受注確認メールの書き方と例文｜注文受付・納期回答・取引先への返信テンプレ

取引先から注文書や発注メールが届いたら、受け取ったことを返信します。

ただし、

ご注文ありがとうございます。
承知しました。

だけでは、

「本当に受注が確定したのか」
「納期はいつなのか」
「数量や金額に間違いはないのか」

が分からない場合があります。

受注確認メールでは、

注文を受け取ったこと
受注できるかどうか
注文内容
納期
今後必要な手続き

を明確にすることが大切です。

基本形は次のとおりです。

件名：Re: 〇〇発注のお願い

株式会社〇〇
〇〇様

いつもお世話になっております。
株式会社△△の△△です。

このたびは〇〇をご発注いただき、ありがとうございます。

ご注文内容を下記のとおり承りました。

【受注内容】
商品名：〇〇
数量：100個
納期：〇月〇日
納品先：〇〇

上記内容にて手配を進めます。

変更等がございましたら、お早めにお知らせください。

何卒よろしくお願いいたします。

ポイントは、「メールを受け取りました」と「正式に受注しました」を分けることです。

受注確認メールとは？

受注確認メールとは、相手から届いた注文・発注に対して、

注文を受け付けました。

と知らせるメールです。

主に、

• 商品注文
• サービス申込み
• 業務委託
• 制作依頼
• 発注書
• 注文書

などを受けたときに送ります。

単なる受信確認ではなく、取引条件が確定したことを確認する役割があります。

「注文を受け取りました」と「受注しました」は違う

ここは重要です。

注文を受け取りました

メール・注文書が届いたという意味。

注文書を受領いたしました。

まだ在庫や納期を確認していない場合もあります。

受注しました

注文内容を確認し、正式に引き受けたという意味。

下記内容にて正式に受注いたしました。

したがって、確認が必要なのに、

受注いたしました。

と先に確定させないよう注意します。

受注確認メールの基本構成

項目	内容
件名	元メールへの返信で可
宛名	会社名・氏名
お礼	発注・注文への感謝
受注確認	受け付けたこと
注文内容	商品・数量・仕様
納期	確定日または確認中
納品先	必要な場合
注意事項	変更・確認事項
結び	今後の案内

受注確認メールの基本例文

件名：Re: 〇〇発注のお願い

株式会社〇〇
〇〇様

いつもお世話になっております。

このたびは〇〇をご発注いただき、ありがとうございます。

下記内容にて承りました。

・商品：〇〇
・数量：100個
・納期：〇月〇日
・納品先：〇〇

上記内容にて手配を進めます。

引き続きよろしくお願いいたします。

「ご注文ありがとうございます」はビジネスで使える？

使えます。

基本

ご注文ありがとうございます。

丁寧

このたびはご注文いただき、ありがとうございます。

BtoBの発注

このたびはご発注いただき、誠にありがとうございます。

継続取引

このたびもご発注いただき、ありがとうございます。

取引先同士では「ご発注」、一般的な商品注文なら「ご注文」が使いやすいでしょう。

「ご発注いただきありがとうございます」は正しい？

使えます。

このたびはご発注いただき、ありがとうございます。

は、相手が発注してくれたことへの丁寧な感謝表現です。

より簡潔なら、

ご発注ありがとうございます。

でも意味は伝わります。

注文書を受け取ったときの返信

例文

注文書を確かに受領いたしました。

ご発注いただきありがとうございます。

内容を確認し、下記のとおり手配を進めます。

・商品：〇〇
・数量：〇〇
・納期：〇月〇日

引き続きよろしくお願いいたします。

まだ正式に受注できるか確認中の場合

在庫や製造スケジュール、社内承認などが必要な場合です。

例文

このたびはご発注いただき、ありがとうございます。

注文書を受領いたしました。

現在、在庫および納期を確認しております。

確認が取れ次第、〇月〇日までに正式な受注可否をご連絡いたします。

恐れ入りますが、今しばらくお待ちください。

この段階では、

受注しました。

と断定しないのがポイントです。

納期が確定している場合

例文

ご注文ありがとうございます。

下記内容にて手配を進めます。

商品名：〇〇
数量：〇〇
納期：〇月〇日

予定どおり〇月〇日に納品いたします。

納期を確認してから回答する場合

例文

ご発注いただきありがとうございます。

ご注文内容を確認いたしました。

納期につきましては現在社内確認中です。

〇月〇日までに確定納期をご連絡いたします。

希望納期どおり対応できる場合

例文

ご希望いただきました〇月〇日の納期で対応可能です。

下記内容にて手配いたします。

・商品：〇〇
・数量：〇〇
・納期：〇月〇日

希望納期に間に合わない場合

例文

このたびはご発注いただきありがとうございます。

恐れ入りますが、ご希望の〇月〇日納品については対応が難しい状況です。

最短で〇月〇日の納品が可能です。

ご希望に沿えず申し訳ございませんが、上記日程で問題ないかご確認いただけますでしょうか。

この場合は受注確定前に納期の了承を取るのが安全です。

納期調整については、納期・スケジュール連絡の丁寧な言い回し｜催促にならないメールの書き方と例文【社外向け】も参考になります。

在庫がある場合

例文

ご注文いただきありがとうございます。

ご注文の商品は現在在庫がございますので、〇月〇日に発送予定です。

発送が完了しましたら、改めてご連絡いたします。

在庫が不足している場合

例文

このたびはご注文いただきありがとうございます。

恐れ入りますが、ご注文いただいた〇〇の在庫が現在〇個となっております。

残り〇個につきましては、〇月〇日頃の入荷予定です。

以下のいずれかで対応可能です。

1．在庫分のみ先に発送
2．全数入荷後にまとめて発送

ご希望をお知らせいただけますでしょうか。

ここまで書けば、相手が次に何を選べばいいか分かります。

注文内容に確認が必要な場合

例文

ご注文ありがとうございます。

発注内容について、1点確認させてください。

注文書には「〇〇」と記載されていますが、先日のお見積書では「△△」となっております。

どちらの内容で手配すればよいか、ご確認いただけますでしょうか。

推測して手配せず、相違があれば確認します。

数量に確認が必要な場合

例文

ご発注いただきありがとうございます。

注文書の数量について確認させてください。

今回のご注文数量は「100個」でお間違いないでしょうか。

ご確認後、手配を進めます。

金額に相違がある場合

例文

ご注文書を受領いたしました。

確認しましたところ、注文書記載の金額と弊社見積書の金額に相違がございます。

注文書：〇〇円
見積書：△△円

恐れ入りますが、ご確認いただけますでしょうか。

正式受注前に金額を一致させます。

見積書どおりに受注する場合

例文

先日ご提示しましたお見積書の内容にて、ご発注いただきありがとうございます。

ご注文内容を確認し、正式に受注いたしました。

納期は〇月〇日を予定しております。

引き続きよろしくお願いいたします。

見積書を送る側のメールについては、見積書送付メール｜添付・期限・フォロー例文集もあります。

初回取引の受注確認メール

初めての取引では、通常より確認項目が増えます。

例文

このたびは弊社へご発注いただき、誠にありがとうございます。

下記内容にて注文を承りました。

・商品：〇〇
・数量：〇〇
・金額：〇〇円
・納期：〇月〇日
・納品先：〇〇

初回のお取引となりますので、あわせて請求先情報をご確認させていただけますと幸いです。

今後ともよろしくお願いいたします。

継続取引の受注確認メール

例文

いつもご注文いただきありがとうございます。

今回も下記内容にて承りました。

・〇〇：100個
・納期：〇月〇日

予定どおり手配を進めます。

引き続きよろしくお願いいたします。

サービス・業務委託の受注確認

例文

このたびは〇〇業務をご依頼いただき、ありがとうございます。

下記内容にて正式に承りました。

・業務内容：〇〇
・作業期間：〇月〇日〜〇月〇日
・納品予定日：〇月〇日
・納品形式：〇〇

準備が整い次第、作業を開始いたします。

制作案件を受注した場合

例文

〇〇制作をご依頼いただき、ありがとうございます。

下記内容にて承りました。

・制作物：〇〇
・初稿提出：〇月〇日
・最終納品：〇月〇日

制作開始にあたり、必要な素材がございましたら改めてご連絡いたします。

受注後に必要な資料をお願いする場合

例文

ご発注いただきありがとうございます。

作業開始にあたり、以下の資料をご共有いただけますでしょうか。

・〇〇
・△△

資料を確認でき次第、作業を開始いたします。

発注内容をこちらから復唱した方がいい？

重要な案件ではおすすめです。

たとえば、

数量
仕様
納期
金額

を本文に再掲します。

これにより、

「注文したつもり」と「受けたつもり」の食い違い

を防げます。

受注確認メールで「承りました」は使える？

使えます。

例

ご注文を承りました。

下記内容にて承りました。

「承る」は「受ける」「聞く」などの謙譲語として使われます。

ただし、

ご注文を承りました。

だけでなく、注文内容も併記すると実務的です。

「承知しました」と「承りました」の違い

承知しました

内容を理解・把握した。

納期変更の件、承知しました。

承りました

注文・依頼などを受けた。

ご注文を承りました。

受注メールなら「承りました」が使いやすい場面があります。

「確かに受注しました」は自然？

意味は伝わりますが、

正式に受注いたしました。

ご注文を承りました。

の方が自然です。

「確かに」は、

注文書を確かに受領いたしました。

のような到着確認で使いやすい表現です。

変更依頼を受けた場合

例文

ご連絡ありがとうございます。

ご注文内容の変更について承りました。

【変更前】100個
【変更後】120個

変更後の納期について確認し、改めてご連絡いたします。

変更可能な場合

例文

ご依頼いただいた数量変更について、対応可能です。

120個に変更のうえ手配を進めます。

納期は当初予定どおり〇月〇日です。

変更できない場合

例文

ご変更のご連絡ありがとうございます。

恐れ入りますが、すでに製造工程に入っているため、現時点では数量変更が難しい状況です。

代替案として〇〇であれば対応可能です。

ご検討いただけますでしょうか。

「できません」だけで終わらず、可能なら代替案を提示します。

キャンセル依頼を受けた場合

例文

ご連絡ありがとうございます。

〇〇のキャンセルについて承りました。

現在の手配状況を確認のうえ、キャンセル可否について改めてご連絡いたします。

確認前に、

キャンセルしました。

と断定しない点が重要です。

注文受付後に納期変更が発生した場合

例文

先日受注いたしました〇〇について、納期に関してご連絡いたします。

当初〇月〇日納品予定でしたが、〇〇のため〇月〇日へ変更をお願いしたく存じます。

ご迷惑をおかけし申し訳ございません。

通常の納期調整と、遅延が発生した場合のお詫びは分けて考えます。

受注を断る場合

正常系記事ですが、検索者が困るポイントとしてここも入れておきます。

例文

このたびは弊社へご依頼いただき、ありがとうございます。

大変恐縮ですが、現在の受注状況を踏まえ、今回のご依頼をお引き受けすることが難しい状況です。

ご希望に沿えず申し訳ございません。

「受注確認メール」と「断りメール」は検索意図が異なるため、将来的には断り系記事への内部リンクに寄せてもよいでしょう。

受注確認メールはいつ送る？

注文書や発注メールを受け取ったら、できるだけ放置しない方がよいでしょう。

すぐに正式回答できない場合でも、

注文書を受領した
現在確認中
いつまでに回答する

を先に連絡できます。

重要なのは「即答」より、相手が現在の状況を把握できることです。

受注確認後に何を知らせる？

案件によりますが、次の内容が候補です。

• 確定納期
• 発送予定日
• 作業開始日
• 初稿提出日
• 納品方法
• 担当者
• 必要資料
• 今後の手続き

受注確認を「注文を受けました」で終わらせず、次の工程へつなげます。

受注確認メールの短文テンプレート

基本

このたびはご発注いただきありがとうございます。

下記内容にて承りました。

・商品：〇〇
・数量：〇〇
・納期：〇月〇日

上記内容にて手配を進めます。

受領のみ

注文書を受領いたしました。

ご発注いただきありがとうございます。

内容を確認のうえ、改めて受注可否をご連絡いたします。

納期確認中

ご注文ありがとうございます。

現在、納期を確認しております。

〇月〇日までに確定日をご連絡いたします。

初回取引

このたびは弊社へご発注いただきありがとうございます。

ご注文内容を確認し、正式に承りました。

今後の手続きについて別途ご案内いたします。

受注確認メールで避けたい書き方

条件確認前に「受注しました」と書く

在庫・納期・金額に不確定要素があるなら、受領連絡にとどめます。

注文内容を確認しない

品番・数量・価格・納期の誤認はトラブルにつながります。

相違点を推測して処理する

注文書と見積書が違うなら、相手へ確認します。

納期回答を忘れる

注文側が最も知りたい情報の一つです。

次の連絡時期を書かない

確認に時間がかかるなら、

〇月〇日までにご連絡します。

と示します。

よくある質問

Q1．受注確認メールとは何ですか？

注文や発注を受けた側が、注文内容・納期などを確認して返信するメールです。

Q2．「ご注文を承りました」は正しい？

使えます。

ビジネスでも自然な表現です。

Q3．「受注しました」と「注文書を受領しました」は同じ？

違います。

「受領」は届いたこと、「受注」は注文を正式に引き受けたことを示します。

Q4．納期が分からなくても返信する？

できます。

現在納期を確認しております。

と一次返信します。

Q5．発注内容を本文に書くべき？

重要な案件では、主要条件を再掲すると認識違いを防ぎやすくなります。

Q6．注文内容に間違いがあったら？

推測せず、正式受注前に相手へ確認します。

Q7．希望納期に対応できない場合は？

対応可能な最短日を提示し、相手の了承を確認します。

Q8．「承知しました」だけでもいい？

簡単な連絡なら使えますが、正式な注文では「ご注文を承りました」などの方が明確です。

Q9．受注確認メールにお礼は必要？

必須ではありませんが、

ご発注いただきありがとうございます。

と入れると自然です。

Q10．正式受注前に「手配します」と書いていい？

条件が確定していないなら避けます。

確認完了後に手配開始を伝えます。

まとめ｜受注確認メールは「受領」と「受注確定」を分ける

受注確認メールでは、

注文が届いたこと
正式に引き受けたか
注文内容に相違がないか
納期はいつか
次に何をするか

を明確にします。

特に重要なのは、

受領＝注文書が届いた
受注＝注文を正式に引き受けた

という違いです。

基本形は、

このたびはご発注いただきありがとうございます。
下記内容にて承りました。
〇月〇日の納品予定で手配を進めます。

です。

一方、まだ確認が必要なら、

注文書を受領いたしました。
現在、納期を確認しております。
〇月〇日までに改めてご連絡いたします。

とします。

「何となく注文を受けたと返信する」のではなく、どこまで確定しているのかを相手に分かる形で伝えることが、受注確認メールのポイントです。

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