受注後の納期回答メール例文｜納品予定日・発送予定を取引先へ伝える書き方

取引先から発注・注文を受けたあと、

納期は〇月〇日です。

だけ返信すればよいのか、

発送日
納品日
作業完了日

のどれを伝えるべきなのか迷うことがあります。

納期回答メールでは、

何を受注したのか
納期が確定しているか
いつ納品するのか
発送日なのか到着予定日なのか
希望納期に対応できるか

を明確にすることが重要です。

基本形は次のとおりです。

件名：〇〇ご注文分の納期について

株式会社〇〇
〇〇様

いつもお世話になっております。
株式会社△△の△△です。

このたびは〇〇をご注文いただき、ありがとうございます。

ご注文分の納期につきまして、下記のとおりご案内いたします。

納品予定日：〇月〇日（〇）

ご希望いただいた納期にて手配可能です。

何卒よろしくお願いいたします。

ポイントは、「いつこちらが作業を終えるか」ではなく、相手が知りたい納期を明確に伝えることです。

納期回答メールとは？

納期回答メールは、発注・注文・依頼を受けた側が、

いつ納品できるか

を取引先へ回答するメールです。

たとえば、

• 商品注文
• 制作物
• 原稿
• システム開発
• デザイン
• 部品
• 資料
• 業務委託
• 修正作業

などで使います。

納期回答メールの基本構成

項目	内容
件名	案件名・注文名＋納期
お礼	発注・注文への感謝
対象	何の納期か
納期	日付
状態	確定・予定
補足	発送日・到着日など
次の対応	変更時の連絡など

納期が確定している場合の基本例文

件名：〇〇ご注文分の納期について

株式会社〇〇
〇〇様

いつもお世話になっております。

このたびは〇〇をご注文いただきありがとうございます。

納期につきまして、下記のとおり確定いたしました。

納品予定日：〇月〇日（〇）

上記日程にて進めてまいります。

何卒よろしくお願いいたします。

希望納期どおりに対応できる場合

例文

ご希望いただいております〇月〇日納品にて対応可能です。

上記日程に合わせて手配を進めます。

「納期は〇月〇日です」は使える？

使えます。

ただし、

納期：〇月〇日

だけでは、

• 発送日
• 到着日
• 納品日
• 作業完了日

のどれなのか分からないことがあります。

必要に応じて、

納品予定日：〇月〇日

と具体的にします。

「納品予定日」と「納期」の違い

実務では近い意味で使われますが、文脈によって範囲が異なることがあります。

取引先との認識違いを避けるなら、

納品予定日：〇月〇日

発送予定日：〇月〇日

のように具体的に書く方が分かりやすいでしょう。

商品を発送する場合

例文

ご注文いただいた商品につきまして、下記日程で発送予定です。

発送予定日：〇月〇日
到着予定日：〇月〇日

発送完了後、改めてご連絡いたします。

発送日しか確定していない場合

例文

現時点では〇月〇日の発送を予定しております。

到着日は配送状況により前後する可能性がございます。

到着を確約できないなら、断定しません。

到着予定日を伝える場合

例文

〇月〇日に発送し、〇月〇日頃のお届けを予定しております。

制作物を納品する場合

例文

ご依頼いただきました〇〇について、〇月〇日に初稿をご提出する予定です。

最終納品日を伝える場合

例文

初稿：〇月〇日
修正対応：〇月〇日〜〇月〇日
最終納品：〇月〇日

上記スケジュールを予定しております。

システム開発の場合

例文

現在の予定では、〇月〇日に開発完了、〇月〇日に納品予定です。

詳細なスケジュールについては別途共有いたします。

納期がまだ確定していない場合

ここは重要です。

確定していないのに、

〇月〇日に納品します。

とは書きません。

例文

現在、納期を確認しております。

〇月〇日までには正式な納品予定日をご連絡いたします。

確認に時間がかかる場合

例文

ご注文ありがとうございます。

現在、在庫および手配状況を確認しております。

納期につきましては〇月〇日までに改めてご回答いたします。

「〇月〇日頃」と回答する場合

例文

現時点では〇月〇日頃の納品を予定しております。

まだ確定していない場合に使えます。

ただし、相手が確定日を必要としている場合は、

正式な納期は〇月〇日までに回答します。

まで伝えます。

希望納期より早く対応できる場合

例文

ご希望納期は〇月〇日と伺っておりますが、〇月〇日に納品可能です。

早めの納品で問題なければ、上記日程にて進めます。

勝手に早納品すると相手側で受け入れ準備ができていない場合もあるため、必要なら確認します。

希望納期に間に合わない場合

例文

ご希望いただいております〇月〇日の納品について確認しましたが、誠に恐縮ながら同日までの対応が難しい状況です。

最短で〇月〇日の納品が可能です。

ご希望に沿えず申し訳ございません。

上記日程で進めてもよろしいでしょうか。

代替納期を提示する場合

例文

ご希望納期：〇月〇日
対応可能日：〇月〇日

恐れ入りますが、〇月〇日納品にてご調整いただくことは可能でしょうか。

納期が1日だけ遅れる場合

例文

ご希望の〇月〇日納品について、社内で調整しましたが、最短で翌〇月〇日となる見込みです。

ご迷惑をおかけし恐縮ですが、ご確認いただけますでしょうか。

大幅に遅くなる場合

例文

現在の生産状況を確認したところ、納品可能日は〇月〇日となる見込みです。

ご希望いただいた日程から大幅に遅れることとなり、申し訳ございません。

すでに約束した納期から遅れる場合は、単なる納期回答ではなく「納期遅延」の扱いになります。

関連記事に【納期遅延の謝罪メール】状況別の書き方と例文｜信頼回復のための3ステップや納期遅延のお詫びメール文例60選｜そのまま使えるテンプレ【顧客・法人別】があります。

数量によって納期が変わる場合

例文

〇〇個までであれば、〇月〇日に納品可能です。

それ以上の数量の場合は納期が変わる可能性がございます。

追加注文がある場合

例文

当初ご注文分については〇月〇日納品予定です。

追加分〇〇個については、〇月〇日の納品を予定しております。

分納する場合

例文

ご注文数量について、下記のとおり分納での対応が可能です。

第1回：〇月〇日　〇〇個
第2回：〇月〇日　△△個

上記スケジュールで問題ないかご確認いただけますでしょうか。

一部だけ先に納品できる場合

例文

全量の納品は〇月〇日となりますが、〇〇個であれば〇月〇日に先行納品可能です。

ご希望でしたら分納にて手配いたします。

在庫がある場合

例文

在庫を確認しましたところ、すぐに出荷可能です。

〇月〇日に発送予定です。

在庫確認中の場合

例文

現在在庫状況を確認しております。

確認が取れ次第、正式な発送予定日をご連絡いたします。

取り寄せ商品の場合

例文

本商品は取り寄せとなるため、〇月〇日頃の入荷を予定しております。

入荷後、順次発送いたします。

外注先の確認が必要な場合

例文

現在、協力会社と納期を調整しております。

〇月〇日までに正式な日程をご回答いたします。

「外注先が遅い」など、責任転嫁に見える表現は避けます。

社内調整が必要な場合

例文

ご希望納期について現在社内で調整しております。

〇月〇日までに回答いたしますので、今しばらくお待ちください。

繁忙期の場合

例文

現在ご注文が集中しているため、通常よりお時間を頂戴しております。

最短納期は〇月〇日となります。

必要以上に内部事情を詳しく説明する必要はありません。

急ぎの注文を受けた場合

例文

お急ぎとのこと、承知いたしました。

社内で調整した結果、〇月〇日までの納品が可能です。

希望日までに対応できない急ぎ案件

例文

お急ぎのところ恐縮ですが、〇月〇日までの納品は難しく、最短で〇月〇日となります。

ご検討いただけますでしょうか。

納期短縮を依頼された場合

例文

納期短縮のご相談ありがとうございます。

調整の結果、当初〇月〇日予定のところ、〇月〇日まで短縮可能です。

納期短縮ができない場合

例文

納期短縮について確認いたしましたが、品質確保のため現在の〇月〇日が最短となります。

ご希望に沿えず申し訳ございません。

納期に余裕を持たせたい場合

例文

現時点では〇月〇日の納品を予定しております。

進捗によっては前倒しできる可能性もございますが、まずは上記日程にてご予定いただけますと幸いです。

「最短〇月〇日」は確約ではない？

書き方によります。

最短で〇月〇日に納品可能です。

なら、その日が対応可能日という意味合いが強くなります。

まだ不確定なら、

現時点では最短〇月〇日頃を見込んでおります。

とします。

「予定」と「確定」を使い分ける

確定

納品日は〇月〇日に確定しております。

予定

〇月〇日の納品を予定しております。

確認中

現在納期を確認しております。

この3つを曖昧にしないようにします。

発送後に改めて連絡する場合

例文

〇月〇日に発送予定です。

発送完了後、送り状番号とあわせて改めてご連絡いたします。

納品前に連絡する場合

例文

納品予定日の前日に、改めてご連絡いたします。

納期変更の可能性がある場合

例文

現時点では〇月〇日の納品を予定しております。

万一変更が生じる場合は、判明次第速やかにご連絡いたします。

ただし、変更可能性が高いのに確定日として伝えないようにします。

相手から「いつ頃になりますか」と聞かれた場合

例文

お問い合わせありがとうございます。

現在の予定では、〇月〇日頃の納品を見込んでおります。

正式な日程が確定しましたら改めてご連絡いたします。

相手から納期確認の催促が来た場合

例文

ご連絡ありがとうございます。

回答が遅くなり申し訳ございません。

納期について確認が取れましたので、〇月〇日納品予定にてご案内いたします。

納期回答メールと既存の納期・スケジュール記事の違い

関連記事に納期・スケジュール連絡の丁寧な言い回し｜催促にならないメールの書き方と例文【社外向け】があります。

役割は次のように分けます。

既存記事

納期・スケジュールについての言い回しや連絡方法全般。

今回の記事

発注・注文を受けた側が、具体的な納期を回答する実務メール。

新記事側では「丁寧な言い換え」を大量展開せず、受注後の判断と次の工程に集中します。

納期回答メールと受注確認メールの違い

受注確認メール

注文を正式に受けた。

納期回答メール

いつ納品できるかを知らせる。

同じメールで両方伝えることもできます。

受注確認と納期を同時に伝える場合

例文

このたびは〇〇をご注文いただきありがとうございます。

ご注文を確かに承りました。

納品予定日は〇月〇日です。

上記日程にて手配を進めます。

納期回答メールと納品メールの違い

納期回答

未来。

〇月〇日に納品予定です。

納品メール

実際に納品したとき。

本日納品いたします。

この2つも分けます。

納期回答後の正常フロー

業務上は、

発注
→ 受注確認
→ 納期回答
→ 作業・手配
→ 納品
→ 受領
→ 検収

と進みます。

納期回答は、注文を受けてから実作業へ入る前の重要な接続点です。

納期回答メールの短文テンプレート

基本

ご注文ありがとうございます。
納品予定日は〇月〇日です。
上記日程にて手配を進めます。

希望どおり

ご希望の〇月〇日納品にて対応可能です。

未確定

現在納期を確認しております。
〇月〇日までに改めてご回答いたします。

最短日

最短で〇月〇日の納品が可能です。

希望日に間に合わない

ご希望の〇月〇日は難しく、最短で〇月〇日の納品となります。

発送予定

〇月〇日に発送予定です。
発送後、改めてご連絡いたします。

分納

第1回〇月〇日、第2回〇月〇日の分納にて対応可能です。

納期回答メールで避けたい書き方

未確定なのに「確定」と書く

予定・確定・確認中を区別します。

発送日と到着日を混同する

どちらを伝えているか明記します。

希望納期に間に合わないのに代替日がない

可能な最短日を提示します。

「なるべく早く」のみ

具体的な目安を伝えます。

一部しか納品できないのに説明しない

分納内容を明記します。

すでに約束した納期に遅れるのに通常回答扱いする

納期遅延として、お詫びと対応を伝えます。

よくある質問

Q1．納期回答メールには何を書けばいい？

注文内容、納品予定日、確定か予定か、必要に応じて発送日や到着予定日を書きます。

Q2．「〇月〇日予定です」でいい？

まだ確定していないなら使えます。確定済みなら「〇月〇日に納品いたします」などと明確にできます。

Q3．発送日と納品日はどちらを書く？

相手が必要としている日付を書きます。物流を伴う場合は両方書くと分かりやすくなります。

Q4．希望納期に間に合わない場合は？

対応可能な最短日を提示し、相手に確認します。

Q5．納期が未定の場合は？

「現在確認中です。〇月〇日までに回答します」と回答期限を伝えます。

Q6．受注確認と納期回答を同じメールにしていい？

問題ありません。注文を承ったことと納期を続けて伝えられます。

Q7．分納の場合は？

各回の数量と納品予定日を分けて書きます。

Q8．納期短縮を求められた場合は？

調整後、短縮可能日を回答します。できない場合も最短日を示します。

Q9．一度回答した納期から遅れる場合は？

通常の納期回答ではなく、納期遅延の連絡として対応します。

Q10．納期回答で一番重要なことは？

相手が、**「いつ何が届くのか」「その日付は確定なのか」**を判断できるようにすることです。

まとめ｜納期回答メールは「日付＋確定度」を明確にする

納期を回答するときは、

何の注文か
いつ納品できるか
確定か予定か
発送日と到着日のどちらか
希望納期に対応できるか

を明確にします。

基本形は、

このたびはご注文いただきありがとうございます。
納品予定日は〇月〇日です。
上記日程にて手配を進めます。

です。

まだ確認中なら、

現在納期を確認しております。
〇月〇日までに正式な納期をご回答いたします。

希望日に間に合わないなら、

ご希望の〇月〇日は難しく、最短で〇月〇日の納品が可能です。

と代替案まで示します。

重要なのは、「いつ頃」「できると思います」で曖昧に終わらせず、相手が次の予定を組める情報を返すことです。

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