取引先から請求書が届いたとき、
請求書を受け取りました。
だけ返信すればよいのか、
支払日に振り込みます。
まで書くべきなのか迷うことがあります。
請求書への返信では、
請求書を受け取ったこと
内容を確認したか
社内処理へ進めるのか
いつ支払う予定か
不明点や相違がないか
を必要に応じて伝えます。
基本形は次のとおりです。
件名：Re: 〇月分請求書送付の件
株式会社〇〇
〇〇様いつもお世話になっております。
株式会社△△の△△です。請求書をご送付いただき、ありがとうございます。
確かに受領いたしました。
内容を確認のうえ、弊社支払規定に基づき〇月〇日にお振込み予定です。
引き続きよろしくお願いいたします。
重要なのは、「受領した」と「支払処理が完了した」を分けることです。
- 請求書を受け取ったら返信した方がいい？
- 請求書返信メールの基本構成
- 請求書を受け取ったときの基本例文
- 「請求書を受領しました」は使える？
- 「請求書ありがとうございます」は使える？
- 受け取っただけで未確認の場合
- 内容まで確認した場合
- 支払予定日を伝える場合
- 月末払いの場合
- 翌月末払いの場合
- 社内経理へ回す場合
- 支払処理へ回したことを伝える場合
- 「支払処理を進めます」は使える？
- 「振込手続きを進めます」は使える？
- 振込予約まで完了している場合
- 支払いが完了している場合
- 請求金額を確認する場合
- 見積金額と違う場合
- 発注金額と違う場合
- 数量に相違がある場合
- 宛名が違う場合
- 部署名を追加してほしい場合
- 請求日が違う場合
- 支払期限を確認したい場合
- 振込先を確認したい場合
- 振込先が前回と違う場合
- 消費税の記載を確認する場合
- 内訳を確認したい場合
- 請求書に不足項目がある場合
- 修正版をお願いする場合
- 修正版を受け取った場合
- 再発行をお願いする場合
- 請求書が届いていない場合
- 請求書を再送してもらった場合
- PDF請求書を受け取った場合
- 郵送の請求書を受け取った場合
- 請求書が複数ある場合
- 請求書と納品書を同時に受け取った場合
- 請求書と領収書を同時に受け取った場合
- 支払日が土日祝の場合
- 支払予定が遅れる場合
- 支払条件に疑問がある場合
- 支払期限より早く払う場合
- 振込手数料について確認する場合
- 請求書受領後に返信不要とする場合
- 請求書への返信と支払完了メールの違い
- 請求書受領と入金確認メールの違い
- 請求書受領メールの短文テンプレート
- 請求書返信メールで避けたい書き方
- よくある質問
- まとめ｜請求書への返信は「受領」と「支払い」を分ける
- 関連記事
請求書を受け取ったら返信した方がいい？
必須とは限りません。
ただし、
- 初めての取引
- 個別に請求書を送ってもらった
- 金額が大きい
- 支払日まで期間がある
- 修正をお願いしていた請求書
- 相手から受領確認を求められている
場合は、受領返信をするとスムーズです。
すぐ内容を確認できない場合でも、
請求書を受領しました。
内容確認後、支払処理を進めます。
と一次返信できます。
請求書返信メールの基本構成
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 件名 | 元メールへの返信で可 |
| 宛名 | 会社名・氏名 |
| お礼 | 請求書送付への感謝 |
| 受領 | 届いたこと |
| 確認状況 | 未確認・確認済み |
| 支払予定 | 必要なら日付 |
| 相違 | 金額・宛名など |
| 次の対応 | 支払処理・修正依頼 |
請求書を受け取ったときの基本例文
件名：Re: 〇月分請求書送付の件
株式会社〇〇
〇〇様いつもお世話になっております。
請求書をご送付いただき、ありがとうございます。
確かに受領いたしました。
内容を確認のうえ、支払処理を進めます。
引き続きよろしくお願いいたします。
「請求書を受領しました」は使える？
使えます。
基本
請求書を受領いたしました。
丁寧
ご送付いただいた請求書を確かに受領いたしました。
簡潔
請求書、確かに受け取りました。
社外メールでは「受領いたしました」が使いやすいでしょう。
「請求書ありがとうございます」は使える？
意味は伝わります。
より具体的にするなら、
請求書をご送付いただき、ありがとうございます。
〇月分の請求書をご送付いただき、ありがとうございます。
とします。
受け取っただけで未確認の場合
例文
請求書をご送付いただきありがとうございます。
確かに受領いたしました。
内容についてはこれから確認し、社内処理を進めます。
この段階では、
内容を確認しました。
とは書きません。
内容まで確認した場合
例文
請求書をご送付いただきありがとうございます。
内容を確認いたしました。
問題ございませんので、支払手続きを進めます。
支払予定日を伝える場合
例文
請求書を受領いたしました。
内容に問題ございませんでしたので、〇月〇日にお振込み予定です。
よろしくお願いいたします。
月末払いの場合
例文
請求書を確かに受領いたしました。
弊社支払規定に基づき、〇月末日にお支払い予定です。
翌月末払いの場合
例文
ご請求内容を確認いたしました。
お支払いは翌月末日の〇月〇日を予定しております。
社内経理へ回す場合
例文
請求書を受領いたしました。
内容を確認のうえ、経理担当へ支払処理を依頼いたします。
支払処理へ回したことを伝える場合
例文
ご請求内容を確認し、本日社内の支払処理へ回しております。
支払予定日は〇月〇日です。
「支払処理を進めます」は使える？
使えます。
ただし、
支払処理を進めます。
は、まだ振込完了ではありません。
相手に誤解されないよう、
〇月〇日支払い予定で処理を進めます。
とすると明確です。
「振込手続きを進めます」は使える？
使えます。
例
内容を確認しましたので、振込手続きを進めます。
ただし、実際に振込予約まで済んだのか、社内申請段階なのかは区別します。
振込予約まで完了している場合
例文
請求書を確認し、〇月〇日付で振込予約を行いました。
入金まで今しばらくお待ちください。
支払いが完了している場合
例文
ご請求いただいた〇〇円について、本日振込手続きが完了しました。
ご確認をお願いいたします。
ただし銀行営業時間などにより着金時刻が異なることがあるため、
本日振込手続きを行いました。
とする方が正確な場合もあります。
請求金額を確認する場合
例文
請求書をご送付いただきありがとうございます。
1点確認させてください。
今回の請求金額は〇〇円という認識でよろしいでしょうか。
ご確認いただけますと幸いです。
見積金額と違う場合
例文
請求書を確認しましたところ、先日いただいたお見積書と金額に相違がございました。
見積書：〇〇円
請求書：△△円恐れ入りますが、ご確認いただけますでしょうか。
発注金額と違う場合
例文
請求書を確認したところ、弊社発注書記載の金額と相違がございます。
弊社認識：〇〇円
請求書：△△円念のためご確認をお願いいたします。
数量に相違がある場合
例文
ご請求内容について1点確認させてください。
弊社では数量100個で発注しておりますが、請求書では120個となっております。
ご確認いただけますでしょうか。
宛名が違う場合
例文
請求書をご送付いただきありがとうございます。
恐れ入りますが、請求書の宛名について修正をお願いできますでしょうか。
現在：〇〇株式会社
正：株式会社〇〇お手数ですが、修正版をご送付いただけますと幸いです。
部署名を追加してほしい場合
例文
弊社処理上、請求書の宛名に部署名の記載が必要となっております。
恐れ入りますが、
「株式会社〇〇 管理部」
として再発行いただけますでしょうか。
請求日が違う場合
例文
請求書を確認しましたところ、請求日について確認したい点がございます。
弊社では〇月〇日付と認識しておりますが、ご確認いただけますでしょうか。
支払期限を確認したい場合
例文
請求書をご送付いただきありがとうございます。
支払期限について、〇月〇日までという認識でよろしいでしょうか。
念のためご確認をお願いいたします。
振込先を確認したい場合
例文
お支払いにあたり、振込先口座について確認させてください。
請求書記載の〇〇銀行〇〇支店の口座へ振り込む認識でよろしいでしょうか。
振込先が前回と違う場合
例文
今回の請求書に記載されている振込先が、前回までの口座と異なっております。
念のため、今回はこちらの口座へ振り込む認識で間違いないかご確認いただけますでしょうか。
口座変更は重要なので、メールだけでなく会社の確認ルールに従います。
消費税の記載を確認する場合
例文
請求金額について確認させてください。
記載の〇〇円は税込金額という認識でよろしいでしょうか。
内訳を確認したい場合
例文
請求書をご送付いただきありがとうございます。
社内処理にあたり、〇〇円の内訳をご教示いただけますでしょうか。
請求書に不足項目がある場合
例文
請求書を確認いたしました。
恐れ入りますが、弊社処理上〇〇の記載が必要となります。
お手数ですが、追記のうえ再送いただけますでしょうか。
修正版をお願いする場合
例文
請求書をご送付いただきありがとうございます。
下記1点について修正をお願いできますでしょうか。
誤：〇〇
正：△△恐れ入りますが、修正版をご送付いただけますと幸いです。
修正版を受け取った場合
例文
修正版の請求書をご送付いただき、ありがとうございます。
内容を確認し、問題ございませんでした。
支払処理を進めます。
再発行をお願いする場合
請求書の紛失や訂正による再発行については、請求書再発行のお願いメール例文15選｜紛失・訂正・再送の文面があります。
今回の記事では、通常の受領後に相違が見つかった場合までにとどめます。
請求書が届いていない場合
これは受領後ではなく未着確認です。
関連記事には、
があります。
請求書を再送してもらった場合
例文
請求書を再送いただき、ありがとうございます。
今回は問題なく受領できました。
内容確認のうえ、支払処理を進めます。
PDF請求書を受け取った場合
例文
PDFの請求書を確かに受領いたしました。
内容を確認し、支払処理を進めます。
郵送の請求書を受け取った場合
例文
本日、〇月分の請求書を受領いたしました。
ご送付いただきありがとうございます。
内容確認後、社内処理を進めます。
請求書が複数ある場合
例文
下記3件の請求書を受領いたしました。
・〇〇案件
・△△案件
・□□案件内容を確認のうえ、支払処理を進めます。
請求書と納品書を同時に受け取った場合
例文
請求書および納品書をご送付いただきありがとうございます。
いずれも確かに受領いたしました。
内容を確認のうえ、社内処理を進めます。
請求書と領収書を同時に受け取った場合
例文
請求書および領収書を受領いたしました。
ご対応いただきありがとうございます。
ただし、書類の発行タイミングは取引状況によって異なります。
支払日が土日祝の場合
例文
支払予定日が休日にあたるため、弊社規定に基づき〇月〇日に振込予定です。
支払期日の扱いは契約・社内規定に合わせます。
支払予定が遅れる場合
例文
請求書を受領いたしました。
大変恐縮ですが、社内処理の都合により、当初予定していた〇月〇日ではなく〇月〇日の支払いとなる見込みです。
ご迷惑をおかけし申し訳ございません。
支払い遅延については別の専用記事へ誘導する方がよいでしょう。
支払条件に疑問がある場合
例文
請求書を確認しましたところ、支払条件について弊社認識との相違がございました。
弊社では「月末締め翌月末払い」と認識しております。
ご確認いただけますでしょうか。
支払期限より早く払う場合
例文
ご請求内容を確認いたしました。
支払期限は〇月〇日ですが、弊社では〇月〇日に振込予定です。
振込手数料について確認する場合
例文
お支払いにあたり、振込手数料の取り扱いについて確認させてください。
契約上の条件をご確認いただけますでしょうか。
勝手に負担者を決めず、契約条件に従います。
請求書受領後に返信不要とする場合
例文
請求書を確かに受領いたしました。
支払処理を進めます。
本メールへのご返信は不要です。
単なる受領通知なら使えます。
請求書への返信と支払完了メールの違い
請求書受領メール
請求書が届いた。これから処理する。
支払完了メール
振込・支払手続きを行った。
この2つは工程が違います。
請求書受領と入金確認メールの違い
請求書を受け取る側と、入金を確認する側も逆です。
関連記事には入金確認後のお礼メール例文15選｜取引先への丁寧な受領連絡があります。
業務フローでは、
請求書送付
→ 請求書受領
→ 支払い
→ 入金確認
となります。
請求書受領メールの短文テンプレート
受領のみ
請求書をご送付いただきありがとうございます。
確かに受領いたしました。
内容確認後、支払処理を進めます。
内容確認済み
請求書を確認いたしました。
内容に問題ございませんので、支払手続きを進めます。
支払日あり
請求書を受領いたしました。
〇月〇日に振込予定です。
社内処理中
請求書を受領し、現在社内処理を進めております。
修正依頼
請求書を確認したところ、1点修正をお願いしたい箇所がございます。
修正版受領
修正版の請求書を受領いたしました。
内容に問題ございませんので、支払処理を進めます。
請求書返信メールで避けたい書き方
受領しただけなのに「支払い完了」と書く
受領と支払いは別です。
内容未確認なのに「問題ありません」
確認前なら「受領しました」にとどめます。
支払日を確約できないのに断定する
社内承認等が必要なら、
〇月〇日頃を予定しております。
とします。
金額の相違を放置する
支払前に確認します。
振込先変更をそのまま受け入れる
重要な口座変更は自社の確認手続きに従います。
修正が必要なのに曖昧にする
宛名・金額・日付など、該当箇所を具体的に伝えます。
よくある質問
Q1．請求書が届いたら返信は必要ですか？
必須とは限りませんが、個別に送付された場合や重要取引では受領返信をするとスムーズです。
Q2．「請求書を受領いたしました」は使える？
使えます。届いたことを知らせる自然な表現です。
Q3．請求書を受け取ったら支払日まで書く？
必要に応じて書きます。相手が入金予定を把握しやすくなります。
Q4．まだ内容を確認していない場合は？
「受領しました。内容確認後、支払処理を進めます」と伝えます。
Q5．請求金額が違った場合は？
支払前に相手へ確認します。
Q6．宛名が違う場合は？
正しい宛名を示し、修正版を依頼します。
Q7．修正版を受け取ったら返信する？
「修正版を確認し、問題ありませんでした」と返信できます。
Q8．振込手続きが終わったら同じメールで知らせていい？
できますが、「請求書受領」と「支払完了」は検索意図が異なるため、記事としては分ける方が整理しやすいでしょう。
Q9．請求書が届いていない場合は？
未着確認メールを送ります。
Q10．「受領しました」と「確認しました」の違いは？
受領は届いたこと、確認は内容を見たことです。
まとめ｜請求書への返信は「受領」と「支払い」を分ける
請求書を受け取ったときは、
届いたか
内容を確認したか
相違がないか
支払処理へ進めたか
いつ支払う予定か
を整理して伝えます。
基本形は、
請求書をご送付いただきありがとうございます。
確かに受領いたしました。
内容を確認のうえ、支払処理を進めます。
です。
支払予定日まで決まっているなら、
〇月〇日に振込予定です。
と追加します。
相違があるなら、支払前に、
請求書記載の〇〇について、当方の認識と相違がございます。
と確認します。
最も重要なのは、「請求書が届いた」「内容を確認した」「支払処理を開始した」「実際に支払った」を混同しないことです。
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