オンライン会議の議事録作成完全ガイド｜テンプレート20選とZoom/Teams活用法

オンライン会議は企業の標準的なコミュニケーション手段として定着しました。

しかし、対面での会議と異なり、オンライン会議では音声品質の問題や参加者の反応が見えにくいなど、議事録作成に特有の課題があります。

また、Zoom、Teams、ハイブリッド形式など、ツールや形式によって記録すべきポイントも変わってきます。

本記事では、オンライン会議の形式別に最適化された20の議事録テンプレートと、効率的な作成のコツをご紹介します。

これらを活用することで、オンライン会議特有の課題を克服し、正確で活用しやすい議事録を作成できます。

この記事でわかること

オンライン会議特有の議事録作成の課題と解決方法
会議ツール別（Zoom/Teams）の最適な記録方法
ハイブリッド会議での注意点と記録のコツ
リモートチームの会議記録における工夫
オンライン会議の議事録テンプレート20種の活用法

オンライン会議の議事録作成に悩む方は、ぜひ最後までお読みください。

会議ツール別の実践的なテンプレートで、正確な記録と情報共有を実現できます。

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すぐに使えるZoom会議の議事録テンプレート
Microsoft Teams会議の議事録テンプレート
ハイブリッド会議の議事録作成のポイント
リモートチーム会議の議事録テンプレート
オンライン会議特有の記録術
議事録の共有・活用のベストプラクティス
オンライン会議の議事録作成まとめ
よくある課題とその解決法(FAQ)

すぐに使えるZoom会議の議事録テンプレート

オンライン会議ツールの代表格であるZoomには、チャット機能や画面共有など独自の機能があります。

この特徴を活かした議事録テンプレートを4つのシーン別に用意しました。

まずは最も利用頻度の高い定例会議から見ていきましょう。

定例ミーティングの基本テンプレート

週次や月次の定例ミーティングは、Zoom会議の中で最も一般的な形式です。

参加者の出欠管理から議事進行、資料共有まで、漏れなく記録することが重要です。

このテンプレートを使えば、効率的な情報共有と確実なフォローアップが実現できます。

▽テンプレート例

【定例会議議事録】
開催日時：[日付] [時間]
会議名：[会議名]
Zoom会議ID：[ミーティングID]
録画：有・無

◆参加者
主催者：[名前]（ホスト）
参加者：[名前]（部署）※画面表示名併記
欠席者：[名前]（理由）

◆アジェンダと実施時間
1. 前回タスク確認（10分）
2. 今週の進捗報告（20分）
3. 課題共有・討議（20分）
4. 次週アクション確認（10分）

◆議事内容
1. 前回タスク確認
 - [担当者名]：[進捗状況]
 - 遅延項目：[理由と対策]

2. 今週の進捗報告
 - [報告者名]：[報告内容]
 - チャット補足：[内容]

3. 課題共有・討議
 - 課題：[内容]
 - 決定事項：[内容]
 - 保留事項：[内容]

◆次回アクション
[担当者名]：[タスク内容]（期限）

◆共有資料
1. [資料名]：[保存先URL]
2. [資料名]：[保存先URL]

◆次回予定
日時：[日付] [時間]
場所：Zoom（同一ID）

録画の有無を明記し、保管ルールを統一する
画面表示名とチャット発言者名の一致を確認
議事内容は【結論→理由→アクション】の順で
画面共有された資料は必ずURLを記録
次回アクションは期限と担当者を明確化

特に重要な数値や決定事項は、チャットでの書き込みを依頼し、スクリーンショットも活用しましょう。

録画を行う場合は、冒頭で参加者の同意を得ることを忘れずに。

また、チャットログは別途保存することをお勧めします。

プロジェクトミーティングのテンプレート

プロジェクトミーティングでは、進捗状況や課題の詳細な記録が必須です。

特にオンラインでは、複数のステークホルダーが参加することも多いため、決定事項や責任範囲を明確にする必要があります。

このテンプレートで、確実な情報共有を実現します。

▽テンプレート例

【プロジェクトMTG議事録】
開催日時：[日付] [時間]
プロジェクト名：[名称]
会議種別：[定例/臨時]
Zoom会議ID：[ミーティングID]
録画：有・無

◆参加者（所属/役割）
PM：[名前]（ホスト）
メンバー：[名前]（担当領域）
クライアント：[名前]（所属）
※欠席者：[名前]（理由）

◆プロジェクト状況
期間：[開始日]～[終了予定日]
進捗率：[%]
予算消化率：[%]

◆アジェンダ
1. 前回からの進捗報告（20分）
2. リスク・課題管理（20分）
3. 次期アクションプラン（15分）
4. 決定事項確認（5分）

◆議事詳細
1. 進捗状況
 - 完了タスク：[内容]
 - 進行中：[内容と進捗率]
 - 遅延：[内容と対策]

2. リスク・課題
 - 新規課題：[内容]（影響度/優先度）
 - 継続課題：[対応状況]
 - 解決課題：[解決方法]

3. アクションプラン
担当者：[タスク]（期限/優先度）

◆決定事項
1. [決定内容]
 - 決定者：[名前]
 - 実施期限：[日付]

◆共有資料
1. 進捗報告資料：[URL]
2. 課題管理表：[URL]

◆次回予定
日時：[日付] [時間]

進捗率は数値で明確に記録する
リスクは影響度と優先度を必ず付記
決定事項は決定者と期限を明示
課題管理はステータスを色分け
次アクションは担当者確認を必須に

クライアント参加の場合は、録画承認を事前に得ておきましょう。

また、重要な決定事項は必ずチャットにも記載してもらい、スクリーンショットを保存。

課題管理表は常に最新版のURLを記録します。

1on1ミーティングのテンプレート

1on1ミーティングは、上司と部下の密なコミュニケーションの場です。

オンラインでは表情や声のトーンが伝わりにくいため、より丁寧な記録が重要になります。

このテンプレートで、建設的な対話と確実なフォローアップを実現します。

▽テンプレート例

【1on1ミーティング記録】
実施日時：[日付] [時間]
所要時間：[分]
Zoom会議ID：[ミーティングID]
録画：無

◆参加者
上司：[名前]（役職）
メンバー：[名前]（所属）

◆本人の状況
コンディション：[5段階]
業務負荷：[5段階]
モチベーション：[5段階]

◆議題
1. 先月の振り返り
 - 達成事項：[内容]
 - 未達事項：[内容と理由]
 - 学んだこと：[内容]

2. 今後の目標・課題
 - 短期目標：[内容]（期限）
 - 長期目標：[内容]
 - 課題認識：[内容]

3. キャリア開発
 - 希望する成長領域：[内容]
 - 必要なサポート：[内容]

◆アクションプラン
本人：[実施事項]（期限）
上司：[サポート内容]（期限）

◆フィードバック要点
良かった点：[内容]
改善点：[内容]
期待：[内容]

◆次回予定
日時：[日付] [時間]

状況は数値化して変化を把握
発言内容は文脈も含めて記録
フィードバックは具体例を付記
期待することは明確に言語化
アクションは双方向で設定

プライバシーに配慮し、原則として録画は行いません。

記録内容は上司・部下間のみで共有し、人事評価の参考としても活用。

定期的な実施により、成長の軌跡を可視化することができます。

クライアントミーティングのテンプレート

クライアントとのオンラインミーティングでは、商談内容や要望の正確な記録が不可欠です。

特に、提案内容や価格条件などの重要事項は、後のトラブル防止のため、より詳細な記録が求められます。

▽テンプレート例

【クライアントMTG議事録】
実施日時：[日付] [時間]
案件名：[案件名]
目的：[商談/提案/報告]
Zoom会議ID：[ミーティングID]
録画：有（承認済）・無

◆参加者
弊社側：
 - [名前]（役職/役割）
クライアント側：
 - [会社名]
 - [名前]（役職/決裁権有無）

◆議事内容
1. 提案・説明事項
 - 提案内容：[要点]
 - 提示条件：[価格/納期等]
 - 補足資料：[資料名とURL]

2. クライアント要望
 - 要望事項：[内容]
 - 懸念事項：[内容]
 - 制約条件：[内容]

3. 質疑応答
Q：[質問内容]（質問者）
A：[回答内容]（回答者）

◆決定事項
1. [決定内容]
 - 決定者：[クライアント側]
 - 条件：[内容]
 - 期限：[日付]

◆次のアクション
弊社側：[対応内容]（期限）
クライアント側：[依頼内容]（期限）

◆共有資料
1. 提案資料：[URL]
2. 見積書：[URL]

◆次回予定
日時：[日付] [時間]
目的：[内容]

決裁権の有無を必ず確認
金額や納期は明確に記録
質疑は5W1Hで詳細に記録
宿題事項は期限を明確に
資料版数を必ず管理する

重要な商談は、クライアントの承諾を得た上で録画を行います。

見積条件や納期などの重要事項は、必ずチャットでも確認し、スクリーンショットを保存。

議事録は24時間以内に共有することを推奨します。

Microsoft Teams会議の議事録テンプレート

Microsoft Teamsは、Office製品との連携やチーム機能が特徴的です。

チャネル内での会話の流れや共有ファイルの管理など、Teams特有の機能を活かした議事録テンプレートを4つのシーン別に紹介します。

部門会議用テンプレート

部門会議は、日常業務の報告から中長期の戦略まで、幅広い議題を扱います。

Teamsのチャネル機能と連携することで、過去の議事録や関連資料への素早いアクセスが可能になります。

確実な情報共有を実現しましょう。

▽テンプレート例

【部門会議議事録】
開催日時：[日付] [時間]
チャネル名：[Teams内チャネル名]
会議タイプ：[通常/臨時]
録画：有・無

◆参加者
部門長：[名前]
参加者：@[メンション名]（役割）
欠席者：[名前]（理由）

◆部門KPI進捗
1. KPI項目名：[達成率]
 - 前月比：[%]
 - 年間目標比：[%]

◆アジェンダ
1. KPI進捗報告（15分）
2. 重点施策の状況（20分）
3. 課題と対策（15分）
4. 今後の展開（10分）

◆議事内容
1. KPI進捗詳細
 - [項目名]：[実績/計画]
 - 課題：[内容]
 - 対策：[内容]

2. 重点施策
 - [施策名]：[進捗状況]
 - 成果：[内容]
 - 懸念事項：[内容]

3. 主な課題と対策
課題1：[内容]
 - 影響度：[大/中/小]
 - 対策：[内容]
 - 担当：@[メンション名]

◆決定事項
1. [決定内容]（決定者）
 - 対応担当：@[メンション名]
 - 期限：[日付]

◆共有ファイル
1. 月次レポート：[Teamsファイルリンク]
2. 施策資料：[SharePointリンク]

◆次回予定
日時：[日付] [時間]
場所：Teams会議（定例リンク）

KPIは必ずグラフも添付する
担当者はメンションで指定
資料はTeams内に統一保管
課題は優先度を必ず付記
決定事項は上位者を明記

Teams会議の録画データは自動でSharePointに保存されます。

重要な決定事項は、該当するチャネルにも投稿し、チーム全体での共有を図りましょう。

また、議事録はWikiページとしても保存することをお勧めします。

全社会議用テンプレート

全社会議は、経営方針や重要施策を全従業員と共有する重要な場です。

Teamsのライブイベント機能を活用することで、大人数での円滑な進行が可能です。

質問やフィードバックも効率的に収集できる形式としました。

▽テンプレート例

【全社会議議事録】
開催日時：[日付] [時間]
形式：Teamsライブイベント
参加予定数：[数]名
実参加数：[数]名
録画：有（全社共有用）

◆登壇者
社長：[名前]
役員：[名前]（担当領域）
進行：[名前]

◆アジェンダ
1. 社長メッセージ（20分）
2. 業績報告（15分）
3. 重要施策説明（20分）
4. 部門別報告（30分）
5. Q&A（15分）

◆議事内容
1. 社長メッセージ
 - 経営方針：[要点]
 - 重点取り組み：[内容]
 - 従業員への期待：[内容]

2. 業績ハイライト
 - 売上実績：[金額]（計画比[%]）
 - 利益実績：[金額]（計画比[%]）
 - 重要KPI：[数値]

3. 重要施策
 - [施策名]：[概要]
 - 期待効果：[内容]
 - 実施時期：[スケジュール]

◆Q&A記録
Q1：[質問内容]（部署名）
A1：[回答内容]（回答者名）

◆共有資料
1. 全社会議資料：[SharePointリンク]
2. 業績詳細：[Teamsファイル]

◆フォローアップ
1. 録画配信：[配信予定日]
2. 資料共有：[共有方法]
3. 追加Q&A：[受付方法]

ライブ参加数を必ず記録
数値は全て計画比を明記
Q&Aは部署名まで記録
録画は期限付きで配信
機密情報は別途管理

録画データは期間限定で社内公開します。

Q&Aセッションでの質問は、Teams上で事前に収集し、カテゴリ分けして回答することで効率的な進行が可能です。

未回答の質問は後日フォローアップします。

チーム会議用テンプレート

チーム会議は、プロジェクトやタスクの詳細な進行管理を行う場です。

Teamsのタスク管理機能やPlanner連携を活用することで、その場での進捗更新や次のアクションの割り当てがスムーズに行えます。

▽テンプレート例

【チーム会議議事録】
開催日時：[日付] [時間]
チーム名：[名称]
チャネル：[名称]
録画：有・無

◆参加者
チームリーダー：[名前]
メンバー：@[メンション名]
ゲスト：[名前]（所属）

◆タスクボード状況
完了：[件数]
進行中：[件数]
未着手：[件数]
ブロック：[件数]

◆アジェンダ
1. タスク進捗確認（15分）
2. ブロッカー対応（15分）
3. 新規タスク割当（10分）
4. チーム課題共有（10分）

◆タスク進捗詳細
1. 完了タスク
 - [タスク名]：@[担当者]
 - 成果物：[Teamsリンク]

2. 進行中タスク
 - [タスク名]：@[担当者]
 - 進捗率：[%]
 - 期限：[日付]

3. ブロッカー報告
課題：[内容]
 - 影響：[範囲]
 - 対策：[内容]
 - 支援要請：@[メンション名]

◆新規タスク
1. [タスク名]
 - 担当：@[メンション名]
 - 期限：[日付]
 - 優先度：[高/中/低]

◆共有事項
1. チーム目標進捗：[状況]
2. リスク事項：[内容]

◆次回予定
日時：[日付] [時間]

タスクは即時Plannerに反映
ブロッカーは優先度を付記
支援要請は具体的に記録
成果物は必ずリンク添付
期限変更は理由を明記

タスクの進捗状況は、会議中にリアルタイムでPlannerを更新します。

Teams上での会話スレッドも議事録の一部として保管し、決定事項や重要な会話は必ずピン留めしておきましょう。

勉強会・研修用テンプレート

オンラインでの勉強会や研修では、参加者の理解度確認や質疑応答の記録が特に重要です。

Teamsのブレイクアウトルーム機能やフォーム機能を活用し、インタラクティブな学習記録を残すことができます。

▽テンプレート例

【勉強会・研修議事録】
開催日時：[日付] [時間]
テーマ：[タイトル]
形式：[講義/ワークショップ]
録画：有（学習用）

◆参加者
講師：[名前]（所属）
参加者：[総数]名
- 部署A：[数]名
- 部署B：[数]名

◆セッション構成
1. 導入・目的説明（10分）
2. 講義パート（40分）
3. 演習・討議（30分）
4. 質疑応答（10分）

◆学習内容
1. 講義要点
 - [トピック]：[キーポイント]
 - 参考資料：[SharePointリンク]

2. 演習内容
 - 課題：[内容]
 - 実施方法：[手順]
 - 成果物：[提出先]

3. グループワーク記録
グループA：
 - メンバー：@[メンション名]
 - 討議内容：[要点]
 - 発表資料：[リンク]

◆質疑応答
Q1：[質問内容]
A1：[回答内容]

◆理解度確認
Forms結果：[平均点]
- 高評価項目：[内容]
- 要補足項目：[内容]

◆フォローアップ
1. 補足資料：[配布予定日]
2. 個別質問：[受付方法]
3. 次回予告：[テーマ]

Forms結果は即時共有
録画は章立てで整理
資料は検索可能に整理
質問は分類して管理
欠席者用にサマリー作成

録画データはチャプター分けして保存し、復習しやすい形式で共有します。

また、Teamsのウィキ機能を活用して、よくある質問や重要なポイントをまとめたナレッジベースを作成することをお勧めします。

ハイブリッド会議の議事録作成のポイント

出社とリモートワークを組み合わせたハイブリッド型の働き方が定着し、対面とオンラインの参加者が混在する会議が増えています。

両者の意見を公平に扱い、円滑なコミュニケーションを実現する記録方法を解説します。

対面・リモート参加者の発言記録方法

ハイブリッド会議では、対面参加者とリモート参加者の発言機会を均等に確保し、その内容を漏れなく記録することが重要です。

参加形態による発言のしやすさの違いを考慮した記録方法を紹介します。

▽テンプレート例

【ハイブリッド会議 発言記録フォーマット】
会議名：[名称]
日時：[日付] [時間]
場所：[会議室名]＋オンライン

◆参加者記録
会議室参加：
 - [名前]（役職）：着席位置[A1]
 - [名前]（役職）：着席位置[B2]
オンライン参加：
 - [名前]（所属）：接続環境[自席/在宅]
 - [名前]（所属）：接続環境[自席/在宅]

◆発言記録方式
1. 会議室発言
 - 発言者：[着席位置]＋[名前]
 - 内容：[要点]
 - 補足：[ジェスチャー/資料指示等]

2. オンライン発言
 - 発言者：[名前]＋[環境]
 - 内容：[要点]
 - チャット補足：[内容]

◆共有情報管理
1. 会議室共有
 - ホワイトボード：[写真保存先]
 - 配布資料：[スキャンデータURL]

2. オンライン共有
 - 画面共有：[スクリーンショット]
 - チャット：[ログ保存先]

発言者の位置情報を明記
オンライン発言を優先的に拾う
チャットでの補足を推奨
非言語情報も可能な限り記録
資料共有方法を使い分ける

会議室とオンラインの参加者間で情報格差が生じないよう、ホワイトボードの内容は即時写真共有、付箋等の意見出しはデジタルツールを併用するなど、工夫が必要です。

音声品質問題への対処法

ハイブリッド会議では、会議室の集音環境やオンライン参加者の通信状態により、音声品質にばらつきが生じやすくなります。

正確な議事録作成のため、音声トラブルへの対処方法と補完的な記録方法を紹介します。

▽テンプレート例

【音声品質管理チェックシート】
会議名：[名称]
確認者：[名前]

◆音声品質確認
■会議室側
マイク配置：[配置図]
スピーカー設定：[音量/EQ]
確認済みデッドスポット：[位置]

■オンライン側
接続テスト実施：[時刻]
音声トラブル者：[名前]（状況）
代替通信手段：[電話/チャット]

◆トラブル発生時の記録方法
1. 音声不明瞭な発言
 - 発言者：[名前]
 - 推定内容：[要点]
 - 確認方法：[チャット/メール]
 - 確認結果：[内容]

2. 通信切断時の対応
 - 発生時刻：[時刻]
 - 対象者：[名前]
 - 状況：[内容]
 - 再参加：[時刻]
 - 補足説明：[内容]

音声トラブルは発生時に記録
不明瞭な発言は即時確認
代替手段を事前に確保
確認結果は追記で明示
録音データをバックアップ

重要な発言は必ずチャットでの入力を依頼し、音声トラブル時のバックアップとします。

また、会議の冒頭で全員の音声テストを実施し、問題があれば代替手段を確保しておきましょう。

参加形態別の出席確認方法

ハイブリッド会議での出席確認は、会議室とオンラインの参加者を漏れなく記録する必要があります。

また、途中参加や退出、通信トラブルによる一時離脱なども正確に把握できる仕組みが重要です。

▽テンプレート例

【ハイブリッド会議 出席管理シート】
会議名：[名称]
日時：[日付]

◆事前登録情報
参加予定：[総数]名
- 会議室：[数]名
- オンライン：[数]名
- 途中参加予定：[数]名

◆出席記録
1. 会議室参加者
 [名前]（所属）
 - 入室：[時刻]
 - 退室：[時刻]
 - 備考：[特記事項]

2. オンライン参加者
 [名前]（所属）
 - ログイン：[時刻]
 - 接続状態：[安定/不安定]
 - 一時離脱：[時刻]～[時刻]
 - ログアウト：[時刻]

◆未参加者フォロー
- 欠席者：[名前]（理由）
- 代理出席：[名前]→[代理者名]
- 資料共有先：[連絡先]

参加形態を色分けで管理
接続状態を定期確認
代理出席を明確に記録
途中参加を予定に反映
資料共有先を明記する

出席者リストは会議開始時、中間、終了時の3回確認することをお勧めします。

また、重要な決定事項がある場合は、その時点での出席者を特記するなど、より詳細な記録が必要です。

資料共有の記録方法

ハイブリッド会議では、会議室での紙資料提示とオンラインでの画面共有が混在します。

全ての参加者が同じ資料を適切なタイミングで参照できるよう、共有方法と保存場所を統一的に管理する必要があります。

▽テンプレート例

【ハイブリッド会議 資料管理シート】
会議名：[名称]
資料管理者：[名前]

◆事前共有資料
1. [資料名]
 - 形式：[PDF/PowerPoint]
 - 保存先：[SharePointリンク]
 - 共有範囲：[参加者/部門内/全社]
 - バージョン：[ver.数]

◆会議中共有資料
1. 会議室提示資料
 - 資料名：[名称]
 - 提示者：[名前]
 - デジタル化：[スキャン/撮影]
 - 保存先：[URL]

2. 画面共有資料
 - 資料名：[名称]
 - 共有者：[名前]
 - キャプチャ：[保存済/未]
 - 保存先：[URL]

◆追加資料管理
1. ホワイトボード記録
 - 撮影者：[名前]
 - 撮影時刻：[時刻]
 - 保存先：[URL]

2. 付箋・メモ類
 - デジタル化担当：[名前]
 - 完了期限：[日時]
 - 保存形式：[PDF/画像]

資料は全てデジタル保管
バージョン管理を徹底
アクセス権限を明確化
更新履歴を必ず記録
期限付き資料を明示

機密情報を含む資料は、アクセス権限を適切に設定し、有効期限も設けます。

また、会議中に作成された手書きメモやホワイトボードの内容は、可能な限り即時デジタル化して共有することを推奨します。

リモートチーム会議の議事録テンプレート

異なる場所で働くメンバーが集まるリモートチーム会議では、時差や文化の違いにも配慮が必要です。

効率的なコミュニケーションと確実な情報共有を実現する、状況別の議事録テンプレートを紹介します。

グローバルチーム用テンプレート

多国籍のメンバーが参加するグローバルチーム会議では、言語や文化の違いを考慮した記録が重要です。

誤解を防ぎ、明確なアクションにつなげるため、シンプルで具体的な記録方式を採用します。

▽テンプレート例

【Global Team Meeting Minutes】
Date & Time: [UTC/GMT]
Meeting ID: [ID]
Language: English

◆Attendees
Team Lead: [Name](Location/Time zone)
Members:
- [Name](Location) - [Local time]
- [Name](Location) - [Local time]

◆Agenda
1. Updates from Each Region (20min)
2. Project Status (20min)
3. Issues & Solutions (15min)
4. Next Actions (5min)

◆Discussion Details
1. Regional Updates
[Region]:
- Achievement: [Content]
- Challenges: [Content]
- Support needed: [Content]

2. Project Status
Project A:
- Progress: [%]
- Timeline: [On track/Delayed]
- Blockers: [If any]

3. Issues & Solutions
Issue 1:
- Description: [Clear description]
- Impact: [Scope]
- Solution: [Action items]
- Owner: @[Name]

◆Action Items
[Owner]: [Task](Due date)
- Priority: [High/Medium/Low]
- Support: [Required resources]

◆Key Decisions
1. [Decision point]
- Agreed by: [Names]
- Implementation: [Timeline]

◆Next Meeting
Date: [UTC/GMT]
Focus: [Topics]

時差を必ずUTC表記で統一
決定事項は箇条書きで明確に
文化的配慮を要する表現を回避
アクションには期限を必須化
専門用語は注釈を付記する

重要な決定事項は、その場でチャットに書き出し、全員の確認を得ます。

言語の壁を考慮し、図表や絵文字も活用。議事録は24時間以内に共有し、現地語への翻訳も検討します。

時差のあるチーム用テンプレート

時差のある拠点間でのミーティングでは、同期・非同期のコミュニケーションを効果的に組み合わせる必要があります。

リアルタイムの議論と事後の情報共有を両立させる記録方式を採用しています。

▽テンプレート例

【時差対応チーム会議議事録】
基準時刻：[UTC]
参加拠点：
- 拠点A：[現地時刻]
- 拠点B：[現地時刻]

◆参加形態
リアルタイム参加：
- [拠点名]：@[名前]（[現地時刻]）
事前録画視聴：
- [拠点名]：@[名前]（視聴期限）

◆アジェンダ
1. 事前共有事項の確認（10分）
2. リアルタイム検討事項（30分）
3. 非同期フォロー事項（20分）

◆議事内容
1. 事前共有された議題
課題1：[内容]
- 事前コメント：[内容]（@投稿者）
- 本会議での結論：[内容]

2. リアルタイム討議事項
テーマ：[内容]
- 提案：[内容]（@提案者）
- 議論：[要点]
- 結論：[内容]

3. 非同期フォロー事項
課題：[内容]
- 検討期限：[期日]
- フィードバック方法：[ツール/形式]
- 最終決定予定：[期日]

◆フォローアップ計画
1. 録画視聴メンバー向け
- 視聴期限：[日時]
- フィードバック期限：[日時]
- 検討必須事項：[内容]

2. 次回会議までのタスク
@[担当者名]：[タスク]
- 期限：[日時]
- 共有方法：[ツール]

全ての時刻はUTCと現地時刻を併記
非同期の検討事項を明確に区分
フィードバック期限を必ず設定
録画視聴者向けの補足を充実
次アクションは時差を考慮して設定

時差により全員が参加できない議題は、事前収集したコメントを必ず議事に含めます。

重要な決定は、全拠点からのフィードバックが揃うまで保留とし、最終決定までのプロセスを明確にします。

複数拠点接続用テンプレート

複数の拠点をオンラインで接続する会議では、各拠点の状況や課題を漏れなく共有することが重要です。

拠点固有の課題と全体に関わる事項を整理し、効率的な情報共有を実現します。

▽テンプレート例

【複数拠点接続会議議事録】
開催日時：[日時]
接続拠点：[拠点数]カ所
主管：[拠点名]

◆拠点別参加者
拠点A：
- リーダー：[名前]
- メンバー：@[名前]（役割）
拠点B：[同上]

◆ネットワーク状況
接続品質：[状態]
バックアップ回線：[準備状況]
通訳サービス：[利用有無]

◆アジェンダ
1. 各拠点状況報告（20分）
2. 全体課題討議（30分）
3. 拠点間連携事項（10分）

◆拠点別報告
拠点A：
- 進捗：[状況]
- 課題：[内容]
- 他拠点への要望：[内容]

◆全体討議事項
テーマ1：[内容]
- 提起拠点：[拠点名]
- 各拠点見解：[内容]
- 合意事項：[内容]

◆拠点間連携
1. 情報共有
- 共有ツール：[名称]
- アクセス権限：[設定]

2. コミュニケーション計画
- 定例会議：[頻度]
- 臨時連絡：[ツール]

各拠点の発言時間を均等に確保
通信状況を定期的にチェック
拠点特有の用語は補足説明を追加
情報共有ツールの権限を明確化
バックアップ手段を必ず確保

拠点間の情報格差を防ぐため、共有サーバーへのアクセス権限を統一します。

また、時差や言語の違いに配慮し、図表や写真を活用した視覚的な情報共有を心がけましょう。

アジャイル開発チーム用テンプレート

アジャイル開発のリモートチームでは、デイリースクラムやスプリントレビューなど、様々な会議が頻繁に行われます。

素早い意思決定と確実な情報共有を実現する、イベント別の記録テンプレートを紹介します。

▽テンプレート例

【アジャイルチーム会議議事録】
ミーティング種別：[デイリー/レビュー/プランニング]
スプリント：#[数値]
日時：[日時]

◆参加者
Scrum Master：@[名前]
Product Owner：@[名前]
Dev Team：@[名前]（役割）

◆スプリント状況
バーンダウン：[進捗率]%
残作業時間：[時間]
ブロッカー：[件数]件

◆デイリースクラム形式
□ メンバー別報告
@[名前]：
1. 前日の完了事項
- [タスクID]：[内容]
2. 本日の予定
- [タスクID]：[内容]
3. 障害事項
- [内容]（優先度）

◆スプリントバックログ更新
1. 完了項目
- [UserStory]：[状態]
2. 進行中
- [TaskID]：[残工数]
3. 新規追加
- [内容]（見積時間）

◆リスク・課題管理
1. 技術的課題
- [内容]：[対応策]
2. チーム課題
- [内容]：[改善案]

◆アクションアイテム
@[担当者]：[タスク]
- 期限：[日時]
- 優先度：[高/中/低]

バーンダウンは毎日更新
ブロッカーは即時エスカレーション
見積もりの変更を明確に記録
技術負債も漏らさず記録
改善項目は具体的に記述

アジャイル開発では、形式的な議事録作成より、リアルタイムでのタスクボード更新を重視します。

ただし、重要な決定事項や技術的な検討内容は、後から参照できるよう、十分な詳細さで記録を残しましょう。

オンライン会議特有の記録術

オンライン会議には、チャット機能や画面共有、録画機能など、対面会議にはない特徴があります。

これらの機能を効果的に活用することで、より正確で充実した議事録を作成することができます。

チャット内容の統合方法

オンライン会議では、音声での発言と並行してチャットでの情報共有が行われます。

両者を適切に統合することで、より正確で充実した議事録を作成できます。効率的な記録方法とポイントを解説します。

▽テンプレート例

【チャット統合記録シート】
会議名：[会議名]
記録担当：[名前]

◆チャット記録方針
1. 記録対象
□ 意思決定に関わる発言
□ 数値・固有名詞
□ URL・参考情報
□ 質問と回答
□ 補足説明

2. 統合手順
■発言内容との紐付け
時刻：[HH:MM]
発言者：[名前]
音声発言：[要点]
チャット補足：[内容]

■重要投稿の分類
【決定事項】
- 投稿者：[名前]
- 内容：[テキスト]
- 関連発言：[音声要約]

【数値・データ】
- 項目：[内容]
- 詳細：[テキスト]
- 参照元：[情報源]

◆保存・活用方法
1. チャットログ
- 保存形式：[TXT/CSV]
- 保存場所：[URL]
- 検索用タグ：[キーワード]

2. 統合ドキュメント
- 形式：[形式名]
- 更新担当：[名前]
- 共有範囲：[対象者]

時系列で発言と紐付けを明確化
重要事項はコピー＆ペーストで正確に
数値データは必ずチャットで確認
URLは動作確認の上で記録
検索性を考慮した保存形式を選択

チャットでの補足説明は、発言の背景や詳細な情報を含むことが多いため、単なるログ保存ではなく、文脈を理解した上で適切に議事録に統合することが重要です。

画面共有内容の記録方法

オンライン会議での画面共有は、資料の説明やデモンストレーションなど、様々な場面で使用されます。

共有された画面の内容を効果的に記録し、後から参照可能な形で保存する方法を解説します。

▽テンプレート例

【画面共有記録シート】
会議名：[会議名]
共有者：[名前]

◆画面共有の記録項目
1. 共有コンテンツ情報
- 種類：[資料/デモ/作業画面]
- タイトル：[名称]
- 目的：[説明/確認/協働]

2. キャプチャー記録
■重要画面
時刻：[HH:MM]
内容：[概要]
保存：[ファイル名]
注釈：[補足事項]

■変更・更新箇所
項目：[内容]
変更前：[状態]
変更後：[状態]
承認者：[名前]

3. 操作手順記録
手順1：[操作内容]
- 画面：[キャプチャー番号]
- 注意点：[内容]
- 結果：[状態]

◆保存・参照方法
1. キャプチャー画像
- 形式：[PNG/PDF]
- 保存先：[URL]
- 命名規則：[ルール]

2. 操作手順書
- 形式：[ドキュメント形式]
- 管理者：[名前]
- 更新日：[日付]

画面遷移は流れが分かるよう記録
機密情報は適切にマスキング
操作手順は再現可能な詳細さで
キャプチャーは必要最小限に厳選
ファイル名は検索しやすく設定

画面共有の記録は、単なるスクリーンショットの保存ではなく、その画面が共有された文脈や目的、説明内容も含めて記録することが重要です。

特に操作手順の説明は、後から再現できる詳細さを心がけましょう。

録画データの活用法

オンラインミーティングの録画機能は、議事録作成の強力な補助ツールとなります。

ただし、効果的に活用するためには、適切な管理と活用のルールが必要です。

録画データを議事録作成に活かす方法を解説します。

▽テンプレート例

【録画データ管理シート】
会議名：[会議名]
録画担当：[名前]

◆録画設定
1. 基本情報
- 録画時間：[開始-終了]
- 形式：[フォーマット]
- 保存先：[URL]
- アクセス権限：[範囲]

2. チャプター設定
■重要シーン
時間：[MM:SS]
内容：[概要]
発言者：[名前]
関連資料：[リンク]

■決定事項
時間：[MM:SS]
内容：[決定内容]
承認者：[名前]
補足：[内容]

◆活用方法
1. 議事録作成時
- 重要発言の確認
- 数値・データの検証
- 決定過程の確認

2. 共有・参照
- 視聴権限：[設定]
- 保存期間：[期間]
- 検索用タグ：[キーワード]

◆運用ルール
1. 録画承認
- 事前通知：[必須/任意]
- 承認方法：[手順]
- 例外対応：[ルール]

2. データ管理
- 保管期限：[期間]
- バックアップ：[方法]
- 削除手順：[手順]

重要シーンは時間を正確に記録
個人情報への配慮を忘れずに
検索性を考慮したタグ付けを実施
保存期間を明確に設定する
アクセス権限を適切に管理

録画データは、議事録の正確性を高めるための補助ツールとして活用します。

ただし、すべての内容を録画に依存するのではなく、重要なポイントは必ず文字ベースでも記録を残すようにしましょう。

音声認識ツールの使い方

AI音声認識技術の発達により、会議の音声を自動でテキスト化することが可能になっています。

これらのツールを効果的に活用することで、議事録作成の効率を大幅に向上させることができます。

▽テンプレート例

【音声認識活用ガイド】
会議名：[会議名]
使用ツール：[ツール名]
言語設定：[使用言語]

◆事前準備
1. 音声品質の最適化
- マイク設定：[設定内容]
- ノイズ対策：[対策内容]
- 話者認識：[設定方法]

2. 参加者設定
- 話者登録：[名前/役割]
- 発言ルール：[ガイドライン]
- バックアップ：[録音方法]

◆テキスト化プロセス
1. リアルタイム記録
- 重要キーワード：[設定]
- 修正担当：[名前]
- 確認方法：[手順]

2. 事後編集作業
- 優先確認項目：[リスト]
- 校正ポイント：[チェック項目]
- 完了期限：[時間]

◆精度向上のコツ
1. 発言時の注意点
- 発話速度：[目安]
- 区切り方：[方法]
- 専門用語：[登録方法]

2. 後処理の効率化
- テンプレート活用
- 一括置換活用
- フォーマット調整

専門用語は事前に辞書登録
話者の声質を事前に学習
重要箇所は手動でマーク
文脈理解による補正を忘れずに
効率的な校正手順を確立

音声認識ツールは便利ですが、完全な自動化は難しいため、重要な会議では必ず人による確認と編集を行います。

特に、専門用語や固有名詞は、事前の辞書登録と事後の確認が重要です。

議事録の共有・活用のベストプラクティス

作成した議事録は、適切に共有され、活用されてこそ価値を持ちます。

クラウドでの共有方法から、フォローアップの効率化、タスク管理との連携まで、実践的なベストプラクティスを紹介します。

クラウドでの共有方法

議事録をクラウドで共有する際は、適切なアクセス権限設定と効率的な検索システムの構築が重要です。

チーム全体で情報を有効活用できる、実践的な共有方法とルールについて解説します。

▽テンプレート例

【クラウド共有設定ガイド】
対象資料：議事録
管理者：[名前/役割]

◆共有設定の基本構成
1. フォルダ構造
├ 部門会議
│ ├ 年度
│ │ ├ 月次会議
│ │ └ 臨時会議
├ プロジェクトMTG
│ ├ 進行中
│ └ 完了済
└ 1on1/面談

2. アクセス権限
■管理者権限
- 設定変更：[役職]
- 削除権限：[役職]

■編集権限
- 議事担当：[範囲]
- タスク担当：[範囲]

■閲覧権限
- 社内：[範囲]
- 社外：[条件]

◆検索・参照システム
1. インデックス設定
- 日付/種別
- プロジェクトコード
- 重要度タグ

2. メタデータ管理
- 作成情報
- 更新履歴
- 関連文書リンク

フォルダ構造は3階層まで
命名規則を統一して管理
バージョン管理を必ず有効化
外部共有はリンク有効期限を設定
定期的なアクセス権限の見直し

クラウドでの共有は利便性が高い反面、セキュリティリスクも伴います。

特に機密情報を含む議事録は、アクセス権限の設定と定期的な見直しを確実に行うようにしましょう。

フォローアップの効率化

会議での決定事項や課題を確実にフォローアップすることは、議事録活用の要です。

タスク管理ツールとの連携や進捗確認の仕組みを整備し、効率的なフォローアップ体制を構築する方法を解説します。

▽テンプレート例

【フォローアップ管理シート】
会議名：[会議名]
管理担当：[名前]

◆アクション管理
1. タスク一覧
課題ID：[番号]
- 内容：[概要]
- 担当：@[名前]
- 期限：[日付]
- 状態：[未着手/進行中/完了]
- 優先度：[高/中/低]

2. 進捗確認スケジュール
■定期確認
- 頻度：[日次/週次]
- 方法：[ツール]
- 報告先：[役職/名前]

■マイルストーン確認
- 時期：[日付]
- 確認項目：[内容]
- 判断基準：[条件]

◆リマインダー設定
1. 自動通知
- 期限[7日前]：担当者確認
- 期限[3日前]：中間報告
- 期限[前日]：最終確認

2. エスカレーション
- 条件：[遅延/課題発生]
- 報告先：[役職]
- 対応手順：[手順]

アクションは即日タスク化
進捗報告はテンプレート化
遅延の早期検知と対応
責任範囲を明確に設定
完了基準を具体的に定義

フォローアップでは、単なるリマインドだけでなく、タスクの実行を支援する体制づくりが重要です。

特に、複数の関係者が絡むタスクは、進捗の可視化と早期の課題検知に重点を置きましょう。

タスク管理との連携

議事録で決定した事項を確実に実行に移すには、タスク管理ツールとの効率的な連携が不可欠です。

プロジェクト管理ツールやToDoアプリとの連携方法、運用のポイントについて解説します。

▽テンプレート例

【タスク管理連携ガイド】
対象会議：[会議名]
使用ツール：[ツール名]

◆タスク化プロセス
1. 議事録からの抽出
■対象項目
- 決定事項：[内容]→[タスクID]
- 課題対応：[内容]→[タスクID]
- 保留事項：[内容]→[タスクID]

■タスク設定
- タイトル：[命名規則]
- 説明：[フォーマット]
- ラベル：[分類方法]

2. ツール間連携
■自動連携設定
- トリガー：[条件]
- 転送先：[ツール]
- 同期項目：[項目]

■手動更新ルール
- 更新頻度：[タイミング]
- 担当者：[役割]
- 確認方法：[手順]

◆進捗管理方法
1. ステータス管理
- 状態定義：[基準]
- 更新ルール：[タイミング]
- 完了条件：[基準]

2. 可視化設定
- ダッシュボード：[表示項目]
- レポート：[出力形式]
- 共有範囲：[対象者]

タスク化の基準を明確に設定
ステータスは細かく段階分け
依存関係を明示的に管理
自動化できる部分は積極的に
重複タスクの検知と統合

タスク管理ツールとの連携では、情報の二重管理を避けることが重要です。

議事録とタスク管理の役割分担を明確にし、必要な情報が必要なタイミングで参照できる体制を整えましょう。

アーカイブのコツ

議事録のアーカイブは、単なる保存ではなく、将来の参照や知識活用を見据えた整理が重要です。

検索性と再利用性を高める効果的なアーカイブ方法と、長期保存時の注意点について解説します。

▽テンプレート例

【議事録アーカイブガイド】
管理者：[役割名]
保存期間：[期間]

◆アーカイブ基準
1. 保存対象の選定
■必須保存
- 決裁事項を含む会議
- 重要プロジェクトの会議
- 対外的な契約・合意事項

■任意保存
- 定例会議の通常議事録
- 社内勉強会記録
- 非公式な打ち合わせメモ

2. メタデータ設定
■基本情報
- 会議種別：[分類]
- 重要度：[評価]
- 保存期限：[日付]
- キーワード：[タグ]

■関連付け情報
- 関連会議：[会議ID]
- 参照文書：[文書ID]
- プロジェクト：[コード]

◆保存形式とルール
1. ファイル形式
- 長期保存用：[PDF/A]
- 検索用：[テキスト]
- 添付資料：[形式]

2. フォルダ構成
- 年度別
- プロジェクト別
- テーマ別