大雨や豪雨が発生すると、店舗や施設に直接的な被害がなくても、道路冠水、交通機関の運休、従業員の出勤困難、停電、設備点検などにより、予約どおりにサービスを提供できないことがあります。
また、店舗側は営業できても、お客様が安全に来店できないケースもあります。
そのため、
「当日の予約を中止したい」
「開店時間変更に合わせて予約時間をずらしたい」
「お客様側のキャンセル料を無料にしたい」
「振替日はまだ決まっていない」
「宿泊予約をキャンセルして返金したい」
「営業再開後の再予約を案内したい」
といった対応が必要になります。
大雨による予約変更・キャンセルのお知らせでは、変更理由を長く説明することよりも、
・どの予約が対象なのか
・変更・中止・延期のどれなのか
・キャンセル料は発生するのか
・振替は可能なのか
・返金があるのか
・お客様側に必要な手続きはあるのか
を明確に伝えることが重要です。
この記事では、大雨・豪雨の影響による予約変更・キャンセルのお知らせ文例を25例紹介します。
当日キャンセル、予約時間変更、延期、振替、無料キャンセル、返金、飲食店、美容室、病院、宿泊施設、教室など、状況別にそのまま使えるテンプレートをまとめました。
この記事でわかること
・大雨による予約変更の基本文例
・当日予約をキャンセルする場合の案内
・予約時間を変更してもらう場合のメール
・延期・振替を案内する文例
・キャンセル料を無料にする場合の伝え方
・支払い済み料金の返金案内
・飲食店・美容室・病院・宿泊施設別の文例
・営業再開後の再予約案内
大雨による臨時休業はこちらです。
→「大雨による臨時休業のお知らせ文例25選｜店舗・会社・施設向け」
営業時間変更はこちらをご覧ください。
→「大雨による営業時間変更のお知らせ文例25選｜店舗・施設向け」
営業再開後の案内はこちらです。
→「大雨後の営業再開のお知らせ文例25選｜店舗・会社・施設向け」
今すぐ使える予約変更・キャンセルのお知らせ
まずは使いやすい基本テンプレートを3つ紹介します。
当日の予約をキャンセルする場合
件名：大雨に伴う本日のご予約について
〇〇様
このたびは〇〇店をご予約いただき、誠にありがとうございます。
本日の大雨および周辺道路の状況を考慮し、お客様と従業員の安全確保のため、本日は臨時休業といたします。
誠に申し訳ございませんが、下記のご予約をキャンセルとさせていただきます。
【予約日時】〇月〇日〇時
【予約内容】〇〇
【予約番号】〇〇
今回のキャンセル料は発生いたしません。
営業再開後、振替をご希望の場合は優先的にご案内いたします。
急な変更となり、誠に申し訳ございません。
予約時間を変更してもらう場合
件名：大雨によるご予約時間変更のお願い
〇〇様
大雨の影響により、本日の開店時間を〇時へ変更することとなりました。
そのため、現在いただいているご予約時間について変更をお願いしたく、ご連絡いたしました。
【現在の予約】〇月〇日午前〇時
【変更候補】午後〇時、午後〇時
変更が難しい場合は、別日への振替または無料キャンセルを承ります。
急なお願いとなり、誠に申し訳ございません。
振替日がまだ決まっていない場合
件名：大雨の影響によるご予約延期のお知らせ
〇〇様
大雨による交通状況および施設の安全確認のため、〇月〇日のご予約を延期とさせていただきます。
現時点では振替日が決まっておりません。
営業体制が整い次第、優先的に振替候補日をご案内いたします。
現在、お客様からご連絡いただく必要はございません。
ご迷惑をおかけし、深くお詫び申し上げます。
当日の予約をキャンセルする文例
当日の来店前に休業やサービス停止が決まった場合は、できるだけ早く個別連絡します。
例文1：店舗側から当日キャンセルする
件名：大雨に伴う本日のご予約キャンセルについて
〇〇様
本日の大雨および周辺道路の状況を考慮し、〇〇店は臨時休業といたします。
このため、〇時にいただいているご予約をキャンセルとさせていただきます。
キャンセル料は発生いたしません。
ご予定を空けていただいていたなか、誠に申し訳ございません。
例文2：予約客を一斉キャンセルする
件名：大雨に伴う本日のご予約中止のお知らせ
本日ご予約のお客様各位
大雨による交通状況と安全面を考慮し、本日の営業を休止いたします。
これに伴い、本日いただいているすべてのご予約をキャンセルとさせていただきます。
キャンセル料は頂戴いたしません。
営業再開後の振替をご希望の場合は、改めてご案内いたします。
例文3：道路冠水のため中止する
件名：道路冠水に伴うご予約キャンセルについて
〇〇様
店舗周辺の道路で冠水が発生しているため、安全を最優先とし、本日のご予約をキャンセルとさせていただきます。
店舗自体には大きな被害はございませんが、ご来店はお控えください。
今回のキャンセル料は発生いたしません。
例文4：設備点検のため中止する
件名：大雨後の設備点検に伴うご予約中止のお知らせ
〇〇様
大雨発生後の設備点検を行うため、〇月〇日の営業を休止いたします。
誠に申し訳ございませんが、ご予約はキャンセルとさせていただきます。
安全確認が完了しましたら、振替予約をご案内いたします。
予約時間を変更する文例
営業は継続するものの、開店・閉店時間変更により予約時間を調整する場合です。
例文5：開店時間変更による予約変更
件名：ご予約時間変更のお願い
〇〇様
大雨の影響により、本日の開店時間を午前〇時から午後〇時へ変更いたします。
そのため、午前〇時のご予約を午後〇時以降へ変更していただきたく存じます。
下記よりご都合のよい時間をお知らせください。
・午後〇時
・午後〇時
・午後〇時
難しい場合は、別日への振替または無料キャンセルを承ります。
例文6：早じまいによる予約変更
件名：大雨によるご予約時間調整のお願い
〇〇様
大雨による交通機関への影響を考慮し、本日は午後〇時で営業を終了いたします。
そのため、午後〇時のご予約について、午後〇時へ変更いただけないかご相談申し上げます。
変更が難しい場合は、別日への振替をご案内いたします。
例文7：複数の候補時間を提示する
件名：大雨による予約日時変更のご相談
〇〇様
大雨の影響により、現在のご予約時間での対応が難しくなりました。
恐れ入りますが、以下の候補からご都合のよい日時をお知らせください。
・〇月〇日〇時
・〇月〇日〇時
・〇月〇日〇時
いずれも難しい場合は、別の候補日をご案内いたします。
例文8：予約時間を短縮する
件名：大雨の影響によるご予約内容変更について
〇〇様
本日は大雨による人員体制の変更により、通常よりサービス提供時間を短縮しております。
そのため、〇時のご予約について、通常〇分のところ〇分でのご案内となります。
ご希望に添えない場合は、別日への振替または無料キャンセルを承ります。
延期・振替を案内する文例
予約を完全に取り消すのではなく、後日に変更する場合の文例です。
例文9：別日へ振り替える
件名：大雨の影響によるご予約振替のご案内
〇〇様
大雨の影響により、〇月〇日のご予約を実施できない状況となりました。
下記の日程への振替をご提案いたします。
【現在】〇月〇日〇時
【振替候補】〇月〇日〇時
ご都合が合わない場合は、別日またはキャンセルを承ります。
例文10：振替日を後日連絡する
件名：大雨によるご予約延期のお知らせ
〇〇様
大雨発生後の安全確認のため、〇月〇日のご予約を延期とさせていただきます。
営業再開日が決まっていないため、現時点では振替日をご案内できません。
営業体制が整い次第、優先的に振替候補日をご連絡いたします。
本メールへのご返信には及びません。
例文11：顧客側で再予約してもらう
件名：ご予約キャンセルと再予約のお願い
〇〇様
大雨の影響により、〇月〇日のご予約はキャンセルとさせていただきます。
予約受付は〇月〇日〇時より再開予定です。
恐れ入りますが、受付再開後に予約サイトまたはお電話より再度ご予約ください。
キャンセル料は発生いたしません。
例文12：優先予約を案内する
件名：大雨による予約延期と優先振替について
〇〇様
大雨による臨時休業により、ご予約を延期させていただきましたことをお詫び申し上げます。
営業再開後は、休業期間中にご予約いただいていたお客様を優先してご案内いたします。
予約受付開始日時は改めてメールでお知らせいたします。
お客様側の無料キャンセルを受け付ける文例
店舗は営業していても、無理な来店を求めないようにします。
例文13：当日キャンセル無料
件名：大雨発生後のご予約キャンセルについて
ご予約のお客様各位
本日は営業しておりますが、大雨による交通状況を考慮し、ご来店が難しい場合は無理にお越しいただく必要はございません。
本日のご予約については、当日キャンセルの場合もキャンセル料を頂戴いたしません。
変更またはキャンセルをご希望の場合は、予約システムよりお手続きください。
例文14：連絡なしでもキャンセル料免除
件名：大雨に伴うキャンセル料免除について
ご予約のお客様各位
大雨による停電・通信障害・交通状況を考慮し、〇月〇日のご予約については、事前のご連絡がない場合もキャンセル料を請求いたしません。
安全を最優先にご判断ください。
後日振替をご希望の場合は、営業再開後にご連絡ください。
例文15：対象期間を設けて無料キャンセル
件名：大雨発生後の予約変更・キャンセル対応について
お客様各位
大雨の影響を考慮し、下記期間のご予約について変更・キャンセルを無料で承ります。
【対象期間】〇月〇日から〇月〇日
【対象予約】〇〇サービス
安全な移動が難しい場合は、無理にご来店なさらないようお願いいたします。
飲食店・美容室向けの文例
来店型サービスでは、営業状況と予約の扱いをセットで伝えます。
例文16：飲食店の予約をキャンセルする
件名：大雨に伴う本日のご予約について
〇〇様
このたびは〇〇店をご予約いただきありがとうございます。
大雨による交通状況を考慮し、本日は臨時休業といたします。
誠に申し訳ございませんが、〇時からのご予約はキャンセルとさせていただきます。
事前にお支払いいただいた料金がある場合は、全額返金いたします。
例文17：美容室の予約時間を変更する
件名：大雨によるご予約時間変更のお願い
〇〇様
大雨の影響による交通状況とスタッフの出勤状況により、本日は短縮営業となりました。
そのため、〇時のご予約を〇時へ変更させていただけないかご相談申し上げます。
難しい場合は、別日への振替または無料キャンセルを承ります。
例文18：営業中だが来店を急かさない
件名：本日のご予約について
〇〇様
当店は現在営業しておりますが、大雨による交通や道路状況への影響が残っております。
安全に不安がある場合は、無理にご来店なさらないでください。
予約変更・キャンセルは無料で承ります。
病院・クリニック向けの文例
診療を中止・延期する場合は、患者が次にどうすればよいかも案内します。
例文19：予約診療を中止する
件名：大雨に伴う本日の診療予約について
〇〇様
大雨による道路状況および交通機関への影響を考慮し、本日は臨時休診といたします。
このため、〇時にいただいている診療予約はキャンセルとさせていただきます。
振替日については、診療再開後に当院からご連絡いたします。
安全を最優先にお過ごしください。
例文20：一部検査だけ延期する
件名：大雨による検査予約延期のお知らせ
〇〇様
大雨の影響により、〇月〇日に予定していた〇〇検査を延期いたします。
通常診療は行っております。
新しい検査日は、診療体制が整い次第ご案内いたします。
宿泊施設向けの文例
宿泊予約では、宿泊可否、キャンセル料、返金を明確にします。
例文21：施設側から宿泊予約をキャンセルする
件名：大雨の影響によるご宿泊予約キャンセルのお知らせ
〇〇様
このたびは〇〇ホテルをご予約いただきありがとうございます。
大雨の影響により、施設周辺の道路状況および館内設備の安全確認が必要となったため、〇月〇日の営業を休止いたします。
誠に申し訳ございませんが、下記予約をキャンセルとさせていただきます。
【宿泊日】〇月〇日
【予約番号】〇〇
【人数】〇名
事前にお支払いいただいた宿泊料金は全額返金いたします。
例文22：宿泊客側の無料キャンセルを受け付ける
件名：大雨発生後の宿泊予約キャンセルについて
ご宿泊予定のお客様各位
当館は営業しておりますが、大雨による交通状況を考慮し、〇月〇日までのご宿泊については無料でキャンセルを承ります。
ご来館が難しい場合は、無理にお越しいただく必要はございません。
予約サイトまたは当館メール窓口よりお手続きください。
教室・スクール向けの文例
授業を休講したり、オンラインへ切り替えたりする場合です。
例文23：授業を休講して振り替える
件名：大雨に伴う休講と振替授業について
受講生・保護者各位
大雨による交通状況を考慮し、〇月〇日の授業は休講といたします。
休講分は、下記日程へ振り替えます。
【休講日】〇月〇日
【振替日】〇月〇日
【時間】〇時から〇時
振替日に参加できない場合は個別にご相談ください。
例文24：オンライン授業へ変更する
件名：大雨による授業形式変更のお知らせ
受講生・保護者各位
大雨による交通状況を考慮し、本日の対面授業をオンライン授業へ変更いたします。
【開始時間】〇時
【参加方法】登録済みメールアドレスへ接続先を送付
オンライン参加が難しい場合は、後日振替をご案内いたします。
営業再開後の再予約を案内する文例
休業期間中に予約を中止した顧客へ、営業再開後に連絡します。
例文25：再予約を案内する
件名：営業再開に伴う振替予約のご案内
〇〇様
大雨による臨時休業により、ご予約をキャンセルさせていただきましたことを改めてお詫び申し上げます。
営業を再開いたしましたので、休業期間中にご予約いただいていたお客様を対象に、優先的に振替予約を受け付けております。
ご希望の日程がございましたら、下記よりお知らせください。
・〇月〇日〇時
・〇月〇日〇時
・〇月〇日〇時
ご都合が合わない場合は、別日も調整いたします。
大雨による予約案内に入れる項目
顧客が次に何をすればよいか判断できるよう、必要事項を明確にします。
基本項目
1．大雨の影響による案内であること
2．予約日時
3．予約内容
4．予約番号
5．変更・中止・延期のいずれか
6．変更後の候補日時
7．キャンセル料の有無
8．返金の有無
9．振替方法
10．顧客側に必要な手続き
11．営業再開後の予約方法
「キャンセル」「延期」「振替」の違い
状況に応じて正確に使い分けます。
キャンセル
現在の予約を取り消す場合です。
本日のご予約をキャンセルとさせていただきます。
延期
実施を後日に移すものの、新しい日程が決まっていない場合です。
ご予約を延期し、新しい日程は後日ご案内いたします。
振替
具体的な別日時へ変更する場合です。
〇月〇日のご予約を〇月〇日へ振り替えます。
時間変更
同じ日で時間だけを変える場合です。
午前〇時のご予約を午後〇時へ変更させていただきます。
キャンセル料・返金の書き方
大雨によりサービスを提供できない場合は、料金の扱いを明確にします。
キャンセル料を免除する
今回のキャンセル料は発生いたしません。
当日キャンセルの場合も、キャンセル料は頂戴いたしません。
全額返金する
事前にお支払いいただいた料金は全額返金いたします。
返金時期を伝える
〇月〇日以降、順次ご利用いただいた決済方法へ返金いたします。
振替か返金を選んでもらう
別日への振替または全額返金をお選びいただけます。
予約変更・キャンセルのお知らせに使える件名
店舗側から中止する
・大雨に伴う本日のご予約について
・大雨の影響によるご予約キャンセルのお知らせ
・本日の営業休止とご予約について
・道路冠水に伴うご予約中止のお知らせ
予約時間を変更する
・大雨によるご予約時間変更のお願い
・ご予約日時変更のご相談
・開店時間変更に伴う予約調整について
・営業時間短縮に伴うご予約変更のお願い
延期・振替
・大雨によるご予約延期のお知らせ
・振替予約のご案内
・休講と振替授業について
・予約日変更のお知らせ
キャンセル料・返金
・大雨発生後の無料キャンセルについて
・キャンセル料免除のお知らせ
・ご予約キャンセルと返金のご案内
・宿泊料金返金のお知らせ
ホームページ・メール・電話・SNSの使い分け
ホームページ
全体の営業状況、対象期間、キャンセル方針を掲載します。
個別メール
予約日時、予約番号、変更候補など顧客ごとの情報を送ります。
電話・SMS
当日予約など、すぐに知らせる必要がある場合に使います。
予約システム
新規予約停止、予約枠変更、キャンセル無料などを設定します。
SNS
一斉案内として、当日の休業や予約対応を短く伝えます。
SNS例
【本日のご予約について】大雨および周辺道路の状況を考慮し、本日は臨時休業といたします。本日分のご予約はキャンセルとなり、キャンセル料は発生しません。予約済みのお客様には順次個別にご連絡しております。
大雨による予約変更を知らせる7つのポイント
当日予約は早めに連絡する
顧客がすでに移動を始めている可能性があります。
予約内容を明記する
日時、予約内容、予約番号を書きます。
店舗側の決定を明確にする
中止なのか、時間変更の相談なのか曖昧にしません。
キャンセル料の有無を書く
顧客の不安を減らせます。
返金方法を示す
事前決済済みなら、返金時期も案内します。
無理な来店を求めない
営業中でも、安全を優先してもらいます。
営業再開後の予約方法を伝える
優先振替や再予約の受付開始日を案内します。
避けたいNG例
NG例1：「予約はキャンセルです」だけ
NG
大雨なので予約はキャンセルです。
改善例
大雨による周辺道路の状況を考慮し、本日は臨時休業といたします。〇時のご予約はキャンセルとし、キャンセル料は発生いたしません。
NG例2：キャンセル料が不明
顧客が料金を心配するため、必ず明記します。
NG例3：振替日を一方的に決める
NG
〇月〇日に変更しました。
改善例
〇月〇日への振替をご提案しております。難しい場合は別日をご案内いたします。
NG例4：営業中だから来店を促す
交通や道路状況が危険な場合は、無理な来店を求めません。
NG例5：返金時期を書かない
返金に時間がかかる場合は目安を伝えます。
NG例6：一斉告知だけで済ませる
当日予約など直接影響する顧客には、可能な範囲で個別にも連絡しましょう。
よくある質問
Q1．大雨で店舗を休業する場合、予約はどうなりますか？
店舗側からサービスを提供できない場合は、キャンセル・延期・振替のいずれかを案内します。
Q2．営業していても無料キャンセルを受け付けてよいですか？
道路・交通状況に影響がある場合は、無料変更・キャンセルを案内する方法があります。
Q3．振替日が決まっていない場合は？
営業再開後、振替候補日を改めてご案内いたします。
と伝えます。
Q4．メールへの返信を求めてもよいですか？
時間変更の候補を選んでもらう場合などは返信を依頼できます。
完全キャンセルで手続き不要なら、返信不要と伝えられます。
Q5．電話がつながらない場合は？
メール、SMS、予約システム通知などを併用します。
Q6．事前決済済みの場合は？
返金または振替の扱いを明確に伝えます。
具体的な対応は予約条件・決済方法に沿って判断してください。
Q7．宿泊施設が営業中でも無料キャンセルできますか？
施設側の方針として、交通状況等を考慮した無料キャンセル期間を設ける方法があります。
Q8．営業再開後は元の予約客を優先してもよいですか？
休業によって利用できなかった顧客へ優先枠を設ける方法があります。
Q9．キャンセル料免除の対象期間は書いた方がよいですか？
はい。
〇月〇日から〇月〇日までなど、対象を明記すると分かりやすくなります。
Q10．SNSだけで予約キャンセルを知らせてもよいですか？
一斉案内としては有効ですが、予約済みの顧客には可能な範囲で個別にも連絡しましょう。
まとめ
大雨による予約変更・キャンセルのお知らせでは、単に「予約を変更します」と伝えるだけでなく、予約がどうなるのか、お客様が何をすればよいのかを明確にすることが重要です。
特に、次のポイントを押さえましょう。
・当日の予約は早めに連絡する
・予約日時、内容、予約番号を明記する
・キャンセル、延期、振替を正確に使い分ける
・時間変更では複数候補を提示する
・キャンセル料の有無を明確にする
・支払い済みなら返金方法を案内する
・営業中でも無理な来店を求めない
・営業再開後の再予約方法を伝える
・メール・電話・SMSを併用する
・予約客には可能な範囲で直接連絡する
基本的な文面は、次のようにまとめられます。
本日の大雨および周辺道路の状況を考慮し、臨時休業といたします。誠に申し訳ございませんが、〇月〇日〇時のご予約はキャンセルとさせていただきます。今回のキャンセル料は発生いたしません。
振替日が決まっていない場合は、
営業再開後、振替候補日を改めてご案内いたします。
と伝えましょう。
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