸いです。
オンライン会議の議事録作成そのものについては、オンライン会議の議事録作成完全ガイド｜テンプレート20選とZoom/Teams活用法で紹介しています。
プロジェクト会議の議事録を共有する場合
例文
本日のプロジェクト会議の議事録を共有いたします。
今回の主な決定事項は、
1．〇〇の仕様確定
2．〇〇の納期変更
3．次回会議までの対応事項の3点です。
詳細は添付の議事録をご確認ください。
プロジェクト会議の議事録については、プロジェクト会議の議事録│15の場面別テンプレート集で解説しています。
経営会議の議事録を共有する場合
機密情報が含まれるケースがあるため、送付先や共有範囲には注意します。
例文
本日の経営会議の議事録を共有いたします。
本資料は関係者限りでの共有をお願いいたします。
内容をご確認いただき、修正点がございましたらお知らせください。
経営会議の議事録作成については、既存記事があります。
議事録をクラウドで共有する場合
例文
本日の議事録を下記URLにて共有いたします。
URL：〇〇
閲覧権限がない場合はお知らせください。
内容をご確認いただき、修正点がございましたらコメントをお願いいたします。
議事録を添付する場合
例文
本日の議事録をPDFにて添付しております。
ファイル名：
〇月〇日_〇〇会議議事録.pdfご確認のほどよろしくお願いいたします。
議事録送付後に誤りが見つかった場合
すぐに訂正版を送ります。
例文
件名：【訂正版】〇月〇日 〇〇会議議事録
先ほど送付いたしました議事録につきまして、一部記載に誤りがございました。
大変失礼いたしました。
訂正版を添付しておりますので、お手数ですが差し替えをお願いいたします。
【修正箇所】
〇ページ「〇〇」
誤：〇〇
正：〇〇ご迷惑をおかけし申し訳ございません。
議事録の訂正については、議事録の修正依頼の対応方法と訂正文の書き方｜トラブル予防のポイントで解説しています。
相手から議事録の修正依頼が来た場合
例文
ご確認いただきありがとうございます。
ご指摘いただきました〇〇について承知いたしました。
内容を修正し、改めて議事録をお送りします。
引き続きよろしくお願いいたします。
議事録に問題がないと返信する場合
例文
議事録をご共有いただきありがとうございます。
内容を確認しましたが、当方からの修正点はございません。
引き続きよろしくお願いいたします。
「議事録確認しました」の丁寧な言い方
基本
議事録を確認いたしました。
問題なし
議事録を確認いたしました。内容に問題ございません。
感謝も添える
議事録をご共有いただきありがとうございます。内容を確認いたしました。
返信不要にする場合
単なる共有で、相手の返信が不要なら明記できます。
例文
本メールは情報共有のため、ご返信には及びません。
柔らかい
内容に問題がなければ、ご返信は不要です。
ただし、修正点の確認が必要なのに返信不要にしてしまうと矛盾するので注意します。
「確認期限までに連絡がなければ了承」としてよい？
これは注意が必要です。
社内ルールや事前合意がある場合を除いて、
返信がなければ自動的に承認されたものとみなします。
と一方的に決めるのは避けた方がよいでしょう。
正式な承認が必要なら、
問題がない場合もご返信ください。
と明確に依頼します。
議事録の共有は誰に送る？
基本的には、
- 会議参加者
- 決定事項に関係する担当者
- 必要な関係者
です。
機密情報が含まれる場合は、むやみにCCを広げないよう注意します。
CCを使う場合
担当者以外にも情報共有する場合はCCを使えます。
ただし、外部企業が複数参加している場合などは、メールアドレスや情報共有範囲にも注意が必要です。
議事録送付メールは長くしすぎない
議事録そのものが添付されているなら、本文に全内容をコピーする必要はありません。
本文では、
お礼
主な決定事項
確認依頼
次の対応
に絞ると読みやすくなります。
議事録送付メールの短いテンプレート
取引先
本日はお打ち合わせのお時間をいただき、ありがとうございました。
本日の議事録を添付いたします。
お手数ですが、内容をご確認いただき、認識に相違がございましたらお知らせください。
引き続きよろしくお願いいたします。
社内
お疲れさまです。
本日の〇〇会議の議事録を共有します。
決定事項・対応事項をご確認ください。
修正があれば〇日までにお願いします。
決定事項付き
本日の議事録を共有いたします。
主な決定事項は以下のとおりです。
・〇〇
・〇〇
・〇〇詳細は添付資料をご確認ください。
返信不要
本日の議事録を共有いたします。
内容に問題がなければ、ご返信は不要です。
修正点がございましたらお知らせください。
議事録送付メールで避けたい書き方
「議事録です」だけ
何の会議か分かりません。
〇月〇日〇〇会議の議事録です。
と具体的にします。
会議名・日時がない
後から検索しにくくなります。
修正依頼の期限が曖昧
期限が必要なら具体的な日付を入れます。
決定事項と検討事項を混同する
「検討する」と決まったことを、「実施決定」と書かないよう注意します。
誰が何をするのか分からない
対応事項には、
担当者
内容
期限
を入れると実務的です。
議事録が確定版かドラフトか分からない
確認前なら、
議事録案
Draft
などと明示してもよいでしょう。
よくある質問
Q1．議事録送付メールの件名は何がいい？
【議事録共有】〇月〇日 〇〇会議
などが分かりやすいです。
Q2．議事録を送るとき「ご査収ください」は使える？
使えないわけではありませんが、議事録は内容確認や認識合わせが目的になることが多いため、
ご確認ください。
の方が意図を明確にしやすいでしょう。
Q3．議事録は会議当日に送るべき？
早い方が認識を共有しやすいですが、会議内容や業務フローによります。
重要なのは、内容が曖昧になる前に共有することです。
Q4．議事録にお礼は必要？
必須ではありません。
社外の打ち合わせなら、
本日はありがとうございました。
と一言入れると自然です。
Q5．議事録を本文に書いてもいい？
問題ありません。
短い会議なら本文形式でも使いやすいでしょう。
Q6．修正期限を設定してもいい？
必要に応じて設定できます。
ただし、事前のルールや相手との関係に合わせます。
Q7．返信不要と書いてもいい？
単なる共有なら可能です。
ただし、正式な確認・承認が必要な場合は返信を依頼します。
Q8．議事録に誤りがあったら？
訂正版を送り、修正箇所を明確にします。
Q9．決定事項は本文にも書くべき？
重要なものは本文にも書くと、相手がすぐ確認できます。
Q10．議事録と会議招集メールは同じ記事で扱う？
分けた方がよいです。
会議招集は会議前、議事録送付は会議後の検索意図だからです。文章道場には会議招集の専用記事がすでにあります。
まとめ｜議事録送付メールは「決定事項・担当・期限」を動かすメール
議事録送付メールでは、
どの会議の議事録か
何が決まったか
誰が何をするか
いつまでに確認するか
を明確にします。
基本形は、
本日の議事録を添付にてお送りいたします。
お手数ですが、内容をご確認いただき、認識に相違がございましたらお知らせください。
です。
さらに実務的にするなら、
決定事項
担当者
対応期限
次回会議
まで本文に整理します。
議事録は作成しただけでは十分ではありません。
参加者へ共有し、決定事項を次の行動につなげるところまでが議事録運用です。
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会議開催前の案内メールは別記事で扱えます。
