社外メールでは、「いつもお世話になっております。」で始めるだけでは単調になりやすく、相手への配慮が伝わりにくい場合があります。
そこで有効なのが、状況に応じて使い分けできる「書き出しテンプレ」です。
本記事では、ビジネスで使いやすい書き出し文を 50例、「定型」「季節」「依頼・相談」「催促にならない依頼」など、用途別に紹介します。
この記事はこんな人におすすめ
- メール文が いつも同じ印象になってしまう
- 季節感をやんわり入れたい
- 社外の方に 丁寧で失礼のない文面を送りたい
書き出し文の基本構成
社外メールは、次の3ステップで整った印象になります。
① あいさつ・相手への配慮
② 相手との関係（いつもお世話になっております 等）
③ 要件の前置き（本題に入る前の接続）例）
いつもお世話になっております。
◯◯の件につきまして、ご連絡申し上げます。🟢 基本の定型書き出し（一年中使える）
- いつもお世話になっております。
- 平素より格別のご高配を賜り、誠にありがとうございます。
- 日頃よりご協力を賜り、深く感謝申し上げます。
- 先日はご多用のところお時間をいただき、ありがとうございました。
- この度は早速のご対応をいただき、誠にありがとうございました。
→ 依頼・相談系のメールでは、まず「感謝」から入ると印象が柔らかくなります。
🍁 季節差し替え式（11月版 / そのまま使える）
※「◯」の部分を固定すると、12月・1月にも使い回せる型です。
| 書き出し文（11月） | 汎用テンプレ |
|---|---|
| 朝夕冷え込む季節となりました。いつもお世話になっております。 | 「季節の一言」＋「いつもお世話になっております。」 |
| 立冬を迎え、寒さが増してまいりましたが、お変わりなくお過ごしでしょうか。 | 「季節」＋「お変わりなく〜」 |
| 日毎に寒気募る折、貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。 | 「季節」＋「ご清栄〜」 |
| 紅葉の候、平素より格別のご高配を賜り厚く御礼申し上げます。 | 「季節」＋「御礼」 |
| 冬支度の気配が感じられる頃となりました。いつもお力添えいただきありがとうございます。 | 「季節」＋「感謝」 |
→ 最初の一言だけ差し替えると、文章が季節になじみます。
🙇 依頼・確認系（相手に負担を与えない表現）
- お手数をおかけいたしますが、ご確認のほどお願い申し上げます。
- ご多忙の折恐縮ですが、ご対応いただけますと助かります。
- 恐れ入りますが、下記ご確認いただけますでしょうか。
- 差し支えなければ、ご検討いただけますと幸いです。
- お忙しいところ恐縮ですが、ご一読賜れればと存じます。
→ 「すみません」ではなく 「恐縮ですが／恐れ入りますが」 が丁寧。
こちらも参考に👎
➡「恐縮ですが」の使い方とは？【例文22選】負担をかける依頼の正しい表現術
➡「恐れ入りますが」の使い方とは？【例文30選】ビジネスで今すぐ使える完全テンプレート
🤝 協議・相談系（柔らかいトーン）
- ひとつご相談したい件があり、ご連絡いたしました。
- 共有すべき点がございますので、以下ご確認ください。
- 今後の進め方について、ご意見を頂戴できれば幸いです。
- 方向性のすり合わせのため、ご連絡申し上げます。
- ご意見を伺いたく、メールいたしました。
📌 スケジュール調整 / 日程提案
- 以下日程にてご調整可能でしょうか。
- ご都合の良い日時をいくつかお知らせいただけますと幸いです。
- 日程調整のため、候補日をご提示いたします。
- ご希望の時間帯があれば、お知らせくださいませ。
- 日程に関し、再度ご相談させてください。
💡 催促にならない「お願い」表現
- 念のためのご連絡となります。
- ご負担にならない範囲でご確認いただければ幸いです。
- 先般ご共有した件について、進捗状況をお伺いできますでしょうか。
- 可能な範囲で構いませんので、ご対応いただけますと助かります。
- お忙しい中恐れ入りますが、引き続きよろしくお願いいたします。
→ 圧をかけない言い回しがキーポイント。
こちらも参考に👎
➡【保存版】28種類の「催促」メール例文集｜丁寧なリマインド表現がすぐに使える
➡「リマインド」の日本語表現と相手を不快にさせない上手な催促法！忙しいビジネスパーソン必見
➡「リマインド」「催促」の違い｜ビジネスシーンでの効果的な使い分けやNGパターンも
➡リマインドメールの書き方完全ガイド｜相手に失礼にならない上手な催促表現36選
🎯 商談 / 提案 / 案内の切り出し
- 先日ご相談いたしました件につき、改めてご案内申し上げます。
- 今回ご紹介したいサービスがあり、ご連絡いたしました。
- ご興味がありそうな内容でしたので、共有いたします。
- 以前より検討しておりました件につきまして、ご提案申し上げます。
- 本件、参考情報としてご確認いただければと存じます。
🏢 お礼・会議後フォロー
- 先日は貴重なお時間を頂戴し、誠にありがとうございました。
- 本日はご同席いただき、感謝申し上げます。
- 本日の打ち合わせ内容を以下にまとめました。
- いただいたご意見を踏まえ、対応を進めてまいります。
- 改めて感謝申し上げます。今後とも何卒よろしくお願いいたします。
📎 資料送付・添付案内
- 資料を添付いたしましたので、ご確認くださいませ。
- ご依頼いただいた資料をお送りいたします。
- 共有資料を以下に添付しております。
- 関係資料の共有となります。ご査収ください。
- 必要に応じてご活用くださいませ。
✅ トラブル・遅延連絡（誠実さ重視）
- この度はご不便をおかけし、誠に申し訳ございません。
- 原因を調査し、対応を進めております。
- 詳細が分かり次第、改めてご連絡申し上げます。
- まずは状況の共有となります。
- 引き続き進捗を報告いたします。
🔄 締めの調整・確認
- 引き続きよろしくお願いいたします。
- 本件、どうぞよろしくお願い申し上げます。
- ご確認のほど、何卒お願い申し上げます。
- ご不明点がございましたらお知らせくださいませ。
- 変わらぬご愛顧のほどお願い申し上げます。
まとめ
社外メールは、「書き出し」だけで印象が大きく変わります。
季節感 → 配慮 → 要件 の順に組み立てることで、丁寧で整った文面になります。
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