社内行事への参加を断ることは、多くのビジネスパーソンが直面する悩みです。
業務優先で参加できない、私的な理由がある、または単純に興味がない場合でも、断り方一つで人間関係に影響を与えかねません。
特に日本の職場環境では、「断る」という行為自体に心理的ハードルを感じる方も少なくありません。
この記事でわかること
- すぐに使える社内行事の断り方の具体的な例文
- 相手との関係性別の適切な断り方のポイント
- 断る際に絶対に避けるべきNG表現と対処法
- フォローアップの重要性と具体的な方法
- 上手な断り方で信頼関係を損なわない心構え
それでは、社内の人間関係を損なわずに社内行事を上手に断るテクニックを詳しく見ていきましょう。
すぐに使える！社内行事の断り方テンプレート
社内行事を断る際にすぐに活用できるテンプレートをご紹介します。
状況に応じて適切な表現を選び、必要に応じてアレンジしてください。
敬語表現での断り方
上司に断る場合
〇〇様
お誘いいただき、誠にありがとうございます。
大変恐縮ですが、当日は以前から予定していた〇〇（理由）のため、参加を見送らせていただきたく存じます。
ご理解いただけますと幸いです。
何かお手伝いできることがございましたら、別途ご相談ください。同僚・部下に断る場合
〇〇さん
お誘いありがとうございます。
申し訳ありませんが、当日は〇〇（理由）のため参加できません。
次回は是非参加させてください。
準備等でお手伝いできることがあれば教えてください。ビジネスシーン別の断り方
急な業務対応が入った場合
企画いただいた〇〇（行事名）には是非参加したかったのですが、急遽〇〇クライアントからの要望対応が入ってしまいました。
大変残念ですが、今回は参加を見送らせていただきます。
今後も貴重な機会があればぜひ声をかけてください。プライベートの予定がある場合
〇〇（行事名）のご案内ありがとうございます。
あいにく当日は以前から家族との予定が入っており、調整が難しい状況です。
参加できず申し訳ありませんが、ご理解いただけますと幸いです。間違いやすいポイント：
- 断る理由を詳しく説明しすぎると、言い訳に聞こえることがあります
- 「検討します」など曖昧な表現は避け、明確に断ることが重要です
シーン別・関係性別の断り方実例
社内での立場や関係性によって、断り方のニュアンスは変わってきます。
以下のシーン別対応例を参考にしてください。
上司からの誘いを断る場合
具体例
「部長、ゴルフコンペのお誘いありがとうございます。大変申し訳ありませんが、当日は子どもの運動会と重なっており、家族との約束を優先させていただきたく思います。次回は必ず参加させていただきますので、またお声がけいただけますと幸いです。」
ポイント
- 感謝の言葉で始める
- 断る理由は簡潔に、但し具体的に
- 次回への意欲を示す
同僚からの飲み会を断る場合
具体例
「誘ってくれてありがとう。実は最近、健康診断で数値が良くなくて、今月は禁酒中なんだ。みんなと盛り上がりたいところだけど、今回は失礼させてもらうよ。また来月以降なら参加できそうだから、その時はぜひ声をかけてね。」
ポイント
- 友好的なトーンを維持する
- 個人的な事情を適度に共有する
- 代替案や次回への期待を示す
プロジェクトチームの親睦会を断る場合
具体例
「チームの皆さん、親睦会の企画ありがとうございます。今回は現在進行中の〇〇プロジェクトの締め切りが迫っており、どうしても作業を優先させる必要があるため、残念ながら参加を見送らせていただきます。プロジェクト終了後の打ち上げには必ず参加したいと思いますので、またご連絡いただけると嬉しいです。」
ポイント
- 業務上の正当な理由を示す
- 全体のプロジェクト成功を優先する姿勢を示す
- 次回の参加意欲を伝える
間違いやすいポイント
- 上司には「絶対に無理です」など強い否定表現は避ける
- 同僚にも理由なく何度も断ると疎外感を与える可能性がある
断る前に考えるべき3つのポイント
社内行事を断る前に、以下の3つのポイントを考慮することで、より適切な対応ができます。
その行事の重要度を見極める
具体例
毎週の飲み会と年に一度の創立記念パーティーでは重要度が異なります。
創立記念パーティーなど会社の重要行事は、可能な限り参加を検討しましょう。
間違いやすいポイント
- 社長や役員が出席する公式行事を軽い理由で断るのは避けるべき
- 定期的に開催される行事でも、初回は参加するなど工夫する
自分の立場と参加期待度を考える
具体例
新入社員歓迎会で自分が先輩社員の立場である場合、あなたの参加が期待されている可能性が高いです。
一方、他部署の懇親会であれば、断っても影響は少ないでしょう。
間違いやすいポイント
- 自分が主催側の一員なのに参加しないのは避ける
- 自分の役割（スピーチなど）が予定されている場合は特に注意
断ることの影響範囲を予測する
具体例
チームビルディングを目的としたワークショップを断る場合、チーム全体のモチベーションや連携に影響する可能性があります。
このような場合は、代替案（「別日なら参加可能」など）を提示するとよいでしょう。
間違いやすいポイント
- 断ることで自分の評価に影響する可能性を考慮する
- 特に小規模なチームでの行事は参加率が重視される
断り方の基本的な構成要素
効果的に断るためには、以下の5つの要素を含めると丁寧な印象を与えられます。
感謝の言葉から始める
感謝の言葉で始めることで、相手の誘いを尊重する姿勢を示せます。
具体例
「ご配慮いただきありがとうございます」
「お誘いいただき嬉しく思います」
間違いやすいポイント
- 形式的な感謝ではなく、誠意を込めた表現を心がける
断る理由を簡潔に伝える
理由は正直に、かつ簡潔に伝えましょう。
具体例
「当日は以前から予定していた家族との約束があり」
「現在抱えているプロジェクトの締め切りが翌日のため」
間違いやすいポイント
- 嘘の理由は後々トラブルの原因になる
- 詳しすぎる説明は言い訳と受け取られる可能性がある
代替案や次回への意欲を示す
完全な拒絶ではなく、前向きな姿勢を示しましょう。
具体例
「次回は必ず参加させていただきます」
「別の形でお手伝いできることがあれば」
間違いやすいポイント
- 実現できない約束はしない
- 単なるリップサービスに聞こえない誠意ある提案を
相手の理解を求める
相手の立場を尊重する言葉を添えましょう。
具体例
「ご理解いただけますと幸いです」
「ご迷惑をおかけしますが、よろしくお願いいたします」
間違いやすいポイント
- 押し付けがましい表現は避ける
前向きな締めくくりで終える
最後は前向きな言葉で締めくくりましょう。
具体例
「また機会があればぜひ参加させてください」
「皆さんの楽しい時間となりますよう願っています」
間違いやすいポイント
- 消極的な言葉で終わらない
NG例から学ぶ！避けるべき断り方
効果的な断り方を身につけるために、避けるべき表現と、その改善例を紹介します。
曖昧な表現で断る
NG例
「ちょっと難しいかもしれません…」
「検討してみます」
改善例
「申し訳ありませんが、今回は参加できません」
「残念ながら、当日は別の予定があるため参加を見送らせていただきます」
間違いやすいポイント
- 曖昧な表現は相手に期待を持たせ、結果的に失望させることになる
理由を詳しく説明しすぎる
NG例
「実は、妻の母が先週体調を崩して、その日は病院に付き添う予定で、さらに夕方には子どもの習い事の送迎があって…」
改善例
「当日は家族の健康上の理由で外せない予定があり、参加できません」
間違いやすいポイント
- 詳しすぎる説明は言い訳に聞こえるだけでなく、嘘っぽく感じられることもある
否定的な表現を使う
NG例
「そのイベント、あまり興味ないんです」
「飲み会は苦手なので行きたくありません」
改善例
「ありがとうございます。今回は他の予定があるため参加を見送らせていただきます」
「お誘いいただき嬉しいです。残念ながら当日は別の用事があるため失礼します」
間違いやすいポイント
- 否定的な表現は相手の企画自体を否定しているように受け取られる
断った後のフォローアップ術
断った後のフォローも重要です。
適切なフォローアップで、関係性を維持しましょう。
次回の参加意欲を示す
具体例
行事後に「次回は必ず参加します」と伝える、または次回の予定を先に確認する
間違いやすいポイント
- 形式的な言葉だけで終わらせず、実際に行動で示す
別の形での貢献を提案する
社内行事を断っても、別の形で協力する姿勢を見せると良い印象を与えます。
具体例
「当日は参加できませんが、事前準備のお手伝いなら可能です」
「資料作成など、リモートでできるサポートがあればお声がけください」
間違いやすいポイント
- 提案したことは必ず実行する
参加者への気遣いを示す
行事後に参加者への気遣いを示すことで、不参加による距離感を縮められます。
具体例
「楽しかった様子を聞かせてもらえると嬉しいです」
「写真を見せてもらえますか？」
間違いやすいポイント
- 過度に詮索するような聞き方は避ける
まとめ：上手な断り方で信頼関係を築く
社内行事を断ることは、時として必要なことですが、その断り方一つで人間関係に影響を与えます。
この記事で紹介したテクニックを実践することで、以下のポイントを押さえた上手な断り方ができるようになるでしょう。
- 感謝の言葉で始め、明確に断る
- 理由は簡潔に、正直に伝える
- 相手の立場を尊重する言葉を添える
- 代替案や次回への意欲を示す
- 断った後のフォローアップも大切にする
ビジネスパーソンとして、時には「NO」と言うことも必要なスキルです。
上手な断り方を身につけることで、自分の時間や優先順位を守りながらも、周囲との良好な関係を維持できるようになります。
断ることは相手への不誠実ではなく、むしろ誠実なコミュニケーションの一つと言えるでしょう。
よくある質問（FAQ）
Q1: 上司からの誘いを断るとキャリアに影響しますか？
A1: 断り方次第です。
理由が明確で誠実な断り方であれば、理解を得られることが多いでしょう。
ただし、重要な公式行事は極力参加する、常に断るのではなく時には参加するなどのバランスも大切です。
Q2: 何度も誘いを断っていると、もう誘われなくなりませんか？
A2: その可能性はあります。
断る場合でも「次回は参加したい」という意欲を伝え、実際に参加できる機会には積極的に参加することで、バランスを取りましょう。
完全に疎外されることを避けるためには、時には優先順位を調整して参加することも検討してください。
Q3: プライベートな理由で断る場合、どこまで詳しく説明すべきですか？
A3: 詳細を話す必要はありません。
「家族の用事」「個人的な予定」程度の説明で十分です。
重要なのは、嘘をつかないことと、簡潔に伝えることです。
Q4: 全員参加と言われている行事でも断れますか？
A4: 「全員参加」と明示されている行事は、会社にとって重要な意味を持つ場合が多いです。
まずは参加の可能性を最大限探り、どうしても無理な場合は早めに上司や担当者に相談しましょう。
理由が合理的であれば、理解を得られる可能性が高まります。
Q5: 断りの連絡はメールと対面、どちらが良いですか？
A5: 関係性や状況によります。
上司や重要な行事の場合は、可能であれば対面やオンライン面談で伝える方が誠意が伝わります。
同僚間の比較的カジュアルな行事であれば、メールやチャットでも問題ないでしょう。
大切なのは、断る理由と誠意をしっかり伝えることです。
