ビジネスメールは新入社員にとって最初の関門です。
適切な書き方を理解していないと、思わぬミスや誤解を招き、ビジネス関係に悪影響を及ぼすことも。
本記事では、新入社員が今すぐ使えるビジネスメールの基本と実践例を解説します。
この記事でわかること
- 新入社員が覚えておくべきビジネスメールの基本ルール
- シーン別に使える40の例文テンプレート
- メール作成時にありがちな7つのNG例とその対処法
- 目上の人や取引先への効果的なメールの書き方
- ビジネスメールでの敬語の正しい使い方
この記事を読み終えれば、自信を持ってビジネスメールを送れるようになります。
実践的な例文と解説で、すぐに業務に活かせる内容です。
すぐに使える新入社員向けメール例文20選
新入社員が日常業務ですぐに使えるメール例文を20種類ご紹介します。
コピペしてすぐに使える形式で、状況に合わせて内容を調整してください。
基本的な挨拶・連絡メール
【例文1】朝の挨拶メール（社内向け）
件名：おはようございます
○○部 ○○様
おはようございます。
△△部の山田太郎です。
本日もよろしくお願いいたします。
--
株式会社○○○○
△△部
山田太郎
TEL：03-XXXX-XXXX
Mail：yamada@xxxx.co.jp
【例文2】業務開始の報告（上司向け）
件名：本日の業務開始のご報告
○○部 部長 ○○様
おはようございます。
△△部の山田太郎です。
本日9時より業務を開始いたしました。
昨日ご指示いただいた○○の資料作成から着手いたします。
本日もよろしくお願いいたします。
--
株式会社○○○○
△△部
山田太郎
TEL：03-XXXX-XXXX
Mail：yamada@xxxx.co.jp
【例文3】資料送付メール（社内向け）
件名：【資料送付】○○プロジェクト進捗報告書
○○部 ○○様
お世話になっております。
△△部の山田太郎です。
先日ご依頼いただいた○○プロジェクトの進捗報告書を添付ファイルにてお送りいたします。
ご確認いただけますと幸いです。
ご不明点等ございましたら、お気軽にご連絡ください。
よろしくお願いいたします。
【添付ファイル】
・○○プロジェクト進捗報告書.pdf
--
株式会社○○○○
△△部
山田太郎
TEL：03-XXXX-XXXX
Mail：yamada@xxxx.co.jp
【例文4】会議のリマインドメール（社内向け）
件名：【リマインド】本日15時～ ○○会議
○○プロジェクトメンバー各位
お世話になっております。
△△部の山田太郎です。
本日15時より会議室Aにて開催予定の○○会議について、リマインドのご連絡をいたします。
【会議詳細】
日時：本日15:00～16:30
場所：会議室A
議題：1. 前回議事録の確認
2. プロジェクト進捗状況の共有
3. 今後のスケジュール確認
ご出席のほど、よろしくお願いいたします。
--
株式会社○○○○
△△部
山田太郎
TEL：03-XXXX-XXXX
Mail：yamada@xxxx.co.jp
問い合わせ・依頼メール
【例文5】社内への問い合わせメール
件名：○○資料について問い合わせ
○○部 ○○様
お世話になっております。
△△部の山田太郎です。
先日の部内会議で言及のあった○○資料について確認させていただきたく、ご連絡いたしました。
該当資料の最新版をご共有いただくことは可能でしょうか。
お忙しいところ恐縮ですが、ご検討のほどよろしくお願いいたします。
--
株式会社○○○○
△△部
山田太郎
TEL：03-XXXX-XXXX
Mail：yamada@xxxx.co.jp
【例文6】上司への相談メール
件名：○○案件の進め方について相談
○○部 部長 ○○様
お世話になっております。
△△部の山田太郎です。
現在担当している○○案件について、ご相談があります。
クライアントから要望されている○○について、以下の2つの対応方法を検討しております。
1. △△の方法で対応する場合：
メリット：納期を守ることができる
デメリット：一部機能を簡略化する必要がある
2. □□の方法で対応する場合：
メリット：すべての機能を実装できる
デメリット：納期が1週間程度遅れる可能性がある
個人的には1の方法が良いと考えておりますが、ご意見をいただければ幸いです。
お忙しいところ恐縮ですが、ご指導よろしくお願いいたします。
--
株式会社○○○○
△△部
山田太郎
TEL：03-XXXX-XXXX
Mail：yamada@xxxx.co.jp
【例文7】アポイント依頼メール（社内向け）
件名：○○案件についてのご相談アポイントのお願い
○○部 ○○様
お世話になっております。
△△部の山田太郎です。
現在担当している○○案件について、ご専門の立場からアドバイスをいただきたく、
お時間を頂戴できればと思います。
以下の日時でご都合いかがでしょうか。
・5月10日(月) 15:00～16:00
・5月11日(火) 13:00～14:00
・5月12日(水) 10:00～11:00
上記以外でもご都合の良い日時がございましたら、ご教示いただければ幸いです。
お忙しいところ恐縮ですが、ご検討のほどよろしくお願いいたします。
--
株式会社○○○○
△△部
山田太郎
TEL：03-XXXX-XXXX
Mail：yamada@xxxx.co.jp
【例文8】社外への問い合わせメール
件名：御社製品について問い合わせ
株式会社○○○○
営業部 ○○様
お世話になっております。
株式会社△△△△の山田太郎と申します。
この度、御社の商品「○○○○」について検討しており、
以下の点について確認させていただきたく、ご連絡いたしました。
1. 最小発注数量について
2. 納期について（5月末までに納品可能かどうか）
3. カスタマイズの可否について
ご多忙の中恐縮ではございますが、ご回答いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。
--
株式会社△△△△
営業部
山田太郎
TEL：03-XXXX-XXXX
Mail：yamada@xxxx.co.jp
報告・お礼のメール
【例文9】業務報告メール（上司向け）
件名：本日の業務報告
○○部 部長 ○○様
お疲れ様です。
△△部の山田太郎です。
本日行った業務内容をご報告いたします。
【完了した業務】
1. ○○資料の作成（完了）
2. △△クライアントへの見積書送付（完了）
3. □□プロジェクトの進捗会議参加（完了）
【進行中の業務】
1. ○○企画書の作成（進捗率：70%）
→ 明日中に完成予定です
【明日の予定】
1. ○○企画書の完成・提出
2. △△クライアントとの電話会議（10:00～）
3. 新規問い合わせ対応
以上、ご確認のほどよろしくお願いいたします。
--
株式会社○○○○
△△部
山田太郎
TEL：03-XXXX-XXXX
Mail：yamada@xxxx.co.jp
【例文10】お礼メール（社内向け）
件名：先日のご協力に関するお礼
○○部 ○○様
お世話になっております。
△△部の山田太郎です。
先日は○○プロジェクトについて丁寧にご指導いただき、誠にありがとうございました。
おかげさまで、クライアントへのプレゼンテーションも無事完了し、好評をいただくことができました。
今回の経験を今後の業務に活かしていきたいと思います。
引き続きご指導のほど、よろしくお願いいたします。
--
株式会社○○○○
△△部
山田太郎
TEL：03-XXXX-XXXX
Mail：yamada@xxxx.co.jp
【例文11】お詫びメール（社内向け）
件名：資料送付の遅延についてのお詫び
○○部 ○○様
お世話になっております。
△△部の山田太郎です。
昨日お約束していた○○資料の送付が遅れておりますこと、深くお詫び申し上げます。
他案件の緊急対応が入り、完成に至っておりませんでした。
本日15時までには必ず送付させていただきます。
ご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございません。
今後はスケジュール管理を徹底し、このようなことがないよう努めてまいります。
何卒ご容赦くださいますよう、お願い申し上げます。
--
株式会社○○○○
△△部
山田太郎
TEL：03-XXXX-XXXX
Mail：yamada@xxxx.co.jp
【例文12】業務完了報告メール
件名：○○プロジェクト完了のご報告
○○部 部長 ○○様
お世話になっております。
△△部の山田太郎です。
先日ご指示いただいた○○プロジェクトについて、本日すべての作業が完了いたしましたので、ご報告申し上げます。
【完了内容】
1. データ集計・分析
2. 報告書作成
3. クライアントへの送付・説明
特に問題なく予定通り完了し、クライアントからも「非常に分かりやすい資料だった」とのお言葉をいただきました。
ご指導いただいたポイントを意識して取り組んだ結果、スムーズに進めることができました。
ありがとうございました。
今回の経験を次回の業務にも活かしていきたいと思います。
引き続きご指導のほど、よろしくお願いいたします。
--
株式会社○○○○
△△部
山田太郎
TEL：03-XXXX-XXXX
Mail：yamada@xxxx.co.jp
休暇・欠勤関連のメール
【例文13】休暇申請メール
件名：有給休暇申請のお願い
○○部 部長 ○○様
お世話になっております。
△△部の山田太郎です。
誠に恐縮ではございますが、下記日程で有給休暇を取得させていただきたく、ご連絡いたしました。
【休暇希望日】
5月15日（月）～5月16日（火）の2日間
【理由】
私用のため
【代行者】
○○さんに依頼済みです
休暇中の業務につきましては事前に段取りを整え、引き継ぎも完了させる予定です。
ご迷惑をおかけいたしますが、ご検討のほどよろしくお願いいたします。
--
株式会社○○○○
△△部
山田太郎
TEL：03-XXXX-XXXX
Mail：yamada@xxxx.co.jp
【例文14】体調不良による欠勤連絡
件名：本日の欠勤連絡
○○部 部長 ○○様
お世話になっております。
△△部の山田太郎です。
誠に申し訳ございませんが、昨晩より発熱があり、本日は欠勤させていただきたく存じます。
医療機関を受診する予定です。
本日予定しておりました以下の業務対応について、ご配慮いただけますと幸いです。
1. 13:00～ ○○会議 → 資料は事前に共有フォルダに保存済みです
2. △△クライアントへの見積書送付 → 明日対応いたします
明日の出社については、本日の診察結果を踏まえて改めてご連絡いたします。
ご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございません。
--
株式会社○○○○
△△部
山田太郎
TEL：03-XXXX-XXXX
Mail：yamada@xxxx.co.jp
【例文15】遅刻の連絡メール
件名：本日の遅刻連絡
○○部 部長 ○○様
お世話になっております。
△△部の山田太郎です。
誠に申し訳ございませんが、電車遅延のため、本日10時頃の到着となる見込みです。
（○○線での人身事故により、現在電車が止まっております）
10時からの○○会議には間に合うよう努めますが、
万が一間に合わない場合は改めてご連絡いたします。
ご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございません。
--
株式会社○○○○
△△部
山田太郎
TEL：03-XXXX-XXXX
Mail：yamada@xxxx.co.jp
【例文16】退社時の連絡メール
件名：本日の業務終了報告
○○部 部長 ○○様
お疲れ様です。
△△部の山田太郎です。
本日の業務を終了し、退社いたします。
【本日の業務内容】
1. ○○資料の作成・提出（完了）
2. △△クライアントとの打ち合わせ（完了）
3. □□プロジェクトの進捗報告書作成（80%完了）
→ 残りは明日午前中に完成予定
【明日の予定】
1. □□プロジェクト進捗報告書の完成・提出
2. 新規案件の資料作成
3. 週次部内会議（15:00～）
明日もよろしくお願いいたします。
--
株式会社○○○○
△△部
山田太郎
TEL：03-XXXX-XXXX
Mail：yamada@xxxx.co.jp
社外向けメール
【例文17】初めての取引先への挨拶メール
件名：初めてのご挨拶
株式会社○○○○
営業部 ○○様
初めてメールにてご連絡させていただきます。
株式会社△△△△の山田太郎と申します。
この度、弊社製品に関するお問い合わせをいただき、誠にありがとうございます。
○○様のご要望に沿ったご提案ができるよう努めさせていただきます。
つきましては、詳細なご要望をお伺いするため、下記日時でのお打ち合わせは可能でしょうか。
・5月15日(月) 14:00～15:00
・5月16日(火) 10:00～11:00
・5月17日(水) 15:00～16:00
ご都合の良い日時をご教示いただければ幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。
--
株式会社△△△△
営業部
山田太郎
TEL：03-XXXX-XXXX
Mail：yamada@xxxx.co.jp
【例文18】社外への資料送付メール
件名：【資料送付】○○製品カタログ
株式会社○○○○
営業部 ○○様
お世話になっております。
株式会社△△△△の山田太郎でございます。
先日ご依頼いただきました、弊社製品「○○○○」のカタログおよび価格表を
添付ファイルにてお送りいたします。
ご質問等ございましたら、お気軽にお問い合わせください。
今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。
【添付ファイル】
・○○製品カタログ.pdf
・○○価格表.pdf
--
株式会社△△△△
営業部
山田太郎
TEL：03-XXXX-XXXX
Mail：yamada@xxxx.co.jp
【例文19】取引先へのお詫びメール
件名：納品遅延のお詫び
株式会社○○○○
営業部 ○○様
お世話になっております。
株式会社△△△△の山田太郎でございます。
先日ご注文いただきました商品「○○○○」の納品につきまして、
当初5月10日とお約束しておりましたが、製造工程での不具合により
5月15日までお時間をいただくこととなりました。
突然のスケジュール変更により、ご迷惑をおかけいたしますこと、
心よりお詫び申し上げます。
今回の件を真摯に受け止め、今後このようなことがないよう、
生産管理体制を見直し、改善してまいります。
何卒ご理解を賜りますよう、お願い申し上げます。
--
株式会社△△△△
営業部
山田太郎
TEL：03-XXXX-XXXX
Mail：yamada@xxxx.co.jp
【例文20】社外へのお礼メール
件名：先日の商談のお礼
株式会社○○○○
営業部 ○○様
お世話になっております。
株式会社△△△△の山田太郎でございます。
先日は、お忙しい中お時間を頂戴し、誠にありがとうございました。
御社の事業内容やご要望について詳しくお伺いすることができ、大変参考になりました。
ご要望いただいた見積書につきましては、現在作成中でございます。
来週月曜日までには送付させていただきますので、今しばらくお待ちいただければ幸いです。
今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。
--
株式会社△△△△
営業部
山田太郎
TEL：03-XXXX-XXXX
Mail：yamada@xxxx.co.jp
シーン別対応例文20選
シーン別の対応例文をさらに20種類ご紹介します。
具体的な状況に応じたメール文例を活用して、スムーズなコミュニケーションを心がけましょう。
社内コミュニケーション
社内向けのシーン別対応例文には、適切な敬語表現と簡潔な内容が求められます。
部署間や上司との円滑なコミュニケーションに役立つ例文です。
【例文21】議事録送付メール
件名：【議事録】○○プロジェクト定例会議（5/10）
○○プロジェクトメンバー各位
お世話になっております。
△△部の山田太郎です。
本日開催された○○プロジェクト定例会議の議事録を作成いたしましたので、
添付ファイルにてお送りいたします。
【会議概要】
日時：2023年5月10日(水) 13:00～15:00
場所：会議室A
出席者：○○、△△、□□、××（敬称略）
【主な決定事項】
1. 次回納品物の仕様確定（詳細は議事録参照）
2. スケジュールの一部変更（6月納品→7月納品に変更）
3. 追加リソースの配置（次週より○○さんが参画）
内容に誤りや不足がございましたら、ご指摘ください。
よろしくお願いいたします。
【添付ファイル】
・○○プロジェクト定例会議議事録_20230510.pdf
--
株式会社○○○○
△△部
山田太郎
TEL：03-XXXX-XXXX
Mail：yamada@xxxx.co.jp
【例文22】作業協力依頼メール
件名：○○資料作成のご協力依頼
○○部 ○○様
お世話になっております。
△△部の山田太郎です。
来週の経営会議で使用する○○資料の作成について、
○○様のご専門知識をお借りできればと思い、ご連絡いたしました。
具体的には、以下の点についてご協力いただけますと幸いです。
1. ○○に関するデータの提供
2. △△に関する分析結果の共有
3. □□についての専門的見解
資料完成の期限は5月20日(金)となっております。
お忙しいところ恐縮ですが、5月17日(火)までにご協力いただけますでしょうか。
何卒よろしくお願いいたします。
--
株式会社○○○○
△△部
山田太郎
TEL：03-XXXX-XXXX
Mail：yamada@xxxx.co.jp
【例文23】情報共有メール
件名：【情報共有】○○システム一時停止のお知らせ
社内各位
お世話になっております。
システム管理部の山田太郎です。
システムメンテナンスに伴い、下記の通り○○システムを一時停止いたしますので、
ご案内申し上げます。
【停止システム】
○○システム（社内文書管理システム）
【停止期間】
2023年5月20日(土) 9:00 ～ 5月21日(日) 17:00
【停止理由】
定期メンテナンスおよびバージョンアップ作業のため
【対応方法】
停止期間中に文書の閲覧・編集が必要な場合は、
事前にダウンロードしていただくか、システム管理部までご連絡ください。
ご不便をおかけいたしますが、ご理解とご協力のほどよろしくお願いいたします。
--
株式会社○○○○
システム管理部
山田太郎
TEL：03-XXXX-XXXX
Mail：yamada@xxxx.co.jp
【例文24】業務改善提案メール
件名：○○業務の効率化に関する提案
○○部 部長 ○○様
お世話になっております。
△△部の山田太郎です。
現在担当している○○業務について、効率化の提案をさせていただきたく、
ご連絡いたしました。
【現状の課題】
現在の○○作業は手作業での集計が中心となっており、
月末の処理に約3日を要しています。
【改善提案】
エクセルのマクロ機能を活用し、自動集計の仕組みを構築することで、
作業時間を1日程度に短縮できると考えております。
【期待される効果】
1. 作業時間の短縮（約70%削減）
2. ヒューマンエラーの防止
3. リソースの有効活用
ご検討いただければ幸いです。
詳細につきましては、お時間をいただけましたらご説明させていただきます。
--
株式会社○○○○
△△部
山田太郎
TEL：03-XXXX-XXXX
Mail：yamada@xxxx.co.jp
【例文25】社内研修参加申請メール
件名：○○研修への参加申請
○○部 部長 ○○様
お世話になっております。
△△部の山田太郎です。
この度、人事部より案内のあった「○○スキルアップ研修」への参加を
希望しておりますので、ご承認いただきたく存じます。
【研修内容】
研修名：○○スキルアップ研修
日程：2023年6月15日(木)～16日(金)
場所：本社研修室
主催：人事部 教育研修チーム
【参加理由】
現在担当している○○業務において、□□スキルが必要とされており、
本研修を通じてスキルを向上させることで、業務効率の改善と
成果向上につなげたいと考えております。
研修期間中の業務につきましては、事前に○○さんと調整の上、対応を依頼する予定です。
ご検討のほど、よろしくお願いいたします。
--
株式会社○○○○
△△部
山田太郎
TEL：03-XXXX-XXXX
Mail：yamada@xxxx.co.jp
クライアント・取引先対応
取引先とのコミュニケーションは特に丁寧さが求められます。
適切な敬語と明確な内容で信頼関係を築くための例文をご紹介します。
【例文26】見積書送付メール（社外向け）
件名：【見積書送付】○○製品導入費用の件
株式会社○○○○
○○部 ○○様
お世話になっております。
株式会社△△△△の山田太郎でございます。
先日ご依頼いただきました○○製品の導入費用について、
見積書を添付ファイルにてお送りいたします。
【見積内容】
・製品導入基本費用
・カスタマイズ費用
・年間保守費用
・納品スケジュール
ご不明な点やご質問等ございましたら、お気軽にお問い合わせください。
ご検討のほど、よろしくお願い申し上げます。
【添付ファイル】
・見積書_○○製品_20230510.pdf
--
株式会社△△△△
営業部
山田太郎
TEL：03-XXXX-XXXX
Mail：yamada@xxxx.co.jp
【例文27】納品案内メール
件名：【納品のご案内】○○製品の件
株式会社○○○○
○○部 ○○様
お世話になっております。
株式会社△△△△の山田太郎でございます。
先日ご注文いただきました○○製品につきまして、
下記の通り納品させていただきますので、ご案内申し上げます。
【納品内容】
製品名：○○製品
数量：10台
納品日：2023年5月15日(月) 14:00頃
納品場所：御社本社1階受付
当日は弊社配送担当の佐藤がお伺いいたします。
納品時にご不在の場合は、事前にご連絡いただければ幸いです。
今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。
--
株式会社△△△△
営業部
山田太郎
TEL：03-XXXX-XXXX
Mail：yamada@xxxx.co.jp
【例文28】アポイントメント確認メール
件名：【打ち合わせ確認】5月15日(月)のご訪問について
株式会社○○○○
○○部 ○○様
お世話になっております。
株式会社△△△△の山田太郎でございます。
来週5月15日(月)に予定しております打ち合わせの確認をさせていただきます。
【打ち合わせ詳細】
日時：2023年5月15日(月) 15:00～16:30
場所：御社本社 会議室B
出席者：弊社側）山田、佐藤（敬称略）
議題：1. 新製品のご提案
2. 導入スケジュールの確認
3. 予算に関するご相談
当日は弊社資料を持参いたします。
また、プロジェクターの使用をお願いできれば幸いです。
ご多忙のところ恐縮ではございますが、よろしくお願い申し上げます。
--
株式会社△△△△
営業部
山田太郎
TEL：03-XXXX-XXXX
Mail：yamada@xxxx.co.jp
【例文29】プロジェクト進捗報告メール
件名：【進捗報告】○○システム開発状況（5月第2週）
株式会社○○○○
○○部 ○○様
お世話になっております。
株式会社△△△△の山田太郎でございます。
現在進行中の○○システム開発プロジェクトについて、
今週の進捗状況をご報告いたします。
【全体進捗】
計画比：95%（予定通り進行中）
【完了タスク】
1. データベース設計
2. UI/UXデザイン確定
3. 基本機能の実装
【進行中タスク】
1. API連携機能の実装（進捗率：80%）
2. テスト環境の構築（進捗率：60%）
【次週予定】
1. API連携機能の完了
2. テスト環境の完成
3. 単体テストの開始
【懸案事項】
外部APIとの連携で一部仕様の確認が必要な点が発生しております。
詳細は添付資料をご確認ください。
何かご質問等ございましたら、お気軽にご連絡ください。
引き続きよろしくお願い申し上げます。
【添付ファイル】
・○○システム開発進捗報告_週次_20230510.pdf
--
株式会社△△△△
システム開発部
山田太郎
TEL：03-XXXX-XXXX
Mail：yamada@xxxx.co.jp
【例文30】契約更新案内メール
件名：【ご案内】○○サービス契約更新について
株式会社○○○○
○○部 ○○様
お世話になっております。
株式会社△△△△の山田太郎でございます。
現在ご契約いただいております○○サービスの契約期間が
2023年6月30日をもちまして満了となります。
つきましては、契約更新のご案内をさせていただきます。
【契約更新内容】
サービス名：○○サービス
現契約期間：2022年7月1日～2023年6月30日
更新期間：2023年7月1日～2024年6月30日
契約金額：年間○○○円（税込）
更新をご希望の場合は、6月15日(木)までに添付の更新申込書に
必要事項をご記入の上、ご返送ください。
また、サービス内容について変更・ご質問等がございましたら、
お気軽にお問い合わせください。
引き続きのご愛顧を賜りますよう、何卒よろしくお願い申し上げます。
【添付ファイル】
・○○サービス契約更新申込書.pdf
・サービス内容のご案内.pdf
--
株式会社△△△△
営業部
山田太郎
TEL：03-XXXX-XXXX
Mail：yamada@xxxx.co.jp
トラブル対応・クレーム対応
問題が発生した際の適切な対応は信頼関係の維持に不可欠です。
誠意を持った対応を心がけましょう。
【例文31】社内トラブル報告メール
件名：【緊急報告】○○システム障害について
○○部 部長 ○○様
お世話になっております。
システム管理部の山田太郎です。
本日10:30頃より発生している○○システムの障害について、
緊急報告いたします。
【障害概要】
発生日時：2023年5月10日(水) 10:30頃
影響範囲：社内全ユーザーがシステムにログインできない状況
原因：データベースサーバーの負荷増大（調査中）
【現在の対応状況】
1. システムベンダーへの緊急連絡（完了）
2. バックアップサーバーへの切り替え作業（実施中）
3. 社内ユーザーへの告知（完了）
【復旧見込み】
本日12:00頃を目標に復旧作業を進めております。
復旧次第、改めてご報告いたします。
大変ご迷惑をおかけしておりますが、
ご理解とご協力のほど、よろしくお願いいたします。
--
株式会社○○○○
システム管理部
山田太郎
TEL：03-XXXX-XXXX
Mail：yamada@xxxx.co.jp
【例文32】クレーム対応報告メール（社内向け）
件名：【クレーム対応報告】○○社からのクレームについて
○○部 部長 ○○様
お世話になっております。
営業部の山田太郎です。
本日、○○社○○様より以下の内容でクレームをいただきましたので、
対応状況をご報告いたします。
【クレーム内容】
納品した○○製品に不具合があり、使用できない状況
【お客様情報】
会社名：株式会社○○○○
担当者：○○部 ○○様
連絡先：03-XXXX-XXXX
【発生経緯】
5月5日納品の○○製品（製品番号：XXXX-123）において、
起動時にエラーが発生し、使用できない状況
【対応状況】
1. お詫びと状況確認のお電話（完了）
2. 製品回収の手配（本日中に回収予定）
3. 代替品の発送準備（明日発送予定）
4. 品質管理部への調査依頼（実施中）
今後の対応として、原因究明後の報告と再発防止策の
ご提案を予定しております。
本件につきまして、何かご指示等ございましたら、
お知らせくださいますようお願いいたします。
--
株式会社○○○○
営業部
山田太郎
TEL：03-XXXX-XXXX
Mail：yamada@xxxx.co.jp
【例文33】クレーム対応メール（社外向け）
件名：【お詫びとご報告】納品製品の不具合について
株式会社○○○○
○○部 ○○様
お世話になっております。
株式会社△△△△の山田太郎でございます。
先日納品いたしました○○製品の不具合につきまして、
多大なご迷惑をおかけしておりますこと、心より深くお詫び申し上げます。
現在、不具合の原因について調査を進めており、
以下のとおり対応させていただきます。
【対応内容】
1. 不具合品の回収：本日16時頃、弊社配送担当がお伺いいたします
2. 代替品の発送：明日5月11日に発送、12日着予定
3. 原因調査報告：5月15日までにご報告いたします
4. 今後の再発防止策：調査結果を踏まえてご提案いたします
お客様に多大なご不便とご迷惑をおかけしておりますこと、
重ねてお詫び申し上げます。
今後このようなことがないよう、品質管理体制の見直しと
改善に努めてまいります。
何かご不明点やご要望等ございましたら、
いつでもご連絡くださいますようお願い申し上げます。
--
株式会社△△△△
営業部
山田太郎
TEL：03-XXXX-XXXX
Mail：yamada@xxxx.co.jp
【例文34】取引条件変更の連絡メール
件名：【重要】取引条件変更のお知らせ
株式会社○○○○
○○部 ○○様
お世話になっております。
株式会社△△△△の山田太郎でございます。
平素は弊社製品をご愛顧いただき、誠にありがとうございます。
この度、原材料費の高騰および物流コストの上昇に伴い、
誠に恐縮ではございますが、下記のとおり取引条件を
変更させていただくこととなりましたので、ご案内申し上げます。
【変更内容】
1. 製品価格：一部製品の価格改定（詳細は添付資料参照）
2. 配送条件：最低注文金額の変更（5万円→8万円）
3. 支払条件：変更なし
【適用開始日】
2023年7月1日受注分より
何卒ご理解を賜りますよう、お願い申し上げます。
ご不明点等ございましたら、お気軽にお問い合わせください。
今後とも変わらぬお引き立てを賜りますよう、何卒よろしくお願い申し上げます。
【添付ファイル】
・取引条件変更詳細.pdf
・新価格表.pdf
--
株式会社△△△△
営業部
山田太郎
TEL：03-XXXX-XXXX
Mail：yamada@xxxx.co.jp
【例文35】サービス停止のお知らせメール
件名：【重要】○○サービス一時停止のお知らせ
○○サービスをご利用のお客様各位
お世話になっております。
株式会社△△△△ サポート担当の山田太郎でございます。
日頃より弊社サービスをご利用いただき、誠にありがとうございます。
システムメンテナンスのため、下記の日程で○○サービスを
一時停止させていただきます。
ご利用のお客様には大変ご不便をおかけいたしますが、
何卒ご理解とご協力を賜りますようお願い申し上げます。
【サービス停止期間】
2023年5月20日(土) 23:00 ～ 5月21日(日) 7:00
【停止理由】
サーバー設備の増強およびシステムバージョンアップのため
【ご注意事項】
・停止期間中はサービスへのログインおよび各種機能がご利用いただけません
・作業状況により、終了時刻が前後する場合がございます
・作業完了後、メールにてご案内いたします
ご不明点等ございましたら、下記サポート窓口までお問い合わせください。
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株式会社△△△△
カスタマーサポート部
山田太郎
TEL：0120-XXX-XXX（平日9:00～18:00）
Mail：support@xxxx.co.jp
その他実践的なシーン
新入社員が遭遇する可能性のある様々なシーンに対応する例文です。
【例文36】会議招集メール
件名：【ご出席依頼】○○プロジェクト キックオフミーティング
○○プロジェクト関係者各位
お世話になっております。
△△部の山田太郎です。
○○プロジェクトのキックオフミーティングを下記の通り開催いたしますので、
ご出席のほどよろしくお願いいたします。
【会議詳細】
日時：2023年5月15日(月) 10:00～12:00
場所：本社 会議室A
議題：1. プロジェクト概要説明
2. スケジュール確認
3. 役割分担の決定
4. 質疑応答
【準備いただきたいもの】
・担当業務の現状課題（各部署1枚程度）
・プロジェクトに対するご質問・ご要望
ご都合が合わない場合は、5月12日(金)までにご連絡ください。
何卒よろしくお願いいたします。
【添付ファイル】
・○○プロジェクト概要資料.pdf
--
株式会社○○○○
△△部
山田太郎
TEL：03-XXXX-XXXX
Mail：yamada@xxxx.co.jp
【例文37】研修報告メール
件名：○○研修参加報告
○○部 部長 ○○様
お世話になっております。
△△部の山田太郎です。
先日参加させていただいた○○研修について、ご報告いたします。
【研修概要】
研修名：○○スキルアップ研修
日時：2023年5月10日(水)～11日(木)
場所：△△研修センター
【学んだ内容】
1. ○○の基本概念と最新トレンド
2. △△の実践的テクニック
3. □□の事例分析とグループワーク
【業務への活用案】
今回学んだ○○のテクニックを、現在担当している△△業務に
以下のように活用できると考えております。
1. ○○プロセスの効率化（約30%の時間短縮が見込める）
2. △△データの分析精度向上
3. □□でのコミュニケーション改善
詳細な研修内容は添付の報告書にまとめましたので、
ご確認いただければ幸いです。
このたびは貴重な機会をいただき、ありがとうございました。
学んだ内容を今後の業務に活かしてまいります。
【添付ファイル】
・○○研修参加報告書.pdf
--
株式会社○○○○
△△部
山田太郎
TEL：03-XXXX-XXXX
Mail：yamada@xxxx.co.jp
【例文38】社内イベント案内メール
件名：【ご案内】新入社員歓迎会の開催について
社内各位
お世話になっております。
総務部の山田太郎です。
2023年度入社の新入社員を歓迎する会を下記の通り開催いたしますので、
ご案内申し上げます。
【イベント詳細】
名称：2023年度新入社員歓迎会
日時：2023年5月26日(金) 18:30～20:30
場所：○○ホテル 2階「○○の間」
会費：5,000円（当日受付にてお支払いください）
内容：歓迎の挨拶、新入社員紹介、懇親会
【参加申込】
参加をご希望の方は、5月19日(金)までに下記フォームよりお申込みください。
https://www.xxxx.co.jp/form/xxxx
皆様のご参加をお待ちしております。
何卒よろしくお願いいたします。
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株式会社○○○○
総務部
山田太郎
TEL：03-XXXX-XXXX
Mail：yamada@xxxx.co.jp
【例文39】リモートワーク申請メール
件名：リモートワーク申請
○○部 部長 ○○様
お世話になっております。
△△部の山田太郎です。
下記日程においてリモートワークでの勤務を希望いたしますので、
ご承認いただきたく存じます。
【リモートワーク希望日】
2023年5月15日(月)～5月16日(火)の2日間
【理由】
自宅付近での工事により、通勤経路に大幅な迂回が必要なため
【業務内容】
・○○レポートの作成
・△△資料の分析
・週次報告書の準備
【連絡先】
携帯電話：090-XXXX-XXXX
メール：yamada@xxxx.co.jp
リモートワーク中も通常通り9:00～18:00で勤務し、
チャットツールでの状況報告を随時行います。
また、オンライン会議にも問題なく参加可能です。
ご検討のほど、よろしくお願いいたします。
--
株式会社○○○○
△△部
山田太郎
TEL：03-XXXX-XXXX
Mail：yamada@xxxx.co.jp
【例文40】異動の挨拶メール
件名：部署異動のご挨拶
○○部 各位
お世話になっております。
△△部の山田太郎です。
この度、6月1日付で△△部から○○部へ異動することとなりましたので、
ご挨拶申し上げます。
△△部では2年間、多くの方々にご指導・ご支援をいただき、
大変お世話になりました。心より感謝申し上げます。
○○部では新たな業務に取り組むことになりますが、
これまでの経験を活かしながら、さらに成長できるよう努めてまいります。
部署は変わりますが、今後とも変わらぬご指導・ご鞭撻のほど、
何卒よろしくお願い申し上げます。
--
株式会社○○○○
△△部
山田太郎
TEL：03-XXXX-XXXX
Mail：yamada@xxxx.co.jp
ビジネスメールの基本マナー5原則
ビジネスメールを書く際に守るべき基本的なマナーについて解説します。
これらの原則を理解し実践することで、プロフェッショナルな印象を与えるメールが作成できます。
適切な件名を設定する
件名は受信者がメールの内容を一目で理解するための重要な要素です。
適切な件名設定のポイントを押さえましょう。
基本ルール：
- 内容が明確に伝わる簡潔な件名をつける
- 【】や《》などの記号を使って種類を明示する
- 緊急性の高いものには「至急」「重要」などを付ける
具体例：
- 良い例：「【依頼】5/15会議資料の作成について」
- 悪い例：「お願いがあります」
間違いやすいポイント：
- 件名なしでメールを送信してしまう
- 内容と関係ない件名をつける
- 長すぎる件名をつける（30字以内が目安）
正しい宛先と挨拶
メールの冒頭部分は、受信者への敬意を示し、円滑なコミュニケーションの土台となります。
基本ルール：
- 宛先は「部署名 役職 氏名様」の順で記載
- 時間帯に応じた挨拶を入れる
- 差出人の所属と名前を明記
具体例：
- 社内向け：「○○部 部長 山田様」
- 社外向け：「株式会社○○○○ 営業部 山田様」
間違いやすいポイント：
- 宛先敬称を「様」ではなく「殿」や「君」にする
- 社外の方に「お疲れ様です」と挨拶する
- 自分の所属・氏名を書き忘れる
簡潔で明確な本文構成
読みやすく理解しやすい文章構成は、ビジネスメールの基本です。
基本ルール：
- 「結論→理由・詳細→依頼・質問」の順で書く
- 一文は40～50字程度に抑える
- 段落ごとに改行し、適度な空白を入れる
- 箇条書きを活用して要点を明確にする
具体例：
先日ご依頼いただいた資料を添付いたします。（結論）
ご指定いただいた3つの項目について、以下の通りまとめました。（詳細）
1. ○○に関する市場動向
2. △△の競合分析
3. □□の今後の見通し
ご確認いただき、修正点等ございましたらご連絡ください。（依頼）
間違いやすいポイント：
- 結論を最後に書いて要点が分かりにくい
- 長すぎる文章で一文が複雑になる
- 段落分けをせず、文章が詰まって読みにくい
適切な敬語と言葉遣い
ビジネスメールでは適切な敬語と丁寧な言葉遣いが不可欠です。
基本ルール：
- 「です・ます調」で統一する
- 謙譲語・尊敬語・丁寧語を適切に使い分ける
- カジュアルな表現や絵文字は避ける
具体例：
- 尊敬語：「ご確認ください」「お越しください」
- 謙譲語：「お伺いします」「ご報告いたします」
- 丁寧語：「です」「ます」「ございます」
間違いやすいポイント：
- 敬語の誤用（「ご確認なさいますか？」など）
- 命令口調になる（「送って」「教えて」など）
- 友達言葉や略語を使う（「すごく」「超」「ヨロシク」など）
確認と締めくくり
メール送信前の確認と適切な締めくくりは、ビジネスマナーとして重要です。
基本ルール：
- 送信前に誤字脱字や内容の誤りがないかチェックする
- 添付ファイルの有無を確認する
- 締めくくりの挨拶と署名を必ず入れる
具体例：
ご確認のほど、よろしくお願いいたします。
--
株式会社○○○○
○○部
山田太郎
TEL：03-XXXX-XXXX
Mail：yamada@xxxx.co.jp
間違いやすいポイント：
- 誤字脱字や文法ミスがあるまま送信する
- 添付ファイルを忘れる
- 署名がない、または情報が不足している
相手別のメール書き方の違い
メールの書き方は相手によって調整する必要があります。
ここでは、相手別の適切な書き方のポイントを解説します。
上司・先輩へのメール
上司や先輩へのメールは敬意を示しつつ、簡潔明瞭に伝えることが重要です。
基本ポイント：
- 敬語を適切に使用し、敬意を示す
- 要件は簡潔明瞭に伝える
- 相談や報告の目的を明確にする
具体例：
○○部長
お世話になっております。
○○部の山田です。
先日ご指示いただいた○○企画書について、進捗をご報告いたします。
現在、市場調査を完了し、競合分析を進めている段階です。
来週月曜日までに初稿を作成できる見込みですが、
その前に方向性について一度ご確認いただきたく存じます。
お忙しいところ恐縮ですが、下記日時でお時間をいただけますでしょうか。
・5月11日(木) 15:00～15:30
・5月12日(金) 10:00～10:30
ご検討のほど、よろしくお願いいたします。
--
株式会社○○○○
○○部
山田太郎
TEL：03-XXXX-XXXX
Mail：yamada@xxxx.co.jp
間違いやすいポイント：
- 冗長な表現で本題までに時間がかかる
- 質問や依頼が明確でない
- 敬語の使い方に誤りがある（「お忙しいとは存じますが」など）
同僚・同期へのメール
同僚や同期へのメールはある程度カジュアルになりますが、基本的なビジネスマナーは守る必要があります。
基本ポイント：
- 適度に丁寧な言葉遣いを心がける
- 要件は簡潔に伝える
- 必要に応じて親しみやすい表現も使用する
具体例：
○○さん
お疲れ様です。
○○部の山田です。
先日話していた○○プロジェクトの資料、共有フォルダにアップしました。
「プロジェクト2023」→「企画書」→「5月」のフォルダに入れてあります。
一度確認してもらえると助かります。
何か質問があれば気軽に声をかけてください。
よろしくお願いします。
--
山田太郎
間違いやすいポイント：
- ビジネスメールであることを忘れて友達言葉になる
- 略語や絵文字を多用する
- 本文が短すぎて伝わりにくい
取引先・社外の人へのメール
社外の方へのメールは特に丁寧さが求められます。
会社の代表として送信している意識を持ちましょう。
基本ポイント：
- より丁寧な敬語表現を使用する
- 自社の正式名称と肩書を明記する
- ビジネスマナーに則った構成を徹底する
具体例：
株式会社○○○○
営業部 ○○様
お世話になっております。
株式会社△△△△の山田太郎でございます。
先日はお忙しい中、弊社製品についてご検討いただき、誠にありがとうございます。
ご依頼いただきました見積書を添付ファイルにてお送りいたします。
納期につきましては、ご注文後2週間程度を予定しております。
また、初回導入時のサポート体制についても資料に記載しておりますので、
ご確認いただければ幸いです。
ご不明点等ございましたら、お気軽にお問い合わせください。
今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。
【添付ファイル】
・見積書_20230510.pdf
・製品導入サポート案内.pdf
--
株式会社△△△△
営業部
山田太郎
TEL：03-XXXX-XXXX
Mail：yamada@xxxx.co.jp
間違いやすいポイント：
- 「お疲れ様です」など社内向けの挨拶を使用する
- 会社名や部署名を省略する
- 敬語表現が不十分である
初めてやり取りする相手へのメール
初めての相手へのメールは、第一印象を左右する重要なものです。
特に丁寧で正確な文面を心がけましょう。
基本ポイント：
- 初めての連絡である旨を明記する
- 自己紹介と連絡目的を明確に伝える
- 紹介者がいる場合は、その旨を冒頭に記載する
具体例：
株式会社○○○○
○○部 部長 ○○様
初めてメールにてご連絡させていただきます。
株式会社△△△△の山田太郎と申します。
弊社の佐藤のご紹介により、御社の新規プロジェクトについてお問い合わせさせていただきます。
弊社は○○分野において10年以上の実績があり、御社のプロジェクトに
お役立ちできる可能性があると考えております。
つきましては、詳細をご説明させていただく機会をいただけませんでしょうか。
下記日時でご都合はいかがでしょうか。
・5月15日(月) 14:00～15:00
・5月16日(火) 10:00～11:00
ご検討のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。
--
株式会社△△△△
営業部
山田太郎
TEL：03-XXXX-XXXX
Mail：yamada@xxxx.co.jp
間違いやすいポイント：
- 初めての連絡であることを明記せず唐突に始める
- 自己紹介が不十分で、相手が差出人を特定できない
- 連絡目的があいまいで、相手が困惑する
メール作成のコツと時短テクニック
効率的なメール作成のためのコツと時短テクニックを紹介します。
これらを活用して、業務効率の向上を図りましょう。
定型文・テンプレートの活用
繰り返し使うメールは定型文やテンプレートを作成しておくと効率的です。
活用ポイント：
- よく使う挨拶文や締めくくりの文章を保存しておく
- 案件や相手別にテンプレートを分類する
- 必要に応じてカスタマイズできるよう、変更部分を明確にしておく
具体例：
【会議通知テンプレート】
件名：【会議通知】○○会議（日付）
関係者各位
お世話になっております。
○○部の山田です。
下記の通り○○会議を開催いたしますので、ご出席のほどよろしくお願いいたします。
【会議詳細】
日時：YYYY年MM月DD日(曜日) HH:MM～HH:MM
場所：○○会議室
議題：
1. ○○について
2. △△について
3. その他
ご都合がつかない場合は、事前にご連絡ください。
よろしくお願いいたします。
--
署名
間違いやすいポイント：
- テンプレートの日付や名前を更新し忘れる
- 相手や状況に合わせたカスタマイズを怠る
- 冷たい印象を与えないよう、必要に応じて個人的なメッセージを追加する
メールソフトの機能活用
多くのメールソフトには便利な機能があります。
これらを活用して効率的にメールを作成しましょう。
活用ポイント：
- 署名機能を設定して手入力を省く
- 自動返信や自動振り分け機能を活用する
- ショートカットキーを覚えて操作を効率化する
具体例：
- Outlook: クイックパーツ機能で定型文を登録
- Gmail: テンプレート機能や送信取消機能を活用
- 共通：署名設定で複数の署名を使い分け
間違いやすいポイント：
- 一度設定したらそのままにせず、定期的に更新する
- 機能を過信して内容確認を怠る
- 自動化に頼りすぎて個別対応が必要なケースを見逃す
素早く正確に書くためのテクニック
効率的かつ正確にメールを作成するためのテクニックを紹介します。
活用ポイント：
- 書き始める前に伝えるべき要点を箇条書きにする
- 結論から先に書く習慣をつける
- 長文になりそうな場合は、別途資料を添付する
具体例：
- メール作成前に「誰に・何を・いつまでに・どのように」を明確にする
- 簡潔な文章で本文を構成する
- 送信前に必ず見直しを行う
間違いやすいポイント：
- 考えながら書き始めて文章が冗長になる
- 伝えるべき重要事項を書き忘れる
- 急いで送信して誤字脱字や添付忘れが発生する
効果的な添付ファイルの扱い方
添付ファイルの扱い方も、ビジネスメールでは重要なポイントです。
活用ポイント：
- ファイル名は内容が分かりやすいものにする
- 大容量ファイルはストレージサービスを利用する
- 本文中に添付ファイルの内容や確認事項を記載する
具体例：
【添付ファイル】
・20230510_プロジェクト計画書_v1.0.pdf
※3ページ目の予算表をご確認ください。
間違いやすいポイント：
- わかりにくいファイル名を使用する（「新しいドキュメント(1).docx」など）
- 添付ファイルが多すぎて受信者を混乱させる
- 添付ファイルの内容説明が不足している
新入社員がやりがちな7つのNG例
新入社員が陥りやすいメールの失敗例とその対処法を紹介します。
これらのNGポイントを避けることで、プロフェッショナルなメールコミュニケーションを目指しましょう。
NG例1：不適切な件名
件名は受信者の第一印象を左右する重要な要素です。
不適切な件名は開封率の低下や誤解を招きます。
NG例：
- 「Re: Re: Re: 」と返信の繰り返しで件名が意味不明になる
- 「お願いします」「ご確認ください」など具体性に欠ける件名
- 件名なしで送信する
正しい対処法：
- 内容を簡潔に要約した具体的な件名をつける
- 返信の際は必要に応じて件名を変更する
- 「【報告】」「【依頼】」などの接頭語で種類を明示する
具体例：
- NG：「よろしくお願いします」
- OK：「【資料依頼】5/15プレゼン用データについて」
NG例2：あいまいな表現・伝わりにくい文章
あいまいな表現や冗長な文章は、受信者に誤解や混乱を招きます。
NG例：
- 「そのこと」「あの件」など指示語が何を指すか不明確
- 一文が長すぎて何が言いたいのか分からない
- 結論が最後にあり、何のメールか理解するのに時間がかかる
正しい対処法：
- 具体的な名称や日時を明記する
- 一文は40～50字程度に抑え、簡潔に書く
- 結論や重要事項を冒頭に記載する
具体例：
- NG：「先日お話したあの件について、進捗状況を確認したいのですが、いかがでしょうか？」
- OK：「5月10日に依頼した売上データの進捗状況を確認させてください。」
NG例3：敬語の誤用
敬語の誤用は印象を大きく損ねる原因となります。
基本的な敬語の使い方をマスターしましょう。
NG例：
- 「ご確認の程、よろしくお願い致します」（「致す」は「いたす」が正しい）
- 「お伺いしてもよろしいでしょうか？」（二重敬語）
- 「御社の方々」（「方々」だけで敬意を示せる）
正しい対処法：
- 基本的な敬語表現を正しく覚える
- 不安な場合は敬語辞典や文例集で確認する
- 複雑な敬語よりシンプルな表現を心がける
具体例：
- NG：「ご連絡を差し上げます」
- OK：「ご連絡いたします」
NG例4：添付ファイルの問題
添付ファイルに関するミスは業務効率を下げるだけでなく、信頼性にも関わります。
NG例：
- 添付ファイルを忘れる
- 添付ファイルが重すぎて相手のメールボックスを圧迫する
- わかりにくいファイル名を使用する
正しい対処法：
- 送信前に添付ファイルの有無を必ず確認する
- 大容量ファイルはクラウドストレージのリンクを送る
- ファイル名は「日付_内容_バージョン」など分かりやすく統一する
具体例：
- NG：「添付ファイルをご確認ください」→ 添付なし
- OK：「添付の見積書（20230510_見積書_A社様.pdf）をご確認ください」
NG例5：返信・転送のマナー違反
返信や転送のルールを守らないと、情報漏洩やコミュニケーション不全の原因になります。
NG例：
- 全員に返信すべき内容を送信者のみに返信する
- 関係者以外にも安易に転送する
- メールの途中から返信して経緯が分からなくなる
正しい対処法：
- 返信先（全員/送信者のみ）を意識して使い分ける
- 転送する際は転送理由と重要部分を明記する
- 過去のやり取りが必要な場合は履歴を残す
具体例：
- NG：意図せず「全員に返信」で個人的なコメントを送信
- OK：「○○さんからの依頼について共有します。特に下記の赤字部分についてご確認ください。」
NG例6：送信タイミングの問題
メールの送信タイミングも、ビジネスマナーとして重要な要素です。
NG例：
- 深夜や早朝に業務メールを送信する
- 締切直前に重要な連絡をする
- 休日前の夕方に対応が必要なメールを送る
正しい対処法：
- 基本的には業務時間内の送信を心がける
- 緊急性がない場合は送信予約機能を活用する
- 休日前や締切前は余裕を持った連絡を心がける
具体例：
- NG：金曜日の夜に「月曜日朝一で確認したいので、週末に対応お願いします」
- OK：金曜日の午前中に「来週月曜日までに確認したいのですが、可能でしょうか？」
NG例7：誤送信と対応ミス
誤送信は起こり得るミスですが、その後の対応が重要です。
NG例：
- 誤送信に気づいても放置する
- 誤送信の謝罪メールにも誤りがある
- CCに入れるべき人を忘れる
正しい対処法：
- 誤送信に気づいたら速やかに謝罪と訂正を行う
- 送信前に宛先・CC・BCCを再確認する
- 重要なメールは一度下書き保存してから再確認する
具体例：
- NG：誤送信後に「すみません、間違えました」だけで終わる
- OK：「先ほどのメールに誤りがありました。正しくは以下の通りです。ご迷惑をおかけし申し訳ございません。」
まとめ：自信を持ってメールを送るために
本記事では、新入社員がビジネスメールを書く上で必要な基本ルールと実践例を紹介しました。
ここで学んだポイントを振り返りましょう。
基本のポイント
- 適切な形式と構成を守る
- 件名は具体的かつ簡潔に
- 宛先・挨拶・本文・締めくくり・署名の基本構成を意識する
- 結論から先に書く「頭出し」を心がける
- 相手や状況に応じた書き方を選ぶ
- 上司・同僚・取引先など相手によって表現を調整する
- 初めての連絡か継続的なやり取りかで書き方を変える
- 目的（報告・依頼・お詫びなど）に応じた構成にする
- わかりやすさと正確さを重視する
- 簡潔な文章で要点を明確に伝える
- 敬語は基本を正しく使用する
- 送信前の確認を徹底する
実践のためのステップ
- 例文をアレンジして活用する
- 本記事の例文を参考に、自分の状況に合わせて調整する
- 定型文として保存し、繰り返し使えるようにする
- フィードバックを大切にする
- 上司や先輩からのアドバイスを積極的に取り入れる
- 効果的だった文面は記録しておく
- 継続的に改善する
- メールの基本ルールを常に意識する
- 新しい表現や効率化テクニックを学び続ける
ビジネスメールのスキルは、社会人として長く役立つ重要な能力です。
最初は慣れないかもしれませんが、基本を押さえて実践を重ねることで、確実に上達していきます。
本記事の例文やポイントを参考に、自信を持ってビジネスメールを送れるようになりましょう。
よくある質問（FAQ）
Q1: メールの返信はどれくらいの時間内にするべきですか？
A1: 基本的には24時間以内、できれば当日中の返信が望ましいでしょう。
緊急性の高いメールは可能な限り速やかに対応してください。
返信に時間がかかる場合は、一旦受信確認のメールを送り、いつ頃回答できるか見通しを伝えると良いでしょう。
Q2: 社内と社外で使い分けるべき表現はありますか？
A2: はい、あります。
社内では「お疲れ様です」という挨拶が一般的ですが、社外では「お世話になっております」を使いましょう。
また、社内ではある程度略した表現を使うこともありますが、社外では省略せず丁寧な表現を心がけてください。
Q3: メールで使ってはいけない表現やNGワードはありますか？
A3: 友達言葉（「よろしく」「了解」など）、命令口調（「送って」「教えて」など）、あいまいな表現（「そのうち」「できれば」など）は避けましょう。
また、過度に専門的な用語や社内だけで通じる略語も、相手によっては使わない方が良いでしょう。
Q4: CCとBCCの使い分け方を教えてください。
A4: CCは「Carbon Copy」の略で、直接の宛先ではないが内容を共有したい人に使います。
BCCは「Blind Carbon Copy」の略で、他の受信者に表示されない形で送信したい場合に使用します。
例えば、多数の関係者に一斉送信する場合、個人情報保護の観点からBCCを使うことが適切です。
Q5: メールで謝罪する際の注意点はありますか？
A5: 謝罪メールは迅速に送ることが重要です。明確に非を認め、具体的な謝罪の言葉を使いましょう。
また、原因と再発防止策も簡潔に伝え、必要に応じて電話やオンライン会議などでの直接謝罪も検討してください。
言い訳がましい表現は避け、誠意を持って対応することが大切です。
Q6: 長文メールを送る場合の注意点はありますか？
A6: 長文になる場合は、冒頭に要点をまとめ、見出しや箇条書きを活用して読みやすくしましょう。
また、内容が複雑な場合は、別途資料を添付して本文はシンプルにすることも検討してください。
受信者の立場になって、情報を整理して伝えることを意識しましょう。
Q7: メールの署名には何を記載すべきですか？
A7: 基本的には、会社名、部署名、氏名、連絡先（電話番号、メールアドレス）を記載します。
状況に応じて、会社の住所やFAX番号、企業ウェブサイトのURLなども追加するとよいでしょう。
社内向けと社外向けで署名を使い分けるのも効果的です。
