営業報告書は、日々の商談内容や成果を簡潔かつ正確に伝えるために欠かせない書類です。
しかし、何を書けばいいのか迷ったり、上司に求められている情報が的確に伝わっているか不安に感じたりする方も多いのではないでしょうか。
特に、新規案件の報告や週次報告、商談の経過報告など、状況に応じた適切な報告形式の選択に悩むケースが増えています。
本記事では、すぐに使える具体的なテンプレートと、効果的な報告書の作成方法を詳しく解説します。
新人営業マンはもちろん、中堅営業マンの方にとっても、より質の高い報告書作成のヒントとなる内容をご紹介します。
この記事でわかること
- 商談段階別の具体的な報告書テンプレート集
- 上司や関係者に確実に伝わる文章の書き方
- 数値データを効果的に活用した説得力のある報告方法
- 業種・商材別の報告書カスタマイズ方法
- 報告書作成時の具体的な注意点と改善方法
営業報告書の基本テンプレートと実践的な作成方法を徹底解説。
効率的な情報共有と成果につながる報告書の作り方が身につきます。
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すぐに使える営業報告書テンプレート集
営業現場ですぐに活用できる実践的なテンプレートをご紹介します。
状況に応じて適切なフォーマットを選択し、必要に応じてカスタマイズすることで、効率的な報告が可能になります。
各テンプレートは実際の営業現場での使用実績に基づいて作成されており、必要な情報を漏れなく記載できる構成となっています。
新規商談報告のテンプレート
初回の商談内容を正確に伝えることは、その後の営業戦略を決める重要な要素となります。
適切な情報共有により、組織的なサポートを得やすく、効果的なアプローチが可能になります。
また、初期段階での詳細な報告は、案件の進捗管理にも役立ちます。
基本テンプレート例
件名：新規商談報告：○○株式会社様 製品A導入検討
日時：20XX年X月X日 14:00-15:00
場所：先方本社会議室
参加者：
- 先方：営業部長 山田様、システム部課長 鈴木様
- 当社：営業部 佐藤、SE部 田中
■商談内容
1. 現状の課題
- 既存システムの保守期限到来（20XX年末）
- 処理速度の低下による業務効率悪化
- 月次レポート作成に平均20時間要している
2. 要望事項
- 導入費用：予算3,000万円以内
- 導入期間：半年以内
- カスタマイズ対応の可否
3. 次回アクション
- 製品デモの実施（来週火曜予定）
- 概算見積りの提示
- 導入事例資料の送付■新規商談報告作成のポイント
- 参加者は役職・権限レベルまで正確に記載
- 顧客の課題を定量的な数値で具体化
- 予算・導入時期は可能な限り詳細に把握
- 次回アクションは具体的な日程を設定
- 要検討事項は優先度を付けて明記
テンプレートの活用にあたっては、業種や案件規模に応じた調整が重要です。
特に予算や導入時期などの具体的な数値情報は、可能な限り詳細に記載することで、より効果的な提案活動につながります。
また、決定事項と保留事項を明確に区別することで、次回の商談に向けた準備がスムーズになります。
週次活動報告のテンプレート
週単位での活動実績と今後の計画を整理することで、上司との効率的な情報共有が可能になります。
数値実績を含めた具体的な記載により、活動の成果と課題が明確になり、適切な支援やアドバイスを得やすくなります。
基本テンプレート例
■週次活動報告（20XX年X月X週）
1. 実績サマリー
受注金額：300万円（目標比120%）
新規商談数：5件（目標比100%）
商談創出数：3件（目標比60%）
月間予測：2,000万円（達成率見込85%）
2. 主要案件状況
①A社様 基幹システム更改案件
- 商談フェーズ：見積提示済
- 受注確度：80%
- 想定受注額：2,000万円
- 次回アクション：3/15最終見積提示
②B社様 クラウド移行案件
- 商談フェーズ：要件定義中
- 受注確度：60%
- 想定受注額：1,500万円
- 次回アクション：3/18技術検証結果報告
3. 来週の重点取組
- A社様最終見積提示・商談クロージング
- C社様製品デモ実施
- 新規開拓3件のアポ取得■週次報告作成のポイント
- 数値実績は必ず目標比を記載
- 重要案件は受注確度を具体的に表現
- 来週のアクションは優先順位付けで記載
- 懸念事項は早期に共有
- 支援要請は具体的に明記
本テンプレートは、週次での活動状況を効率的に共有するための最小限の項目で構成されています。
部門や案件特性に応じて、KPIの種類や詳細度を調整することで、より効果的な報告が可能になります。
商談経過報告のテンプレート
継続的な商談の進捗報告では、前回からの変化と今後の展望を明確に示すことが重要です。
変更点や新たな課題を簡潔に伝えることで、必要なサポートを適切なタイミングで得ることができます。
基本テンプレート例
件名：商談経過報告：○○商事様 システム更改案件
■状況サマリー
フェーズ：技術検証フェーズ
受注確度：70%（前回60%から上昇）
想定売上：5,000万円
想定利益：1,500万円（利益率30%）
■前回からの進捗
1. 技術検証結果
- 処理速度：目標値クリア（従来比150%）
- データ移行：一部課題あり
- セキュリティ要件：対応可能
2. 新たに判明した課題
- 既存システムとの連携方式の検討
- 運用体制の構築が必要
■今後の進め方
1. 優先対応事項
- データ移行方式の再検討
- 運用体制案の作成
2. スケジュール
- 4月：移行方式確定
- 5月：最終見積提示
- 6月：契約締結目標■経過報告のポイント
- 受注確度の変化を必ず明記
- 新たな課題は具体的に記載
- 数値情報は前回比較で記載
- スケジュールは具体的な期限で明示
- 必要なサポート事項を明確に記載
経過報告では、特に状況の変化と対応方針を明確に示すことが重要です。
上記テンプレートをベースに、案件の規模や複雑さに応じて、必要な項目を追加することで、より効果的な報告が可能になります。
商談段階別の効果的な報告方法
営業活動の各段階で求められる報告内容は大きく異なります。
ここでは、商談の進捗状況に応じた効果的な報告方法を解説します。
適切な情報提供により、上司や関係者からタイムリーなサポートを得ることができます。
案件発掘段階での報告ポイント
案件発掘段階での報告は、その後の営業戦略立案の基礎となります。
顧客の課題やニーズを具体的に記載することで、組織として効果的なアプローチ方法を検討することができます。
また、予算や決裁プロセスなどの初期情報を的確に把握することで、案件の優先順位付けが可能になります。
■重要ポイント
- 経営課題とその背景を具体的に記載
- 予算規模と決裁プロセスを明確化
- 競合状況を詳細に分析
- キーパーソンの役割と影響力を把握
- 案件スケジュールの見通しを提示
これらの情報は、案件の初期評価と戦略立案に不可欠です。
特に新規顧客の場合は、業界動向や過去の取引履歴なども含めて、できるだけ詳細な情報収集を心がけましょう。
提案・見積段階での報告ポイント
提案活動の進捗と顧客の反応を正確に記録することは、提案内容の改善と受注確度の向上につながります。
特に価格に関する情報や競合との比較は、具体的な数値を用いて報告することが重要です。
■主要な報告項目
- 提案書の主要ポイントと反応
- 見積条件と価格戦略の詳細
- 競合他社との差別化要因
- 技術要件と対応状況の確認
- 契約条件の課題と対策案
提案段階では、特に価格と機能面での競争力を明確に示すことで、組織的な支援体制を構築しやすくなります。
必要に応じて代替案や選択肢も併せて報告しましょう。
クロージング段階での報告ポイント
成約に向けた最終段階では、想定されるリスクと対策を具体的に示すことが重要です。
特に契約条件や納期に関する事項は、確実な合意形成が必要です。
また、決裁プロセスの進捗状況も詳細に報告することで、確実なクロージングにつなげることができます。
■重要確認事項
- 最終決裁者の意向確認状況
- 契約条件の合意事項リスト
- 納期・支払条件の詳細
- 想定されるリスクと対策
- クロージングスケジュール
最終段階では特に、社内承認プロセスの進捗状況も含めて報告することで、確実な受注につなげることができます。
必要なサポートは具体的に要請しましょう。
受注後のフォローアップ報告
案件の成約後も、導入や運用開始に向けた適切な報告が必要です。
特に大規模案件の場合は、プロジェクト管理の視点を含めた報告が重要になります。
継続的な取引拡大につなげるためにも、きめ細かなフォローアップ報告を心がけましょう。
営業報告書の基本的な書き方
効果的な報告書作成には、基本的なルールとテクニックの理解が不可欠です。
ここでは、読み手を意識した報告書の作成方法について解説します。
これらの基本を押さえることで、より説得力のある報告書を作成することができます。
報告書の基本構成
報告書の構成は、読み手が必要な情報を素早く把握できるように工夫することが重要です。
特に忙しい上司や関係者に対しては、結論を先に示し、その後に詳細な説明を加える形式が効果的です。
また、視認性を考慮した情報の配置も、報告書の質を高める重要な要素となります。
■基本構成の重要ポイント
- 結論・重要事項を冒頭に記載
- 時系列や優先度で情報を整理
- 見出しを効果的に活用
- 箇条書きとパラグラフを使い分け
- 参考資料は別添付を基本とする
報告書の基本構成は、案件の特性や組織の方針に応じてカスタマイズすることが可能です。
ただし、重要な情報の優先的な記載という原則は、どのような場合でも守るようにしましょう。
効果的な文章表現のポイント
営業報告書では、簡潔かつ正確な情報伝達が求められます。
主観的な表現を避け、具体的な事実や数値を用いた客観的な記載を心がけることで、報告書の信頼性が高まります。
また、専門用語の使用は必要最小限に抑えることで、より広い読者層に理解されやすい内容となります。
■文章作成の基本ルール
- 一文を30文字程度に抑える
- 数値データを積極的に活用
- 客観的な表現を優先する
- 時系列を意識して展開する
- 結論を明確に示す
効果的な文章表現は、日々の練習と上司からのフィードバックを通じて、徐々に身についていきます。
特に重要な報告書は、提出前に必ず見直しを行うようにしましょう。
データの効果的な示し方
数値データは、営業報告書の説得力を高める重要な要素です。
ただし、単なる数字の羅列ではなく、比較や分析を加えることで、より有意義な情報として活用することができます。
グラフや表を効果的に用いることで、データの持つ意味をより分かりやすく伝えることができます。
■データ表現のポイント
- 前年比・目標比を必ず記載
- グラフは種類を適切に選択
- 重要な数値は強調表示
- トレンドを視覚的に表現
- 異常値には説明を付記
データの示し方は、報告書の目的や読み手の関心に応じて工夫することが重要です。
特に経営層向けの報告では、経営指標との関連性を意識した表現を心がけましょう。
報告書のレビューと改善
作成した報告書は、提出前に必ず内容の確認とブラッシュアップを行いましょう。
特に数値の正確性や論理展開の妥当性については、客観的な視点でチェックすることが重要です。
また、定期的に上司からフィードバックを受けることで、報告書の質を継続的に向上させることができます。
業種・商材別の報告書例
営業活動の内容は、業種や商材によって大きく異なります。
ここでは、代表的な業種・商材別の報告書例を紹介します。
これらのテンプレートを基に、自社の商材や顧客特性に合わせてカスタマイズすることで、より効果的な報告が可能になります。
システム開発案件の報告書
システム開発案件では、技術要件と業務要件の両面からの報告が重要です。
また、プロジェクトの進捗管理や課題管理など、長期的な視点での報告が必要となります。
特に予算やスケジュールの管理は、経営層の関心も高い項目となります。
システム開発案件テンプレート例
■案件概要
案件名：○○社 基幹システム刷新プロジェクト
予算規模：1億円
期間：12ヶ月
商談フェーズ：要件定義
■進捗状況
要件定義：80%完了（計画比-5%）
- 残課題：業務フロー確認、運用設計
予算消化：40%（計画比-3%）
- 原価率：68%（計画値70%）
■技術検証状況
1. パフォーマンス要件
- バッチ処理：目標達成（処理時間1/3に短縮）
- オンライン処理：90%達成（レスポンス0.5秒）
2. セキュリティ要件
- アクセス制御：対応済
- 暗号化：検証中（来週完了予定）
■リスク・課題
1. スケジュール遅延リスク
- 影響：本番リリース1ヶ月遅延の可能性
- 対策：追加要員2名投入を検討中
2. 技術的課題
- データ移行の完全性確保
- 既存システムとの接続テスト■システム案件報告のポイント
- 進捗率は定量的に表現する
- 技術課題は具体的に明記
- コストの見通しを常に更新
- リスクは早期に共有する
- 対策案を必ず提示する
システム開発案件の報告書は、プロジェクトの複雑さに応じて項目を追加することが可能です。
特に大規模案件では、ステークホルダー管理の視点も重要となります。
製品販売案件の報告書
製品販売では、競合状況や価格競争力の分析が重要です。
また、導入効果の定量的な提示により、顧客の投資判断を後押しすることができます。
特に新規顧客向けの提案では、自社製品の優位性を明確に示すことが求められます。
製品販売案件テンプレート例
■案件概要
商品：産業用ロボット○○シリーズ
数量：10台
売上見込：5,000万円
受注予定：20XX年6月
■競合状況分析
1. 競合製品比較
- A社製品：価格-10%、性能-15%
- B社製品：価格+5%、性能+10%
2. 当社優位性
- 24時間保守体制の完備
- 国内導入実績200社以上
- カスタマイズ対応力
■投資対効果試算
1. 生産性向上効果
- 作業時間：30%削減
- 不良率：50%削減
- 人件費：年間2,000万円削減
2. 投資回収見通し
- 初期投資：5,000万円
- 年間削減効果：3,000万円
- 投資回収期間：1.7年■製品販売報告のポイント
- 競合比較は具体的な数値で
- 導入効果を定量的に提示
- 顧客のメリットを明確化
- 投資回収の見通しを示す
- 保守体制も含めた提案を行う
製品販売の報告では、特に数値による客観的な評価が重要です。
競合分析と投資対効果の試算は、可能な限り詳細に行いましょう。
サービス契約案件の報告書
サービス契約では、継続的な取引を前提とした報告が必要です。
特に契約条件や長期的なメリットの説明が重要となり、顧客満足度の維持・向上に向けた具体的な施策も含める必要があります。
サービス契約テンプレート例
■契約概要
サービス名：○○保守サービス
契約期間：5年間
年間契約額：1,200万円
利益率：25%
■サービス内容詳細
1. 基本サービス
- 24時間365日監視
- 月次定期点検（12回/年）
- 緊急対応（2時間以内）
2. オプションサービス
- データバックアップ（週次）
- 運用状況レポート（月次）
- 技術者常駐（月5日）
■収支計画
1. 年間収入
- 基本料：1,000万円
- オプション：200万円
- 追加対応：100万円（見込み）
2. 年間コスト
- 人件費：500万円
- 経費：300万円
- 外注費：100万円■サービス契約報告のポイント
- 契約条件は詳細に記載
- 収支見通しを明確に示す
- SLA基準を具体的に提示
- 付加価値サービスを提案
- 長期的な関係構築を意識
サービス契約の報告では、継続的な収益性と顧客満足度の両立が重要です。
定期的なサービスレビューの実施も盛り込むことで、より充実した報告となります。
数値データの効果的な記載方法
営業活動の成果を説得力を持って伝えるためには、数値データの適切な活用が不可欠です。
ここでは、報告書における数値データの効果的な記載方法について解説します。
正確な数値管理により、案件の進捗状況や成果を客観的に示すことができます。
売上・利益の報告方法
収益状況を明確に伝えるためには、単なる数値の羅列ではなく、目標達成度や将来予測を含めた包括的な報告が必要です。
特に経営層向けの報告では、経営指標との関連性を意識した表現が重要となります。
売上・利益報告例
■売上実績（4月期）
受注総額：2.5億円（目標比115%）
- 新規案件：1.2億円（前年比130%）
- 既存顧客：1.3億円（前年比105%）
■利益状況
粗利益：7,500万円（利益率30%）
- 新規案件：3,000万円（利益率25%）
- 既存顧客：4,500万円（利益率35%）
■今後の見通し
受注見込み：3.0億円
- 確度80%以上：1.8億円
- 確度50-79%：1.2億円■収益報告のポイント
- 目標達成率を必ず記載
- 前年同期比を示す
- 新規・既存の内訳を明示
- 利益率の変動要因を説明
- 将来予測は根拠を添える
収益データの報告は、組織の経営判断に直結する重要な情報です。
定期的な更新と正確性の確保を心がけましょう。
活動量の数値化
営業活動の量と質を適切に数値化することで、パフォーマンスの可視化が可能になります。
また、効率性の分析や改善点の特定にも役立ちます。
活動量報告例
■活動実績（4月度）
商談件数：35件（目標比117%）
- 新規顧客：15件
- 既存顧客：20件
■商談進捗状況
成約率：28%（前月比+5pt）
- 新規顧客：20%
- 既存顧客：35%
■顧客接点分析
提案書作成：12件
見積提示：8件
製品デモ：5件■活動量報告のポイント
- 定量的な目標を設定する
- 前月比・前年比を記載
- 新規・既存を区分する
- 質的な評価も加える
- 改善点を具体的に示す
活動量の数値化は、営業活動の効率化と改善に直結します。
特に若手営業担当者の育成においては、重要な指標となります。
報告書作成時の注意点と改善方法
効果的な報告書作成のためには、適切なタイミングでの提出と内容の質の確保が重要です。
ここでは、報告書作成時の具体的な注意点と、よくある課題の改善方法について解説します。
これらの点に注意することで、より価値のある報告書を作成することができます。
報告書の提出タイミング
適切なタイミングでの報告は、組織の意思決定や案件支援に大きく影響します。
特に重要案件や緊急性の高い情報については、臨機応変な対応が求められます。
定期報告と臨時報告を適切に使い分けることで、効果的な情報共有が可能になります。
タイミング別報告例
■定期報告
1. 日次報告
- 提出期限：当日17時まで
- 対象：商談実施内容、受注情報
2. 週次報告
- 提出期限：金曜17時まで
- 対象：週間実績、来週計画
3. 月次報告
- 提出期限：翌月3営業日まで
- 対象：月間実績、KPI分析■報告タイミングのポイント
- 締切時間を厳守する
- 重要案件は即時報告
- 定期報告は習慣化する
- 緊急度に応じて判断
- 事前報告も積極的に活用
報告のタイミングは、組織の方針や案件の特性に応じて適切に設定することが重要です。
特に上位者の予定も考慮した報告計画を立てましょう。
報告内容の精度向上
正確な情報提供と分析の質を高めることは、報告書の信頼性向上につながります。
特に数値データについては、細心の注意を払って確認する必要があります。
また、情報の更新や分析の妥当性についても、定期的なチェックが重要です。
■報告書チェックリスト
- 数値の正確性確認
- 前回報告との整合性
- 分析内容の妥当性
- 予測根拠の明確さ
- 情報源の信頼性
定期的なデータの検証と更新により、より信頼性の高い報告書作成が可能になります。
特に重要な意思決定に関わる情報は、複数回のチェックを行いましょう。
共通的な改善ポイント
報告書の質を継続的に向上させるためには、定期的な振り返りと改善が重要です。
特に上司からのフィードバックは、改善のための貴重な機会となります。
また、他のメンバーの優良事例を参考にすることで、より効果的な報告書作成が可能になります。
■改善のためのアクション
- 上司の指摘を記録する
- 好事例を積極的に収集
- 定期的な振り返り実施
- フォーマットの見直し
- チーム内で知見を共有
報告書の改善は、日々の小さな工夫の積み重ねが重要です。
特に若手社員は、先輩社員の報告書を参考にすることで、効果的な改善が可能になります。
まとめ
営業報告書は、単なる活動記録ではなく、営業活動を効果的に進めるための重要なコミュニケーションツールです。
本記事で解説した状況に応じたテンプレートの選択、商談段階ごとの重要ポイント、具体的な数値データによる客観的な状況説明、そして業種・商材特性を考慮した報告内容の最適化など、これらの要素を適切に組み合わせることで、より効果的な報告書作成が可能になります。
特に報告書作成時は、結論や重要事項を冒頭に明記し、客観的な数値データを効果的に活用することを心がけましょう。
また、課題と対策を具体的に示すことで、上司や関係者からの適切なサポートを得やすくなります。
営業報告書の質を高めるためには、日々の実践と改善の積み重ねが重要です。
本記事で紹介したテンプレートやポイントを参考に、自身の報告スキルを継続的に向上させることで、より効果的な営業活動につなげることができます。
組織のルールを遵守しながら、読み手を意識した分かりやすい報告書作成を心がけ、営業成果の最大化を目指しましょう。
関連記事（報告書関連）
- 部下の報告書添削ガイド｜管理職のための具体的な指導方法
- 報告書でよくある修正指示と具体的な改善例30選【上司が教える】
- プロジェクト報告書の書き方｜進捗／完了報告に使えるテンプレート集
- トラブル報告書の書き方｜クレーム対応からミス報告まで状況別テンプレート集
- 報告書の書き方｜すぐ使えるテンプレート付き【現場で使える完全版】
よくある質問（FAQ）
営業報告書作成に関する疑問や課題について、よくある質問とその回答をまとめました。
実践的なアドバイスとして活用ください。
Q1：報告書の文章が長くなりがちですが、どうすれば簡潔にまとめられますか？
A：重要な情報を3つに絞り、各項目を3行以内で記載することを意識してください。
また、箇条書きを活用し、数値データを効果的に使用することで、簡潔な表現が可能になります。
Q2：商談の進捗度合いはどのように表現すべきですか？
A：「受注確度○○%」という具体的な数値と、その根拠となる客観的な状況を併記してください。
例えば「受注確度70%：予算確保済み、決裁者の内諾取得」といった形式です。
Q3：上司から「数字が足りない」と指摘されます。どの数値を報告すべきですか？
A：基本の三点として、「売上見込額」「利益率」「受注時期」を必ず記載してください。
さらに、前年比や市場シェアなど、案件の重要性を示す数値も追加するとよいでしょう。
Q4：複数の案件を同時に進行する場合、どのように報告すべきですか？
A：受注確度と金額を軸に優先順位付けを行い、重要案件から記載します。
また、一覧性のある表形式を活用することで、複数案件の状況を効率的に報告できます。
Q5：報告書作成の時間を短縮するコツはありますか？
A：テンプレートを活用し、商談直後にその場で要点をメモする習慣をつけましょう。
また、スマートフォンのメモ機能や音声メモを活用することで、効率的な情報収集が可能です。
以上のFAQを参考に、より効果的な報告書作成を心がけてください。
また、不明点がある場合は、上司や先輩社員に積極的に相談することをお勧めします。
