ビジネス文書や公式文書を作成する際、相手に文書の確認を依頼する表現として「ご高覧ください」という言葉を使ったことはありませんか？
しかし、この表現は実は適切ではありません。
本記事では、「ご高覧ください」の問題点や、文書確認を依頼する際の正しい表現について詳しく解説します。
ビジネスシーンで使える適切な表現を学び、より洗練されたコミュニケーションスキルを身につけましょう。
「ご高覧ください」の問題点
「ご高覧ください」という表現には、以下のような問題点があります。
- 「高覧」は本来、目上の人が見ることを意味する
- 相手に対して失礼な表現になる可能性がある
- 古い言い回しで、現代のビジネス文書にはそぐわない
例えば、上司に対して「この企画書をご高覧ください」と言うのは、上司の行為を高めすぎており、不適切です。
正しい文書確認の依頼表現
「ご高覧ください」の代わりに使える適切な表現には以下のようなものがあります。
- 「ご確認ください」
- 「ご覧ください」
- 「お目通しください」
これらの表現は、相手に敬意を示しつつ、適切に文書の確認を依頼することができます。
例えば、「添付の資料をご確認ください」のように使用します。
状況に応じた表現の使い分け
文書確認を依頼する際の表現は、状況や相手によって使い分ける必要があります。
目上の人や客先に対して「お目通しください」
例：「ご多忙のところ恐れ入りますが、契約書の内容をお目通しください」
同僚や部下に対して「確認してください」
例：「この報告書を確認してください」
丁寧さを出したい場合「ご一読ください」
例：「添付の提案書をご一読いただけますと幸いです」
よくある間違いと注意点
文書確認の依頼に関して、以下のような間違いがよく見られます。
「ご一読ください」を「御一読ください」と書く
正：「ご一読ください」
「ご確認お願いします」と「お」を重ねる
正：「ご確認ください」または「確認をお願いします」
「ご高覧」の代わりに「ご高読」を使う
正：どちらも避け、「ご確認」や「お目通し」を使用する
文書の種類による適切な表現
文書の種類によって、適切な確認依頼の表現が異なる場合があります。
企画書や提案書「ご検討ください」
例：「添付の企画書をご検討いただけますようお願いいたします」
報告書「ご査収ください」
例：「今月の活動報告書をご査収ください」
契約書「ご精査ください」
例：「契約内容をご精査いただきますようお願い申し上げます」
丁寧さのレベルに応じた表現
状況や相手との関係性に応じて、丁寧さのレベルを調整することも重要です。
最も丁寧
「お目通しいただければ幸いです」
やや丁寧
「ご確認いただけますと助かります」
標準的
「ご確認ください」
カジュアル
「確認してもらえますか」
例えば、取引先の社長に対しては「お目通しいただければ幸いです」、同僚には「確認してもらえますか」というように使い分けます。
文書確認依頼の際の補足表現
文書確認を依頼する際、以下のような補足表現を添えることで、より丁寧で明確な依頼になります。
- 「お手数ですが」
- 「ご多忙のところ恐れ入りますが」
- 「ご意見・ご指摘などございましたら」
例：「お手数ですが、添付資料をご確認いただき、ご意見がございましたらお聞かせください」
電子メールでの文書確認依頼
電子メールで文書確認を依頼する際は、以下のような点に注意しましょう。
- 件名を明確に「○○の確認依頼」
- 本文で確認してほしいポイントを明記する
- 期限がある場合は明示する
例えば以下の通り。
「添付の報告書をご確認ください。
特に3ページの数値についてご確認いただけますと幸いです。
可能でしたら、明日の午前中までにご回答いただけますようお願いいたします」
文書確認後のフォローアップ
文書確認を依頼した後のフォローアップも重要です。
- 確認完了の感謝「ご確認ありがとうございました」
- 修正がある場合「ご指摘の点を修正いたしました」
- 次のステップの案内「ご確認いただいた内容で進めさせていただきます」
例えば以下の通り。
「先日の企画書をご確認いただき、ありがとうございました。
ご指摘いただいた点を修正し、添付のとおり更新いたしましたので、ご確認ください」
国際ビジネスでの表現
グローバルなビジネス環境では、英語での文書確認依頼表現も知っておくと便利です。
- “Please review the attached document.”
- “I would appreciate your feedback on the following proposal.”
- “Kindly check the information provided and let me know if you have any questions.”
これらの表現は、日本語の丁寧な依頼表現に相当します。
まとめ
「ご高覧ください」という表現は、現代のビジネスシーンでは適切ではありません。
代わりに「ご確認ください」「お目通しください」などの表現を使用しましょう。
文書の種類、相手との関係性、状況に応じて適切な表現を選ぶことが重要です。
また、文書確認を依頼する際は、確認してほしいポイントや期限を明確にし、確認後のフォローアップも忘れずに行いましょう。
これらの点に注意することで、ビジネスコミュニケーションがよりスムーズになり、相手に対する配慮も伝わります。
適切な表現を使用することは、単なる言葉遣いの問題ではありません。
それは、相手への敬意を示し、プロフェッショナルとしての信頼性を高めることにつながります。
本記事で学んだポイントを意識しながら、日々のビジネスコミュニケーションに活かしてください。
正確で適切な表現の使用は、あなたのビジネススキルを確実に向上させ、様々な場面で役立つはずです。
