ビジネスシーンにおいて、取引先への断りは避けて通れないものです。
しかし、断り方一つで今後の関係性が大きく変わることも事実です。
本記事では、商談・打ち合わせ・接待など様々なビジネスシーンでの断りメールの書き方と、相手に好印象を残す丁寧な断り方を具体的な文例とともにご紹介します。
この記事でわかること
- 取引先への断りメールで押さえるべき基本的なマナーと構成
- 商談、打ち合わせ、接待など具体的なシーン別の断りメール文例
- 断る理由別の適切な言い回しと表現方法
- 関係性を損なわない丁寧な断り方のポイント
- 断りメール送信後のフォローアップ方法
ビジネスパーソンであれば誰もが直面する「断り」のシーンで使える実践的な内容をご用意しました。
ぜひ最後までお読みください。
取引先への断りメールの基本
取引先への断りメールは、ビジネス関係を維持しながら誠実に対応することが重要です。
ここでは、断りメールを書く際の基本的な考え方と構成要素について解説します。
断りメールの基本構成
断りメールには、以下の5つの要素を必ず含めましょう。
- 件名: 内容が一目でわかる明確な件名
- 挨拶と感謝: 相手への敬意と感謝の気持ちを示す
- 断りの内容と理由: 簡潔かつ誠実に断る理由を説明
- 代替案の提示: 可能であれば別の選択肢を提案
- 結びの言葉: 今後の関係継続への意欲を示す
具体例:
件名: 【ご依頼の件】9月15日の商談について
〇〇株式会社
△△部 □□様
お世話になっております。株式会社XXXの山田太郎です。
先日はご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
9月15日の商談のお誘いについて、大変恐縮ではございますが、
当日は社内での重要会議が入っており、お受けすることができません。
代わりに、9月17日または18日であれば調整可能でございます。
もしご都合がよろしければ、改めて日程の調整をさせていただきたく存じます。
ご理解いただけますと幸いです。
今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。
株式会社XXX
営業部 山田太郎
TEL: 03-XXXX-XXXX
Email: yamada@xxx.co.jp間違いやすいポイント
以下の点に注意して、断りメールを作成しましょう。
- 曖昧な表現を避ける: 「できればお断りしたい」などの表現は避け、明確に意思を伝える
- 謝罪の言葉を過剰に使わない: 必要以上の謝罪は印象を悪くする場合もある
- 具体的な理由を省略しすぎない: 「都合が悪い」だけでは誠実さに欠ける
すぐに使える断りメール例文・テンプレート
ここでは、すぐに使える断りメールのテンプレートをご紹介します。
シーンに応じてカスタマイズしてご活用ください。
商談・提案依頼を断るテンプレート（敬語表現）
件名: 【ご提案依頼の件】〇〇プロジェクトについて
〇〇株式会社
△△部 □□様
平素より格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。
株式会社XXXの山田太郎でございます。
先日は〇〇プロジェクトに関するご提案のお声がけをいただき、誠にありがとうございます。
社内で検討いたしましたが、現在弊社では複数の大型プロジェクトが進行中であり、
御社のご期待に沿う品質とスピードでのご対応が難しい状況でございます。
つきましては、誠に心苦しいのですが、今回のご提案依頼につきましては
お断りさせていただきたく存じます。
今後、弊社のリソース状況が改善した際には、ぜひ改めてご相談させていただければ幸いです。
突然のお断りとなり大変申し訳ございませんが、ご理解いただけますと幸いです。
今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。
株式会社XXX
営業部 山田太郎
TEL: 03-XXXX-XXXX
Email: yamada@xxx.co.jp打ち合わせ日程を断るテンプレート（ビジネスシーン別）
件名: 【日程調整の件】〇月〇日の打ち合わせについて
〇〇株式会社
△△部 □□様
お世話になっております。株式会社XXXの山田太郎です。
先日ご連絡いただきました〇月〇日の打ち合わせにつきまして、
誠に恐縮ではございますが、弊社側の急な役員会議の開催により
当日の参加が困難となりました。
つきましては、以下の日程で再調整をお願いできないでしょうか。
・〇月〇日（〇） 14:00～16:00
・〇月〇日（〇） 10:00～12:00
ご多忙の中、大変お手数をおかけして申し訳ございません。
ご検討のほど、よろしくお願い申し上げます。
株式会社XXX
営業部 山田太郎
TEL: 03-XXXX-XXXX
Email: yamada@xxx.co.jpシーン別断りメールの書き方
ビジネスシーンによって、断り方のニュアンスや伝え方は異なります。
ここでは、具体的なシーン別の断りメールの書き方をご紹介します。
シーン別の断りメールでは、特に状況に応じた適切な表現を選ぶことが重要です。
商談・営業の申し込みを断る場合
商談や営業の申し込みを断る場合は、相手の時間と労力への敬意を示しつつ、明確な理由を述べることが大切です。
具体例:
件名: 【ご提案の件】新規サービス導入について
〇〇株式会社
営業部 □□様
平素より大変お世話になっております。株式会社XXXの山田でございます。
先日は貴社の新規サービスについてご提案いただき、誠にありがとうございました。
サービスの内容を社内で慎重に検討いたしましたが、現在弊社で導入中のシステムとの
互換性の問題があり、残念ながら今回は導入を見送らせていただくことになりました。
貴社のサービスは非常に魅力的であり、特に〇〇の機能は大変興味深く感じました。
今後、弊社のシステム更新のタイミング（来年度第2四半期予定）では
改めて検討させていただきたいと考えております。
ご提案にお時間を割いていただいたにも関わらず、このようなご返答となり
誠に申し訳ございません。
今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。
株式会社XXX
部長 山田太郎間違いやすいポイント
- 曖昧な返答: 「検討します」など保留のような表現は避け、明確に断る
- 理由の欠如: なぜ断るのかの理由がないと、不誠実な印象を与える
- 将来の可能性を完全に閉ざす: 可能性がある場合は、将来的な検討の余地を残す
接待・会食の誘いを断る場合
接待や会食の誘いを断る場合は、相手の好意に感謝を示しつつ、丁寧に断ることが重要です。
具体例:
件名: 【ご招待のお礼とご連絡】〇月〇日の会食について
〇〇株式会社
△△部長 □□様
いつも大変お世話になっております。株式会社XXXの山田太郎です。
この度は〇月〇日のお食事会にお誘いいただき、誠にありがとうございます。
大変光栄に存じますとともに、ぜひご一緒させていただきたいところですが、
当日は社内の四半期決算報告会が予定されており、やむを得ず欠席とさせていただきたく存じます。
次回機会がございましたら、ぜひお誘いいただけますと幸いです。
突然のお断りとなり大変恐縮ではございますが、ご理解いただけますようお願い申し上げます。
今後とも変わらぬお付き合いのほど、よろしくお願い申し上げます。
株式会社XXX
営業部 山田太郎
TEL: 03-XXXX-XXXX断る理由別の適切な伝え方
断る理由によって、適切な伝え方は異なります。
ここでは、よくある断る理由別の伝え方のポイントをご紹介します。
断る理由を伝える際は、誠実さと具体性のバランスが重要です。
スケジュールの都合で断る場合
最も一般的な断り理由であるスケジュールの都合は、具体的かつ簡潔に伝えるのがポイントです。
具体例:
誠に恐縮ではございますが、ご提案いただいた〇月〇日は、
事前に予定されていた全社会議と重なっており、
参加することができない状況でございます。
代わりに、〇月〇日または〇月〇日であれば調整可能でございますので、
もしよろしければ、改めてご検討いただけますと幸いです。予算の都合で断る場合
予算の都合で断る場合は、具体的な金額には触れず、状況を簡潔に説明するのがポイントです。
具体例:
ご提案いただいた商品・サービスは大変魅力的で、
社内でも前向きに検討いたしましたが、
当初の想定予算を超過しており、現在の弊社の予算状況では
今期の導入は難しい状況となっております。
次年度の予算編成時（〇月頃）に改めて検討させていただきたいと考えておりますので、
その際にはぜひご連絡させていただければ幸いです。間違いやすいポイント
- 詳細すぎる説明: 個人的な理由や社内の複雑な事情を詳しく説明する必要はない
- 不誠実な理由: 虚偽の理由を述べると後々トラブルの原因になる
- 否定的な表現: 「予算がない」ではなく「予算状況により」など前向きな表現を使う
好印象を残す断りメールのポイント
断りの内容を伝えつつも、相手に好印象を残すことは可能です。
ここでは、断りメールでも好印象を残すためのポイントを解説します。
好印象を残す断りメールは、誠実さと将来の関係性を大切にする姿勢が重要です。
感謝の気持ちを具体的に伝える
相手からの提案や誘いに対して、具体的に感謝の気持ちを示すことで、誠意が伝わります。
具体例:
この度は、弊社の業務効率化につながる素晴らしいご提案をいただき、
心より感謝申し上げます。特に〇〇の機能は、弊社の課題解決に
直結する内容であり、大変参考になりました。代替案を提示する
単に断るだけでなく、可能な限り代替案を提示することで、解決志向の姿勢を示せます。
具体例:
今回のミーティングには参加できませんが、下記の方法でご対応可能です。
1. 後日（〇月〇日以降）の日程で改めて調整
2. オンラインミーティングへの変更（〇月〇日 15:00-16:00であれば可能）
3. 弊社の〇〇（担当者名）が代理で参加
もしよろしければ、いずれかのご希望をお知らせいただけますと幸いです。間違いやすいポイント
- 形式的な謝罪: 心のこもっていない定型文のような謝罪は避ける
- 過度な謝罪: 必要以上に謝ると、かえって相手に負担を与える
- フォローアップの欠如: 断りメールで終わらせず、次のアクションにつなげる
断りメールのNG例と改善ポイント
効果的な断りメールを書くためには、避けるべき表現や内容を知ることも重要です。
ここでは、断りメールのNG例と、その改善ポイントを解説します。
断りメールの良し悪しは、相手への配慮と誠実さの表現方法によって大きく変わります。
NG例1: 理由が曖昧で誠実さに欠ける
NG例:
件名: Re: 商談のお誘い
〇〇様
お世話になっております。山田です。
商談のお誘いありがとうございます。
都合が悪いので、参加できません。
また機会があればよろしくお願いします。
山田改善ポイント:
- 具体的な理由を述べていない
- 敬語が不十分
- 代替案がない
- 結びの言葉が簡素すぎる
改善例:
件名: 【ご連絡】〇月〇日の商談について
〇〇株式会社
△△部 □□様
お世話になっております。株式会社XXXの山田太郎です。
先日は商談のお誘いをいただき、誠にありがとうございます。
大変恐縮ではございますが、ご提案いただいた〇月〇日は
社内での四半期報告会が終日予定されており、参加することができません。
もし可能であれば、〇月〇日または〇月〇日で改めて調整させていただけますと幸いです。
ご多忙の中、再調整をお願いすることとなり申し訳ございません。
今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。
株式会社XXX
営業部 山田太郎間違いやすいポイント
- 返信が遅い: 断る場合こそ、迅速な返信が重要
- 件名をそのまま返信: 内容がわかる件名に変更する
- 結論を最後に持ってくる: 日本語の文章でも、断りの意思は早めに伝える
断りメール後のフォローアップ戦略
断りメールを送った後も、ビジネス関係を良好に保つためのフォローアップが重要です。
ここでは、断りメール後の効果的なフォローアップ方法をご紹介します。
断りメール後のフォローアップは、誠実さと継続的な関係構築への意欲を示す重要な機会です。
フォローアップのタイミング
フォローアップのタイミングは、断った内容や関係性によって調整しましょう。
具体例:
- 短期的フォローアップ: 断りメールから1週間以内に、代替提案への返答や追加情報の提供
- 中期的フォローアップ: 1～2ヶ月後に、状況の変化や新たな提案の可能性について連絡
- 長期的フォローアップ: 次の予算編成時期や計画見直し時期に、改めて検討の意向を伝える
フォローアップメールの例文
具体例:
件名: 【ご連絡】先日の件について
〇〇株式会社
△△部 □□様
お世話になっております。株式会社XXXの山田太郎です。
先日は弊社の事情により、ご提案を断らせていただくこととなり、
改めてお詫び申し上げます。
その後、社内で再検討した結果、〇〇の部分については
部分的に導入を検討できる可能性が出てまいりました。
もしよろしければ、この点について改めてお話を伺えればと存じます。
ご多忙のところ恐縮ではございますが、
ご検討いただけますと幸いです。
今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。
株式会社XXX
営業部 山田太郎間違いやすいポイント
- 形式的なフォローアップ: 単なる儀礼的な連絡では意味がない
- 約束の不履行: 「改めて連絡する」と言った場合は必ず実行する
- タイミングミス: あまりにも時間が経ちすぎると効果が薄れる
まとめ
取引先への断りメールは、ビジネスコミュニケーションの中でも特に配慮が必要なものです。
断り方一つで、取引先との関係性が良好に保たれるか、あるいは悪化するかが決まることもあります。
本記事で解説した以下のポイントを押さえることで、好印象を残しながら誠実に断ることが可能です。
- 断りメールには「感謝」「理由」「代替案」「今後の関係性」の要素を含める
- シーンや状況に応じた適切な表現方法を選ぶ
- 曖昧な表現を避け、明確かつ丁寧に断る
- 断った後も適切なフォローアップを行い、関係性を維持する
ビジネスでは「No」と言わなければならない場面も多々ありますが、その「断り方」次第で、むしろ信頼関係を深めるチャンスにもなり得ます。
本記事で紹介した例文やポイントを参考に、プロフェッショナルな断りメールを実践してみてください。
よくある質問（FAQ）
Q1: 断りメールは電話よりもメールの方が良いのでしょうか？
A1: 状況によります。
緊急性が高い場合や重要な案件の断りは、まず電話で伝えてから詳細をメールでフォローするのが望ましいでしょう。
一方、比較的軽微な案件や記録を残しておきたい場合は、メールが適しています。
Q2: 断る理由を詳しく説明すべきでしょうか？
A2: 理由は簡潔かつ誠実に伝えるのがポイントです。
あまりに詳細な社内事情は不要ですが、「都合がつかない」だけでは誠実さに欠けます。
相手が納得できる程度の具体性を持たせましょう。
Q3: 断りメールの返信はどのくらいのスピード感で行うべきですか？
A3: 基本的には1営業日以内の返信が望ましいです。
即答できない場合でも、「検討中」という旨の一報を入れておくことで、相手に配慮を示せます。
特に断りの場合は、相手の次の行動計画に影響するため、迅速な返信が重要です。
Q4: 複数回の断りが続く場合、どのように対応すべきですか？
A4: 複数回断りが続く場合は、より丁寧な対応が必要です。
可能であれば、次回は必ず応じる意思を示したり、代わりに別の形での協力を提案したりするなど、関係維持への積極的な姿勢を示しましょう。
Q5: 断りメールの件名は何を書くべきですか？
A5: 「Re:」だけの返信は避け、「【ご連絡】〇〇の件について」など、内容が分かる具体的な件名にしましょう。
「お断り」という直接的な表現は避け、「ご連絡」「ご返答」などの表現が適切です。
関連記事
