業務日報の書き方｜効率的な記録と共有のテンプレート

業務日報は業務の進捗状況や成果を記録・共有するための重要なビジネスツールです。

しかし、多くのビジネスパーソンは「何を書けばいいのか分からない」「書くのに時間がかかりすぎる」といった悩みを抱えています。

本記事では、効率的な業務日報の書き方とすぐに使えるテンプレートを紹介します。

この記事でわかること

すぐに使える業務日報のテンプレート
業務日報を短時間で効率的に書くコツ
上司や同僚に伝わりやすい記載のポイント
業務日報を活用した自己成長の方法
よくある失敗例と対処法

それでは、業務の効率化と円滑なコミュニケーションを実現する業務日報の書き方を見ていきましょう。

すぐに使える業務日報テンプレート
シーン別・業務日報の活用例
効果的な業務日報作成のポイント
部署・職種別の業務日報の書き方
業務日報のカスタマイズ方法
業務日報作成時の注意点
まとめ
よくある質問（FAQ）

すぐに使える業務日報テンプレート

業務日報作成の時間を短縮するために、すぐに使えるテンプレートをご用意しました。

基本的なフォーマットから状況別の応用パターンまで紹介します。

基本の業務日報テンプレート

基本テンプレートは、どんな職種や部署でも使いやすい汎用性の高いフォーマットです。

【業務日報】○年○月○日（曜日）
■担当者名：○○○○

■本日の業務内容
1. ○○プロジェクト
 ・実施したこと：資料作成、ミーティング参加
 ・進捗状況：計画通り進行中（進捗率70%）
 ・課題/問題点：資料の一部修正が必要

2. ○○業務
 ・実施したこと：データ集計、報告書作成
 ・進捗状況：完了
 ・課題/問題点：なし

■明日の予定
1. ○○プロジェクト資料修正・提出
2. ○○クライアントとの打ち合わせ

■備考・連絡事項
・○○様からの問い合わせに対応中
・来週の会議資料は明日までに共有予定

ビジネスシーン別テンプレート：リモートワーク向け

リモートワーク特有の情報を含めたテンプレートです。

コミュニケーション不足を補うための詳細な記述が特徴です。

【業務日報：リモートワーク】○年○月○日（曜日）
■担当者名：○○○○
■勤務時間：9:00-18:00（休憩12:00-13:00）

■本日の業務内容と成果
1. ○○プロジェクト
 ・実施内容：要件定義書の作成
 ・成果物：要件定義書v1.2（共有フォルダにアップロード済み）
 ・進捗状況：予定より1日前倒しで完了

2. ○○タスク
 ・実施内容：顧客データの分析
 ・成果物：分析レポート（下書き）
 ・進捗状況：80%完了、明日中に完成予定

■コミュニケーション記録
・○○部長とビデオ会議（10:00-10:30）：プロジェクト進捗報告
・チームチャットで○○について情報共有
・○○クライアントからのメール対応（3件）

■明日の予定
1. 分析レポートの完成・提出
2. ウェブ会議（13:00-14:00）
3. 新規プロジェクト資料の作成開始

■健康状態/環境
・体調：良好
・作業環境：問題なし

■その他・連絡事項
・来週のミーティングスケジュール調整依頼あり
・システムアクセス権限の更新が必要（担当：IT部○○さん）

間違いやすいポイント

業務日報テンプレートを使用する際によくある間違いは、以下の点です

過度に詳細な報告 – 細かすぎる内容は読み手の負担となります
進捗状況の曖昧な記載 – 「ほぼ完了」などの表現より「90%完了」など具体的な記述を
成果物の保存場所や参照情報の欠如 – 関連ファイルの保存先や参照方法を明記しましょう

これらの点に注意してテンプレートをご活用ください。

シーン別・業務日報の活用例

業務日報は様々なビジネスシーンで活用できます。効果的な活用例を紹介します。

プロジェクト管理での活用例

プロジェクト進行中の日報は、進捗状況の可視化と問題点の早期発見に役立ちます。

【プロジェクト日報】○年○月○日
■プロジェクト名：○○システム開発
■担当者：○○○○

■進捗状況
フェーズ1（要件定義）：完了
フェーズ2（設計）：進行中（進捗率65%）
 ・本日の作業：DB設計書作成、画面遷移図修正
 ・明日の予定：API設計書のレビュー対応

■リスク・課題
・外部APIとの連携テストで不具合発生
 →対応策：来週月曜までに修正プランを作成

■リソース状況
・予算：計画内
・工数：設計フェーズで+2人日の追加が必要

■コミュニケーション
・本日のMTG決定事項：画面デザインの修正方針を確定
・クライアントへの報告事項：進捗報告（予定通り）

チーム間情報共有での活用例

複数チーム間での情報共有に最適化した日報形式です。

【部門間共有日報】○年○月○日
■報告者：営業部 ○○○○

■顧客対応状況
・A社：提案書提出済み、来週水曜に返答予定
・B社：新規問い合わせ、製品Xに興味あり→開発部と連携要

■他部門への依頼/連絡
【開発部へ】
・C社向けカスタマイズ機能の見積もり依頼（期限：今週金曜）

【マーケティング部へ】
・D社向けセミナー資料の共有依頼（明日中）

■共有情報
・業界展示会（○月○日）の参加企業リスト更新
・競合他社の新製品情報（詳細：共有フォルダ参照）

■今後の予定
・明日：E社訪問（14:00-16:00）
・明後日：営業会議、月次報告作成

具体例：うまく行った活用事例と失敗事例

成功事例

IT企業A社では、リモートワーク導入時に詳細な業務日報フォーマットを統一し、Teams上で共有する仕組みを作りました。

その結果、チーム間のコミュニケーションロスが50%減少し、プロジェクト遅延も大幅に改善されました。

失敗事例

建設会社B社では日報を「作業内容の羅列」だけにしていたため、問題点や課題が共有されず、同じミスが複数現場で繰り返されていました。

日報に「課題・対策」欄を追加することで改善されました。

効果的な業務日報作成のポイント

効率的かつ効果的な業務日報を作成するためのポイントをご紹介します。

簡潔で具体的な記述方法

業務日報は簡潔さと具体性のバランスが重要です。以下のポイントを実践しましょう。

箇条書きを活用する
- 長文よりも箇条書きで要点を明確に
- 階層構造（大項目→小項目）を意識する
数値や具体例を含める
- 「多くの問い合わせ」→「15件の問い合わせ」
- 「順調に進行中」→「予定通り60%完了」
成果と課題を明確に
- 何ができて、何ができなかったか
- 課題に対する対応策も簡潔に記載

時間管理と優先順位の示し方

限られた報告スペースで効果的に時間管理と優先順位を示す方法を紹介します。

作業時間の記載
- 大きなタスクは所要時間を記録（例：資料作成 2.5時間）
- 予想以上に時間がかかった場合はその理由も
優先度マーキング
- 重要タスク：★★★
- 通常タスク：★★
- 軽微なタスク：★
時系列での記録
- 時間帯ごとの業務記録が必要な場合は時系列で
- 例：「9:00-11:00 企画書作成、11:00-12:00 部内MTG」

間違いやすいポイント

効果的な業務日報作成において、よく見られる間違いは以下の通りです。

感情的な記述 – 「イライラする顧客対応」ではなく「対応に時間を要した顧客案件」など客観的に
専門用語の過度な使用 – 部署外の人が読んでも理解できる表現を心がける
成果の過小評価 – 小さな進捗も具体的な成果として記録する習慣をつける

部署・職種別の業務日報の書き方

部署や職種によって、業務日報に記載すべき内容や重視すべきポイントは異なります。

それぞれに最適化したアプローチを解説します。

営業部門の業務日報

営業活動の成果と今後の見込みが明確になる書き方がポイントです。

【営業日報】○年○月○日
■担当者：○○○○

■顧客対応実績
1. A社（新規）
 ・対応内容：初回訪問、ニーズヒアリング
 ・反応/要望：予算○○万円、△△機能に関心
 ・次回アクション：提案書作成（期限：○/○）

2. B社（既存）
 ・対応内容：契約更新の打診
 ・反応/要望：価格見直しの要望あり
 ・次回アクション：上長と相談の上、再提案（期限：○/○）

■案件状況サマリー
・新規商談数：3件
・提案書提出：2件
・成約見込み：1件（約○○万円）
・成約完了：1件（○○万円）

■明日の訪問/コール予定
1. C社 10:30～ 担当：○○様
2. D社 13:00～ 担当：○○様
3. 電話アポイント 5件

■サポート依頼
・E社向け技術資料の作成依頼→技術部○○さんへ

開発・技術部門の業務日報

技術的な進捗や問題点を明確に伝えることが重要です。

【開発日報】○年○月○日
■担当者：○○○○
■プロジェクト：○○システム開発

■開発進捗
1. ログイン機能実装
 ・完了タスク：UI実装、基本認証ロジック
 ・進捗率：80%
 ・残作業：セキュリティ強化処理（予定：明日完了）

2. データベース最適化
 ・完了タスク：インデックス見直し、クエリ改善
 ・効果測定：応答速度30%改善
 ・残作業：負荷テスト（予定：明後日）

■技術的課題・対応状況
・API連携エラー（優先度：高）
 →原因：タイムアウト設定の不備
 →対応：設定値変更、明日再テスト予定

■リソース状況
・サーバーリソース使用率：75%（昨日比-5%）
・開発環境：正常稼働

■明日の計画
1. ログイン機能完成・テスト
2. 管理画面UI設計レビュー（14:00～）

間違いやすいポイント

部署・職種別の業務日報において、よくある間違いは以下の通りです。

専門用語の乱用 – 特に部署間で共有される日報では、専門用語を過度に使用しない
重要指標の欠落 – 各部署で重視すべきKPIや指標を必ず含める
次のアクションが不明確 – 「検討中」ではなく「○日までに△△を決定予定」など具体的に

業務日報のカスタマイズ方法

基本的なテンプレートをベースに、自分の業務や組織に合わせてカスタマイズする方法を紹介します。

自分の業務スタイルに合わせた調整

個人の業務特性に合わせてテンプレートを最適化する方法です。

時間配分の可視化

■時間配分

コア業務（プログラミング）：5時間（60%）
ミーティング：2時間（25%）
メール・チャット対応：1時間（15%）

業務カテゴリー別の整理

■業務カテゴリー別進捗

【プロジェクトA】（優先度：高）

・タスク1,2,3完了／タスク4,5進行中

【ルーティン業務】（優先度：中）

・週次レポート作成、データバックアップ完了

【自己研鑽】（優先度：低）

・新技術の学習（30分）

振り返り欄の追加

■本日の振り返り

うまくいったこと：クライアントミーティングでの提案が好評
改善点：資料準備に予想以上の時間がかかった→テンプレート化が必要
明日に活かすこと：会議の事前準備時間を確保する

チーム・組織に合わせた最適化

組織全体での情報共有を効率化するカスタマイズ方法です。

部門共通フォーマットの設計

■部門目標への貢献度

目標1「顧客満足度向上」関連：・クレーム対応2件→満足いただける解決策提示

目標2「業務効率化30%」関連：・レポート作成プロセスの自動化（進捗率40%）

共有システムとの連携

■チケット管理番号関連付け

Ticket#1234：リリース準備中（担当：自分）
Ticket#1235：テスト完了（担当：○○さん）
Ticket#1236：レビュー待ち（担当：△△さん）

マルチプロジェクト対応

■プロジェクトマトリクス

【プロジェクト】×【フェーズ】

A案件：設計フェーズ（予定通り）
B案件：開発フェーズ（1日遅延）
C案件：テストフェーズ（2日前倒し）

具体例：業務効率化につながったカスタマイズ事例

事例1：営業部でのCRM連携

営業部では業務日報にCRMシステムの案件IDを記載する欄を追加し、日報とCRMデータの相互参照を可能にしました。

これにより、データ入力の二重作業が削減され、1人あたり週30分の作業時間削減に成功しました。

事例2：製造部での品質指標導入

製造部では日報に「品質異常件数」「改善提案数」などの指標を追加。

日々の数値を可視化することで、品質意識が向上し、不良品率が前年比15%減少しました。

業務日報作成時の注意点

効果的な業務日報作成のための注意点や落とし穴を紹介します。

よくある失敗例と対処法

業務日報作成でよく見られる失敗パターンとその対処法です。

報告の遅延
- 失敗例：「忙しかったから」と数日分をまとめて提出
- 対処法：日報テンプレートを簡略化し、5分で書ける内容に調整
- 実践ポイント：終業15分前にアラームをセット
形骸化・マンネリ化
- 失敗例：毎日コピー&ペーストでほぼ同じ内容
- 対処法：「本日の気づき」など考察を促す項目を追加
- 実践ポイント：週に一度はフォーマットを見直す習慣をつける
情報過多・情報不足
- 失敗例：読み手を考えない詳細すぎる報告や逆に抽象的すぎる報告
- 対処法：「誰に」「何のために」報告するかを明確にしてから書く
- 実践ポイント：PREP法（結論→理由→具体例→まとめ）の活用

プライバシーとセキュリティの配慮

業務日報における情報セキュリティとプライバシー保護のポイントです。

個人情報の取り扱い
- NG例：「佐藤様（090-xxxx-xxxx）からクレーム」
- OK例：「顧客ID:A12345からのお問い合わせ対応」
- ポイント：顧客管理システムの参照情報を記載
機密情報の管理
- NG例：「新製品Xの価格は10万円に決定」
- OK例：「新製品価格決定（詳細は社内規定に従い共有）」
- ポイント：日報の共有範囲を常に意識する
外部サービス利用時の注意
- NG例：社外クラウドサービスに無断でアップロード
- OK例：社内承認済みのツール・保存場所を使用
- ポイント：情報管理ポリシーに従った運用を徹底