報告書や議事録の作成で、「どのような構成にすれば良いのか」「どんな表現を使えば適切なのか」と悩んだ経験はありませんか？
効果的な報告書・議事録は、適切なフォーマットと実用的な表現を組み合わせることで作成できます。
本記事では、様々なビジネスシーンで活用できる20のテンプレートを、目的別・状況別に整理してご紹介します。
この記事では、実際の現場で参考にできる20のテンプレートを、シーン別・相手別に整理しました。
すべてアレンジ可能な実用的なフォーマットばかりです。
この記事を読めば、どんな場面でも適切な報告書・議事録が作成できるようになります。
この記事でわかること
- 目的別の報告書テンプレート（業務・プロジェクト・調査報告書）
- 会議種類別の議事録テンプレート（標準型・決定事項重視型など）
- 状況に応じたアレンジ方法と表現のバリエーション
- 効果的な文書作成のポイントと注意点
基本的な使い分けを確認したい方へ
報告書と議事録、どちらを作成すべきか迷うことはありませんか？
💡 正確な使い分けを知りたい方へ 「報告書」「議事録」の違いと使い分け【文書作成での正しい選択基準】｜ことばノート
基本をしっかり理解したら、実際のテンプレートで実践しましょう。
報告書テンプレート集
業務報告書テンプレート（5選）
テンプレート1：週次業務報告書
件名：○○部 週次業務報告書（○月○日〜○月○日）
作成日：2025年○月○日
作成者：○○部 ○○
【実施業務サマリー】
1. ○○プロジェクト関連業務
2. △△案件対応
3. 定常業務（顧客対応、資料作成等）
【詳細実施内容】
■ ○○プロジェクト
・完了した作業：要件定義書v1.0作成、クライアント打合せ実施
・進捗状況：65%完了（計画比+5%）
・成果物：要件定義書v1.0、打合せ議事録
■ △△案件
・完了した作業：提案資料作成、プレゼンテーション実施
・進捗状況：100%完了
・成果物：提案資料、顧客フィードバック
【来週の予定】
・○○プロジェクト：基本設計書作成（○/○完了予定）
・□□案件：新規提案書作成（○/○提出予定）
【課題・懸念事項】
・○○プロジェクトの一部仕様について顧客との調整が必要
・△△案件のスケジュール短縮要請への対応検討が必要
【支援依頼事項】
・○○の技術検証について専門チームの支援をお願いします（期限：○/○）
【添付資料】
・要件定義書v1.0
・進捗管理表
テンプレート2：月次業務報告書
件名：○○部 月次業務報告書（○年○月分）
報告日：○年○月○日
作成者：○○部 部長 ○○
【月次実績サマリー】
・売上実績：○○万円（計画比○○%、前年同月比○○%）
・新規顧客獲得：○社
・主要案件進捗：○件完了、○件進行中
【部門別実績】
■ 営業チーム
・売上：○○万円（目標○○万円、達成率○○%）
・新規開拓：○件の商談創出
■ 企画チーム
・新商品企画：○件完了
・マーケティング施策：○件実施
【重点取組み結果】
1. ○○施策の実施
実施内容：[具体的な施策内容]
結果：[定量的な成果]
【課題と対策】
■ 課題：○○における売上未達
対策：○○施策の強化、○○体制の見直し
責任者：○○、期限：○/○
【来月の重点目標】
1. ○○%の売上達成
2. △△システムの選定完了
【添付資料】
・詳細売上データ
・来月行動計画
テンプレート3：日報テンプレート
件名：○○ 業務日報（○月○日）
作成者：○○
【本日の実施業務】
■ 午前（9:00-12:00）
・○○資料作成（進捗80%）
・△△との打合せ（30分）
■ 午後（13:00-18:00）
・□□案件対応（完了）
・メール対応・電話応対
【成果・完了事項】
・○○資料の第一稿完成
・△△案件の仕様確定
【明日の予定】
・○○資料の最終化（午前中）
・□□プレゼンテーション（14:00-15:00）
【課題・相談事項】
・○○の技術的な検証方法について相談したい
【所感】
本日は○○案件が予想以上にスムーズに進み、
計画より1日前倒しで完了できました。
テンプレート4：出張報告書
件名：○○出張報告書
出張期間：○年○月○日〜○月○日
出張先：○○県○○市
出張者：○○
【出張目的】
・○○社との商談実施
・△△工場の現地視察
・□□展示会への参加
【実施内容と成果】
■ ○○社商談（○/○ 10:00-12:00）
・参加者：先方○名、当方○名
・商談内容：新商品○○の提案
・結果：○月中に正式回答をいただく予定
■ △△工場視察（○/○ 14:00-16:00）
・視察内容：製造ライン、品質管理体制
・所感：品質管理体制が非常に充実している
・今後の連携：○○分野での協業可能性を検討
■ □□展示会参加（○/○ 終日）
・参加企業数：約100社
・注目技術：○○技術、△△システム
・収集情報：競合動向、新技術トレンド
【今後のアクション】
・○○社：提案内容の詳細資料作成（期限：○/○）
・△△工場：協業提案書作成（期限：○/○）
【出張費用】
・交通費：○○円
・宿泊費：○○円
・その他：○○円
・合計：○○円
【添付資料】
・商談議事録
・展示会配布資料
テンプレート5：研修報告書
件名：○○研修参加報告書
研修名：○○○○研修
実施日：○年○月○日
参加者：○○
【研修概要】
・主催：○○協会
・場所：○○ホール
・参加者数：約○○名
・費用：○○円
【研修内容】
■ 第1部：○○の基礎知識
・講師：○○大学 ○○教授
・内容：○○の定義、重要性、実践方法
・学んだポイント：○○における○○の重要性
■ 第2部：事例紹介とグループワーク
・事例：A社の○○導入事例
・グループワーク：○○手法の実践演習
・気づき：○○の実装には○○が重要
【業務への活用方法】
1. ○○手法の導入検討
時期：○月より試験導入
効果：○○%の効率向上を期待
2. チーム内での知識共有
方法：○○研修の実施
対象：○○チーム全員
【今後のアクション】
・研修資料の整理・共有（期限：○/○）
・導入計画書の作成（期限：○/○）
【添付資料】
・研修テキスト
・配布資料
プロジェクト報告書テンプレート（3選）
テンプレート6：プロジェクト進捗報告書
件名：○○プロジェクト 進捗状況報告書
報告日：○年○月○日
作成者：プロジェクトマネージャー ○○
【プロジェクト概要】
・プロジェクト名：○○システム開発プロジェクト
・期間：○年○月〜○年○月（全○ヶ月）
・予算：○○万円
・体制：○名（内部○名、外部○名）
【全体進捗状況】
・計画進捗率：○○%
・実績進捗率：○○%
・進捗差異：○○%（○週間の遅延）
【フェーズ別詳細状況】
■ フェーズ1：要件定義（完了）
・期間：○/○〜○/○
・成果物：要件定義書v1.0（承認済み）
■ フェーズ2：基本設計（進行中）
・進捗率：○○%
・成果物：基本設計書（作成中）
・課題：一部機能の技術検証に時間を要している
【課題と対策】
■ 課題1：技術検証の遅延
・内容：新技術の採用判断に予想以上の検証時間が必要
・影響：全体スケジュールに○週間の遅延リスク
・対策：外部専門家の追加投入（○/○より）
【今後の予定】
・○/○：基本設計書完成・レビュー
・○/○：詳細設計フェーズ開始
【添付資料】
・詳細工程表
・課題管理表
テンプレート7：プロジェクト完了報告書
件名：○○プロジェクト 完了報告書
完了日：○年○月○日
作成者：プロジェクトマネージャー ○○
【プロジェクト完了サマリー】
・プロジェクト名：○○システム開発プロジェクト
・完了日：○年○月○日
・最終予算：○○万円（当初予算比○○%）
・最終工期：○ヶ月（当初計画比○○%）
【目標達成状況】
■ 定量目標
・処理時間短縮：○○%達成（目標○○%）
・コスト削減：年間○○万円削減（目標○○万円）
■ 定性目標
・ユーザー満足度：○○%（アンケート結果）
【成功要因分析】
1. 早期の要件確定
・ステークホルダーとの密な連携
2. 効果的なリスク管理
・週次リスク管理会議の実施
【課題と教訓】
■ 今後への教訓
・新技術採用時は十分な検証期間の確保が必要
・専門スキル要員の早期確保が重要
【成果物一覧】
・システム本体
・運用マニュアル
・ユーザー研修資料
【今後の運用体制】
・運用責任者：○○部 ○○
・保守担当：○○チーム
テンプレート8：プロジェクト提案書
件名：○○プロジェクト提案書
提案日：○年○月○日
提案者：○○
【提案概要】
・プロジェクト名：○○システム導入プロジェクト
・目的：○○業務の効率化とコスト削減
・投資額：○○万円
・実施期間：○ヶ月
【現状課題】
1. ○○業務の非効率性
・手作業による○○時間/月の作業時間
・人的ミスによる○○%のエラー率
2. △△コストの増大
・年間○○万円のコスト負担
【提案内容】
■ 導入システム：○○システム
・機能：○○、△△、□□
・特徴：○○に特化した高機能システム
■ 実施内容
・システム導入：○ヶ月
・運用教育：○ヶ月
・運用開始：○年○月予定
【期待効果】
■ 定量効果
・作業時間短縮：○○%（○○時間/月削減）
・コスト削減：年間○○万円
・投資回収期間：○年
■ 定性効果
・業務品質の向上
・従業員満足度の向上
【実施体制・スケジュール】
・プロジェクト責任者：○○
・実施チーム：○名体制
・開始時期：○年○月
【リスクと対策】
■ 主要リスク
・導入遅延リスク
・予算超過リスク
■ 対策
・週次進捗管理の徹底
・予算管理の強化
【投資対効果】
・初期投資：○○万円
・年間効果：○○万円
・ROI：○○%
【添付資料】
・詳細仕様書
・見積書
・導入スケジュール
調査報告書テンプレート（2選）
テンプレート9：市場調査報告書
件名：○○市場調査報告書
調査期間：○年○月○日〜○年○月○日
作成者：○○部 調査チーム
【調査概要】
・調査目的：○○市場の動向把握と競合分析
・調査対象：○○業界の企業および消費者
・調査方法：アンケート調査、インタビュー調査
・回答数：○○件（有効回答率○○%）
【調査結果サマリー】
・市場規模：約○○億円（前年比○○%）
・成長率：年平均○○%の成長見込み
・当社ポジション：市場シェア○○%（業界○位）
【詳細調査結果】
■ 市場規模・成長性
・2024年市場規模：○○億円
・2025年予測：○○億円（成長率○○%）
・成長要因：○○需要の拡大、○○技術の普及
■ 競合分析
・A社：シェア○○%、強み○○、弱み○○
・B社：シェア○○%、強み○○、弱み○○
・当社：シェア○○%、強み○○、弱み○○
■ 顧客ニーズ分析
・最重視要素：「○○」（○○%）
・不満点：「○○」（○○%）
・将来ニーズ：「○○」（○○%）
【考察と提言】
■ 市場機会の分析
・○○セグメントでの成長機会あり
・○○技術による差別化が可能
■ 当社への提言
1. ○○セグメントへの重点投資
理由：高成長・競合少・当社強み活用可能
2. ○○機能の強化
理由：顧客ニーズ上位・競合対比弱い
【今後のアクション】
・○○セグメント参入計画立案（担当：○○、期限：○/○）
・○○機能強化の技術検討（担当：○○、期限：○/○）
【添付資料】
・詳細調査データ
・アンケート結果
・競合比較表
テンプレート10：顧客満足度調査報告書
件名：○○年度 顧客満足度調査結果報告書
調査実施期間：○年○月○日〜○年○月○日
作成者：○○部 顧客サービス課
【調査概要】
・調査目的：顧客満足度の把握とサービス改善点の特定
・調査対象：過去1年間にサービス利用実績のある顧客
・調査方法：Webアンケート、電話インタビュー
・回答者数：○○名（回答率○○%）
【調査結果概要】
・総合満足度：○○点/100点（前年比+○点）
・継続利用意向：○○%（前年比+○%）
・推奨意向：○○%（前年比+○%）
【項目別満足度】
■ 商品・サービス品質：○○点/100点
・商品の機能性：○○点（「満足」○○%）
・品質の安定性：○○点（「満足」○○%）
■ 顧客対応・サポート：○○点/100点
・問い合わせ対応：○○点（「満足」○○%）
・技術サポート：○○点（「満足」○○%）
【自由回答分析】
■ 高評価コメント（主なもの）
・「○○の対応が迅速で助かっている」
・「○○機能が使いやすく効率が上がった」
■ 改善要望（主なもの）
・「○○の処理時間を短縮してほしい」
・「○○情報をもっと詳しく知りたい」
【課題と改善提案】
■ 優先改善課題
1. ○○対応の迅速化（満足度○○点、重要度高）
改善案：○○システムの導入、○○体制の強化
【今後のアクション】
・改善計画書の作成（担当：○○、期限：○/○）
・○○システム導入検討（担当：○○、期限：○/○）
【添付資料】
・詳細集計結果
・前年比較データ
議事録テンプレート集
標準型議事録テンプレート（5選）
テンプレート11：部門会議議事録
件名：○○部 月次定例会議 議事録
開催日時：○年○月○日（○）○時○分〜○時○分
開催場所：本社○階 会議室○
出席者：○○部長、○○課長、○○、○○（計○名）
欠席者：○○（出張のため）
記録者：○○
【議題】
1. 前回議事録の確認（○分）
2. 月次実績報告（○分）
3. 来月重点施策の検討（○分）
4. その他・連絡事項（○分）
【議事内容】
■ 1. 前回議事録の確認
・前回（○/○）の議事録内容を確認
・前回決定事項の進捗を確認
■ 2. 月次実績報告（○○課長）
・売上実績：○○万円（目標比○○%）
・新規顧客：○社獲得（目標○社に対し○社）
・課題：C案件で競合他社に敗退、価格競争力の強化が必要
■ 3. 来月重点施策の検討
○○部長より来月重点施策案を提示：
・既存顧客深耕キャンペーンの実施
・新商品○○のプロモーション強化
討議結果：
・キャンペーン実施について全員賛成
・プロモーション予算○○万円で実施
【決定事項】
1. 既存顧客深耕キャンペーンを○/○より実施
2. 新商品プロモーション予算○○万円で承認
【アクションアイテム】
・○○課長：キャンペーン詳細企画書作成（期限：○/○）
・○○：価格戦略見直し案作成（期限：○/○）
【次回会議】
日時：○年○月○日（○）○時○分〜
場所：会議室○
テンプレート12：プロジェクト会議議事録
件名：○○プロジェクト 週次定例会議 議事録
開催日時：○年○月○日（○）○時○分〜○時○分
出席者：○○PM、○○、○○（計○名）
記録者：○○
【会議目的】
プロジェクト進捗確認と課題解決、来週計画の共有
【議題と進行】
■ 1. 前回フォローアップ（○分）
・課題A：解決完了（○○対応）
・課題B：○○%進捗、○/○完了予定
■ 2. 各担当からの進捗報告（○分）
【設計チーム】（○○）
・基本設計：○○%完了（予定○○%に対し○○%）
・課題：○○部分の技術選定で検討時間延長
【開発チーム】（○○）
・開発環境構築：100%完了
・プロトタイプ開発：○○%完了
■ 3. 課題の検討と対策（○分）
【課題1】○○ライブラリの性能問題
・内容：想定の○倍の処理時間が必要
・影響：全体スケジュールに○週間遅延リスク
・対策案：代替ライブラリの採用
・決定：○/○までに技術検証実施
【決定事項】
1. ○○ライブラリ問題の技術検証を○/○まで実施
2. プロトタイプデモを○/○に実施
【アクションアイテム】
・○○：代替ライブラリ検証実施（期限：○/○）
・○○：プロトタイプデモ準備（期限：○/○）
【次回会議】
日時：○年○月○日（○）○時○分〜
主要議題：技術検証結果報告、プロトタイプデモ
テンプレート13：営業会議議事録
件名：営業部 週次会議 議事録
開催日時：○年○月○日（○）○時○分〜○時○分
出席者：営業部長、課長○名、営業担当○名（計○名）
記録者：○○
【議題】
1. 週次売上実績報告
2. 重点案件の進捗確認
3. 来週の営業計画
【議事内容】
■ 1. 週次売上実績報告
・今週売上：○○万円（目標○○万円、達成率○○%）
・累計売上：○○万円（月目標○○万円、達成率○○%）
主要成約案件：
・A社：○○万円（担当：○○）
・B社：○○万円（担当：○○）
■ 2. 重点案件進捗確認
・C社案件（○○万円）：最終提案実施、○/○回答予定
・D社案件（○○万円）：競合との最終競争、価格調整必要
■ 3. 来週の営業計画
・新規開拓：○件のアポイント獲得目標
・既存深耕：○社への追加提案実施
【決定事項】
1. D社案件の価格調整を○○%まで実施
2. 新規開拓強化月間を○月より実施
【アクションアイテム】
・○○：D社価格調整案作成（期限：○/○）
・全員：新規アポイント○件/週の獲得
【次回会議】
日時：○年○月○日（○）○時○分〜
テンプレート14：企画会議議事録
件名：新商品企画検討会議 議事録
開催日時：○年○月○日（○）○時○分〜○時○分
出席者：企画部長、マーケティング課長、開発課長、○○
記録者：企画部 ○○
【検討商品概要】
・商品名：○○（開発コード名）
・ターゲット：○○代○○層
・価格帯：○○円〜○○円
【決定事項】
■ 決定1：基本仕様の確定
・機能A：○○機能を標準搭載
・機能B：○○機能はオプション扱い
・デザイン：○○テイストで統一
■ 決定2：価格戦略の方針
・標準モデル：○○円（競合比○%安）
・上位モデル：○○円（機能○○追加）
【検討経過】
■ 機能仕様について
マーケティング課長より市場調査結果報告
・○○機能への需要：○○%が「必要」と回答
開発課長より技術的検討結果報告
・○○機能：技術的に実現可能、コスト増○○円
討議結果：
・○○機能は標準搭載（需要高・コスト許容範囲）
【課題と対応】
■ 課題1：部品調達の不安定性
・対応：代替サプライヤー2社と交渉開始
・担当：開発課長、期限：○/○
【次回までの宿題】
・開発課：試作品完成（○/○）
・マーケ課：プロモーション企画案作成（○/○）
【次回会議】
日時：○年○月○日（○）○時○分〜
主要議題：試作品評価、プロモーション計画
テンプレート15：安全管理会議議事録
件名：安全衛生委員会 月次会議 議事録
開催日時：○年○月○日（○）○時○分〜○時○分
出席者：安全管理者、衛生管理者、職場代表○名（計○名）
記録者：○○
【議題】
1. 前月の安全衛生状況報告
2. ヒヤリハット事例の検討
3. 安全教育計画の確認
【議事内容】
■ 1. 前月の安全衛生状況報告
・労働災害：0件（前年同月：1件）
・ヒヤリハット報告：○件（前月：○件）
・安全パトロール：○回実施
■ 2. ヒヤリハット事例の検討
事例1：○○作業中の○○
・発生状況：○○
・原因：○○の不備
・対策：○○の徹底、○○の設置
事例2：○○エリアでの○○
・発生状況：○○
・原因：○○
・対策：○○
■ 3. 安全教育計画の確認
・来月実施予定：○○安全教育（対象：○○部門）
・教育内容：○○の基本、○○の実践
【決定事項】
1. ヒヤリハット事例の水平展開を全部署で実施
2. ○○安全教育を○/○に実施
【アクションアイテム】
・○○：水平展開資料作成（期限：○/○）
・○○：安全教育準備（期限：○/○）
【次回会議】
日時：○年○月○日（○）○時○分〜
決定事項重視型議事録テンプレート（3選）
テンプレート16：経営会議議事録
件名：月次経営会議 議事録
開催日時：○年○月○日（○）○時○分〜○時○分
出席者：代表取締役、取締役○名、執行役員○名
記録者：経営企画部 ○○
【重要決定事項】
■ 決定事項1：新規事業投資の承認
・決定内容：○○事業への投資○億円を承認
・投資期間：○年間
・期待効果：3年後に年間売上○億円
・責任者：○○取締役
■ 決定事項2：組織改編の実施
・決定内容：○○部と○○部を統合し「○○本部」を新設
・実施時期：○年○月○日付
・狙い：○○業務の効率化
・新本部長：○○取締役が兼務
【討議内容要約】
■ 議題1：○○事業投資について
・市場成長性：年率○%の成長予想
・収益性：投資回収期間○年
・リスク要因について詳細議論
・結論：条件付きで投資実行を決定
【保留・継続検討事項】
■ 保留事項1：○○システム統合計画
・理由：投資効果の再検証が必要
・継続検討：○○部で詳細分析後、次回会議で再提案
【次回までのアクション】
・○○：新規事業部設置準備（期限：○/○）
・○○：組織改編詳細計画作成（期限：○/○）
【次回会議予定】
日時：○年○月○日（○）○時○分〜
主要議題：新規事業部始動報告
テンプレート17：予算会議議事録
件名：○年度予算策定会議 議事録
開催日時：○年○月○日（○）○時○分〜○時○分
出席者：各部門長、財務部長、経営企画部長
記録者：財務部 ○○
【会議目的】
○年度予算案の検討と承認
【決定事項】
■ 決定1：売上目標の設定
・全社売上目標：○億円（前年比○%増）
・部門別目標：営業部○億円、企画部○億円
■ 決定2：投資予算の配分
・設備投資：○億円
・IT投資：○億円
・研究開発：○億円
■ 決定3：経費削減目標
・全社経費削減率：○%
・重点削減項目：○○費、△△費
【部門別予算承認状況】
・営業部：承認（売上○億円、経費○億円）
・企画部：承認（売上○億円、経費○億円）
・製造部：条件付承認（○○の見直し後）
【条件・課題】
・製造部：○○コストの再検討が必要
・全社：四半期レビューの実施を条件
【次回アクション】
・各部：詳細予算書提出（期限：○/○）
・財務部：最終予算書作成（期限：○/○）
【次回会議】
日時：○年○月○日（○）○時○分〜
議題：最終予算案の承認
テンプレート18：緊急対策会議議事録
件名：【緊急】○○事案対策会議 議事録
開催日時：○年○月○日（○）○時○分〜○時○分
参加者：危機管理責任者、関係部門長○名
記録者：危機管理室 ○○
【事案概要】
・発生日時：○年○月○日 ○時頃
・事案内容：○○における○○事故
・影響範囲：○○への影響
【即時対応事項】
■ 緊急対応1：被害拡大防止
・実施内容：○○の即時停止
・実施時刻：○時○分
・責任者：○○部長
■ 緊急対応2：関係者への連絡
・対象：顧客○○社、行政機関○○
・実施者：○○（顧客）、○○（行政）
・連絡完了時刻：○時○分
【中期対応計画】
■ 原因究明
・調査期間：○日間
・調査体制：内部チーム○名、外部専門家○名
・中間報告：○/○、最終報告：○/○
■ 再発防止策
・暫定対策：○/○まで実施
・恒久対策：○/○まで完成
【役割分担と責任者】
・全体統括：危機管理責任者
・現場対応：○○部長
・顧客対応：○○部長
【次回会議】
日時：○年○月○日（○）○時（6時間後）
主要議題：初期調査結果、対応状況確認
特殊会議議事録テンプレート（2選）
テンプレート19：面接会議議事録
件名：中途採用面接 議事録
面接日時：○年○月○日（○）○時○分〜○時○分
候補者：○○ ○○氏（○○歳）
面接官：人事部長、○○部長、○○課長
記録者：人事部 ○○
【候補者情報】
・応募職種：○○職
・経験年数：○年
・前職：○○会社 ○○部
【面接内容】
■ 経歴・スキル確認
・○○での経験：○年間、主に○○業務担当
・保有スキル：○○、△△、□□
・実績：○○プロジェクトで○○%の効率改善を達成
■ 志望動機・適性確認
・志望理由：○○分野でのさらなるスキルアップ
・当社への関心：○○事業への強い興味
・キャリアプラン：○年後に○○を目指したい
■ 質疑応答
Q：○○の経験について詳しく教えてください
A：○○プロジェクトにて○○の役割を担当し...
【面接官評価】
■ 人事部長評価
・技術力：A（高い専門知識を保有）
・コミュニケーション：B（良好）
・意欲：A（高いモチベーション）
■ ○○部長評価
・実務経験：A（即戦力として期待）
・チームワーク：B（協調性あり）
・成長性：A（向上心が高い）
【総合評価】
・評価：A（採用推奨）
・理由：技術力・経験ともに申し分なく、即戦力として期待
・条件：年収○○万円、○月○日入社予定
【決定事項】
1. 内定通知を○/○に送付
2. 入社日を○/○で調整
3. 配属先は○○部○○課
【次回アクション】
・人事部：内定通知書作成・送付（期限：○/○）
・○○部：受入準備開始（期限：○/○）
テンプレート20：研修企画会議議事録
件名：○○年度研修企画会議 議事録
開催日時：○年○月○日（○）○時○分〜○時○分
出席者：人事部長、各部門教育担当者○名
記録者：人事部 ○○
【会議目的】
○年度の社員研修計画の策定
【検討した研修プログラム】
■ 新入社員研修
・対象：○年4月入社予定者○名
・期間：○週間（○/○〜○/○）
・内容：ビジネスマナー、業界知識、実務研修
・予算：○○万円
■ 中堅社員研修
・対象：入社3-7年目社員○名
・期間：○日間
・内容：リーダーシップ、プロジェクト管理
・予算：○○万円
■ 管理職研修
・対象：課長級以上○名
・期間：○日間
・内容：人事評価、労務管理、経営戦略
・予算：○○万円
【決定事項】
1. 新入社員研修を○/○より実施（内容・予算承認）
2. 中堅社員研修を○月に実施（外部講師依頼）
3. 管理職研修を○月に実施（○○大学ビジネススクール委託）
【研修予算】
・総予算：○○万円
・内訳：新入社員○○万円、中堅○○万円、管理職○○万円
【課題と対応】
■ 課題：研修時間の確保
・対応：業務調整会議を○/○に実施
■ 課題：効果測定方法
・対応：研修前後のスキル評価制度を導入
【今後のスケジュール】
・○/○：外部講師選定完了
・○/○：研修資料準備完了
・○/○：参加者への案内送付
【次回会議】
日時：○年○月○日（○）○時○分〜
議題：研修準備状況確認、講師決定報告
効果的な文書作成のポイント
報告書作成のコツ
構成の基本パターン
- 要約・結論ファースト – 最重要ポイントを冒頭に明記
- 論理的な情報整理 – 時系列または重要度順の構成
- データによる裏付け – 定量的情報の積極的活用
表現のポイント
✅ 推奨表現：
「分析の結果、○○であることが判明しました」
「データより○○の傾向が見られます」
「今後の対策として○○を提案いたします」
❌ 避けるべき表現：
「○○だと思います」（根拠不明）
「たぶん○○でしょう」（推測表現）
議事録作成のコツ
記録の基本原則
- 客観性の維持 – 個人的解釈を排除
- 重要情報の選別 – 決定事項とアクションを最優先
- 迅速な共有 – 会議後24時間以内の共有
記録すべき重要項目
✅ 必須記録項目：
・決定事項（具体的内容と根拠）
・アクションアイテム（担当者・期限・内容）
・重要な議論のポイント
・次回会議の予定
アレンジ方法と応用例
シーン別のカスタマイズ方法
社内向けアレンジ
- より詳細な背景説明を追加
- 社内用語・略語の使用可能
- 率直な課題と対策の記載
社外向けアレンジ
- より丁寧な敬語表現
- 専門用語の注釈追加
- 機密情報の除外・調整
緊急度別のアレンジ
緊急報告書
件名：【緊急】○○に関する報告書
【緊急事項サマリー】
・発生事象：○○
・影響範囲：○○
・対応状況：○○
定期報告書
件名：○○月度 定例報告書
【今月の要点】
・重点実績：○○
・主要課題：○○
・来月重点：○○
よくある間違いと改善方法
報告書でのよくある間違い
間違い：結論の不明確さ
❌ 悪い例：
「○○について調査しました。いろいろな課題がありました。」
⭕ 良い例：
「○○調査の結果、主要課題は△△であることが判明しました。
対策として□□の実施を提案いたします。」
議事録でのよくある間違い
間違い：主観的表現の混入
❌ 悪い例：
「田中部長の優れた提案により、良い方向に決まった。」
⭕ 良い例：
「田中部長より『○○案で進める』との提案があり、
参加者全員が賛成し、○○案で実施することが決定された。」
まとめ
報告書・議事録は、ビジネスコミュニケーションにおいて不可欠な文書です。
本記事でご紹介した20のテンプレートを活用することで、効率的かつ効果的な文書作成が可能になります。
成功のポイント
- 目的に応じたテンプレート選択
- 報告書：業務・プロジェクト・調査の目的別選択
- 議事録：会議の性質に応じた形式選択
- アレンジの柔軟性
- 基本テンプレートを状況に応じてカスタマイズ
- 読み手や緊急度に応じた表現調整
- 継続的な改善
- 作成後のフィードバック収集
- より効果的な表現への更新
適切なテンプレートの活用により、文書作成時間の短縮と品質向上を同時に実現できます。
まずは基本テンプレートから始めて、徐々に自社の状況に最適化していくことをお勧めします。
よくある質問（FAQ）
Q1: テンプレートをそのまま使っても問題ありませんか？
A1: テンプレートは参考例として作成されています。
実際の使用時は、組織の文化や相手との関係性に応じてアレンジしてご活用ください。
Q2: 長い報告書を簡潔にまとめるコツはありますか？
A2: 「結論ファースト」の原則を守り、最重要ポイントを冒頭に記載することが効果的です。
詳細は別添資料として整理する方法もあります。
Q3: オンライン会議の議事録で注意すべき点はありますか？
A3: 音声品質の問題で聞き取りにくい場合があります。
重要な発言は確認を取る、録画・録音機能の活用をお勧めします。
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