ビジネスシーンでは、依頼や提案を断らなければならない場面が頻繁に訪れます。
しかし、「断り」のメールは相手との関係性を損なう可能性がある繊細なコミュニケーションです。
本記事では、相手を尊重しながら丁寧に断るメールの書き方と、すぐに使えるビジネス例文をご紹介します。
この記事でわかること
- すぐに使える「断り」メールの実用的なテンプレート
- ビジネスシーンごとの適切な断り方の使い分け
- 相手の感情を考慮した丁寧な表現テクニック
- 断りメールでよくある失敗と対処法
- フォローアップの効果的な方法
ビジネスパーソンとして避けられない「断り」のシーンで、プロフェッショナルな印象を与えるメールの書き方をマスターしましょう。
すぐに使える「断り」メールのテンプレート
ビジネスシーンですぐに活用できる断りメールのテンプレートを紹介します。
状況に合わせてアレンジしてご利用ください。
会議や予定の参加辞退テンプレート
【基本例文】
件名：【ご連絡】〇月〇日の会議出席について
〇〇様
お世話になっております。△△部の□□です。
〇月〇日（〇）に予定されている「〇〇会議」について、
誠に恐縮ですが、同日に緊急の対応案件が入ってしまい、
出席することができなくなりました。
代理として、当部の◇◇が出席させていただきます。
急なご連絡となり、大変申し訳ございません。
何卒ご理解いただきますよう、お願い申し上げます。
□□ 拝
【丁寧な敬語表現版】
件名：【欠席のお詫び】〇月〇日〇〇会議について
〇〇様
いつもお世話になっております。△△部の□□でございます。
先日ご案内いただきました〇月〇日（〇）開催の「〇〇会議」に関しまして、
社内での緊急対応が重なってしまい、誠に恐縮ながら出席を見合わせさせていただきたく存じます。
会議の重要性は十分認識しており、このようなご連絡となり大変心苦しく思っております。
当部からは代理として◇◇を出席させていただく予定でございます。
会議後、内容の共有を◇◇より受け、必要なフォローアップを迅速に行う所存です。
突然のご連絡となり、誠に申し訳ございません。
何卒ご理解賜りますよう、お願い申し上げます。
□□ 拝
取引・提案の断りテンプレート
【基本例文】
件名：〇〇のご提案について（ご回答）
〇〇株式会社
△△部 〇〇様
お世話になっております。□□株式会社の△△です。
先日は、〇〇に関する貴重なご提案をいただき、誠にありがとうございました。
詳細を拝見し、社内で慎重に検討いたしました。
大変申し訳ございませんが、現在弊社では〇〇の理由により、
今回のご提案は見送らせていただきたく存じます。
ご提案いただいた内容は大変魅力的であり、
検討の機会をいただけましたことに感謝申し上げます。
今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。
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□□株式会社
担当: △△
TEL: 03-xxxx-xxxx
Email: xxx@xxx.co.jp
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【丁寧な敬語表現版】
件名：〇〇のご提案に関するご回答
〇〇株式会社
△△部 〇〇様
平素より格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。
□□株式会社の△△でございます。
先日は、〇〇に関する詳細なご提案をお寄せいただき、誠にありがとうございました。
いただいた資料を拝見し、関係部署を交えて複数回にわたり検討させていただきました。
誠に心苦しいお返事となりますが、弊社の現状（予算の制約・既存のシステムとの互換性・今期の事業計画との整合性など）を鑑みますと、
今回のご提案は見送らせていただかざるを得ない状況でございます。
〇〇様のご提案は大変魅力的で、特に「〇〇の点」については社内でも高く評価されておりました。
このような結論となり、大変申し訳なく思っております。
今後、状況が変わりましたら、改めてご相談させていただく可能性もございますので、
その際には何卒よろしくお願い申し上げます。
引き続きのお付き合いのほど、よろしくお願い申し上げます。
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□□株式会社
営業部 △△
TEL: 03-xxxx-xxxx
Email: xxx@xxx.co.jp
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間違いやすいポイント
断りメールのテンプレート作成でよくある間違いは以下の点です。
- 断る理由が曖昧すぎる：「都合により」など具体性に欠ける表現は誠意を感じさせません
- 断りの言葉が直接的すぎる：「お断りします」という表現は、柔らかい表現（「見送らせていただきたく」など）に置き換えましょう
- 代替案や今後の可能性に触れていない：単純な断りだけでなく、何らかの提案や今後の可能性に言及すると印象が大きく変わります
状況別・断りメールの書き方
ビジネスシーンでの断りメールは、状況によって適切なアプローチが異なります。
以下、代表的なシーンごとの効果的な断り方を解説します。
上司からの依頼を断る場合
上司からの依頼を断る場合は、単純な「断り」ではなく「代替案の提示」が重要です。
例文：
件名：〇〇プロジェクトのご依頼について
〇〇部長
お世話になっております。□□です。
先ほどご依頼いただきました〇〇プロジェクトについてですが、
現在進行中の△△案件の納期（〇月〇日）と重なっており、
十分なリソースを確保することが難しい状況です。
つきましては、以下のいずれかのご対応をご検討いただけますと幸いです。
1. △△案件の納品後（〇月〇日以降）に着手する
2. プロジェクトの一部のみを担当させていただく
3. 当部の◇◇と分担して対応する
何卒ご検討のほど、よろしくお願いいたします。
□□ 拝
取引先からの値下げ要請を断る場合
価格交渉の断りは、単純な拒否ではなく「価値の再提示」がポイントです。
例文：
件名：価格に関するご相談について（ご回答）
〇〇株式会社
△△部 〇〇様
お世話になっております。□□株式会社の△△です。
先日はお電話にて価格についてのご相談をいただき、ありがとうございました。
ご要望について社内で検討いたしましたが、誠に恐縮ながら、
現状の価格（〇〇円）からの値下げは困難な状況でございます。
弊社製品は、以下の3つの点で他社製品と差別化を図っております。
1. 高品質な素材（〇〇）の使用による耐久性の向上
2. 専門技術者による手作業での最終検査実施
3. 業界最長の保証期間（〇年間）の提供
価格面でのご期待に添えず申し訳ございませんが、
長期的な視点でのコストパフォーマンスをご評価いただければ幸いです。
なお、複数年契約や一定数量以上のご発注の場合は、
別途ご相談に応じることも可能でございます。
何卒ご理解いただきますよう、お願い申し上げます。
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□□株式会社
営業部 △△
TEL: 03-xxxx-xxxx
Email: xxx@xxx.co.jp
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採用面接後の不採用通知
採用を断る場合は、相手のキャリアを尊重する姿勢が重要です。
例文：
件名：【〇〇株式会社】採用選考結果のご連絡
〇〇様
先日は弊社採用選考にご参加いただき、誠にありがとうございました。
□□株式会社 人事部の△△でございます。
慎重に選考を進めて参りましたが、誠に残念ながら、
今回は採用を見送らせていただくこととなりました。
〇〇様の△△に関する知識や◇◇に対する熱意は大変印象的でした。
しかしながら、現時点での弊社のニーズと合致しない部分があり、
このような結果となりましたことをお詫び申し上げます。
〇〇様のご経験やスキルは大変貴重なものであり、
今後のご活躍を心より祈念しております。
この度は貴重なお時間をいただき、ありがとうございました。
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□□株式会社
人事部 採用担当 △△
TEL: 03-xxxx-xxxx
Email: xxx@xxx.co.jp
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間違いやすいポイント
状況別の断りメールで注意すべき点は以下の通り。
- 上司への断り：完全に断るのではなく、「どうすれば実現できるか」の観点で代替案を提示しない
- 値下げ要請への対応：価値の説明なしに価格を固持すると、強情な印象を与えてしまう
- 不採用通知：フィードバックがなく、単に「不採用」とだけ伝えると応募者の成長機会を奪う
断りメールの基本構成と重要ポイント
効果的な断りメールには、基本的な構成要素があります。
これらの要素を意識することで、相手に配慮した丁寧な断りメールを作成できます。
断りメールの5つの基本要素
断りメールは以下の5つの要素で構成すると効果的です。
- 感謝の言葉：依頼・提案に対する感謝を伝える
- 検討したことの明示：真剣に検討したことを伝える
- 断りの理由：具体的かつ誠実な理由を述べる
- 代替案の提示：可能な範囲で代替案を提案する
- 前向きな締めくくり：今後の関係継続への意欲を示す
効果的な断り表現の例
直接的な「断り」を避け、以下のような表現を使うことで印象が大きく変わります。
| 避けるべき表現 | 推奨される表現 |
|---|---|
| お断りします | 見送らせていただきたく存じます |
| できません | 対応が難しい状況でございます |
| 不可能です | 現状では実現が困難でございます |
| 拒否します | 別の方法をご提案させていただきます |
| 無理です | 条件が整っておりません |
間違いやすいポイント
メールの基本構成で特に注意すべき点は以下の通り。
- 断りを先延ばしにする：結論を遅らせると、相手の時間を無駄にしてしまう
- 過度に謝罪する：必要以上の謝罪は逆に不自然さを生む
- 代替案なしで終わる：何らかの代替提案がないと、単なる拒絶になってしまう
相手の立場に立った丁寧な表現
断りメールでは、相手の立場や感情に配慮した表現を使うことが重要です。
適切な敬語と配慮ある表現で、関係性を維持しながら断ることが可能になります。
断りメールでの効果的な敬語表現
ビジネスメールでは、適切な敬語を使うことで丁寧さと誠意が伝わります。
| 一般的な表現 | より丁寧な敬語表現 |
|---|---|
| できません | ご期待に添うことができず申し訳ございません |
| 見送ります | 慎重に検討した結果、見送らせていただきたく存じます |
| わかりました | 承知いたしました |
| 検討しました | 複数回にわたり検討を重ねました |
| 申し訳ありません | 誠に恐縮ではございますが |
相手の感情に配慮した表現テクニック
断りメールでは、相手の気持ちを考慮した表現を使うことで、ネガティブな印象を和らげることができます。
- 相手の提案の価値を認める
ご提案いただいた内容は大変魅力的で、特に〇〇の点については非常に参考になりました。 - 検討プロセスを具体的に示す
いただいたご提案は、開発部・営業部・経営層を交えた会議で複数回検討いたしました。 - 未来に可能性を残す
現時点では難しい状況ですが、〇月以降に状況が変われば改めてご相談させていただく可能性もございます。
具体例：依頼を断る実例文
【基本例文】
先日ご相談いただいた件について、検討いたしましたが対応できません。申し訳ありません。
【改善例文】
先日ご相談いただきました〇〇の件につきまして、関係部署と入念に検討いたしました。
〇〇様のご期待に沿いたい気持ちはございますが、現在の弊社のリソース状況では
十分なサポート体制を確保することが難しく、誠に心苦しいのですが
今回はご期待に添うことができない状況でございます。
ただ、△△については部分的にサポートできる可能性がございますので、
もしよろしければ、その点について改めてご相談させていただけますと幸いです。
間違いやすいポイント
相手に配慮した表現を使う際の注意点
- 過度に曖昧な表現を使う：配慮するあまり結論があいまいになると、かえって誤解を招く
- 形式的な敬語のみに頼る：単に敬語を使うだけでなく、内容自体に誠意が必要
- 感情的な言葉を使う：「残念」などの言葉の使いすぎは、かえって相手を動揺させる
断りメールでやってはいけないNG表現
断りメールでは、避けるべき表現や書き方があります。
これらのNG表現を知ることで、相手との関係を損なわないコミュニケーションが可能になります。
即座に印象を悪くするNG表現
以下の表現は、断りメールで使うべきではありません：
| NG表現 | 理由 | 代替表現 |
|---|---|---|
| 「当社の方針で」 | 一方的で議論の余地がない印象 | 「現在の状況を総合的に判断し」 |
| 「あなたの提案は理解できない」 | 相手の提案を否定している | 「弊社のニーズとは異なる部分がございます」 |
| 「忙しいので」 | 優先順位が低いと感じさせる | 「現在進行中の案件に注力している状況で」 |
| 「二度と依頼しないでください」 | 関係性を完全に断つ表現 | 「現時点では対応が難しい状況です」 |
| 「そもそも無理です」 | 検討した形跡がない | 「様々な角度から検討しましたが、実現が困難です」 |
NG例文と改善例
【NG例文】
お問い合わせいただいた件ですが、当社では対応しておりません。
他社にお問い合わせください。
【改善例文】
お問い合わせいただきました〇〇の件につきまして、誠にありがとうございます。
慎重に検討いたしましたが、残念ながら現在の弊社では〇〇に関する
専門的なサポート体制が整っておらず、ご期待に沿うことができません。
お力になれず申し訳ございませんが、△△社様では同様のサービスを
提供されていると伺っております。ご参考になれば幸いです。
今後、弊社でもサービス拡充を検討しており、体制が整いましたら
改めてご案内させていただきます。
言い訳がましい断り方とその改善法
断る際の言い訳は、誠意が感じられず相手の信頼を損ねる可能性があります。
【言い訳がましい例】
社内が忙しくて検討する時間がなかったので、今回は見送ります。
【改善例】
いただいたご提案について社内で検討いたしましたが、
現在進行中の大型プロジェクトに人員リソースを集中させる必要があり、
新たな取り組みを開始するタイミングとしては難しい状況です。
プロジェクト完了予定の〇月以降であれば、
改めて前向きに検討させていただくことも可能でございます。
間違いやすいポイント
断りメールでの表現で特に注意すべき点
- 責任転嫁する表現：「上司が許可しなかった」など、他者に責任を転嫁する表現は避ける
- 感情的な表現：「困っています」「迷惑です」など、感情的な表現は相手を不快にする
- 命令形の使用：「理解してください」など命令形は避け「ご理解いただければ幸いです」などに置き換える
断り後のフォローアップ術
断りメールを送った後のフォローアップも、ビジネス関係を維持するうえで非常に重要です。
適切なフォローアップで、断りによるマイナス印象を最小限に抑えることができます。
断り後の関係性を維持するアプローチ
断った後も良好な関係を継続するためのアプローチは以下の通りです。
代替提案のフォローアップ
先日ご提案いただいた件について、別の角度からアプローチできないか 社内で再検討いたしました。完全なご要望には沿えませんが、 〇〇の部分であれば対応可能かもしれません。
将来的な可能性の提示
現時点では難しい状況ですが、〇月以降に予定している組織変更後は リソースの再配分が可能となる見込みです。その際には改めて ご相談させていただければ幸いです。
別の協力機会の模索
今回のご提案は見送らせていただきましたが、弊社で現在進めている 〇〇プロジェクトについては、貴社のご協力をいただける可能性が あるかもしれません。ご興味があれば、詳細をご案内させていただきます。
実例：断り後のフォローアップメール
【フォローアップメール例】
件名：先日のご提案に関する追加のご連絡
〇〇株式会社
△△部 〇〇様
お世話になっております。□□株式会社の△△です。
先日は〇〇のご提案に対し、お断りのご連絡をさせていただき、
誠に申し訳ございませんでした。
その後、社内で別の観点から検討を行った結果、
全体的な導入は難しいものの、◇◇の機能に限定すれば
トライアル導入できる可能性が出てまいりました。
もしご興味があれば、以下の日程で改めて詳細をご相談させていただければ幸いです。
・〇月〇日（〇） 15:00～
・〇月〇日（〇） 10:00～
何卒よろしくお願い申し上げます。
-----------------
□□株式会社
営業部 △△
TEL: 03-xxxx-xxxx
Email: xxx@xxx.co.jp
-----------------
間違いやすいポイント
フォローアップで注意すべき点
- 実現できない約束をする：できないことを約束してしまうと、信頼関係が大きく損なわれる
- タイミングを誤る：断りのメールと同時または直後のフォローアップは、誠意が疑われる場合がある
- 具体性のない提案：「いつか機会があれば」など曖昧な表現は避け、具体的な時期や条件を提示する
まとめ：効果的な断りメールの3つの原則
ビジネスシーンにおける断りメールは、相手との関係を維持しながら誠実に対応することが重要です。
本記事で紹介した内容を踏まえ、効果的な断りメールの3つの原則をまとめます。
誠実さと透明性を保つ
断りメールでは、誠実さと透明性が最も重要です。
嘘や曖昧な表現ではなく、可能な範囲で具体的かつ正直な理由を伝えましょう。
相手も多くの場合、誠実な対応を理解してくれます。
代替案と未来の可能性を示す
単純な断りだけでなく、可能な代替案や将来の可能性を示すことで、関係性を前向きに維持できます。
完全な「No」ではなく、条件付きの「Yes」や「Not now, but later」というスタンスが効果的です。
ビジネスマナーと敬意を忘れない
どのような内容であっても、相手への敬意とビジネスマナーを忘れないことが大切です。
丁寧な言葉遣い、適切な敬語、感謝の気持ちの表現は、断りの場面でこそ重要になります。
効果的な断りメールは、短期的には難しい決断を伝えるものですが、長期的な信頼関係の構築につながるコミュニケーションです。
本記事で紹介したテンプレートやポイントを参考に、プロフェッショナルな断りメールを実践してください。
よくある質問（FAQ）
Q1: 断りメールを送るタイミングはいつがベスト？
A1: 依頼や提案を受けてから、できるだけ早く（理想的には1〜2営業日以内）に返信するのがベストです。
検討に時間がかかる場合は、一度「検討中」の旨を連絡し、その後改めて断りの連絡をするとよいでしょう。
長期間返信がないと、相手に不安や不信感を与えてしまいます。
Q2: 上司からの依頼を断るのは失礼にあたりませんか？
A2: 単純に断るのではなく、現状の課題（時間的制約、リソース不足など）を具体的に説明し、代替案を提示することで建設的な対応になります。
「できません」ではなく「どうすればできるか」の提案が重要です。
Q3: 断りメールで謝罪はどの程度すべき？
A3: 過度な謝罪は不自然で、かえって印象を悪くする場合があります。
一度、適切な表現で謝罪し、その後は前向きな代替案や将来の可能性に焦点を当てるのが効果的です。
Q4: 価格交渉を断る場合、どのような表現が適切？
A4: 単に「価格変更はできません」と伝えるのではなく、その商品・サービスの価値や他社との差別化ポイントを改めて説明し、価格に見合った価値を提示することが大切です。
また、代替案として「数量割引」「長期契約割引」などの条件付き対応を提案するのも効果的です。
Q5: クライアントからのリクエストを断った後、関係性を維持するには？
A5: 断りの後にも定期的な情報提供や関連する他の提案を行うことで、継続的な関係維持が可能です。
また、イベントや季節の挨拶などの機会を利用して、コミュニケーションを途切れさせないことも効果的です。
Q6: メールでの断りと電話での断りはどちらが適切？
A6: 案件の重要度や関係性によって異なります。
重要な案件や長期的な取引相手の場合は、電話で丁寧に説明した後、内容を確認するためのメールを送るという二段階の対応が望ましいでしょう。
一方、簡単な依頼や初期段階の提案については、詳細な理由と代替案を記載したメールでの対応も適切です。
Q7: 英語での断りメールはどのように書くべき？
A7: 英語の断りメールも基本的な構造は同じですが、日本語より直接的な表現が一般的です。
「Unfortunately, we are unable to…」「We regret to inform you that…」などの表現を使い、理由を明確に伝えます。
ただし、日本語同様、代替案の提示や今後の可能性について触れることで、前向きな印象を与えることができます。
「断り」メールの書き方は、ビジネスパーソンにとって避けて通れないスキルの一つです。
本記事で紹介したテンプレートや表現テクニックを参考に、相手との関係性を維持しながら、誠実に断る術を身につけていただければ幸いです。
また、当サイトでは「ビジネスメールの書き方」シリーズとして、他にも以下の記事を公開しています。併せてご活用ください。
※ 本記事で紹介したテンプレートは一例です。
実際の使用の際は、状況や関係性に応じてアレンジしてご活用ください。
