ビジネスシーンでの「伝える」という言葉は、状況や相手によって適切な表現方法が異なります。
特に目上の方や取引先とのコミュニケーションでは、単に「伝えます」では失礼にあたるケースも少なくありません。
適切な敬語表現を身につけることは、ビジネスパーソンとしての評価を高め、円滑な人間関係を構築するために不可欠なスキルです。
本記事では、「伝える」の丁寧な言い換え表現を、具体的な例文とともに紹介します。
この記事でわかること
- 「伝える」の基本的な敬語表現と使い分けのポイント
- 上司や社外の方への適切な敬語表現の具体例
- ビジネスメールで使える「伝える」の格上げ表現
- シーン別の「伝える」表現と応用テクニック
- 「伝える」表現における失敗例と対処法
ビジネスシーンでの言葉遣いに自信がない方も、この記事を最後まで読むことで、相手に好印象を与える「伝える」の表現法をマスターできます。
状況に応じた適切な言い回しを身につけて、あなたのビジネスコミュニケーションを一段階上のレベルへと引き上げましょう。
「伝える」の基本敬語表現と正しい使い方
「伝える」という言葉は、ビジネスシーンで頻繁に使用される重要な動詞です。
しかし、その使い方を誤ると、相手に不快感を与えたり、自分の評価を下げたりする恐れがあります。
まずは「伝える」の基本的な敬語表現と、それぞれの使い方について正確に理解しましょう。
「伝える」の基本的な敬語形
「伝える」という言葉には、尊敬語、謙譲語、丁寧語といった様々な敬語形があります。
それぞれの特徴と使い方を理解することが、適切なコミュニケーションの第一歩です。
「伝える」の基本的な敬語形には、主に「お伝えになる」（尊敬語）、「お伝えする」（謙譲語）、「伝えます」（丁寧語）があります。相手や状況によって適切な敬語形を選ぶことで、円滑なコミュニケーションが実現します。
特に重要なのは謙譲語の「お伝えする」で、ビジネスシーンでは最も頻繁に使用される表現です。
- 「お伝えになる」（尊敬語）: 相手の行為を高める表現で、「部長がお客様にお伝えになりました」のように使用
- 「お伝えする」（謙譲語）: 自分の行為を低める表現で、「ご報告をお伝えします」のように使用
- 「ご伝達する」（謙譲語）: より格式高い表現で、「重要事項をご伝達いたします」のように使用
- 「伝えます」（丁寧語）: 基本的な丁寧表現で、「明日までに伝えます」のように使用
- 「申し伝える」（謙譲語）: 伝言のニュアンスを含む表現で、「社長からのメッセージを申し伝えます」のように使用
敬語形の選択には相手との関係性や状況が大きく影響します。
例えば、社内の同僚には「伝えます」で十分ですが、取引先には「お伝えいたします」のように、より丁寧な表現を用いるべきです。
また、「伝える」の代わりに「ご報告する」「ご連絡する」など、状況に応じた言い換えも効果的です。
「伝える」敬語表現の基本的な使い分け
「伝える」の敬語表現は、相手や状況によって適切に使い分ける必要があります。
誤った使い方は、コミュニケーション上のミスと見なされる可能性があります。
「伝える」の敬語表現を使い分ける際には、「誰が」「誰に」「何を」伝えるのかを明確にすることが重要です。
例えば、自分が上司に伝える場合と、上司が取引先に伝える場合では、適切な表現が異なります。
また、伝える内容の重要度や緊急性によっても、表現を調整する必要があります。
- 上司→部下への伝達: 「伝えておく」「伝えておいて」など、シンプルな表現が基本
- 部下→上司への伝達: 「お伝えいたします」「ご報告申し上げます」など、謙譲語を使用
- 社内→社外への伝達: 「ご連絡申し上げます」「お知らせいたします」など、丁寧な表現を使用
- 重要事項の伝達: 「ご報告させていただきます」など、より丁重な表現を選択
- 日常的な連絡: 「お伝えします」「ご連絡します」など、標準的な敬語表現を使用
敬語表現の使い分けに迷った場合は、少し丁寧すぎる表現を選ぶ方が無難です。
また、「お伝えさせていただきます」のような二重敬語は避け、シンプルかつ正確な表現を心がけましょう。
状況に応じた適切な敬語表現を選ぶことで、プロフェッショナルな印象を与えることができます。
「伝える」に関するよくある疑問と回答
「伝える」の敬語表現に関しては、多くのビジネスパーソンが疑問を抱いています。
ここでは、よくある質問とその回答をまとめました。
「伝える」に関する疑問は、主に「正しい敬語形は何か」「状況に応じた適切な表現は何か」といった点に集中しています。
特に新入社員や若手社員にとっては、敬語表現の選択は悩ましい問題です。
ここでは、実務で頻繁に生じる疑問に対して、明確な回答を提供します。
- 「お伝えします」と「ご伝達します」の違い: 前者は一般的な謙譲語、後者はより格式高い表現
- 「伝えておきます」の丁寧な言い方: 「お伝えしておきます」「ご連絡しておきます」が適切
- メールでの「伝える」表現: 「ご連絡申し上げます」「お知らせいたします」などが効果的
- 上司に代わって伝える場合: 「〇〇部長よりお伝えするように申し付かりました」などと明示
- 緊急の連絡を伝える場合: 「至急ご報告申し上げます」「緊急にてお知らせいたします」など
「伝える」の敬語表現に迷った場合は、社内の先輩や上司の使い方を参考にするとよいでしょう。
また、業界や会社によって好まれる表現が異なる場合もあるため、自社の社風や慣習に合わせた表現を選ぶことも重要です。
敬語表現は実践を通じて徐々に身につけていくものなので、日々の業務の中で意識的に使うよう心がけましょう。
すぐに使える「伝える」の丁寧な言い換え表現30選
ビジネスシーンでは、「伝える」という言葉をそのまま使うよりも、状況に応じた丁寧な言い換え表現を使うことで、より洗練された印象を与えることができます。
ここでは、すぐに実務で活用できる言い換え表現を30選紹介します。
ビジネス基本の「伝える」言い換え表現10選
基本的なビジネスシーンで活用できる「伝える」の言い換え表現を紹介します。
これらは様々な状況で汎用的に使える表現です。
ビジネスシーンの基本となる「伝える」の言い換え表現は、日常的なコミュニケーションで頻繁に使用される表現です。
これらの表現を適切に使い分けることで、相手に対する敬意を示すとともに、自分のビジネスマナーの高さをアピールできます。
基本表現をしっかりマスターしておくことで、様々な状況に対応できるようになります。
- 「お伝えいたします」: 最も一般的な敬語表現で、「報告書の内容をお伝えいたします」
- 「ご連絡いたします」: 広く使える表現で、「会議の日程をご連絡いたします」
- 「ご報告申し上げます」: やや格式高い表現で、「調査結果をご報告申し上げます」
- 「お知らせいたします」: 通知に適した表現で、「新サービスの開始をお知らせいたします」
- 「申し上げます」: シンプルな謙譲語で、「結論を申し上げます」
これらの基本表現は、状況や相手によって使い分けることが重要です。
例えば、社内の同僚には「お伝えします」程度で十分ですが、取引先や上司には「お伝えいたします」「ご報告申し上げます」などのより丁寧な表現を用いるとよいでしょう。
また、表現の後に「～させていただきます」を付けると、さらに丁寧な印象になります。
上司・取引先向けの格上げ「伝える」表現10選
上司や取引先など、より敬意を示すべき相手とのコミュニケーションで使える格上げ表現を紹介します。
上司や取引先など目上の方に対しては、より丁寧で格式の高い「伝える」表現を用いることが望ましいです。
これらの表現を使用することで、相手に対する深い敬意を示すとともに、自分の社会人としての教養の高さをアピールできます。
特に重要な案件や公式な場面では、これらの格上げ表現が効果を発揮します。
- 「謹んでお伝え申し上げます」: 非常に丁寧で、「決算結果を謹んでお伝え申し上げます」
- 「ご報告させていただきます」: 謙虚な姿勢を示す表現で、「進捗状況をご報告させていただきます」
- 「ご連絡申し上げます」: 丁重な連絡に適した表現で、「日程変更をご連絡申し上げます」
- 「お目にかけます」: 書類等を見せる際に使用し、「企画書をお目にかけます」
- 「ご案内申し上げます」: 案内に最適な表現で、「新オフィスへのアクセスをご案内申し上げます」
これらの格上げ表現は使いすぎると不自然になる場合があるため、相手との関係性や場の雰囲気を見極めて適切に使用しましょう。
また、「お伝え申し上げます」「ご連絡申し上げます」などの表現は、特に社外の重要な取引先や役職者に対して効果的です。
状況に応じた表現の選択が、プロフェッショナルなビジネスパーソンの条件です。
ビジネスメールで使える「伝える」表現10選
ビジネスメールでは、対面とは異なる「伝える」表現が効果的です。
ここでは、メール特有の表現を紹介します。
ビジネスメールは、文字だけで意思を伝える必要があるため、より明確で丁寧な表現が求められます。
適切な「伝える」表現を使用することで、メールの印象が大きく変わります。
特に初めてのやり取りや重要な案件については、慎重に表現を選ぶことが大切です。
ここでは、ビジネスメールでよく使われる「伝える」の表現を紹介します。
- 「ご案内いたします」: 情報提供に適した表現で、「セミナー詳細をご案内いたします」
- 「お知らせいたします」: 通知に最適で、「システムメンテナンスについてお知らせいたします」
- 「ご報告いたします」: 経過や結果の報告に使用し、「プロジェクト進捗をご報告いたします」
- 「ご連絡申し上げます」: 正式な連絡事項に使用し、「価格改定についてご連絡申し上げます」
- 「お伝えしたくメールいたしました」: 目的を明確にする表現で、「会議変更についてお伝えしたくメールいたしました」
ビジネスメールでの「伝える」表現は、件名や冒頭部分で用いると効果的です。
例えば、「【ご報告】プロジェクト進捗状況について」のような件名や、「新製品の発売日についてお知らせいたします」という書き出しは、メールの目的を明確にします。
また、「取り急ぎご連絡申し上げます」のように、緊急性を示す表現も状況に応じて活用しましょう。
相手別「伝える」の敬語表現と使い分け
ビジネスシーンでは、相手によって「伝える」の敬語表現を適切に使い分けることが重要です。
ここでは、相手別の適切な表現方法と実例を紹介します。
上司への「伝える」敬語表現
上司へのコミュニケーションでは、適切な敬意を示しつつも、明確に情報を伝えることが重要です。
上司への「伝える」表現は、敬意を示しながらも簡潔さを心がけるべきです。
あまりに回りくどい表現は、かえって上司の時間を無駄にすることになります。
適度な敬語を用いて、要点を明確に伝えることが上司とのコミュニケーションでは重要です。
また、上司の立場や性格によっても、適切な表現が異なる場合があります。
- 報告の場合: 「ご報告いたします」を使用し、「プロジェクトの進捗をご報告いたします」
- 連絡事項: 「お伝えいたします」を使用し、「お客様からのご要望をお伝えいたします」
- 確認事項: 「ご確認いただきたく存じます」を使用し、「資料の内容をご確認いただきたく存じます」
- 依頼の場合: 「お願い申し上げます」を使用し、「ご検討をお願い申し上げます」
- 緊急事態: 「至急ご報告いたします」を使用し、「システム障害について至急ご報告いたします」
上司への「伝える」表現では、相手の時間を尊重する姿勢が重要です。
長々と前置きを述べるよりも、要点を簡潔に伝えることが評価されます。
また、上司によっては「お伝えします」程度のシンプルな敬語を好む場合もあるため、日頃から上司の好みや社風を観察し、適切な表現レベルを見極めることが大切です。
取引先・顧客への「伝える」敬語表現
取引先や顧客とのコミュニケーションでは、より丁寧で格式高い表現が求められます。
取引先や顧客に対する「伝える」表現は、最大限の敬意と丁寧さを示すことが基本です。
特に初めての取引先や重要顧客に対しては、細心の注意を払った表現を選ぶべきです。
適切な敬語表現は、企業としての信頼性や担当者の品格を示すものとなります。
相手の立場や関係性、業界の慣習なども考慮して表現を選びましょう。
- 初回の連絡: 「ご案内申し上げます」を使用し、「弊社サービスについてご案内申し上げます」
- 重要な連絡: 「ご連絡申し上げます」を使用し、「納期変更についてご連絡申し上げます」
- お詫びの連絡: 「お詫び申し上げます」を使用し、「遅延について心よりお詫び申し上げます」
- 提案の場面: 「ご提案させていただきます」を使用し、「新たなプランをご提案させていただきます」
- お礼の連絡: 「御礼申し上げます」を使用し、「ご協力に心より御礼申し上げます」
取引先への「伝える」表現では、自社の立場を低め、相手を立てる姿勢が重要です。
例えば、「ご検討いただけますと幸いです」「お手数をおかけいたしますが」などの表現を添えることで、より丁寧な印象を与えることができます。
また、業界特有の表現や慣習がある場合は、それらも適切に取り入れることがプロフェッショナルな対応として評価されます。
同僚・部下への「伝える」表現
同僚や部下とのコミュニケーションでは、適度な敬語と親しみやすさのバランスが重要です。
同僚や部下に対する「伝える」表現は、適度な敬語を用いながらも、働きやすい職場環境を作るために親しみやすさを持たせることが大切です。
過度に堅苦しい表現は避けつつも、必要な敬意は示すというバランス感覚が求められます。
特に部下に対しては、指導的立場としての明確さと、尊重の念を示す丁寧さの両立が重要です。
- 同僚への連絡: 「お伝えします」「共有します」を使用し、「会議の内容をお伝えします」
- 部下への指示: 「伝えておくね」「共有しておくよ」を使用し、「クライアントの要望を伝えておくね」
- アドバイス: 「伝えておきたいことがある」を使用し、「改善点について伝えておきたいことがある」
- 共同作業: 「共有しておきます」を使用し、「プロジェクト情報を共有しておきます」
- 感謝の意: 「伝えたいと思います」を使用し、「感謝の気持ちを伝えたいと思います」
同僚や部下とのコミュニケーションでは、相手の立場や年齢、関係性によって表現を調整することが大切です。
例えば、年上の同僚には「お伝えします」と丁寧な表現を、同年代や年下の同僚には「共有するね」とカジュアルな表現を選ぶなど、柔軟な対応が望ましいでしょう。
また、公式の場とプライベートな場では表現を使い分けることも、円滑な人間関係を築くコツです。
ビジネスメールで活用する「伝える」表現テクニック
ビジネスメールでは、対面コミュニケーションと異なる「伝える」表現テクニックが求められます。
適切な表現を選ぶことで、プロフェッショナルな印象を与えることができます。
ビジネスメールの基本「伝える」テンプレート
ビジネスメールで頻繁に使用する「伝える」表現のテンプレートを紹介します。
これらは様々なシーンで応用可能です。
ビジネスメールでの「伝える」表現は、メールの目的や内容を明確に示すために重要です。
適切なテンプレートを使用することで、相手に伝えたい内容を効率的かつ丁寧に伝えることができます。
特に初めてのやり取りや公式な連絡では、定型の表現を活用することで、ビジネスマナーを示すことができます。
例文・テンプレ
基本テンプレート1: 情報の共有
件名: 【ご報告】プロジェクトA進捗状況について
○○様
お世話になっております。△△株式会社の□□です。
プロジェクトAの進捗状況についてご報告いたします。
現在の進捗率は約70%となっており、予定通り月末の完了を見込んでおります。
詳細については添付資料をご確認いただければ幸いです。
ご質問等ございましたら、お気軽にお問い合わせください。
何卒よろしくお願い申し上げます。
基本テンプレート2: 依頼の連絡
件名: 【ご依頼】資料のご確認について
○○様
いつもお世話になっております。△△株式会社の□□でございます。
先日作成いたしました企画書の最終確認をお願いしたくご連絡いたしました。
修正箇所がございましたら、〇月〇日までにご指摘いただけますと幸いです。
お忙しいところ恐縮ではございますが、何卒よろしくお願い申し上げます。
メールテンプレートを使用する際は、相手や状況に応じてカスタマイズすることが重要です。
例えば、社内の同僚宛てなら「ご報告します」で十分ですが、取引先宛てなら「ご報告申し上げます」とより丁寧な表現にするなど、微調整が必要です。
また、メールの長さも考慮し、簡潔で読みやすい文章を心がけましょう。
ビジネスメールの「伝える」際の注意点
ビジネスメールで「伝える」際には、いくつかの重要な注意点があります。
これらを意識することで、誤解や失礼を避けることができます。
ビジネスメールでの「伝える」表現には、対面コミュニケーションにはない注意点があります。
文字情報のみで意思や感情を伝えるため、表現方法によっては誤解を招くリスクがあります。
特に重要なのは、適切な敬語表現の使用と、明確で簡潔な文章構成です。
ここでは、メールでの「伝える」際の主な注意点を紹介します。
- 件名の明確化: 「ご報告」「ご連絡」などを明示し、「【ご報告】会議結果について」と具体的に
- 宛名と署名: 必ず宛名と署名を入れ、「○○様」「△△より」と明確に示す
- 文の簡潔さ: 一文を短くし、「納期変更についてお伝えいたします。詳細は以下の通りです。」と区切る
- 重要事項の強調: 太字や箇条書きを使い、「納期：5月10日」のように重要点を強調
- 締めの言葉: 「何卒よろしくお願い申し上げます」など、適切な締めの言葉を選択
ビジネスメールでの「伝える」表現は、読み手の立場を常に意識することが大切です。
例えば、相手が多忙な経営者なら要点を簡潔に、詳細な検討が必要な担当者なら十分な情報を提供するなど、相手に合わせた情報量と表現を選びましょう。
また、重要なメールは送信前に一度読み返し、誤字脱字や表現の不適切さがないか確認することも重要です。
効果的な「伝える」メール作成のコツ
より効果的に情報を「伝える」ためのメール作成のコツを紹介します。
これらを実践することで、伝達効率が格段に向上します。
効果的なビジネスメールを作成するためには、単に「伝える」という行為を超えて、相手に正確に情報を届けるための工夫が必要です。
特に重要な情報やデリケートな内容を伝える場合は、表現方法によって受け取られ方が大きく変わります。
ここでは、メールでの「伝える」表現をより効果的にするためのコツを紹介します。
- 結論から伝える: 最初に要点を示し、「納期変更についてお伝えいたします」と結論から入る
- 見出しの活用: 内容ごとに見出しをつけ、「【変更理由】【今後の予定】」などと区分する
- 段落の分割: 内容ごとに段落を分け、「お伝えしたい点は3つございます。1つ目は…」と整理する
- 視覚的工夫: 太字や下線を適切に使い、「重要事項をお伝えいたします」と視認性を高める
- 返信の指示: 明確に行動を促し、「ご確認いただけましたら、ご返信いただけますと幸いです」と明示する
効果的なメールは、相手の立場と必要性を考慮して作成することが大切です。
例えば、経営層向けには結論と影響を簡潔に、担当者向けには具体的な手順や詳細情報を丁寧に伝えるなど、受け手に合わせた構成を心がけましょう。
また、重要なメールは同僚に内容を確認してもらうことで、より明確で効果的な伝達が可能になります。
シーン別「伝える」の適切な敬語フレーズ
ビジネスシーンは多岐にわたり、それぞれのシーンによって適切な「伝える」表現が異なります。
ここでは、主要なビジネスシーンごとに最適な「伝える」表現を紹介します。
会議・プレゼンでの「伝える」表現
会議やプレゼンテーションでは、限られた時間内に重要な情報を明確に伝える必要があります。
適切な表現の選択が、内容の理解度と印象に大きく影響します。
会議やプレゼンテーションでの「伝える」表現は、聞き手の集中力を維持し、要点を明確に伝えるために重要です。
特にフォーマルな会議や重要なプレゼンテーションでは、相手に敬意を示しつつも、わかりやすく情報を伝えるバランスが求められます。
適切な敬語表現と明確な言い回しを用いることで、プロフェッショナルな印象を与えることができます。
- 会議の冒頭: 「本日お伝えしたいポイントは3つございます」と全体像を示す
- 重要点の強調: 「特にご注目いただきたいのは」と聞き手の注意を喚起
- データの説明: 「こちらのグラフからお伝えできることは」と分析結果を明示
- 意見の提案: 「私からご提案させていただきたいのは」と建設的に意見を述べる
- 質疑応答: 「ご質問にお答えいたします」と丁寧に対応姿勢を示す
会議やプレゼンでの「伝える」表現は、声のトーンや間の取り方、身振り手振りなどの非言語要素とも組み合わせることで、より効果的になります。
例えば、重要なポイントを伝える際には、一瞬間を置いて「特に強調してお伝えしたいのは…」と言うなど、メリハリをつけた伝え方を心がけましょう。
また、相手の反応を見ながら表現方法を調整することも大切です。
謝罪時の「伝える」表現
ビジネスにおける謝罪の場面では、適切な「伝える」表現が信頼回復の鍵となります。
誠意を示しつつも、明確に状況を説明する表現が求められます。
ビジネスシーンでの謝罪は、単に申し訳ないという気持ちを伝えるだけでなく、状況の説明と今後の対応を明確に伝えることが重要です。
適切な「伝える」表現を用いることで、相手の信頼を回復し、関係修復につなげることができます。
特に取引先や上司への謝罪では、丁寧かつ誠実な表現が不可欠です。
例文・テンプレ
謝罪の基本構成
○○様
この度は、[問題・ミスの内容]について、深くお詫び申し上げます。
【経緯のご説明】
[問題が発生した経緯や原因についての説明]
このような事態となりましたのは、弊社の[原因：確認不足/連絡ミス等]によるものであり、
弁解の余地もございません。
【今後の対応】
今後このようなことが二度と発生しないよう、[具体的な改善策]を実施いたします。
また、今回の件に関しましては、[具体的な解決策/補償内容]をご提案させていただきます。
何卒ご容赦いただきますとともに、引き続きお引き立てを賜りますよう、
心よりお願い申し上げます。
具体的な謝罪メール例
田中様
この度は、納品書の記載内容に誤りがあり、多大なるご迷惑をおかけしましたことを
心より深くお詫び申し上げます。
ご指摘いただいた納品数量の相違につきまして調査いたしましたところ、
弊社の確認体制の不備により発生した事態であることが判明いたしました。
このようなミスを犯し、田中様の業務に支障をきたしましたことは、
弊社の責任であり、誠に申し訳ございません。
今後このようなことが二度と起こらないよう、確認体制を見直し、
ダブルチェック体制を導入することをお約束いたします。
また、今回の件に関しまして、正しい納品書を本日中に再送させていただくとともに、
次回のご注文時に5%の割引をさせていただきたく存じます。
何卒ご容赦いただきますよう、お願い申し上げます。
謝罪の「伝える」表現では、言葉遣いだけでなく、迅速な対応と誠実な態度が重要です。
メールでの謝罪の場合は、できるだけ早く送信し、必要に応じて電話でもフォローするなど、複数のチャネルで誠意を示すことが効果的です。
また、謝罪は単なる形式ではなく、真摯に反省し改善する姿勢を示すことが、長期的な信頼関係の構築につながります。
依頼時の「伝える」表現
ビジネスにおける依頼の場面では、相手に負担をかけることへの配慮と、依頼内容の明確さを両立させる表現が求められます。
ビジネスでの依頼は、相手の時間や労力を借りる行為であるため、丁寧かつ配慮ある「伝える」表現が不可欠です。
特に上司や取引先への依頼では、敬意を示しながらも依頼内容を明確に伝えるバランスが重要です。
適切な表現を用いることで、依頼を円滑に進め、良好な関係を維持することができます。
- 依頼の前置き: 「恐れ入りますが」「お手数をおかけしますが」と配慮を示す
- 依頼の明確化: 「〇〇についてご確認いただけますでしょうか」と具体的に伝える
- 理由の説明: 「〇〇のため、ご協力をお願いしたく存じます」と背景を説明
- 期限の伝達: 「可能でしたら〇月〇日までにお願いできますと幸いです」と柔軟に示す
- お礼の言葉: 「ご協力いただけましたら大変助かります」と感謝の意を伝える
依頼の「伝える」表現では、相手の立場や状況に配慮することが重要です。
例えば、相手が多忙であることが予想される場合は、「お忙しいところ恐縮ではございますが」といった前置きを添えるなど、より丁寧な表現を選びましょう。
また、依頼内容が複雑な場合は、箇条書きや番号付きリストを使用して明確に伝えることも効果的です。
相手に負担をかけることへの認識と感謝の気持ちを常に示すことが、円滑な協力関係を築くコツです。
「伝える」表現の格上げテクニック
ビジネスシーンでより洗練された印象を与えるためには、基本的な「伝える」表現をさらに格上げするテクニックが有効です。
ここでは、表現を格上げするための具体的な方法を紹介します。
「伝える」を格上げする修飾語の使い方
適切な修飾語を加えることで、基本的な「伝える」表現をより丁寧で格調高いものに変えることができます。
「伝える」という基本的な表現に適切な修飾語を加えることで、より丁寧で洗練された印象を与えることができます。
特に重要な場面や格式高い状況では、修飾語の選び方が相手に与える印象を大きく左右します。
適切な修飾語を選ぶことで、相手への敬意を示すとともに、自分のビジネスマナーの高さをアピールすることができます。
- 丁寧さを強調: 「謹んでお伝えいたします」と「謹んで」を付加して格調を高める
- 時間的要素: 「あらかじめお伝えしておきます」と「あらかじめ」を付けて配慮を示す
- 重要性の強調: 「特にお伝えしたいのは」と「特に」を使って重要点を強調
- 確実性の表現: 「確かにお伝えいたします」と「確かに」を添えて確実性を強調
- 感情的要素: 「心よりお伝え申し上げます」と「心より」を加えて誠意を示す
修飾語の使用は、状況や相手との関係性に応じて適切に選ぶことが重要です。
例えば、お詫びの場面では「心より深くお詫び申し上げます」、感謝の場面では「心から感謝の意をお伝えいたします」など、場面に合わせた修飾語を選びましょう。
ただし、過剰な修飾語の使用は不自然な印象を与える恐れがあるため、TPOに応じた適切な使用を心がけることが大切です。
フォーマルシーンでの「伝える」高度表現
特に格式の高いビジネスシーンでは、より洗練された「伝える」表現が求められます。
ここでは、フォーマルな場面で使える高度な表現を紹介します。
重要な取引先との会談や役員会議など、特に格式高い場面では、通常以上に洗練された「伝える」表現が求められます。
これらの高度表現を適切に使用することで、プロフェッショナルな印象を与え、相手からの信頼を獲得することができます。
フォーマルシーンでの言葉遣いは、ビジネスパーソンとしての教養と品格を示す重要な要素です。
- 「申し上げる」の活用: 「ご報告申し上げます」と「申し上げる」を用いて格調を高める
- 「させていただく」の使用: 「お伝えさせていただきます」と謙虚な姿勢を示す
- 「次第でございます」の活用: 「以上ご報告申し上げた次第でございます」と締めくくる
- 「存じる」の使用: 「お伝えしたく存じます」と謙譲の意を示す
- クッション言葉: 「恐縮ではございますが、お伝え申し上げます」と前置きを添える
フォーマルシーンでの高度表現は、使いすぎると不自然に聞こえる場合があるため、場の雰囲気や相手との関係性を見極めて適切に使用することが重要です。
また、これらの表現は単に言葉を置き換えるだけでなく、話す際の態度や姿勢、声のトーンなどと合わせて使用することで、より効果的になります。
重要な場面ほど、事前に表現を練習しておくことをおすすめします。
「伝える」表現の状況別カスタマイズ方法
「伝える」表現は、状況に応じて適切にカスタマイズすることで、より効果的なコミュニケーションが可能になります。
ビジネスシーンでの「伝える」表現は、状況や目的に応じてカスタマイズすることで、より適切かつ効果的なコミュニケーションが実現します。
例えば、お詫びの場面、提案の場面、感謝の場面など、状況によって最適な表現方法は異なります。
状況に合わせた表現を選ぶことで、相手に正確に意図を伝え、好印象を与えることができます。
- 緊急時: 「至急お伝えしなければならない件がございます」と緊急性を明示
- 機密事項: 「極秘事項をお伝えいたします」と情報の重要性を強調
- 朗報の場合: 「喜ばしいお知らせをお伝えいたします」とポジティブな感情を示す
- 提案の場面: 「新たな案をお伝えさせていただきたく存じます」と建設的な姿勢を示す
- 確認の場面: 「念のためお伝えしておきます」と配慮ある姿勢を示す
「伝える」表現のカスタマイズでは、相手の立場や気持ちを考慮することが重要です。
例えば、相手にとって負担となる依頼を伝える場合は、「恐れ入りますが」「お手数をおかけしますが」といった言葉を添えるなど、状況に応じた配慮を示す表現を選びましょう。
また、文化的背景や業界特有の慣習も考慮して、適切な表現を選ぶことがプロフェッショナルなビジネスパーソンの条件です。
「伝える」の敬語表現における注意点と失敗例
「伝える」の敬語表現を適切に使用するためには、典型的な失敗例と注意点を理解することが重要です。
ここでは、よくある間違いとその対処法を紹介します。
よくある「伝える」表現の間違い
ビジネスシーンでよく見られる「伝える」の敬語表現の間違いと、その正しい表現方法を紹介します。
「伝える」の敬語表現には、多くのビジネスパーソンが陥りがちな間違いがあります。
これらの間違いは、単なる言葉遣いの問題だけでなく、相手に対する敬意や配慮の不足として受け取られる可能性があります。
特に若手社員や敬語に不慣れな方は、よくある間違いを理解し、正しい表現を身につけることが重要です。
- 二重敬語: 「お伝えになられました」は誤りで、「お伝えになりました」が正しい
- 敬語と謙譲語の混同: 「お客様にお伝えになりました」は誤りで、「お客様にお伝えしました」が正しい
- 「させていただく」の乱用: 「伝えさせていただく」の過剰使用は避け、状況に応じて使い分ける
- 主語の不明確さ: 「伝えられました」は誰が伝えたか不明確なため、主語を明示する
- 過剰な敬語: 「ご伝達を賜りましてご報告申し上げます」など、過剰な敬語表現は避ける
敬語表現の間違いを避けるためには、基本的な敬語のルールを理解し、日頃から意識して使うことが大切です。
特に二重敬語や敬語と謙譲語の混同は、ビジネスシーンでよく見られる間違いです。
不安な場合は、シンプルな表現を選ぶか、社内の敬語マニュアルや先輩の使い方を参考にするとよいでしょう。
また、相手に伝わりやすさを最優先し、過剰に複雑な敬語表現は避けることも重要です。
「伝える」表現における世代別の注意点
年代や世代によって、「伝える」表現の好みや受け取り方に違いがあります。
世代に応じた適切な表現を選ぶことで、より円滑なコミュニケーションが可能になります。
ビジネスシーンでは、相手の年代や世代によって適切な「伝える」表現が異なる場合があります。
特にシニア世代と若年層では、敬語表現に対する感覚や好みに違いがあることが少なくありません。
相手の世代に合わせた表現を選ぶことで、より良好なコミュニケーションを実現し、信頼関係を構築することができます。
- シニア世代向け: より格式高い表現を好む傾向があり、「謹んでお伝え申し上げます」などが適切
- 中堅世代向け: 標準的な敬語表現が適しており、「お伝えいたします」「ご報告申し上げます」などが効果的
- 若年層向け: 簡潔で明確な表現を好む傾向があり、「お伝えします」「共有します」などがわかりやすい
- 海外との取引: 直接的で明確な表現が好まれ、過度に複雑な敬語表現は避ける
- 異業種との交流: 業界特有の言い回しは避け、一般的な表現を選ぶ
世代による「伝える」表現の違いは絶対的なものではなく、個人の好みや社風、業界文化によっても異なります。
まずは基本的な敬語表現をマスターした上で、相手の反応を見ながら調整していくことが大切です。
特に初対面の場合は、標準的な丁寧表現から始め、相手の話し方や返信の文体に合わせて調整するのが賢明です。
柔軟な対応力がビジネスコミュニケーションの鍵となります。
「伝える」表現のデジタルコミュニケーション特有の注意点
メールやチャット、オンライン会議など、デジタルツールを使ったコミュニケーションには、対面とは異なる「伝える」表現の注意点があります。
デジタルコミュニケーションでの「伝える」表現には、対面コミュニケーションとは異なる特有の注意点があります。
テキストのみのコミュニケーションでは表情や声のトーンが伝わらないため、より明確で丁寧な表現が求められます。
特にリモートワークが増加した現代では、デジタルツールを使った「伝える」技術の重要性がさらに高まっています。
- 明確さの重視: 「3点お伝えいたします」と項目を明示し、あいまいさを排除する
- 視覚的な工夫: 太字や箇条書きを活用し、「重要点をお伝えいたします」と強調する
- レスポンスの明示: 「ご確認いただけましたら、ご返信いただけますと幸いです」と行動を促す
- 感情表現の補足: 「お礼を申し上げます」に加えて「感謝しております」など感情を明示する
- 文面の長さ: 長文は避け、「要点をお伝えいたします」と簡潔に伝える
デジタルコミュニケーションでは、誤解を避けるための工夫が特に重要です。
例えば、重要な情報を伝える場合は、「特に重要な点をお伝えいたします」と前置きし、太字や下線で強調するなど、視覚的な工夫を取り入れましょう。
また、受け取り確認が必要な場合は、「お手数ですが、確認のご返信をいただけますと幸いです」など、明確に行動を促す表現を用いることが効果的です。
状況によっては、テキストコミュニケーションだけでなく、電話やビデオ通話を併用することも検討しましょう。
まとめ：「伝える」敬語表現マスターへの道
「伝える」の敬語表現とは単なる言葉遣いの問題ではなく、ビジネスにおける信頼構築と円滑なコミュニケーションの鍵です。
本記事で紹介した様々な表現方法や使い分けのポイントを意識的に実践し、自分のものにしていくことで、ビジネスパーソンとしての評価を高めることができるでしょう。
状況に応じた適切な「伝える」表現を身につけ、プロフェッショナルなコミュニケーション能力を磨いていきましょう。
よくある質問(FAQ)
「伝える」の敬語表現に関して、多くのビジネスパーソンが抱きがちな疑問に答えます。
これらの質問と回答が、皆さんの日々のビジネスコミュニケーションの助けとなれば幸いです。
実際のビジネスシーンでよく生じる具体的な疑問に焦点を当て、すぐに活用できる回答を提供します。
Q1：「伝える」の最も基本的な敬語表現は何ですか？
A：「伝える」の基本的な敬語表現は「お伝えします」（謙譲語）です。
より丁寧にする場合は「お伝えいたします」、さらに格式高くする場合は「ご報告申し上げます」などの表現があります。
状況や相手によって適切な表現を選びましょう。
Q2：「伝えておきます」の丁寧な言い方は？
A：「伝えておきます」の丁寧な言い方としては、「お伝えしておきます」「ご連絡しておきます」などがあります。
より丁寧にする場合は「お伝えしておきます」「ご報告させていただきます」などの表現が適切です。
Q3：メールの件名で「伝える」を使う場合の適切な表現は？
A：メールの件名では「【ご連絡】会議日程について」「【ご報告】プロジェクト進捗状況」「【お知らせ】新サービス開始について」など、内容に応じた表現を選ぶとよいでしょう。
件名は簡潔かつ内容が分かるものが理想的です。
Q4：取引先に重要な情報を「伝える」場合の最適な表現は？
A：取引先への重要情報の伝達には「重要なお知らせをご連絡申し上げます」「重要事項についてご報告申し上げます」などの表現が適切です。
特に重要な内容の場合は、「大変重要な内容につき、ご確認いただきますようお願い申し上げます」などと添えるとよいでしょう。
Q5：「お伝え」と「ご連絡」の使い分けのポイントは？
A：「お伝え」は情報や意見を相手に伝える一般的な表現で、「ご連絡」はより公式的な通知や報告に適しています。
例えば、個人的な意見は「お伝えします」、会社の決定事項は「ご連絡いたします」のように使い分けるとよいでしょう。
Q6：上司の言ったことを他部署に「伝える」場合の適切な表現は？
A：上司の言ったことを他部署に伝える場合は「〇〇部長からのお話として共有させていただきます」「〇〇部長よりお伝えするようにとのことでしたので、ご連絡いたします」などの表現が適切です。
伝言であることを明確にすることが重要です。
Q7：「伝えます」と「報告します」の違いは何ですか？
A：「伝えます」はより一般的で幅広い情報伝達に使用され、「報告します」は業務上の結果や進捗など、より公式な内容の伝達に使用されます。
例えば、会話の内容は「お伝えします」、業務の成果は「ご報告します」と使い分けるとよいでしょう。
Q8：社内メールと社外メールで「伝える」表現はどう変えるべきですか？
A：社内メールでは「お伝えします」「共有します」など比較的カジュアルな表現も使用できますが、社外メールでは「ご連絡申し上げます」「お知らせいたします」などより丁寧な表現を用いるべきです。
特に初めての相手や重要な取引先には、より格式高い表現を選びましょう。
Q9：謝罪の際に「伝える」表現をどう使うべきですか？
A：謝罪の際は「心よりお詫び申し上げます」を基本とし、説明部分で「経緯をご説明いたします」「原因についてご報告いたします」など、状況に応じた表現を使用するとよいでしょう。
誠意を示すために「深く」「心より」などの言葉を添えることも効果的です。
Q10：外国人ビジネスパートナーへの「伝える」表現はどうすべきですか？
A：外国人ビジネスパートナーには、過度に複雑な敬語表現は避け、「ご連絡します」「お知らせします」など、比較的シンプルで明確な表現を心がけましょう。
必要に応じて英語表現（”I would like to inform you”など）と併用するのも効果的です。
