ビジネスの世界で取引先やクライアントからイベント招待を受けることは珍しくありません。
しかし、スケジュールの都合や優先度の問題で参加できないことも少なくありません。
このような状況で大切なのは、関係性を損なわずに丁寧に断ることです。
この記事でわかること
- 取引先・クライアントへの断りメールの即使える例文・テンプレート
- シーン別・状況別の最適な断り方
- ビジネス関係を維持するための丁寧な表現方法
- 断り方の基本原則とコミュニケーションの心得
- 断った後のフォローアップ方法
今回はビジネスシーンで役立つ、取引先やクライアントからのイベント招待を上手に断るための完全ガイドをご紹介します。
例文をそのまま使えるだけでなく、状況に応じたアレンジのポイントも解説していきます。
すぐに使えるイベント断りメールのテンプレート集
取引先やクライアントからのイベント招待を断る際に、すぐに使えるテンプレートをご紹介します。
状況に応じて適切な文面を選び、必要な箇所を調整してご利用ください。
ビジネスイベント・セミナー招待を断るテンプレート（敬語表現）
件名：【ご招待ありがとうございます】○○イベントについて
○○様
いつもお世話になっております。△△株式会社の□□でございます。
この度は、○○イベントにご招待いただき、誠にありがとうございます。
大変光栄に存じますとともに、ご配慮に心より感謝申し上げます。
誠に恐縮ではございますが、当日は既に社内での重要な会議が予定されており、
やむを得ず参加を辞退させていただきたく存じます。
ぜひ参加させていただきたかったのですが、今回は叶わず大変残念に思っております。
次回開催の際には、ぜひ参加させていただければ幸いです。
ご理解いただけますと幸いです。
今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。
△△株式会社
□□ □□取引先の懇親会・パーティー招待を断るテンプレート（ビジネスシーン別）
件名：【ご招待の件】○○懇親会について
○○様
平素より大変お世話になっております。△△株式会社の□□でございます。
先日は、○○懇親会へのご招待をいただき、誠にありがとうございます。
日頃のお付き合いへの感謝の気持ちとともに、ご招待を光栄に存じます。
大変申し訳ございませんが、当日は以前から予定しておりました
別件の業務が入っており、残念ながら出席が難しい状況でございます。
○○様との親睦を深める貴重な機会をいただいたにも関わらず、
参加できないことを大変心苦しく思っております。
今後、別の機会にてお会いできることを楽しみにしております。
何かお役に立てることがございましたら、お気軽にお申し付けください。
ご理解いただけますと幸いです。
今後とも変わらぬお付き合いのほど、よろしくお願い申し上げます。
△△株式会社
□□ □□
（連絡先情報）間違いやすいポイント
イベント招待を断る際によくある間違いとして、以下のポイントに注意しましょう。
- 断る理由が曖昧すぎる：「都合がつかない」だけでは誠意が伝わりにくい
- 断りのタイミングが遅すぎる：招待を受けたらできるだけ早く返信する
- 代替案やフォローの提案がない：次の機会やその他の協力姿勢を示す
- 感謝の言葉が少ない：招待してくれたことへの感謝を十分に伝える
シーン別・状況別の断り方例文
ビジネスシーンでは、様々な状況でイベント招待を断る必要が生じます。
具体的なシーン別の断り方を例文でご紹介します。
新規取引先からのイベント招待を断る場合
新規取引先との関係はこれからが大切。丁寧かつ誠意を持った対応が必要です。
○○様
初めてのお取引で大変お世話になっております。△△株式会社の□□でございます。
この度は、貴社主催の○○イベントへのご招待をいただき、誠にありがとうございます。
新規のお取引先として、このようなご配慮をいただき、大変光栄に存じます。
誠に心苦しいのですが、当日は弊社の四半期決算報告会と重なっており、
やむを得ず参加を辞退させていただくことになりました。
新たなビジネス関係の構築に向けて、ぜひお会いしたかった機会でしたので、
非常に残念に思っております。
つきましては、来週以降であれば調整可能ですので、
お時間が許されるようでしたら、別途ご面談の機会をいただければ幸いです。
何卒ご理解くださいますようお願い申し上げます。
△△株式会社
□□ □□長期取引先の周年記念パーティーを断る場合
長年のお付き合いがある取引先には、特に配慮が必要です。代替案の提示も重要です。
○○様
いつも格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。
△△株式会社の□□でございます。
このたびは、貴社創立○周年記念パーティーへのご招待、誠にありがとうございます。
長きにわたるお付き合いの中で、このような節目の機会に声をかけていただき、
心より感謝申し上げます。
大変申し訳ございませんが、当日は海外出張が入っており、
どうしても日程の変更が難しく、参加を辞退せざるを得ない状況でございます。
長年のお取引先様の大切な記念の席に参加できないことを、
本当に残念に思っております。
つきましては、微力ながらお祝いの気持ちとして、
別途お祝いの品をお送りさせていただきたく存じます。
また、帰国後、ぜひお祝いのご挨拶にお伺いさせていただければ幸いです。
貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。
今後とも変わらぬお付き合いのほど、よろしくお願い申し上げます。
△△株式会社
□□ □□具体例：オンラインセミナーを断る場合
オンラインイベントの場合も、丁寧な断りが必要です。
○○様
平素より大変お世話になっております。△△株式会社の□□でございます。
この度は、○○オンラインセミナーへのご招待をいただき、ありがとうございます。
興味深いテーマであり、ぜひ参加させていただきたいと思っておりました。
しかしながら、当日は社内プロジェクトの締め切りと重なっており、
残念ながら参加を見送らせていただくことになりました。
オンライン開催のため、一部だけでも参加できないか検討いたしましたが、
集中して取り組むべき業務のため、難しい状況です。
もし、セミナーの録画や資料の共有などがございましたら、
後日拝見させていただければ幸いです。
ご理解いただけますと幸いです。
引き続きよろしくお願い申し上げます。
△△株式会社
□□ □□間違いやすいポイント
シーン別の断り方で注意すべき点として：
- 関係性を考慮しない断り方：長期取引先か新規かで表現を変える
- 代替案の提示がない：特に重要な関係先には必ず代替案を提示する
- 感謝と残念さの表現が不足：特に長期取引先には感謝と残念さを強調する
関係維持のための断り方の基本原則
イベント招待を断る際にも、ビジネス関係を維持するための基本原則があります。
これらを守ることで、断りの連絡をしても信頼関係を保つことができます。
迅速な返信の重要性
招待を受けたら、できるだけ早く返信しましょう。
特に参加できない場合は、相手が代替の参加者を探す時間的余裕を与えるためにも、速やかな連絡が重要です。
- 良い例：招待を受けてから1〜2営業日以内に返信
- 悪い例：イベント直前になって断る
誠実な理由の伝え方
断る理由は誠実に、しかし詳細すぎない程度に伝えるのがポイントです。
- 良い例：「当日は既に予定されていた四半期会議が入っており」
- 悪い例：「予定が入っています」（具体性がない）
- 悪い例：「娘の習い事の送迎があって…」（プライベートの詳細すぎる理由）
感謝の気持ちを伝える重要性
招待してくれたことへの感謝を、しっかりと伝えることが大切です。
- 良い例：「ご招待いただき、誠にありがとうございます。このような機会をいただき、大変光栄に存じます。」
- 悪い例：「ご招待ありがとうございます。残念ですが参加できません。」（感謝の表現が簡素すぎる）
具体例：複数回断る場合の伝え方
何度も招待を断る場合は、特に配慮が必要です。
○○様
いつもお世話になっております。△△株式会社の□□でございます。
この度も、○○セミナーにご招待いただき、誠にありがとうございます。
毎回貴重な機会をご提供いただき、心より感謝申し上げます。
大変心苦しいのですが、前回に引き続き、今回も社内の緊急プロジェクト対応のため、
参加を辞退させていただくことになりました。
これまで何度かお誘いをいただいているにもかかわらず、
参加できていないことを大変申し訳なく思っております。
○○様のセミナーには大変関心を持っておりますので、
次回は必ず日程を調整して参加させていただきたいと考えております。
また、もし過去のセミナー資料などがございましたら、
ぜひ共有いただけますと幸いです。
重ねてのご招待に感謝申し上げます。
今後ともよろしくお願い申し上げます。
△△株式会社
□□ □□間違いやすいポイント
断り方の基本原則で間違いやすいポイント
- 謝罪が多すぎる：過度な謝罪は相手に負担を感じさせる
- 言い訳が長すぎる：簡潔かつ明確な理由を伝える
- 断りの表現が直接的すぎる：「参加できません」より「参加を辞退させていただきたく存じます」
取引先との関係性別の断り方の使い分け
取引先との関係性に応じて、断り方を使い分けることが大切です。
関係性によって、表現や対応方法を変えることで、より適切なコミュニケーションが可能になります。
新規取引先への断り方
新規取引先との関係はこれからが大切。信頼関係構築のための配慮が必要です。
- 基本姿勢：特に丁寧な言葉遣いと感謝の表現を心がける
- 代替案：できるだけ別の機会の提案を行う
- フォロー：その後の展開に特に注意を払う
○○様
初めてのお取引で大変お世話になっております。△△株式会社の□□でございます。
この度は、○○イベントにご招待いただき、誠にありがとうございます。
新たなビジネス関係の中で、このようなお心遣いをいただき感謝申し上げます。
誠に恐縮ではございますが、当日は弊社の経営計画発表会が予定されており、
やむを得ず参加を辞退させていただきたく存じます。
せっかくのご招待にもかかわらず、お断りすることとなり、大変申し訳ございません。
このような機会をいただきながらお断りすることは、新規のお取引先として、
本当に心苦しく思っております。
つきましては、来月以降であれば日程調整が可能ですので、
もしよろしければ、別途お打ち合わせの機会をいただければ幸いです。
何卒ご理解くださいますようお願い申し上げます。
△△株式会社
□□ □□重要クライアントへの断り方
重要クライアントには、特に配慮が必要です。
代替案の提示や別の形でのサポートを示すことが重要です。
- 基本姿勢：最大限の敬意と感謝を表す
- 代替案：必ず具体的な代替案を複数提示する
- フォロー：何らかの形で「それでも協力したい」姿勢を示す
○○様
平素より格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。
△△株式会社の□□でございます。
この度は、貴社主催の○○イベントへのご招待を賜り、誠にありがとうございます。
日頃のお取引への感謝とともに、このような機会をいただけたことを光栄に存じます。
大変心苦しいのですが、当日は弊社代表取締役との終日の戦略会議が
既に設定されており、やむを得ず欠席させていただくことになりました。
重要なクライアント様のイベントに参加できないことを、本当に申し訳なく思っております。
つきましては、下記の代替案をご検討いただければ幸いです。
1. 弊社の○○（役職名）を代理として参加させていただくこと
2. イベント前日に別途ご挨拶にお伺いすること
3. イベント後の週に、改めてお時間をいただくこと
いずれのご提案も難しい場合は、ぜひ別の形でのご協力方法を
ご相談させていただければと存じます。
何卒ご理解を賜りますようお願い申し上げます。
今後とも変わらぬお引き立てのほど、よろしくお願い申し上げます。
△△株式会社
□□ □□一般的な取引先への断り方
日常的な取引がある一般的な取引先への断り方です。
○○様
いつもお世話になっております。△△株式会社の□□でございます。
この度は、○○セミナーへのご招待をいただき、誠にありがとうございます。
興味深い内容で、ぜひ参加したいと思っておりました。
誠に申し訳ございませんが、当日は社内研修が終日予定されており、
参加を辞退させていただくことになりました。
次回開催の際には、ぜひ参加させていただければと思います。
また、セミナー資料などがございましたら、後日共有いただけますと幸いです。
ご理解いただけますようお願い申し上げます。
引き続きよろしくお願いいたします。
△△株式会社
□□ □□間違いやすいポイント
関係性別の断り方で間違いやすいポイント
- 関係性に対する配慮不足：重要クライアントと一般取引先で表現を同じにする
- 代替案の質と量の不足：重要クライアントには複数の代替案を用意する
- フォローの姿勢が弱い：特に新規取引先には積極的なフォローが必要
断りメールのアレンジと表現のバリエーション
断りメールを状況や相手に合わせてアレンジすることで、より適切なコミュニケーションが可能になります。
表現のバリエーションを知っておくと、様々なシーンで活用できます。
断りの表現バリエーション集
同じ「断る」という行為も、表現方法によって印象が大きく変わります。
| 基本表現 | 丁寧な表現 | 柔らかい表現 |
|---|---|---|
| 参加できません | 参加を辞退させていただきます | 残念ながら参加が難しい状況です |
| 都合がつきません | 予定が重なっており難しいです | あいにく既に予定が入っております |
| 欠席します | 欠席とさせていただきます | 出席できない状況となっております |
理由の伝え方のアレンジ
断る理由の伝え方も、状況に応じて適切に表現します。
| 直接的な理由 | やや間接的な理由 | 配慮した理由 |
|---|---|---|
| 別の会議があります | 既に別件の予定が入っております | 社内での重要な会議と重なり調整が難しい状況です |
| 出張中です | 出張のため不在となっております | あいにく社外での業務対応が入っております |
| 体調不良です | 体調不良のため参加できません | 健康上の理由により、残念ながら参加を見合わせざるを得ない状況です |
感謝と残念さの表現
招待への感謝と参加できない残念さを伝える表現も重要です。
| 基本表現 | よりビジネスライクな表現 | 関係性を重視した表現 |
|---|---|---|
| ありがとうございます | ご招待いただき感謝申し上げます | 貴重な機会をご提供いただき、心より御礼申し上げます |
| 残念です | 残念に思っております | 参加できないことを心苦しく思っております |
| 次回参加します | 次の機会を楽しみにしております | 次回は必ず参加させていただきたく存じます |
アレンジのコツ
断りメールをアレンジする際のポイントをご紹介します。
- 相手との関係性に合わせる：親密度や重要度に応じて表現を選ぶ
- 業界・企業文化に合わせる：フォーマルさの度合いを調整する
- 事前のやり取りを反映させる：過去のコミュニケーションスタイルに合わせる
- 理由は簡潔かつ具体的に：詳細すぎず、曖昧すぎない表現を選ぶ
- ポジティブな要素を含める：将来の協力に前向きな姿勢を示す
具体例：カジュアルな取引先へのアレンジ例
比較的カジュアルな関係の取引先には、堅苦しすぎない表現も効果的です。
○○様
いつもお世話になっております。△△の□□です。
先日は○○イベントへのお誘い、ありがとうございます！
ぜひ参加したいと思っていたのですが、あいにく当日は
社内プロジェクトの大詰めの時期と重なってしまいました。
今回は参加を見送らせていただきますが、次回開催の際には
ぜひ参加させていただきたいと思います。
また別の機会にお会いできることを楽しみにしております。
引き続きよろしくお願いいたします。
△△株式会社
□□ □□間違いやすいポイント
断りメールのアレンジで間違いやすいポイント：
- カジュアルすぎる表現：関係性に合わない砕けた表現を使う
- 硬すぎる表現：カジュアルな関係なのに過度に形式的な表現を使う
- 一貫性のない表現：メール内で敬語レベルや表現スタイルがバラバラになる
断り後のフォローアップと関係維持のポイント
イベントを断った後のフォローアップは、取引先との関係維持において非常に重要です。
適切なフォローアップを行うことで、信頼関係を継続・強化することができます。
イベント後のフォローアップ方法
イベントが終了した後のフォローアップの方法をご紹介します。
- イベント終了後のお礼メール：「ご招待いただいたイベントは無事終了されたでしょうか。参加できず残念でしたが、次回は必ず参加させていただきたいと思います。」
- 情報共有の依頼：「可能でしたら、イベントの内容や資料など共有いただければ幸いです。」
- 次回の約束：「次回の○○イベントについてもぜひご案内いただければと思います。」
代替案の提案と実行
断りの際に提案した代替案は、必ず実行することが重要です。
- 別日程での面談提案：「来週以降、お時間はいかがでしょうか？」
- 代理者の派遣：「弊社の○○がお伺いさせていただきます。」
- 別形式での参加：「オンラインでの部分参加は可能でしょうか？」
関係維持のための継続的なコミュニケーション
関係維持のためには、継続的なコミュニケーションが大切です。
- 定期的な状況共有：「先日お断りしたプロジェクトの進捗ですが、無事完了しました。」
- 情報提供や価値提供：「こちらの資料が参考になるかと思い、お送りします。」
- 次の機会の創出：「来月弊社でセミナーを開催します。ぜひご参加いただければ幸いです。」
具体例：イベント後のフォローアップメール
○○様
いつもお世話になっております。△△株式会社の□□でございます。
先日は○○イベントへのご招待をいただきながら、
参加できず申し訳ございませんでした。
イベントは盛況のうちに終了されたとお聞きし、安心いたしました。
ご成功、誠におめでとうございます。
もしよろしければ、イベントの様子や資料などを共有いただければ幸いです。
また、来月弊社で開催予定の○○セミナーのご案内をお送りいたします。
ぜひご都合がよろしければ、ご参加いただけますと幸いです。
引き続きよろしくお願い申し上げます。
△△株式会社
□□ □□間違いやすいポイント
フォローアップで間違いやすいポイント
- フォローアップの時期が遅い：イベント終了後すぐに行うべき
- 約束した代替案を実行しない：信頼関係を損なう原因になる
- 断りっぱなしで終わる：次の接点を作る提案がない
まとめ：ビジネス関係を大切にしながら断る秘訣
取引先やクライアントからのイベント招待を断ることは、ビジネスにおいてよくあることです。
しかし、断り方一つで関係性が左右されることもあります。
上手に断るためのポイントをまとめます。
- 誠実さと感謝の気持ちを示す：招待に対する感謝の気持ちを必ず伝える
- 具体的かつ適切な理由を伝える：曖昧すぎず、詳細すぎない理由説明が重要
- 迅速に返信する：相手の準備期間や調整のためにも早めの返信を心がける
- 代替案を提示する：特に重要な取引先には必ず何らかの代替提案を行う
- 相手との関係性に応じた表現を選ぶ：新規・重要・一般など関係性に合わせる
- 断った後のフォローアップを忘れない：イベント後の連絡や次の機会の創出
これらのポイントを押さえることで、イベント招待を断っても取引先やクライアントとの良好な関係を維持することができます。
ビジネスにおいては、「断る」という行為も重要なコミュニケーションの一部です。
丁寧かつ誠実な対応を心がけ、長期的な関係構築につなげていきましょう。
よくある質問（FAQ）
Q1: 断る理由は具体的に書くべきですか？
A1: 理由は具体的に書くべきですが、詳細すぎる必要はありません。
「社内会議が入っている」「出張予定がある」など、相手が理解できる程度の具体性を持たせることが重要です。
プライベートな理由の場合は、詳細を明かさず「個人的な予定」程度にとどめておくことをおすすめします。
Q2: 複数回続けて断ると失礼になりませんか？
A2: 複数回続けて断ると印象が悪くなる可能性はあります。
そのため、2回目以降の断りの際は、特に丁寧な対応と具体的な代替案の提示が重要です。
また、「次回は必ず参加したい」という意思を明確に示し、可能であれば次回の予定を先に確保するなどの対応を検討しましょう。
Q3: メールと電話、どちらで断るべきですか？
A3: 基本的には招待を受けた手段と同じ手段で返信するのがベストです。
メールでの招待にはメールで、電話での招待には電話で返信するのが基本です。
特に重要な取引先の場合は、メールで断った後に電話でフォローするという方法も効果的です。
Q4: 断るときに謝罪はどの程度すべきですか？
A4: 謝罪は必要ですが、過度な謝罪は相手に負担を感じさせる可能性があります。
「申し訳ございません」「恐縮ではございますが」など、一度丁寧に謝罪した上で、次の機会への前向きな姿勢を示す方が効果的です。
Q5: 代替案の提案は必須ですか？
A5: 代替案の提案は、特に重要な取引先や新規取引先に対しては必須と考えた方が良いでしょう。
代替案を提示することで、関係維持への意欲を示すことができます。
ただし、一般的な取引先や単発的なイベントの場合は、次回参加の意思を示す程度でも問題ない場合もあります。
Q6: 断った後のフォローは具体的にどうすればいいですか？
A6: イベント終了後に「ご成功おめでとうございます」という簡単なメールを送る、イベント内容について情報共有を依頼する、次回の機会を自ら提案するなどの方法があります。
また、断った理由となっていた予定（会議や出張など）が終わった際に、その旨を伝えるフォローメールを送るのも効果的です。
Q7: 直前に予定が変わって参加できるようになった場合はどうすべき？
A7: 直前でも参加可能になった場合は、すぐに連絡を入れることをおすすめします。
「予定の調整ができましたので、もし可能であれば参加させていただきたい」と伝えましょう。
ただし、準備の都合上参加が難しい場合もあるため、相手の判断に委ねる姿勢を示すことが大切です。
