仕様確認メールの書き方と例文｜取引先への認識合わせ・不明点確認テンプレ

取引先から仕事を依頼されたものの、

サイズはこれでよいのか
数量は何個なのか
納品形式はPDFなのかExcelなのか
修正は何回までなのか
いつまでに必要なのか

など、仕様が曖昧なことがあります。

この状態で作業を始めると、

「思っていたものと違います」

「その仕様ではお願いしていません」

といった手戻りにつながる可能性があります。

そのため、作業開始前に認識が合っているかをメールで確認しておくことが重要です。

基本形は次のとおりです。

件名：〇〇の仕様確認について

株式会社〇〇
〇〇様

いつもお世話になっております。
株式会社△△の△△です。

ご依頼いただきました〇〇について、作業開始前に仕様を確認させてください。

弊社では、下記内容と認識しております。

・数量：〇〇
・サイズ：〇〇
・納品形式：PDF
・納期：〇月〇日

上記内容で相違ございませんでしょうか。

問題なければ、こちらの内容にて作業を進めます。

お手数ですが、ご確認をお願いいたします。

仕様確認メールはなぜ必要？

仕様確認メールの目的は、単に「確認すること」ではありません。

重要なのは、

作業開始前に双方の認識をそろえること

です。

特に、

• 制作物
• システム開発
• デザイン
• 印刷物
• 原稿
• 動画
• 商品注文
• 部品製造
• Web制作
• 業務委託

などでは、認識違いがそのまま手戻りにつながることがあります。

仕様確認メールの基本構成

項目	内容
件名	案件名＋仕様確認
背景	何の依頼についてか
自分の認識	現在理解している内容
不明点	確認したい項目
回答依頼	何を返してほしいか
作業開始条件	確認後に進めるか
期限	必要なら回答期限

仕様確認メールの基本例文

件名：〇〇制作の仕様確認について

株式会社〇〇
〇〇様

いつもお世話になっております。

ご依頼いただいております〇〇について、作業開始前に仕様を確認させてください。

現在、下記内容にて承っております。

・〇〇
・△△
・□□

上記認識で相違ございませんでしょうか。

問題なければ、この内容にて作業を進めます。

ご確認のほどよろしくお願いいたします。

「仕様をご確認ください」は使える？

使えます。

ただし、相手に確認してほしい項目が多い場合は、

下記仕様についてご確認をお願いいたします。

としたうえで、箇条書きにすると分かりやすくなります。

「認識に相違ございませんでしょうか」は使える？

使えます。

例

下記の認識で相違ございませんでしょうか。

少し柔らかく

下記の内容で認識しておりますが、よろしいでしょうか。

簡潔

下記内容で問題ないかご確認いただけますでしょうか。

重要なのは丁寧さより、何を確認しているのかが明確なことです。

依頼内容を確認する場合

例文

ご依頼内容について、念のため確認させてください。

弊社では下記内容と認識しております。

・〇〇を制作
・△△を使用
・〇月〇日に納品

認識に相違がございましたらお知らせください。

作業開始前に最終確認する場合

例文

作業開始前の最終確認となります。

下記内容で進行予定です。

・仕様：〇〇
・数量：△△
・納品日：〇月〇日

問題ございませんでしたら、この内容にて作業を開始いたします。

サイズを確認する場合

例文

サイズについて確認させてください。

弊社では、

幅：〇〇mm
高さ：〇〇mm

と認識しております。

上記サイズで問題ございませんでしょうか。

数量を確認する場合

例文

ご注文数量について確認させてください。

今回は〇〇個でのご注文という認識でよろしいでしょうか。

色を確認する場合

例文

カラーについて、〇〇色で進行する認識でよろしいでしょうか。

別途指定がございましたらお知らせください。

ファイル形式を確認する場合

例文

納品形式について確認させてください。

PDF形式での納品を予定しておりますが、問題ございませんでしょうか。

Excelで納品する場合

例文

納品データはExcel形式（.xlsx）でよろしいでしょうか。

Wordで納品する場合

例文

最終納品はWord形式を予定しております。

PDFも必要でしたらあわせてお知らせください。

画像形式を確認する場合

例文

画像データについて、PNG形式での納品で問題ございませんでしょうか。

JPEG等、別形式をご希望の場合はお知らせください。

データ容量・解像度を確認する場合

例文

画像仕様について、下記内容で進めてよろしいでしょうか。

・サイズ：〇〇px × 〇〇px
・形式：PNG
・解像度：〇〇dpi

納品方法を確認する場合

例文

納品方法について確認させてください。

完成データはメール添付にてお送りする予定ですが、問題ございませんでしょうか。

クラウド納品の場合

例文

完成データは共有ストレージへアップロードし、URLをご案内する形でよろしいでしょうか。

郵送納品の場合

例文

完成品は下記住所への郵送納品という認識でよろしいでしょうか。

納期を確認する場合

例文

納期について、〇月〇日までの納品という認識でよろしいでしょうか。

時間まで確認する場合

例文

〇月〇日17時までの納品を予定しております。

上記スケジュールで問題ございませんでしょうか。

希望納期が曖昧な場合

例文

納期について「〇月中」と伺っておりますが、具体的なご希望日がございましたらお知らせいただけますでしょうか。

「できるだけ早く」と言われた場合

例文

納期について「可能な限り早め」と伺っております。

現時点では〇月〇日の納品が最短となりますが、こちらの日程で問題ございませんでしょうか。

納期回答と仕様確認を同時にする場合

例文

下記仕様であれば、〇月〇日に納品可能です。

・〇〇
・△△

仕様に相違がなければ、上記納期にて進めます。

価格に影響する仕様を確認する場合

例文

〇〇の仕様によって費用が変わるため、下記についてご確認をお願いいたします。

A仕様：〇〇円
B仕様：△△円

ご希望の仕様をお知らせいただけますでしょうか。

数量によって金額が変わる場合

例文

ご注文数量により単価が変わるため、正式な数量をご確認いただけますでしょうか。

仕様確定後に見積もりを出す場合

例文

正式なお見積りにつきましては、仕様確定後に作成いたします。

まずは下記内容をご確認いただけますでしょうか。

修正回数を確認する場合

例文

修正対応について、初稿提出後2回までを予定しております。

上記条件で問題ございませんでしょうか。

契約・見積条件に合わせて書きます。

修正範囲を確認する場合

例文

修正対応は、現行仕様の範囲内での調整という認識です。

大幅な仕様変更が必要となる場合は、別途ご相談させていただきます。

原稿の文字数を確認する場合

例文

原稿について、1記事あたり約〇〇文字という認識でよろしいでしょうか。

デザインの方向性を確認する場合

例文

デザインについて、先日共有いただいた〇〇を参考に、シンプルで落ち着いた方向性で進める認識です。

イメージに相違がございましたらお知らせください。

Web制作で仕様確認する場合

例文

Webサイト制作について、下記仕様と認識しております。

・ページ数：〇ページ
・問い合わせフォーム：あり
・スマートフォン対応：あり
・更新機能：〇〇部分のみ

上記内容で問題ございませんでしょうか。

システム開発の場合

例文

開発仕様について、現時点では下記内容と認識しております。

・ログイン機能
・〇〇登録機能
・△△出力機能

追加要件がございましたら、作業開始前にお知らせいただけますと幸いです。

印刷物の場合

例文

印刷仕様について確認させてください。

サイズ：A4
カラー：両面フルカラー
部数：1,000部
納品日：〇月〇日

上記内容でよろしいでしょうか。

動画制作の場合

例文

動画制作について、下記内容で進める予定です。

・長さ：約3分
・画面比率：16:9
・テロップ：あり
・BGM：あり

認識に相違がございましたらお知らせください。

商品注文の場合

例文

ご注文内容について、念のため確認させてください。

商品：〇〇
数量：100個
カラー：黒
納品先：〇〇

上記内容でよろしいでしょうか。

相手の指示が曖昧な場合

曖昧なまま、

承知しました。

と進めないことが重要です。

例文

ご依頼ありがとうございます。

〇〇について、2通りの解釈が可能でしたので、念のため確認させてください。

A：〇〇
B：△△

どちらをご希望でしょうか。

選択肢を出して確認する場合

例文

仕様について、下記どちらをご希望でしょうか。

1．〇〇
2．△△

ご希望をお知らせいただけますと幸いです。

相手が回答しやすくなります。

Yes・Noで回答できるようにする

例文

納品形式はPDFのみで問題ございませんでしょうか。

長文回答が不要な質問なら、判断しやすい形にします。

複数項目をまとめて確認する場合

例文

作業開始前に、下記4点をご確認いただけますでしょうか。

1．数量：〇〇個
2．サイズ：〇〇
3．納品形式：PDF
4．納期：〇月〇日

相違がなければ、この内容にて進めます。

「問題なければ返信不要」にする場合

例文

上記内容に相違がない場合は、ご返信には及びません。

変更・修正がございましたら〇月〇日までにお知らせください。

ただし、相手の承認がなければ作業開始できない案件では返信不要にしない方が安全です。

明確な承認が必要な場合

例文

お手数ですが、上記内容で進行して問題ない旨、ご返信いただけますでしょうか。

ご確認後、作業を開始いたします。

相手から「問題ありません」と返信が来た場合

返信例

ご確認ありがとうございます。

それでは、上記仕様にて作業を進めます。

納品は〇月〇日を予定しております。

引き続きよろしくお願いいたします。

相手から修正指示が来た場合

例文

ご確認ありがとうございます。

下記変更内容について承知いたしました。

・〇〇 → △△

修正後の仕様にて作業を進めます。

仕様変更が発生した場合

例文

仕様変更のご連絡ありがとうございます。

下記内容へ変更という認識で承知いたしました。

変更前：〇〇
変更後：△△

変更後の仕様にて進めます。

仕様変更で納期が変わる場合

例文

仕様変更について承知いたしました。

変更内容を反映する場合、当初〇月〇日予定の納期が〇月〇日となる見込みです。

上記スケジュールで問題ないかご確認いただけますでしょうか。

仕様変更で金額が変わる場合

例文

ご希望いただいた仕様変更について対応可能です。

ただし、変更に伴い追加費用が発生するため、改めてお見積りをご案内いたします。

仕様追加が発生した場合

例文

追加でご依頼いただいた〇〇について承知いたしました。

当初のご依頼範囲とは異なるため、納期・費用を確認のうえ改めてご連絡いたします。

勝手に追加作業へ進まないようにします。

口頭で決まった仕様をメールで確認する場合

これは非常に有効です。

例文

本日のお打ち合わせ内容について、念のため仕様を下記のとおり確認させてください。

・〇〇
・△△
・□□

弊社では上記内容と認識しております。

相違がございましたらお知らせください。

電話で決まった内容を確認する場合

例文

先ほどはお電話ありがとうございました。

お電話で確認しました内容について、下記のとおり認識しております。

・〇〇
・△△

念のためご確認をお願いいたします。

打ち合わせ後に認識合わせする場合

例文

本日のお打ち合わせ内容を踏まえ、弊社の認識を下記にまとめました。

・〇〇
・△△
・□□

認識違いがございましたら、お知らせいただけますでしょうか。

「私の認識違いでしたら」を使う場合

例文

私の認識違いでしたら恐縮ですが、〇〇は△△という理解でよろしいでしょうか。

ただし、毎回へりくだる必要はありません。

単純に、

〇〇という認識でよろしいでしょうか。

でも十分です。

「念のため確認させてください」を使う場合

例文

念のため確認させてください。

納品日は〇月〇日という認識でよろしいでしょうか。

すでに一度決まった内容を再確認する場面で使いやすい表現です。

回答期限を設ける場合

例文

作業スケジュールの都合上、恐れ入りますが〇月〇日までにご確認いただけますでしょうか。

期限の理由がある場合は簡潔に添えます。

急ぎで確認したい場合

例文

恐れ入りますが、明日より作業開始予定のため、本日中にご確認いただけますと幸いです。

回答がないと作業開始できない場合

例文

仕様確定後に作業開始となるため、お手数ですがご回答をお願いいたします。

回答が来ない場合

例文

先日お送りしました仕様確認について、念のため再度ご連絡いたします。

現在、〇〇についてご回答待ちとなっております。

ご確認後、作業を開始する予定です。

お手数ですが、ご確認いただけますでしょうか。

回答待ちで納期へ影響する場合

例文

現在、仕様確定のご回答をお待ちしております。

〇月〇日までにご回答いただけない場合、当初予定していた〇月〇日納品が難しくなる可能性がございます。

恐れ入りますが、ご確認をお願いいたします。

ここはかなり実務的で重要です。

相手の返信内容が曖昧な場合

例文

ご回答ありがとうございます。

念のため確認ですが、〇〇については「A案で進行」という理解でよろしいでしょうか。

曖昧な返信を都合よく解釈しないようにします。

仕様確認メールと確認依頼メールの違い

仕様確認メールは、単なる「見てください」ではありません。

確認依頼

資料をご確認ください。

仕様確認

作業条件・要件について認識を合わせたい。

つまり、

何かを閲覧してもらうメールと、
実行条件を確定するメール

の違いがあります。

仕様確認メールと納期回答メールの違い

仕様確認

何を作るのか。

納期回答

いつ納品するのか。

実務では、

仕様が確定しない
↓
正式な納期を決められない

こともあります。

その場合は、

仕様確定後に正式な納期をご案内します。

とします。

仕様確認メールと修正依頼メールの違い

仕様確認

作業前。

この内容で作ってよいですか。

修正依頼

成果物確認後。

ここを直してください。

工程が異なります。

作業開始前の正常フロー

実務では、

依頼・発注
→ 受注確認
→ 仕様確認
→ 仕様確定
→ 納期確定
→ 作業開始
→ 納品
→ 検収

という流れになります。

この「仕様確認」を入れると、文章道場の正常系クラスターが単なるメール例文集ではなく、仕事の進め方そのものを支援する構造になります。

仕様確認メールの短文テンプレート

基本

ご依頼内容について、念のため仕様を確認させてください。
下記内容で相違ございませんでしょうか。

作業開始前

作業開始前の最終確認です。
問題なければ、下記仕様にて進めます。

数量

ご注文数量は〇〇個という認識でよろしいでしょうか。

納品形式

納品形式はPDFで問題ございませんでしょうか。

納期

納品日は〇月〇日という認識でよろしいでしょうか。

複数項目

下記4点をご確認いただき、相違がございましたらお知らせください。

仕様変更

変更前〇〇から変更後△△へ変更という認識で承知いたしました。

回答待ち

仕様確定後に作業開始となりますので、ご確認をお願いいたします。

仕様確認メールで避けたい書き方

「どうしますか？」だけ

何について回答してほしいか具体化します。

自分の認識を書かない

相手に一から説明させるより、

弊社では〇〇と認識しています。

と示す方が回答しやすくなります。

1通に質問を詰め込みすぎる

番号や箇条書きで整理します。

仕様未確定なのに作業開始する

後から大きな手戻りになる可能性があります。

口頭だけで重要仕様を確定する

必要に応じてメール等で記録を残します。

仕様変更による納期・費用への影響を書かない

変更に影響があるなら、同時に伝えます。

相手の曖昧な返信を勝手に解釈する

必要なら再確認します。

よくある質問

Q1．仕様確認メールは失礼ではありませんか？

問題ありません。認識違いを防ぐための確認なので、業務上必要な内容を具体的に質問します。

Q2．「認識に相違ございませんでしょうか」は使える？

使えます。「下記内容で認識しておりますが、よろしいでしょうか」でも構いません。

Q3．確認項目が多い場合は？

番号や箇条書きにすると相手が回答しやすくなります。

Q4．作業前に必ず確認した方がいい？

重要な仕様が曖昧な場合は、確認してから進める方が手戻りを防ぎやすくなります。

Q5．納期も一緒に確認していい？

問題ありません。仕様によって納期が変わる場合は特に重要です。

Q6．回答期限を書いてもいい？

作業スケジュール上必要であれば、理由とともに期限を伝えます。

Q7．相手から返信が来ない場合は？

確認メールを再送し、回答待ちで作業が止まっている場合はその旨も伝えます。

Q8．仕様変更を受けたら何と返信する？

変更前・変更後を明確にし、納期や金額への影響があればあわせて伝えます。

Q9．電話で決まった内容もメールした方がいい？

重要な仕様であれば、認識違い防止のためメールで確認内容を残す方法があります。

Q10．仕様確認メールで一番重要なことは？

相手が「はい・いいえ」「A・B」など、迷わず回答できる形にすることです。

まとめ｜仕様確認メールは「作業開始前の事故防止」に使う

仕様確認メールでは、

何を作るのか
数量・サイズ・形式は何か
いつまでに必要か
どの条件で進めるのか
未確定事項は何か

を明確にします。

基本形は、

ご依頼内容について、作業開始前に確認させてください。
弊社では下記内容と認識しております。
相違がございましたらお知らせください。

です。

明確な承認が必要なら、

問題なければ、この内容にて作業を開始してよい旨ご返信いただけますでしょうか。

とします。

仕様変更が発生したら、

変更前：〇〇
変更後：△△

と整理し、納期や費用への影響も伝えます。

最も重要なのは、「確認してください」と丸投げするのではなく、自分の認識を具体的に示して、相手が差分だけ判断できるメールにすることです。