新入社員として会議に参加すると、いつ、どのように発言すればよいのか悩むことが多いものです。
先輩や上司が議論を交わす中、自分の意見を伝えるタイミングや適切な表現が分からず、発言の機会を逃してしまうケースも少なくありません。
しかし、会議での発言は新入社員の存在価値を示し、成長するための重要な機会となります。
本記事では、新入社員が会議で自信を持って発言できるよう、実践的なテクニックやシーン別のフレーズ集をご紹介します。
これらを活用することで、会議での緊張感を和らげ、適切なタイミングで効果的な発言ができるようになるでしょう。
この記事でわかること
- 会議ですぐに使える定型フレーズと適切な場面
- 質問の仕方と意見を述べるタイミング
- 上司や先輩の発言に適切に反応する方法
- 会議で評価される発言の特徴
- 新入社員によくある会議での失敗とその対処法
それでは、新入社員が会議で使える具体的なテクニックを見ていきましょう。
すぐに使える会議フレーズ集
会議での発言に悩む新入社員が、すぐに活用できるフレーズ集をご紹介します。
場面に応じて使い分けることで、自信を持って会議に参加できるようになります。
意見を述べる際のフレーズ
敬語表現：
- 「〇〇の点について、一点提案させていただきたいのですが…」
- 「私見ではありますが、〇〇という視点もあるかと存じます」
- 「新入社員の立場から申し上げますと、〇〇という印象を受けました」
- 「先ほどの〇〇という点に関連して、〇〇という考え方もあるかと思います」
- 「もし可能であれば、〇〇という方法も検討してはいかがでしょうか」
ビジネスシーン別：
- 【アイデア出しの会議】「ユーザー視点で考えると、〇〇という機能があると便利だと思います」
- 【問題解決の会議】「こちらの問題は、〇〇という側面から対応できるかもしれません」
- 【進捗報告の会議】「私が担当している〇〇の部分は、現在〇〇の状況です」
- 【戦略検討の会議】「ターゲット層の〇〇という特徴を考慮すると、〇〇という戦略も効果的かもしれません」
質問する際のフレーズ
敬語表現：
- 「大変恐縮ですが、〇〇について教えていただけますでしょうか」
- 「基本的なことで恐縮ですが、〇〇の意味を確認させていただけますか」
- 「〇〇についてもう少し詳しくご説明いただけると幸いです」
- 「理解を深めるために質問させていただきたいのですが、〇〇はどのような理由からでしょうか」
- 「確認のためにお伺いしたいのですが、〇〇という理解で合っておりますでしょうか」
ビジネスシーン別：
- 【専門用語が出てきた時】「すみません、〇〇という用語の意味を教えていただけますか」
- 【数字の根拠を知りたい時】「この〇〇という数値は、どのようなデータから算出されたものでしょうか」
- 【決定事項の確認】「〇〇という決定事項について、実施時期はいつ頃になりますでしょうか」
- 【自分の役割の確認】「私は〇〇について担当するという理解で正しいでしょうか」
間違いやすいポイント
- 「思います」「考えます」を連発すると自信がないように聞こえる
- 質問の前置きが長すぎると本題が伝わりにくくなる
- 「すみません」と過度に謝罪すると萎縮した印象を与える
- 回りくどい表現を使うと要点が不明確になる
シーン別・発言テクニック
会議の種類や状況によって、適切な発言方法は異なります。
ここでは、新入社員がよく直面するシーン別の発言テクニックをご紹介します。
初めて参加する会議での自己紹介
敬語表現：
- 「この度配属されました〇〇部の〇〇と申します。不慣れな点もあるかと思いますが、どうぞよろしくお願いいたします」
- 「〇〇大学の〇〇学部を卒業し、主に〇〇について学んでまいりました。一日も早く戦力になれるよう努めてまいります」
ビジネスシーン別：
- 【プロジェクトキックオフ】「新しいプロジェクトに参加させていただき、学びながら貢献できればと思います」
- 【部署間連携会議】「〇〇部の新メンバーとして参加しております。部署間の連携をスムーズにできるよう努めます」
議論が活発な時の発言
敬語表現：
- 「議論の流れを整理させていただきますと、〇〇という点と〇〇という点が論点になっていると理解しました」
- 「ただいまの議論に補足情報として、〇〇という事実もございます」
ビジネスシーン別：
- 【意見が分かれている時】「〇〇さんと〇〇さんのご意見を統合すると、〇〇という方向性になるのではないでしょうか」
- 【解決策を探っている時】「他社の事例では、〇〇という方法で解決されていると聞いたことがあります」
沈黙が続いた時の発言
敬語表現：
- 「恐れ入りますが、〇〇について基本的な質問をさせていただいてもよろしいでしょうか」
- 「別の視点から考えますと、〇〇という可能性もあるかもしれません」
ビジネスシーン別：
- 【アイデアが出ない時】「ブレインストーミングとして、〇〇という切り口はいかがでしょうか」
- 【決断に迷っている時】「現時点で判断するならば、〇〇という選択肢が無難かと思います」
間違いやすいポイント
- 議論が白熱している時に論点と関係ない発言をすると場の空気を読めない印象を与える
- 沈黙を恐れて中身のない発言をすると、言葉の軽さを印象づけてしまう
- 複数の異なる意見が出ている時に、どちらかの味方をするような発言は避ける
効果的な質問の仕方
会議で質問することは、理解を深めるだけでなく、自分の存在感をアピールする機会にもなります。
効果的な質問方法をマスターしましょう。
質問の基本フォーマット
敬語表現：
- 「〇〇について質問があります。〇〇という点はどのようにお考えでしょうか」
- 「先ほどの〇〇という点について、もう少し詳しく教えていただけますでしょうか」
- 「〇〇に関して、具体例をご紹介いただけると理解が深まります」
ビジネスシーン別：
- 【プレゼン後】「素晴らしいプレゼンテーションをありがとうございます。〇〇の部分について、もう少し詳しくご説明いただけますか」
- 【決定事項の発表後】「〇〇という決定に至った主な理由をお聞かせいただけますでしょうか」
質問前の事前準備
- 会議の議題や資料に目を通し、不明点をメモしておく
- 基本的な業界用語や社内用語の意味を事前に調べておく
- 質問内容を簡潔に整理し、ポイントを絞る
- オープンクエスチョン（「はい/いいえ」で答えられない質問）を準備する
間違いやすいポイント
- 資料に明記されている内容を質問すると、準備不足に見える
- 複数の質問を一度にすると、回答者が混乱する
- 質問の意図が不明確だと、的確な回答が得られない
- 質問を長々と説明すると、何を聞きたいのかわからなくなる
会議での発言タイミング
会議で発言する際は、適切なタイミングを見極めることが重要です。
ここでは、効果的な発言タイミングについて解説します。
発言するべき場面
- 会議の冒頭で参加者に発言機会が与えられた時
- 自分の担当領域や専門分野に関連する話題が出た時
- 司会者から意見を求められた時
- 誰かの発言に対して具体的な補足情報がある時
- 議論が行き詰まっていて、新たな視点が必要な時
発言を控えるべき場面
- 上司同士が方針について議論している最中
- 会議の趣旨と関係のない話題を持ち出す時
- 自分の理解が不十分な専門領域について断定的に話す時
- 他者の提案を否定するだけの時
- 会議の終了間際に長い意見を述べる時
ビジネスシーン別の発言タイミング
- 【報告会議】各部署の報告が一通り終わった後の質疑応答の時間
- 【アイデア会議】ブレインストーミングの時間が設けられた時
- 【定例会議】自分の担当業務の進捗報告を求められた時
- 【プロジェクト会議】自分が関わる工程について話し合われている時
間違いやすいポイント
- 話題が変わるタイミングで前の議題に戻ると、会議の流れを妨げる
- 発言機会を待ちすぎて、議題が終了してしまうことがある
- 発言したいという気持ちが強すぎて、内容が整理できていない状態で話し始める
好印象を与える発言術
会議での発言が上司や先輩に好印象を与えるためのテクニックを紹介します。
これらを実践することで、「できる新入社員」という評価につながります。
準備と情報収集
- 会議の議題に関連する情報や数字を事前にリサーチしておく
- 業界トレンドや競合他社の動向について情報を集める
- 自分なりの意見や提案を考えておく
- 質問したい内容を簡潔にまとめておく
発言の構成法
敬語表現：
- 「〇〇という観点から考えますと、〇〇という結論になります」
- 「〇〇という状況を踏まえると、〇〇という対応が適切かと存じます」
ビジネスシーン別：
- 【企画会議】「ターゲットユーザーの〇〇というニーズに着目すると、〇〇という機能が重要だと考えます」
- 【予算会議】「〇〇の費用対効果を考慮すると、〇〇に予算を配分するのが効率的ではないでしょうか」
伝え方のテクニック
- 結論から先に述べる（PREP法：Point-Reason-Example-Point）
- 具体的な数字や事例を挙げて説得力を高める
- 簡潔明瞭に、要点を絞って話す
- 声のトーンや話すスピードに変化をつける
- 適度な自信を持った態度で話す
間違いやすいポイント
- 根拠のない意見や感想だけを述べると説得力に欠ける
- 遠慮しすぎて小さな声でモゴモゴと話すと自信がないと思われる
- 専門用語を多用しすぎると、わかりにくい印象を与える
- 他者の意見を否定するような言い方は避ける
会議での注意点
新入社員が会議で気をつけるべきポイントを解説します。
これらに注意することで、会議でのマナー違反を防ぎ、プロフェッショナルな印象を与えることができます。
会議前の準備
- 会議資料に目を通し、議題や目的を理解しておく
- 必要なメモ用具やパソコンなどを用意する
- 少なくとも5分前には会議室に入室しておく
- 自分の役割や求められる発言内容を確認しておく
会議中のマナー
- 発言者の方向を見て、積極的に聞く姿勢を示す
- メモを取りながら重要ポイントを記録する
- スマートフォンは会議に関係ない目的で操作しない
- 居眠りや姿勢の崩れに注意する
- 会議と関係のない私語を避ける
発言時の注意点
- 話し始める前に一呼吸置き、落ち着いて話す
- 声量に気をつけ、明瞭に発音する
- 一度の発言が長くなりすぎないよう、簡潔にまとめる
- 感情的にならず、客観的な態度を保つ
- 専門用語や略語を使う際は、場の理解度に配慮する
間違いやすいポイント
- 議事録係になった際に発言に集中しすぎて記録が疎かになる
- 質問されたことに対して、関係のない内容で回答してしまう
- 会議中に上司や先輩の発言を遮る
- 意見の相違がある場合に感情的になってしまう
まとめ
新入社員として会議で適切に発言することは、自己成長とキャリア形成において重要なスキルです。
この記事では、会議ですぐに使えるフレーズ集から始まり、シーン別の発言テクニック、効果的な質問の仕方、発言タイミング、好印象を与える発言術、そして会議での注意点まで幅広く解説しました。
これらのテクニックを身につけることで、会議での緊張感を軽減し、自信を持って発言できるようになるでしょう。
特に重要なのは、事前準備をしっかりと行い、場の空気を読みながら適切なタイミングで簡潔に発言することです。
最初から完璧に発言する必要はありません。
少しずつ実践し、経験を積むことで、自然と会議での発言スキルは向上していきます。
失敗を恐れず、積極的に参加する姿勢を持ち続けることが大切です。
会議での発言力は、ビジネスパーソンとしての評価を高める重要な要素の一つです。
この記事で紹介したテクニックを活用して、会議で存在感を示し、キャリアの第一歩を力強く踏み出してください。
よくある質問（FAQ）
Q1: 会議中に緊張して頭が真っ白になってしまいます。どうすればよいですか？
A1: 緊張は誰にでもあることです。
事前に言いたいことをメモにまとめておき、それを見ながら話すと安心です。
また、深呼吸をして落ち着くことも効果的です。
最初は短い質問や簡潔なコメントから始めて、徐々に慣れていくとよいでしょう。
Q2: 上司や先輩の意見に反対する場合、どのように伝えればよいですか？
A2: まず、相手の意見の良い点を認めてから、「別の視点として」「補足情報として」などと前置きし、客観的な事実やデータを基に自分の意見を述べるとよいでしょう。
感情的にならず、建設的な提案を心がけることが大切です。
Q3: 会議で発言の機会がなかなか回ってこない場合はどうすればよいですか？
A3: 挙手をして「一点よろしいでしょうか」と発言の意思を示したり、会議後に司会者や上司に「次回、〇〇について意見を述べる機会をいただけると幸いです」と伝えておくとよいでしょう。
また、会議前に司会者に発言したい内容を伝えておくのも効果的です。
Q4: 専門用語がわからず、会議の内容についていけないことがあります。どうすればよいですか？
A4: わからない用語は会議中にメモし、適切なタイミングで「〇〇という用語の意味を教えていただけますか」と質問するか、会議後に先輩に個別に質問するとよいでしょう。
また、業界用語集や社内用語集があれば、事前に目を通しておくことをおすすめします。
Q5: オンライン会議での効果的な発言方法はありますか？
A5: オンライン会議では、「発言してもよろしいでしょうか」とチャットに書いたり、「挙手」機能を使うなど、発言の意思を明確に示すことが重要です。
また、音声が途切れないよう、安定したネットワーク環境を確保し、簡潔明瞭に話すことを心がけましょう。
バーチャル背景や服装にも気を配り、プロフェッショナルな印象を与えることも大切です。
