入金確認・支払い催促メール例文30選｜状況別テンプレート

取引先への入金確認や支払い催促では、連絡する時期や未入金の状況に応じて、メールの書き方を変える必要があります。

支払期日前であれば予定確認としてやんわり尋ね、期限を過ぎた後は入金済みとの行き違いに配慮しながら、具体的な入金予定日を確認します。

この記事では、入金確認・支払い催促メールの例文を30パターン紹介します。

期日前、期限後、再催促、長期未入金、請求書未着、取引先から返信が来た場合など、状況に近い文面を選んでご使用ください。

この記事でわかること
今すぐ使える入金確認・支払い催促メール5選
状況別｜使うメールを選ぶ早見表
支払期日前の入金確認メール例文
月末・決算・長期休業前の確認メール例文
請求書が届いているか確認するメール例文
支払期日を過ぎた後の催促メール例文
2回目の入金催促メール例文
長期未入金の督促メール例文
入金予定の返信が来たときの返事例文
支払いが遅れる側から送る謝罪メール例文
1. 例文29｜支払期日前に遅延を連絡する
2. 例文30｜振込完了後に謝罪する
入金確認・支払い催促メールに使える件名
入金確認メールの基本的な書き方
メールを送る前に確認すること
入金確認・支払い催促で避けたいNG表現
入金確認・支払い催促に関するよくある質問
まとめ｜支払期日前・期限後・再催促で文面を使い分ける
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この記事でわかること

入金確認メールは、同じ請求に関する連絡でも、送るタイミングによって適切な表現が異なります。

状況に合わない強さのメールを送ると、取引先との関係を損ねる可能性があります。

この記事では、最初にすぐ使える基本例文を紹介し、その後に支払期日前、期限後、再催促、返信対応などの文面をまとめています。

支払期日前に入金予定日を確認するメール
月末・決算・長期休業前の確認メール
支払期日を過ぎた後の催促メール
入金済みとの行き違いに配慮した文面
初回メールに返信がない場合の再催促
長期未入金に対する強めの督促文
請求書の未着・再送を確認するメール
「今週中に振り込みます」への返信
支払いが遅れる側から送る謝罪メール

今すぐ使える入金確認・支払い催促メール5選

急いでメールを作成したい場合は、以下の5例から状況に近いものを選んでください。

取引先名、請求書番号、金額、支払期日を書き換えれば、そのまま使用できます。

支払期日前、期限翌日、期限から数日後、2回目の催促、長期未入金の順に、少しずつ文面を強めています。

支払期日前に入金予定日を確認する

支払期日前は催促ではなく、予定確認として連絡します。

件名：〇月分のご入金予定日について

株式会社〇〇
〇〇部　〇〇様

いつも大変お世話になっております。
株式会社△△の△△です。

〇月〇日にお送りしました下記請求書につきまして、念のためご入金予定日を確認させていただきたく、ご連絡いたしました。

請求書番号：〇〇〇〇
ご請求金額：〇〇〇〇円
お支払期日：〇月〇日

予定どおりお手続きいただけるようでしたら、ご返信には及びません。

日程に変更がございましたら、ご一報いただけますと幸いです。

何卒よろしくお願いいたします。

支払期日の翌日にやんわり確認する

期限翌日は金融機関の処理時間も考慮し、未払いと断定しないようにします。

件名：〇月分ご請求の入金状況について

〇〇様

いつもお世話になっております。

昨日〇月〇日がお支払期日となっていた〇月分のご請求について、現時点で弊社にて入金確認が取れておりません。

金融機関の処理状況により、確認まで時間を要している可能性もございます。

すでにお振込手続きをいただいている場合は、本メールをご放念ください。

恐れ入りますが、ご確認をお願いいたします。

支払期日から数日後に予定日を尋ねる

期限から数日経過している場合は、未手続きなら具体的な入金予定日を回答してもらいます。

件名：ご入金予定日確認のお願い

〇〇様

平素より大変お世話になっております。

〇月〇日がお支払期日となっていた下記ご請求について、現在までご入金の確認が取れておりません。

請求書番号：〇〇〇〇
ご請求金額：〇〇〇〇円

すでにお振り込み済みの場合は、お振込日と振込名義をご共有いただけますでしょうか。

未手続きの場合は、ご入金予定日をお知らせいただけますと幸いです。

何卒よろしくお願いいたします。

返信がない場合に再催促する

2回目のメールでは、前回の送信日と回答期限を明記します。

件名：【再送】〇月分ご請求のお支払状況について

〇〇様

いつもお世話になっております。

〇月〇日に下記ご請求の入金状況についてメールをお送りしましたが、現時点でご返信およびご入金を確認できていないため、再度ご連絡いたしました。

請求書番号：〇〇〇〇
ご請求金額：〇〇〇〇円
当初のお支払期日：〇月〇日

恐れ入りますが、〇月〇日までに現在のお手続き状況とご入金予定日をご回答ください。

すでにお手続き済みの場合は、行き違いとなりましたことをご容赦ください。

何卒よろしくお願いいたします。

長期未入金を強めに督促する

複数回の連絡に対応がなく、長期間未入金の場合は期限を明確にします。

件名：長期未入金に関するお支払いのお願い

株式会社〇〇
〇〇部　〇〇様

平素より大変お世話になっております。

下記ご請求につきまして、これまで複数回確認のご連絡を差し上げておりますが、現時点でご入金および具体的なご回答を確認できておりません。

請求書番号：〇〇〇〇
ご請求金額：〇〇〇〇円
当初のお支払期日：〇月〇日

恐れ入りますが、〇月〇日までにお振込手続きをお願いいたします。

期日までのご対応が難しい場合は、同日までに理由と具体的な支払予定日をご連絡ください。

何卒ご対応くださいますようお願い申し上げます。

状況別｜使うメールを選ぶ早見表

入金確認メールは、支払期日の前か後か、初回連絡か再連絡かによって選びます。

以下から現在の状況に近いものを選び、詳しい例文記事へ進んでください。

支払期日前に予定を聞きたい：入金予定日の確認メール例文15選
毎月遅れる取引先へ事前連絡したい：毎月入金が遅れる取引先へのメール例文10選
月末・決算・長期休業前に確認したい：月末・決算前の入金確認メール例文15選
請求書が届いているか確認したい：請求書が届いているか確認するメール例文10選
期日を過ぎたが初回の確認である：入金が確認できないときのメール例文15選
支払期日後に催促したい：支払期日を過ぎた取引先への催促メール例文15選
最初のメールに返信がない：2回目の入金催促メール例文10選
未入金が長期間続いている：長期未入金の督促メール例文10選
「今週中に振り込む」と返信が来た：「今週中に振り込みます」への返信例文15選
自社の支払いが遅れる：支払いが遅れるときの謝罪メール例文15選

支払期日前の入金確認メール例文

支払期日前は、相手が支払いを怠っているわけではありません。

「未入金」「催促」といった言葉は使わず、予定確認として連絡します。

経理処理、月末の締め、長期休業など、確認する理由を一言添えると自然です。

例文1｜標準的な入金予定日の確認

一般的な取引先へ使いやすい基本文です。

件名：ご入金予定日の確認について

〇〇様

いつもお世話になっております。

〇月〇日にお送りしました〇月分の請求書につきまして、念のためご入金予定日を確認させていただきたく、ご連絡いたしました。

お支払期日は〇月〇日となっております。

予定に変更がございましたら、ご一報いただけますと幸いです。

よろしくお願いいたします。

例文2｜経理処理を理由に確認する

催促と受け取られたくない場合は、自社の経理処理を理由にします。

件名：お振込予定日確認のお願い

〇〇様

いつも大変お世話になっております。

弊社の月末経理処理に伴い、〇月分のご請求について、お振込予定日を確認しております。

予定どおり〇月〇日にお手続きいただける見込みでしょうか。

ご多用のところ恐れ入りますが、ご確認をお願いいたします。

例文3｜予定どおりなら返信不要と伝える

回答が必須でない場合は、返信不要とすると相手の負担を減らせます。

件名：〇月〇日お支払い分のご確認

〇〇様

いつもお世話になっております。

〇月〇日にお支払い予定の下記ご請求について、念のため確認のご連絡を差し上げました。

予定どおりお手続きいただける場合は、ご返信には及びません。

日程に変更がございましたら、お知らせいただけますと幸いです。

よろしくお願いいたします。

例文4｜毎月遅れる相手へ期日前に確認する

過去の遅延を直接責めず、今月の予定を具体的に尋ねます。

件名：〇月分のご入金予定日について

〇〇様

いつもお世話になっております。

弊社の入金管理の都合上、〇月分のご請求について、事前にお振込予定日を確認させていただいております。

お支払期日は〇月〇日ですが、同日までにお手続きいただける予定でしょうか。

難しい場合は、現時点でのご入金予定日をご共有ください。

何卒よろしくお願いいたします。

例文5｜高額請求の予定日を確認する

高額請求では、請求番号、金額、期日を明記します。

件名：ご入金予定日の確認／請求書番号〇〇〇〇

〇〇様

いつも大変お世話になっております。

下記ご請求につきまして、ご入金予定日を確認させていただきたく、ご連絡いたしました。

請求書番号：〇〇〇〇
ご請求金額：〇〇〇〇円
お支払期日：〇月〇日

予定どおりのお手続きで相違ないか、ご確認いただけますでしょうか。

何卒よろしくお願いいたします。

期日前確認の例文をさらに探したい場合は、入金予定日の確認メール例文15選｜支払期日前にやんわり確認する文面をご覧ください。

月末・決算・長期休業前の確認メール例文

月末、決算前、夏季休業、年末年始などは、取引先の支払処理日が通常と異なる可能性があります。

休業直前では担当者が不在になることもあるため、支払期日の3営業日から1週間前を目安に確認します。

例文6｜月末の入金予定を確認する

月末の定例確認として使える文面です。

件名：月末のご入金予定について

〇〇様

いつもお世話になっております。

月末の経理処理に伴い、〇月分のご請求について、ご入金予定日を確認させていただいております。

弊社では〇月〇日にお振り込みいただける予定としておりますが、相違ございませんでしょうか。

日程に変更がございましたら、お知らせください。

よろしくお願いいたします。

例文7｜決算前に確認する

自社の決算処理を理由に、予定どおりの入金か確認します。

件名：決算前のご入金予定確認のお願い

〇〇様

平素より大変お世話になっております。

弊社の決算処理に伴い、下記ご請求のご入金予定を確認しております。

請求書番号：〇〇〇〇
お支払期日：〇月〇日

予定どおり期日までにお手続きいただける見込みでしょうか。

変更がございましたら、ご一報いただけますと幸いです。

例文8｜夏季休業前に確認する

夏季休業による振込日変更の有無を尋ねます。

件名：夏季休業前のご入金予定確認

〇〇様

いつも大変お世話になっております。

夏季休業期間を控え、〇月分のご請求について、お振込予定日を確認させていただいております。

弊社では〇月〇日にご入金いただける予定としておりますが、貴社の休業期間による変更はございませんでしょうか。

変更がございましたら、ご予定をご共有いただけますと幸いです。

例文9｜年末年始休業前に確認する

年内か年明けかを明確に確認する文面です。

件名：年末年始休業前のお支払予定確認

〇〇様

いつもお世話になっております。

年末年始休業を控え、下記ご請求のお振込予定日を確認させていただきたく、ご連絡いたしました。

年内にお手続きいただける予定でしょうか。

年明けとなる場合は、具体的なご入金予定日をご共有いただけますと幸いです。

よろしくお願いいたします。

季節別の文面は、月末・決算前の入金確認メール例文15選｜連休・年末前にも使える文面にまとめています。

請求書が届いているか確認するメール例文

入金が遅れる原因は、請求書の未着や社内共有漏れである場合もあります。

支払期日前または初回の催促時に、受領状況を確認しましょう。

請求書未着と決めつけず、「念のため受領状況を確認したい」と伝えます。

例文10｜メール送付した請求書を確認する

メール自体と添付ファイルの両方を確認します。

件名：〇月分請求書の受領確認

〇〇様

いつもお世話になっております。

〇月〇日にメールでお送りしました〇月分の請求書は、正常に届いておりますでしょうか。

請求書番号：〇〇〇〇
お支払期日：〇月〇日

未着または添付ファイルを開けない場合は、早急に再送いたします。

お手数ですが、ご確認をお願いいたします。

例文11｜経理担当者まで共有されているか確認する

営業担当者へ送った請求書が、経理部門へ届いているか確認します。

件名：請求書の社内共有状況について

〇〇様

いつも大変お世話になっております。

〇月〇日に〇〇様宛てにお送りしました請求書について、経理ご担当者様まで共有いただいておりますでしょうか。

お支払期日が〇月〇日となっているため、念のため確認のご連絡を差し上げました。

経理ご担当者様へ直接送付したほうがよろしければ、お知らせください。

例文12｜未着の請求書を再送する

再送であることと、前回と同一の請求書であることを明記します。

件名：【再送】〇月分請求書のご送付

〇〇様

いつも大変お世話になっております。

〇月分の請求書が届いていないとのことでしたので、改めて添付にてお送りいたします。

請求書番号：〇〇〇〇
ご請求金額：〇〇〇〇円
お支払期日：〇月〇日

前回送付分と同一の請求書です。

お手数ですが、添付ファイルをご確認いただけますと幸いです。

未着・再送の文面は、請求書が届いているか確認するメール例文10選｜未着・再送の文面をご覧ください。

支払期日を過ぎた後の催促メール例文

支払期日を過ぎた後は、現在の入金状況を確認し、未手続きの場合は具体的な予定日を尋ねます。

初回連絡では入金済みとの行き違いに配慮し、数日経過後は回答期限を設定します。

例文13｜支払期日の翌日に確認する

期限翌日に使えるやわらかい文面です。

件名：〇月分のお支払状況について

〇〇様

いつもお世話になっております。

昨日〇月〇日がお支払期日となっていた〇月分のご請求について、現時点で入金確認が取れておりません。

すでにお振り込み済みの場合は、行き違いとなりましたことをご容赦ください。

恐れ入りますが、お手続き状況をご確認いただけますでしょうか。

例文14｜振込日と振込名義を尋ねる

振込済みの可能性がある場合は、照合に必要な情報を確認します。

件名：お振込内容確認のお願い

〇〇様

いつもお世話になっております。

〇月分のご請求について、現時点で弊社口座への入金確認が取れておりません。

すでにお振込済みの場合は、お振込日、金額、振込名義をご共有いただけますでしょうか。

弊社側でも改めて確認いたします。

何卒よろしくお願いいたします。

例文15｜入金額が不足している場合

差額がある場合は、不足と断定せず内訳を確認します。

件名：ご入金額確認のお願い

〇〇様

いつも大変お世話になっております。

〇月〇日付で〇〇〇〇円のご入金を確認いたしました。お手続きいただき、ありがとうございます。

一方、請求書番号〇〇〇〇のご請求金額は〇〇〇〇円となっており、差額〇〇〇〇円が生じております。

振込手数料や相殺分など、差額の内訳をご確認いただけますでしょうか。

弊社側の確認不足でしたら申し訳ございません。

例文16｜支払期日から1週間経過している

回答期限を示し、具体的な予定日を求めます。

件名：お支払状況のご確認とご回答のお願い

〇〇様

いつもお世話になっております。

〇月〇日がお支払期日となっていた〇月分のご請求につきまして、現在まで入金確認が取れておりません。

恐れ入りますが、〇月〇日までに現在のお手続き状況をご回答いただけますでしょうか。

未手続きの場合は、具体的なご入金予定日をお知らせください。

何卒よろしくお願いいたします。

例文17｜複数の請求書をまとめて確認する

複数件ある場合は一覧形式にします。

件名：未確認のご請求3件について

〇〇様

いつもお世話になっております。

下記3件のご請求について、現時点で入金確認が取れておりません。

・請求書番号〇〇〇〇：〇〇〇〇円／期日〇月〇日
・請求書番号〇〇〇〇：〇〇〇〇円／期日〇月〇日
・請求書番号〇〇〇〇：〇〇〇〇円／期日〇月〇日

すでにお手続き済みのものがございましたら、振込日と振込名義をご共有ください。

未手続き分については、ご入金予定日をご回答いただけますと幸いです。

初回確認は入金が確認できないときのメール例文15選、期日後の催促は支払期日を過ぎた取引先への催促メール例文15選も参考にしてください。

2回目の入金催促メール例文

最初のメールに返信がない場合は、同じ文章をそのまま送るのではなく、前回の送信日と現在求めている対応を明記します。

2回目では回答期限を設定し、必要に応じて電話や経理担当者への連絡も検討します。

例文18｜初回メールを再送する

見落としの可能性に配慮した再連絡です。

件名：【再送】〇月分のご入金確認について

〇〇様

いつもお世話になっております。

〇月〇日にお送りしました下記ご請求の入金確認メールについて、念のため再度ご連絡いたしました。

メールが行き違いとなっておりましたら申し訳ございません。

現在のお手続き状況をご確認いただき、未手続きの場合はご入金予定日をお知らせください。

よろしくお願いいたします。

例文19｜電話がつながらない場合

電話した日時も記録として残します。

件名：お支払状況確認のお願い

〇〇様

いつもお世話になっております。

本日〇月〇日〇時ごろ、お支払状況の確認のためお電話いたしましたが、ご不在でしたのでメールにてご連絡いたします。

下記ご請求について、現在まで入金確認が取れておりません。

請求書番号：〇〇〇〇
ご請求金額：〇〇〇〇円

恐れ入りますが、〇月〇日までに現在の状況とご入金予定日をご回答ください。

例文20｜経理担当者をCCに入れる

責任追及ではなく、確認を円滑にするためと伝えます。

件名：【再確認】〇月分ご請求のお支払状況について

株式会社〇〇
営業部　〇〇様
経理部　〇〇様

いつも大変お世話になっております。

〇月〇日に下記ご請求の入金状況についてご連絡しておりますが、現在までご回答を確認できておりません。

確認を円滑に進めるため、経理ご担当の〇〇様にも同報しております。

恐れ入りますが、〇月〇日までにお手続き状況をご回答ください。

再連絡の詳しい文面は、2回目の入金催促メール例文10選｜返信がない場合の再連絡をご覧ください。

長期未入金の督促メール例文

支払期日から長期間経過し、複数回の連絡にも対応がない場合は、通常の確認より明確な期限を示します。

取引条件の変更や今後の対応に触れる場合は、担当者だけで判断せず、上司、経理、管理部門などへ確認してください。

例文21｜支払期日から1か月以上経過している

長期未入金であることと再期限を明記します。

件名：長期未入金となっているご請求の確認

〇〇様

平素より大変お世話になっております。

〇月〇日がお支払期日となっていた下記ご請求について、1か月以上にわたり入金を確認できておりません。

請求書番号：〇〇〇〇
ご請求金額：〇〇〇〇円

恐れ入りますが、〇月〇日までにお振込手続きをお願いいたします。

期日までのご対応が難しい場合は、具体的な支払計画をご提示ください。

例文22｜約束した入金日を繰り返し過ぎた

無理な予定ではなく、確実に対応可能な日付を求めます。

件名：ご入金予定日の再確認とご対応のお願い

〇〇様

いつもお世話になっております。

先日のご連絡では〇月〇日にお振り込みいただける予定と伺っておりましたが、現時点でご入金を確認できておりません。

以前にも予定日の変更があったため、恐れ入りますが、確実にお手続き可能な日付をご回答ください。

〇月〇日までにご連絡くださいますようお願いいたします。

例文23｜分割払いの計画を求める

各回の金額と日付を具体的に提示してもらいます。

件名：お支払計画のご提示について

〇〇様

ご連絡いただき、ありがとうございます。

分割払いをご希望とのこと、承りました。

社内で検討するため、以下の内容をご提示いただけますでしょうか。

・初回のお支払日と金額
・2回目以降のお支払日と金額
・最終支払予定日

内容を確認のうえ、改めてご回答いたします。

例文24｜取引条件の見直しに触れる

社内で実際に検討している場合に限って使用します。

件名：お支払いに関する重要なお願い

〇〇様

平素より大変お世話になっております。

これまで複数回にわたり、下記ご請求についてご連絡しておりますが、現在までご入金および具体的なご回答を確認できておりません。

恐れ入りますが、〇月〇日までにお振り込み、または確定したご入金予定日をご連絡ください。

今後もご対応が確認できない場合は、支払条件や今後のお取引について見直しをお願いする可能性がございます。

何卒ご対応くださいますようお願い申し上げます。

強めの文面は、長期未入金の督促メール例文10選｜強めでも失礼にならない文面をご覧ください。

入金予定の返信が来たときの返事例文

取引先から支払予定日の回答が届いたら、返信へのお礼と、予定を承知したことを伝えます。

「今週中」「月末まで」など曖昧な回答で、具体的な日付が必要な場合は、入金管理を理由に確認しましょう。

例文25｜今週中の振り込みを了承する

具体的な日付が不要な場合の返信です。

〇〇様

ご連絡いただき、ありがとうございます。

今週中にお振り込みいただけるとのこと、承知いたしました。

お手続きのほど、よろしくお願いいたします。

例文26｜具体的な振込日を確認する

社内報告などで日付が必要な場合に使います。

〇〇様

ご連絡いただき、ありがとうございます。

今週中にお振り込みいただけるとのこと、承知いたしました。

弊社での入金確認の都合上、可能でしたら、具体的なお振込予定日をご共有いただけますでしょうか。

お手数ですが、よろしくお願いいたします。

例文27｜明日振り込むと返信が来た

「明日」を具体的な日付にして復唱します。

〇〇様

ご連絡いただき、ありがとうございます。

明日〇月〇日にお振り込みいただける予定とのこと、承知いたしました。

弊社でも同日付の入金予定として確認いたします。

よろしくお願いいたします。

例文28｜支払日の延期を希望された

その場で了承せず、理由と予定日を確認します。

〇〇様

ご連絡いただき、ありがとうございます。

お支払日の変更をご希望とのこと、承りました。

社内で確認するため、変更理由と現時点で可能なご入金予定日をご共有いただけますでしょうか。

内容を確認のうえ、改めてご連絡いたします。

返信文をさらに探したい場合は、「今週中に振り込みます」への返信例文15選｜入金予定日の確認をご覧ください。

支払いが遅れる側から送る謝罪メール例文

自社から取引先への支払いが遅れる場合は、催促を受ける前に連絡します。

遅延理由を簡潔に説明し、実際に守れる具体的な入金予定日を示しましょう。

例文29｜支払期日前に遅延を連絡する

支払日に間に合わないと分かった時点で送ります。

件名：お支払日の変更に関するお詫びとお願い

株式会社〇〇
〇〇様

いつも大変お世話になっております。

下記ご請求につきまして、弊社の社内処理に遅れが生じており、当初の支払期日までのお振り込みが難しい状況となりました。

ご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございません。

〇月〇日には必ずお振込手続きを行う予定です。

誠に勝手なお願いではございますが、お支払日の変更についてご了承いただけますと幸いです。

例文30｜振込完了後に謝罪する

遅れて振り込んだ場合は、振込内容とお詫びを伝えます。

件名：お支払い遅延のお詫びと振込完了のご連絡

〇〇様

いつも大変お世話になっております。

〇月〇日がお支払期日となっていた下記ご請求について、本日振込手続きを完了いたしました。

お支払いが遅れましたことを、深くお詫び申し上げます。

振込日：〇月〇日
振込金額：〇〇〇〇円
振込名義：〇〇〇〇

今後は期日管理を徹底し、再発防止に努めてまいります。

このたびは誠に申し訳ございませんでした。

支払う側の謝罪文は、支払いが遅れるときの謝罪メール例文15選｜入金予定日の伝え方で詳しく紹介しています。

入金確認・支払い催促メールに使える件名

件名は、対象となる請求と確認したい内容が分かるものにします。

初回連絡では「警告」「最終通告」などの強い言葉を避けましょう。

2回目以降は、「再送」「再確認」と付けることで、以前にも連絡していることを伝えられます。

ご入金予定日の確認について
〇月分ご請求のお支払予定について
月末のご入金予定について
請求書到着のご確認
〇月分ご請求の入金状況について
お振込状況のご確認
ご入金予定日確認のお願い
【再送】〇月分ご請求のお支払状況について
お支払期限の再確認について
長期未入金に関するお支払いのお願い
お支払いに関する重要なお願い
お振込予定日の再確認について
お支払い遅延のお詫び
お支払い遅延のお詫びと振込完了のご連絡

入金確認メールの基本的な書き方

入金確認メールでは、相手を責めることよりも、請求内容と現在の状況を明確にすることが重要です。

何の請求について、いつまでに、どのような対応を求めているのかが伝わる順番で書きましょう。

対象となる請求を明記する

請求書番号、請求金額、支払期日、対象月などを記載します。

請求書番号
請求書発行日
請求金額
支払期日
対象月または案件名
振込先口座

確認できている事実だけを書く

「支払っていない」と断定せず、「現時点で弊社にて入金確認が取れておりません」と伝えます。

振込名義の違いや金融機関の処理時間など、自社で照合できていない可能性も考慮しましょう。

行き違いへの配慮を添える

初回連絡では、すでに振込済みの場合への一文を入れます。

すでにお振込済みの場合は、行き違いとなりましたことをご容赦ください
本メールと前後してお手続きいただいている場合は、ご放念ください
弊社側の確認不足でしたら、申し訳ございません

回答してほしい内容を具体的にする

「ご確認ください」だけでは、相手から返答がないことがあります。

振込済みの場合：振込日、金額、振込名義
未手続きの場合：具体的な入金予定日
請求書未着の場合：再送先
支払いが難しい場合：理由と支払計画

メールを送る前に確認すること

取引先へ催促する前に、自社側の入金履歴や請求内容を確認します。

自社の見落としだった場合、不要な催促によって相手へ手間をかけることになるためです。

以下の項目を確認してからメールを送信しましょう。

支払期日は本当に過ぎているか
請求書に記載した期日に誤りはないか
入金口座をすべて確認したか
別名義で振り込まれていないか
一部入金や相殺処理がないか
請求書が正しい送付先へ届いているか
取引先から延期の連絡を受けていないか
担当者変更や長期休業がないか
契約上の支払条件と一致しているか

入金確認・支払い催促で避けたいNG表現

入金が遅れていても、感情的な表現や根拠のない警告は避けます。

相手を責めても、支払いが早まるとは限りません。

事実、期限、求める対応を分けて、冷静に伝えましょう。

「まだ支払われていません」

相手の未払いを断定する表現です。

「現時点で弊社にて入金確認が取れておりません」とすると、行き違いにも配慮できます。

「すぐに振り込んでください」

期限が曖昧で、命令的な印象があります。

「〇月〇日までにお手続きをお願いいたします」と具体的な日付を示します。

「何度言えば分かるのでしょうか」

感情的で、取引関係を損ねる可能性があります。

「〇月〇日および〇月〇日に確認のご連絡を差し上げております」と、連絡履歴を事実として示しましょう。

「支払わなければ法的措置を取ります」

正式な方針が決まっていない段階で、法的対応を断定するのは避けてください。

重要な対応へ進む場合は、上司、経理、法務、専門家などへ確認し、決定済みの内容だけを伝えます。

入金確認・支払い催促に関するよくある質問

入金確認では、何日前に連絡するか、支払期日から何日待つか、どの段階で強い文面へ変えるか判断に迷います。

ここでは、入金確認と支払い催促でよくある疑問に回答します。

契約や社内の債権管理ルールがある場合は、その内容を優先してください。

支払期日前に確認メールを送っても失礼ではありませんか？

経理処理や長期休業など、確認する理由があれば失礼にはあたりません。

ただし、期日前に未入金を責める表現は避け、予定どおり処理されるかを確認する形にします。

支払期日から何日後に催促すればよいですか？

一般的には、支払期日の翌営業日から数日以内に確認します。

高額請求や資金管理への影響が大きい場合は翌営業日に、通常の取引では金融機関の反映を待ってから連絡する方法があります。

最初のメールに返信がない場合は何日待ちますか？

回答期限を設定している場合は、その期限を過ぎた翌営業日以降に再連絡します。

期限を設定していない場合は、2～3営業日程度を目安にし、急ぎの場合は電話も併用します。

電話とメールのどちらがよいですか？

記録を残すため、基本はメールが適しています。

返信がない場合や急ぎの場合は電話を併用します。

電話で確認した入金予定日は、メールでも送り、認識に相違がないか確認しましょう。

予定どおりなら返信不要と書いてもよいですか？

支払期日前の確認で、予定どおりなら回答が不要な場合は記載して構いません。

具体的な入金予定日を必ず把握したい場合は、返信不要とは書かず、回答を依頼します。

取引先から「今週中に振り込む」と言われたら日付を聞くべきですか？

今週中の入金で問題がなければ、必ず聞く必要はありません。

社内報告、高額請求、過去の遅延など、具体的な日付が必要な場合に確認しましょう。

長期未入金ではどこまで強く書いてよいですか？

請求内容、連絡履歴、再設定した期限、求める対応は明確に伝えて構いません。

一方、相手の人格を否定する表現や、決定していない取引停止・法的対応を断定する文章は避けてください。

入金済みだった場合はどう返信しますか？

自社で入金を確認し、行き違いだったことを謝罪します。

〇〇様

ご確認いただき、ありがとうございました。

弊社でも〇月〇日付のご入金を確認いたしました。

行き違いのご連絡となり、お手数をおかけしましたことをお詫び申し上げます。

今後ともよろしくお願いいたします。

まとめ｜支払期日前・期限後・再催促で文面を使い分ける

入金確認・支払い催促メールは、支払期日前、期限直後、再催促、長期未入金の段階に応じて文面を変えます。

最初から強い言葉を使うのではなく、予定確認、入金状況の確認、回答期限の設定、明確な督促の順に段階を進めましょう。

支払期日前は催促ではなく予定確認として送る
期限後は入金済みとの行き違いに配慮する
請求書番号、金額、支払期日を明記する
未手続きの場合は具体的な入金予定日を尋ねる
返信がなければ前回の送信日と回答期限を示す
長期未入金では連絡履歴と再期限を明確にする
強い対応へ進む前に社内で方針を確認する
電話で確認した内容もメールで記録に残す

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