送別会の幹事をしていると、本人から
「今回は送別会は辞退したいです」
と連絡が来て、どう対応すべきか迷うことがあります。
- それでも開催していい？
- 中止した方がいい？
- どう返事するのが正解？
この記事では、送別会を辞退されたときの判断基準と、幹事として失礼にならない返事メールの例文を、ケース別に整理します。
先に結論｜判断の軸は「辞退」か「欠席」か
まず最重要ポイントはここです。
- 辞退：会そのものを控えてほしい意思が強い
- 欠席：会は開催してOK、本人は不参加
この違いを正しく受け取れるかで、対応が変わります。
言葉の違いを整理したい方はこちら。
👉 「辞退」「欠席」の違い｜意味・使い分け・ビジネス例文
辞退された場合｜基本は「開催しない」が無難
本人が「送別会は辞退したい」と言っている場合、
- 目立ちたくない
- 気を遣わせたくない
- 静かに区切りたい
といった意思が含まれていることが多いです。
幹事の基本スタンス
- 無理に開催しない
- 本人の意向を尊重する
- 代替案（挨拶・プレゼント）を提案する
欠席の場合｜開催してOK（本人は不参加）
一方、次のような表現なら意味が変わります。
「当日は欠席します」
この場合は、
- 会自体はOK
- 本人は参加できない
というニュアンスなので、開催して問題ありません。
「欠席します／欠席いたします」の違いはこちら。
👉 「欠席します」「欠席いたします」の違い
幹事がやりがちなNG対応（注意）
❌「せっかくなのでやりますね！」
❌「少人数でやるので来てください」
❌「形式だけなので大丈夫です」
→ 本人の意思を軽視した印象になり、逆に気まずくなります。
【例文】辞退を受け入れる返事（最も無難）
例文①（定番・丁寧）
ご連絡ありがとうございます。
お気持ち承知いたしました。
今回は送別会の開催は見送らせていただきます。
これまで本当にありがとうございました。
「見送らせていただきます」の使い方はこちら。
👉 「見送らせていただきます」の意味・使い方
【例文】プレゼントや挨拶だけ渡したい場合
例文②（配慮あり）
ご連絡ありがとうございます。
送別会の件、承知しました。
差し支えなければ、皆からの気持ちとして
ささやかな品だけお渡しできればと思っていますが、いかがでしょうか。
「差し支えなければ」の使い方はこちら。
👉 「差し支えなければ」の意味と使い方
【例文】欠席として受け取った場合（開催する）
例文③
ご連絡ありがとうございます。
当日の件、承知しました。
会は予定どおり開催しますので、どうぞお気遣いなくお過ごしください。
【例文】社内向け（カジュアル寄り）
例文④
連絡ありがとう。
気持ち了解しました。
今回は送別会は行わず、落ち着いた形にしますね。
【例文】上司・他部署向け（丁寧）
例文⑤
ご連絡ありがとうございます。
ご本人のご意向を尊重し、今回は送別会の開催は控えさせていただきます。
これまでのご尽力に、心より感謝申し上げます。
判断に迷ったら確認してもOK（聞き方の例）
どうしても判断が難しい場合は、開催してよいかを丁寧に確認するのも一案です。
例文⑥
送別会の件、承知しました。
念のため確認ですが、少人数での開催も控えた方がよろしいでしょうか。
辞退された後の社内調整ポイント（幹事向け）
- 参加者に「本人の希望で見送る」と共有
- 無理に理由を説明しない
- プレゼント・寄せ書きは本人の意向を最優先
「都合がつかず」など、理由をぼかす表現も参考になります。
👉 「都合がつかず」の言い換え一覧
まとめ｜幹事は「尊重＋配慮」の一言があればOK
- 辞退＝開催しないのが基本
- 欠席＝開催してOK
- 返事は短く、意向尊重が最優先
- 代替案は「差し支えなければ」で提案
幹事の一言で、最後の印象は大きく変わります。
本人が気持ちよく次のステップに進めるよう、「理解しました」「尊重します」を軸に対応しましょう。
