議事録の書き方完全マニュアル│テンプレート20選と作成のコツ

議事録は、会議の内容を正確に記録し、関係者間で情報を共有するための重要な文書です。

しかし、何をどのように記録すべきか、どのような形式が適切かに悩む方も多いのではないでしょうか。

実は、効率的な議事録作成には、目的に応じたテンプレートの活用と、基本的なルールの理解が不可欠です。

本記事では、あらゆるビジネスシーンで活用できる汎用テンプレートから、特定の会議形式に特化したテンプレートまで、実践的な20のテンプレートと作成のコツをご紹介します。

これらを活用することで、効率的かつ正確な議事録作成が可能になります。

この記事でわかること

基本的な議事録の構成要素と作成ルール
すぐに使える汎用テンプレート10種類
目的別の実践テンプレート10種類
効率的な議事録作成のテクニック
よくある失敗とその対処法

明日の会議から即実践できる議事録テンプレート20種類と作成ノウハウを、実例を交えながら詳しく解説していきます。

関連記事（議事録関連）

すぐに使える議事録テンプレート10選
目的別テンプレート10選と活用法
議事録作成の基本ルールと要素
シーン別の使い分けポイント
効率的な作成のコツ
作成時の注意点と失敗例
まとめ
よくある質問(FAQ)

すぐに使える議事録テンプレート10選

会議の基本となる議事録テンプレートをご紹介します。

これらは、どのような会議でも応用可能な汎用性の高いフォーマットです。

会議の規模や目的に応じて、必要な要素を選択・カスタマイズしてご活用ください。

特に、初めて議事録を作成する方は、これらのテンプレートを参考に基本的な構成を押さえることをおすすめします。

基本的な議事録テンプレート

最も一般的な形式で、どのような会議にも応用できる基本テンプレートです。

項目を過不足なく含み、必要に応じて追加・削除が可能な汎用性の高い形式となっています。

▽テンプレート例

会議名：
日時：YYYY年MM月DD日 HH:MM～HH:MM
場所：
出席者：
欠席者：

議題1：
【結論】
【討議内容】
【アクション項目】
担当者：
期限：

議題2：
（以下同様の形式で記載）

次回会議：YYYY年MM月DD日 HH:MM～

議題ごとに結論、討議内容、アクションアイテムを明確に分けることで、後から必要な情報を素早く見つけることができます。

簡易版議事録テンプレート

短時間の打ち合わせや少人数での会議に適した簡潔なテンプレートです。

必要最小限の情報を記録しつつ、重要な決定事項やアクションアイテムを確実に残すことができます。

時間を節約しながら効果的な情報共有が可能です。

▽テンプレート例

◆会議概要
会議名：簡易打ち合わせ
日時：YYYY/MM/DD HH:MM-HH:MM
参加者：

◆決定事項
1.
2.
3.

◆ToDo
担当者名：タスク内容（期限）
担当者名：タスク内容（期限）

◆次回
日時：YYYY/MM/DD HH:MM-

決定事項とToDoを分けて記載することで、後からの確認が容易になります。

特にToDoは、担当者と期限を必ず併記することで、タスク管理との連携がスムーズになります。

目的別セクション形式テンプレート

会議の目的や議論の性質に応じてセクションを分けたテンプレートです。

情報の整理と検索が容易で、特に長時間の会議や複数のトピックを扱う会議に適しています。

議論の流れを論理的に整理できます。

▽テンプレート例

【会議基本情報】
会議名：
開催日時：YYYY年MM月DD日 HH:MM～HH:MM
場所：
参加者：

【報告事項】
1. 前回からの進捗報告
 ・
 ・

【検討事項】
1. 課題とその対応策
 課題：
 対応策：
 決定事項：

【確認事項】
1. スケジュール確認
 ・
 ・

【アクションアイテム】
担当者：作業内容（期限：○月○日）

各セクションは必要に応じて追加・削除可能です。

特に「報告事項」「検討事項」「確認事項」の区分けにより、会議の進行と記録が連動し、効率的な運営が可能になります。

タイムライン形式テンプレート

時系列で議事を記録するテンプレートです。

会議の流れを詳細に残したい場合や、後から議論の経緯を確認する必要がある場合に適しています。

特に重要な意思決定を行う会議での使用がおすすめです。

▽テンプレート例

会議名：○○検討会議
日時：YYYY年MM月DD日 HH:MM～HH:MM
参加者：

14:00 議題1：○○について
 ・A氏：△△の提案
 ・B氏：□□の懸念事項指摘
 →結論：◇◇の方針で進める

14:20 議題2：××について
 ・C氏：▽▽の現状報告
 ・D氏：◎◎の代替案提示
 →継続検討：次回までに◇◇を調査

【決定事項一覧】
1.
2.

【アクションアイテム】
・A氏：○○の資料作成（期限：MM/DD）
・B氏：△△の調整（期限：MM/DD）

時刻を記録することで、会議の進行状況や各議題にかけた時間が明確になります。

次回の会議時間配分の参考にもなり、より効率的な会議運営に活用できます。

PDCA形式テンプレート

PDCAサイクルに基づいて議事を整理するテンプレートです。

継続的な改善活動や定期的なレビュー会議に適しています。

前回の計画と実績を確認し、次のアクションにつなげる形式で記録します。

▽テンプレート例

■会議概要
会議名：○○改善会議
日時：YYYY年MM月DD日 HH:MM～
参加者：

■前回計画の実績確認（Check）
計画1：
達成状況：
課題：

計画2：
達成状況：
課題：

■課題への対応策（Act）
課題1への対策：
課題2への対策：

■次期計画（Plan）
目標：
実施事項：
1.
2.

■実行計画（Do）
担当　　　　タスク　　　　期限
A氏　　　　○○の実施　　MM/DD
B氏　　　　△△の展開　　MM/DD

PDCAの各要素を明確に区分けすることで、改善活動の進捗が可視化されます。

特に実績と課題の関係性、そこから導き出される対策が明確になり、継続的な改善活動を促進できます。

課題管理重視型テンプレート

問題解決や課題管理に重点を置いたテンプレートです。

各課題の優先度、対応状況、解決策を明確に記録できます。

特にプロジェクトの課題管理や、問題解決を目的とした会議に適しています。

▽テンプレート例

◆会議基本情報
会議名：課題管理会議
日時：YYYY/MM/DD HH:MM-HH:MM
参加者：

◆課題一覧と対応状況
[課題1]
優先度：高・中・低
状況：新規・対応中・解決済み
内容：
原因：
対応策：
担当者：
期限：
備考：

[課題2]
（同様のフォーマットで記載）

◆新規課題の報告
1.
2.

◆解決済み課題の確認
1.
2.

◆次回アクション
担当者：タスク内容（期限）

課題ごとに優先度と状況を明記することで、重要度と緊急度に応じた適切な対応が可能になります。

解決済み課題も記録することで、類似問題発生時の参考資料として活用できます。

ブレインストーミング記録テンプレート

アイデア出しや創造的な議論を記録するためのテンプレートです。

出されたアイデアを分類しながら記録し、その後の検討や実現可能性の評価に活用できます。

発想の経緯も含めて記録することができます。

▽テンプレート例

■会議概要
テーマ：
日時：YYYY/MM/DD HH:MM-
参加者：

■アイデア出し
【カテゴリA】
1. アイデア：
  →発展案：
  →課題：
  →可能性：

2. アイデア：
  （同様の形式で記載）

【カテゴリB】
1. アイデア：
  （同様の形式で記載）

■評価と選定
最有力案：
理由：
懸念事項：

次点案：
理由：
懸念事項：

■次のステップ
実現に向けた課題：
必要なリソース：
担当者：
期限：

アイデアをカテゴリ分けしながら記録することで、後からの整理や検討が容易になります。

発展案や課題も併記することで、実現可能性の検討にも活用できます。

フィードバック会議用テンプレート

評価やレビューのフィードバックを記録するためのテンプレートです。

ポジティブな点とネガティブな点をバランスよく記録し、具体的な改善アクションにつなげることができます。

建設的な議論の記録に適しています。

▽テンプレート例

◆会議概要
会議名：フィードバック会議
日時：YYYY/MM/DD HH:MM-HH:MM
対象期間：YYYY/MM/DD-YYYY/MM/DD
参加者：

◆成果・良かった点
1. 内容：
   具体例：
   継続・強化策：

2. 内容：
   （同様の形式で記載）

◆課題・改善点
1. 内容：
   影響：
   改善策：
   担当者：
   期限：

2. 内容：
   （同様の形式で記載）

◆今後の目標設定
短期目標（3ヶ月）：
中期目標（6ヶ月）：
長期目標（1年）：

◆アクションプラン
担当者：改善内容（期限）

ポジティブな内容を先に記録し、その後で改善点を扱うことで、建設的な議論の流れを作ることができます。

具体的な行動計画まで含めることで、実効性の高いフィードバックが可能です。

定例会議用テンプレート

週次や月次の定例会議に特化したテンプレートです。

前回からの進捗確認と次回までの目標設定を効率的に記録できます。

継続的な業務の管理と定期的な状況把握に適しています。

▽テンプレート例

■基本情報
会議名：定例会議
日時：毎週/毎月○曜日 HH:MM-HH:MM
参加者：

■前回からの進捗報告
【チームA】
予定：
実績：
差異理由：
対策：

【チームB】
（同様の形式で記載）

■今週/今月の目標
【チームA】
目標：
実施事項：
期限：
リスク：

【チームB】
（同様の形式で記載）

■共有事項
1.
2.

■リスク・課題
内容：
対策：
担当：
期限：

■次回までのアクション
担当者：タスク内容（期限）

チームごとの進捗を一覧で把握でき、目標と実績の差異分析も容易です。

定例会議の度に同じフォーマットを使用することで、経時的な比較や傾向分析も可能になります。

合意形成会議用テンプレート

複数の選択肢から最適な解を導き出す際に使用するテンプレートです。

各選択肢のメリット・デメリットを整理し、最終的な意思決定までのプロセスを明確に記録できます。

重要な判断を行う会議に適しています。

▽テンプレート例

□会議概要
会議名：意思決定会議
日時：YYYY/MM/DD HH:MM-HH:MM
参加者：
決定事項：

□検討事項
テーマ：
背景：
制約条件：

□選択肢の評価
【選択肢A】
概要：
メリット：
 1.
 2.
デメリット：
 1.
 2.
コスト：
リスク：
実現性：

【選択肢B】
（同様の形式で記載）

□比較検討
評価基準：
1. 
2.
3.

□最終決定
決定事項：
理由：
懸念事項：
対策：

□実行計画
担当者：アクション（期限）

各選択肢を同じ基準で評価し、検討プロセスを可視化することで、客観的な判断が可能になります。

決定に至った理由を明確に記録することで、後からの検証や説明にも活用できます。

目的別テンプレート10選と活用法

会議の目的や性質によって、記録すべき内容や重点は大きく異なります。

このセクションでは、特定の目的に特化した実践的なテンプレートを紹介します。

より詳細な各種会議の議事録については、「プロジェクト会議の議事録│15の場面別テンプレート集」や「経営会議の議事録作成術│12の実践テンプレート」など、専門記事もご参照ください。

プロジェクトキックオフ会議用テンプレート

プロジェクトの立ち上げ時に使用する特化型テンプレートです。

プロジェクトの目的、スコープ、体制、スケジュールなどの重要事項を漏れなく記録できます。

より詳細なプロジェクト会議の記録方法は「プロジェクト会議の議事録│15の場面別テンプレート集」をご参照ください。

▽テンプレート例

◆プロジェクト概要
プロジェクト名：
開始日：YYYY/MM/DD
終了予定日：YYYY/MM/DD
目的：
成果物：

◆体制
プロジェクトオーナー：
プロジェクトマネージャー：
チームメンバー：
 - ○○チーム：
 - △△チーム：
ステークホルダー：

◆スコープ
【対象範囲】
1.
2.

【対象外】
1.
2.

◆マイルストーン
フェーズ1：○○完了（MM/DD）
フェーズ2：△△完了（MM/DD）
最終期限：□□納品（MM/DD）

◆予算
総額：
内訳：
 - 人件費：
 - 外注費：
 - その他：

◆リスク認識
1. リスク：
   対策：
   担当：

◆次のアクション
担当者：タスク（期限）

キックオフ時点での認識合わせを確実に記録し、後の進捗管理の基準として活用できます。

特にスコープとマイルストーンは、プロジェクト進行中の指針として重要です。

経営戦略会議用テンプレート

経営レベルの意思決定を記録するための特化型テンプレートです。

中長期的な戦略の検討から具体的な施策まで、重要な決定事項を体系的に記録できます。

より詳細な経営会議の記録方法は「経営会議の議事録作成術│12の実践テンプレート」をご参照ください。

▽テンプレート例

■会議概要
会議名：経営戦略会議
日時：YYYY/MM/DD HH:MM-HH:MM
参加者：
場所：

■市場環境分析
【外部環境】
機会：
脅威：
競合動向：

【内部環境】
強み：
弱み：
経営資源：

■重要議題
1. 中期経営計画の進捗
  現状：
  課題：
  対策：
  
2. 新規事業戦略
  検討案：
  投資規模：
  リスク：
  判断：

■財務関連
売上実績：
利益実績：
キャッシュフロー：
投資計画：

■重要決定事項
1. 決定内容：
   背景：
   実施時期：
   担当部門：

■リスク管理
リスク項目：
対応策：
モニタリング方法：

■次回に向けて
準備事項：
担当者：タスク（期限）

経営判断の背景や根拠を明確に記録し、実行計画まで落とし込むことで、確実な戦略実行が可能になります。

特に市場環境分析と財務関連の記録は、継続的な経営判断の基礎として重要です。

部門間調整会議用テンプレート

異なる部門間での調整事項を記録するための特化型テンプレートです。

各部門の状況や要望を明確にし、調整事項や決定事項を漏れなく記録できます。

より詳細な部門会議の記録方法は「部門会議の議事録テンプレート15選│効率的な作成方法」をご参照ください。

▽テンプレート例

□会議概要
会議名：部門間調整会議
日時：YYYY/MM/DD HH:MM-HH:MM
参加部門：

□部門別状況
【○○部門】
現状：
課題：
要望：

【△△部門】
現状：
課題：
要望：

□調整事項
1. 案件名：
   概要：
   影響部門：
   調整結果：
   実施時期：
   
2. 案件名：
   （同様の形式で記載）

□リソース配分
人員：
予算：
設備：

□スケジュール調整
マイルストーン：
相互依存事項：
クリティカルパス：

□決定事項と担当
決定内容：
主担当部門：
支援部門：
期限：

□フォローアップ
確認事項：
確認タイミング：
担当者：

各部門の立場や状況を明確にしながら、調整結果と実行計画を具体的に記録します。

特にリソース配分とスケジュール調整は、部門間の協力体制構築に重要です。

商品開発会議用テンプレート

新商品の企画から開発プロセスまでを記録するための特化型テンプレートです。

市場ニーズ、技術要件、開発スケジュールなど、商品開発に必要な要素を体系的に記録できます。

オンラインでの開発会議については「オンライン会議の議事録作成完全ガイド｜テンプレート20選とZoom/Teams活用法」も参考になります。

▽テンプレート例

■会議概要
商品名：
開発フェーズ：企画/設計/試作/評価
日時：YYYY/MM/DD HH:MM-
参加者：

■市場分析
ターゲット：
市場規模：
競合状況：
差別化要素：

■製品仕様
【必須要件】
1.
2.

【望ましい要件】
1.
2.

■技術検討
課題：
解決策：
必要リソース：

■品質基準
要求品質：
試験項目：
合格基準：

■開発スケジュール
フェーズ1：企画確定（MM/DD）
フェーズ2：設計完了（MM/DD）
フェーズ3：試作評価（MM/DD）
発売日：YYYY/MM/DD

■コスト
目標原価：
開発予算：
設備投資：

■リスク管理
技術リスク：
市場リスク：
対策：

■次のアクション
担当者：タスク内容（期限）

商品開発の各フェーズで重要な決定事項を明確に記録し、開発プロセスの透明性を確保します。

特に技術要件と品質基準は、具体的な数値目標を含めて記録することが重要です。

予算策定会議用テンプレート

予算の策定と調整を記録するための特化型テンプレートです。

予算項目の詳細から、部門間の調整事項、承認プロセスまでを体系的に記録できます。

経営会議との連携については「経営会議の議事録作成術│12の実践テンプレート」も参照してください。

▽テンプレート例

◆会議概要
会議名：予算策定会議
対象期間：YYYY年度
日時：YYYY/MM/DD HH:MM-
参加者：

◆前年度実績
売上実績：
経費実績：
投資実績：
差異分析：

◆予算案
【売上予算】
製品別：
地域別：
チャネル別：

【経費予算】
人件費：
販管費：
投資予算：

【設備投資】
項目：
金額：
効果：

◆重点施策
1. 施策名：
   予算額：
   期待効果：
   KPI：

◆調整事項
部門：
要求額：
調整額：
理由：

◆承認プロセス
1次承認：MM/DD
最終承認：MM/DD
通知方法：

◆モニタリング計画
確認頻度：
報告形式：
対応基準：

予算項目ごとの詳細な検討内容と、最終的な調整結果を明確に記録します。

特に重点施策については、予算額だけでなく期待効果とKPIも併せて記録することが重要です。

人事評価会議用テンプレート

人事評価の判定プロセスと結果を記録するための特化型テンプレートです。

評価基準、実績、今後の育成計画まで、人材に関する重要事項を体系的に記録できます。

部門ごとの評価基準については「部門会議の議事録テンプレート15選」も参考になります。

▽テンプレート例

□評価会議基本情報
日時：YYYY/MM/DD HH:MM-
対象期間：YYYY/MM-YYYY/MM
参加者：

□評価対象者情報
氏名：
所属：
役職：
入社年次：

□期初目標と実績
【目標1】
内容：
達成度：
評価：

【目標2】
内容：
達成度：
評価：

□定性評価
強み：
1.
2.

改善点：
1.
2.

□評価判定
評価ランク：
評価理由：
 - 定量面：
 - 定性面：

□今後の育成計画
短期課題：
育成方針：
研修計画：

□フィードバック計画
実施日：
実施者：
重点項目：

□処遇検討
昇進・昇格：
給与改定：
配置転換：

評価プロセスの透明性を確保し、育成計画まで含めた包括的な記録を残すことで、継続的な人材育成に活用できます。

特に評価理由は具体的な事実に基づいて記録することが重要です。

リスク管理会議用テンプレート

企業が直面するリスクの特定、評価、対策を記録するための特化型テンプレートです。

リスクの優先順位付けから具体的な対応策まで、リスク管理に必要な要素を網羅的に記録できます。

経営層への報告については「経営会議の議事録の作り方完全ガイド｜実践テンプレート12選と作成のコツ」も参照してください。

▽テンプレート例

■会議概要
会議名：リスク管理委員会
日時：YYYY/MM/DD HH:MM-
参加者：

■リスク評価
【リスク項目1】
カテゴリ：
発生可能性：高/中/低
影響度：大/中/小
優先度：
現状の対策：
追加対策：
担当部門：
期限：

【リスク項目2】
（同様の形式で記載）

■新規リスク報告
1. リスク内容：
   検知時期：
   暫定対策：
   担当者：

■モニタリング状況
対象リスク：
確認頻度：
測定指標：
警戒値：

■クライシス対応
想定シナリオ：
対応手順：
連絡体制：
訓練計画：

■是正措置
実施内容：
効果検証：
水平展開：

■次回アクション
担当者：タスク（期限）

リスクの評価基準を明確にし、対策の進捗状況を定期的に確認できる形式です。

特にモニタリング指標と警戒値を具体的に設定することで、早期の対応が可能になります。

品質管理会議用テンプレート

製品やサービスの品質に関する検討事項を記録するための特化型テンプレートです。

品質基準の設定から、不適合の管理、改善活動まで、品質管理に必要な要素を体系的に記録できます。

オンラインでの品質会議には「オンライン会議の議事録作成完全ガイド｜テンプレート20選とZoom/Teams活用法」も参考になります。

▽テンプレート例

◆会議概要
会議名：品質管理会議
日時：YYYY/MM/DD HH:MM-
参加者：

◆品質状況報告
【製品A】
不適合件数：
主要因：
対策状況：

【製品B】
（同様の形式で記載）

◆重大品質問題
1. 問題内容：
   発生日時：
   影響範囲：
   緊急対策：
   恒久対策：
   水平展開：

◆品質指標モニタリング
項目：
目標値：
実績値：
差異理由：
改善計画：

◆予防措置
リスク：
対策：
効果確認：
担当部門：

◆品質改善活動
テーマ：
目標：
実施事項：
進捗状況：

◆教育・訓練計画
対象者：
内容：
実施時期：

品質データを定量的に把握し、問題の早期発見と改善活動につなげられる記録形式です。

特に重大品質問題については、対策の進捗と効果を継続的に記録することが重要です。

採用面接記録用テンプレート

採用面接の内容と評価を記録するための特化型テンプレートです。

応募者の基本情報から面接での質疑応答、評価のポイントまで、採用判断に必要な情報を漏れなく記録できます。

部門別の評価基準は「部門会議の議事録テンプレート15選」も参照してください。

▽テンプレート例

■面接概要
日時：YYYY/MM/DD HH:MM-HH:MM
面接官：
面接段階：一次/二次/最終

■応募者情報
氏名：
応募職種：
最終学歴：
職務経験：

■スキル評価
【専門性】
強み：
課題：
評価：A/B/C

【語学力】
レベル：
評価：A/B/C

■質疑応答
Q1：
A1：
評価：

Q2：
A2：
評価：

■行動特性評価
リーダーシップ：
コミュニケーション：
チームワーク：
主体性：

■総合評価
評点：
推薦度：高/中/低
理由：

■採用可否判断
判定：
理由：
適性部門：
推奨職位：

■条件検討
想定給与：
入社時期：
配属先：

面接での質疑応答を具体的に記録し、評価の根拠を明確にすることで、公平な採用判断が可能になります。

特に行動特性評価は、具体的なエピソードと共に記録することが重要です。

取引先商談用テンプレート

取引先との商談内容を記録するための特化型テンプレートです。

商談の目的、交渉内容、合意事項まで、ビジネス展開に重要な情報を体系的に記録できます。

オンライン商談については「オンライン会議の議事録作成完全ガイド｜テンプレート20選とZoom/Teams活用法」も参考になります。

▽テンプレート例

□商談概要
日時：YYYY/MM/DD HH:MM-
場所：
参加者：
 自社：
 先方：

□商談内容
【目的】
主題：
達成目標：

【提案内容】
1. 
2.
3.

【先方要望】
1.
2.
3.

□価格条件
提示価格：
希望価格：
交渉経緯：
合意価格：

□納期・数量
納入時期：
発注数量：
最小ロット：

□契約条件
支払条件：
保証範囲：
契約期間：

□次のステップ
自社対応：
先方対応：
期限：

□フォローアップ
確認事項：
連絡方法：
次回日程：

商談の進行状況と合意事項を明確に記録し、次のアクションにつなげやすい形式です。

特に価格や条件の交渉経緯は、今後の取引関係構築の重要な参考情報となります。

議事録作成の基本ルールと要素

議事録作成には、守るべき基本ルールと必要不可欠な要素があります。

正しい形式と必要な情報を押さえることで、会議の内容を正確に記録し、効果的な情報共有と意思決定の証跡として機能する議事録を作成できます。

ここでは、議事録作成の基本となるルールと、含めるべき重要な要素について詳しく解説します。

議事録に必ず含めるべき7つの基本情報

議事録の基本要素は、会議の「5W1H」を正確に記録し、後から確認しても内容が明確に理解できるようにすることです。

適切な議事録作成は、組織の意思決定プロセスを透明化し、業務効率を大きく向上させます。

以下、必須要素を確実に押さえることで、質の高い議事録を作成できます。

会議の基本情報（開催日時・場所・参加者）
議題と目的
議事内容（発言・決定事項）
アクションアイテム
次回予定
承認者
作成者・連絡先

効果的な記録方法と書き方のポイント

議事録は単なる会議の記録ではなく、組織の意思決定や業務遂行の重要な証跡となります。

正確で分かりやすい記録を残すことで、後から参照する際の混乱を防ぎ、確実な業務遂行をサポートできます。

作成時は以下の5つのポイントを意識しましょう。

時系列に沿った明確な構成
- 議題ごとに項目を分ける
- 発言者を明記する
- 決定事項を強調表示する
客観的な事実の記録
- 主観的な解釈を避ける
- 発言をそのまま記録する
- 数値や具体的な情報を正確に記載する
アクションアイテムの明確化
- 担当者を明記する
- 期限を具体的に記載する
- 必要なリソースを明確にする
フォローアップ事項の整理
- 未解決の課題を列挙する
- 次回への持ち越し事項を明記する
- 確認が必要な事項をリスト化する
承認プロセスの明確化
- 承認者の役職・氏名を記載する
- 承認日時を記録する
- 修正履歴を残す

議事録作成時の基本的な注意事項

効果的な議事録作成には、以下の点に特に注意を払う必要があります。

これらの基本ルールを守ることで、より実用的で価値のある議事録を作成できます。

会議中の発言や決定事項を正確に記録することは重要ですが、それだけでなく、組織の意思決定プロセスを明確に示し、後続のアクションにつなげられる形式で整理することが求められます。

特に以下の点には注意が必要です。

簡潔かつ明確な文章で記述する
重要な決定事項は太字や下線で強調する
アクションアイテムは担当者と期限を明記する
配布先に応じて機密情報の取り扱いに注意する
次回会議までのフォローアップ項目を明確にする

【テンプレート活用のポイント】

より詳細な議事録テンプレートについては、「すぐに使える議事録テンプレート10選」や「目的別テンプレート10選と活用法」のセクションで具体的な例を確認できます。

また、会議の種類に応じた使い分けについては「シーン別の使い分けポイント」を参照してください。

「議事録のフォーマット比較│Word・Excel・クラウドツール活用術」も参考にしてみてください。

シーン別の使い分けポイント

会議の目的や参加者の構成によって、議事録に求められる要素や詳細度は大きく異なります。

効果的な議事録作成のためには、会議の性質を正確に理解し、適切なフォーマットを選択することが重要です。

ここでは、代表的な会議シーンごとの重要ポイントと作成方法を解説します。

経営会議・取締役会での議事録作成

経営会議や取締役会の議事録は、組織の意思決定を記録する重要な法的文書となります。

会社法上の要件を満たしながら、経営判断のプロセスを明確に記録することが求められます。

特に決議事項については、慎重な記録が必要です。

重要な意思決定の記録
- 決議事項の明確な記載
- 賛否の記録と理由
- 反対意見の明記
- 検討過程の詳細
- リスク分析の内容

より詳しい経営会議の議事録作成については、「経営会議の議事録作成術│12の実践テンプレート」で解説しています。

プロジェクト会議での記録方法

プロジェクト会議では、進捗状況や課題、次のアクションを明確にすることが重要です。

特に責任範囲と期限を明確にし、プロジェクトの遅延リスクを最小化する記録が求められます。

プロジェクト進捗の記録
- マイルストーンの確認
- リスク要因の特定
- 課題の優先順位付け
- リソース配分の決定
- スケジュール調整

プロジェクト会議特有の記録方法は「プロジェクト会議の議事録│15の場面別テンプレート集」で詳しく解説しています。

部門会議での重要ポイント

部門会議では、日常業務に直結する具体的な施策や課題について議論されます。

実務レベルでの決定事項や、部門間の連携に関する内容を明確に記録する必要があります。

部門固有の課題管理
- 業務目標の進捗確認
- 人員配置の調整
- 予算執行状況
- 部門間連携事項
- 改善施策の検討

部門別の具体的な記録方法は「部門会議の議事録テンプレート15選│効率的な作成方法」をご参照ください。

オンライン会議特有の記録ポイント

オンライン会議では、通信状況や参加者の環境による影響を考慮した記録が必要です。

また、録画・録音機能の活用や、チャットでの補足情報の取り扱いなど、対面会議とは異なる要素に注意が必要です。

オンライン特有の記録要素
- 接続状況の記録
- チャット内容の統合
- 録画データの参照
- 画面共有の内容
- 発言者の確認方法

オンライン会議の詳細な記録方法については「オンライン会議の議事録作成完全ガイド｜テンプレート20選とZoom/Teams活用法」で解説しています。

各会議シーンに適した議事録作成のポイントをしっかりと押さえることで、より効果的な情報共有と意思決定の記録が可能になります。

特に重要な点は、それぞれの会議の目的に応じて、記録すべき内容の優先順位を適切に設定することです。

効率的な作成のコツ

議事録作成は重要な業務ですが、多くの時間を要する作業でもあります。

効率的な作成方法を身につけることで、質を維持しながら作成時間を短縮できます。

ここでは、実践的な効率化のテクニックと、よく活用されているツールの使い方を解説します。

会議前の準備と環境整備

効率的な議事録作成の鍵は、会議前の準備にあります。

適切な準備により、会議中の記録がスムーズになり、後の編集作業も大幅に削減できます。

事前の環境整備で、より効率的な記録が可能になります。

事前準備のポイント
テンプレートの事前用意
アジェンダの詳細確認
参加者リストの準備
記録機器の動作確認
必要資料の整理

特に重要なのは、会議の目的と論点を事前に整理し、記録すべきポイントを明確にしておくことです。

リアルタイム記録のテクニック

会議中の効率的な記録には、特有のスキルとテクニックが必要です。

重要なポイントを逃さずに、簡潔に記録する方法を身につけることで、後工程の作業を大幅に削減できます。

リアルタイム記録の工夫
箇条書きでの速記
重要キーワードの強調
決定事項の即時マーク
時間経過の記録
発言者の略称使用

発言内容をすべて記録するのではなく、重要なポイントを選別して記録することが効率化の秘訣です。

デジタルツールの効果的活用

現代のビジネスシーンでは、様々なデジタルツールを活用することで、議事録作成の効率を大きく向上させることができます。

ツールの特性を理解し、適切に使いこなすことが重要です。

有効なツールの例
音声認識アプリ
メモアプリの活用
クラウドストレージ
テキストエディタ
プロジェクト管理ツール

ただし、ツールに頼りすぎず、内容の正確性を常に確認することが重要です。

編集・確認作業の効率化

会議後の編集・確認作業も、効率化の重要なポイントです。

適切な手順とチェックリストを活用することで、作業時間を短縮しながら、質の高い議事録を作成できます。

効率的な編集手順
構成の最適化
表現の統一
重複内容の整理
リンクの確認
フォーマットの調整

編集作業は可能な限り会議直後に行い、記憶が新鮮なうちに完了させることをお勧めします。

これらのテクニックを組み合わせることで、議事録作成の効率を大きく向上させることができます。

特に、定期的な会議では、これらの方法を習慣化することで、さらなる効率化が期待できます。

「議事録のフォーマット比較│Word・Excel・クラウドツール活用術」も参考にしてみてください。

作成時の注意点と失敗例

議事録作成では、よくある失敗パターンを理解し、事前に対策を講じることが重要です。

ここでは、実務でよく見られる失敗例と、その具体的な防止策について解説します。

これらの点に注意を払うことで、より質の高い議事録作成が可能になります。

よくある記載ミスと防止策

議事録の記載ミスは、後々の業務遂行に大きな支障をきたす可能性があります。

特に重要な決定事項や数値に関する誤記は、深刻な問題につながることがあります。

適切な確認プロセスを設けることが重要です。

主な記載ミスの例
日時・場所の誤記
参加者名の誤表記
数値データの転記ミス
決定事項の曖昧な記載
担当者の記載漏れ

記載ミスを防ぐためには、複数の目での確認と、チェックリストの活用が効果的です。

構成・フォーマットの失敗例

議事録の構成やフォーマットの不備は、情報の伝達効率を低下させる原因となります。

一貫性のある形式を維持し、読み手を意識した構成を心がけることが重要です。

構成上の失敗例
論点の整理不足
時系列の混乱
見出しの不適切な使用
重要度の区別なし
結論の不明確さ

標準的なテンプレートを活用し、一貫性のある構成を維持することで、これらの問題を防ぐことができます。

情報管理上の注意点

議事録には機密情報が含まれることも多く、適切な情報管理が必要不可欠です。

特に、配布範囲の管理と機密レベルの設定には細心の注意を払う必要があります。

情報管理の重要点
アクセス権限の設定
版数管理の徹底
機密情報の区分
保存期間の明確化
廃棄ルールの遵守

情報漏洩を防ぐため、配布前に必ず機密情報の有無をチェックすることが重要です。

これらの注意点を意識し、適切な対策を講じることで、多くの失敗を未然に防ぐことができます。

特に初めて議事録を作成する場合は、経験者のレビューを受けることをお勧めします。

より詳しい作成方法については、「効率的な作成のコツ」のセクションも参考にしてください。

まとめ

議事録作成は、組織の意思決定と業務遂行を支える重要な業務です。

本記事では、基本的なルールから実践的なテクニック、さらには注意点まで、総合的に解説してきました。

議事録作成の基本となるのは、以下の5つのポイントです。

必要な基本情報（5W1H）を漏れなく記録する
会議の種類や目的に応じて適切なフォーマットを選択する
決定事項とアクションアイテムを明確に記録する
効率的な作成のためのツールやテクニックを活用する
法的要件や社内規定に準拠した適切な管理を行う

これらのポイントを押さえることで、より質の高い議事録作成が可能になります。

特に重要なのは、議事録が単なる会議の記録ではなく、組織の意思決定とアクションにつながる重要な文書だということです。

実践にあたっては、本記事で紹介したテンプレートやツールを活用しながら、自身の業務環境に最適な方法を見つけていくことをお勧めします。

より詳細な内容については、シーン別の専門記事もご参照ください。

関連記事（議事録関連）

適切な議事録作成のスキルは、ビジネスパーソンとしての価値を高める重要な要素となります。

ぜひ、本記事の内容を実践に活かし、効果的な議事録作成を実現してください。

よくある質問(FAQ)

議事録作成に関して、実務でよく寄せられる質問とその回答をまとめました。

これらの質問は、多くのビジネスパーソンが直面する一般的な課題を網羅しています。

ここでの回答を参考に、より効果的な議事録作成を実現してください。

Q1：議事録はどのくらい詳細に記録すべきですか？

A1：会議の目的と想定読者に応じて詳細度を調整します。

経営会議や法的な重要性が高い会議では詳細な記録が必要ですが、一般的な部門会議では、決定事項、アクションアイテム、重要な議論のポイントを中心に記録します。

発言を逐語的に記録する必要はありません。

Q2：会議中にメモを取り切れない場合はどうすればよいですか？

A2：音声録音（参加者の同意が必要）やAIツールの活用が効果的です。

また、会議前にアジェンダを確認し、記録すべき重要ポイントを整理しておくことで、効率的なメモ取りが可能になります。

必要に応じて、他の参加者にもメモの補完を依頼することをお勧めします。

Q3：反対意見や否定的な内容はどう記録すべきですか？

A3：客観的な事実として、具体的な理由や懸念点を記録します。

感情的な表現は避け、建設的な議論として記録することが重要です。

特に重要な決定に関する反対意見は、組織の意思決定プロセスの証跡として、明確に記録する必要があります。

Q4：議事録の承認フローはどうすべきですか？

A4：基本的な流れは、作成者→議長・重要参加者→全参加者の順です。

承認期限を設定し、修正要望があった場合の対応手順も明確にしておきます。

特に重要な会議では、承認者の署名や捺印が必要になる場合もあります。

Q5：機密情報を含む議事録の取り扱いはどうすればよいですか？

A5：機密レベルを明確に表示し、アクセス権限を適切に設定します。

配布リストを厳密に管理し、保管・廃棄のルールも明確にしておく必要があります。

電子データの場合は、暗号化やパスワード保護も検討してください。

Q6：オンライン会議特有の記録方法はありますか？

A6：接続状況や参加者の出入りを記録し、チャットでの重要なやり取りも議事録に含めます。

画面共有された資料の取り扱いも明記し、録画データがある場合はその保存場所と参照方法を記載します。

Q7：議事録のレビュー依頼はどのタイミングで行うべきですか？

A7：原則として会議終了後24時間以内に第一稿を作成し、レビュー依頼を行います。

記憶が新鮮なうちに確認できることで、より正確な内容確認が可能になります。

急を要する決定事項がある場合は、当日中の作成・確認が望ましいです。

Q8：議事録の保管期間はどれくらいにすべきですか？

A8：会議の重要度と法的要件に応じて設定します。

取締役会議事録は10年以上、一般的な会議は3-5年程度が目安です。

ただし、プロジェクト関連の議事録は、プロジェクト完了後も一定期間の保管が必要です。

Q9：前回の議事録との関連性はどう示すべきですか？

A9：冒頭で前回の決定事項とその進捗を確認し、記録します。

継続審議の案件は、前回からの変更点や進展を明確にし、必要に応じて前回議事録への参照リンクも付記します。

Q10：議事録作成の効率を上げるコツはありますか？

A10：テンプレートの活用、ショートカットキーの習得、音声認識ツールの利用が効果的です。

また、会議中はキーワードベースでメモを取り、直後に詳細を補完する方法も効率的です。

定期的な会議では、前回の議事録を下書きとして活用することもお勧めします。