春の人事異動シーズンを迎え、部署異動や転勤が決まった際に避けて通れないのが挨拶メールの作成です。
「どんな内容を書けばいいのか」「失礼のない表現は何か」と悩む方も多いでしょう。
本記事では、上司・同僚・取引先など相手別のメール文例と、シーンに応じたテンプレートを30パターン紹介します。
すぐに使える例文をコピペするだけで、プロフェッショナルな印象を与える挨拶メールが完成します。
この記事でわかること
- 部署異動・転勤時の挨拶メールの基本構成と書き方のポイント
- 上司・同僚・後輩・取引先など相手別の適切な文例
- すぐにコピペして使えるメールテンプレート30選
- 異動メールの送信タイミングと返信のマナー
- よくある失敗例と改善ポイント
ビジネスマナーを押さえた挨拶メールで、円滑な引継ぎと良好な人間関係を維持しましょう。
ぜひ最後までお読みください。
すぐに使える部署異動・転勤の挨拶メール例文
部署異動や転勤が決まったらすぐに活用できる例文を紹介します。
状況に応じて使い分けることで、スムーズなコミュニケーションが図れます。
部署異動の基本テンプレート（社内向け）
件名：【ご連絡】○月○日付で△△部へ異動となります
○○部
皆様
お世話になっております。○○です。
この度、○月○日付で現在の○○部から△△部へ異動することになりましたので、ご連絡いたします。
在籍中は多くのご指導・ご支援を賜り、心より感謝申し上げます。△△部では□□業務を担当いたします。今後とも変わらぬご指導ご鞭撻のほど、よろしくお願い申し上げます。
引き続き、後任の◇◇（後任者名）ともども、よろしくお願いいたします。
株式会社○○
○○部 ○○ ○○
電話：000-0000-0000
メール：xxxxx@xxxx.co.jp
転勤の基本テンプレート（取引先向け）
件名：【ご連絡】○月○日付で○○支店への転勤のご挨拶
○○株式会社
○○部 ○○様
いつもお世話になっております。株式会社△△の○○です。
この度、○月○日付で○○支店へ転勤することとなりましたので、ご挨拶申し上げます。
これまで長きにわたり格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。後任には△△が着任し、担当業務を引き継ぐ予定でございます。引き続き変わらぬお付き合いを賜りますよう、お願い申し上げます。
なお、私の新しい連絡先は下記の通りです。
〒000-0000
○○県○○市○○町1-2-3
株式会社△△ ○○支店
TEL：000-0000-0000
Mail：xxxxx@xxxx.co.jp
末筆ながら、貴社の益々のご発展と皆様のご健勝をお祈り申し上げます。
株式会社△△
○○ ○○
間違いやすいポイント
例文を使用する際の間違いやすいポイントとして以下の点に注意してください
- 件名に【ご連絡】や【お知らせ】などを入れ忘れない
- 後任者の情報を明記する（未定の場合はその旨を伝える）
- 新しい連絡先情報を正確に記載する
- 送信前に上司に内容を確認してもらう
挨拶メールの基本構成と書き方のポイント
効果的な異動・転勤の挨拶メールを作成するためには、基本的な構成と書き方のポイントを押さえることが重要です。
ここでは、プロフェッショナルな印象を与えるメールの書き方を解説します。
基本構成の5要素
- 件名：簡潔で内容がわかるものにする
- 宛名：適切な敬称をつける
- 挨拶文：感謝の気持ちを述べる
- 異動・転勤の報告：日付、新部署、役職を明記
- 結びの言葉：今後の関係継続への期待を示す
敬語表現のポイント
ビジネスシーンでは適切な敬語表現が重要です。
以下のポイントに注意しましょう。
- 「お世話になっております」「ご高配を賜り」などの定型表現を活用する
- 「させていただく」の使いすぎに注意
- 「この度」「つきましては」などビジネス文書で適切な表現を使用する
具体例：良い例と悪い例
良い例：
この度、○月○日付で○○支店へ転勤することとなりました。これまでのご指導に心より感謝申し上げます。
悪い例：
○月から○○支店に行くことになりました。今までありがとうございました。
間違いやすいポイント
- 二重敬語を使用しない（「ご説明させていただきます」など）
- 略語や社内用語を社外の人に使わない
- 感情的な表現を避ける（「突然で驚いています」など）
上司への異動挨拶メール文例
上司への挨拶メールでは、これまでの指導への感謝と今後の関係継続の意思を丁寧に伝えることが重要です。
ここでは、直属の上司や部門長など、立場に応じた文例を紹介します。
直属の上司へのメール例文
件名：【ご報告】○月○日付 △△部への異動について
○○部長
お世話になっております。○○です。
この度、○月○日付で△△部へ異動することになりましたので、ご報告申し上げます。
○○部に配属されてから□年間、部長には公私にわたり多大なるご指導・ご鞭撻を賜り、心より感謝申し上げます。部長から学んだ◇◇（具体的なスキルや教訓）は、今後の業務においても大切にしていきたいと考えております。
新部署でも、これまでのご縁を大切に、精一杯努力してまいります。今後ともご指導ご鞭撻のほど、よろしくお願い申し上げます。
株式会社○○
○○部 ○○ ○○
部門長・役員へのメール例文
件名：【ご挨拶】○月○日付 人事異動のご報告
○○事業本部長
お世話になっております。○○部の○○でございます。
このたび、○月○日付で○○部から△△部へ異動することとなりましたので、謹んでご報告申し上げます。
○○事業本部の一員として働かせていただいた□年間、本部長には数々のご指導とお力添えを賜り、誠にありがとうございました。本部長のもとで培った経験と知識を活かし、新しい部署でも会社の発展に貢献できるよう尽力いたします。
今後とも変わらぬご指導ご鞭撻のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。
株式会社○○
○○部 ○○ ○○
具体例：感謝の言葉を入れたバリエーション
- 「日頃より温かいご指導を賜り、心より感謝申し上げます」
- 「常に的確なアドバイスをいただき、大変勉強になりました」
- 「厳しくも温かいご指導のおかげで大きく成長することができました」
- 「業務のみならず、社会人としての心構えも教えていただき感謝しております」
間違いやすいポイント
- 上司への感謝の言葉が形式的にならないよう、具体的なエピソードを入れる
- 異動の経緯について否定的な表現を避ける
- 「お忙しいところ恐縮ですが」などの前置きを使い丁寧さを表現する
同僚・部下への異動挨拶メール文例
同僚や部下へのメールは、上司への連絡よりもやや砕けた表現を使っても構いませんが、ビジネスマナーは保ちつつ、感謝と今後の関係性を伝えましょう。
状況別の文例を紹介します。
同僚への異動メール例文
件名：【お知らせ】○月○日付で△△部へ異動します
○○部のみなさま
お世話になっております。○○です。
この度、○月○日付で△△部へ異動することになりましたので、ご連絡いたします。
○○部では□年間、皆さまに支えられ充実した日々を過ごすことができました。特に◇◇プロジェクトでの協力や日々の業務でのサポートには大変感謝しております。
異動後も社内で顔を合わせる機会があると思いますので、その際にはぜひお声がけください。今後とも何卒よろしくお願いいたします。
○○部 ○○ ○○
内線：0000
部下・後輩へのメール例文
件名：【ご連絡】○月○日付 異動のお知らせ
チームのみなさん
いつもお世話になっております。○○です。
この度、○月○日付で○○部から△△部へ異動することになりましたので、お知らせいたします。
□年間、共に働いてきた皆さんとの時間は私にとってかけがえのない財産です。皆さんの成長を間近で見られたことを嬉しく思います。今後は◇◇さんが新たなリーダーとして引き継ぐことになりますので、引き続きチーム一丸となって頑張ってください。
異動後も皆さんの活躍を陰ながら応援しています。何かあれば遠慮なく連絡してください。これからも何卒よろしくお願いいたします。
○○部 ○○ ○○
新連絡先：内線0000（○月○日以降）
メール：xxxxx@xxxx.co.jp
敬語表現と親しみを込めたバリエーション
ビジネスシーン向け（フォーマル）：
「共に業務に取り組めたことを光栄に思います」
「チームの一員として働けたことに感謝申し上げます」
親しい関係向け（カジュアル）：
「いつも助けてもらってありがとう。これからもよろしく！」
「一緒に仕事ができて本当に楽しかったです」
間違いやすいポイント
- 同僚や部下でも基本的な敬語は使用する
- 社内メールでも略語や絵文字の使用は控える
- 異動の愚痴や不満を書かない
- 引継ぎに関する重要事項は別メールで詳細に伝える
取引先への異動挨拶メール文例
取引先への挨拶メールは特に丁寧さが求められます。
長年の取引関係への感謝と、後任者への引継ぎがスムーズに行われることを伝えることが重要です。
主要取引先へのメール例文
件名：【ご連絡】○月○日付 部署異動のご挨拶
○○株式会社
○○部 ○○様
いつもお世話になっております。株式会社△△の○○でございます。
このたび、○月○日付で○○部から△△部へ異動することとなりましたので、謹んでご挨拶申し上げます。
これまで□年間にわたり、格別のご高配とお引き立てを賜り、心より御礼申し上げます。おかげさまで、◇◇プロジェクトをはじめ、数々の案件を成功に導くことができました。
後任には弊社の××が着任し、現在引継ぎを進めております。××も私同様によろしくお願い申し上げます。後任の連絡先は下記の通りです。
【後任担当者】
氏名：○○ ○○
部署：○○部
TEL：000-0000-0000
Mail：xxxxx@xxxx.co.jp
私の新しい連絡先は以下の通りです。
部署：△△部
TEL：000-0000-0000
Mail：xxxxx@xxxx.co.jp
今後とも貴社との良好な関係が続きますよう、心より願っております。末筆ながら、貴社の益々のご発展と皆様のご健勝をお祈り申し上げます。
株式会社△△
○○部 ○○ ○○
一般取引先への簡潔なメール例文
件名：【お知らせ】担当者変更のご連絡
○○株式会社
○○様
平素より大変お世話になっております。株式会社△△の○○でございます。
このたび、○月○日付で人事異動となり、貴社担当が変更となりますので、ご連絡申し上げます。
これまでのご愛顧に心より感謝申し上げます。後任の○○も、私同様によろしくお願い申し上げます。
【新担当者】
氏名：○○ ○○
部署：○○部
TEL：000-0000-0000
Mail：xxxxx@xxxx.co.jp
今後とも弊社へのご支援を賜りますよう、何卒よろしくお願い申し上げます。
株式会社△△
○○ ○○
敬語表現のバリエーション
丁寧な表現（重要取引先向け）：
「常日頃より格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます」
「長きにわたり賜りましたご厚情に対し、心より感謝申し上げます」
標準的な表現（一般取引先向け）：
「日頃よりお引き立てを賜り、誠にありがとうございます」
「これまでのお取引に深く感謝申し上げます」
間違いやすいポイント
- 後任担当者の正確な連絡先情報を明記する
- CCに上司や後任者を入れることを忘れない
- 異動日から1〜2週間前に連絡するのが理想的
- 社内向けの砕けた表現を使わないよう注意する
挨拶メール送信のタイミングと返信マナー
部署異動や転勤の挨拶メールを送る適切なタイミングと、受け取った側の返信マナーについて解説します。
円滑なコミュニケーションのために重要なポイントです。
最適な送信タイミング
挨拶メールを送るタイミングは、関係性によって異なります。
基本的なガイドラインは以下の通りです。
- 社内向け：異動発表後〜異動日の1週間前まで
- 取引先向け：異動日の2週間〜1週間前
- 重要取引先：可能であれば、メールに加えて電話や訪問での挨拶も検討
シーン別送信タイミングの具体例
- 突然の異動が決まった場合： 決定後すぐに関係者に連絡し、引継ぎのスケジュールも明記
- 計画的な異動の場合： 異動の2週間前にメールを送り、最終週には対面での挨拶も行う
- 多くの取引先がある場合： 重要度に応じて優先順位をつけ、重要な取引先から順に連絡
異動メールへの返信マナー
異動のお知らせメールを受け取った側の返信マナーについても押さえておきましょう。
返信例文（上司から部下へ）
○○さん
異動のご連絡ありがとうございます。
○○部での□年間、本当にお疲れ様でした。
あなたの◇◇（具体的な貢献）は、チームにとって大きな力でした。新しい部署でも、ぜひその能力を発揮してください。また何かあれば遠慮なく連絡してください。
今後のご活躍を心より祈っています。
○○部長 ○○
返信例文（同僚から同僚へ）
○○さん
異動のお知らせメール、ありがとうございます。
一緒に働けて本当に楽しかったです。○○さんには◇◇（具体的なエピソード）で大変お世話になりました。
新しい部署でも、きっと素晴らしい活躍をされることと思います。これからも会社で見かけたら、ぜひお声がけください。応援しています！
○○部 ○○
間違いやすいポイント
- 返信は基本的に24時間以内に行う
- 返信不要と書かれていても、特に親しい関係なら短い返信をする方が良い
- 受信者が多数のCC付きメールへの「全員返信」は避ける
- 形式的な返信ではなく、具体的なエピソードを織り交ぜるとより心のこもった返信になる
異動挨拶メールでの注意点・失敗例
部署異動や転勤の挨拶メールを作成する際によくある失敗例と、その改善ポイントを紹介します。
これらの注意点を押さえて、失礼のない効果的なメールを作成しましょう。
よくある失敗例とNG表現
挨拶メールでよく見られる失敗例を挙げます。
- 感情的な表現を使う
- NG例：「突然の異動で困惑しています」「上層部の意向で異動することになりました」
- 改善例：「このたび、○月○日付で○○部へ異動することになりました」
- 後任者情報の不備
- NG例：「後任はまだ決まっていません」（情報不足）
- 改善例：「後任者については、決定次第改めてご連絡いたします。それまでの間は○○（上司や代理担当者名）までご連絡ください」
- 形式的すぎる感謝の言葉
- NG例：「お世話になりました」だけの定型文
- 改善例：「◇◇プロジェクトでのご支援など、多くの場面でお世話になり感謝しております」
具体的な改善例（Before → After）
Before（NG例）：
突然ですが、来月から○○支店に転勤することになりました。
今までありがとうございました。
After（改善例）：
このたび、○月○日付で○○支店へ転勤することとなりました。
在籍中は多くのご指導とご支援を賜り、心より感謝申し上げます。特に◇◇プロジェクトでのご協力は大変勉強になりました。
社内メールと社外メールの違いに注意
社内と社外では、使うべき表現が異なります。
社内向けNGポイント：
- 社内スラングや略語を多用しすぎる
- カジュアルすぎる表現（「よろしく〜」など）
- 送信先のグループ分けミス（全社メールと部署限定メールの混同）
社外向けNGポイント：
- 社内用語や略語を使用する
- 連絡先情報の不備や誤り
- 後任者の紹介が不十分
- 形式的すぎる表現のみ
間違いやすいポイント
- 送信前に上司や同僚に内容を確認してもらわない
- BCCとCCの使い分けミス（多数の宛先はBCCが基本）
- 長すぎる文章（社内向けは300〜400字、社外向けは400〜500字程度が目安）
- 件名が不適切（「異動します」だけでは不十分）
まとめ：効果的な異動挨拶メールで好印象を残す
部署異動・転勤の挨拶メールは、これまでの関係性に感謝し、新たな関係を築くための大切なコミュニケーションツールです。
本記事で解説したポイントを踏まえて、スムーズな異動のためのメール作成に役立ててください。
記事のまとめ
- 適切なタイミング：社内は異動発表後すぐ、取引先は1〜2週間前が理想的
- 基本構成を守る：挨拶、異動の報告、感謝、今後の連絡先という流れを意識
- 相手に合わせた表現：上司、同僚、取引先など、相手によって敬語レベルを調整
- 具体的なエピソード：「お世話になりました」だけでなく、具体的な感謝を伝える
- 後任者情報の明記：後任担当者の連絡先を正確に伝え、円滑な引継ぎを促進
実践ポイント
- テンプレートをそのまま使わず、自分の言葉でアレンジする
- 送信前に必ず上司や同僚に内容をチェックしてもらう
- 重要な取引先にはメールだけでなく、可能であれば訪問や電話も検討
- 感情的な表現や愚痴は避け、前向きな内容にする
- メール送信後も円滑な引継ぎを心がける
異動や転勤は新たなスタートの機会です。
最後まで丁寧な対応を心がけ、良好な人間関係を維持することで、将来の仕事にもプラスとなります。
ぜひ本記事の例文やポイントを参考に、プロフェッショナルな挨拶メールを作成してください。
よくある質問（FAQ）
Q1: 異動メールはいつ送るのがベストですか？
A1: 社内向けは異動が正式発表されてから1週間以内、社外の取引先には異動日の1〜2週間前が理想的です。
急な異動の場合は、決定後すぐに送りましょう。
Q2: 異動メールの返信は必要ですか？
A2: 基本的には、受け取った側は24時間以内に簡潔な返信をするのがマナーです。
ただし、「返信不要」と明記されているケースや、大人数へのCC付きメールの場合は、特に親しい関係でなければ返信は不要な場合もあります。
Q3: 後任者が決まっていない場合はどうすればいいですか？
A3: 「後任者については決定次第、改めてご連絡いたします。
それまでの間は○○（上司や代理担当者名）にご連絡いただければ幸いです」と記載しましょう。
Q4: 取引先への挨拶メールでCCに入れるべき人は？
A4: 基本的に自分の上司と後任担当者はCCに入れるべきです。
また、取引先の窓口が複数ある場合は、関係者全員にBCC送信するか、主要窓口の方にだけ送信し「関係者へのご連絡もお願いします」と一言添えるのも良いでしょう。
Q5: 異動メールに添付ファイルは必要ですか？
A5: 基本的には本文のみで十分です。
ただし、後任者への引継ぎに関する詳細資料や、新しい部署の業務案内などが必要な場合は、簡潔なPDFなどを添付しても構いません。
Q6: メール以外の挨拶方法も必要ですか？
A6: 重要な取引先や特に親しい関係の方には、メールに加えて電話や訪問での挨拶も検討すると良いでしょう。
特に長年付き合いのある取引先には、直接会って挨拶するのがベストです。
Q7: 異動メールの件名は何が適切ですか？
A7: 「【ご連絡】○月○日付 ○○部への異動について」「【お知らせ】担当者変更のご挨拶」など、内容が一目でわかる件名が適切です。
「重要」「至急」などの言葉は基本的に避けましょう。
Q8: 社内向けと社外向けのメールは同時に送るべきですか？
A8: 基本的には社内向けを先に送り、社内での周知が行われた後に社外向けを送るのが良いでしょう。
これにより社内の体制が整ってから社外に知らせることができます。
