「お手数ですが」「恐れ入りますが」「申し訳ございませんが」シーン別使い分け【例文30選】

ビジネスシーンで頻繁に使用される「お手数ですが」「恐れ入りますが」「申し訳ございませんが」。

これらの表現は似ているようで、使用するシーンや相手によって使い分けが必要です。

使い方を間違えると失礼になったり、過剰な謝罪になったりする可能性があります。

本記事では、実践的な例文とともに、それぞれの表現の特徴と適切な使い分けを解説します。

これを読めば、シーンに応じた最適な表現が自然に選べるようになります。

この記事でわかること

3つの表現の意味と使い分けの基本
シーン別・相手別の適切な使用方法
ビジネスメールでの効果的な活用法
よくある誤用とその修正方法
目上の人への使用時の注意点

例文とポイントを押さえて、適切な敬語表現をマスターしましょう。

相手との関係性を深める正しい言葉遣いが身につきます。

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すぐに使える！シーン別例文テンプレート30選
「お手数ですが」「恐れ入りますが」「申し訳ございませんが」の表現の基本的な違いと使い方
相手の立場による使い分けのポイント
ビジネスメールでの効果的な活用法
NGパターンと言い換え例
実践的な応用テクニック
まとめ
よくある質問（FAQ）

すぐに使える！シーン別例文テンプレート30選

状況に応じた適切な敬語表現の使い分けは、ビジネスパーソンの必須スキルです。

まずは具体的な例文から見ていきましょう。

社内メールでの依頼時の使い分け（10例）

社内メールでの依頼は頻度が高く、適切な表現の使い分けが重要です。

相手の立場や依頼内容の軽重によって表現を変えることで、スムーズなコミュニケーションが実現できます。

上司・目上への依頼

「恐れ入りますが、企画書のご確認をお願いできますでしょうか」
「申し訳ございませんが、本日中にご回答いただけますと幸いです」
「お手数ですが、会議室の予約状況をご確認ください」

同僚への依頼

「お手数ですが、先日の議事録を共有していただけませんか」
「恐れ入りますが、データの更新をお願いできますか」

部下への指示

「お手数ですが、この資料を3部コピーしておいてください」
「申し訳ございませんが、急な依頼で恐縮ですが本日中に完了させてください」

総務・人事への問い合わせ

「お手数ですが、休暇申請の状況を確認いただけますか」
「恐れ入りますが、経費精算の進捗を教えていただけますか」
「申し訳ございませんが、書類の再発行をお願いできますでしょうか」

例文は基本形なので、実際の使用時は依頼の重要度や緊急性に応じて表現を調整しましょう。

特に目上の方への使用時は、より丁寧な言い回しを心がけます。

社外メールでの使い分けポイント（10例）

社外メールでは特に丁寧な表現が求められます。

取引先やクライアントとの信頼関係を維持・強化するためにも、適切な表現の使用が重要です。

取引先への依頼

「恐れ入りますが、見積書の再送をお願いできますでしょうか」
「お手数ですが、納品日の確認をお願いいたします」
「申し訳ございませんが、契約書の一部修正をお願いしたく存じます」

クライアントへの連絡

「恐れ入りますが、ご提案内容の変更をご検討いただけますでしょうか」
「申し訳ございませんが、納期を1週間延長させていただきたく存じます」
「お手数ですが、添付資料をご確認くださいませ」

外部協力者への依頼

「お手数ですが、プロジェクトスケジュールの共有をお願いいたします」
「恐れ入りますが、会議の日程調整にご協力ください」
「申し訳ございませんが、資料の事前確認をお願いできますでしょうか」
「お手数ですが、最新版のデータをお送りください」

社外メールでは、相手の立場や企業文化も考慮に入れましょう。

特に初めての取引先には、より丁寧な表現を選択することをお勧めします。

対面での会話における使い分け（10例）

対面でのコミュニケーションでは、表情やしぐさも重要です。

言葉遣いに加えて、適切な非言語コミュニケーションを心がけましょう。

会議・打ち合わせでの使用

「恐れ入りますが、先ほどの件について補足説明させていただけますか」
「申し訳ございませんが、この点について再度ご検討いただけますか」
「お手数ですが、議事録は後ほど共有していただけますか」

来客対応での使用

「恐れ入りますが、こちらの用紙にご記入をお願いいたします」
「申し訳ございませんが、少々お待ちいただけますでしょうか」
「お手数ですが、受付で社員証をご提示ください」

電話での応対

「恐れ入りますが、お電話を代わっていただけますでしょうか」
「申し訳ございませんが、もう一度お名前をお伺いできますか」
「お手数ですが、後ほど折り返しご連絡させていただけますか」
「恐れ入りますが、メールアドレスをご確認させていただけますか」

対面での会話では、声のトーンや表情も重要です。

謝罪の気持ちを込める場合は、適度に頭を下げるなどの非言語コミュニケーションも活用しましょう。

「お手数ですが」「恐れ入りますが」「申し訳ございませんが」の表現の基本的な違いと使い方

それぞれの表現には明確な使い分けのポイントがあります。

基本的な特徴を理解することで、適切な使用が可能になります。

「お手数ですが」の特徴と適切な使用場面

相手に負担をかけることを申し訳なく思う気持ちを表す表現です。

比較的軽い依頼や日常的な業務連絡の場面で使用します。

日常的な業務依頼：資料のコピーや簡単な確認作業
通常の事務連絡：会議室の予約確認や日程調整
軽微な確認依頼：書類の受領確認や進捗報告
一般的な問い合わせ：基本的な情報収集や質問
ルーチンワーク：定期的な報告や日々の連絡事項

頻繁な使用が可能な表現ですが、重要な依頼や謝罪が必要な場面では不適切です。

相手の負担が大きい場合は、より丁寧な表現を選択しましょう。

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「恐れ入りますが」のニュアンスと使用タイミング

相手への敬意を示しながら、丁寧に依頼や要望を伝える表現です。

中程度の重要度がある依頼や、目上の人への連絡に適しています。

上司への報告：重要な進捗報告や相談事項
取引先への連絡：見積依頼や納期確認
会議での発言：補足説明や質問の機会
調整依頼：スケジュール変更や予定調整
確認作業：重要書類の確認や承認依頼

フォーマルな場面で広く使える表現です。

特に社外とのやり取りで重宝します。

ただし、過度な使用は避けるべきです。

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「申し訳ございませんが」の意味合いと使用場面

最も謝罪の意味が強い表現です。

相手に大きな負担をかける場合や、トラブル発生時の謝罪に使用します。

納期遅延：期日に間に合わない場合
予定変更：直前のスケジュール変更
ミス対応：エラーや間違いの謝罪
急な依頼：突発的な作業依頼
クレーム対応：お客様からの苦情対応

使用頻度を抑えることで効果を維持できます。

軽微な案件での使用は避け、真に謝罪が必要な場面に限定しましょう。

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相手の立場による使い分けのポイント

ビジネスでは、相手との関係性を正しく認識し、適切な敬語表現を選択することが重要です。

目上の人への使用時の注意点と例文

役職や年齢が上の方への敬語使用では、より丁寧な表現を心がけます。

特に初対面の場合は、慎重な言葉選びが必要です。

謙譲表現の併用：「させていただく」の活用
二重敬語の回避：過剰な敬語は避ける
丁寧な言い回し：「いただく」の活用
適切な距離感：親しすぎない表現
文末表現の工夫：「でしょうか」の活用

目上の人への敬語は、相手の立場を尊重しつつ、自然な印象を与えることが大切です。

過度に形式的にならないよう注意しましょう。

同僚・部下への適切な使用方法

適度な距離感を保ちながら、円滑なコミュニケーションを図ることが重要です。

過度な敬語は逆効果となる可能性があります。

状況に応じた使い分け：公式/非公式場面
簡潔な表現：要点を明確に伝える
親しみやすさ：適度なカジュアルさ
指示の明確さ：曖昧さを避ける
相手への配慮：押し付けがましくない表現

同僚や部下との関係性を考慮しつつ、TPOに応じた適切な表現を選択することで、効果的なコミュニケーションが可能になります。

取引先との関係性別使い分け

取引先との関係性は長期的な信頼関係の構築が重要です。

初回の取引か、長年のお付き合いかによって、表現方法を適切に選択する必要があります。

初回取引：最も丁寧な表現を選択
継続取引：適度な親密さを表現
立場の違い：発注側/受注側の考慮
業界慣習：業界特有の表現への配慮
企業文化：相手企業の社風への配慮

取引先との関係性構築は慎重に行う必要があります。

特に初期段階では丁寧な表現を心がけ、関係性が深まるにつれて適切な距離感を保つことが重要です。

ビジネスメールでの効果的な活用法

メールでの活用は特に重要です。

文字でのコミュニケーションだからこそ、より慎重な表現選択が必要になります。

件名・本文での効果的な使用位置

メールの構成要素ごとに適切な表現を選択することで、より効果的なコミュニケーションが可能になります。

件名：簡潔で要点を押さえた表現
冒頭：適切な挨拶と導入
本文前半：用件の明確な説明
本文後半：具体的な依頼内容
結びの言葉：丁寧な締めくくり

メールの構成要素ごとに表現を使い分けることで、読みやすく、意図が明確に伝わる文章になります。

文章の流れを作る接続表現との組み合わせ

「お手数ですが」などの表現を、適切な接続表現と組み合わせることで、より自然な文章の流れを作ることができます。

「つきましては」との組み合わせ
「その際」を使用した展開
「なお」による補足説明
「従いまして」での結論提示
「ただし」による条件提示

接続表現との組み合わせにより、論理的で分かりやすい文章構成が可能になります。

過度な使用は避け、必要な箇所で効果的に活用しましょう。

返信メールでの使用テクニック

返信メールは相手の意見や提案を受けての対応となるため、より慎重な表現選択が必要です。

相手の提案への配慮表現
変更依頼時の適切な表現
断りの場面での丁寧な言い回し
遅延報告での誠意ある表現
確認事項の明確な伝え方

返信メールでは、相手の意図を十分に理解した上で適切な表現を選択することが重要です。

NGパターンと言い換え例

不適切な使用例を理解し、より適切な表現に修正する方法を解説します。

過剰な謝罪表現になってしまうケース

謝罪表現の重複や過剰な使用は、かえって相手に負担をかける可能性があります。

軽微な依頼での過剰謝罪
謝罪表現の重複使用
必要以上の丁寧表現
謝罪の連鎖的使用
形式的な謝罪の乱用

状況に応じた適切な表現レベルを選択し、過剰な謝罪は避けましょう。

場違いな使用で失礼になるケース

不適切なシーンでの使用は、かえって相手への配慮に欠ける印象を与える可能性があります。

謝罪が不要な場面での使用
立場を考慮しない表現選択
フォーマル度の誤った判断
過度にカジュアルな使用
文脈にそぐわない表現

状況と相手の立場を正しく理解し、適切な表現を選択することが重要です。

重複使用による冗長な表現の改善法

同じような謝罪表現を重ねることは、文章を冗長にし、読みづらくします。

一文における重複の排除
段落内での表現の統一
適切な言い換えの活用
簡潔な文章構成への改善
要点を明確にした表現

一つの文章や段落で異なる謝罪表現を使用する場合は、最も適切な表現を選択し、統一することを心がけます。

実践的な応用テクニック

基本的な敬語表現をさらに効果的に活用し、より良いビジネスコミュニケーションを実現するためのテクニックを解説します。

状況に応じたワンランク上の言い換え術

基本的な表現をより洗練された形に言い換えることで、プロフェッショナルな印象を与えられます。

丁寧度の適切な引き上げ方
フォーマル表現への変換
場面に応じた表現の選択
印象を考慮した言い回し
効果的な敬語の組み合わせ

言い換えの際は、自然さを損なわないよう注意が必要です。

心理的効果を高める使用タイミング

表現の選択だけでなく、使用するタイミングによって相手への印象が大きく変わります。

状況を見極めた効果的な使用が重要です。

メール冒頭での信頼感の構築
重要な依頼前の雰囲気作り
締め切り変更時の配慮表現
クレーム対応での適切な謝罪
報告時の状況に応じた使い分け

相手の立場や心情を考慮し、最適なタイミングで適切な表現を使用することで、円滑なコミュニケーションが可能になります。

丁寧さと簡潔さのバランスの取り方

過度な丁寧表現は逆効果になる可能性があります。

状況に応じた適切なバランスを取ることが重要です。

文書の種類による表現レベルの調整
相手との関係性に応じた使い分け
用件の重要度による表現選択
社内外での使用頻度の調整
文章の長さと丁寧さの両立

ビジネスコミュニケーションでは、丁寧さを保ちながらも簡潔に意図を伝えることが求められます。

まとめ

ビジネスシーンにおける「お手数ですが」「恐れ入りますが」「申し訳ございませんが」の使い分けは、円滑なコミュニケーションの重要な要素です。

相手との関係性、状況、伝える内容の重要度を考慮し、適切な表現を選択することで、より効果的なビジネスコミュニケーションが実現できます。

本記事で紹介した例文とポイントを参考に、状況に応じた適切な表現を心がけましょう。

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よくある質問（FAQ）

読者からよく寄せられる疑問とその回答をまとめました。

実践的な場面での判断基準として参考にしてください。

Q1：一つのメールの中で複数回使用しても良いですか？

A：基本的には避けるべきです。

異なる内容の依頼であっても、冒頭で一度使用するだけで十分です。

Q2：「申し訳ございませんが」を使いすぎる癖があります。

どう直せばよいですか？

A：まず依頼内容の重要度を判断し、軽微な依頼には「お手数ですが」を使用するよう意識してください。

Q3：部下への指示でも使用した方がよいですか？

A：状況によります。

公式な文書や他部署も含むメールでは使用が適切ですが、日常的な1対1のコミュニケーションでは省略可能です。

Q4：クライアントへのメールでは、どの表現が最適でしょうか？

A：基本的には「恐れ入りますが」が無難です。

ただし、お詫びが必要な場面では「申し訳ございませんが」を使用してください。

Q5：電話での会話でも同じように使用できますか？

A：はい、基本的な使い分けは同じです。

ただし、より簡潔な表現を心がけましょう。

Q6：英語でのビジネスメールではどのように表現すればよいですか？

A：”I would appreciate if…”や”Would you mind…”など、状況に応じた丁寧な表現を選択してください。

Q7：上司への報告時、どの表現を使うべきでしょうか？

A：通常は「恐れ入りますが」が適切です。

特に謝罪が必要な場合のみ「申し訳ございませんが」を使用してください。

Q8：取引先との初回メールではどうすべきですか？

A：初回は「恐れ入りますが」を基本とし、特に重要な依頼の場合は「申し訳ございませんが」を使用することをお勧めします。