「サービス終了をどう伝えれば、顧客の理解を得られるだろうか？」
「炎上や訴訟リスクを避けたい…」
「誠意が伝わる通知文のテンプレートが欲しい」
サービスや製品の終了通知は、書き方ひとつで顧客との信頼関係が大きく変わります。
不適切な表現は炎上や訴訟リスクにつながり、企業の評判を損なう可能性があります。
この記事はこんな人向け
- サービス・製品終了のお知らせを作成する担当者
- 顧客への誠実な伝え方を知りたいビジネスパーソン
- 法的リスクを回避した通知文のテンプレートを探している方
この記事では、トラブルを防ぐサービス終了通知の書き方から、BtoB・BtoC別の文例15選、法的注意点と代替案の提示方法まで、実務で即活用できる内容を網羅的に解説します。
1. サービス終了通知が重要な3つの理由
サービス終了の通知は、単なる事務連絡以上の戦略的意味を持ちます。
⚖️ 法的リスクの回避
契約期間中のサービス終了は、消費者契約法や特定商取引法に抵触するリスクがあります。
適切な通知期間、返金対応、データ移行など、法的要件を満たした通知が必須です。
🤝 顧客との信頼関係の維持
サービス終了は顧客にとって不利益な出来事です。
しかし、誠実な説明と代替案の提示により、「最後まで顧客を大切にする企業」という印象を残すことができます。
これが将来的な再取引や口コミにも影響します。
🔄 代替サービスへのスムーズな移行
適切な移行期間と手順の提示により、顧客の混乱を最小限に抑え、他サービスへの円滑な移行をサポートできます。
データエクスポート機能や移行ガイドの提供は、顧客満足度を大きく左右します。
不適切な通知は企業の評判を傷つけます。次章で正しい書き方の鉄則を確認しましょう。
👉 値上げ・価格改定のお知らせ文例15選
👉 値下げ・価格改定のお知らせ文例20選
2. サービス終了通知の鉄則5項目
トラブルを防ぐサービス終了通知の基本ルールです。
✅ 1. 結論を最初に明示する
「いつ終了するか」を冒頭で明確に伝えるのが鉄則です。
曖昧な表現や遠回しな言い方は避け、終了日を最初の文で示しましょう。
✅ 2. 終了理由を誠実に説明する
「諸般の事情により」といった曖昧な表現はNG。
具体的かつ誠実な理由を説明することで、顧客の納得感が高まります。
ただし、過度に詳細な内部事情は避けます。
✅ 3. 顧客への影響を具体的に示す
「何がどうなるのか」を明確に。
データはどうなる？契約はどう処理される？返金は？ といった顧客の疑問に先回りして答えましょう。
✅ 4. 代替案・移行手順を提示する
サービス終了で終わらせず、次のステップを明示します。
代替サービスの紹介、データエクスポート方法、移行ガイドなど、顧客が困らない情報を提供しましょう。
✅ 5. 問い合わせ窓口を明記する
不明点や不安がある顧客のために、専用の問い合わせ窓口を用意し、連絡先を明記します。
サポート体制の強化も検討しましょう。
3. 【シーン別】サービス終了通知の文例15選
🟡 A. SaaS・Webサービスの終了（3例）
【例文1】無料サービスの終了
使える場面：無料提供していたWebサービス・アプリの終了
センシティブ度：🟡 中センシ
件名：【重要】〇〇サービス終了のお知らせ
〇〇サービスをご利用いただいている皆様へ
平素より〇〇サービスをご利用いただき、誠にありがとうございます。
このたび、誠に勝手ながら、〇〇サービスを2025年12月31日(水)をもって終了させていただくことになりました。
【終了日時】
2025年12月31日(水) 23:59
【終了理由】
サービス開始から5年が経過し、技術環境の変化により、現在の品質を維持したままサービスを継続することが困難になったためです。これまでご愛顧いただいた皆様には、深くお詫び申し上げます。
【お客様へのお願い】
⚠️ ご登録データは2025年12月31日をもってすべて削除されます
⚠️ 必要なデータは終了日までにエクスポート機能をご利用ください
⚠️ エクスポート方法は下記ガイドをご覧ください
[データエクスポートガイドURL]
【代替サービスのご案内】
類似サービスとして、以下をご検討ください：
・サービスA（当社提携先）：初回3か月無料
・サービスB：〇〇サービスからのデータ移行ツールあり
【お問い合わせ】
ご不明点がございましたら、下記までお問い合わせください。
専用サポート窓口：support@example.com
受付時間：平日10:00〜18:00（12月31日まで）
長らくご愛顧いただき、誠にありがとうございました。
皆様のご理解とご協力をお願い申し上げます。
株式会社〇〇
〇〇サービス運営チーム
ポイント：
- 終了日時を冒頭で明示し、見落としを防ぐ
- 技術的理由を具体的に説明し、納得感を高める
- データエクスポート方法を詳細に案内
- 代替サービスを複数提示し、選択肢を与える
具体運用前に利用規約・契約内容をご確認ください
【例文2】有料サブスクリプションの終了（返金あり）
使える場面：月額課金サービスの終了、返金対応あり
センシティブ度：🟠 高センシ
件名：【重要】〇〇プレミアムサービス終了と返金のご案内
〇〇プレミアム会員の皆様
いつも〇〇プレミアムをご利用いただき、誠にありがとうございます。
このたび、誠に勝手ながら、〇〇プレミアムサービスを2025年11月30日(日)をもって終了させていただくことになりました。
【サービス終了日】
2025年11月30日(日) 23:59
【終了理由】
事業戦略の見直しにより、本サービスを新サービス「〇〇プラス」に統合することになりました。突然のご案内となり、ご利用中の皆様には多大なるご迷惑をおかけしますこと、深くお詫び申し上げます。
【返金について】
■ 対象者
2025年11月30日時点で有効な契約をお持ちの方
■ 返金額
未利用期間分の月額料金を日割り計算して返金いたします
■ 返金方法
ご登録のクレジットカード/銀行口座へ自動返金
※返金時期：2025年12月中旬予定
■ 返金額の確認
マイページにて返金予定額をご確認いただけます
【データの取り扱い】
・アカウント情報：2026年1月31日まで保管後削除
・コンテンツデータ：2025年11月30日までにダウンロード可能
・ダウンロード方法：マイページ＞データ管理＞一括ダウンロード
【新サービスへの移行特典】
〇〇プレミアム会員様限定で、新サービス「〇〇プラス」を特別価格でご案内いたします。
・通常月額2,980円 → 特別価格1,980円（6か月間）
・データ自動移行サービス無料
・詳細：[移行案内URL]
【お問い合わせ窓口】
専用ダイヤル：0120-XXX-XXX（通話無料）
受付時間：平日9:00〜20:00、土日祝10:00〜18:00
メール：premium-support@example.com
長年にわたりご愛顧いただきましたこと、心より感謝申し上げます。
今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。
株式会社〇〇
〇〇プレミアムサービス運営事務局
ポイント：
- 返金の詳細を明確に提示し、金銭的不安を解消
- データ保管期間を明記し、余裕を持たせる
- 新サービスへの移行特典で顧客を維持
- 専用窓口を設置し、サポート体制を強化
法的影響があるため、専門家への確認を推奨します
【例文3】機能の一部廃止
使える場面：サービス全体ではなく特定機能のみ終了
センシティブ度：🟡 中センシ
件名：【重要】〇〇機能廃止のお知らせ
〇〇サービスをご利用の皆様へ
平素より〇〇サービスをご利用いただき、誠にありがとうございます。
このたび、〇〇サービス内の「△△機能」を2025年10月31日(金)をもって廃止させていただくことになりました。
【廃止する機能】
△△機能（データ自動分析機能）
【廃止日】
2025年10月31日(金)
【廃止理由】
当機能の利用率が全体の5%未満となり、システムメンテナンスコストに見合わないため、廃止を決定いたしました。一方で、より多くのお客様にご利用いただいている「□□機能」の強化に経営資源を集中させていただきます。
【サービス全体への影響】
✅ 他の機能は通常どおりご利用いただけます
✅ 月額料金は据え置きです
✅ □□機能を10月より大幅強化いたします
【△△機能をご利用中のお客様へ】
代替手段として、以下をご検討ください：
1. 手動分析機能（無料）
当社サービス内の基本機能で対応可能です
操作ガイド：[URL]
2. 外部連携サービス（有料）
API連携により同等機能を提供
連携設定ガイド：[URL]
3. CSVエクスポート
データを出力し、Excelなどで分析可能
【お問い合わせ】
ご不明点がございましたら、下記までお問い合わせください。
サポート窓口：support@example.com
ご不便をおかけいたしますが、何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。
株式会社〇〇
〇〇サービス運営チーム
ポイント：
- サービス全体は継続することを明記し、安心感を提供
- 廃止理由を数値で示し、納得感を高める
- 複数の代替手段を提示し、選択肢を与える
- 料金据え置きと他機能強化で顧客満足を維持
具体運用前に利用規約をご確認ください
🟠 B. 製品・保守サポートの終了（3例）
【例文4】製造終了（EOL）通知
使える場面：製品の製造・販売終了
センシティブ度：🟠 高センシ
件名：製品製造終了（EOL）のお知らせ
お客様各位
平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
株式会社〇〇の△△でございます。
このたび、下記製品につきまして、製造を終了（EOL：End of Life）させていただくことになりました。
【製造終了製品】
・製品名：〇〇シリーズ モデルABC
・型番：ABC-12345
【製造終了日】
2025年12月31日（最終受注日：2025年11月30日）
【終了理由】
本製品の主要部品が生産終了となり、代替部品での製造が技術的に困難なため、やむを得ず製造を終了させていただくことになりました。
【今後のスケジュール】
■ 2025年11月30日
・新規受注の最終日
・在庫限りでの販売となります
■ 2025年12月31日
・製造完全終了
■ 2030年12月31日
・保守サービス終了予定
・修理用部品の保有期限
【後継製品のご案内】
後継製品として「〇〇シリーズ モデルXYZ」をご用意しております。
【主な改善点】
✅ 処理速度30%向上
✅ 消費電力20%削減
✅ 現行モデルとの互換性あり
【特別移行価格】
現行モデルご利用のお客様限定で、後継製品を特別価格でご提供いたします。
・通常価格：150,000円
・特別価格：120,000円（20%OFF）
・適用期間：2025年12月31日ご注文分まで
【保守サービスについて】
製造終了後も、保守サービスは2030年12月31日まで継続いたします。
・修理対応：部品在庫がある限り対応
・技術サポート：電話・メールにて継続提供
【お問い合わせ】
ご不明点やご相談がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
営業担当：△△
TEL：XXX-XXXX-XXXX
Email：sales@example.com
長年にわたりご愛顧いただきましたこと、心より感謝申し上げます。
今後とも変わらぬご愛顧を賜りますよう、お願い申し上げます。
株式会社〇〇
営業部
ポイント：
- EOL（End of Life）という業界用語を使用し、BtoB向けに明確化
- 保守サービス継続期間を明示し、既存顧客の不安を解消
- 後継製品への移行を優遇価格で促進
- スケジュールを段階的に提示し、計画的な対応を可能に
具体運用前に契約内容・保証期間をご確認ください
【例文5】保守サポート終了
使える場面：製品は継続するが保守・サポートのみ終了
センシティブ度：🟠 高センシ
件名：〇〇製品 保守サポート終了のお知らせ
株式会社〇〇
システム管理部 ご担当者様
平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
株式会社△△ カスタマーサポート部の□□でございます。
このたび、下記製品の保守サポートを終了させていただくことになりました。
【サポート終了製品】
・製品名：〇〇システム Version 3.0
・リリース日：2015年4月
【サポート終了日】
2025年12月31日(水)
【終了理由】
本製品のリリースから10年が経過し、最新のセキュリティ要件や技術環境に対応するため、Version 5.0への移行を推奨しております。Version 3.0のサポート継続は、お客様の安全性確保の観点から適切ではないと判断いたしました。
【サポート終了後の影響】
■ 終了するサポート
・技術サポート（電話・メール）
・セキュリティパッチの提供
・不具合修正アップデート
・オンサイト対応
■ 継続してご利用いただけるもの
・製品本体の使用（自己責任となります）
・過去のマニュアル・ドキュメントの閲覧
【セキュリティリスクについて】
サポート終了後は、セキュリティ脆弱性が発見されても修正プログラムの提供ができません。業務での継続利用は、情報漏洩などのリスクが高まるため、強く推奨いたしません。
【推奨対応】
最新版 Version 5.0 へのバージョンアップを強く推奨いたします。
【Version 5.0 の特長】
・最新セキュリティ対応
・クラウド対応機能追加
・処理速度2倍向上
・UI/UX大幅改善
【特別移行プラン】
Version 3.0 ご利用のお客様限定
・バージョンアップ費用：通常価格から30%OFF
・データ移行作業：無償対応
・操作研修：2回まで無料
・適用期限：2025年11月30日お申し込み分まで
【移行スケジュール例】
1. ヒアリング・見積（1週間）
2. 移行計画策定（2週間）
3. テスト環境構築（2週間）
4. データ移行・動作確認（2週間）
5. 本番移行・研修（1週間）
※標準的なスケジュールです
【お問い合わせ】
移行に関するご相談は、専任担当がサポートいたします。
専用窓口：0120-XXX-XXX（通話無料）
Email：migration@example.com
受付時間：平日9:00〜18:00
お客様の業務に影響が出ないよう、誠心誠意サポートさせていただきます。
何卒よろしくお願い申し上げます。
株式会社△△
カスタマーサポート部
□□
ポイント：
- セキュリティリスクを明確に伝え、移行の必要性を強調
- サポート終了後も製品使用は可能だが推奨しないことを明記
- 移行スケジュールを具体的に提示し、計画を立てやすく
- 特別移行プランで行動を促進
法的影響があるため、専門家への確認を推奨します
【例文6】部品供給終了
使える場面：修理用部品・消耗品の供給終了
センシティブ度：🟡 中センシ
件名：補修用部品供給終了のお知らせ
お客様各位
平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
このたび、下記製品の補修用部品につきまして、供給を終了させていただくことになりました。
【対象製品】
・製品名：〇〇プリンター Model-500
・発売開始：2013年6月
【部品供給終了日】
2025年6月30日(月)
【終了理由】
製品発売から12年が経過し、部品メーカーでの生産が終了したため、やむを得ず供給を終了させていただきます。
【最終購入のご案内】
部品供給終了日までに、必要な部品をご購入いただくことをお勧めいたします。
【主な消耗部品】
・ドラムユニット（在庫：約50個）
・定着ユニット（在庫：約30個）
・給紙ローラー（在庫：約100個）
※在庫がなくなり次第、販売終了となります
【ご注文方法】
下記までお電話またはメールにてご注文ください。
部品受注窓口：0120-XXX-XXX
Email：parts@example.com
【後継機種のご案内】
後継機種「Model-800」をご検討ください。
【Model-800の特長】
・印刷速度50%向上
・ランニングコスト30%削減
・環境性能向上（省エネ20%改善）
・消耗品の交換頻度が半減
【買い替えキャンペーン】
Model-500からの買い替えで特別価格をご用意
・下取り価格：最大20,000円
・新機種購入時に適用
・期間：2025年6月30日まで
【お問い合わせ】
カスタマーサービス：0120-XXX-XXX
受付時間：平日9:00〜17:00
長年のご愛用、誠にありがとうございました。
今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。
株式会社〇〇
カスタマーサービス部
ポイント：
- 在庫数を明示し、最終購入の緊急性を伝える
- 部品供給終了理由（部品メーカーの生産終了）を具体的に説明
- 後継機種への買い替えを下取りキャンペーンで促進
- 12年という長期間のサポート実績をアピール
具体運用前に保証規定をご確認ください
🟡 C. 実店舗・施設の閉鎖（3例）
【例文7】店舗閉店のお知らせ
使える場面：小売店・飲食店の閉店
センシティブ度：🟡 中センシ
【閉店のお知らせ】
お客様各位
いつも〇〇店をご利用いただき、誠にありがとうございます。
このたび、誠に勝手ながら、〇〇店を2025年10月31日(金)をもちまして閉店させていただくことになりました。
【閉店日】
2025年10月31日(金)
※最終営業日も通常どおり営業いたします
【閉店理由】
建物の老朽化に伴う再開発計画により、やむを得ず閉店することになりました。2003年の開店以来、22年間にわたり地域の皆様にご愛顧いただきましたこと、心より感謝申し上げます。
【閉店セールのご案内】
日頃のご愛顧に感謝し、閉店セールを開催いたします。
【期間】
10月1日(水)〜10月31日(金)
【内容】
・全商品20〜50%OFF
・10月最終週は最大70%OFF
・会員様はさらに5%OFF
【ポイントカードについて】
・〇〇店のポイントは10月31日まで使用可能
・未使用ポイントは他店舗でもご利用いただけます
・ポイント有効期限：2026年10月31日
【他店舗のご案内】
引き続き、近隣の店舗をご利用ください。
■ △△店
住所：〇〇市△△町1-2-3
電話：XXX-XXXX-XXXX
営業時間：10:00〜20:00
※当店から車で15分
■ □□店
住所：〇〇市□□町4-5-6
電話：XXX-XXXX-XXXX
営業時間：10:00〜21:00
※当店から電車で20分
【オンラインストアもご利用ください】
当社オンラインストアでは、店舗と同じ商品をお求めいただけます。
URL：https://example.com
・送料：5,000円以上で無料
・会員ポイント共通利用可能
【スタッフからのメッセージ】
22年間、本当にありがとうございました。
皆様との出会いと思い出は、スタッフ一同の宝物です。
最終日まで、心を込めて営業してまいります。
〇〇店 店長 △△
【お問い合わせ】
〇〇店
電話：XXX-XXXX-XXXX
営業時間：10:00〜19:00
ポイント：
- 22年間の感謝の気持ちを込めた温かい文面
- 閉店セールで最後の来店を促進
- ポイントカードの扱いを明確化し、顧客の不利益を防ぐ
- 近隣店舗とオンラインストアへ誘導し、顧客関係を継続
参考文例です。貴社の慣例に合わせて調整してご利用ください
📥 閉店告知文例DL
【例文8】支店統廃合
使える場面：企業の拠点統合、支店閉鎖
センシティブ度：🟠 高センシ
件名：〇〇支店統合のお知らせ
お取引先各位
平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
株式会社△△ 代表取締役の□□でございます。
このたび、業務効率化の一環として、2025年12月1日付で下記支店を統合させていただくことになりました。
【統合する支店】
・〇〇支店（閉鎖）
・△△支店（存続）
【統合実施日】
2025年12月1日(月)
【統合理由】
経営効率の向上と、お客様へのより質の高いサービス提供を目的とし、近隣の2支店を統合することになりました。△△支店に機能を集約することで、スタッフ体制を強化し、より充実したサポートを提供してまいります。
【統合後の体制】
■ 統合先：△△支店
住所：〇〇県〇〇市△△町1-2-3 △△ビル5F
電話：XXX-XXXX-XXXX（〇〇支店と同じ番号を継続使用）
FAX：XXX-XXXX-XXXX
営業時間：平日9:00〜18:00
■ スタッフ体制
・〇〇支店のスタッフは全員△△支店に異動
・担当者は変更ございません
・お取引条件は従来どおり継続
【お客様へのお願い】
・請求書等の送付先変更手続きは不要です（自動的に変更されます）
・ご来店の際は△△支店をご利用ください
・電話番号は〇〇支店と同じ番号で引き続きご利用いただけます
【アクセス】
△△支店へのアクセス：
・〇〇駅から徒歩5分
・駐車場：20台完備（無料）
・地図：[URL]
【統合スケジュール】
■ 2025年11月29日(金)
・〇〇支店 最終営業日
・通常どおり18時まで営業
■ 2025年11月30日(土)
・移転作業日（休業）
■ 2025年12月1日(月)
・△△支店にて統合後の営業開始
・〇〇支店のお客様対応も△△支店で実施
【お問い合わせ】
ご不明点がございましたら、下記までお問い合わせください。
統合準備室：XXX-XXXX-XXXX
Email：integration@example.com
今後とも、より一層のサービス向上に努めてまいります。
何卒ご理解を賜りますよう、お願い申し上げます。
株式会社△△
代表取締役 □□
ポイント：
- 「統合」という前向きな表現を使用（単なる閉鎖ではない）
- 担当者不変・取引条件継続を明記し、不安を解消
- 電話番号継続で顧客の手間を省く
- スタッフ全員異動を明記し、雇用への配慮を示す
具体運用前に取引先への個別連絡もご検討ください
【例文9】施設利用終了
使える場面：スポーツクラブ、貸会議室などの施設終了
センシティブ度：🟡 中センシ
件名：〇〇フィットネスクラブ閉館のお知らせ
会員の皆様へ
いつも〇〇フィットネスクラブをご利用いただき、誠にありがとうございます。
このたび、誠に勝手ながら、〇〇フィットネスクラブを2025年9月30日(火)をもちまして閉館させていただくことになりました。
【閉館日】
2025年9月30日(火)
※最終営業日も通常どおり営業いたします
【閉館理由】
建物賃貸契約の満了に伴い、契約更新が困難となったため、やむを得ず閉館することになりました。2010年の開業以来、15年間にわたり多くの皆様にご利用いただきましたこと、心より感謝申し上げます。
【会費について】
■ 月会費
・9月分まで通常どおりお支払いいただきます
・10月分以降は自動的に引き落としを停止いたします
■ 年会費をお支払い済みの方
・未利用期間分を月割りで返金いたします
・返金額はご登録口座へ10月末に自動振込
・返金明細は郵送でお送りいたします
■ 回数券をお持ちの方
・9月30日まで通常どおりご利用いただけます
・未使用分は全額返金いたします
・返金手続き：フロントにて承ります
【ロッカー・私物について】
・9月30日までに必ずお引き取りください
・10月1日以降はクラブに入館できません
・忘れ物は10月末まで保管後、処分させていただきます
【他施設のご案内】
系列店への移行をご希望の方には、特別優待をご用意しております。
■ △△店（〇〇駅前）
・入会金：無料（通常10,000円）
・月会費：3か月間50%OFF
・距離：当店から2.5km
■ □□店（〇〇モール内）
・入会金：無料
・月会費：3か月間50%OFF
・距離：当店から4km
【移行手続き】
・手続き期限：9月30日まで
・方法：フロントにてお申し込み
・持ち物：会員証、身分証明書
【パーソナルトレーニング契約の方】
・未消化回数分は全額返金
・または系列店で継続利用可能
・担当トレーナーが系列店に異動するケースもございます
【閉館記念イベント】
9月の週末に、感謝イベントを開催いたします。
・9月7日(土)・8日(日)：無料体験レッスン
・9月21日(土)・22日(日)：会員限定スペシャルレッスン
・9月28日(土)・29日(日)：お別れイベント
【お問い合わせ】
〇〇フィットネスクラブ
電話：XXX-XXXX-XXXX
受付時間：10:00〜21:00（9月30日まで）
15年間、本当にありがとうございました。
皆様の健康づくりをサポートできたこと、スタッフ一同心より嬉しく思っております。
〇〇フィットネスクラブ
支配人 △△
ポイント：
- 返金対応を詳細に明記し、金銭的な不安を解消
- 私物の引き取り期限を明確化し、トラブルを防止
- 系列店への優待で顧客関係を維持
- 感謝イベントで最後まで良好な関係を保つ
具体運用前に契約内容・返金規定をご確認ください
🟢 D. 移行・統合を伴う終了（3例）
【例文10】新サービスへの統合
使える場面：旧サービスを新サービスに統合
センシティブ度：🟢 一般
件名：【重要】〇〇サービスから△△サービスへの統合のお知らせ
〇〇サービスをご利用の皆様へ
いつも〇〇サービスをご利用いただき、誠にありがとうございます。
このたび、サービス品質向上のため、2025年11月1日より〇〇サービスを新サービス「△△」に統合させていただくことになりました。
【統合実施日】
2025年11月1日(月) 0:00
【統合の背景】
より高度な機能とセキュリティを提供するため、最新技術を用いた新サービス「△△」を開発いたしました。〇〇サービスの全機能を引き継ぎつつ、大幅な機能強化を実現しております。
【新サービス「△△」の特長】
✅ 従来機能をすべて搭載
✅ 処理速度3倍向上
✅ AIによる自動分析機能追加
✅ モバイルアプリ対応
✅ セキュリティ大幅強化
✅ 料金は据え置き（月額980円）
【お客様にしていただくこと】
基本的に何もしていただく必要はございません。
■ 自動移行されるもの
・アカウント情報
・登録データ
・過去の履歴
・現在のプラン・料金
■ お客様自身で行っていただくこと
・初回ログイン時のパスワード再設定のみ
（セキュリティ強化のため）
【移行スケジュール】
■ 10月20日(日)
・新サービス「△△」先行体験開始
・並行利用期間スタート（旧サービスも継続利用可能）
■ 10月31日(木) 23:00〜11月1日(金) 6:00
・移行メンテナンス（サービス一時停止）
・この間、両サービスともご利用いただけません
■ 11月1日(金) 6:00
・新サービス「△△」正式運用開始
・〇〇サービスは自動的に終了
【パスワード再設定手順】
1. 11月1日以降、△△サービスにアクセス
2. 登録メールアドレスを入力
3. 届いたメールのリンクをクリック
4. 新しいパスワードを設定
※詳細な手順書は10月中旬にメールでお送りいたします
【移行期間中のサポート】
10月20日〜11月30日の期間、専用サポート窓口を設置いたします。
・専用ダイヤル：0120-XXX-XXX（通話無料）
・受付時間：9:00〜21:00（土日祝も対応）
・Email：migration@example.com
【よくあるご質問】
Q. 料金は変わりますか？
A. 変わりません。現在のプラン・料金を引き継ぎます。
Q. データは消えませんか？
A. 自動的に移行されますので、消えることはございません。
Q. 使い方は変わりますか？
A. 基本操作は同じです。新機能の使い方ガイドをご用意しております。
詳細なFAQは公式サイトをご覧ください：[URL]
【お問い合わせ】
ご不明点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
より良いサービスをご提供できるよう、スタッフ一同努力してまいります。
今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。
株式会社〇〇
△△サービス運営チーム
ポイント：
- 「統合」という前向きな表現でポジティブな印象
- 顧客の手間を最小限（パスワード再設定のみ）に
- 新サービスの優位性を具体的に提示
- 料金据え置きを明記し、安心感を提供
参考文例です。貴社の慣例に合わせて調整してご利用ください
【例文11】アカウント移行のお願い
使える場面：プラットフォーム変更に伴うアカウント移行
センシティブ度：🟡 中センシ
件名：【必ずご確認ください】アカウント移行手続きのお願い
〇〇サービスをご利用の皆様へ
平素より〇〇サービスをご利用いただき、誠にありがとうございます。
このたび、システム基盤の刷新に伴い、お客様にアカウント移行のお手続きをお願いすることになりました。
【移行期限】
2025年10月31日(木)
【なぜ移行が必要なのか】
最新のセキュリティ基準に対応し、より安全にサービスをご利用いただくため、認証システムを全面刷新いたします。お手数をおかけいたしますが、ご協力をお願い申し上げます。
【移行しないとどうなる？】
⚠️ 2025年11月1日以降、移行手続きが完了していないアカウントはログインできなくなります。
⚠️ データは保管されますが、アクセスできなくなります。
【移行手続き（所要時間：約3分）】
1. 移行専用ページにアクセス
[移行URL]
2. 現在のID・パスワードでログイン
3. メールアドレスの確認
・登録済みメールアドレスに確認メールが届きます
4. 確認メールのリンクをクリック
5. 新しいパスワードを設定
・8文字以上、英数字記号を含む
6. 移行完了！
【移行後の変更点】
■ 変わること
・ログイン画面のデザイン
・パスワード（セキュリティ強化のため）
■ 変わらないこと
・ID（メールアドレス）
・保存データ
・契約内容・料金
【期限までに移行できなかった場合】
11月1日以降も移行手続きは可能ですが、サポート窓口での対応となり、お時間をいただく場合がございます。お早めの移行をお勧めいたします。
【移行サポート】
移行に関するご不明点は、下記までお問い合わせください。
・専用ダイヤル：0120-XXX-XXX
・受付時間：9:00〜20:00（土日祝も対応）
・Email：support@example.com
【移行手順の動画ガイド】
移行手順を動画でご案内しております。
[YouTube URL]
お手数をおかけいたしますが、何卒ご理解とご協力を賜りますよう、お願い申し上げます。
株式会社〇〇
〇〇サービス運営事務局
ポイント：
- 「移行しないとどうなるか」を明確に提示し、行動を促す
- 所要時間を明記し、心理的ハードルを下げる
- 動画ガイドで視覚的にサポート
- サポート窓口を土日祝も対応し、利便性を確保
具体運用前にセキュリティ対策をご確認ください
【例文12】他社サービスへの引継ぎ
使える場面：事業譲渡、サービス提携による引継ぎ
センシティブ度：🟠 高センシ
件名：【重要】サービス事業譲渡のお知らせ
〇〇サービスをご利用の皆様へ
平素より〇〇サービスをご利用いただき、誠にありがとうございます。
このたび、〇〇サービス事業を△△株式会社へ譲渡させていただくことになりました。
【事業譲渡日】
2025年12月1日(日)
【譲渡理由】
当社は今後、□□事業に経営資源を集中させていただくこととなりました。一方で、〇〇サービスをご利用いただいているお客様に継続してサービスをご提供するため、この分野で実績のある△△株式会社に事業を引き継ぐことが最善と判断いたしました。
【お客様への影響】
■ サービス内容
・基本的に変更はございません
・△△社の技術により、将来的に機能強化予定
■ 料金
・現行料金を12月〜3月まで据え置き
・2026年4月以降は△△社の料金体系に移行予定
※事前にご案内いたします
■ 契約
・現在のご契約は△△社に引き継がれます
・契約条件は当面の間、現行どおり継続
・契約書の差し替えは不要です
■ アカウント・データ
・自動的に△△社システムに移行されます
・お客様による手続きは不要です
【譲渡先企業のご紹介】
△△株式会社
・設立：2010年
・資本金：5億円
・従業員数：200名
・事業内容：同種サービスの開発・運営
・実績：業界シェア3位
【今後のスケジュール】
■ 11月1日(金)
・△△社との並走期間開始
・お問い合わせ窓口が一部変更
■ 12月1日(日)
・正式に△△社へ事業譲渡
・サービス名称変更の可能性あり
■ 2026年3月末
・完全統合完了予定
【ご解約を希望される場合】
事業譲渡を理由に解約をご希望の場合、以下の対応をさせていただきます。
・違約金：免除
・未利用期間分：全額返金
・解約期限：2025年11月30日まで
・手続き：マイページまたは電話にて承ります
【お問い合わせ窓口】
■ 11月30日まで
当社カスタマーサポート
TEL：XXX-XXXX-XXXX
Email：support@example.com
■ 12月1日以降
△△株式会社カスタマーサポート
TEL：XXX-XXXX-XXXX
Email：support@xxxxxx.com
長年にわたりご愛顧いただきましたこと、心より感謝申し上げます。
△△社においても、変わらぬサービスをご提供できるよう尽力いたします。
何卒ご理解を賜りますよう、お願い申し上げます。
株式会社〇〇
代表取締役 □□
ポイント：
- 事業譲渡という重要事項を冒頭で明示
- 譲渡先企業の信頼性を数値で提示
- 解約希望者への配慮（違約金免除）を明記
- 段階的な移行スケジュールで不安を軽減
法的影響があるため、専門家への確認を推奨します
🟠 E. 緊急・突発的な終了（3例）
【例文13】経営上の理由による突然の終了
使える場面：経営難、倒産などによる急な終了
センシティブ度：🟠 高センシ
件名：【重要】サービス終了のお知らせとお詫び
〇〇サービスをご利用の皆様へ
平素より〇〇サービスをご利用いただき、誠にありがとうございます。
このたび、誠に申し訳ございませんが、経営上の理由により、〇〇サービスを2025年11月30日(日)をもって終了させていただくことになりました。
【サービス終了日】
2025年11月30日(日) 23:59
【終了理由】
昨今の経営環境の悪化により、事業継続が困難な状況となりました。サービスの継続に向けてあらゆる努力を重ねてまいりましたが、やむを得ず終了という判断に至りました。
ご利用いただいている皆様には多大なるご迷惑をおかけすることとなり、深くお詫び申し上げます。
【返金対応】
■ 月額会員の方
・11月分の会費は請求いたしません
・10月分までの会費は通常どおりお支払いいただきます
■ 年間契約の方
・未利用期間分を月割りで返金いたします
・返金時期：2025年12月中旬
・返金方法：ご登録口座へ自動振込
■ ポイント・クレジット残高をお持ちの方
・全額を現金で返金いたします
・返金手続き：専用フォームよりお申し込みください
・返金期限：2025年12月31日まで
【データのバックアップ】
⚠️ 必ず11月30日までにデータをダウンロードしてください
【ダウンロード方法】
1. マイページにログイン
2. 「データ管理」を選択
3. 「全データダウンロード」をクリック
4. ZIP形式でダウンロード開始
※12月1日以降、データへのアクセスはできなくなります
【お問い合わせ窓口】
返金やデータダウンロードに関するお問い合わせ
Email：closing@example.com
※電話でのお問い合わせは受付を終了いたしました
このような事態となり、誠に申し訳ございません。
これまでご愛顧いただきましたこと、心より感謝申し上げます。
株式会社〇〇
代表取締役 △△
ポイント：
- 謝罪の言葉を冒頭に配置
- 返金対応を詳細に明記し、誠意を示す
- データ消失の警告を強調表示
- 電話サポート終了を明記し、期待値をコントロール
法的影響があるため、専門家への確認を推奨します
【例文14】法的問題による停止
使える場面：法令違反、訴訟などによるサービス停止
センシティブ度：🟠 高センシ
件名：サービス停止のお知らせ
〇〇サービスをご利用の皆様へ
平素より〇〇サービスをご利用いただき、誠にありがとうございます。
このたび、関係当局からの指導により、〇〇サービスを一時停止させていただくことになりました。
【停止日時】
2025年10月15日(火) 0:00より
【停止理由】
当社サービスの一部機能について、関連法規への適合性に関する指摘を受けたため、サービスを一時停止し、対応を行うことといたしました。
【今後の見通し】
現在、関係当局と協議を進めております。
再開の可能性やサービス継続の可否については、確定次第あらためてご案内いたします。
【お客様へのお願い】
・停止期間中の月額料金は請求いたしません
・ご登録データは安全に保管しております
・今後の情報は公式サイト・メールにてお知らせいたします
【お問い合わせ】
現在、お問い合わせが集中しており、回答にお時間をいただいております。
Email：info@example.com
ご利用の皆様には多大なるご迷惑をおかけし、深くお詫び申し上げます。
株式会社〇〇
ポイント：
- 法的問題を隠さず、事実のみを簡潔に
- 再開の可能性を残し、選択肢を開いておく
- 料金不請求を明記し、誠意を示す
- 詳細な説明は避け、最小限の情報提供に留める
法的影響があるため、必ず弁護士に相談してください
【例文15】システム障害による恒久的停止
使える場面：重大な障害で復旧不可能な場合
センシティブ度：🟠 高センシ
件名：【重要】システム障害によるサービス終了のお知らせとお詫び
〇〇サービスをご利用の皆様へ
平素より〇〇サービスをご利用いただき、誠にありがとうございます。
このたび、2025年10月5日に発生したシステム障害により、サービスの継続が技術的に困難となり、誠に遺憾ながらサービスを終了させていただくことになりました。
【経緯】
10月5日(土) 午前3時頃、データセンターにおいて大規模なシステム障害が発生いたしました。復旧に向けて全力を尽くしてまいりましたが、主要データの一部が損傷し、サービスの完全復旧が技術的に不可能な状況です。
【サービス終了日】
2025年10月31日(木)
【お客様への影響】
■ データについて
・バックアップから復元可能なデータは個別にご提供いたします
・復元不可能なデータもございます（詳細は個別にご連絡）
■ 料金について
・10月分の月額料金は全額返金いたします
・9月分以前にお支払いいただいた料金も全額返金いたします
・年間契約の方も全額返金いたします
■ 返金時期
・2025年11月末までに、ご登録口座へ振込
【お詫びと補償】
このたびは、当社のシステム管理の不備により、皆様に多大なるご迷惑をおかけしましたこと、深くお詫び申し上げます。
返金に加え、以下の補償をさせていただきます：
・お見舞い金：全ユーザー様に一律10,000円
・データ復旧費用：実費を補償（上限50,000円）
【個別対応窓口】
被害状況はお客様ごとに異なるため、個別にご連絡をさせていただいております。
専用窓口：disaster@example.com
TEL：0120-XXX-XXX（通話無料）
受付時間：9:00〜21:00（土日祝も対応）
このたびは誠に申し訳ございませんでした。
皆様には多大なるご迷惑をおかけしましたこと、重ねてお詫び申し上げます。
株式会社〇〇
代表取締役 △△
ポイント：
- 事故の経緯を隠さず、誠実に説明
- 全額返金＋補償金で誠意を示す
- データ損失の可能性を正直に伝える
- 個別対応体制を整備し、きめ細かく対応
法的影響があるため、必ず弁護士に相談してください
4. サービス終了通知のNG例と注意点
適切な表現を使わないと、トラブルや訴訟リスクにつながります。
❌ NG例1：理由が不明瞭・曖昧
悪い例
諸般の事情により、サービスを終了いたします。
なぜNG？
具体性がなく、顧客の不信感を招きます。
「何か隠しているのでは？」「突然終了して無責任」という印象を与え、炎上リスクがあります。
改善例
システム基盤の老朽化により、現在の品質を維持したままサービスを継続することが困難となったため、サービスを終了させていただきます。
❌ NG例2：一方的な通告（代替案なし）
悪い例
2025年12月31日でサービスを終了します。以上。
なぜNG？
顧客を置き去りにする冷たい印象を与えます。
「その後どうすればいいのか」が不明で、顧客の不満が爆発します。
改善例
2025年12月31日でサービスを終了いたします。
データのエクスポート方法や代替サービスについては下記をご覧ください。
また、ご不明点は専用窓口でサポートいたします。
❌ NG例3：直前通知（準備期間不足）
悪い例
来週金曜日でサービスを終了します。
なぜNG？
法的に問題があり、訴訟リスクがあります。
特にBtoB契約では、契約書に通知期間が定められていることが多く、違反すると損害賠償請求される可能性があります。
改善例
3か月後の2025年12月31日でサービスを終了いたします。
十分な移行期間を設け、お客様のご準備をサポートいたします。
通知期間の目安：
- BtoC無料サービス：1〜2か月前
- BtoC有料サービス：2〜3か月前
- BtoB契約：3〜6か月前（契約書を確認）
❌ NG例4：責任転嫁の表現
悪い例
利用者数が少なく採算が取れないため、終了します。
なぜNG？
「顧客のせい」という印象を与え、炎上リスクがあります。
顧客を責める表現は絶対に避けるべきです。
改善例
事業戦略の見直しにより、本サービスを終了することになりました。
これまでご愛顧いただきましたお客様には深く感謝申し上げます。
❌ NG例5：返金・補償について触れない
悪い例
有料サービスを終了します。（返金について記載なし）
なぜNG？
消費者契約法違反の可能性があります。
前払い金の返金義務があるにもかかわらず、記載がないと法的トラブルになります。
改善例：
未利用期間分の料金は、日割り計算で全額返金いたします。
返金時期：2025年12月中旬
返金方法：ご登録口座へ自動振込
⚠️ 法的注意点まとめ
| 注意項目 | 対応策 |
|---|---|
| 契約期間中の終了 | 契約書の通知期間条項を確認。違反すると損害賠償リスク |
| 返金義務 | 前払い金・未利用分は原則返金。消費者契約法に注意 |
| 個人情報の取り扱い | データ削除時期、バックアップ期間を明記。個人情報保護法遵守 |
| 景品表示法 | 代替サービスの紹介で誇大表現は避ける |
| 下請法（BtoB） | 取引先への通知期間、代金支払いに注意 |
⚠️ 重要：法的リスクが高い場合は、必ず弁護士に相談してから通知を送りましょう。
⚠️ その他の注意点
| 注意項目 | 対応策 |
|---|---|
| 複数チャネルで告知 | メール、サイト、SNS、郵送など複数手段で確実に |
| FAQ作成 | 想定される質問を事前にまとめ、問い合わせ負担を軽減 |
| サポート体制強化 | 終了発表後は問い合わせが急増。人員を増強 |
| 段階的な告知 | 予告→本告知→リマインダーと複数回に分けて周知 |
| 社内共有 | カスタマーサポート、営業など全部門で情報共有 |
5. FAQ：サービス終了通知のよくある質問
Q1. 通知はいつまでに送るべきですか？
A. 最低1〜3か月前、BtoB契約は3〜6か月前が目安です。
サービス種別による違い：
- 無料サービス（BtoC）：1〜2か月前
- 有料サービス（BtoC）：2〜3か月前
- BtoB契約：3〜6か月前（契約書の規定に従う）
- 基幹システム：6か月〜1年前
例：「12月31日終了なら、遅くとも9月末までに通知」
⚠️ 契約書に通知期間の定めがある場合は、それに従わないと違約金が発生する可能性があります。
Q2. 返金は必ず必要ですか？
A. 前払い金・未利用分は原則として返金義務があります。
返金が必要なケース：
- 年間契約で未利用期間がある
- 月額サービスで月の途中で終了
- ポイント・クレジット残高がある
- 回数券など前払いサービス
返金計算方法：
返金額 = 支払済み金額 × (未利用期間 / 契約期間)
例：年額12,000円（12か月契約）で6か月残っている場合 → 12,000円 × 6/12 = 6,000円返金
⚠️ 契約書に「返金不可」と記載があっても、消費者契約法により無効となる場合があります。
Q3. データの引き渡しは必要？
A. 法的義務はありませんが、提供を強く推奨します。
推奨する理由：
✅ 顧客満足度の維持
✅ 訴訟リスクの軽減
✅ 企業評判の保護
データ引き渡しの方法：
- エクスポート機能の提供：CSV、JSON形式など
- バックアップ期間の設定：終了後1〜3か月は保管
- ダウンロードガイドの作成：手順書を詳細に
個人情報の取り扱い：
- 終了後のデータ削除時期を明記
- 個人情報保護法に基づき適切に削除
- 削除証明書の発行も検討
Q4. 代替サービスの紹介は必須？
A. 法的義務はありませんが、信頼維持のため推奨します。
紹介方法：
- 競合サービスの客観的比較：自社利益だけでなく顧客視点で
- 移行ガイドの提供：データ移行手順を詳しく
- 提携先の特別優待：交渉して特典を獲得
注意点
❌ 特定サービスのみを強く推奨（利益相反）
❌ 誇大広告的な表現
⚪ 複数の選択肢を中立的に提示
Q5. クレーム対応はどうすれば？
A. 誠実に対応し、FAQ・専用窓口で組織的に対応しましょう。
クレーム対応の基本：
- 謝罪と共感：「ご不便をおかけし申し訳ございません」
- 事実の説明：隠さず、正直に
- 具体的な解決策提示：返金、代替案など
- 迅速な対応：24時間以内の初回返信
FAQ作成のポイント： 想定される質問を事前にリストアップ：
- 返金はいつ？
- データはどうなる？
- 代替サービスは？
- なぜ終了するのか？
炎上対策：
- SNSモニタリング
- 統一見解の作成
- 広報担当の明確化
Q6. 英語での通知ポイントは？
A. “Service Termination Notice”を件名に使い、簡潔に伝えましょう。
英文通知の構成：
Subject: Service Termination Notice
Dear Valued Customer,
We regret to inform you that [Service Name] will be discontinued on [Date].
[Reason for termination]
[What happens to your data]
[Refund information]
[Alternative services]
We sincerely apologize for any inconvenience this may cause.
Best regards,
[Company Name]
キーワード：
- Termination（終了）
- Discontinue（中止）
- End of Service（サービス終了）
- Refund（返金）
- Data export（データエクスポート）
Q7. SNSでも告知すべき？
A. 必須です。複数チャネルで確実に周知しましょう。
推奨する告知チャネル：
- メール：全ユーザーに確実に届く
- 公式サイト：トップページに目立つバナー
- SNS（Twitter、Facebook、Instagram）：拡散力が高い
- アプリ内通知：プッシュ通知で確実に
- 郵送：重要契約、高齢者向け
告知のタイミング：
- 第1回：正式決定後すぐ（予告）
- 第2回：1か月前（本告知）
- 第3回：1週間前（最終リマインダー）
- 第4回：前日・当日（ラストコール）
Q8. 段階的終了の伝え方は？
A. ロードマップを作成し、各段階を明確に提示しましょう。
段階的終了の例：
フェーズ1（2025年10月）：新規受付停止
フェーズ2（2025年11月）：一部機能停止
フェーズ3（2025年12月）：完全終了
各段階で伝えるべきこと：
- いつ何が使えなくなるか
- 既存ユーザーへの影響
- 移行の推奨タイミング
ビジュアル化：タイムラインやガントチャートで視覚的に示すと理解しやすい
6. まとめ：誠意あるサービス終了通知で信頼を守る
サービス終了通知は、最後まで顧客を大切にする企業姿勢を示す重要な機会です。
✅ 重要ポイントの再確認
- 結論を最初に明示：終了日時を冒頭で明確に
- 理由を誠実に説明：曖昧な表現を避け、具体的に
- 顧客への影響を具体化：データ、契約、返金について詳しく
- 代替案・移行手順を提示：顧客を困らせない配慮
- 問い合わせ窓口を明記：専用サポート体制の整備
✅ 法的リスクを回避するために
- 契約書の通知期間条項を確認
- 返金義務を果たす（前払い金・未利用分）
- 個人情報保護法に基づくデータ削除
- 弁護士に相談（特に高額契約、BtoB取引）
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サービス終了は避けたい出来事ですが、誠実な対応と適切な通知により、最後まで顧客との信頼関係を保つことができます。
この記事の文例を参考に、貴社に最適な通知文を作成し、トラブルを防ぎながら円滑な終了プロセスを実現してください。
本記事の文例は参考例です。
実際の使用に際しては、契約内容や関連法規を確認し、必要に応じて弁護士などの専門家にご相談ください。
特に返金対応、個人情報の取り扱い、契約解除については法的影響が大きいため、慎重な対応が必要です。
