面接の辞退を決断したものの、どのように伝えればいいか悩んでいませんか？
本記事では、失礼のない面接辞退メールの書き方を就活生や転職者向けに詳しく解説します。
企業からの印象を損なわないポイントから実際の例文まで、これからの就職活動や転職に役立つ情報を網羅しています。
この記事でわかること
- すぐに使える面接辞退メールの例文と基本構成
- 就活と転職、それぞれの状況に合わせた辞退の伝え方
- 面接辞退メールを送るベストなタイミング
- 書く際の注意点と失敗しないためのマナー
- 辞退後のフォローアップ方法
就職・転職活動は人生の大きな転機です。
誠実で丁寧な面接辞退のコミュニケーションで、将来のキャリアチャンスを守りましょう。
すぐに使える面接辞退メールの例文
面接辞退メールは基本構成を押さえれば難しくありません。
以下で即実践できる例文をご紹介します。
基本的な面接辞退メールのテンプレート
件名：面接辞退のご連絡 【氏名】
〇〇株式会社
採用ご担当 △△様
お世話になっております。
先日は面接のお時間をいただき、誠にありがとうございました。
このたび、諸事情により〇月〇日に予定されておりました面接を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。
直前のご連絡となり大変恐縮ですが、ご理解いただけますと幸いです。
お忙しい中、面接のご調整をいただいたにもかかわらず、このようなご連絡となり申し訳ございません。
今後とも貴社のご発展をお祈り申し上げます。
敬具
------------------
氏名：〇〇〇〇
電話番号：000-0000-0000
メールアドレス：xxxxx@xxx.com
------------------就活生向け丁寧な面接辞退メール例
件名：面接辞退のご連絡 【大学名・氏名】
〇〇株式会社
人事部採用担当 △△様
お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部の□□□□と申します。
先日は貴重なお時間をいただき、一次面接の機会をくださいまして誠にありがとうございました。
このたび、他社様での就職を決断したため、〇月〇日に予定されておりました二次面接を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。
面接を通じて貴社の事業や企業文化について理解を深めることができ、大変勉強になりました。
このようなご連絡となり大変心苦しく思っておりますが、ご理解いただけますと幸いです。
貴社での選考プロセスは非常に有意義な経験となりました。
今後の貴社のさらなるご発展を心よりお祈り申し上げます。
敬具
------------------
〇〇大学〇〇学部
氏名：□□□□
電話番号：000-0000-0000
メールアドレス：xxxxx@xxx.com
------------------転職者向け誠実な面接辞退メール例
件名：面接辞退のご連絡 【氏名】
〇〇株式会社
人事部採用マネージャー △△様
お世話になっております。
転職活動中の□□□□と申します。
先日は貴重なお時間をいただき、一次面接および職場見学の機会をくださいまして誠にありがとうございました。
慎重に検討した結果、現職での新たなキャリア機会が生じたため、〇月〇日に予定されておりました最終面接を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。
貴社の事業ビジョンや職場環境については非常に魅力を感じており、このような判断となり誠に申し訳ございません。
採用プロセスでは丁寧なご対応をいただき、大変感謝しております。
今後とも貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます。
敬具
------------------
氏名：□□□□
電話番号：000-0000-0000
メールアドレス：xxxxx@xxx.com
------------------面接辞退メールでの間違いやすいポイント
面接辞退メールを作成する際、以下の点に注意しましょう。
- 件名が曖昧 – 「お知らせ」など一般的すぎる件名ではなく、「面接辞退のご連絡」と明記する
- 辞退理由の詳細を書きすぎる – 必要以上に詳しい説明は不要で、簡潔に伝える
- 連絡先情報の記載漏れ – 署名には必ず氏名・電話番号・メールアドレスを記載する
シーン別の面接辞退メール文例
面接辞退の理由はさまざまです。
状況に応じた適切な例文を紹介します。
他社の内定が決まった場合の辞退メール
他社からの内定を受諾する場合は、シンプルかつ誠実に伝えましょう。
件名：面接辞退のご連絡 【氏名】
〇〇株式会社
採用ご担当 △△様
お世話になっております。
面接選考中の□□□□と申します。
このたび、他社での就職を決断いたしましたので、〇月〇日に予定されておりました面接を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。
貴社の選考過程では多くの学びを得ることができ、貴重な経験となりました。
このようなご連絡となり誠に恐縮ですが、ご理解いただけますと幸いです。
今後の貴社のご発展を心よりお祈り申し上げます。
敬具体調不良による面接辞退メール
体調不良の場合は、できるだけ早く連絡し、可能であれば日程変更の希望も伝えましょう。
件名：本日の面接辞退のご連絡とお詫び 【氏名】
〇〇株式会社
採用ご担当 △△様
お世話になっております。
本日面接予定の□□□□と申します。
大変申し訳ございませんが、昨晩より体調を崩してしまい、本日〇月〇日の面接に伺うことが難しい状況となりました。
楽しみにしておりました面接にお伺いできず、誠に申し訳ございません。
体調が回復次第、面接の再調整をお願いできればと存じますが、ご都合いかがでしょうか。
もし難しい場合は、今回の選考を辞退させていただきます。
ご迷惑をおかけし大変恐縮ですが、ご検討のほどよろしくお願いいたします。
敬具企業研究を進めた結果の辞退メール
より詳しく企業を調査した結果、ミスマッチを感じた場合の例文です。
件名：面接辞退のご連絡 【氏名】
〇〇株式会社
採用ご担当 △△様
お世話になっております。
面接選考中の□□□□と申します。
先日は一次面接のお時間をいただき、誠にありがとうございました。
面接後に改めて自身のキャリアプランと貴社の事業領域について検討した結果、現時点では私の目指すキャリア方向性と合致しないと判断し、〇月〇日予定の二次面接を辞退させていただきたく存じます。
貴社の事業内容や職場環境については大変魅力的に感じており、このような判断となり誠に心苦しく思っております。
お忙しい中ご対応いただいたにも関わらず、このようなご連絡となり申し訳ございません。
今後の貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます。
敬具間違いやすいポイント
シーン別の辞退メールでよくある間違いは
- 単なる欠席連絡になっている – 体調不良の場合も、単なる欠席ではなく「辞退」か「日程再調整希望」かを明確に
- 辞退理由が曖昧すぎる – 「個人的な事情」だけでは印象が悪くなる可能性がある
- 感謝の言葉が不足している – 選考機会への感謝の気持ちを必ず含める
面接辞退メールの基本的な書き方
面接辞退メールを作成する際の基本構成とポイントを解説します。
面接辞退メールの基本構成
効果的な面接辞退メールは、以下の5つの要素で構成されます：
- 件名 – 「面接辞退のご連絡」と明確に
- 宛名と挨拶 – 担当者名を正確に記載
- 自己紹介 – 氏名と面接予定日を明記
- 辞退の意思と理由 – 簡潔かつ誠実に
- お詫びと感謝 – 選考機会への感謝を伝える
- 署名 – 連絡先を含めた署名
適切な件名の付け方
採用担当者は多くのメールを受信しています。件名は以下のように明確にしましょう。
- 「面接辞退のご連絡 【氏名】」
- 「〇月〇日面接辞退のお願い 【氏名】」
- 「面接日程変更・辞退のご連絡 【氏名】」
辞退理由の伝え方
辞退理由は、以下のポイントを押さえて伝えましょう。
- 簡潔に – 長すぎる説明は避ける
- 誠実に – 嘘をつかず、正直に伝える
- 前向きに – ネガティブな表現は避ける
- 詳細は不要 – 個人的な細かい事情は省略する
間違いやすいポイント
基本的な書き方で注意すべき点
- 敬語の使い方が不適切 – 「〜させていただきます」「〜申し上げます」などの敬語を適切に
- 文体の統一がされていない – 「です・ます調」と「であります調」が混在しないように
- 辞退の意思表示が曖昧 – 「辞退させていただきます」と明確に伝える
状況別の面接辞退メールの使い分け
面接辞退のタイミングや状況に応じた適切なアプローチを紹介します。
面接直前に辞退する場合
面接直前に辞退する場合は、まず電話で連絡し、その後メールでも連絡するのがマナーです。
件名：本日の面接辞退のご連絡とお詫び 【氏名】
〇〇株式会社
採用ご担当 △△様
お世話になっております。
本日〇時より面接予定の□□□□でございます。
先ほどお電話にてご連絡いたしました通り、急な体調不良により本日の面接を辞退させていただきたく存じます。
直前のご連絡となり、大変ご迷惑をおかけしますこと、心よりお詫び申し上げます。
貴社での選考機会を楽しみにしておりただけに、このような形となり非常に残念です。
お忙しい中、面接のご調整をいただいたにもかかわらず、このようなご連絡となり重ねてお詫び申し上げます。
敬具内定辞退の場合
内定を辞退する場合は、より丁寧な対応が求められます。
件名：内定辞退のご連絡 【氏名】
〇〇株式会社
人事部長 △△様
お世話になっております。
先日内定をいただきました□□□□でございます。
このたび、慎重に検討を重ねた結果、やむを得ず貴社の内定を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。
貴社には採用選考の段階から大変お世話になり、内定までいただけたことは私にとって大きな喜びでした。しかしながら、他社からの内定も含めて総合的に判断した結果、今回は辞退のご連絡をさせていただく決断をいたしました。
内定をいただいた企業への辞退のご連絡は大変心苦しく、また貴社にご迷惑をおかけすることとなり、誠に申し訳ございません。
採用活動でお力添えいただいた皆様には心より感謝申し上げます。
貴社の今後のますますのご発展をお祈り申し上げます。
敬具複数回の面接後に辞退する場合
面接プロセスが進んだ段階での辞退は特に丁寧な対応が必要です。
件名：最終面接辞退のご連絡 【氏名】
〇〇株式会社
採用マネージャー △△様
お世話になっております。
二次面接まで進んでおります□□□□でございます。
貴社の選考過程で多くの方々と面談させていただき、事業や職場環境について理解を深める貴重な機会をいただき、誠にありがとうございました。
真摯に検討した結果、自身のキャリアプランと照らし合わせ、〇月〇日に予定されております最終面接を辞退させていただきたく存じます。
複数回の面接機会をいただいたにもかかわらず、このようなご連絡となり大変心苦しく思っております。
選考過程を通じて丁寧にご対応いただいた人事ご担当者様、面接官の皆様には心より感謝申し上げます。
貴社の今後のさらなるご発展を心よりお祈り申し上げます。
敬具間違いやすいポイント
状況に応じた対応で注意すべき点
- 直前辞退時のメールのみの連絡 – 面接直前の辞退は必ず電話連絡を先に
- 内定辞退時の謝罪不足 – 内定辞退はより丁寧な謝罪の言葉を
- 長期選考の場合の感謝の表現不足 – 複数回面接を受けた場合は特に感謝の気持ちを強調
面接辞退メールのアレンジポイント
基本構成を押さえた上で、より印象に残る辞退メールにするためのポイントを紹介します。
企業との良好な関係を維持するための表現
将来のキャリア機会のためにも、良好な関係を維持する表現を取り入れましょう。
貴社の〇〇事業には大変関心を持っており、今後のビジネス動向を注視させていただきたいと思います。
機会があれば、別の形で貴社とご縁をいただければ幸いです。
現時点では残念ながら辞退のご連絡となりましたが、貴社の企業理念と事業には強く共感しております。今後のキャリアの中で再び貴社とご縁があれば嬉しく思います。辞退理由別の丁寧な伝え方
理由別に丁寧な伝え方を工夫しましょう。
他社内定の場合：
慎重に検討した結果、現時点での自身のキャリア志向と強く合致する他社からのオファーを受諾することといたしました。キャリアプランの変更の場合：
面接後に改めて自身のキャリア目標を見つめ直した結果、現段階ではより専門性を高められる環境を優先したいと考え、このような決断に至りました。転勤・引越しの場合：
予期せぬ家庭の事情により、〇〇地域への転居が必要となり、通勤が困難な状況となりました。辞退後のフォローメッセージ例
辞退後も良好な関係を維持するためのフォローメッセージを紹介します。
件名：先日は失礼いたしました 【氏名】
〇〇株式会社
採用ご担当 △△様
お世話になっております。
先日面接を辞退させていただきました□□□□でございます。
突然の辞退のご連絡となり、ご迷惑をおかけいたしましたこと、改めてお詫び申し上げます。
お忙しい中、丁寧にご対応いただきましたこと、深く感謝しております。
貴社での選考プロセスは非常に学びの多いものでした。特に〇〇についてのお話は、今後のキャリアを考える上で大変参考になりました。
今後も貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。
この度は本当にありがとうございました。
敬具間違いやすいポイント
アレンジ時の注意点
- 過度に親しげな表現 – 「またご縁がありましたら」は良いが、「またお会いしましょう」など軽い表現は避ける
- 曖昧な表現 – 「いつか」「どこかで」など具体性のない表現は避ける
- 見せかけの熱意 – 実際には興味がないのに「とても魅力的でした」と過剰に伝えるのは避ける
面接辞退時の注意点
面接辞退時の大切なマナーとタイミングについて解説します。
面接辞退のベストタイミング
辞退のタイミングは印象を左右する重要な要素です。
- 決断したらすぐに連絡 – 辞退を決めたら即日連絡するのがベスト
- 最低でも2営業日前まで – 面接日の2営業日前までには連絡する
- 直前の場合は電話優先 – 面接当日や前日は電話で連絡してからメール
絶対に避けるべき辞退方法
以下の辞退方法は企業からの印象を著しく損ねるため避けましょう。
- 連絡なしの無断欠席 – 最も評価を下げる行為
- 代理人による連絡 – 友人や家族に依頼するのは不適切
- SNSでの連絡 – LINEやTwitterなど非公式チャネルでの連絡は避ける
- テンプレートそのままのコピペ – 企業名や日程を間違えるリスクがある
辞退後の企業評価サイトへの投稿について
辞退後の口コミ投稿は慎重に行いましょう。
- ネガティブな内容の投稿は避ける – 特に選考中の否定的な体験
- 匿名だとしても特定される可能性 – 詳細な体験談は企業側に特定される可能性がある
- 建設的なフィードバック – 批判ではなく改善提案を心がける
間違いやすいポイント
注意点に関して特に気をつけたい点
- 辞退後の態度の軽さ – 辞退後もSNSなどでの言動に注意する
- 複数社への同文面での連絡 – 企業名や担当者名の取り違え防止のため、個別に作成する
- 非常識な理由の記載 – 「拘束時間が長い」「給与が低い」など否定的理由の明記は避ける
まとめ
面接辞退メールは、就活・転職活動において避けられない場面です。
適切な対応で企業からの印象を維持しましょう。
- 基本構成を押さえる – 件名、宛名、自己紹介、辞退理由、お詫びと感謝、連絡先を含める
- 状況に応じたアプローチ – 直前辞退、内定辞退など状況別に適切な対応を
- タイミングを考慮 – 決断したら早めに、直前なら電話連絡を優先する
- 誠実さを忘れない – 謝罪と感謝の気持ちを必ず伝える
- 将来を見据えた対応 – 業界は狭いという認識で、将来のキャリアにも影響する可能性を考える
面接辞退メールは単なる手続きではなく、社会人としてのマナーとコミュニケーション能力を示す機会でもあります。
この記事で紹介した例文やポイントを参考に、失礼のない丁寧な辞退メールを作成してください。
ビジネスの世界では人とのご縁は大切です。
今回の辞退が将来のキャリアにネガティブな影響を与えないよう、誠実で丁寧な対応を心がけましょう。
よくある質問（FAQ）
Q1: 面接辞退の連絡はメールと電話どちらが良いですか？
A1: 基本的にはメールで問題ありませんが、面接直前（前日や当日）の場合は、まず電話で連絡し、その後メールでも辞退の旨を伝えるのがマナーです。
電話では担当者につながらない場合もあるため、必ずメールでのフォローも行いましょう。
Q2: 辞退理由は正直に伝えるべきですか？
A2: 辞退理由は基本的に簡潔かつ誠実に伝えるべきですが、「給与が低い」「勤務条件が悪い」など否定的な内容は避けましょう。
「他社での就職を決めた」「自身のキャリアプランと合わない」など前向きな表現で伝えることをおすすめします。
Q3: 内定辞退の場合、いつまでに連絡すべきですか？
A3: 内定辞退は決断したらすぐに連絡するのがベストです。
特に入社準備や手続きが始まる前に連絡しましょう。遅くとも内定承諾書の返送期限前、または他社の内定を受諾した時点で連絡すべきです。
Q4: 一度辞退した企業に再応募することは可能ですか？
A4: 可能ですが、前回の辞退理由や対応の丁寧さが再応募時の印象に影響します。
丁寧に辞退の連絡をし、明確かつ誠実な理由を伝えていれば、再応募の際もマイナスになりにくいでしょう。
再応募時は前回の辞退についても触れ、志望動機を明確に伝えることが大切です。
Q5: 面接辞退メールの返信がない場合、フォローすべきですか？
A5: 基本的には辞退メールへの返信がなくても追加のフォローは不要です。
ただし、内定辞退の場合や複数回面接を受けた企業の場合は、3営業日経っても返信がなければ、電話で受領確認をすることも検討しましょう。
