急な体調不良や予期せぬトラブルで、会議やアポイントメントを欠席・変更しなければならない状況は誰にでも起こりえます。
特にビジネスシーンでは、その連絡の仕方一つで、相手に与える印象や信頼関係に大きな影響を与えることになります。
適切な言葉選びと丁寧な説明は、急な予定変更であっても相手への誠意を示す重要な要素です。
しかし、多くの方が「どのように伝えれば失礼にならないか」「どんな表現が適切か」と悩むことでしょう。
この記事でわかること
- すぐに使える欠席・日程変更の連絡テンプレート
- 状況別（会議、商談、社内・社外）の適切な連絡方法
- 欠席・変更連絡をする際の基本マナーとポイント
- NGワードと言い換え表現
- フォローアップの方法
急な欠席や日程変更は避けたいものですが、適切な連絡方法を知っておくことで、相手との良好な関係を維持しながら対応することができます。
本記事を参考に、状況に応じた丁寧な連絡の仕方をマスターしましょう。
すぐに使える欠席・日程変更の連絡テンプレート
急な欠席や日程変更の連絡が必要になった時、すぐに使えるテンプレートがあると便利です。
ここでは、様々なシーンで活用できる基本的なテンプレートを紹介します。
メール用テンプレート（社外向け・敬語表現）
件名：【日程変更のお願い】〇月〇日（〇）の〇〇について
〇〇株式会社
〇〇部 〇〇様
お世話になっております。
弊社〇〇部の〇〇でございます。
先日ご連絡いたしました、〇月〇日（〇）〇時からの〇〇に関しまして、
誠に恐縮ではございますが、急遽社内での緊急会議が入ってしまい、
予定通りの日程での対応が難しい状況となりました。
つきましては、以下の日程にて再調整をお願いできませんでしょうか。
・〇月〇日（〇）〇時〜〇時
・〇月〇日（〇）〇時〜〇時
・〇月〇日（〇）〇時〜〇時
ご多忙の中、突然のお願いとなり大変申し訳ございません。
ご検討のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。
〇〇株式会社
〇〇部 〇〇
TEL: 〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
Email: 〇〇@〇〇.co.jpメール用テンプレート（社内向け）
件名：【欠席連絡】本日の部内会議について
〇〇部
〇〇部長
お疲れ様です。〇〇です。
本日15時から予定されている部内会議ですが、
急な体調不良のため欠席させていただきたく存じます。
本日の議題について、事前に確認しておりました〇〇資料については
既に〇〇さんに共有済みです。
会議内容については、後日〇〇さんから共有いただく議事録にて
確認させていただきます。
ご迷惑をおかけして申し訳ございません。
どうぞよろしくお願いいたします。
〇〇部 〇〇ビジネスチャット用テンプレート（緊急時）
【急な欠席連絡】
〇〇さん
大変申し訳ありませんが、10時からの〇〇ミーティングに
電車遅延のため10分ほど遅れる見込みです。
既に会場には〇〇さんが向かっておりますので、
開始については予定通り進めていただき、
私は到着次第合流させていただきます。
ご迷惑をおかけしますが、よろしくお願いいたします。間違いやすいポイント
急な連絡テンプレートを使用する際によくある間違いとして、以下の点に注意しましょう。
- 具体的な理由を省略してしまう：「急用で」だけでは誠意が伝わりにくい
- 代替案を提示しない：次の候補日を示さず「またご連絡します」で終わらせる
- 謝罪の言葉が形式的すぎる：定型文だけでなく、状況に応じた誠意ある謝罪を
状況別の連絡例文
状況によって適切な連絡の仕方は異なります。
ここでは、よくある状況別の連絡例文を紹介します。
目的や相手との関係性に応じて使い分けましょう。
社内会議の欠席連絡（上司向け）
〇〇部長
お疲れ様です。〇〇です。
明日10時からの部内会議について、子どもの発熱による緊急対応のため
欠席させていただきたく存じます。
明日の議題となっている〇〇プロジェクトの進捗については、
添付資料にまとめておりますので、ご確認いただければ幸いです。
会議の内容については、議事録を確認させていただきます。
ご迷惑をおかけして申し訳ございません。
〇〇社外との打ち合わせ変更（取引先向け）
〇〇株式会社
〇〇様
いつもお世話になっております。
弊社営業部の〇〇でございます。
明日15時よりご予定いただいておりました打ち合わせに関して、
弊社システムの緊急トラブル対応のため、
誠に恐縮ではございますが、日程の変更をお願いできませんでしょうか。
つきましては、下記日程でのご調整は可能でしょうか。
・〇月〇日（水）15:00～16:00
・〇月〇日（木）13:00～14:00
・〇月〇日（金）10:00～11:00
ご多忙の中、突然のお願いとなり大変申し訳ございません。
何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。
〇〇株式会社
営業部 〇〇急な休暇取得の連絡（チーム全体へ）
【本日休暇取得のお知らせ】
チームの皆様
おはようございます。〇〇です。
大変申し訳ありませんが、急な体調不良のため、
本日は終日休暇をいただきます。
本日予定していた〇〇クライアントへの資料送付については、
既に完成している資料を〇〇さんにお渡ししてありますので、
可能であればお送りいただけますと助かります。
また、15時からの〇〇会議については、
〇〇さんに代理出席をお願いしております。
ご迷惑をおかけして申し訳ありません。
どうぞよろしくお願いいたします。
〇〇セミナー・イベント欠席の連絡
件名：【参加キャンセルのご連絡】〇月〇日 〇〇セミナーについて
〇〇株式会社
セミナー事務局 御中
お世話になっております。
〇〇株式会社の〇〇でございます。
〇月〇日に開催予定の「〇〇セミナー」について
参加申し込みをしておりましたが、社内の緊急プロジェクト対応のため
誠に恐縮ながら参加をキャンセルさせていただきたく存じます。
直前のご連絡となり大変申し訳ございません。
次回開催の際には、ぜひ参加させていただきたいと考えております。
何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。
〇〇株式会社
〇〇部 〇〇間違いやすいポイント
状況別の連絡をする際によくある間違いとして、以下の点に注意しましょう。
- 理由の詳細を必要以上に説明しすぎる：プライベートな詳細は必要に応じて簡潔に
- 代替案や対応策を示さない：自分の不在による影響への対策を示すことが重要
- フォローアップについて触れていない：次のアクションを明確にする
欠席・日程変更連絡の基本ポイント
欠席や日程変更の連絡をする際には、いくつかの基本的なポイントを押さえることで、相手に誠意を伝え、信頼関係を維持することができます。
基本的な構成要素
効果的な欠席・変更連絡には、以下の要素を含めることが重要です。
- 明確な件名：「【欠席連絡】」「【日程変更のお願い】」など目的を明示
- 丁寧な挨拶と自己紹介：特に社外の場合は所属・氏名を明記
- 当初の予定の確認：「〇月〇日に予定していた〇〇について」と具体的に
- 変更理由の説明：簡潔かつ誠実に理由を説明
- 謝罪の言葉：相手への影響を考慮した誠意ある謝罪
- 代替案の提示：新たな候補日時や代替手段の提案
- 今後の対応：次のステップや連絡方法の明確化
- 締めの言葉：感謝と配慮を示す結びの言葉
効果的な理由の伝え方
欠席や変更の理由は、以下の点を意識して伝えましょう。
- 真実を伝える：嘘の理由は後々トラブルの元になります
- 簡潔に説明する：必要以上の詳細は避け、要点を絞って説明
- 相手目線で伝える：相手への影響を考慮した説明を心がける
- プライバシーに配慮する：特に体調不良など個人的な理由の場合は詳細を省略可能
間違いやすいポイント
欠席・変更連絡の基本ポイントにおいて間違いやすい点として
- 曖昧な理由にする：「急用」「都合により」だけでは誠意が伝わりにくい
- 謝罪の言葉がない：迷惑をかけることへの認識と謝罪は必須
- 連絡が遅すぎる：可能な限り早めの連絡が重要
シーン別の適切な言い回し
相手との関係性や状況によって、適切な言い回しは異なります。
ここでは、シーン別の言葉選びのポイントを解説します。
上司・目上の人への連絡
上司や目上の方への連絡は、敬意を示す表現を心がけましょう。
- ✅ 「ご都合を伺わせていただければ幸いです」
- ✅ 「ご迷惑をおかけして誠に申し訳ございません」
- ✅ 「何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます」
取引先・顧客への連絡
ビジネス関係の相手には、特に丁寧かつ誠実な対応を心がけましょう。
- ✅ 「誠に恐縮ではございますが、日程の変更をお願いできませんでしょうか」
- ✅ 「ご多忙の中、突然のご連絡となり大変申し訳ございません」
- ✅ 「貴社のご厚意に甘えまして、再調整をお願いできますと幸いです」
同僚・部下への連絡
同僚や部下への連絡では、明確さと協力の姿勢を示しましょう。
- ✅ 「後ほど詳細を共有しますので、先に進めていただけると助かります」
- ✅ 「戻り次第すぐにフォローアップします」
- ✅ 「代わりに〇〇の対応をお願いできますか？資料は共有フォルダにあります」
NGワードと言い換え表現
避けるべき表現と、より適切な言い換え例
| NGワード | 適切な言い換え |
|---|---|
| 「ドタキャン」 | 「急遽欠席」「やむを得ずキャンセル」 |
| 「急用ができた」 | 「緊急の対応事項が生じた」「予期せぬ案件が発生した」 |
| 「忘れていた」 | 「確認不足でした」「スケジュール管理が不十分でした」 |
| 「面倒くさい」 | （このような主観的な理由は避ける） |
| 「他に予定が入った」 | 「優先度の高い対応が重なった」「緊急案件が入った」 |
間違いやすいポイント
シーン別の言い回しでよくある間違いとして
- カジュアルすぎる表現：社外の方へのビジネスメールでは「よろしく」だけで終わらせない
- 一方的な通知：特に日程変更は相手の都合を考慮した提案をする
- 責任転嫁：「〇〇さんから指示があったので」など他者に責任を転嫁する表現を避ける
効果的な代替案の提示方法
欠席や日程変更の連絡をする際には、単に予定を変更するだけでなく、効果的な代替案を提示することが重要です。
複数の選択肢を提示する
相手が選びやすいよう、複数の候補を示しましょう。
つきましては、以下の日程でのご調整は可能でしょうか。
・〇月〇日（月）15:00～16:00
・〇月〇日（水）10:00～11:00
・〇月〇日（金）13:00～14:00
ご都合のよろしい日時をお知らせいただければ幸いです。代替手段の提案
直接の面談が難しい場合は、別の方法を提案することも検討しましょう。
直接お会いしての打ち合わせが難しい状況ですが、
もしご都合がよろしければ、下記いずれかの方法での対応は可能でしょうか。
・オンライン会議（Zoom/Teams）での打ち合わせ
・電話会議
・資料の事前送付と後日のフォローアップ欠席時の対応策
完全に欠席する場合は、影響を最小限にする対応策を示しましょう。
本日の会議に参加できませんが、以下の対応をさせていただきます。
・事前に意見をメールで送付しております
・〇〇さんに代理出席を依頼しております
・会議後、議事録を確認の上、必要なフォローアップを行います間違いやすいポイント
代替案提示でよくある間違いとして
- 自分の都合だけを考慮：相手のスケジュールや負担を考慮しない提案
- 具体性に欠ける：「後日改めて」だけでは不十分、具体的な日程提示が必要
- 選択肢が限定的すぎる：1つだけの代替案では相手の都合に合わない可能性が高い
連絡するタイミングと注意点
欠席や日程変更の連絡は、タイミングが非常に重要です。
適切な時期と方法で連絡することで、相手への影響を最小限に抑えることができます。
理想的な連絡タイミング
状況別の理想的な連絡タイミング
- 計画的な変更：できるだけ早く、最低でも3日前までに連絡
- 急な事態：発生した時点で即時連絡（メール+電話など複数手段）
- 当日の体調不良：業務開始時間前、または分かった時点で即連絡
- 直前のトラブル：電話で一報を入れた後、詳細をメールで説明
連絡手段の選び方
状況に応じた適切な連絡手段の選択
| 状況 | 推奨連絡手段 | 理由 |
|---|---|---|
| 前日までの変更 | メール | 記録が残り、詳細を説明しやすい |
| 当日の急な変更 | 電話→メール | まず相手に確実に伝え、その後詳細をメール |
| 会議直前の遅刻 | 電話/チャット | 即時性を重視 |
| 重要な商談の変更 | 電話→メール | 誠意を示すため声で直接伝え、詳細は文面で |
事後フォローの重要性
変更後のフォローも信頼関係維持に重要です。
- 会議欠席後：議事録や決定事項の確認、自分の担当タスクの確認
- 商談変更後：再設定した日程の前に事前準備状況を共有
- キャンセル後：代替案の実行状況を報告
間違いやすいポイント
連絡タイミングでよくある間違いとして
- 連絡を先延ばしにする：「まだ時間がある」と思っても、分かった時点で連絡する
- 適切な手段を選ばない：緊急性の高い連絡をメールだけで済ませる
- フォローアップを怠る：連絡後の対応が不十分でフォローがない
まとめ
急な欠席や日程変更の連絡は、ビジネスにおいて避けられない場面です。
しかし、適切な方法で伝えることで、相手との信頼関係を損なうことなく対応することができます。
本記事で紹介したポイントをまとめると
- すぐに使えるテンプレートを活用し、状況に応じてカスタマイズする
- シーン別の適切な言い回しを心がけ、相手との関係性に合わせた表現を選ぶ
- 基本的な構成要素を押さえ、必要な情報を漏れなく伝える
- 効果的な代替案を提示し、相手の負担を減らす工夫をする
- 適切なタイミングと連絡手段を選び、誠意をもって伝える
- 事後フォローを忘れず、信頼関係の維持に努める
急な予定変更は相手に迷惑をかけることになりますが、誠実な対応と適切な言葉選びで、相互理解と信頼関係を築いていくことが大切です。
このガイドを参考に、状況に応じた丁寧な連絡方法をマスターし、ビジネスコミュニケーションのスキルを高めていきましょう。
よくある質問（FAQ）
Q1: 病気で急に休む場合、どこまで詳しく理由を説明すべきですか？
A1: 体調不良の場合、詳細な症状を説明する必要はありません。
「体調不良のため」という一般的な表現で十分です。
ただし、回復の見込みや復帰予定について可能な範囲で伝えると、相手の予定調整に役立ちます。
プライバシーに関わる詳細は省略して構いません。
Q2: 日程変更のメールを送った後、返信がない場合はどうすべきですか？
A2: メール送信から1営業日経過しても返信がない場合は、電話やチャットなど別の手段でフォローアップするとよいでしょう。
「先日メールでご連絡した件について確認させていただきたく」と切り出し、先方の確認状況を尋ねましょう。
急を要する場合は、より早いタイミングでのフォローも検討してください。
Q3: 同じ相手に何度も日程変更をお願いする場合、どのように伝えるべきですか？
A3: 複数回の変更は信頼関係を損なう可能性があるため、特に丁寧な対応が必要です。
電話で直接謝罪し、状況を説明するとともに、今後同様の事態を防ぐための対策も伝えましょう。
また、相手の負担に対する配慮として、次回の打ち合わせ場所を相手の希望に合わせるなど、譲歩や誠意を示す工夫も効果的です。
Q4: オンライン会議の直前キャンセルは、対面の場合と比べてマナー違反になりますか？
A4: オンライン会議であっても、直前のキャンセルは相手の時間を無駄にすることになるため、基本的なマナーは対面と同じです。
ただし、オンライン会議の場合は移動時間が不要なため、代替手段（例：短時間の電話での要点確認）を提案しやすい面があります。
いずれにせよ、直前のキャンセルは極力避け、やむを得ない場合は電話で即時連絡し、誠意をもって対応しましょう。
Q5: 上司からの急な会議招集に対して、既存の予定がある場合の断り方は？
A5: 上司からの急な会議招集に対しては、現在の予定状況を明確に伝え、対応可能かどうかを率直に相談するのがベストです。
例えば「現在クライアントとの打ち合わせが入っておりますが、こちらを優先すべきでしょうか」のように状況を説明し、判断を仰ぐ形が望ましいでしょう。
また、会議の内容によっては「前半のみ参加」「資料での事前共有」など、部分的な対応方法を提案することも検討してみてください。
