指示の丁寧な伝え方｜社内外での使い分けと例文集【40例文】

仕事において、指示を出すシーンは避けては通れません。

特に、目上の方や取引先に指示や依頼をする際は、適切な言い回しを選ぶ必要があります。

この記事では、ビジネスシーンで使える指示の丁寧な伝え方を、具体的な例文とともに解説します。

社内外での使い分けや、シーン別の適切な表現方法を、40の実践的な例文とともにご紹介します。

これらの例文を活用することで、スムーズなコミュニケーションと良好な人間関係を築くことができます。

この記事でわかること

ビジネスシーンにおける丁寧な指示の基本的な考え方
上司や取引先への適切な指示の出し方とNG表現
状況や立場に応じた40の実践的な例文
メールと口頭、それぞれの場面での効果的な伝え方
指示を出す際の注意点とトラブル防止策

まずは基本的な考え方を押さえ、具体的な例文を見ていきましょう。

この記事を読めば、ビジネスの様々なシーンで使える指示の表現パターンが身につきます。

すぐに使える指示の例文・テンプレート集
シーン別・立場別の指示表現
基本的な指示の出し方のポイント
状況に応じた指示表現の使い分け
効果的な指示表現のアレンジ方法
指示を出す際の注意点
まとめ
よくある質問（FAQ）

すぐに使える指示の例文・テンプレート集

指示を出す際の基本的な例文とテンプレートをご紹介します。

これらの例文は、状況に応じてアレンジして使用することができます。

特に目上の方や取引先に対しては、丁寧な表現を選ぶことが重要です。

基本的な依頼形式の指示例文

基本的な依頼形式の指示は、ビジネスシーンで最も頻繁に使用される表現方法です。

相手の立場や状況に配慮しながら、明確に意図を伝えることができる表現を選びましょう。

依頼形式の指示は、相手の自主性を尊重しながら指示を出すことができる表現方法です。

特に目上の方や取引先に対して使用する際は、謙譲語や丁重語を適切に組み合わせることで、より丁寧な印象を与えることができます。

「お手数ですが」：やわらかい依頼の前置き【例：お手数ですが、ご確認をお願いできますでしょうか】
「恐れ入りますが」：より丁寧な依頼の前置き【例：恐れ入りますが、ご検討いただけますと幸いです】
「よろしければ」：相手の都合を伺う表現【例：よろしければ、ご意見をいただけないでしょうか】
「可能でしたら」：相手の状況を考慮する表現【例：可能でしたら、ご助言をいただきたく存じます】
「ご多忙中」：相手の状況への配慮【例：ご多忙中恐縮ですが、ご確認くださいませ】

これらの表現は、状況や相手との関係性に応じて使い分けることが重要です。

特に「恐れ入りますが」や「ご多忙中」などの表現は、目上の方や取引先に対して使用すると効果的です。

ただし、使いすぎると重々しい印象になるため、適度な使用を心がけましょう。

メールでの指示文例

メールでの指示は、口頭での指示と異なり、文章として記録が残ります。

そのため、より正確で丁寧な表現を選ぶ必要があります。

メールでの指示は、要件を明確に伝えながらも、相手への配慮を示す必要があります。

特に社外向けのメールでは、企業の代表として送信しているという意識を持ち、適切な敬語と丁寧な表現を使用することが重要です。

例文・テンプレ

【基本例文】

件名：○○の件につきまして

○○様

いつもお世話になっております。
△△株式会社の□□でございます。

標記の件につきまして、以下のご対応をお願いできますでしょうか。

1. ○○資料のご確認
2. △△データの更新
3. □□レポートのご提出

ご多忙中、大変恐縮ではございますが、
可能でしたら●月●日までにご対応いただけますと幸いです。

何かご不明な点がございましたら、お気軽にご連絡ください。

何卒よろしくお願い申し上げます。

【応用例文】

○○様

お世話になっております。
△△株式会社の□□でございます。

先ほどご相談させていただきました件につきまして、
改めて詳細をお送りさせていただきます。

つきましては、下記についてご確認をお願いできますでしょうか。

■ご確認事項
1. ○○計画書の内容
2. △△スケジュールの調整
3. □□予算の見直し

また、可能でございましたら、以下の点についても
ご検討いただけますと幸いです。

・○○に関する代替案
・△△の実施時期の前倒し

ご確認いただきました後、ご都合の良い時間帯で
ご回答いただけますと助かります。

ご多用中、誠に恐れ入りますが、
何卒よろしくお願い申し上げます。

メールでの指示文は、冒頭で要件を明確に示し、具体的な依頼事項を箇条書きにすることで、相手が理解しやすい構成にすることが重要です。

また、締め切りや優先順位なども明記し、相手が適切に対応できるよう配慮しましょう。

状況に応じて、表現の丁寧さのレベルを調整することも必要です。

口頭での指示表現例

口頭での指示は、その場の状況や相手の反応を見ながら、適切な表現を選ぶことができます。

即座の対応が必要な場面でも、丁寧さを保ちながら指示を出すことが重要です。

口頭での指示は、相手との直接的なコミュニケーションであるため、表情やトーンにも注意を払う必要があります。

特に急ぎの用件や重要な指示を出す際は、丁寧さを保ちながらも、明確に意図を伝えることが求められます。

「申し訳ございませんが」：急な依頼時の配慮表現【例：申し訳ございませんが、至急ご確認をお願いできますか】
「お手数をおかけしますが」：作業依頼時の配慮表現【例：お手数をおかけしますが、この資料の作成をお願いできますでしょうか】
「恐縮ですが」：改めて依頼する際の表現【例：恐縮ですが、再度ご確認いただけますでしょうか】
「差し支えなければ」：相手の予定を確認する表現【例：差し支えなければ、本日中にご回答いただけないでしょうか】
「お時間の許す範囲で」：期限の柔軟性を示す表現【例：お時間の許す範囲で、ご検討いただけますと幸いです】

口頭での指示は、相手の表情や反応を確認しながら、必要に応じて説明を補足したり、質問に答えたりすることができます。

また、急な依頼や重要な指示の場合は、メモや資料を用意するなど、相手の理解を助ける工夫も必要です。

フォローアップ時の指示表現

指示を出した後のフォローアップは、円滑なプロジェクト進行に欠かせません。

状況確認や追加指示を行う際も、適切な表現を選ぶことが重要です。

フォローアップの際は、これまでの経過を踏まえながら、新たな指示や確認事項を伝える必要があります。

相手の進捗状況に配慮しつつ、必要な指示を適切に伝えることが重要です。

「進捗確認」：状況を確認する丁寧な表現【例：進捗状況についてお伺いできますでしょうか】
「追加のお願い」：新たな依頼を行う際の表現【例：申し訳ございませんが、追加でお願いしたい事項がございます】
「変更のご相談」：内容の修正を依頼する表現【例：恐れ入りますが、内容の一部変更についてご相談させていただきたく】
「確認のお願い」：中間確認を行う際の表現【例：現時点での内容について、ご確認いただけますでしょうか】
「期限の調整」：納期の調整を行う際の表現【例：状況を踏まえ、期限の調整についてご相談させていただきたく】

フォローアップの際は、相手の負担や進捗状況を十分に考慮する必要があります。

特に追加の依頼や変更が発生する場合は、より丁寧な表現を選び、相手の理解と協力を得られるよう配慮しましょう。

シーン別・立場別の指示表現

ビジネスシーンでは、相手との関係性や状況に応じて、適切な指示表現を選ぶ必要があります。

ここでは、具体的なシーンと相手の立場に応じた指示表現をご紹介します。

上司への指示・依頼表現

上司への指示や依頼は、特に慎重な表現選びが必要です。

報告や提案を含めた形で、適切に意図を伝えることが重要です。

上司への指示や依頼は、基本的に謙譲語を用いて丁寧に行う必要があります。

特に、自分の意見や提案を含める場合は、押しつけがましい表現を避け、上司の判断を仰ぐ形で伝えることが重要です。

「ご検討いただきたく」：提案時の丁寧な表現【例：以下の案についてご検討いただきたく存じます】
「お願い申し上げます」：依頼時の丁重な表現【例：ご確認のほど、お願い申し上げます】
「ご指示賜りたく」：判断を仰ぐ際の表現【例：今後の対応についてご指示賜りたく存じます】
「ご高配賜りますよう」：配慮を求める表現【例：本件についてご高配賜りますよう、お願い申し上げます】
「お目通しいただけますと」：資料確認の依頼表現【例：添付資料にお目通しいただけますと幸いです】

上司への指示・依頼の際は、組織の方針や上司の意向を十分に理解した上で行うことが重要です。

また、緊急性や重要性に応じて、適切なタイミングと表現方法を選択しましょう。

取引先への指示表現

取引先への指示は、ビジネスパートナーとしての関係性を維持しながら、明確に意図を伝える必要があります。

取引先への指示は、双方のビジネス関係を良好に保ちながら、必要な要件を確実に伝えることが求められます。

特に、締切や仕様などの重要事項については、明確に伝えつつも、丁寧な表現を心がける必要があります。

「ご確認お願いしたく」：確認依頼の基本表現【例：添付資料のご確認お願いしたく存じます】
「ご対応いただきたく」：作業依頼の基本表現【例：下記の件につきましてご対応いただきたく存じます】
「恐縮ではございますが」：要望を伝える際の表現【例：恐縮ではございますが、期日までのご提出をお願いいたします】
「ご協力賜りたく」：協力を求める表現【例：本件についてご協力賜りたく、お願い申し上げます】
「ご検討いただけますと」：提案時の表現【例：ご提案させていただいた内容をご検討いただけますと幸いです】

取引先との関係性や案件の重要度に応じて、表現の丁寧さのレベルを調整することが重要です。

また、メールでの指示の場合は、内容を明確に箇条書きにするなど、誤解を防ぐ工夫も必要です。

同僚・部下への指示表現

同僚や部下への指示は、適度な距離感を保ちながら、明確に意図を伝えることが重要です。

ただし、過度に砕けた表現は避け、プロフェッショナルな関係性を維持しましょう。

同僚や部下への指示では、業務の円滑な遂行と良好な人間関係の両立が求められます。

指示を出す際は、相手の立場や経験を考慮しながら、適切な表現を選択することが重要です。

「お願いできますか」：基本的な依頼表現【例：この資料の作成をお願いできますか】
「〜していただけますか」：やや丁寧な依頼表現【例：明日までに確認していただけますか】
「〜してもらえますか」：親しみのある依頼表現【例：この件について調べてもらえますか】
「申し訳ないが」：急な依頼時の表現【例：申し訳ないが、優先して対応してもらえないか】
「確認させてください」：確認を求める表現【例：進捗状況を確認させてください】

同僚や部下への指示でも、基本的な敬語は使用しつつ、状況に応じて表現を柔軟に変えることが効果的です。

特に緊急の依頼や重要な指示の場合は、より丁寧な表現を選ぶように心がけましょう。

基本的な指示の出し方のポイント

効果的な指示を出すためには、基本的なポイントを押さえることが重要です。

ここでは、指示を出す際の基本的な考え方と具体的な手法をご紹介します。

指示の基本構造

指示を出す際は、一定の構造に従うことで、相手に意図が明確に伝わりやすくなります。

指示の基本構造は、「目的」「内容」「期限」「確認」の4要素で構成されます。

これらの要素を適切に組み合わせることで、効果的な指示を出すことができます。

特に重要な指示の場合は、この構造を意識して伝えることが重要です。

「目的の明確化」：指示の意図を説明【例：顧客満足度向上のため、以下の対応をお願いします】
「内容の具体化」：実施事項の明確化【例：アンケート結果を3つの観点で分析してください】
「期限の設定」：納期の明示【例：来週金曜日までにご提出をお願いいたします】
「確認方法」：報告手段の指定【例：分析結果をメールでお送りください】
「質問の機会」：不明点の確認【例：ご不明な点がございましたら、お気軽にお申し付けください】

これらの要素は、状況や相手に応じて重点の置き方を変える必要があります。

特に初めての作業や複雑な指示の場合は、より詳細な説明を心がけましょう。

明確さと丁寧さのバランス

指示を出す際は、明確さと丁寧さの適切なバランスを取ることが重要です。

相手や状況に応じて、このバランスを調整する必要があります。

指示の明確さを保ちながら、適度な丁寧さを維持することは、効果的なコミュニケーションの基本です。

特に重要な指示や複雑な依頼の場合は、より慎重にバランスを取る必要があります。

「要点の明確化」：核心を簡潔に伝える【例：本件の最重要点は納期厳守です】
「補足説明の添付」：詳細情報の提供【例：詳細は添付資料をご参照ください】
「確認のタイミング」：進捗確認の機会【例：中間報告を1週間後にお願いします】
「質問への対応」：不明点への配慮【例：必要に応じて随時ご質問ください】
「柔軟性の提示」：調整の余地【例：状況に応じて対応方法を調整させていただきます】

指示の明確さと丁寧さのバランスは、相手との関係性や案件の重要度によって変化します。

状況を見極めながら、適切なバランスを取ることを心がけましょう。

時と場所の選択

指示を出すタイミングと場所の選択も、効果的なコミュニケーションには重要です。

指示を出す際のタイミングと場所は、相手の受け取り方に大きな影響を与えます。

特に重要な指示や緊急の依頼の場合は、より慎重に選択する必要があります。

「優先順位の考慮」：緊急度の判断【例：至急対応が必要な案件です】
「場所の適切性」：confidentialityの確保【例：会議室での詳細説明】
「タイミングの選択」：相手の状況への配慮【例：午前中のご都合の良い時間】
「準備時間の確保」：十分な対応時間【例：来週からの本格展開】
「フォローアップ」：確認の機会【例：進捗を定期的に確認させていただきます】

時と場所の選択は、指示の内容や相手の立場によって適切に判断する必要があります。

特に重要な指示の場合は、十分な時間と適切な環境を確保することを心がけましょう。

状況に応じた指示表現の使い分け

状況によって適切な指示の表現方法は変化します。

ここでは、様々な状況に応じた指示表現の使い分け方をご紹介します。

緊急時の指示表現

緊急の案件では、迅速な対応を求めながらも、適切な丁寧さを保つ必要があります。

緊急時の指示は、スピードと正確さの両立が求められます。

しかし、急を要する場合でも、基本的な丁寧さは保ちながら、相手に適切に意図を伝えることが重要です。

「緊急である旨」：状況の説明【例：大変申し訳ございませんが、緊急の対応をお願いいたします】
「具体的な期限」：時間の明示【例：本日15時までにご提出をお願いいたします】
「優先度の説明」：重要性の伝達【例：現在の作業を中断してご対応いただきたく】
「サポートの提示」：協力の姿勢【例：必要に応じてサポートいたしますので】
「感謝の言葉」：配慮の表現【例：突然のお願いで恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします】
「緊急連絡」：即時対応の要請【例：至急ご確認いただきたい案件がございます。お手数ですが、お戻り次第すぐにご連絡いただけますでしょうか】
「状況説明」：背景の共有【例：クライアント様からの急なご要望により、予定を前倒しでの対応が必要となりました。大変恐縮ではございますが、本日中のご対応をお願いできますでしょうか】

緊急時でも、相手の立場や状況を考慮した表現を選ぶことが重要です。

また、後のフォローアップで改めて丁寧に対応することも必要です。

重要案件での指示表現

重要案件では、特に慎重な表現選びと、確実な意思疎通が求められます。

重要案件での指示は、内容の正確な伝達と、相手の十分な理解の確認が必要です。

また、後々の確認や記録のために、文書化することも重要です。

「重要性の説明」：案件の位置づけ【例：本件は経営に関わる重要案件となります】
「詳細な指示」：具体的な手順【例：以下の3段階でご対応をお願いいたします】
「確認の徹底」：理解度の確認【例：ご不明な点がないかご確認させてください】
「文書化の依頼」：記録の重要性【例：進捗状況を文書でご報告ください】
「期限の確認」：時間管理【例：各工程の期限を今一度ご確認ください】
「機密保持」：秘密保持の徹底【例：本案件は極秘事項となりますので、関係者以外への情報共有はお控えいただきますようお願い申し上げます】
「責任所在」：権限の確認【例：本件の最終承認は○○部長となりますので、各段階での確認を必ず受けていただきますようお願いいたします】

重要案件では、指示の出し方だけでなく、フォローアップの方法や報告の形式なども含めて、包括的に検討する必要があります。

フォローアップ時の指示表現

進捗確認や追加指示を行う際も、適切な表現を選ぶことが重要です。

フォローアップでは、これまでの経過を踏まえながら、新たな指示や確認事項を伝える必要があります。

相手の進捗状況に配慮しつつ、必要な指示を適切に伝えることが重要です。

「現状確認」：進捗の確認【例：現在の進捗状況をお聞かせいただけますでしょうか】
「追加指示」：新たな依頼【例：追加で以下の点についてもご対応をお願いいたします】
「修正依頼」：変更点の説明【例：○○の部分について、修正をお願いできますでしょうか】
「期限調整」：スケジュール確認【例：現在の進捗を踏まえ、期限調整をさせていただきたく】
「支援提供」：サポートの提案【例：必要に応じて、サポート体制を整えさせていただきます】

フォローアップの際は、相手の負担や進捗状況を十分に考慮する必要があります。

特に追加の依頼や変更が発生する場合は、より丁寧な表現を選び、相手の理解と協力を得られるよう配慮しましょう。

効果的な指示表現のアレンジ方法

状況や相手に応じて、基本的な指示表現をアレンジすることで、より効果的なコミュニケーションが可能になります。

表現の強さの調整

指示の緊急性や重要性に応じて、表現の強さを適切に調整する必要があります。

指示の表現の強さは、案件の重要度や緊急性、相手との関係性によって調整する必要があります。

適切な強さの表現を選ぶことで、より効果的な指示が可能になります。

「強い表現」：緊急時の使用【例：至急ご対応をお願いいたします】
「標準的な表現」：通常業務での使用【例：ご確認をお願いできますでしょうか】
「柔らかい表現」：参考意見の提示【例：ご検討いただければ幸いです】
「譲歩的な表現」：相手の都合確認【例：可能な範囲でご対応いただけますと幸いです】
「提案的な表現」：選択肢の提示【例：以下の方法でのご対応をご検討ください】

表現の強さは、一度使用した後でも状況に応じて変更することが可能です。

特に長期的なプロジェクトでは、進捗状況や期限との関係で、適切に強さを調整することが重要です。

丁寧さのレベル調整

相手との関係性や案件の性質に応じて、丁寧さのレベルを適切に調整することが重要です。

丁寧さのレベルは、相手との関係性、案件の重要度、そしてコミュニケーションの形式（メール、対面、電話など）によって調整が必要です。

適切な丁寧さのレベルを選択することで、円滑なコミュニケーションが可能になります。

「最高レベルの丁寧さ」：社外・上級役職者向け【例：謹んでお願い申し上げます】
「高レベルの丁寧さ」：社内上司・重要案件【例：ご検討いただきたく存じます】
「標準的な丁寧さ」：一般的な業務連絡【例：ご確認をお願いいたします】
「基本的な丁寧さ」：同僚間の連絡【例：確認をお願いします】
「カジュアルな丁寧さ」：チーム内の連絡【例：確認してもらえますか】

丁寧さのレベルは、一度の会話やメールの中でも、内容に応じて変化させることができます。

ただし、急激な変化は避け、自然な流れの中で調整することが重要です。

文章構造のアレンジ

指示の内容や目的に応じて、文章の構造を工夫することで、より効果的な伝達が可能になります。

文章構造は、指示の複雑さや重要度に応じて適切にアレンジする必要があります。

特に、複数の指示を含む場合や、詳細な説明が必要な場合は、構造を工夫することで理解しやすくなります。

「箇条書きの活用」：複数指示の整理【例：以下の3点についてご対応をお願いいたします】
「段階的な説明」：手順の明確化【例：まず○○を確認し、次に△△を実施してください】
「重要度の明示」：優先順位の提示【例：特に重要な点として、以下をご確認ください】
「時系列の整理」：スケジュール提示【例：今週中に○○、来週までに△△をお願いします】
「条件分岐の説明」：状況別対応【例：○○の場合は△△、□□の場合は◇◇とします】

文章構造は、相手が理解しやすいように工夫することが重要です。

特に複雑な指示の場合は、図表や参考資料を活用することも効果的です。

指示を出す際の注意点

効果的な指示を出すために、避けるべき表現や配慮すべき点について解説します。

避けるべき表現とその理由

適切な指示を出すために、避けるべき表現やその代替案について理解しておく必要があります。

不適切な表現は、相手との関係性を損なったり、指示の効果を低下させたりする可能性があります。

特に、命令的な表現や曖昧な表現は避け、明確で丁寧な表現を選ぶことが重要です。

「命令口調」：避けるべき表現【例：「やっておいて」→「お願いできますか」】
「過度な略語」：明確さの欠如【例：「よろ」→「よろしくお願いいたします」】
「曖昧な表現」：解釈の余地【例：「適当に」→「以下の基準で」】
「感情的な表現」：プロフェッショナル性【例：「早く」→「できるだけ早めに」】
「過度な謝罪」：自信の欠如【例：「申し訳ございません」の連発を避ける】

これらの表現を避けることで、より専門的で効果的な指示が可能になります。

代替表現を使用する際は、状況や相手に応じて適切なものを選択しましょう。

重要な確認事項

指示を出す前に確認すべき重要なポイントについて解説します。

効果的な指示を出すためには、事前の確認と準備が重要です。

特に、指示内容の妥当性や期限の設定、相手の状況などを十分に確認する必要があります。

「内容の確認」：指示の正確性【例：内容に誤りがないか複数回確認】
「期限の設定」：現実的な締切【例：相手の業務量を考慮した期限設定】
「優先順位」：他の業務との関係【例：既存の業務との優先順位の明確化】
「必要な資料」：参考情報の準備【例：必要な資料やデータの事前準備】
「フォロー体制」：支援の準備【例：質問や相談への対応体制の確保】

これらの確認事項は、指示を出す前に必ず確認し、必要に応じて調整を行うことが重要です。

特に重要な案件の場合は、より慎重な確認が必要です。

トラブル防止のポイント

指示に関するトラブルを防ぐための重要なポイントについて解説します。

指示に関するトラブルは、コミュニケーションの不足や誤解から発生することが多いです。

トラブルを未然に防ぐためには、適切な予防措置と確認プロセスが重要です。

「理解度の確認」：認識合わせ【例：内容を復唱していただく】
「文書化の徹底」：記録の保持【例：重要な指示は必ずメールで確認】
「中間確認」：進捗管理【例：定期的な状況確認の実施】
「柔軟な対応」：状況変化への対応【例：必要に応じた期限調整】
「フィードバック」：改善点の把握【例：完了後の振り返りの実施】

トラブル防止には、事前の準備と途中での適切なフォローが重要です。

特に重要な案件では、より慎重な対応を心がけましょう。

まとめ

ビジネスにおける指示の出し方は、効果的なコミュニケーションの重要な要素です。

本記事では、以下の点について詳しく解説してきました。

基本的な指示の例文とテンプレート
状況や立場に応じた適切な表現方法
効果的な指示を出すための基本原則
状況に応じた表現の使い分け
表現のアレンジ方法
注意点とトラブル防止策

これらの知識を活用し、状況に応じて適切な指示表現を選択することで、より円滑なビジネスコミュニケーションが可能になります。

特に重要なのは、相手との関係性や案件の性質を考慮し、適切な丁寧さと明確さのバランスを取ることです。

今後も、これらの基本原則を踏まえながら、実践の中で自身の指示の出し方を磨いていくことが重要です。

よくある質問（FAQ）

ビジネスシーンでの指示の出し方について、多くの方が疑問を感じる点があります。

ここでは、特に重要な質問を選んで回答します。

これらの回答を参考に、より適切な指示表現を選択することができます。

Q1：急ぎの指示を出す際、丁寧さと緊急性のバランスをどう取ればよいですか？

A：まず「大変申し訳ございませんが、緊急のご対応をお願いしたく存じます」と前置きし、その後で具体的な期限と理由を説明します。

例えば「本日15時までにご提出が必要な状況でして、ご多用中恐縮ですが、ご協力いただけますでしょうか」といった形です。

Q2：メールでの指示と口頭での指示、どちらがよいですか？

A：案件の重要度や複雑さによって使い分けます。

重要な指示や複雑な内容は必ずメールで残し、簡単な確認や急ぎの用件は口頭で伝えるのが効果的です。

特に重要な口頭での指示は、後でメールでの確認を行うことをお勧めします。

Q3：上司への指示を出す際、特に気をつけるべき点は何ですか？

A：上司への指示は、「提案」や「確認」の形を取ることが重要です。

「ご確認いただきたく存じます」「ご検討いただければ幸いです」といった表現を使い、押しつけがましい印象を避けましょう。

Q4：指示した内容が相手に正しく伝わっているか、どう確認すればよいですか？

A：重要な指示の場合は、相手に内容を復唱してもらうか、要点をまとめて確認してもらうことをお勧めします。

ご理解いただいた内容を確認させていただいてもよろしいでしょうか」といった形で確認を行います。

Q5：指示の期限設定はどのように行うべきですか？

A：相手の現在の業務量と案件の重要度を考慮し、少し余裕を持った期限を設定します。

「可能でしたら○月○日までにご提出いただきたく存じますが、ご都合はいかがでしょうか」と、相手の状況も確認しながら設定することが重要です。

Q6：複数の指示を同時に出す場合、どのように伝えればよいですか？

A：優先順位を明確にし、箇条書きで整理して伝えることをお勧めします。

「以下の3点について、優先順位の高い順にご対応をお願いいたします」といった形で、全体像を示してから詳細を説明します。

Q7：指示を出した後のフォローアップは、どのように行うべきですか？

A：案件の重要度に応じて、適切なタイミングで進捗確認を行います。

「現在の進捗状況をお聞かせいただけますでしょうか」「何かサポートが必要な点はございませんか」といった形でフォローします。

Q8：指示の内容を変更する必要が生じた場合、どのように伝えればよいですか？

A：変更の理由を明確に説明し、相手への影響を考慮した伝え方をします。

「申し訳ございませんが、状況の変化により内容の一部変更をお願いしたく存じます。具体的には…」といった形で丁寧に説明します。

Q9：部下への指示が伝わっていない場合、どのように対応すべきですか？

A：まず自分の指示の出し方を振り返り、より明確な説明を心がけます。

「私の説明が不十分でした。改めて詳しくご説明させていただきます」といった形で、建設的な対話を心がけましょう。

Q10：指示を受けた側から質問がある場合、どのように対応すべきですか？

A：質問しやすい雰囲気を作り、丁寧に回答することが重要です。

「ご質問ありがとうございます。○○については…」と、相手の疑問点に具体的に答えていきましょう。